Guía Rápida Intelisis 2009 INTELISIS MÉXICO, D.F. Av. Reforma No 2654 Colonia Lomas Altas, C.P. 11950 Contáctanos Tel: + 52 (55) 50 81 12 12 Fax:+ 52 (55) 50 81 12 13 Web Sites - www.intelisis.com - desarrollo.intelisis.com Software Development Contacto Pedro Rodriguez prodriguez@intelisis.com Fuente Jesus Leyra jleyra@intelisis.com.mx
IMSS DESDE SU EMPRESA Edición # 1
Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión 2009 Fecha de Emisión 27/01/2009 Elaboró Pedro Rodríguez Revisó Marco A. Béjar Manuel Ramírez Jesús Leyra Validó Romelia Jaramillo.
ÍNDICE ÍNDICE... 4 I. INTRODUCCIÓN... 5 1.1 Objetivo... 5 II. BENEFICIOS DEL IDSE.... 5 III. REQUERIMIENTOS.... 6 IV. CONFIGURACIÓN.... 6 V. REGISTRO PATRONAL POR NIVELES... 12 5.1 Nivel Empresa... 13 5.2 Nivel Sucursal... 14 5.3 Nivel Puesto... 16 5.4 Nivel Categoría.... 18 5.5 Nivel Persona.... 20 VI. REGISTRO PERSONAL... 21 VII. ENVÍO DE MOVIMIENTOS AFILIATORIOS... 27 VIII. RESPUESTA DEL IMSS DE LOS MOVIMIENTOS ENVIADOS... 34
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 5 de 36 I. INTRODUCCIÓN Transmitir los movimientos Afiliatorios de los trabajadores al IMSS (Altas ó Reingresos, Bajas y Modificaciones de salario) por Internet de manera rápida, confiable, segura y a cualquier hora a través de Intelisis. Siendo posible realizar directamente el envío de avisos de bajas, modificaciones de salario y reingresos de los trabajadores al IMSS a través de Internet, sin necesidad de utilizar aplicaciones adicionales o archivos intermedios. Intelisis envía directamente tus movimientos afiliatorios al IMSS sin costo alguno y además cuenta con una Bitácora para el registro automatizado de todos los movimientos con acuses de recibo y acuses de respuesta donde se podrá visualizar en una sola pantalla el status de cada uno de los movimientos, también te permite la impresión de los comprobantes para ser entregados a los trabajadores. 1.1 Objetivo El presente documento servirá de base para el conocimiento y manejo de Envío de Movimientos Afiliatorios al IMSS desde su Empresa (IDSE Firma Digital) ayudando a la Administración de Recursos Humanos en su Empresa. II. BENEFICIOS DEL IDSE. Facilidad de uso. Evita recaptura de información. Rapidez en el envío y recepción de los movimientos. Reducción de errores, ya que toma los datos directamente del sistema. Reducción de costos operativos. Simplificación del procedimiento. Se podrá consultar la información de los acuses de recepción y respuesta emitidos por el IMSS. Actualización oportuna y confiable de la información. Sin programas adicionales: de Intelisis a las computadoras del IMSS. Es posible enviar la información a cualquier hora, los 365 días del año, sin salir de la oficina. Seguridad en el manejo y envío de la información. Notificaciones puntuales al IMSS, evitando multas, aclaraciones y recargos.
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 6 de 36 III. REQUERIMIENTOS. Conexión y acceso a Internet. Cumplir con los requisitos del IMSS para llevar a cabo el envío de movimientos afiliatorios a través de Internet. Inscribirse en el IMSS (Subdelegación correspondiente) al programa IDSE (IMSS desde su Empresa). IV. CONFIGURACIÓN. 1. Acceder a Intelisis con la cuenta con los privilegios necesarios del Sistema. Al desplegar la barra del menú, seleccionar Configurar / Empresas / Usuarios. Seleccionar está opción. Acceso a Empresas. 2. En la ventana ABRIR EMPRESAS dar clic en o presionar las teclas [Alt + N]. Clic en Abrir. Tablero de control Empresas.
