FONDO DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA

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1 FONDO DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA MINUTA EJECUTIVA DE LA PROPUESTA: REGISTRO DE ASISTENCIA DIGITAL DE ACCIONES DE CAPACITACIÓN CONTRATADAS CON FRANQUICIA TRIBUTARIA (SENCE) USANDO SISTEMAS BIOMÉTRICOS DE HUELLA DACTILAR PROPONENTE: EDUARDO MARTÍNEZ ANGUITA Elaborada por la Dirección de Presupuestos en base al informe final presentado por el proponente. Los juicios contenidos son de responsabilidad del autor y no representan necesariamente la visión de la DIPRES. SEPTIEMBRE 2008

2 Ministerio de Hacienda Dirección de Presupuestos 1. Antecedentes MINUTA EJECUTIVA N 10 1 FONDO DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA Nombre Propuesta: Registro de Asistencia Digital de Acciones de Capacitación contratadas con Franquicia Tributaria (SENCE) usando sistemas biométricos de huella dactilar. Servicio(s) Público(s) sujeto(s) del mejoramiento: Servicio Nacional de Capacitación y Empleo (SENCE). Elaborada por: consultor Eduardo Martínez Anguita. Monto de la Propuesta: M$ en el año 2009, M$ en el año 2010, M$ en el año 2011, M$ en el año 2012, y M$3.500 en régimen desde el año Problema de Gestión Identificado A. Proceso de Gestión que aborda la propuesta: La propuesta aborda el proceso de control de la asistencia a los cursos, acción clave para legitimar el otorgamiento de franquicia tributaria para capacitación. Con cargo a dicha franquicia se realizaron en el año 2007 un total de acciones de capacitación, con una inversión pública de MM $ El control de asistencia de los participantes a los cursos es informado al SENCE por los Organismos Técnicos de Capacitación (OTEC) o por las empresas directamente (cursos internos). Dicha información es fiscalizada de manera presencial por un equipo de 55 fiscalizadores del SENCE, distribuidos en todas las regiones del país y tiene por objeto la verificación del correcto uso del registro de asistencia y que el curso se esté realizando según las condiciones previamente informadas y autorizadas por SENCE. Por tanto se verifican los contenidos, participantes, relatores, fechas, horarios y lugar de la capacitación. La cobertura de esta fiscalización es parcial, equivalente al 6,1% de las acciones de capacitación realizadas en Anualmente se estima que el 2% de las fiscalizaciones realizadas finaliza en una sanción (en el año 2007 se cursaron 228 sanciones). El gasto total 2007 del SENCE asociado a la fiscalización fue de MM$461, compuesto principalmente por recursos humanos y gastos de traslados. El costo promedio por fiscalización fue de $51.000, ese mismo año. B. Problema Identificado: El problema identificado es el riesgo de fraudes y/o errores en los registros de asistencia a capacitación exigidos para acceder a los beneficios de la franquicia tributaria por parte de las empresas. Si se consideran las cifras del total de acciones de capacitación, la actual cobertura de fiscalizaciones y porcentaje de acciones con irregularidades detectadas, se puede estimar en cerca de el total de acciones de capacitación con irregularidades al año. Considerando las probabilidades de detección de 1 Esta Minuta ha sido elaborado por la Dirección de Presupuestos en base al informe final de la Propuesta Registro de Asistencia Digital de Acciones de Capacitación contratadas con Franquicia Tributaria (SENCE) usando sistemas biométricos de huella dactilar adjudicada al consultor Eduardo Martínez Anguita, en el marco del Fondo de Modernización de la Gestión Pública de la DIPRES. El contenido del informe final aprobado cumple con los Términos de Referencia y Bases Administrativas que reglamentan el Fondo. Al ser una propuesta elaborada por terceros, los juicios contenidos en el informe son de responsabilidad de quienes elaboraron la propuesta y no necesariamente representan la visión de la DIPRES. 1

