1 ORIGENES DE LA TEORIA DE SISTEMAS La teoría general de sistemas (T.G.S.) surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968 1 '. La T. G. S. no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de aplicación en la realidad empírica. Los supuestos básicos de la teoría general de sistemas son: a) Existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias n sociales. b) Esa integración parece orientarse rumbo a una teoría de sistemas. e) Dicha teoría de sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos no-físicos del conocimiento científico, especialmente en las ciencias d) Con esa teoría de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que san verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involu nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia. e) Esto puede generar una integración muy necesaria en la educación científica La teoría general de los sistemas afirma que las propiedades de los sistemas no pueden ser descritas significativamente en términos de sus elementos separados. La comprensión de los sistemas solamente se presenta cuando se estudian los sistemas globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus subsistemas. La T. G. S. se fundamenta en tres premisas básicas 2, a saber: a) Los sistemas existen dentro de sistemas. Las moléculas existen dentro de células las células dentro de tejidos, los tejidos dentro de los órganos, los órganos dentro de los organismos, los organismos dentro de colonias, las colonias dentro de culturas nutrientes, las culturas dentro de conjuntos mayores de culturas, y así sucesivamente. b) Los sistemas son abiertos. Es una consecuencia de la premisa anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en aquellos que le son contiguos. Los sistemas abiertos son caracterizados por un proceso de intercambio infinito con su ambiente, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía. e) Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares, por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones. No es propiamente la T. G. S., sino las características y parámetros que establece para todos los sistemas, lo que se constituye en el área de interés en este caso. De ahora en adelante, en lugar de hablar de T. G. S., se hablará de la teoría de sistemas. El concepto de sistema pasó a dominar las ciencias, y principalmente, la administración. Si se habla de astronomía, se piensa en el sistema solar; si el tema es fisiología, se piensa en el sistema nervioso, en el sistema circulatorio, en el sistema digestivo; la sociología habla de sistema social, la economía de sistemas monetarios, la física de sistemas atómicos, y así sucesivamente. El enfoque sistemático, hoy en día en la administración, es tan común que casi siempre se está utilizando, a veces inconscientemente. CONCEPTO DE SISTEMAS La palabra "sistema" tiene muchas connotaciones: "un conjunto de elementos interdependientes e interactuantes; un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado y cuyo resultado (output) es mayor que el resultado que las unidades podrían tener si funcionaran independientemente. El ser humano, por ejemplo, es un sistema que consta de un número de órganos y miembros, y solamente cuando estos funcionan de modo coordinado el hombre es eficaz. Similarmente, se puede pensar que la organización es un sistema que consta de un número de partes interactuantes. Por ejemplo, una firma manufacturera tiene una sección dedicada a la producción, otra 1 Lon Bertalanffy, "The Theory of Open Systems in Physies and Biology", Science, cit., vol III, pp. 23 a 29, 1950; "General Systems Theory: A New Approach to Unity of Science", en Human Biology, dez. 1951; "General Systems Theory", en Yearbook of the Society for General System Research, 1956; General Systems Theory, New York, George Brasilier, 1968. 2 F. K. Berrien, General and Social Systems, New Brunswick, N. J., Rutgers University Press, 1968.
