MUNICIPALIDAD DE JESUS MARIA MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS - MAPRO DE LA SUB GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS LIMA - 2012
INDICE I. INTRODUCCION 3 II. DATOS GENERALES...3 2.1. OBJETIVOS.3 2.2. ALCANCE. 3 3.3. FINALIDAD...3 2.4. APROBACION Y ACTUALIZACION 4 3.5. BASE LEGAL...4 3.6. DENOMINACION.4 III DATOS ESPECÍFICOS Área: SUB GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS..5 FICHA N 01 INDUCCIÓN.5 GRÁFICO Nº 01.....6 FICHA N 02 ELABORACIÓN DE RESOLUCIONES DE VACACIONES, SUSPENSIÓN SIN CONTRAPRESTACIÓN Y LICENCIAS SIN GOCE DE HABER...7 GRÁFICO Nº 02.8 FICHA N 03. PROCESO DE CONTRATACIÓN CAS.....9 GRÁFICO Nº 03...11 FICHA N 04 ELABORAR PLANILLA DE PAGO MENSUAL.12 GRÁFICO Nº 04...14 FICHA N 05 PRESENTACIÓN AFP.. 15 GRÁFICO Nº05...16 FICHA N 06 RESOLUCIÓN POR CONCEPTO DE COMPENSACIÓN POR DESCANSO FÍSICO NO GOZADO..17 GRÁFICO Nº 06...18 FICHA N 07 CONSTANCIA DE SERVICIO......19 GRÁFICO Nº 07.....20 FICHA N 08 ELABORACIÓN DE LIQUIDACIONES...21 GRÁFICO Nº 08...22 FICHA N 09 ELABORACIÓN DE MEMORANDOS.....23 GRÁFICO Nº 09...24 FICHA N 10 ELABORACIÓN DE MEMORANDOS.....25 GRÁFICO Nº 10...26 FICHA N 11 ELABORACIÓN DE PLANILLA ÚNICA DE REMUNERACIONES 27 GRÁFICO Nº 11...30 FICHA N 12 Generación de reportes PDT.. 31 GRÁFICO Nº 12...34 2
I. NTRODUCCION Uno de los objetivos institucionales principales de la Municipalidad de Jesús María es brindar información transparente, precisa y oportuna a la población, y entre dependencias, además de ello, en el marco de modernización de la gestión del Estado, se pretende que la Municipalidad tenga una administración moderna y capaz de satisfacer las demandas poblacionales con instrumentos de gestión actualizados que sirvan para guiar a los funcionarios y trabajadores sus actividades y a la población informar transparentemente. El presente Manual es un instrumento de gestión importante para la administración Municipal, especialmente para la y la toma de decisiones; se encarga de detallar los procesos administrativos, detallando tiempo, requisitos, y procedimientos, se pretende que este documento sea dinámico de fácil comprensión y pueda ser utilizado sin dificultad por los trabajadores y la población. El presente Manual de Procedimientos se enmarca en el Sistema Nacional de Racionalización conforme a lo establecido en las Normas para la Formulación de los Manuales de Procedimientos aprobadas por Resolución Jefatura Nº 002-77-INAP/DNR. II. DATOS GENERALES 2.1 OBJETIVOS a) Presentar en forma clara, concisa y funcional los procedimientos de la de la Municipalidad de Jesús María. b) Facilitar la simplificación administrativa y orientar a los funcionarios y trabajadores sobre los procedimientos llevados a cabo en la Sub gerencia de Recursos de la Municipalidad de Jesús María. 2.2. ALCANCE El presente Manual de Procedimientos es de estricto cumplimiento del personal de la de la Municipalidad de Jesús María y de marco referencia para la toma de decisiones. 2.3. FINALIDAD Establecer, conducir y uniformizar el proceso de formulación del Manual de Procedimientos Administrativos de la de la Municipalidad de Jesús María. 3
2.4. APROBACION Y ACTUALIZACION El presente Manual de Procedimientos es aprobado a través de la Resolución de Gerencia Municipal de la Municipalidad de Jesús María. 2.5. BASE LEGAL - Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades. - Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. - Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. - Directiva Nº 002-77-INAP/DNR Normas Para la Formulación de los Manuales de Procedimientos. - Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad de Jesús María - Manuales de Organización y Funciones de la Municipalidad de Jesús María. 2.6. DENOMINACION - El Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO) es un documento de gestión que describe con detalle y en forma ordenada y sistemática, la información sobre procedimientos de una dependencia que se consideran necesarias para ejecutar alguna actividad, tarea o función. - El Manual de Procedimientos Administrativos El MAPRO es un instrumento técnico que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de acciones, etapas u operaciones entrelazadas que se constituyen en una unidad para la realización de una función. - El Procedimiento es el conjunto de actividades unidas entre sí, para el logro de un resultado. Cada actividad debe justificarse en la medida que aporta valor agregado en el servicio o producto final que se debe entregar como resultado del procedimiento. La acción, fase, operación o actividad es la unidad mínima de un procedimiento. - Cada Unidad Orgánica elaborará su Proyecto de Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO) en base a lo dispuesto en el marco legal vigente. 4