3 irregularidades y el costo promedio por fiscalización, si se quisiera detectar todas las irregularidades bajo el actual sistema de fiscalización se deberían destinar más de MM$ anuales a las actividades de fiscalización de SENCE. Para las empresas que son beneficiarias de la franquicia tributaria, el actual sistema de control de asistencia limita el acceso a información sobre la ejecución de los cursos de capacitación, impidiéndoles verificar que el tiempo que se otorgan a los trabajadores para asistir a las capacitaciones sea usado de forma efectiva. El sistema además condiciona que los cursos deban realizarse en horarios, fechas y locales rígidos de ejecución, a fin de permitir la verificación física de la asistencia, lo que impide que los OTEC ofrezcan cursos con horario flexible que se acomoden mejor a las disponibilidades de tiempo de los usuarios, actuando como un desincentivo a la demanda por capacitación, tanto de trabajadores como de parte de las empresas. Asimismo, los actuales procedimientos de control generan costos administrativos para los OTEC, producto de mantener los registros de asistencia de cada curso realizado en el marco de la franquicia tributaria (deben guardarse por tres años). Por otra parte, los tiempos requeridos para la liquidación de los cursos a los OTEC y OTIC (en caso de que la acción de capacitación sea organizada por éste) por parte de SENCE casi en su totalidad demoran el máximo establecido para este procedimiento (60 días). A nivel institucional, este sistema de control le genera al SENCE costos de fiscalización para comprobar la veracidad de los datos informados por las OTEC y OTIC y debe con posterioridad, destinar recursos institucionales para estudiar las irregularidades detectadas y establecer las sanciones o multas pertinentes, si corresponde. 3. Propuesta de Solución A. Objetivo de gestión: La propuesta tiene por finalidad mejorar el nivel de información con que cuentan las empresas, OTEC s, OTIC s, en relación a la ejecución de los cursos de capacitación vía franquicia tributaria 2, disminuyendo el riesgo de fraudes y/o errores en el registro de asistencia de dichos cursos, mediante el control de asistencia por sistemas biométricos. Así mismo, la propuesta contribuye al aumento de la flexibilidad de la oferta de cursos de capacitación y al mejoramiento de la eficacia y eficiencia de la franquicia tributaria. B. Descripción de la solución al problema de gestión identificado: la propuesta propone la implementación en el marco del sistema de control de asistencia del SENCE, de un sistema de control biométrico de huella digital en los cursos de capacitación presenciales. Esta innovación considera una plataforma tecnológica y de comunicaciones centralizada en el SENCE, que permita a los OTEC hacer uso de la red Internet para registrar periódicamente las acciones de capacitación realizadas por los participantes. Para operar con este sistema, las OTEC sólo deberán contar con un computador, y un escáner de huella digital. Las OTEC de mayor tamaño, que cuenten actualmente con sistemas propios de control de asistencia digital, podrán también conectarse a la plataforma del SENCE para informar la información de asistencia 3. Las OTIC podrán realizar su función de supervisión de los cursos organizados a través de esta plataforma, para lo cual contarán con una clave de usuario. El procedimiento contempla el registro de huella digital de cada participante al inicio del curso, en donde la OTEC a cargo del curso debe registrar su RUT y huellas, los que son almacenados en su base de datos. Los datos de enrolamiento de participantes son enviados al SENCE quien puede verificar la huella registrada con el Servicio de Registro Civil e Identificación. Una vez validado dicho 2 Si bien la propuesta está destinada a los cursos contratados haciendo uso de Franquicia Tributaria, este sistema de control de asistencia es extensible en forma natural a cursos de programas FONCAP y cualquier otro que tenga la característica de ser presencial. 3 Hoy en día sólo existe un OTEC que posee un sistema de control vía sistema biométrico. 2