2 dedicada a las ventas, una tercera dedicada a las finanzas y otras varias. Ninguna de ellas es más que las otras, en sí. Pero cuando la firma tiene todas esas secciones y son adecuadamente coordinadas, se puede esperar que funcionen eficazmente y logren las utilidades" 3. El concepto de sistemas fue estudiado en el capítulo dedicado a la cibernética. 1. Características de los sistemas Sistema es "un todo organizado o complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes, que forman un todo complejo o unitario" 4. Un sistema es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Cualquier conjunto de partes unidas entre sí puede ser considerado un sistema, desde que las relaciones entre las partes y el comportamiento del todo sea el foco de atención. Un conjunto de partes que se atraen mutuamente (como el sistema solar), o un grupo de personas en una organización, una red industrial, un circuito eléctrico, un computador o un ser vivo pueden ser visualizados como sistemas. Realmente, es difícil decir dónde comienza y dónde termina determinado sistema. Los límites (fronteras) entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad. El propio universo parece estar formado de múltiples sistemas que se compenetran. Es posible pasar de un sistema a otro que lo abarca, como también pasar a una versión menor contenida en él. De la definición de Bertalanffy 5, según la cual el sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas, se deducen dos conceptos: el de propósito (u objetivo) y el de globalismo (o totalidad). Esos dos conceptos reflejan dos características básicas en un sistema. Las demás características dadas a continuación se derivan de estos dos conceptos. a) Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos u objetivos Las unidades o elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo. b) Globalismo o totalidad: todo sistema tiene una naturaleza orgánica, por la cual una acción que produzca cambio en una de las unidades del sistema, con mucha probabilidad producirá cambios en todas las otras unidades de éste. En otros términos, cualquier estimulación en cualquier unidad del sistema afectará todas las demás unidades, debido a la relación existente entre ellas. El efecto total de esos cambios o alteraciones se presentará como un ajuste del todo al sistema. El sistema siempre reaccionará globalmente a cualquier estímulo producido en cualquier parte o unidad. Existe una relación de causa y efecto entre las diferentes partes del sistema. Así, el sistema sufre cambios y el ajuste sistemático es continuo. De los cambios y de los ajustes continuos del sistema se derivan dos fenómenos el de la entropía y el de la homeostasia. e) Entropía: es la tendencia que los sistemas tienen al desgaste, a la desintegración, para el relajamiento de los estándares y para un aumento de la aleatoriedad. A medida que la entropía aumenta, los sistemas se descomponen en estados más simples. La segunda ley de la termodinámica explica que la entropía en los sistemas aumenta con el correr del tiempo, como ya se vio en el capítulo sobre cibernética. A medida que aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. Si por falta de comunicación o.por ignorancia, los estándares de. autoridad, las funciones, la jerarquía, ete. de una organización formal pasan a ser gradualmente abandonados, la entropía aumenta y la organización se va reduciendo a formas gradualmente más simples y rudimentarias de individuos y de grupos. De ahí el concepto de negentropía o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema 6 d) Homeostasis: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del medio ambiente. 3 Pradip N. Khandwalla, The Design of Organization, cit., p. 224. 4 Richard A. Johnson, Fremont E. Kast y James E. Rosenzweig, "Designing Management Systerns", en Management Systems, Peter P. Schoderbeek, New York, John Wiley & Sons, Ine. 1968, p. 113. 5 Ludwig von Bertalanffy, Teoria Geral dos Sistemas, cit. 6 James G. Miller, "Living Systems: Basic Concepts", Behavioral Science, 10 jul. 1965,p,196.
3 La definición de un sistema depende del interés de la persona que pretenda analizarlo. Una organización, por ejemplo, podrá ser entendida como un sistema o subsistema, o más aun supersistema, dependiendo del análisis que se quiera hacer: que el sistema tenga un grado de autonomía mayor que el subsistema y menor que el supersistema. Por lo tanto, es una cuestión de enfoque. Así, un departamento puede ser visualizado como un sistema, compuesto de varios subsistemas (secciones o sectores) e integrado en un supersistema (la empresa), como también puede ser visualizado como un subsistema compuesto por otros subsistemas (secciones o sectores), perteneciendo a un sistema (la empresa) que está integrado en un supersistema (el mercado o la comunidad). Todo depende de la forma como se enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. El objetivo del sistema total define la finalidad para la cual fueron ordenados todos los componentes y relaciones del sistema, mientras que las restricciones del sistema son las limitaciones introducidas en su operación que definen los límites (fronteras) del sistema y posibilitan explicar las condiciones bajo las cuales debe operar El término sistema es generalmente empleado en el sentido de sistema total. Los componentes necesarios para la operación de un sistema total son llamados subsistemas, los que, a su vez, están formados por la reunión de nuevos subsistemas más detallados. Así, tanto la jerarquía de los sistemas como el número de los subsistemas dependen de la complejidad intrínseca del sistema total. Los sistemas pueden operar simultáneamente en serie o en paralelo. No hay sistemas fuera de un medio específico (ambiente): los sistemas existen en un medio y son condicionados por él. Medio (ambiente) es el conjunto de todos los objetos que, dentro de un límite específico pueden tener alguna influencia sobre la operación del sistema. Los límites (fronteras) son la condición ambiental dentro de la cual el sistema debe operar. 