III. DATOS ESPECÍFICOS Área: SUB GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS FICHA N 01 1.- NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Inducción 2.- CODIGO DEL PROCEDIMIENTO SGRH - 01 3.- FINALIDAD Definir las actividades necesarias para ofrecer al nuevo personal, las facilidades para que el proceso de incorporación se realice oportunamente, en base a información clara respecto a las características de la municipalidad, las responsabilidades del puesto, los compromisos y responsabilidades que asume como nuevo trabajador, asimismo, este procedimiento le permitirá conocer las prestaciones, derechos, obligaciones y reglamento. 4.- BASE LEGAL - LOM Nº 27972 5.- REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO Documento indicando el ganador del proceso CAS 6.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ACT. DESCRIPCION RESPONSABLE 01 02 Elaboración del Contrato CAS por la de Recursos Explicación por la al o a los nuevos trabajadores sobre la municipalidad, organización, infraestructura, normas importantes, etc. Técnico Técnico 03 Lectura y firma del Contrato Administrativo de Servicio Técnico 04 Toma de foto para la elaboración del fotocheck Técnico 05 Elaboración del fotocheck Técnico 06 Entrega del Reglamento Interno de Trabajo Sub gerente 5
7.- DEPENDENCIAS Y PERSONAS QUE INTERVIENEN - Subgerencia de Recursos (02) 8.- TIEMPO APROXIMADO 60 min Gráfico Nº 01 INDUCCION INDUCCION - Ficha Nº 1 Usuario de RRHH elabora contrato para el ganador del proceso CAS inicio Nuevo personal ha sido considerado como trabajador de la municipalidad en la oficina que realizó el requerimiento de RRHH explica a nuevo trabajador todo lo referente a la municipalidad, organización, infraestructura, normas legales, otros de RRHH lee y firma Contrato Administrativo de Servicio con el nuevo trabajador de RRHH toma foto y elabora fotocheck de RRHH entrega Reglamento Interno de trabajo a nuevo integrante Fin 6
FICHA N 02 1.- NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Elaboración de Resoluciones de Vacaciones, Suspensión sin contraprestación y Licencias sin goce de haber. 2.- CODIGO DEL PROCEDIMIENTO SGRH - 02 3.- FINALIDAD Crear certeza y culminar con el servicio que se derivada de los diversos documentos demandantes. 4.- BASE LEGAL - Decreto Legislativo Nº 1057 - Decreto Supremo 075-2008 - Decreto Supremo 065-2011 - Decreto Legislativo 276 - Decreto Supremo Nº 005-2009-PCM 5.- REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO Solicitud simple, de ser el caso, visto bueno del Jefe 6.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ACT. DESCRIPCION RESPONSABLE 01 Requerimiento del interesado por Mesa de partes Usuario 02 Mesa de partes remite a Sub gerente 03 Recepcióna documento y deriva a técnico especializado Técnico 04 Técnico recepciona documento y procede a elaborar lo solicitado. Técnico 05 Técnico remite para revisión y firma a Subgerente de recursos Técnico 06 Subgerente de recursos, revisa y firma Resolución Sub gerente 07 Subgerente de recursos entrega Resolución a interesado Sub gerente 08 Subgerente de recursos notifica a la Gerencia Municipal, Gerencia de Administración e interesado Sub gerente 7
7.- DEPENDENCIAS Y PERSONAS QUE INTERVIENEN - Subgerencia de Trámite Documentario y Archivo (02) - Subgerencia de Recursos (03) 8.- TIEMPO APROXIMADO - 3 días y 79 min Gráfico Nº 02 ELABORACIÓN DE RESOLUCIONES DE VACACIONES, SUSPENSIÓN SIN CONTRAPRESTACIÓN Y LICENCIAS SIN GOCE DE HABER ELABORACIÓN DE RESOLUCIONES DE VACACIONES, SUSPENSION SIN CONTRAPRESTACION Y LICENCIAS SI GOCE DE HABER - Ficha Nº 2 Mesa de partes de Recursos Gerencia de Administración Gerencia Municipal Inicio Recepciona documento y deriva a técnico especializado Subgerente de recursos entrega Resolución a interesado Subgerente de recursos entrega Resolución a interesado Requerimiento del interesado por Mesa de partes Recepciona documento y deriva a técnico especializado Mesa de partes remite a Técnico recepciona documento, procede a elaborar lo solicitado y remite para revisión y firma a Subgerente de recursos Subgerente de recursos, revisa y firma Resolución Subgerente de recursos entrega Resolución a interesado y notifica a la Gerencia Municipal, Gerencia de Administración Fin 8
FICHA N 03 1.- NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Proceso de Contratación CAS 2.- CODIGO DEL PROCEDIMIENTO SGRH - 03 3.- FINALIDAD Cubrir las necesidades de personal existentes en las diversas áreas 4.- BASE LEGAL - Decreto Legislativo Nº 1057 - Decreto Supremo Nº 075-2008 - Decreto Supremo Nº 065-2011 - Ley de Procedimientos Administrativos 5.- REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO - Documento solicitando la contratación (Hoja de Requerimiento visada y Términos de Referencia) - Documento comunicando el resultado preliminar de evaluación de Currículo Vitae de los postulantes - Documento comunicando el resultado final, ganador del Proceso. 6.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ACT. DESCRIPCION RESPONSABLE 01 Requerimiento de personal por oficina respectiva a la Usuario 02 recepciona requerimiento 03 visa el documento solicitando la Contratación CAS 04 remite a Gerencia de Planeamiento y Presupuesto para visto de Disponibilidad Presupuestal 05 remite a Gerencia Municipal para visto de Autorización recepciona vistos 06 de Gerencia de Planeamiento y Presupuesto y Gerencia Municipal 07 Elabora de Convocatoria CAS (escanea Términos de Referencia, elabora cronograma) 08 firma y envía 9