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 7 de 36 4. Accesar a la CONFIGURACIÓN MODULOS en: Edición / Configuración Módulos. Acceso a Configuración Módulos 5. En la ventana desplegada posicionarse en la pestaña de Recursos Humanos (RH) y capturar la información requerida: Campo Descripción Conciliar IDSE: Ruta: Al activar el check manda los mensajes Afiliatorios al IMSS de forma automática. Indicar la ruta de la carpeta en donde se alojará la información (Capturar DatosIdse) Activar el Check. Capturar la ruta Configuración Módulos RH
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 8 de 36 6. En la Carpeta de la versión (Intelisis) se deberá de crear una carpeta llamada DatosIdse Creación de Carpeta DatosIDse 7. Ingresar a la carpeta citada en el paso anterior y pegar el Certificado Digital: C: \Intelisis \DatosIdse Ejemplos de Certificados Digitales; es uno por cada Registro Patronal que la Empresa tenga dado de alta. Localización de Certificados Digitales Nota: Para obtener el Certificado Digital recordar que se debe de Inscribir en el IMSS (Subdelegación correspondiente) al programa IDSE (para mayores detalles ingresar a la página http://idse.imss.gob.mx/certificacion )
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 9 de 36 8. Ingresar a catálogo de REGISTRO PATRONAL: Menú Principal /Recursos Humanos / Registro Patronal Acceso a Registro Patronal 9. En la pantalla de captura del REGISTRO PATRONAL capturar la siguiente información: Campo Registro Patronal: Certificado: Usuario: Contraseña: Descripción Ingresar el Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE) que el Seguro Social le brinda al patrón. Capturar la ruta en la que se localiza físicamente el Certificado Digital. Nota: Al final de la ruta se deberá de capturar el nombre del archivo con extensión pfx. Registrar la llave privada (clave) que también otorga el IMSS. Password de la llave privada. Nota: En caso de que la empresa cuente con más de un Registro Patronal se deberán de capturar todos en este catálogo.
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 10 de 36 Ruta. Nombre del Archivo. Configuración del Registro Patronal 10. Para guardar los cambios presionar el botón y en la siguiente ventana oprimir Confirmación de Cambios 11. Ingresar al catálogo de CONCEPTOS para ello seguir la ruta: Menú Principal / Configurar / Conceptos / Recursos Humanos
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 11 de 36 Seleccionar esta opción. Acceso a Conceptos 12. Dar de alta el concepto Sueldo y presionar para preservar los cambios. Guardar cambios. Capturar el concepto. Alta de Concepto
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 12 de 36 V. REGISTRO PATRONAL POR NIVELES 13. Ingresar a las PROPIEDADES DE LA NOMINA para su configuración: Menú Principal / Configurar / Nomina / Propiedad de la Nomina Acceso a Propiedades de la Nómina 14. En la rama clasificadora dar clic en la carpeta del IMSS, posicionarse en el campo Registro Patronal y activar los chec dependiendo de las necesidades y giros de cada Empresa.
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 13 de 36 4. Guardar cambio. 1. Seleccionar carpeta IMSS. 2. Posicionarse en este campo. 3. Activar las banderas en función de las necesidades de la Empresa dependiendo de en que nivel se desee que este el Registro Patronal. Activación del Registro Patronal por Nivel. Nota Importa: Esto mismo aplica para el Número Guía. 5.1 Nivel Empresa 15. Una vez activado el chec indicado en el paso 14, ingresar a la EMPRESA en la ruta: Menú Principal / Configuración / Empresas / <Seleccionar la Empresa> / <Botón ABRIL> / Fiscal
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 14 de 36 2. Presionar el icono para guardar los cambios. Indicar el Registro Patronal para usarlo a nivel Empresa. Registro Patronal a nivel Empresas. 5.2 Nivel Sucursal 16. Se debe de prender la bandera (paso 14 del presente manual) e ingresar a la SUCURSAL a través de la ruta: Menú Principal / Configuración / Sucursales / <Seleccionar la Sucursal> / <Botón ABRIL> / Fiscal
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 15 de 36 1. Seleccionar la Sucursal. 2. Presionar el icono Abrir. Tablero Control Sucursal 17. Entrar a la ventana de las PROPIEDADES DE LA NOMINA en la ruta: Menú Edición / Propiedades de la Nómina Escoger está opción. Acceso a Propiedades Nómina 18. Posicionarse en la pestaña del IMSS y capturar los datos a continuación citados: Campo # Guía: Registro Patronal: Descripción Ingresar el número que proporciona el Seguro Social el cual está en función a la subdelegación de la sucursal en la que el IMSS se localiza. Nota: Si no se conoce colocar cinco ceros. Ingresar el Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE) que el Seguro Social le brinda al patrón.
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 16 de 36 1. Seleccionar pestaña. 3. Guardar los cambios. 2. Indicar el Registro Patronal y Número de Guía para usarlo a nivel Sucursal. Registro Patronal a nivel Sucursal. Nota: Este es el que se utiliza de forma más frecuente en las empresas. 5.3 Nivel Puesto 19. Activo el chec del paso 14, ingresar al catálogo de PERSONAL en la ruta a continuación citada: Menú Principal / Cuentas / Personal / Personal / <Seleccionar el Personal> / <Botón ABRIL> Acceso al Catálogo de Puestos. Seleccionar esta opción.