2. Tipos de sistemas Existe una gran variedad de sistemas y una amplia gama de tipologías para clasificarlos, de acuerdo con ciertas características básicas. En cuanto a su constitución, los sistemas pueden ser físicos o abstractos: a) Sistemas físicos o concretos, cuando están compuestos por equipos, por maquinaria y por objetos y cosas reales. Pueden ser descritos en términos cuantitativos de desempeño. b) sistemas abstractos, cuando están compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Aquí, los símbolos representan atributos y objetos, que muchas veces sólo existen en el pensamiento de las personas. En realidad, en ciertos casos, el sistema físico (hardware) opera en consonancia con el sistema abstracto (software). Es el ejemplo de una escuela con sus salones de clases, pupitres, tableros, iluminación, etc. (sistema físico) para desarrollar un programa de educación (sistema abstracto); o un centro de procesamiento de datos, en el que el equipo y los circuitos procesan programas de instrucciones al computador. En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos: a) Sistemas cerrados: son los sistemas que no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, pues son herméticos a cualquier influencia ambiental. Así, los sistemas cerrados no reciben ninguna influencia del ambiente, y por otro lado tampoco influencian al ambiente. No reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia afuera. En rigor, no existen sistemas cerrados, en la acepción exacta del término. Los autores han dado el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es totalmente determinístico y programado y que operan con muy pequeño intercambio de materia y energía con el medio ambiente. El término también es utilizado para los sistemas completainente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable. Son los llamados sistemas mecánicos, como las máquinas. b) Sistemas abiertos: son los sistemas que presentan relaciones de intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Los sistemas abiertos intercambian materia y energía regularmente con el medio ambiente. Son eminentemente adaptativos, esto es, para sobrevivir deben reajustarse constantemente a las condiciones del medio. Mantienen un juego recíproco con las fuerzas del ambiente y la calidad de su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del siste ma se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.
4 Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados -esto es, los sistemas que están aislados de su medio ambiente- cumplen el segundo principio de la termodinámica que dice que "una cierta cantidad, llamada entropía, tiende a aumentar a un máximo". La conclusión es que existe una "tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un estado de máximo desorden". Sin embargo, un sistema abierto "mantiene así mismo, un continuo flujo de entrada y salida, un mantenimiento y sustentación de los componentes, no estando a lo largo de su vida en un estado de equilibrio químico y termodinámico, obtenido a través de un estado firme llamado homeostasia". Los sistemas abiertos, por lo tanto, "evitan el aumento de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden y organización" (entropía negativa). A través de la interacción ambiental, los sistemas abiertos "restauran su propia energía y reparan pérdidas en su propia organización". El concepto de sistema abierto puede ser aplicado a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, al nivel del grupo, al nivel de la organización y al nivel de la sociedad, yendo desde un microsistema hasta un suprasistema. En términos más amplios, va de la célula al universo. PARAMETROS DE LOS SISTEMAS El sistema es un proceso en marcha. Para Optner, cualquier cosa que esté en movimiento o que cambie de estado, en un proceso, puede ser considerado un sistema. Esa definición es correcta, pero incompleta, por cuanto existen sistemas (como el telefónico, de radiocomunicación, etc.) que carecen de movimiento en el sentido convencional. Así, Optner destaca que una definición más general consideraría al sistema corrio un conjunto de elementos que posee una serie de relaciones con sus atributos. Además de los elementos (o partes u objetos), el sistema se caracteriza por las relaciones entre ellos. Las relaciones son los lazos que unen los elementos (u objetos) entre sí. El sistema se caracteriza por determinados parámetros. Parámetros son constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del sistema. Los parámetros de los sistemas son: -Entrada o insumo ("input"); -Procesamiento o transformador ("throughput"); -Salida o resultado o producto ("output"); -Rretroacción o retroalimentación o retroinformación ("feedback"); - Ambiente ("environment"). Ambiente Entrada procesamiento Salida retroacción Entrada o insumo o impulso ("input") es la fuerza de arranque o de partida del sistema, según Optner, que provee el material o la energía para la operación del sistema. A través de la entrada, el sistema importa insumos de su medio ambiente.
