Manual Módulo Receptor Oficina Judicial Virtual - Aplicación Móvil Receptores Versión 1 17.06.2016
Índice 1. Introducción... 3 2. Ingreso Oficina Judicial Virtual:... 4 2.1. Acceso con Clave Única... 4 3. Módulo Receptor... 6 3.1. Retiro de Actuaciones... 6 4. Aplicación móvil de receptor... 10 4.1. Descarga aplicación móvil... 10 4.2. Ingreso aplicación móvil... 10 4.3. Actuaciones... 11 4.4. Ingreso de georreferenciación, fotografías y videos... 13 4.5. Finalización de Búsqueda... 15 4.6. Envío de búsqueda o actuaciones, según corresponda, a Oficina Judicial Virtual... 16 5. Devolución de Actuaciones... 17 6. Bandeja de Actuaciones... 20 2
1. Introducción En virtud de Ley de Tramitación electrónica N 20.886, los receptores judiciales junto con agregar a la carpeta electrónica un testimonio con firma electrónica avanzada dando cuenta de la actuación realizada, incluirán en el acta de la diligencia de notificaciones, requerimientos o embargos, un registro georreferenciado, que dará cuenta del lugar, fecha y horario de la respectiva actuación. Al retiro de especies se adicionará un registro fotográfico o de video de los bienes muebles, con fecha y hora al momento de efectuar el retiro para su entrega al martillero, salvo que exista oposición de parte del deudor o depositario. Para efectuar y dar cumplimiento a lo antes señalado, el receptor deberá utilizar las herramientas que el Poder Judicial ha puesto a su disposición: el módulo para receptores de la Oficina Judicial Virtual que se encuentra en el portal web del Poder Judicial y la aplicación móvil que se ha creado para diversos tipos de celulares. Por tanto, el objetivo del presente manual es instruir a los receptores sobre el uso y acceso a estas dos herramientas, las que deberán ser utilizadas de manera conjunta para el registro de actuaciones en el sistema de tramitación electrónico. El documento mostrará mediante ilustraciones explicativas, pantalla por pantalla el orden en que el usuario deberá utilizar las herramientas. 3
2. Ingreso Oficina Judicial Virtual: Para acceder a Oficina Judicial Virtual, se debe ingresar al portal del Poder Judicial a través de la página www.pjud.cl y seleccionar la opción Oficina Judicial Virtual que se encontrará disponible desde el 18 de junio de 2016. 2.1. Acceso con Clave Única Para ingresar a la Oficina Judicial Virtual se debe utilizar Clave Única del Estado, entregada y administrada por el Servicio de Registro Civil e Identificación: 4
Al presionar el botón Claveúnica, se solicita el RUN y clave. Luego de ingresarlos se debe presionar el botón Autenticar : 5
3. Módulo Receptor Luego de ingresar la Clave Única se abrirá la sesión y se encontrará disponible, además de las opciones generales de la Oficina Judicial Virtual, el menú Receptor en la parte inferior, con tres opciones: Retiro de Actuaciones, Devolución de Actuaciones y Bandeja de Actuaciones. A pesar que las causas electrónicas ya no serán retiradas del tribunal, se seguirá utilizando la misma terminología para facilitar la comprensión del proceso: 3.1. Retiro de Actuaciones En esta opción se puede realizar el retiro de una causa determinada, seleccionando e ingresando los datos solicitados por el sistema (competencia, Corte de Apelaciones, tribunal y rol interno): 6
Al presionar el botón Consultar, se desplegará la información de la causa y las actuaciones a realizar por cada litigante: Para crear actuaciones por litigante se debe seleccionar el icono del lápiz, con lo que se desplegará un listado correspondiente a Tipo de actuaciones a retirar, debiendo escoger una de las opciones. No es obligatorio asignar a todos los litigantes una actuación para poder efectuar el retiro de la causa. 7
Una vez escogida una opción Tipo de Actuación a retirar, se debe seleccionar el ticket color verde para grabar la información antes de finalizar el retiro. Si desea continuar asignando actuaciones a otros litigantes se deben repetir los pasos indicados anteriormente: Para finalizar el proceso se debe pulsar el botón Retirar, desplegándose el siguiente mensaje: Posteriormente, para efectuar las actuaciones en causas retiradas, se debe ingresar a la aplicación móvil. 8
