UNIDAD 3 ESTRUCTURAS Introducción a la unidad Una vez que se ha concluido la etapa de planeación estratégica y táctica de la organización, la definición de los planes, las estrategias, objetivos, programas y procedimientos que se llevarán a cabo, tenemos que dotar de una estructura orgánica que le permita a la empresa llegar como fin último a la misión que se planteó. El diseñar una estructura implica definir puestos, niveles jerárquicos, líneas de comunicación, asignar funciones y actividades, determinar la autoridad y responsabilidad, entre otros elementos. En esta unidad, aprenderás a diseñar diferentes tipos de estructuras orgánicas, como la estructura funcional, por equipos, matricial y por proyectos. También nos adentraremos al estudio de organizaciones virtuales. Con los aprendizajes anteriores, estarás en posibilidad de diseñar la estructura orgánica más adecuada para cada organización. Objetivo particular de la unidad Al término de la unidad, el alumno podrá: Reconocer la importancia que tiene la estructura orgánica para las empresas e identificar los diferentes tipos de estructuras. 1
LO QUE SÉ Entra al foro de discusión Estructuras y explica en qué consiste la organización formal y qué características tiene este tipo de organización. Pulsa el botón Colocar un nuevo tema de discusión aquí; pon en el apartado Asunto el título de tu aportación, redacta tu comentario en el área de texto y haz clic en Enviar al foro. Temas de la unidad III 1 Estructura simple 2. Estructura funcional 3. Estructura de divisiones 4. Estructura de equipos 5. Estructura de matriz y de proyectos 6. Organización sin límites 6.1. Organización virtual 6.2. Organización de red 6.3. Organización modular. 7. La organización que aprende 2
Resumen de la unidad ESTRUCTURAS La organización que aprende Estructura simple Organización sin límites Estructuras de matriz y de proyectos Estructuras Estructura de equipos Estructura funcional Estructura de divisiones 3
Tema 1. Estructura simple Objetivo del tema Definir e identificar la estructura simple dentro de las empresas. Desarrollo Estructuras Para alcanzar sus objetivos, las organizaciones necesitan contar con una estructura orgánica. En el tema 1, aprendiste la forma más sencilla de estructurar una empresa, la departamentalización. La estructura orgánica es ese listado de áreas, puestos y niveles jerárquicos de una empresa. Por ejemplo, la estructura orgánica de una empresa comercial podría ser: 1. Dirección general 2. Gerencia de mercadotecnia 2.1. Departamento de ventas 2.2. Departamento de publicidad y promoción 2.3. Departamento de distribución 3. Gerencia de recursos humanos 3.1. Departamento de reclutamiento y selección 3.2. Departamento de contratación y nómina 3.3 Departamento de desarrollo 4. Gerencia de finanzas 4.1. Departamento de presupuestos y tesorería 4.2. Departamento de contabilidad 4.3. Contraloría Para facilitar su comprensión y lectura se han elaborado organigramas, pero, qué es un organigrama? Organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa. Los organigramas son el instrumento idóneo para expresar y transmitir de manera gráfica y objetiva la composición de una organización. Asimismo, señalan la vinculación entre las áreas, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad, comunicación y el tramo de control. 4
Estructura simple Como aprendiste en el tema anterior, la forma más sencilla de estructurar una empresa es mediante la departamentalización. Este tipo de estructura se utiliza en las empresas pequeñas y medianas, es decir, en las empresas familiares que dan un orden a las funciones que realizan; mediante la división del trabajo, asignan a cada puesto la autoridad y responsabilidad, establecen líneas de mando y comunicación y, en su caso, las ubican en un nivel jerárquico. También agrupan las actividades de la misma naturaleza en diferentes áreas. Si tienes alguna duda sobre este tema, recuerda el tema de departamentalización que acabas de leer en esta materia. 5