5 El sistema recibe entradas (inputs) o insumos para poder operar, procesando o transformando esas entradas en salidas. La entrada de un sistema es aquello que el sistema importa de su mundo exterior. La entrada puede ser constituida de uno o más de los siguientes ingredientes: información, energía y materiales. A. Información: es todo aquello que reduce la incertidumbre con respecto a alguna cosa. Cuanto mayor sea la información, tanto menor será la incertidumbre. La informaci )n proporciona orientación, instrucción y conocimiento con respecto a algo, permitiendo planear y programar el comportamiento o funcionamiento del sistema. B. Energía: se utiliza para mover y dinamízar el sistema, haciéndolo funcionar. C. Materiales: son los recursos a ser utilizados por el sistema como medíos 1. producir las salidas (productos o servicios). Los materiales son llamados opé cioizales cuando son utilizados para transformar o convertir otros recursos (1 ej. máquinas, equipos, instalaciones, herramientas, instrucciones, utensilios) son llamados productivos (o materias primas) cuando se transforman o convi( ten en salidas (esto es, en productos o servicios). Salida o producto o resultado ("output") es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas. Estas deben ser congruentes (coherentes) con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales (concluyentes), mientras que los resultados de los subsistemas son intermedios. Es el resultado final de la operación o procesamiento de un sistema. Todo sistema produce una o varias salidas. A través de la salida, el sistema exporta el resultado de sus operaciones hacia su medio ambiente. Es el caso de las organizaciones que producen bienes o servicios y una infinidad de otras salidas (informaciones, lucros, personas jubiladas o que se retiran,,polución y basura, etc.). Procesamiento o procesador o transformador ("throughput"): Es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. El procesador caracteriza la acción de los sistemas y se define por la totalidad de los elementos (tanto elementos como relaciones) empeñados en la producción de un resultado. El procesador es generalmente representado por la caja negra: en ella entran los insumos y de ella salen cosas diferentes, que son los productos. Cuando tenemos poca información sobre el procesador, podemos hacer ciertas inferencias a partir de observaciones controladas: controlamos determinados insumos y observamos los resultados consecuentes hasta obtener un número suficiente de posibilidades y de combinaciones que permitan concluir sobre lo que es y lo que hace, Generalmente cuando estudiamos sistemas en actividad, los detalles sobre el mecanismo procesador poco interesan, a no ser que traigan información que lo esclarezca. La exploración detallada de la caja negra es hecha a través de información y definiciones del comportamiento y operacionales. Cuando tenemos diagramas de series de cajas negras, podemos indicar relaciones de causa-efecto, para el mejor análisis de los detalles. Podemos también sintetizar esas series de procesamientos relacionadas entre sí, reduciéndolas a una o pocas cajas negras. Retroacción o retroalimentación o retroinformación ("feedback") o alimentación de retorno: Es un mecanismo mediante el cual una parte de la energía de salida de un sistema o de una máquina retorna a la entrada. La retroacción es básicamente un sistema de comunicación de retorno proporcionado por la salida del sistema a su entrada, en el sentido de alterarla de alguna manera. Es la función del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio o un estándar previamente establecido. La retroalimentación tiene por objetivo el control, o sea, el estado de un sistema sujeto a un monitor (monitorear). Monitor es un término que comprende una función de guía y de dirección. Así, la retroalimentación es un subsistema planeado para "sentir" la salida (registrando su intensidad o calidad) y consecuentemente, compararla con un estándar o criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o criterio. Los desvíos de la salida en relación con lo planeado, proyectado o esperado, deben ser medidos a través de medios previamente programados. La retroalimentación trata de mantener o perfeccionar el desempeño del proceso haciendo que su resultado esté siempre adecuado al estándar o criterio escogido. Se dice que hay un estado de control cuando las operaciones de los subsistemas son mantenidas mediante la corrección de las diferencias entre la salida (resultados, productos) y los criterios (especificaciones previas, límites de seguridad, tolerancia). Las principales funciones de la retroalimentación son:
6 a) controlar la salida enviando mensajes generados después de la salida al regulador de entrada; b) mantener un estado relativamente estable de operación del sistema cuando se enfrenta con variables externas que pueden ocasionar su fluctuación; e) a causa de esto, aumentar la probabilidad de que el sistema sobreviva frente a las presiones externas. Como la retroalimentación es básicamente una acción por la cual el efecto (salida) repercute sobre la causa (entrada), sea incentivándola o inhibiéndola, podemos identificar entonces dos tipos de retroalimentación: la positiva y la negativa. a) Retroalimentación positiva: es la acción estimuladora de la salida que actúa sobre la entrada del sistema. En la retroalimentación positiva, la seiíal de salida amplifica y refuerza la señal de entrada. Es el caso que, las ventas aumenten y los inventarias salgan con mayor rapidez, se presenta la retroalimentación positiva, en el sentido de aumentar la producción y la entrada de productos al almacén, para mantener un volumen adecuado. b) Re troalimen tación negativa: es la acción que frena e inhibe la salida, y que actúa sobre la entrada del sistema. En la retroalimentación negativa la señal de salida disminuye e inhibe la señal de entrada. En el caso en que las ventas disminuyan y los inventarias salgan con menor rapidez, se presenta la retroalimentación negativa en el sentido de disminuir la producción y reducir la entrada de productos al almacén, para evitar que el volumen de inventarias aumente demasiado. La retroalimentación impone correcciones en el sistema, en el sentido de que adecúa sus entradas y salidas y reduce los desvíos o discrepancias. Ambiente: Es el medio que envuelve externamente el sistema. El sistema abierto recibe entradas (inputs) del ambiente, las procesa y efectúa salidas (outputs) nuevamente al ambiente, de tal forma que existe entre ambos - sistema y ambiente- una constante interacción. El sistema y el ambiente se encuentran pues, interrelacionados e interdependientes. El sistema recibe influencias del ambiente a través de la entrada y efectúa influencias sobre el ambiente a través de la salida. Sin embargo, a medida que ocurren estas influencias, la propia influencia del sistema sobre el ambiente retorna al sistema a través de la retroalimentación (feedback). Para que el sistema sea viable y sobreviva, debe adaptarse al ambiente a través de una constante interacción. Así, la viabilidad o supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. El ambiente sirve como una fuente de energía, materiales e información para el sistema. Como el ambiente está cambiando continuamente, el proceso y adaptación del sistema es un proceso dinámico y sensitivo. Este enfoque "ecológico"es importante para la comprensión del funcionamiento del sistema abierto. Si bien el ambiente puede ser un recurso para el sistema, también puede ser una amenaza para su supervivencia. CONCEPTO DE CAJA NEGRA ("BLACK BOX") Se utiliza el concepto de caja negra en dos cireuntancias. 1. cuando el sistema es impenetrable o inaccesible, por alguna razón (por ej. cerebro humano, cuerpo humano, etc.); 2. cuando el sistema es excesivamente complejo, de difícil explicación o detalle (por ej. computador electrónico, economía nacional). El concepto de caja negra se refiere a un sistema cuyo interior no puede ser descubierto, cuyos elementos internos son desconocidos y que sólo puede conocerse "por fuera", a través de manipulaciones externas o de observación externa. En la ingeniería electrónica, el proceso de caja negra es utilizado cuando se manipula una caja herméticamente cerrada, con terminales de entrada (donde se aplican tensiones o cualquier otra perturbación) y terminales de salida (donde se observa el resultado causado por la perturbación). Lo mismo se hace en medicina, cuando el médico observa externamente al paciente, o en la psicología, cuando el experimentador observa el comportamiento de los ratones en el laberinto cuando está sujeto a perturbaciones o estímulos. En la cibernética, la caja negra es una caja donde existen entradas (insumos) que conducen perturbaciones al interior, y de donde emergen salidas (resultados), es decir, otras perturbaciones resultantes de las primeras. Nada se sabe sobre la manera por la cual las perturbaciones de entrada se articulan con las perturbaciones de salida, en el interior de la caja. De ahí el nombre de caja negra, o sea, interior desconocido.
