MANUAL DE OFFICE PROJECT 2010 Asesor: M.A. Ciro Samperio Le vinsón 1
Contenido CREAR Y PROGRAMAR UN PROYECTO NUEVO... 4 Pasos para crear y programar un proyecto nuevo... 4 Definir las propiedades del archivo para el proyecto... 5 Pasos para abrir un proyecto... 5 Pasos para guardar un plan en formato PDF o XPS... 5 Pasos para guardar un proyecto con Project Standard 2010... 6 Pasos para Imprimir un informe básico... 6 Paso para agregar un encabezado o un pie de página a un informe básico... 7 AGREGAR TAREAS AL PROYECTO... 8 Pasos para Crear una tarea nueva... 8 Pasos para Insertar una tarea entre otras tareas existentes... 8 Pasos para Agregar una tarea en la vista Diagrama de red... 8 Pasos para crear varias tareas... 9 Pasos para Crear una tarea repetitiva... 10 Sugerencias para trabajar con tareas... 11 HITOS... 12 Pasos para Crear un hito... 12 Pasos para Crear un hito con una duración mayor que cero... 12 DURACION DE LAS TAREAS... 14 Pasos para Cambiar la duración de una tarea... 14 Pasos para cambiar las unidades predeterminadas... 14 Permitir mejores estimaciones... 14 DEPENDENCIAS O VINCULAR TAREAS... 15 Vincular tareas en la vista Diagrama de Gantt... 15 2
Vincular tareas en la vista Diagrama de red... 15 Vincular tareas en la vista Calendario... 16 Activar y desactivar el vinculado automático... 16 Acerca de vincular tareas... 16 Acerca de vincular las tareas programadas manualmente... 17 ESQUEMA DEL PROYECTO... 18 Elegir un método para organizar las tareas... 18 Pasos para Crear tareas de resumen y subtareas... 18 Usar planeación descendente para crear tareas de resumen (o fases)... 20 Paso 1: Crear una tarea de resumen (o fase)... 20 Paso 2: Agregar subtareas a la tarea de resumen... 21 Paso 3: Ajustar la programación descendente... 21 CREAR CALENDARIOS... 23 Descripción general de calendarios del proyecto... 23 Agregar un día de descanso para un recurso... 24 Agregar un día festivo al calendario del proyecto... 25 Establecer los períodos laborables para recursos o tareas en el proyecto... 25 GUARDAR Y PUBLICAR PROYECTOS... 27 Guardar un proyecto... 27 Guardar un proyecto... 27 Guardar un proyecto con Project Standard 2010... 27 Guardar un proyecto como plantilla... 28 Guardar un plan en formato PDF o XPS... 29 Más información acerca de documentos PDF y XPS... 29 3
CREAR Y PROGRAMAR UN PROYECTO NUEVO Al crear un proyecto nuevo, puede optar por programar el proyecto a partir de una fecha de comienzo o una fecha de finalización, y puede definir propiedades de archivo específicas que ayuden a organizar o buscar el proyecto. Pasos para crear y programar un proyecto nuevo 1. Da clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Nuevo. 2. Asegúrate de que la opción Proyecto en blanco esté activada y, a continuación, Da clic en Crear en el panel derecho. 3. En la pestaña Proyecto, en el grupo Propiedades, Da clic en Información del proyecto. 4. Programa el proyecto en el cuadro de diálogo Información del proyecto: Para programar un proyecto a partir de la fecha de comienzo, Da clic en el Fecha de comienzo del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación, selecciona la fecha en el cuadro Fecha de comienzo. Para programar un proyecto a partir de la fecha de finalización, Da clic en Fecha de finalización del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación, selecciona la fecha en el cuadro Fecha de finalización. Presiona el botón de Aceptar. 4
Definir las propiedades del archivo para el proyecto 1. Abre el proyecto. 2. Da clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Información. 3. En el panel derecho, Da clic en Información del proyecto y, a continuación, Da clic en Propiedades avanzadas. 4. En la pestaña Resumen, escribe la información pertinente del proyecto en los cuadros. 5. En la pestaña Personalizar, escribe la información personalizada en los cuadros Nombre, Tipo y Valor y, a continuación, Da clic en Agregar. 6. Da clic en Aceptar. Pasos para abrir un proyecto 1. Da clic en la pestaña Archivo y, a continuación, Da clic en Abrir. 2. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Abrir, Da clic en la unidad o carpeta que contiene el proyecto. 3. En el panel derecho del cuadro de diálogo Abrir, Abre la carpeta que contiene el proyecto que deseas. 4. Da clic en el proyecto y, a continuación, en Abrir. Pasos para guardar un plan en formato PDF o XPS Los formatos de archivo PDF y XPS son formas comunes de guardar y ver un plan de proyecto para que otras personas puedan verlo sin que sea necesario que tengan Project instalado en sus equipos. 1. Da clic en la pestaña Archivo y luego Da clic en Compartir. 2. Da clic en Crear documento PDF/XPS y luego Da clic en Crear un PDF/XPS a la derecha. 5