informe a Gerencia de Comunicaciones para la publicación Gerencia de Comunicaciones publica Convocatoria CAS 09 recepciona Currículo Vitae 10 remite a área solicitante el Currículo Vitae 11 recepciona resultado (preliminar) de evaluación de Currículo Vitae 12 firma y envía Informe a Gerencia de Comunicaciones para su publicación (en el día) 13 área solicitante remite resultados finales y ganador del Proceso a la Usuario quien recepciona de resultado final 14 firma y enviar Informe a Gerencia de Comunicaciones para la publicación 15 Firma del Contrato (en el Proceso de Inducción) Usuario 7.- DEPENDENCIAS Y PERSONAS QUE INTERVIENEN - Gerencia de Comunicaciones e Imagen Institucional (02) - Gerencia de Presupuesto y Planeamiento (01) - Gerencia Municipal (01) - Subgerencia de Recursos (02) - Área solicitante 8.- TIEMPO APROXIMADO 12 días y 58 min 10
Gráfico Nº 03 PROCESO DE CONTRATACIÓN CAS Mesa de partes PROCESO DE CONTRATACIÓN CAS- Ficha Nº 3 de Recursos Gerencia de Planeamiento y Presupuesto Gerencia Municipal Gerencia de Comunicaciones Inicio Recepciona documento y deriva a técnico especializado Gerencia de Planeamiento y Presupuesto visa disponibilidad presupuestal Gerencia Municipal da visto de Autorización Gerencia Comunicaciones Convocatoria CAS de publica Requerimiento de personal por oficina respectiva a la visa el documento solicitando la Contratación CAS Gerencia Comunicaciones Convocatoria CAS de publica Mesa de partes remite a remite a Gerencia de Planeamiento y Presupuesto para visto de Disponibilidad Presupuestal y Gerencia Municipal para visto de Autorización Gerencia Comunicaciones resultados finales de publica Área solicitante revisa Currículo Vitae y remite a área solicitante remite resultados finales y ganador del Proceso a la recepciona vistos de Gerencia de Planeamiento y Presupuesto y Gerencia Municipal Elabora de Convocatoria CAS (escanea Términos de Referencia, elabora cronograma) firma y envía informe a Gerencia de Comunicaciones para la publicación recepciona Currículo Vitae y lo remite a área solicitante recepciona resultado (preliminar) de evaluación de Currículo Vitae, firma y envía Informe a Gerencia de Comunicaciones para su publicación recepciona el resultado final, firma y envía informe a Gerencia de Comunicaciones para publicación y firma del contrato Fin 11
1.- NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Elaborar Planilla de pago mensual 2.- CODIGO DEL PROCEDIMIENTO SGRH 04 FICHA N 04 3.- FINALIDAD Controlar las compensaciones remunerativas al personal, gestionar el proceso de pago de planillas de los trabajadores. En el proceso de planillas se incluye todos los procesos necesarios para cumplir con las leyes laborales, así como el intercambio de información con entidades externar como AFPs, SUNAT, etc. 4.- BASE LEGAL - Decreto Legislativo Nº 1057 - Decreto Supremo Nº 075-2008 - Decreto Supremo Nº 065-2011 5.- REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO Informe de Reporte de asistencia 6.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ACT. DESCRIPCION RESPONSABLE 01 elabora el informe del Reporte de asistencia 02 elabora Planilla (incluye datos del personal nuevo, verificar porcentajes de descuento de la AFP, días y minutos de descuentos) 03 elabora y firma el documento circular comunicando los montos 04 Reparte el documento circular a todas las Áreas (300 min) 05 Recepciona recibo por honorarios 06 verifica los datos de los recibos y coloca los números en Planilla 07 elabora información de los descuentos por uniforme a Serenos 08 elabora la información de los descuentos por retenciones judiciales 09 elabora la información de los descuentos por seguros particulares 10 elabora el resumen de Planilla 12
11 12 13 14 elabora y firma el Informe y remite a Gerencia de Planeamiento y Presupuesto para la afectación Gerencia de Planeamiento y Presupuesto recibe el informe Gerencia de Planeamiento y Presupuesto realizara la afectación presupuestal, emitiendo Certificado de Crédito Presupuestal Gerencia de Planeamiento y Presupuesto envía a la la certificación realizara compromiso en SIAF enviando expediente SIAF a la de contabilidad Gerencia Gerencia 7.- DEPENDENCIAS Y PERSONAS QUE INTERVIENEN - Subgerencia de Recursos (4) - Gerencia de Planeamiento y Presupuesto (2) - Subgerencia de Contabilidad 8.- TIEMPO APROXIMADO 4 días y 2,235 min. 13