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 17 de 36 20. Ingresar al catálogo de PUESTOS DE TRABAJO: Maestros / Puestos. 1. Posicionarse en el Puesto. 2. Dar clic en Propiedades. Catálogo de Puestos. 21. Accesar a las PROPIEDADES del Puesto en la pestaña IMSS para su registro. 3. Guardar cambios. 1. Localizar pestaña. 2. Capturar Registro Patronal a nivel Puesto. Registro Patronal a nivel Puesto. 22. En la pestaña Recursos Humanos seleccionar el Puesto y guardar los cambios.
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 18 de 36 1. Localizar pestaña. 3. Guardar cambios. 2. Elegir el Puesto. Configurar Registro Patronal por Puesto. 5.4 Nivel Categoría. 23. Prendido el chec del paso 14, ingresar al catálogo de PERSONAL en la ruta a continuación citada: Menú Principal / Cuentas / Personal / Personal / <Seleccionar el Personal> / <Botón ABRIL> Acceso al catálogo Categorías. Seleccionar esta opción.
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 19 de 36 24. Ingresar al catálogo de CATEGORÍAS DEL PERSONAL: Maestros / Categorías. 1. Posicionarse en la Categoría. 2. Dar clic en Propiedades. Catálogo de Categorías. 25. Accesar a las PROPIEDADES de la Categoría en la pestaña IMSS para su registro. 3. Guardar cambios. 2. Capturar Registro Patronal a nivel Categoría. 1. Localizar pestaña. Registro Patronal a nivel Categoría. 26. En la pestaña Recursos Humanos seleccionar la Categoría y guardar los cambios.
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 20 de 36 1. Localizar pestaña. 3. Guardar cambios. 2. Seleccionar la Categoría. Configurar Registro Patronal por Categoría. 5.5 Nivel Persona. 27. Activa la bandera (paso 14 del presente manual), ingresar al catálogo de PERSONAL en la ruta a continuación citada: Menú Principal / Cuentas / Personal / Personal / <Seleccionar el Personal> / <Botón ABRIL>. Ingresar al catálogo de PROPIEDADES: Edición / Propiedades. Acceso a Propiedades. Seleccionar esta opción.
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 21 de 36 28. Accesar a la pestaña IMSS para su configuración. 3. Guardar cambios. 2. Capturar Registro Patronal a nivel Persona. 1. Localizar pestaña. Registro Patronal a nivel Persona. VI. REGISTRO PERSONAL 29. Ingresar al catálogo de PERSONAL en la ruta a continuación citada: Menú Principal / Cuentas / Personal / Personal Seleccionar esta opción. Acceso Personal
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 22 de 36 30. En el Tablero de Control de PERSONAL presionar el botón. Dar clic en Nuevo. Tablero de Control Personal. 31. Capturar los datos mínimos necesarios en la pestaña Datos Generales descritos a continuación: Campo Descripción Clave: Clave con la que se dará de alta al personal. Tipo: Apellido Paterno: Apellido Materno: Nombre(s): País: Sexo: Fecha Nacimiento: Seleccionar el clasificador o agrupador para el personal. Capturar el nombre completo del personal que se está dando de alta. Ingresar el país al que pertenece. Seleccionar su género. Ingresar la fecha en la cual nació el personal que se está dando de alta.
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 23 de 36 Campo Descripción CURP: RFC: Registro IMSS: Capturar la Clave Única de Registro de Población. Ingresar el Registro Federal de Contribuyentes. Registrar su número del Seguro Social. Personal (Datos Generales)
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 24 de 36 32. Posicionarse en la carpeta Recursos Humanos y capturar la información siguiente: Campo Descripción Fecha Antigüedad: Fecha Alta: Fecha en que ingreso el personal a la empresa. Fecha en que el personal se dio de alta en la empresa y en el IMSS. Nota: La fecha de antigüedad y la fecha de alta pueden ser las mismas. Personal (Recursos Humano).
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 25 de 36 34. Ingresar la información necesaria en la pestaña Regla de Negocios: Campo Forma Pago: Cuenta Pago: Zona Económica: Tipo Periodo: Descripción Indicar la forma de pago asignada a la cuenta de la nómina (p.ej. Depósito, Tarjeta de débito, Efectivo, etc.). Si la forma de pago es depósito bancario, en este campo indicar el número de cuenta bancaria en la que se realizará. Existen 3 zonas económicas en el territorio nacional, seleccionar la que corresponda a la ubicación del trabajador. Selección del periodo de pago (p.ej. Semanal, Quincenal, etc.). Jornada: Tipo Contrato: Tipo Sueldo: Sueldo Diario: SDI: Indicar la jornada laboral a la que esta asignada la persona. Tipo de contrato que se le da a la persona, pudiendo ser entre otros: Temporal, Permanente, Indefinido, etc. Se indica el tipo de sueldo que se le otorgará al personal (p.ej. Fijo, Variable o Mixto) Monto que percibirá la persona por día. Indica el Salario Diario Integrado de forma automático al ingresar el sueldo diario. Moneda: Moneda en que se realizará el pago.
