Libro de Clases Electrónico (LCE) Liquidación de cursos Franquicia Tributaria: Instrucciones para Empresas que comunican de forma directa cursos OTEC y Empresas que imparten Cursos internos I. Empresas que comunican de forma directa cursos OTEC i. Liquidación bajo condiciones de uso normal del LCE Los procedimientos de liquidación de los cursos se mantienen inalterados. - Certificado de asistencia obtenido desde el Libro de Clases Electrónico 1 - Certificado de asistencia del Libro de Clases Electrónico enviado por el OTEC. debidamente pagada. 1 El certificado contiene el porcentaje de asistencia por participante calculado por sistema, el cual es editable. El certificado debe ir firmado por el Representante Legal del OTEC.
ii. Liquidación bajo contingencias en el uso del LCE i. Cursos iniciados entre el 05 y 25 de agosto (bajo Instrucciones para uso del Sistema LCE para OTEC y Empresas, publicado el 02/08/2013) Bajo el Instructivo publicado el 02/08, de no haberse podido registrar la asistencia en el LCE, por motivos de fuerza mayor, la asistencia se debe de haber registrado en papel. Se liquidarán todos los cursos que cuenten con el registro de asistencia. Si la asistencia fue registrada en papel, se debe contar con la evidencia del motivo por el cual no se pudo usar el LCE (cualquiera de las siguientes): - N de Ticket generado por la mesa de soporte del LCE. - Correo electrónico de la regional dando la autorización para uso del papel. - Pantallazos de error ocurrido en el sistema. - Otros De no contar con las evidencias anteriormente descritas, el OTEC debe justificar por qué no se cuenta con éstas, enviando copia de documento firmado por el representante legal (del OTEC) con esta explicación, a la empresa. - Certificado de asistencia (emitido manualmente). - Evidencia (de caída del sistema) o justificación (del motivo por el cual no se tiene evidencia de uso del papel). - Certificado de asistencia emitido manualmente por el OTEC. debidamente pagada. - Evidencia o justificación.
ii. Cursos iniciados entre el 26 de agosto y 20 de octubre (bajo Protocolo en caso de problemas en el uso del libro de clases electrónico, publicado el 23/08/2013) El protocolo que comienza a regir el día 26 de agosto indica a los OTEC que ante contingencias se debe registrar la asistencia usando el libro de clases físico (método de contingencia). Paralelamente (no necesariamente antes del inicio del curso) se debe enviar un correo electrónico a la mesa de soporte del LCE, indicando el problema. Dicha mesa enviará una respuesta al OTEC, asignando un número de ticket de soporte. El OTEC debe guardar este número de ticket. - Certificado de asistencia (emitido manualmente). - N de Ticket generado por la mesa de soporte del LCE. - Certificado de asistencia emitido manualmente por el OTEC. debidamente pagada. - N de Ticket generado por la mesa de soporte del LCE. iii. Cursos iniciados entre el 21 de octubre hasta el 8 de diciembre (bajo lanzamiento de la versión 3 del Libro de Clases Electrónico e instructivo publicado el día 17 de octubre) Desde el lanzamiento de la versión 3 del Libro de Clases Electrónico, se hace exigible el siguiente procedimiento para proceder a la Liquidación. Como indica el instructivo vigente, si no puede utilizar el LCE debe primero llamar a la mesa de ayuda al +562 24968130 para solucionar el inconveniente, si no es posible corresponde llenar el formulario de soporte, adjuntando los pantallazos del Sistema. Si no cuenta con internet, el llenado del formulario Web lo hará la persona de la mesa de soporte. El ticket debe solicitarse el mismo día de la contingencia, para que sea válido al momento de liquidar el curso. Si en el momento de tomar asistencia no se cuenta con el Libro de Clases Electrónico, se deberá usar un libro de clases físico sólo para el bloque horario con problema. Cada vez que se dicte un
nuevo bloque, se deberá utilizar el LCE, y de persistir el problema, deberá aplicar el mismo procedimiento. - Certificado de asistencia obtenido desde el Libro de Clases Electrónico 2 o Certificado emitido manualmente. - Número(s) de ticket de soporte (para todos los bloques que corresponda) - Certificado de asistencia obtenido desde el Libro de Clases Electrónico por el OTEC o Certificado emitido manualmente por el OTEC. debidamente pagada. - Número(s) de ticket de soporte (para todos los bloques que corresponda) iv. Cursos iniciados desde el 9 de diciembre en adelante (bajo lanzamiento de la versión 4 del Libro de Clases Electrónico e instructivo publicado el día 21 de noviembre) Desde el 21 de noviembre del 2013 se encuentra disponible la nueva versión 4 del Libro de Clases Electrónico (LCE), en el cual se ha habilitado la opción de hoja de asistencia en contingencia, que permitirá al OTEC tomar asistencia desde la aplicación off line, cuando presente algún inconveniente para tomar la asistencia. Por lo tanto ya no será válido el uso del Libro de Clases Físico, exceptuando casos en el que el recinto que deban impartir las clases queden autorizadas por el Director Regional para no usar el huellero por razones fundadas 3 durante un período máximo de un año. - Certificado de asistencia obtenido desde el Libro de Clases Electrónico 4. 2 Certificado que debe ser completado por parte de la OTEC, con los porcentajes de asistencia de los participantes, si corresponde. Dicho certificado debe ir firmado por el Representante Legal. 3 Por ejemplo, instalaciones en que se prohíbe el ingreso de equipos electrónicos, como fábricas de explosivos. 4 El certificado contiene el porcentaje de asistencia por participante calculado por sistema, el cual es editable. Dicho certificado debe ir firmado por el Representante Legal.