Gráfico Nº 04 ELABORAR PLANILLA DE PAGO MENSUAL ELABORAR PLANILLA DE PAGO MENSUAL - Ficha Nº 4 Gerencia de Planeamiento y Presupuesto de Contabilidad Inicio elabora el informe del Reporte de asistencia Gerencia de Planeamiento y Presupuesto recibe el informe realizara la afectación presupuestal y emite Certificado de Crédito Presupuestal de contabilidad recepciona expediente SIAF elabora Planilla (incluye datos del personal nuevo, verificar porcentajes de descuento de la AFP, días y minutos de descuentos) Gerencia de Planeamiento y Presupuesto envía a la de Recursos la certificación elabora y firma el documento circular comunicando los montos Reparte el documento circular a todas las Áreas Recepciona recibo por honorarios, verificar los datos de los recibos y coloca los números en Planilla elabora información de los descuentos por uniforme a Serenos, descuentos por retenciones judiciales y descuentos por seguros particulares elabora el resumen de Planilla, elabora y firma el Informe y remite a Gerencia de Planeamiento y Presupuesto para la afectación realizara compromiso en SIAF enviando expediente SIAF a la Sub gerencia de contabilidad Fin 14
FICHA N 05 1.- NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Presentación AFP 2.- CODIGO DEL PROCEDIMIENTO SGRH 05 3.- FINALIDAD Cumplir con el pago de aportaciones, en base a los ingresos por remuneraciones 4.- BASE LEGAL - Decreto Legislativo Nº 1057 - Decreto Supremo Nº 075-2008 - Decreto Supremo Nº 065-2011 5.- REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO Planilla CAS de pago mensual 6.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ACT. DESCRIPCION RESPONSABLE prepara y carga la información de Planilla en AFP NET verifica que las cantidades coincidan, de no ser el caso realizar cruce de información elabora el archivo final de Planilla AFP presenta el archivo AFP en AFP NET, obteniendo las Planillas AFP y los ticket Imprime, compagina, firma y envía la Planilla AFP a Subgerencia de Contabilidad 7.- DEPENDENCIAS Y PERSONAS QUE INTERVIENEN - Subgerencia de Recursos (02) - Subgerencia de Contabilidad (01) 8.- TIEMPO APROXIMADO - 1 día y 95 min 15
Gráfico Nº 05 ELABORAR PLANILLA DE PAGO MENSUAL PRESENTACIÓN AFP - Ficha Nº 5 de Contabilidad inicio prepara y carga la información de Planilla en AFP NET de Contabilidad recepciona Planilla AFP verifica que las cantidades coincidan, de no ser el caso realizar cruce de información elabora el archivo final de Planilla AFP presenta el archivo AFP en AFP NET, obteniendo las Planillas AFP y los ticket Imprime, compagina, firma y envía la Planilla AFP a Subgerencia de Contabilidad Fin 16
FICHA N 06 1.- NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Resolución por concepto de compensación por descanso físico no gozado 2.- CODIGO DEL PROCEDIMIENTO SGRH 06 3.- FINALIDAD Realizar el pago en beneficio del trabajador 4.- BASE LEGAL Decreto Legislativo Nº 1057 D.S. 075-2008 D.S. 065-2011 5.- REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO Solicitud simple, en caso del personal de Gerencia de Seguridad Ciudadana, acta de internamiento de Prendas del Uniforme. 6.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ACT. DESCRIPCION RESPONSABLE 01 Requerimiento del interesado por Mesa de partes Usuario 02 recepciona documento enviado por mesa de partes deriva documento 03 a técnico especialista para verificación del periodo laborado 04 Técnico especialista elabora el cuadro resumen de pago Técnico 05 Técnico especialista elabora Resolución Técnico 06 Técnico especialista remite a Sub gerente de Recursos para firma de Resolución Técnico 07 entrega Resolución a Secretaría General e interesado 08 notifica a Gerencia Municipal y Gerencia de Administración 7.- DEPENDENCIAS Y PERSONAS QUE INTERVIENEN - Subgerencia de Trámite Documentario y Archivo (02) - Subgerencia de Recursos (03) 8.- TIEMPO APROXIMADO 03 días y 113 min 17
Gráfico Nº 06 RESOLUCIÓN POR CONCEPTO DE COMPENSACIÓN POR DESCANSO FÍSICO NO GOZADO RESOLUCIÓN POR CONCEPTO DE COMPENSACIÓN POR DESCANSO FÍSICO NO GOZADO Ficha Nº 6 Mesa de partes de Recursos Gerencia de Administración Gerencia Municipal Secretaría General Inicio Requerimiento del interesado por Mesa de partes recepciona documento enviado por mesa departes deriva documento a técnico especialista para verificar periodo laborado Gerencia de Administración recibe notificación de Sub gerencia de Recursos Gerencia Municipal recibe notificación de Sub gerencia de Recursos Secretaría General recepciona Resolución de la de Recursos Requerimiento del interesado por Mesa de partes Técnico especialista elaborar el cuadro resumen de pago y elabora Resolución Técnico especialista remite a Sub gerente de Recursos para firma deresolución entrega Resolución a Secretaría General e interesado notifica a Gerencia Municipal y Gerencia de Administración Fin 18