ESTRUCTURA SIMPLE GERENCIA DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE VENTAS DEPARTAMENTO DE PRODUCCION ACTIVIDAD 1 Investiga en el medio en que te desenvuelves diariamente el nombre de dos empresas que cuenten con estructura simple y grafica su organigrama. No olvides incluir los datos de las empresas que investigaste. Realiza esta actividad en un procesador de textos, guárdala en tu computadora y, una vez concluida, presiona el botón Examinar, localiza el archivo, selecciónalo y haz clic en Subir este archivo para guardarlo en la plataforma. 6
Bibliografía básica Autor Capítulo Páginas Sitios electrónicos Sitio Descripción 7
Tema 2. Estructura funcional Objetivos del tema Definir cómo se encuentra constituida la estructura funcional en las empresas. Desarrollo A la estructura funcional también se le llama funcional o de Taylor. Las personas se agrupan en departamentos tomando como base las habilidades y actividades de trabajo comunes, como en un departamento de ingeniería o un departamento de presupuestos. ESTRUCTURA FUNCIONAL DIRECCIÓN GENERAL 1. Cumplir los acuerdos de la junta administrativa. 2. Vigilar el cumplimiento de los programas. 3. Coordinar a las direcciones. 4. Formular el proyecto del programa general. DIRECCIÓN TÉCNICA 1. Evaluar y controlar la aplicación y desarrollo de los programas. 2. Formular el programa anual de labores. 3. Dirigir las labores administrativas de su área. DIRECCIÓN FINANCIERA 1. Obtener los resultados necesarios. 2. Formular el programa anual de financiamiento. 3. Dirigir las labores administrativas de su área. DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y COORDINACIÓN 1. Establecer relaciones de asistencia promocional. 2. Establecer relaciones de cooperación y apoyo. 3. Supervisar el departamento de compras. 4. Formular el programa de trabajo. 5. Organizar y coordinar seminarios. FUENTE: FRANKLIN FINKOWSKY, Enrique Benjamín, Organización de empresas, México, Mc GrawHill, 2004. 8
ACTIVIDAD 1 Elabora un organigrama de un restaurante pequeño, basándote en la estructura funcional. Realiza esta actividad en un procesador de textos, guárdala en tu computadora y, una vez concluida, presiona el botón Examinar, localiza el archivo, selecciónalo y haz clic en Subir este archivo para guardarlo en la plataforma. Autoevaluación Escribe en el espacio en blanco la palabra que complete la oración. Para alcanzar sus objetivos, las organizaciones necesitan contar con una. Este tipo de estructura enlista áreas, puestos y de una empresa. El se refiere a la representación gráfica de la estructura de una empresa. Son el instrumento idóneo para expresar y transmitir de manera objetiva la composición de una organización. La forma más sencilla de estructurar una empresa es mediante la. Este tipo de estructura se conoce como estructura. En la estructura, o de Taylor, se agrupan a las personas en departamentos tomando como base las habilidades o actividades de trabajo comunes. 9
Bibliografía básica Autor Capítulo Páginas Sitios electrónicos Sitio Descripción 10
Tema 3. Estructura de divisiones/tema 4. Estructura de equipos/ Tema 5. Estructura de matriz y de proyectos Objetivos del tema Definir e identificar las estructuras de divisiones o divisional, la estructura de equipos, la estructura de matriz y la de proyectos. Desarrollo 3. Estructura de divisiones Este tipo de estructura se utiliza en empresas de mayor magnitud, donde la estructura departamental ya no le permite cumplir con sus objetivos. Este tipo de empresas ya no cuentan con un solo producto (por ejemplo leche) sino que manejan una línea de productos, una diversidad de programas o no operan solamente en un país. Por ejemplo, la empresa no sólo produce leche, también produce crema, yogur, mantequilla, etc., por lo que se crean divisiones independientes unas de otras con base en los productos que maneja la empresa. Cada una de las divisiones cuenta con sus áreas propias que permiten llevar a cabo sus funciones autónomamente. Las funciones estratégicas, como pueden ser la planeación, las finanzas, se engloban en el corporativo y tanto la planeación estratégica administrativa como la financiera parten del corporativo, dando instrucciones a cada una de las divisiones. Para adoptar este tipo de estructura, es necesario que el administrador tome en cuenta que cada una de las divisiones opera como pequeña empresa. Si ves el organigrama que te estamos presentando, podrás observar que se duplican, aparentemente, las áreas, por ejemplo producción, ventas, etc. Lo que sucede es que, al dedicarse cada división a la producción de un producto en específico, necesita llevar a cabo esas funciones. Algunos especialistas opinan que esto 11