3. En el cuadro de diálogo Examinar, selecciona un nombre y una ubicación para el documento. 4. En la lista Guardar como tipo, selecciona Archivos PDF o Archivos XPS y luego Da clic en Aceptar. Pasos para guardar un proyecto con Project Standard 2010 1. Da clic en la pestaña Archivoy, a continuación, Da clic en Guardar. 2. Si es la primera vez que guarda el proyecto, escribe su nombre en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, Da clic en Guardar. Puede guardar el proyecto en un formato de archivo diferente. 1. Da clic en la pestaña Archivo. 2. Da clic en Enviar y guardar. 3. Debajo de Tipos de archivo, Da clic en Guardar proyecto como archivo. 4. En la derecha, debajo de Tipos de archivo de proyecto u Otros tipos de archivo, selecciona el tipo de archivo que deseas guardar. Hay dos métodos para guardar el archivo de proyecto en otro formato. Da doble clic en el tipo de archivo que deseas guardar. Da un solo clic en el tipo de archivo que deseas guardar y, a continuación, Da clic en 5. Escribe un nombre para el archivo. 6. Da clic en Guardar. Pasos para Imprimir un informe básico 1. Da clic en el grupo Proyecto. 2. En el grupo Informes, Da clic en Informes. 3. En el cuadro de diálogo Informes, Da clic en un informe y, a continuación, en Seleccionar. 6
4. En el siguiente cuadro de diálogo, selecciona el tipo de informe y vuelva a hacer clic en Seleccionar. El informe aparecerá en el modo Vista previa de impresión. 5. Da clic en Imprimir. Paso para agregar un encabezado o un pie de página a un informe básico 1. Da clic en el grupo Proyecto. 2. En el grupo Informes, Da clic en Informes. 3. En el cuadro de diálogo Informes, Da clic en Personalizado y, a continuación, en Seleccionar. 4. En el cuadro de diálogo Informes personalizados, selecciona un informe en la lista Informes y, a continuación, Da clic en Imprimir. La lista de informes contiene todos los informes que se pueden imprimir. 5. Da clic en Configurar página. 6. Da clic en la pestaña Encabezado o Pie de página. 7. Da clic en la pestaña Izquierda, Centro o Derecha. 8. En el cuadro de texto, escribe o pegue el texto, agregue información del documento o del proyecto, o inserte o pegue un gráfico. Para agregar números de página, Da clic en Insertar números de página, Insertar número total de páginas o en ambas. Para agregar la fecha u hora actual, Da clic en Insertar fecha actual, Insertar hora actual o en ambas. Para agregar el nombre del archivo, Da clic en Insertar nombre de archivo. Para agregar un gráfico, Da clic en Insertar imagen. Para dar formato a la información predefinida, selecciona el símbolo de "y" comercial (&) o el texto al que deseas dar formato, Da clic en Formato de la fuente del texto y, a continuación, selecciona las opciones de formato que deseas. Para agregar información específica del proyecto, Da clic en la información que deseas en los cuadros General y Campos del proyecto y, a continuación, Da clic en Agregar para cada entrada. Repita este paso para agregar más información del proyecto. 7
AGREGAR TAREAS AL PROYECTO Con Project 2010, puedes crear tareas para dividir el trabajo del proyecto en varias partes. Algunos administradores de proyectos se refieren a las tareas como "actividades" o "paquetes de trabajo". Pasos para Crear una tarea nueva 1. En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de tareas, da clic en Diagrama de Gantt. 2. En un campo Nombre de tarea vacío, escribe el nombre de la tarea y luego presiona ENTRAR. Pasos para Insertar una tarea entre otras tareas existentes 1. Selecciona la fila debajo de donde deseas que aparezca la nueva tarea. 2. En la pestaña Tarea, en el grupo Insertar, da clic en la parte superior del botón Tarea. 3. Escribe el nombre de la tarea en la fila insertada. Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automáticamente después de que se inserta una tarea. Pasos para Agregar una tarea en la vista Diagrama de red 1. Para pasar a la vista Diagrama de red, en el grupo Vista de tareas de la pestaña Vista, da clic en Diagrama de red. 2. En la pestaña Tarea, en el grupo Insertar, da clic en la parte superior del botón Tarea. 3. 8