7 El concepto de caja negra es totalmente interdisciplinario y presenta importantes connotaciones en la psicología, en la biología, en la electrónica, en la cibernética, ete. En la psicología del comportamiento, el concepto de caja negra se relaciona con los "estímulos" y "respuestas" del organismo, sin considerar los contenidos del proceso mental. EL SISTEMA ABIERTO El sistema abierto mantiene un intercambio de transacciones con el ambiente. Los organismos vivos, se mantienen constantemente en el mismo estado (autorregulación), a pesar de la materia y energía que los integra y renueva constantemente (equilibrio dinámico u homeostasis). El organismo humano, por ejemplo, no puede ser considerado una simple aglomeración de elementos separados, sino un sistema definido que posee integridad y organización. Así, el sistema abierto, como organismo, es influenciado por el medio ambiente e influye sobre él, alcanzando un estado de equilibrio dinámico en ese medio. El modelo de sistemas abierto es siempre un complejo de elementos en interacción y en intercambio continuo con el ambiente. Dentro de ese nuevo posicionamiento, el enfoque sistemático tuvo profundas repercusiones en la teoría administrativa. La categoría más importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos. Muchos autores hacen analogías entre la empresa y los organismos vivos, destacando que la empresa crece en tamaño por el crecimiento de las partes, ella ingiere cosas y las procesa en productos o servicios. En ese proceso hay una entrada y una salida y un proceso intermedio necesario para la vida. La empresa reacciona a su ambiente (ajustándose y adaptándose a él para sobrevivir) y cambia sus mercados, productos, técnicas, estructura. Puede hasta reproducirse en empresas subsidiarias. Existen diferencias fundamentales entre los sistemas abiertos (como los sistemas biológicos y sociales, a saber, la célula, la planta, el hombre, la organización, la sociedad) y los sistemas cerrados (como los sistemas físicos, las máquinas, el reloj, el termostato): 1. "el sistema abierto está en constante interacción dual con el ambiente. Dual en el sentido que lo influencia y es por él influenciado; actúa pues a un tiempo, como variable independiente y como variable dependiente del ambiente. El sistema cerrado no interactúa con el ambiente. 2. el sistema abierto tiene capacidad de crecimiento, cambio, adaptación al ambiente y hasta autoreproducción, naturalmente, bajo ciertas condiciones ambientales. El sistema cerrado no tiene esa capacidad. Por lo tanto, el estado actual y final o futuro del sistema abierto no es, necesaria ni rígidamente condicionado por su estado original o inicial. Esto porque el sistema abierto tiene reversibilidad. Al contrario, el estado actual y futuro o final del sistema cerrado sera siempre su estado original o inicial; 3. El sistema abierto compite con otros sistemas, lo que no ocurre con el sistema cerrado". CARACTERISTICAS BASICAS DEL ANALISIS SISTEMICO 1. Punto de vista sistemático: la moderna teoría visualiza a la organización como un sistema constituido por cinco partes básicas: entrada, proceso, salida, retroalimentación, y ambiente. La T. G. S, incluye todos los tipos de sistemas -biológicos, físicos y del comportamiento. Ideas de control, estructura, propósito y procesos operacionales de sistemas, provenientes de la T G. S,, la cibernética y demás áreas relacionadas son importantes en la teoría administrativa moderna. 2. Enfoque dinámico: el énfasis de la teoría moderna es sobre el proceso dinámico de interacción que ocurre dentro de la estructura de una organización. Este enfoque contrasta con la visión clásica que enfatizaba casi únicamente la estructura estática. La teoría moderna no se aparta del énfasis en la estructura, sino que simplemente adiciona énfasis sobre el proceso de interacción entre las partes, lo que ocurre dentro de la estructura, 3. Multidimensional y multinivelado: la teoría moderna considera una organización desde el punto de vista micro y macroscópico. La organización es micro cuando es considerada dentro de su ambiente (al nivel de la sociedad, de la comunidad, o del país); es macro cuando se analizan sus unidades internas. La teoría sistemática considera todos los niveles y reconoce la importancia de sus partes, como también la "Gestalt" o totalidad y por lo tanto la interacción existente entre las partes en todos los niveles. De allí el efecto sinérgico que se presenta dentro de las organizaciones.