1.- NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Constancia de Servicio 2.- CODIGO DEL PROCEDIMIENTO SGRH - 07 3.- FINALIDAD Acreditar el periodo de trabajo 4.- BASE LEGAL - Decreto Legislativo Nº 1057 - Decreto Supremo 075-2008 - Decreto Supremo 065-2011 FICHA N 07 5.- REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO Solicitud simple 6.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ACT. DESCRIPCION RESPONSABLE 01 Requerimiento del interesado por Mesa de partes Usuario 02 recepciona documento presentado en mesa de partes 03 remite a Técnica Especialista 04 Técnica Especialista verifica el período laborado Técnico 05 Técnica Especialista elabora Constancia de Servicio Técnico 06 Técnica Especialista remite a para la firma del documento Técnico 07 Técnica Especialista entrega Resolución a interesado Técnico 7.- DEPENDENCIAS Y PERSONAS QUE INTERVIENEN - Subgerencia de Trámite Documentario y Archivo (02) - Subgerencia de Recursos (03) 8.- TIEMPO APROXIMADO 3 días y 28 min 19
Gráfico Nº 07 CONSTANCIA DE SERVICIO CONSTANCIA DE SERVICIO - Ficha Nº 7 Mesa de Partes inicio recepciona documento presentado en mesa de partes Requerimiento del interesado por Mesa de partes remite a Técnica Técnica Especialista verifica el período laborado Técnica Especialista elabora Constancia de Servicio Técnica Especialista remite a Sub gerencia de Recursos para la firma del documento Técnica Especialista entrega Resolución a interesado Fin 20
FICHA N 08 1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Elaboración de liquidaciones 2. CODIGO DE SERVICIO SGRH - 08 3. FINALIDAD Garantizar el pago de los beneficios adquiridos por los funcionarios 4. BASE LEGAL D. L Nº 276 y su Reglamento 5. REQUISITOS PARA OBTENER EL SERVICIO - Solicitud dirigida a Alcaldía (Adjunta formato de entrega de cargo) - Resolución de ingreso y cese de funcionario - Boletas de pago 6. DESCRIPCION DEL SERVICIO PASO POR PASO ACT. DESCRIPCION RESPONSABLE 01 El expediente ingresa por Mesa de Partes Usuario 02 Mesa de partes deriva a Alcaldía Alcaldía 03 Alcaldía deriva a la Gerencia de Administración Alcaldía 04 Gerencia de Administración remite a de Recursos Gerencia 05 revisa expediente 06 realiza una previa liquidación y se verifica que los funcionarios no adeuden nada 07 determina liquidación 08 elabora Resolución Con informe se eleva a Gerencia de Administración, 09 de contabilidad y Gerencia de Gerencia Planeamiento y Presupuesto 7. NUMERO DE DEPENDENCIAS Y NUMERO DE PERSONAS QUE INTERVIENEN - Sub Gerencia Recursos 1 persona - Gerencia de Administración - Sub Gerencia de Contabilidad 21
- Presupuesto 8. TIEMPO APROXIMADO 2 días 9. COSTO DEL SERVICIO Sin costo Gráfico Nº 08 ELABORACIÓN DE LIQUIDACIONES ELABORACIÓN DE LIQUIDACIONES - Ficha Nº 8 Mesa de partes Alcaldía Gerencia de Administración de Recursos Gerencia de Planeamiento y Presupuesto de Contabilidad Inicio Alcaldía recepciona expediente y remire a Gerencia de Administración Gerencia de Administración recepciona expediente y remite a Subgerencia de recursos recepciona expediente y revisa expediente Gerencia de Planeamiento y Presupuesto recepciona informe de Subgerencia de recursos Subgerente de Contabilidad recepciona informe de Subgerencia de recursos El expediente ingresa por Mesa de Partes Mesa de partes deriva a Alcaldía realiza una previa liquidación y se verifica que los funcionarios no adeuden nada determina liquidación elabora Resolución Con informe se eleva a Gerencia de Administración, Sub gerencia de contabilidad y Gerencia de Planeamiento y Presupuesto Fin 22
FICHA N 09 1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Elaboración de memorandos con referencias múltiples: reunión de personal, Acuerdos de Concejo, disposiciones de Alcaldía, actividades de la Sub Gerencia de Recursos (capacitación), convenios, otros 2. CODIGO DE SERVICIO SGRH - 09 3. FINALIDAD Poner en conocimiento a los trabajadores de la municipalidad las disposiciones de la Alta Dirección y las diversas actividades a llevarse a cabo. 4. BASE LEGAL Reglamento de Organización y Funciones 5. REQUISITOS PARA OBTENER EL SERVICIO - Requerimiento de la dependencia correspondiente - A iniciativa propia 6. DESCRIPCION DEL SERVICIO PASO POR PASO ACT. DESCRIPCION RESPONSABLE 01 Requerimiento a la 02 recepciona el requerimiento y se procede a la elaboración del memorando y se distribuye en todas las dependencias 03 En caso la actividad sea presencial, se convoca a todo el personal de acuerdo a la disponibilidad de tiempo Usuario 7. NUMERO DE DEPENDENCIAS Y NUMERO DE PERSONAS QUE INTERVIENEN Sub Gerencia Recursos 1 persona 8. TIEMPO APROXIMADO 30 minutos 9. COSTO DEL SERVICIO Sin costo 23
Gráfico Nº 09 ELABORACIÓN DE MEMORANDOS CON REFERENCIAS MÚLTIPLES: REUNIÓN DE PERSONAL, ACUERDOS DE CONCEJO, DISPOSICIONES DE ALCALDÍA, ACTIVIDADES DE LA SUB GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS (CAPACITACIÓN), CONVENIOS, OTROS ELABORACIÓN DE MEMORANDOS CON REFERENCIAS MÚLTIPLES: REUNIÓN DE PERSONAL, ACUERDOS DE CONCEJO, DISPOSICIONES DE ALCALDÍA, ACTIVIDADES DE LA SGRRHH (CAPACITACIÓN), CONVENIOS, OTROS Ficha Nº 9 Inicio Requerimiento a la Sub gerencia de Recursos recepciona el requerimiento y se procede a la elaboración del memorando y se distribuye en todas las dependencias En caso la actividad sea presencial, se convoca a todo el personal de acuerdo a la disponibilidad de tiempo Fin 24