3. En el nuevo cuadro de tarea escribe el nombre de la tarea. Pasos para crear varias tareas Si estás agregando varias tareas con asignaciones de recursos y dependencias de tareas al mismo tiempo, quizás le resulte útil escribir esta información en el proyecto usando la vista Formulario de tareas. 1. En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de tareas, da clic en Diagrama de Gantt. 2. En la pestaña Vista, en el grupo Vista en dos paneles, selecciona Detalles. La ventana se divide para mostrar la vista Diagrama de Gantt en la parte superior y la vista Formulario de tareas en la parte inferior. No puedes ver la escala de tiempo mientras te encuentra en la vista en dos paneles. 3. En la vista Diagrama de Gantt (parte superior), da clic en la primera fila vacía al final de la lista de tareas. 4. En la vista Formulario de tareas (parte inferior), escribe la información relativa a la nueva tarea: En el cuadro Nombre, escribe el nombre de la tarea nueva. En el cuadro Duración, indica la duración de la tarea. Si deseas que la duración de la tarea permanezca fija a pesar de las asignaciones de recursos, active la casilla Por el esfuerzo. En las columnas del formulario, escribe la información detallada acerca de la tarea (como los recursos asignados y la tarea predecesora). 5. Da clic en Aceptar para guardar la nueva tarea y, a continuación, da clic en Siguiente para pasar a la siguiente fila en la vista Diagrama de Gantt. 9
Pasos para Crear una tarea repetitiva Si la tarea se repite en ciertos intervalos, escríbela como una tarea repetitiva. Si no se repite en determinados intervalos, escríbala como una tarea regular cada vez que se lleva a cabo. 1. En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de tareas, da clic en Diagrama de Gantt. 2. Selecciona la fila debajo de donde deseas observar la tarea repetitiva. 3. En la pestaña Tarea, en el grupo Insertar, da clic en la parte inferior del botón Tarea y, a continuación, da clic en Tarea periódicamente. 4. En el cuadro Nombre de tarea, escribe el nombre de la tarea. 5. En el cuadro Duración, escribe la duración de una única repetición de la tarea. 6. En la sección Patrón de repetición, da clic en Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente. 7. Selecciona la casilla junto a cada día de la semana en que debe repetirse la tarea. 8. En el cuadro Iniciar, escribe la fecha de inicio y realice uno de los siguientes procedimientos: Selecciona Finalizar después de y, luego, escribe la cantidad de repeticiones de la tarea. 10
Selecciona Finalizar el y, luego, escribe la fecha en que deseas que finalice la tarea repetitiva.. 9. En la sección Calendario para programar esta tarea, selecciona un calendario de recursos de la lista Calendario para aplicar a la tarea. Si no deseas aplicar un calendario, selecciona Ninguno. Cuando insertas una tarea repetitiva, los identificadores de la tarea se vuelven a numerar automáticamente y se observa un indicador de tarea repetitiva en la columna Indicadores. Si asigna recursos a una tarea de resumen repetitiva escribiendo los nombres del recurso en el campo Nombres del recurso, el recurso se asignará al trabajo total de la tarea repetitiva y no a las tareas repetitivas individuales cada vez que se repiten. Sugerencias para trabajar con tareas Para definir las tareas más efectivamente, ten en cuenta las siguientes pautas: Desglosa las tareas al nivel de detalle del que deseas realizar un seguimiento. Debe desglosarlas en más detalle para las áreas más peligrosas. Asegúrate de que las tareas tengan criterios claros para ser completadas. Define las tareas cortas en comparación con la duración total del proyecto. Las tareas cortas le permiten estimar más fácilmente el tiempo y los recursos. Evita definir las vacaciones o cursos como tareas. En su lugar, puede definir calendarios de recursos para contabilizar el tiempo (administrativo) no laborable. 11
HITOS Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa para supervisar el progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duración cero se muestran automáticamente como un hito. También puede marcar como hitos otras tareas de cualquier duración. Puede crear hitos en el proyecto para representar tareas externas. Por ejemplo, una de las tareas del proyecto requiere una aplicación que otra empresa está desarrollando. Puede crear un hito con duración cero en el proyecto para representar la finalización de esa aplicación. Pasos para Crear un hito 1. En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de tareas, da clic en Diagrama de Gantt. 2. Escribe el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vacía de la lista. Si está convirtiendo una tarea existente en un hito, omite este paso. 3. Escribe 0 en el campo Duración del hito y, a continuación, presiona ENTRAR. Cuando escribe una duración cero en una tarea, Project 2010 muestra automáticamente el símbolo de hito en la sección de gráficos de la vista Diagrama de Gantt en ese día. Pasos para Crear un hito con una duración mayor que cero Por lo general, los hitos tienen una duración cero; sin embargo, algunos hitos pueden necesitar otra duración. Por ejemplo, si un proyecto tiene un hito de aprobación al final de una fase y sabe que el proceso de aprobación tardará una semana. 1. En el grupo Vistas de tareas de la pestaña Vista, da clic en Diagrama de Gantt. 2. Escribe el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vacía de la lista. Si está convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso. 3. Selecciona el hito y, en la pestaña Tarea, en el grupo Propiedades, da clic en Información de tarea. 12