4 registro, cada vez que el participante asista al curso deberá registrar su huella, tanto a la entrada como a la salida de cada sesión. C. Componentes de la propuesta a) Plataforma Tecnológica: implementar una plataforma que permita a los OTEC registrar periódicamente las actividades de capacitación realizadas por los participantes de los cursos que se acojan a la franquicia del Estado. Esta plataforma esta compuesta por una base tecnológica (software y hardware) y de comunicaciones. A esta plataforma también podrán tener acceso las OTIC que programan y organizan los cursos de capacitación y las empresas beneficiadas con la franquicia tributaria. b) Capacitación a usuarios: Realizar capacitaciones a los usuarios del sistema: OTEC s, OTIC s y especialmente a los fiscalizadores para que realicen esta labor en forma virtual. c) Difusión: Se propone realizar campañas comunicacionales directas a los usuarios (OTEC s y OTIC s) para incentivar en el uso de este sistema de control de asistencia y a las empresas que utilizan la franquicia tributaria. D. La estrategia de implementación de la propuesta de solución, consta de las siguientes etapas: Año 2008 a) Piloto de sistema: Realización de un piloto con una OTEC que tenga implementado un sistema de control de asistencia biométrico, que permita rescatar los principales aprendizajes de la operación de este sistema, respecto del control de asistencia, la confiabilidad de los registros y su aporte al proceso de fiscalización. Estos aprendizajes y conclusiones estarán disponibles a fines del año 2008, como insumo para la siguiente etapa. Año 2009 a) Factibilidad: Se debe realizar un análisis técnico, legal y económico detallado de las distintas alternativas existentes en el mercado. En esta etapa se debe incluir la ampliación del convenio actualmente en operación entre SENCE y el Servicio de Registro Civil e Identificación. Esta etapa debiera tener una duración de dos meses. b) Diseño y Preparación: Desarrollar el marco reglamentario del SENCE para esta innovación, elaborar el diseño y especificaciones de desarrollo de la plataforma tecnológica (hardware y software). Esta etapa tiene una duración de 6 meses desde marzo de c) Desarrollo: Programación de los sistemas y aplicaciones, en base a especificaciones técnicas de la plataforma tecnológica elaboradas en la etapa anterior, generando los sistemas operativos y manuales de usuarios respectivos. Esta etapa tiene una duración de 7 meses, iniciándose en junio de Año 2010 a) Implementación I: Se considera la implementación de este sistema en los 30 mayores OTEC de la Región Metropolitana para evaluar el funcionamiento del sistema. Año 2011 Implementación II: Se considera la implementación del sistema en las Regiones Metropolitana, Arica-Parinacota, Tarapacá y Antofagasta, ya que éstas poseen una mayor disponibilidad de tecnologías de comunicación por habitante. Año 2012 Implementación III: Extender el sistema al resto del país. 3

5 E. Recursos solicitados, totales y por etapas o años: 4

6 4. Resultados esperados A. A nivel de los usuarios/clientes/ beneficiarios (directos y/o intermedios). A las empresas la incorporación de este sistema de control de asistencia les permite acceder una oferta de capacitación más flexible, y contar con un mayor acceso a información efectiva de los cursos en ejecución con el objeto de revertir conductas de ausentismo por parte de sus trabajadores. A las OTIC s, les permite mejorar la capacidad de supervisión de las acciones intermediadas reduciendo los tiempos de liquidación de los cursos inscritos, y a las OTEC s les permite disminuir los tiempos destinados a responder las fiscalizaciones de SENCE, a la vez que les disminuye el costo de administración del registro de asistencia. B. A nivel del SENCE la propuesta aumenta la capacidad de fiscalización en la ejecución de los cursos, sin implicar un aumento en la dotación de personal. Asimismo, aumenta la eficiencia del proceso de fiscalización, disminuyendo el costo promedio de fiscalización. Al cuarto año de implementación (2012) se espera que al menos un 70% de las OTEC del país funcionen bajo este sistema. Por otro lado, se optimizan los tiempos y calidad de la información los proceso de liquidación de los cursos. Además, contribuirá a mejorar la información que permita tanto caracterizar a los usuarios, como disponer de sus historiales de capacitación a través de instrumentos del SENCE. 5. Apropiación de la Propuesta La propuesta ha sido elaborada en un trabajo altamente colaborativo entre el Consultor y el SENCE, en particular sus niveles directivos intermedios, quienes han valorado los contenidos de los respectivos informes. El Servicio ha proporcionado la información relevante para su elaboración, a excepción de antecedentes específicos sobre los recursos disponibles en materia de tecnologías de información. Debido a lo anterior, el documento asume que el SENCE no cuenta con dichos recursos tecnológicos, incrementado así el monto de recursos requerido. 5