FICHA N 10 1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Elaboración de licencias y/o permisos por enfermedad, permiso sin goce de haber, estudio, otros sepelio, luto, 2. CODIGO DE SERVICIO SGRH - 10 3. FINALIDAD Brindar al personal de la Municipalidad las facilidades para su recuperación y/o la oportunidad para su actualización y perfeccionamiento profesional 4. BASE LEGAL D. L. Nº 276 y Reglamento - Art. 142, 144 y 145 D. L. 1057 5. REQUISITOS PARA OBTENER EL SERVICIO - Interesado realiza el requerimiento - Solicitud dirigida a Alcaldía con atención a Subgerencia de Recursos - Certificado de incapacidad temporal o el documento que acredita su ausencia. (certificado de defunción, becas, otros) 6. DESCRIPCION DEL SERVICIO PASO POR PASO ACT. DESCRIPCION RESPONSABLE La solicitud ingresa por Mesa de Partes Mesa de Partes deriva a la Subgerencia de Recursos la Subgerencia de Recursos efectúa la verificación y se procede a elaborar el permiso/licencia Subgerencia de Recursos informa a la Gerencia de Administración A fin de mes, se eleva un Informe detallando el total de personas que han solicitado licencia/permiso 7. NUMERO DE DEPENDENCIAS Y NUMERO DE PERSONAS QUE INTERVIENEN Mesa de partes 1 persona Gerencia de Administración 1 persona Sub Gerencia Recursos 1 persona 8. TIEMPO APROXIMADO 2 días 25
Gráfico Nº 10 ELABORACIÓN DE LICENCIAS Y/O PERMISOS POR ENFERMEDAD, SEPELIO, LUTO, PERMISO SIN GOCE DE HABER, ESTUDIO, OTROS ELABORACIÓN DE LICENCIAS Y/O PERMISOS POR ENFERMEDAD, SEPELIO, LUTO, PERMISO SIN GOCE DE HABER, ESTUDIO, OTROS Ficha Nº 10 Mesa de partes Alcaldía Inicio La solicitud ingresa por Mesa de Partes Subgerencia de Recursos recepciona lasolicitud de contabilidad recepciona expediente SIAF Mesa de Partes deriva a la Subgerencia derecursos Subgerencia de Recursos efectúa la verificación y se procede a elaborar el permiso/licencia Alcaldía recepciona informe detallado del total de personas que solicitaron permiso Subgerencia de Recursos informa a la Gerencia de Administración. A fin de mes, se eleva un Informe detallando el total de personas que han solicitado licencia/permiso Fin 26
FICHA N 11 1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Elaboración de Planilla Única de Remuneraciones, Régimen Público (D.L. 276) Régimen Privado (D.L 728) y Pensionistas Régimen Pensionario (D.L. 20530). 2. CODIGO DE PROCEDIMIENTO SGRH - 11 3. FINALIDAD Cumplir con los pagos de remuneraciones del personal MDJM. 4. BASE LEGAL - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público: Concordado Decreto Legislativo Nº 276. - Ley de Fomento al Empleo Decreto Legislativo Nº 728. - Resolución Directoral No 010-97-EF/ 77.15 de 14-05-97 (publicado en el Diario Oficial El Peruano, el 15-05-97): Precisan fecha a partir de la cual dependencias del Sector Público están obligados a efectuar el pago de remuneraciones y pensiones mediante el abono en cuentas bancarias. 5. REQUISITO DE PROCEDIMIENTO Documentación del Servidor (Ficha de Personal) para el ingreso al Sistema ADAMPER.EXE (Sistema de Administración de Personal). 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PASO POR PASO. ACT. DESCRIPCION RESPONSABLE Mantenimiento y Actualización del Sistema.ADAMPER.EXE. Técnico de Sub 01 - Creación de nueva planilla en el sistema gerencia de - Mantenimiento y vaciado de los ingresos variables Recursos - Actualización de las tablas de AFP, Comisiones y Primas de Seguros 02 Confección de la Planilla de Remuneraciones en el Sistema ADAMPER.EXE. - Ingreso de data del personal nuevo para generar su planilla de Funcionarios, Empleados Nombrados, Obreros Permanentes, Pensionistas y Empleados Contratados,( En estos caso se presenta de manera eventual a los Funcionarios y Contratados Permanentes, por reincorporación judicial). Concepto Fijos - Ingresos de Conceptos de Remuneraciones - Ingreso de retenciones 5ta Categoría Técnico de Sub gerencia de Recursos 27
03 04 - Ingresos de descuentos de compromisos del trabajador, (permiso sin goce y con goce de haber) (descuentos judiciales), aportes AFP s y ONP. Conceptos Variable - Ingresos de Bonificaciones convenio de pacto colectivo, es variable de acuerdo a los meses asignados. (Escolaridad, Día de la Madre, Día del Padre, Vacaciones, Onomástico, Gratis. Julio y Diciembre, Aniv. Día del Trabajador Municipal. Aniv. del Distrito). - Descuento por faltas y tardanzas - Descuentos otros (extraordinarios). Validación y emisión de reportes de la Planilla de Remuneraciones en el Sistema ADAMPER.EXE. - Sub Gerente de RRHH, realiza el control previo y efectúa la validación de planillas. - Se realiza los reporte de planillas de remuneraciones determinadas en los siguientes formatos: Resumen General de Conceptos. Listado de Pago. Planilla de Pago. Resumen General de Concepto Asignación Económica. Reporte de Asignación Económica. Resume de Remuneración Bruta de Planillas. Remisión de las