8 4. Multimotivacional: la teoría de sistemas reconoce que un acto puede ser motivado por muchos deseos o motivos. Las organizaciones existen porque sus participantes esperan satisfacer ciertos objetivos a través de ellas. Esos objetivos no pueden ser reducidos a un objetivo único, como las utilidades. 5. Probabilístico: la teoría moderna tiende a ser probabilística. Sus frases están saturadas de expresiones como "en general', "puede ser", etc., demostrando que muchas variables pueden ser explicadas en términos predictivos y no con certeza. 6. Multidisciplinaria: la teoría de sistemas es una teoría multidisciplinaria, que busca conceptos y técnicas de muchos campos de estudio, como la sociología, la psicología, la teoría administrativa, la economía, la ecología, la investigación operacional, ete. La teoría moderna representa una síntesis integradora de partes relevantes de todos los campos, en el desarrollo de una teoría general de las organizaciones y la administración. 7. Descriptivo: la teoría moderna es descriptiva. Busca describir las características de las organizaciones y de la administración. Mientras que las teorías más antiguas eran normativas y prescriptivas, preocupadas por sugerir qué hacer y cómo hacerlo, la teoría moderna se conforma con buscar y comprender los fenómenos organizacionales y dejar la escogencia de objetivos y métodos al individuo. 8. Multivariable: la teoría moderna tiende a asumir que un evento puede ser causado por numerosos factores que están interrelacionados e interdependientes. Este enfoque contrasta con las teorías antiguas que presuponen causalidad simple y de factor único. La teoría moderna reconoce la posibilidad de que los factores causases sean afectados por cosas que ellos mismos causaron a través de la retroalimentación. 9. Adaptativa: uno de los puntos de vista más importantes de la moderna teoría administrativa es su visión de que la organización es un sistema adaptativo. Si una organización pretende permanecer viable (continuar existiendo) en su ambiente, ella debe adaptarse continuamente a los requisitos cambiantes del ambiente. Así, la organización y su ambiente son vistos como interdependientes y en un continuo equilibrio dinámico reagrupando sus partes cuando es necesario frente a los cambios. La teoría moderna visualiza una organización en un sentido ecológico, como un sistema abierto que se adapta a través de un proceso de retroalimentación negativa para permanecer viable. Este enfoque adaptativo, ecológico, de las organizaciones trae como consecuencia una localización en lo, resultados (output) de la organización en lugar del énfasis sobre el proceso o la actividades de la organización como lo hacían las antiguas teorías. CONCEPTO DE HOMEOSTASIS El concepto de homeostasia, nació en la fisiología animal, con Claude Bernard (1813-1878), al proponer que "todos los mecanismos vitales tienen por objetivo conservar constantes las condiciones de vida en el ambiente interno". Claude Bernard definía la noción de "medio interior" y destacaba que "la estabilidad del medio iptemo es la condición primordial de la vida libre". Cada porción del cuerpo es cercada por su medio, el cual es importante no sólo para su funcionamiento, sino también para su integridad. En 1929, Walter B. Cannon ampliaba el concepto de "medio interior" con la noción de homeostasia (del griego homeos = semejante; y statis = situación): cada parte del organismo funciona normalmente en un estado de equilibrio. Todos los seres vivos desde los más simples unicelulares hasta las aves y mamíferos- necesitan mantener cierta estabilidad interna. Siempre que una de sus partes rompe el equilibrio, algún mecanismo es accionado para restaurar la normalidad. Los seres vivos desarrollan sus acciones a través de un proceso continuo e incesante de desintegración y de reconstrucción: la homeostasis. La tendencia al mantenimiento de un equilibrio interno se manifiesta en todos los niveles de la actividad orgánica. El organismo se sirve de los más variados recursos (mecanismos homeostáticos) para anular el efecto de cualquier factor extraño que venga a amenazar su equilibrio. Así, todo organismo presenta mecanismos de regulación que le permiten mantener el equilibrio interno ajeno a las variaciones que se presentan en el ambiente externo. En los seres más evolucionados en la escala animal, las funciones reguladores son orientadas por el sistema nervioso y por las hormonas producidas por el sistema endocrino. Se adoptó el término "homeostasis" para los sistemas biológicos, para evitar cualquier connotación estática y con el fin de realzar las propiedades dinámicas, procesales, mantenedores de potencial de los sistemas fisiológicos básicamente inestables. La palabra no implica una cosa fija e inmóvil, un estancamiento. Significa una condición - condición que puede variar pero que es relativamente constante".
