GECD - Alta de facturas de proveedores RESUMEN de nuevas funciones Área de Educación, Juventud y Deporte
Registro contable y administrativo de facturas en GECD. Resumen de nuevas funciones. 1. Pantalla de alta de facturas. Para realizar el registro contable y en su caso administrativo de facturas en el sistema GECD, se accede desde la opción del menú de inicio Apuntes Facturas, se selecciona el centro y se pulsa el botón de alta. 2. Origen de la factura El sistema pregunta por el origen de la factura, esto es, por el lugar en que se ha presentado la factura diferenciándose dos situaciones: La factura se ha presentado en algún Registro administrativo de la Comunidad de Madrid, teniendo por tanto, la factura ya código de registro en e-reg. La factura se presenta directamente en el centro docente, debiendo por tanto, ser el propio centro docente quien la registre administrativamente en E-Reg, pero a través de GECD. Si la factura se presentó en un Registro administrativo se elegirá el botón Registro y si se presentó directamente en el centro docente el botón GECD. Fichero: Alta facturas GECD Fecha: 12/1/2015 1
3. Alta desde Registro. Cuando el proveedor presentó la factura en algún Registro administrativo de la Comunidad de Madrid, recibiéndola el centro docente ya registrada administrativamente, el gestor del centro docente debe introducir en el sistema el código de entrada de E-Reg. El sistema rellena los datos del centro desde el que se va a registrar contablemente la factura y el gestor continúa el alta, informando el resto de campos. 4. Alta desde GECD. Cuando el proveedor presenta la factura directamente en el propio centro docente, la factura en primer lugar, deberá registrarse administrativamente en e-reg pero a través de GECD. Para ello, el gestor del centro docente debe introducir primero los campos obligatorios que se indican con un asterisco *: Ejercicio, fecha de la factura, número de la factura, NIF del proveedor e importe de la factura. Al pulsar aceptar la factura queda como Introducida y se habilita el botón de Registrar. 5. Registro. Una vez rellenados los campos obligatorios se activa el botón Registrar, se genera el apunte en el Registro administrativo (EREG) y se muestra dicho código. La factura queda en el estado Anotada. Fichero: Alta facturas GECD Fecha: 12/1/2015 2
6. Acciones posteriores. Con la factura ya registrada administrativamente, el sistema habilita los botones para realizar el apunte contable, la devolución si procede o la generación de un resguardo del registro de la factura. 7. Opción apuntar Si se quiere realizar el apunte de la factura, el sistema pregunta de qué tipo es el apunte, si de Banco o de Caja. 8. Avisos Si no se realiza el apunte o el compromiso después de haber registrado la factura, el sistema avisa de esta circunstancia. Más tarde también se podrá realizar el apunte u otra acción. Fichero: Alta facturas GECD Fecha: 12/1/2015 3
9. Resguardo. Después de registrar la factura es posible generar un resguardo para el proveedor, donde consta el número de EREG y todos los demás datos. Este resguardo debe generarse y entregarse al proveedor que presente la factura directamente en el centro docente como acreditación de entrega de la misma. Los proveedores pueden solicitarlo y es obligatorio facilitárselo. 10. Devolución. Cuando se produzca una devolución, el sistema dejará la factura inaccesible para posteriores gestiones y la dejará en situación Anulada. Se mostrará un aviso cuando se devuelve una factura. Fichero: Alta facturas GECD Fecha: 12/1/2015 4