representa un alto costo para la empresa, pero, como hemos establecido desde el inicio del tema de estructuras, la estructura es un traje a la medida para la empresa, por lo que el administrador deberá evaluar el costo-beneficio de adoptar una u otra estructura para la empresa que está administrando. El adoptar este tipo de estructura trae consigo que, en caso de que alguna de las divisiones tenga pérdidas, el corporativo las absorbe, compartiendo con las demás divisiones la pérdida, lo que trae consigo que la pérdida se diluya, ya que el resto de la empresa la absorbe. ESTRUCTURA POR DIVISIONES DIRECCIÓN GENERAL Planeación estratégica Finanzas Mercadotecnia DIVISIÓN LÁCTEOS Recursos humanos Producción Ventas DIVISIÓN CEREALES Recursos humanos Producción Ventas DIVISIÓN CHOCOLATES Recursos humanos Producción Ventas 4. Estructura de equipos Las empresas, al enfrentarse a la globalización y la competencia, han comprobado que, con el trabajo en equipo, se llevan a cabo las estrategias planteadas por la dirección con una mayor efectividad. Así mismo, las empresas que han adoptado una filosofía de calidad y trabajan por círculos de calidad, mejora continua, en 12
ocasiones adoptan la estructura en equipo. Este tipo de estructura, a diferencia de las estructuras diseñadas con base en las funciones individuales realizadas en cada puesto o en cada área, asigna funciones a un grupo de personas llamada equipo para que realicen funciones específicas y se coordinen con las demás áreas de la empresa. Los equipos abarcan todos los niveles de la organización, desde el nivel directivo hasta el operativo. ESTRUCTURA DE EQUIPOS LIDERES DE EQUIPO DIRECCIÓN MIEMBROS DEL EQUIPO INGENIERIA MERCADOTECNIA FINANZAS RECURSOS HUMANOS PRODUCCIÓN PRODUCCIÓN PRODUCCIÓN Fuente: FRANKLIN FINKOWSKY, Enrique Benjamín, Organización de empresas, México, Mc Graw Hill, 2004. 5. Estructura de matriz y de proyectos La estructura matricial la adoptan, por lo general, las empresas que trabajan por proyecto. Una de las características de la estructura matricial es que cada puesto o área tiene una doble línea de mando, es decir, recibe órdenes de dos jefes, uno que cuenta con autoridad funcional y otro con autoridad lineal, lo que supone una 13
rejilla, matriz o red donde se comparte la toma de decisiones entre dos jefes, como lo muestra el organigrama. Con el objeto de evitar conflictos, ya que cada empleado recibe órdenes y ejecuta lo que le indican dos jefes, es indispensable la delimitación de autoridad de cada jefe, así como una descripción detallada de funciones de cada puesto. Esta información se incluye en manuales administrativos. Actualmente, en las empresas existen dos modalidades: en algunas entidades, la estructura de matriz y de proyecto es permanente; la otra modalidad es cuando en una empresa se crea una estructura matricial y de proyecto, precisamente para llevar a cabo un proyecto y, cuando se concluye éste, se desintegra la estructura, volviéndose a definir la estructura matricial cuando se presente otro proyecto. 14
ESTRUCTURA MATRICIAL Y DE PROYECTO DIRECCION GENERAL Figura 3.24 INGENIERIA INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO MERCADOTECNIA FINANZAS RECURSOS HUMANOS EQUIPO A PRODUCTO GERENTES DE EQUIPO EQUIPO B PRODUCTO EQUIPO C PRODUCTO EQUIPO D PRODUCTO Fuente: FRANKLIN FINKOWSKY, Enrique Benjamín, Organización de empresas, México, Mc Graw Hill, 2004. Como conclusión al tema, es importante que tomes en cuenta que cada empresa debe diseñar su estructura organizacional a su medida (es un traje a la medida) conforme a sus necesidades: de operación, giro, de tamaño, número de empleados, mercado, competencia, área geográfica, entre otros. Tú, como futuro administrador, al terminar este tema, conocerás diferentes estructuras que en la vida real, en las empresas, se presentan de diversas formas. En la empresa pequeña y mediana, por lo regular, se adoptan estructuras simple o funcional. En las empresas especializadas y la gran empresa, su estructura por lo general es una combinación de una o más tipos de estructuras, por ejemplo: puedes observar que algunas comercializadoras operan con un corporativo, su estructura es divisional y en los niveles operativos tienen una estructura 15