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 26 de 36 Personal (Regla Negocio)
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 27 de 36 VII. ENVÍO DE MOVIMIENTOS AFILIATORIOS Los movimientos que aplican para esta nueva funcionalidad son: Alta o reingreso. Baja. Modificación. 35. Ingresar al módulo de RECURSOS HUMANOS en la siguiente ruta: Menú Principal / Procesos / Recursos Humanos Acceso Recursos Humanos
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 28 de 36 36. En el TABLERO DE CONTROL RECURSOS HUMANOS presionar el botón. Tablero Control Personal 37. Para el primer caso seleccionar Altas como tipo de Movimiento; a nivel detalle seleccionar la Clave del personal que se dará de alta. Fecha enviada al IMSS. Alta (Sin Afectar) Nota Importante: Generalmente la Fecha de Emisión de este movimiento es la Fecha de Alta del trabajador.
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 29 de 36 38. Afectar el movimiento para que cambie su estatus a Concluido. Alta Personal (Concluido) 39. Para el segundo caso en el Movimiento seleccionar Modificaciones como Concepto Sueldo ; a nivel detalle elegir la Clave del personal y el Sueldo Diario para su actualización.
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 30 de 36 Fecha enviada al IMSS. Modificación (Sin Afectar) Nota: La fecha que se envía se toma es la del encabezado, es decir la Fecha Emisión. 40. Afectar el movimiento para que cambie su estatus a Concluido.
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 31 de 36 Modificación del Personal (Concluido) 41. Para este último caso en el campo Movimiento elegir Baja y a nivel detalle elegir la Clave del personal que se dará de baja. Baja (Sin Afectar)
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 32 de 36 42. Presionar el icono para afectar el movimiento y que cambie su estatus a Concluido. Baja de Personal (Concluido) 43. En todos los casos una vez afectado y concluido el movimiento, el sistema generará un archivo conocido como DispMag (el Layout de la información de estos movimientos) el cual enviará por Internet al IMSS. Posteriormente el Seguro Social devolverá un acuse de recibo (archivo del tipo PDF), así como 2 archivos tipo DispMag debidamente notariados por ellos con su llave y certificado digital. Estos archivos están en la carpeta que se configuró en el paso 6: C: \Intelisis \DatosIdse \ <Carpeta del Año> / <Carpeta del Mes> Archivo Descripción 1 DispMag (Layout de la empresa) con extensión *.dat 2 3 DispMag (Layout del IMSS) con extensión *.rc1 y *.rc2 respectivamente 4 Acuse de Recibido enviado por el IMSS *.pdf
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 33 de 36 1 2 3 4 Carpeta IDSE Nota: En caso de contar con más de un Registro Patronal los Movimientos se agruparan por número de registro. Ejemplo del Archivo Recibo por IMSS
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 34 de 36 VIII. RESPUESTA DEL IMSS DE LOS MOVIMIENTOS ENVIADOS El IMSS recomienda dejar pasar 24 horas antes de solicitar el acuse de respuesta. 44. Para solicitarlo, ingresar al módulo de RECURSOS HUMANOS: Menú Principal / Procesos / Recursos Humanos. Seleccionar R.H. Acceso Recursos Humanos 45. Localizar el movimiento de forma manual o a través de los filtro de Búsqueda y oprimir el botón de. Filtros de Búsqueda. Posicionarse en el movimiento. Dar clic. Tablero de Control Recursos Humanos.
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 35 de 36 46. Abierto el documento realizar la solicitud en la ruta: Menú / Edición / Solicitar IDSE Hacer clic. Solicitud de Respuesta 47. El archivo con la respuesta (acuse de confirmación en *.pdf) lo podrá encontrar en la carpeta que se configuró en el paso 6: C: \Intelisis \DatosIdse \ <Carpeta del Año> / <Carpeta del Mes> Carpeta IDSE (Acuse Confirmación) Archivo de Respuesta.
GR-IDSE-2009 26/01/2009 1 36 de 36 Ejemplo de Archivo de Respuesta (Hoja 1) Ejemplo de Archivo de Respuesta (Hoja 2) FIN DE LA GUÍA RÁPIDA