Las actuaciones que se realizan por el receptor desde su oficina deben retirarse y realizarse antes de sincronizar la información con el aparato móvil, de forma tal que no se envíen los datos para la georreferenciación, ya que no será necesario incorporarlos. Para ello, una vez efectuado el retiro de la causa desde la Oficina Judicial Virtual y sin enviar la actuación a la aplicación móvil, es decir, sin sincronización de datos, deberá efectuar la respectiva actuación y devolver la causa. 9
4. Aplicación móvil de receptor 4.1. Descarga aplicación móvil Los receptores judiciales deberán contar con dispositivos móviles que permitan la descarga de aplicaciones, cuenten con cámara y sistema de georreferenciación. La aplicación Receptores Judiciales es de carácter gratuita y se encuentra disponible para usuarios cuyos aparatos móviles tengan sistemas operativos Android, IOS o Windows Phone, debiendo descargarla en la tienda de aplicaciones que corresponda, como en el ejemplo siguiente en que se muestran las tiendas Android e IOS: 4.2. Ingreso aplicación móvil Realizada la descarga de la aplicación aparecerá un ícono con la palabra Receptores : Al acceder a la aplicación móvil por primera vez se solicitará crear un PIN de cuatro dígitos como mecanismo de seguridad, debiendo ser repetidos en una segunda casilla. 10
Este PIN permitirá realizar actuaciones sin contar con Internet, ya que vinculará la Clave Única con el aparato móvil, no siendo obligatorio entonces el uso de plan de datos para la realización de los trámites, sino solo para su descarga y devolución. Es importante señalar que NO existe forma de recuperar el PIN en caso de olvido, ya que se guarda en el aparato directamente, debiendo desintalarse e instalarse nuevamente la aplicación para poder establecer uno nuevo: Luego de creado el PIN se deberá realizar la autenticación con la Clave Única: 4.3. Actuaciones Al acceder a la aplicación, se desplegará el menú de inicio de Actuaciones, debiendo deslizar el dedo de arriba hacia abajo en el espacio blanco de la pantalla para que aparezca el listado de causas con actuaciones pendientes que fueron retiradas a través de Oficina Judicial Virtual: 11
Realizado lo anterior, aparecerán las actuaciones pendientes y el número total en recuadro ubicado en esquina superior derecha: También se pueden buscar las actuaciones por su estado o por alguno de los datos propios de cada causa, para lo cual se debe seleccionar el icono con forma de lupa ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla. Para buscar por estado se debe escoger entre pendientes, realizadas, enviadas o todas, mientras que si se quiere encontrar una actuación por sus datos, se debe escribir algún texto que se relacione con la causa respectiva: Texto del filtro de búsqueda Para ingresar a la actuación deberá presionar en cualquier parte encima de su contenido y una vez dentro, para ingresar una búsqueda en ella se debe presionar el símbolo más (+): 12
4.4. Ingreso de georreferenciación, fotografías y videos A continuación, para ingresar las coordenadas geográficas, fotografías y videos según sea el caso conforme a lo señalado por la Ley N 20.886, se deberá presionar sobre el detalle de la búsqueda: Luego presionar sobre el ícono que corresponda para asignar la ubicación georreferenciada, fotografías o videos: Georreferenciación: Al presionar el botón de ubicación se desplegará el mapa de localización por GPS, debiendo aceptar al seleccionar el ticket central inferior de la pantalla. En caso de no tener plan de datos, el mapa no se descargará, pero la aplicación si georreferenciará: 13
Aceptada la georreferenciación aparecerá en el detalle la Localización confirmada con la palabra Si. En caso que no resulte posible georreferenciar por causas ajenas al receptor, como por ejemplo problemas con la señal de los satélites, la aplicación exigirá al menos una fotografía como testimonio de la presencia en el lugar. Fotografía: Al presionar el ícono de la cámara fotográfica se capturará una imagen, pudiendo aceptarse o rechazarse si se estima necesario capturarla nuevamente: Las fotografías confirmadas se pueden visualizar en la pantalla en que se están registrando los detalles de la actuación y la búsqueda específica: 14
Video: Al presionar el ícono cámara de video se podrá grabar el tiempo que represente 8 MB de espacio, lo que implicará diferentes duraciones dependiendo de la calidad y resolución con que se haga, siendo posible grabar mas de un video e ir eliminando los que no resulten correctos con la opción Reintentar : 4.5. Finalización de Búsqueda Luego de incorporar la georreferenciación, fotografías o videos que corresponda, se debe presionar el ticket que se encuentra en la parte inferior derecha, desplegándose un mensaje que indica si se desea terminar la búsqueda, debiéndose seleccionar la opción Finalizar. 15