planillas de remuneración a las distintas áreas para el proceso de pago. - Remisión de Informe a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto para el proceso de Certificación Presupuestal de las planillas. (con copia de Informe a la Gerencia de Administración). - Remisión de Memorándum de las Planillas de Remuneraciones a la Sub Gerencia de Contabilidad, (con copia Gerencia de Administración y Sub Gerencia de Tesorería). - Se recibe respuesta de la cobertura presupuestal de la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, para generar el ingreso de la información de la planilla al SIAF para el compromiso del pago respectivo. - Remisión de Memorándum con el número de expediente SIAF a la Sub Gerencias de Contabilidad y Tesorería, para el devengado, giro y pago de las Planillas de Remuneraciones respectivas. de Recursos Gerencias de Apoyo y Asesoramiento 28
7. NUMERO DE DEPENDENCIAS Y NUMEROS DE PERSONAS QUE INTERVIENEN. - Gerencia de Administración. - SUB Gerencia de Recursos 3 Personas. - Sub Gerencia de Contabilidad - Sub Gerencia de Tesorería 8. TIEMPO APROXIMADO 03 días 29
Gráfico Nº 11 ELABORACIÓN DE PLANILLA ÚNICA DE REMUNERACIONES, RÉGIMEN PÚBLICO (D.L. 276) RÉGIMEN PRIVADO (D.L 728) Y PENSIONISTAS RÉGIMEN PENSIONARIO (D.L. 20530). ELABORACIÓN DE PLANILLA ÚNICA DE REMUNERACIONES, RÉGIMEN PÚBLICO (D.L. 276) RÉGIMEN PRIVADO (D.L 728) Y PENSIONISTAS RÉGIMEN PENSIONARIO (D.L. 20530). Ficha Nº 11 Mesa de partes de Recursos Gerencia de Planeamiento y Presupuesto Gerencia de Administración Sub Gerencia de Contabilidad Sub Gerencia de Tesorería Inicio Requerimiento remuneraciones de determina el Técnico especialista para Mantenimiento y Actualización del Sistema ADAMPER.EXE. Técnico especialista Crea nueva planilla en el sistema, elabora el mantenimiento y vaciado de los ingresos variables y la actualización de las tablas de AFP, Comisiones y Primas de Seguros Gerencia de Planeamiento y Presupuesto recepciona informe para el proceso de Certificación Presupuestal de las planillas. (con copia de Informe a la Gerencia de Administración) Gerencia de Planeamiento y Presupuesto da cobertura presupuestal para generar el ingreso de la información de la planilla al SIAF para el compromiso del pago respectivo. Sub Gerencias de Administración recepciona copia de Informe del proceso de Certificación Presupuestal de las planillas. Sub Gerencias de Contabilidad recepciona Memorándum con el número de expediente SIAF Sub Gerencias de Tesorería recepciona Memorándum con el número de expediente SIAF Técnico especialista Confecciona la Planilla de Remuneraciones en el Sistema ADAMPER.EXE. Con el ingreso de data del personal nuevo para generar su planilla de Funcionarios, Empleados Nombrados, Obreros Permanentes, Pensionistas y Empleados Contratados,( En estos caso se presenta de manera eventual a los Funcionarios y Contratados Permanentes, por reincorporación judicial) Validación y emisión de reportes de la Planilla de Remuneraciones en el Sistema ADAMPER.EXE. Sub Gerente de RRHH, realiza el control previo y efectúa la validación de planillas. se realiza los reporte de planillas de remuneraciones recibe respuesta de la cobertura presupuestal de la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, para generar el ingreso de la información de la planilla al SIAF para el compromiso del pago respectivo Remite Memorándum con el número de expediente SIAF a la Sub Gerencias de Contabilidad y Tesorería, para el devengado, giro y pago de las Planillas de Remuneraciones respectivas Fin 30
FICHA N 12 1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Generación de reportes en el Programa de Declaración Telemática ( PDT) 2. CODIGO DE PROCEDIMIENTO SGRH - 12 3. FINALIDAD Consolidar el pago de tributos, aportaciones, SNP en base de los ingresos por remuneraciones y otros beneficios de los trabajadores. 4. BASE LEGAL - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público: Concordado Decreto Legislativo Nº 276. - Ley de Fomento al Empleo Decreto Legislativo Nº 728. - Decreto Supremo Nº 015-2005-TR creó el Registro de Trabajadores y Prestadores de Servicios (RTPS) Planillas Electrónicas. 5. REQUISITO DE PROCEDIMIENTO - Inscripción en las Planillas Electrónicas (Padrón de Trabajadores) - Planillas de Remuneraciones Generadas Personal D.L.276, D.L.728, D.L. 20530 y D.L. 1057. 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PASO POR PASO. ACT. DESCRIPCION RESPONSABLE 01 Actualización del Sistema PDT 601- SUNAT Técnico de Sub gerencia de Recursos Técnico de Sub 02 Descarga Módulos independientes PDT, Integrador de gerencia de Planillas exe. (11.5 MB) Versión 1.92 Recursos 03 04 Creación de nueva planilla en el sistema correspondiente al mes de Periodo Tributario. Consolidación de información de planillas para generación de archivos txt. Migración. - Planilla de remuneraciones del personal Funcionarios, Empleados Nombrado, Obreros, Pensionistas y Empleados Contratados, con información por códigos y descripción PDT, para generación de archivo txt, migración. ( Información derivada del personal encargado de planillas de planta) Técnico de Sub gerencia de Recursos Técnico de Sub gerencia de Recursos 31