departamental; en otros casos, como en algunos bancos, se combinan las unidades de negocios con la funcional. ACTIVIDAD 1 Investiga e identifica, en las empresas que visitas normalmente en tu vida diaria (restaurantes, supermercados, cualquier otra empresa grande), cuál de ellas se encuentra organizada con una estructura de divisiones, por equipos, de matriz y de proyectos. Coloca esta información en un cuadro. EMPRESA TIPO DE ESTRUCTURA Elabora el organigrama de cada una. Menciona las fuentes que hayas empleado (puedes incluir la observación como herramienta, en caso de que no encuentres información documentada). Realiza esta actividad en un procesador de textos, guárdala en tu computadora y, una vez concluida, presiona el botón Examinar, localiza el archivo, selecciónalo y haz clic en Subir este archivo para guardarlo en la plataforma. 16
Autoevaluación Responde si son verdaderas (V) o falsas (F) las siguientes aseveraciones. Una vez que concluyas, obtendrás tu calificación de manera automática. Verdadera Falsa 1. La estructura administrativa contempla áreas, puestos, niveles jerárquicos, líneas de autoridad y comunicación, entre otros elementos. 2. El organigrama es la representación gráfica de la estructura de una entidad. 3. A la estructura funcional también se le llama Tayloriana. 4. La estructura divisional puede graficarse por producto o por proceso. 5. Cada una de las divisiones de la estructura divisional opera en forma autónoma, como si fuera una pequeña empresa. 6. En la estructura por equipos, el personal lleva a cabo sus funciones en forma independiente. 7. En la estructura matricial, se presenta una cadena dual de mando. 17
Bibliografía básica Autor Capítulo Páginas Sitios electrónicos Sitio Descripción 18
Tema 6. Organización sin límites Objetivo del tema Identificar la organización virtual, de red y modular. Desarrollo Organización virtual Con la globalización, el crecimiento y diversificación de las organizaciones, las empresas necesitan adoptar nuevas formas de estructura que le permitan reducir costos de operación, al tiempo de tener una mayor cobertura. Ya no se piensa en estructuras rígidas sino en estructuras flexibles que se puedan adaptar al cambio constante del medio ambiente, pues se elimina el orden burocrático de la estructura Weberiana, dando paso a una estructura flexible, donde se toma como base la imagen corporativa y el medio ambiente donde actúa. Hablamos de un cambio de paradigma donde la estructura se define y conforma durante el tiempo de un proyecto, el número de trabajadores es muy reducido, pueden estar cada uno de ellos en diferentes países realizando sólo las actividades de tipo estratégico y, mediante outsourcing, realizan las demás funciones de la empresa. Por ejemplo, una empresa productora de ropa puede estar conformada sólo por cuatro personas encargadas de la parte corporativa estratégica: la dirección, planeación, la función financiera y la logística. Puede estar ubicada en la Cd. de México, la tela y los diseños pueden ser producidos en París, la maquila en China y, de este punto, distribuir a todo el mundo. Es posible lograr esto con una estructura pequeña, donde la base es la comunicación vía web; si los proyectos continúan, la empresa permanece y, si no es el caso, desaparece y se conforma otra según del negocio de que se trate. 19
Organización de red Para poder estructurar una organización virtual, nos tenemos que basar en una estructura de red, consistente en un cuerpo corporativo estratégico de operaciones que planea, dirige y coordina las funciones estratégicas de la empresa y que, a través de las subcontrataciones a nivel nacional o mundial, se allega de toda una estructura y personal que lleva a cabo las funciones tácticas y operativas de la empresa. Este tipo de organización la adoptan las empresas con la visión de disminuir costos, aprovechando la globalización, así como el internet. Por ejemplo: tenemos una gran empresa en México, su giro es industrial, produce ropa, cuenta con un corporativo en Monterrey, ahí se definen y se toman las decisiones estratégicas, como la planeación estratégica, el