Si a la misma actuación es necesario incorporar más búsquedas, se deben seguir los mismos pasos nuevamente. Para regresar al listado de actuaciones se debe presionar sobre la palabra Actuación : 4.6. Envío de búsqueda o actuaciones, según corresponda, a Oficina Judicial Virtual Luego de registrar la o las búsquedas en las actuaciones gestionadas, se deben enviar a la Oficina Judicial Virtual, siendo necesario que el dispositivo nuevamente se encuentre conectado a Internet para realizar la sincronización de la información. Con conexión a Internet se debe presionar donde aparecen las tres líneas en la parte superior izquierda que representan el menú de la aplicación : Para enviar las actuaciones realizadas se debe presionar la opción Enviar actuaciones : Luego de presionar la opción de envío se deberá esperar que éste finalice antes de salir de la aplicación. El progreso se muestra directamente en la pantalla, pudiendo también detenerse el envío en caso de requerirse. 16
El menú de la aplicación muestra opciones adicionales: Borrado automático: se debe activar si se desea que las actuaciones ya sincronizadas con la Oficina Judicial Virtual se borren automáticamente. Fotos y Videos: muestra la cantidad y tamaño de esos elementos dentro de la aplicación. Disponible int. y ext: muestran la cantidad de memoria disponible, tanto interna como externa, dependiendo el tipo de aparato. Ayuda: Se entrega información relevante de la aplicación. Cerrar Sesión: Para finalizar la sesión. 5. Devolución de Actuaciones Para remitir la actuación al tribunal y devolver la causa, se debe ingresar nuevamente a la Oficina Judicial Virtual, módulo Receptor, opción Devolución de Actuación. En este menú se visualizarán todas las actuaciones con búsquedas generadas desde la aplicación móvil, es decir, ya georreferenciadas y con registro de fotografías o video según corresponda. La consulta del listado de retiros se podrá realizar por rit o por fecha, debiendo seleccionar e ingresar los datos solicitados por el sistema: 17
Para cerrar el retiro, previamente se debe acceder al rit de la causa, lo que permitirá que se despliegue una pantalla en las que debe efectuar el detalle de la actuación, incorporando: 1) Documento del testimonio o acta de la diligencia en formato PDF con firma electrónica avanzada, seleccionando el archivo correspondiente desde el dispositivo en que se encuentre almacenado. 2) Estado de la actuación, es decir, realizada, fallida o pendiente. Para revisar los archivos multimedia (fotografías o videos) y el registro de georreferenciación, se debe acceder a la opción Info. Móvil presionando el icono que se asemeja a un teléfono celular: 18
. Posteriormente, en la ventana emergente que aparecerá hay que dirigirse a Archivo Retiro y seleccionar la opción Ir, con lo que se podrá visualizar la georeferenciación, fotografías y videos que fueron incorporados desde el dispositivo móvil para la actuación: Luego de ingresar el detalle de la actuación y verificar que la información se encuentra correctamente adjunta, se podrá cerrar el retiro o eliminarlo presionando el botón correspondiente. En caso de eliminarlo, quedará un registro de dicha situación. 19
Al efectuar el cierre del retiro se desplegará un mensaje avisando que la devolución de la actuación fue practicada con éxito: 6. Bandeja de Actuaciones Este ítem posee cinco pestañas que permiten sólo visualizar y no modificar las causas con actuaciones: 1) Retiradas desde el tribunal a la Oficina Judicial Virtual, pero sin ser enviadas aun a la aplicación móvil. 2) Retiradas APP, es decir, que se encuentran disponibles en la aplicación móvil para incorporar georreferenciación y/o registro fotográfico o video. 3) Devueltas APP, cuando se agregó la georreferenciación y/o registro fotográfico o video, enviando la respectiva actuación a la Oficina Judicial Virtual. 4) Eliminada, se registran las actuaciones cuyo retiro se eliminó. 5) Retiro Cerrado, en que se encuentran las actuaciones devueltas al tribunal. 20
Además, al hacer click sobre el RIT de la causa se desplegará una ventana emergente que contendrá la historia de la causa, pudiendo visualizar los archivos adjuntos, litigantes, escritos por resolver y datos del retiro. 21