05 06 - Planilla de contraprestaciones del personal y Declaración de 4ta. Categoría de los Contratados Administrativos de Servicios, con información por códigos y descripción PDT, para generación de archivo txt, migración. ( Información derivada del personal encargado de planillas CAS) - Consolidación de información de la Gerencia de Tesorería planilla de 4ta. Categoría Servicios. Toda la información de planillas se remite a la Sub Gerencia de Informática para la generación de los archivos txt. y tes. Validación y emisión de reportes de la Planilla de Electrónica PDT 601. - Ingreso manual de remuneraciones de los Contratados Administrativos de servicios CAS (Remuneración y Devengado) código 67. - Migración de información de planilla Funcionarios, Empleados Nombrado, Obreros Permanentes, Pensionistas y Empleados Contratados. - Migración de información de retenciones de 4ta categoría CAS y Servicios. - Validación de información del PDT, el cual determina que la validación no presenta inconsistencias. - Se realiza los reporte de planillas Electrónica determinadas en los siguientes formatos: Formato - Resumen de declaraciones Generadas Formulario 601. Formato - Resumen de declaraciones Generadas Planilla Electrónica Formato SUNAT Declaración pago 601 Planilla Electrónica. Constancia de Presentación ( LABORAL) Remisión del PDT 601- planillas de electrónicas a las distintas áreas para el proceso de pago. - Remisión de Memorándum de las Planillas de Electrónicas PDT-601 a la Sub Gerencia de Contabilidad, (con copia Gerencia de Administración y Sub Gerencia de Tesorería), para el control previo. - Remisión de Memorándum a las Sub Gerencias de Contabilidad y Tesorería, con el archivo digital siendo archivo de EMVIO y BACKUP del mes del periodo tributario para el pago respectivo. Técnico de Sub gerencia de Recursos Gerencia y Sub Gerencia 32
7. NUMERO DE DEPENDENCIAS Y NUMEROS DE PERSONAS QUE INTERVIENEN. - Gerencia de Administración. - Sub Gerencia de Recursos 3 Personas. - Sub Gerencia de Contabilidad - Sub Gerencia de Tesorería 8.- TIEMPO APROXIMADO 03 días Gráfico Nº 12 GENERACIÓN DE REPORTES EN EL PROGRAMA DE DECLARACIÓN TELEMÁTICA ( PDT) 33
GENERACIÓN DE REPORTES EN EL PROGRAMA DE DECLARACIÓN TELEMÁTICA ( PDT) Ficha Nº 12 de Recursos Gerencia de Planeamiento y Presupuesto Gerencia de Administración Sub Gerencia de Contabilidad Sub Gerencia de Tesorería Inicio Técnico especialista de actualiza Sistema PDT 601- SUNAT, Descarga Módulos independientes PDT, Integrador de Planillas exe. (11.5 MB) Versión 1.92 y la creación de nueva planilla en el sistema correspondiente al mes de Periodo Tributario Gerencia de Planeamiento y Presupuesto recepciona informe para el proceso de Certificación Presupuestal de las planillas. (con copia de Informe a la Gerencia de Administración) Recepción de copia de Memorándum de las Planillas de Electrónicas PDT-601 de la Sub gerencia de Recursos y Memorándum, con el archivo digital siendo archivo de EMVIO y BACKUP del mes del periodo tributario para el pago respectivo Sub Gerencia de Contabilidad recepcionas de la de Recursos el Memorándum de las Planillas de Electrónicas PDT-601 a la, 1 Recepción de copia de Memorándum de las Planillas de Electrónicas PDT-601 de la Sub gerencia de Recursos y Memorándum, con el archivo digital siendo archivo de EMVIO y BACKUP del mes del periodo tributario para el pago respectivo Consolidación de información de planillas para generación de archivos txt. Migración Planilla de remuneraciones del personal Funcionarios, Empleados Nombrado, Obreros, Pensionistas y Empleados Contratados, con información por códigos y descripción PDT; Planilla de contraprestaciones del personal y Declaración de 4ta. Categoría de los Contratados Administrativos de Servicios, con información por códigos y descripción PDT, para generación de archivo txt, migración. Consolidación de información de la Gerencia de Tesorería planilla de 4ta. Categoría Servicios 1 1 Validación y emisión de reportes de la Planilla de Electrónica PDT 601 Ingreso manual de remuneraciones de los Contratados Administrativos de servicios CAS (Remuneración y Devengado) código 67 Migración de información de planilla Funcionarios, Empleados Nombrado, Obreros Permanentes, Pensionistas y Empleados Contratados Migración de información de planilla Funcionarios, Empleados Nombrado, Obreros Permanentes, Pensionistas y Empleados Contratados. Migración de información de retenciones de 4ta categoría CAS y Servicios. Validación de información del PDT, el cual determina que la validación no presenta inconsistencias. Se realiza los reporte de planillas Electrónica realiza la remisión del PDT 601- planillas de electrónicas a las distintas áreas para el proceso de pago Fin (1) 34