aspecto financiero,y el diseño de la ropa, la mezcla de mercadotecnia, entre otros. Una vez aprobada la planeación tanto financiera como administrativa vía internet, se comunican con una empresa en Coahuila, México, para que surtan de tela a la empresa X, localizada en China; esta empresa maquila el producto, lo corta y cose, de acuerdo con los patrones que le envió el corporativo en México. También se contrata a otra empresa en China para que distribuya la ropa a diversas partes del mundo. La publicidad la produce una firma de Estados Unidos; entonces tenemos que la red la componen las relaciones y las empresas contratadas que participan en los diferentes procesos como el cortado, cosido, acabado y la distribución. En vez de que la empresa mexicana cuente con una planta de producción, una flota vehicular para distribución, un área de mercadotecnia que abarque diferentes mercados y países, realiza contrataciones y alianzas con diversas empresas formando una estructura de red mundial y virtual porque la estructura no existe 20
como tal sino sólo en forma digital: en el intercambio electrónico de datos y en las relaciones de trabajo. Organización modular Es una variación de la organización en equipo y opera con módulos interdependientes. No existen las jerarquías como las conoces hasta ahora, pues la jerarquía se da conforme a los flujos de trabajo. Se tiene un módulo central o directivo y todos los demás módulos o unidades de negocios se establecen a su alrededor. 21
ACTIVIDAD 1 Haz una lista de las características de la estructura de funciones y compáralas con las características de la estructura virtual. Para enviar tu actividad, pulsa Editar mi envío y se mostrará un editor de texto en el que deberás redactar tu información. Cuando termines, guarda tu tarea haciendo clic en Guardar cambios. ACTIVIDAD 2 Enlista las características de la organización de red y, basándote en el organigrama por funciones que diseñaste en el tema 2 de esta unidad, elabora esta misma estructura, pero aplicando las características de la organización de red y una segunda con las características de la organización modular. Realiza esta actividad en un procesador de textos, guárdala en tu computadora y, una vez concluida, presiona el botón Examinar, localiza el archivo, selecciónalo y haz clic en Subir este archivo para guardarlo en la plataforma. 22
ACTIVIDAD 3 Responde la siguiente pregunta en el foro de discusión Organización sin límites y fundamenta tu respuesta de manera breve. La organización virtual cuenta físicamente con las áreas básicas de toda empresa, como finanzas, recursos humanos, mercadotecnia y producción? Pulsa el botón Colocar un nuevo tema de discusión aquí; pon en el apartado Asunto el título de tu aportación, redacta tu comentario en el área de texto y haz clic en Enviar al foro. Bibliografía básica Autor Capítulo Páginas Sitios electrónicos Sitio Descripción 23
Tema 7. La organización que aprende Objetivo del tema Definir e identificar la organización que aprende. Desarrollo Las organizaciones que aprenden son las empresas que han asumido que el cambio es lo único constante, por lo que no sólo debe prever o adaptarse al cambio sino ella misma provocarlo; para ello, han adoptado diversas estrategias, como trabajar en equipo, bajo una filosofía real de calidad, cuyo punto de partida y llegada sea la innovación. El personal posee la característica básica de ser proactivo; por lo tanto, siempre se crean sinergias. Estas empresas son sistemas abiertos al cambio de paradigmas, a la investigación y al desarrollo del personal hacia nuevos niveles de vida. Para lograr esto, se llevan a cabo procesos mediante los cuales los directivos realizan una búsqueda constante para que los empleados mejoren su capacidad, aprendiendo y adquiriendo nuevas competencias para aumentar la efectividad en el desarrollo de sus funciones. En las organizaciones que aprenden, los directivos ejercen un liderazgo proactivo y participativo, con el fin de que el personal a su cargo busquen mejorar el deseo y la capacidad para realizar sus actividades con eficacia y eficiencia. Una organización que aprende determina su misión, cultura organizacional, estrategia y estructura, con el objeto de facilitar y optimizar el proceso de aprendizaje de sus integrantes. Los niveles de aprendizaje en cualquier tipo de organización, pública o privada, un hospital o una industria, se dan en forma individual, grupal, organizacional e interorganizacional. En todos estos niveles, se deben promover estrategias y procesos 24