- Certificado de asistencia obtenido desde el Libro de Clases Electrónico por el OTEC. debidamente pagada. II. Empresas que comunican Cursos Internos i. Liquidación bajo condiciones de uso normal del LCE Los documentos que deben presentar la empresa para liquidar la acción realizada con Cursos internos EMPRESA son los siguientes: - Copia de la boleta de honorarios o boleta a terceros, en caso que el relator sea externo a la empresa. - Copia de la liquidación de sueldo debidamente firmada, en caso que el relator sea interno a la empresa. - Certificado de asistencia proporcionado por el Libro de Clases Electrónico, formalmente firmado por el relator o facilitador. ii. Liquidación bajo Contingencias del uso del LCE i. Cursos iniciados entre el 4 de noviembre y 8 de diciembre (bajo implementación del uso obligatorio del LCE para cursos internos Empresas) De acuerdo al instructivo vigente, si no puede utilizar el LCE debe primero llamar a la mesa de ayuda al +562 24968130 para solucionar el inconveniente, si no es posible corresponde llenar el formulario de soporte, adjuntando los pantallazos del Sistema. Si no cuenta con internet, el llenado del formulario Web lo hará la persona de la mesa de soporte. El ticket debe solicitarse el mismo día de la contingencia, para que sea válido al momento de liquidar el curso. Si en el momento de tomar asistencia no se cuenta con el Libro de Clases Electrónico, se deberá usar un libro de clases físico sólo para el bloque horario con problema. Cada vez que se dicte un nuevo bloque, se deberá utilizar el LCE, y de persistir el problema, deberá aplicar el mismo procedimiento.
- Copia de la boleta de honorarios o boleta a terceros, en caso que el relator sea externo a la empresa. - Copia de la liquidación de sueldo debidamente firmada, en caso que el relator sea interno a la empresa. - Certificado de asistencia proporcionado por el Libro de Clases Electrónico o Certificado emitido manualmente. Formalmente firmado por el relator o facilitador. - Número(s) de ticket de soporte (para todos los bloques que corresponda) ii. Cursos iniciados desde el 9 de diciembre en adelante (bajo versión 4 del Libro de Clases Electrónico e instructivo publicado el día 21 de noviembre) Desde el 21 de noviembre del 2013 se encuentra disponible la nueva versión 4 del Libro de Clases Electrónico (LCE), el cual se ha habilitado la opción de hoja de asistencia en contingencia, que permitirá a la Empresa tomar asistencia desde la aplicación off line, cuando presente algún inconveniente para tomar la asistencia. Por lo tanto ya no será válido el uso del Libro de Clases Físico, exceptuando casos en el que el recinto que deban impartir las clases queden autorizadas por el Director Regional para no usar el huellero por razones fundadas 5 durante un período máximo de un año. - Copia de la boleta de honorarios o boleta a terceros, en caso que el relator sea externo a la empresa. - Copia de la liquidación de sueldo debidamente firmada, en caso que el relator sea interno a la empresa. - Certificado de asistencia proporcionado por el Libro de Clases Electrónico, formalmente firmado por el relator o facilitador. 5 Por ejemplo, instalaciones en que se prohíbe el ingreso de equipos electrónicos, como fábricas de explosivos.