9 La homeostasia es un equilibrio dinámico obtenido a través de la autorregulación, o sea a través del autocontrol. Es la capacidad que tiene el sistema para mantener ciertas variables dentro de límites, aunque los estímulos del medio externo fuercen tales variables a asumir valores que sobrepasan los límites de la normalidad. Todo mecanismo homeostático es un dispositivo de control para mantener cierta variable dentro de límites deseados (como es el caso del piloto automático en aviación). La homeostasis es obtenida a través de dispositivos de retroalimentación (feedback), también llamados servomecanismos. La eficiencia de un sistema para mantener su homeostasia en relación con una o más variables puede ser evaluada por sus errores o desvíos, o sea, por las sub o supercorrecciones que hace cuando pretende restablecer su equilibrio. Si el número de errores tiende a aumentar en lugar de disminuir, el objetivo jamás será alcanzado: el sistema entrará en oscilación y perderá su integridad. Clasifícación arbítraría de los Sístemas Para facilitar su estudio. Beer 7 propone una clasificación arbitraria de los sistemas. Esa clasificación se basa en dos criterios diferentes: a) En cuanto a su complejidad, los sistemas pueden ser: 1. complejos simples, pero dinámicos: son los menos complejos; 2. complejos descriptivos: no son simples, son altamente elaborados y profusamente interrelacionados; 3. excesivamente complejos: extremadamente complicados y que no pueden ser descritos de forma precisa y detallada. b) En cuanto a la diferencia ente sistemas determinísticos yprobabilísticos: 1. Sistema determinístico es aquel en el cual las partes interactúan de una forma perfectamente previsible, sin dejar lugar a dudas. A partir del último estado del sistema y del programa de información, se puede prever, sin ningún riesgo o error, su estado siguiente. Por ejemplo, cuando se gira la rueda de la máquina de coser, se puede prever el comportamiento de la aguja. 2. Sistema probabilístico es aquel para el cual no se puede suministrar una previsión detallada. Estudiando intensamente, se puede prever probabilísticamente lo que sucederá en determinadas cireuntancias. No es predeterminado. La previsión se encuadra en las limitaciones lógicas de la probabilidad. Por ejemplo, el comportamiento de un perro cuando se le ofrece un hueso: puede aproximarse, no interesarle o retirarse. De allí su clasificación de seis categorías de sistemas: a) Sistema determinístico simple: es aquel que posee pocos componentes e interrelaciones, que revelan un comportamiento dinámico completamente previsible. Es el caso del juego de billar, que cuando está adecuadamente definido, es un sistema de geometría dinámica muy simple (aunque abstracto). En el mundo real, el juego de billar se vuelve probabilístico. b) Sistema determinístico complejo: es el caso del computador electrónico. Si su comportamiento no fuere totalmente previsible, funcionaría mal. c) Sistema determinístico excesivamente complejo: esta categoría esta vacía, pues no existe ningún sistema que pueda encuadrarse en ella. d) Sistema probabilístico simple: es un sistema simple, pero imprevisible, como jugar con una moneda. El control estadístico de calidad es un sistema probabilístico simplee) Sistema probabilístico complejo: es un sistema probabilístico que, aunque complejo, puede ser descrito. El volumen de agua que pasa por un río es un ejemplo. El concepto de lueratividad en la industria, es otro. f) Sistema probabilístico excesivamente complejo: es un sistema tan complicado que no puede ser totalmente descrito. Es el caso del cerebro humano o de la economía nacional. El mejor ejemplo de un sistema industrial de esa categoría es la propia empresa. 7 Stafford Beer, Cibernética e Administraqúo Industrial, cit., p. 28.
10 Jerarquía de los sistemas Los sistemas son jerárquicos o píramidales, esto es, están constituidos de sistemas o subsistemas relacionados entre sí por un proceso o estándar de interacción. El propio universo es un sistema constituido por una infinidad de sistemas y subsistemas íntimamente relacionados entre sí. Representacíón de los sistemas: los modelos Uno de los grandes problemas es la representación de los sistemas originales a través de otros sistemas comparables, que son denominados modelos. En el sentido literal de la palabra, modelo es la representación de alguna cosa, así, sean físicos o matemáticos. Es una representación simplificada de alguna parte de la realidad. Starr" señala tres razones para la utilización de modelos: 1. la manipulación de entidades reales (personas u organizaciones) es socialmente inaceptable o legalmente prohibida; 2. el volumen de incertidumbre con que la administración trabaja crece rápidamente y aumenta desproporcionadamente las consecuencias de los errores. La incertidumbre es el anatema de la administración; 3. la capacidad de construir modelos que constituyen buenas representaciones de la realidad aumentó enormente. En la construcción de un modelo, se debe considerar el isomorfismo y el homomorfismo. Los sistemas son isomorfos cuando poseen semejanza de forma. Un sistema es isomorfo a otro cuando, por lo menos formalmente, sus partes sean intermutables. Los productos de un determinado artículo, al final de la línea de montaje, son ejemplos de sistemas isomorfos, pues son perfectamente iguales entre sí por lo menos en su forma. Los sistemas son homomórficos (u homomorfos) cuando guardan entre sí proporcionalidad de formas, aunque no sean siempre del mismo tamaño. No siempre la construcción de modelos de sistemas extremadamente complejos permite el isomorfismo, principalmente cuando no existe posibilidad de conseguir hacerlo o verificarlo. Así; el sistema debe ser representado por un modelo reducido y simplificado, a través del homomorfismo del sistema original, Es el caso de las maquetas o plantas de edificios, diagramas de circuitos eléctricos o electrónicos, organigramas de empresas, flujogramas de rutinas y procedimientos, modelos matemáticos de decisión, ete.