particulares de aprendizaje; no hay recetas, las estrategias varían de una empresa a otra, dependiendo de los valores, costumbres, grado de especialización, giro, tamaño, tecnología y mercado de la entidad de que se trate. Al promover el aprendizaje en estos niveles, los directivos pueden crear una organización que aprende que provoque y facilite su adaptación al cambio, creando valor en los procesos estratégicos y de valor agregado que se realizan en la empresa, obteniendo una mayor efectividad en el logro de los objetivos tanto personales como de la empresa. ACTIVIDAD 1 Haz un listado de las características de la organización que aprende, compara estas características con cinco características de las pymes mexicanas. Realiza esta actividad en un procesador de textos, guárdala en tu computadora y, una vez concluida, presiona el botón Examinar, localiza el archivo, selecciónalo y haz clic en Subir este archivo para guardarlo en la plataforma. 25
Autoevaluación Responde si son verdaderas (V) o falsas (F) las siguientes aseveraciones. Una vez que concluyas, podrás observar tus aciertos. Verdadera Falsa 1. La organización virtual puede desintegrarse cuando se termina un proyecto y puede formar otra estructura virtual. 2. Es recomendable que la organización virtual tenga una estructura de red. 3. Las organizaciones abiertas son aquellas que aprenden del medio ambiente. 4. La organización de red es un conjunto de administradores que planean todo lo que se hace en la empresa. 5. En la organización modular no existen jerarquías como las conocemos hasta ahora, ya que éstas se dan conforme a los flujos de trabajo. 26
Bibliografía básica Autor Capítulo Páginas Sitios electrónicos Sitio Descripción 27
Cuestionario de la Unidad Contesta el siguiente cuestionario Elabóralo en tu equipo personal y posteriormente súbelo al sitio. 1. Define qué es la estructura organizacional. 2. Por qué es importante para una empresa contar con una estructura clara y bien definida? 3. Escribe la definición de organigrama. 4. Cuál es la forma más simple de estructurar una empresa? 5. En qué consiste la departamentalización? 6. Define qué es una estructura funcional. 7. Menciona dos características de la estructura divisional. 8. Cuál es la base de la base de la estructura por equipo? 9. En que consiste la estructura virtual? 10. Según tu criterio, cuál es el tipo de estructura que tiene un mayor grado de adaptabilidad al medio ambiente tan cambiante? Descarga archivo CUESTIONARIO_U3_final Realiza esta actividad en un procesador de textos, guárdala en tu computadora y, una vez concluida, presiona el botón Examinar, localiza el archivo, selecciónalo y haz clic en Subir este archivo para guardarlo en la plataforma. 28
LO QUE APRENDÍ En el foro de discusión Estructuras, menciona los tipos de estructuras que aprendiste en esta unidad y responde la siguiente pregunta: Qué criterios debe tomar en cuenta un administrador para definir cuál es el tipo de estructura orgánica más adecuado para una empresa? Pulsa el botón Colocar un nuevo tema de discusión aquí; pon en el apartado Asunto el título de tu aportación, redacta tu comentario en el área de texto y haz clic en Enviar al foro. 29
Glosario de la unidad Autoridad funcional Es la autoridad delegada en un área o en una persona, tomando en cuenta su especialidad o conocimientos en un área de conocimiento. En el organigrama, representa la relación de autoridad de un especialista sobre un empleado. Autoridad lineal Es la relación de autoridad directa que existe entre un jefe y un subordinado. Estructura orgánica La estructura orgánica es el listado de áreas, puestos y niveles jerárquicos de una empresa. Organigrama Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa. Outsourcing Es la subcontratación de personas o de servicios para que presten sus servicios. Pymes Así se denomina a las pequeñas y medianas empresas en México. 30
MESOGRAFÍA Bibliografía básica Bibliografía complementaria Sitios electrónicos 31