4. En el cuadro de diálogo Información de tarea, da clic en la pestaña Opciones avanzadas y, a continuación, especifique la duración del hito en el cuadro Duración. 5. Activa la casilla de verificación Marcar la tarea como hito y, a continuación, da clic en Aceptar. Project 2010 muestra el símbolo de hito en la vista Diagrama de Gantt en el último día de la tarea. 13
DURACION DE LAS TAREAS Cuando crea una tarea programada automáticamente, Project 2010 asigna una duración estimada de forma predeterminada para un día. Puede modificar la duración en cualquier momento para reflejar la cantidad real de tiempo que requiere la tarea. Pasos para Cambiar la duración de una tarea 1. En la columna Duración de la tarea, escribe la duración en minutos (m), horas (h), días (d), semanas (s) o meses (me). 3. Presiona ENTRAR. Pasos para cambiar las unidades predeterminadas 1. Da clic en la pestaña Archivo y luego da clic en Opciones. 2. En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, da clic en Programación en el panel izquierdo. 3. En el cuadro Mostrar duración en, selecciona una unidad de duración. Permitir mejores estimaciones Es posible que algunos proyectos no usen duraciones estimadas para las tareas programadas automáticamente. Si tu proyecto no usa duraciones estimadas y se escribe un signo de interrogación en la columna Duración de una tarea, el valor no se considera una estimación. Para permitir las duraciones estimadas de tareas en tu proyecto, realiza lo siguiente: 1. Da clic en la pestaña Archivo y luego da clic en Opciones. 2. En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, da clic en Programación en el panel izquierdo. 3. Active la casilla Muestra las tareas programadas que tengan duraciones estimadas. 14
DEPENDENCIAS O VINCULAR TAREAS Vincular tareas en la vista Diagrama de Gantt 1. En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de tareas, da clic en Diagrama de Gantt. 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que deseas vincular, en el orden en que deseas vincularlas. Para seleccionar tareas que estén una junto a la otra, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la primera y en la última tarea que deseas vincular. Para seleccionar tareas que no estén una junto a la otra, mantenga presionada la tecla CTRL y da clic en las tareas que deseas vincular. 3. En la pestaña Tarea, en el grupo Tareas, da clic en el botón Vincular tareas. Project, de manera predeterminada, crea un vínculo a la tarea de tipo fin a comienzo. Puede cambiar este vínculo de tarea a los tipos comienzo a comienzo, fin a fin o comienzo a fin. Vincular tareas en la vista Diagrama de red 1. En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de tareas, da clic en Diagrama de red. 2. Sitúe el puntero en el centro del cuadro de la tarea predecesora. 3. Arrastre la línea hasta el cuadro de la tarea sucesora. 15
Vincular tareas en la vista Calendario 1. En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de tareas, da clic en Calendario. 2. Sitúe el puntero en la barra de calendario de la tarea predecesora. 3. Arrastre la línea hasta la barra de calendario de la tarea sucesora. Activar y desactivar el vinculado automático Puede configurar Project 2010 de manera que al insertar una tarea entre las tareas vinculadas, la nueva tarea se vincule automáticamente a las tareas que la rodean. Esto se denomina vinculado automático. Por ejemplo, si tiene tres tareas con vínculos Fin a comienzo y agrega una nueva tarea entre ellas, la nueva tarea adoptará el vínculo Fin a comienzo con las tareas anteriores y posteriores a ella. El vinculado automático está deshabilitado de manera predeterminada. Para activarlo, siga los pasos a continuación. 1. Da clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Opciones. 2. En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, da clic en Programación y desplácese hasta la sección Opciones de programación de este proyecto. 3. Para activar el vinculado automático, active la casilla de verificación Vincular automáticamente las tareas insertadas o desplazadas. Para volver a desactivar el vinculado automático, desactive la casilla de verificación. Acerca de vincular tareas Cuando se vinculan tareas en Project, el tipo de vínculo predeterminado es Fin a comienzo. Sin embargo, un vínculo de tipo Fin a comienzo no funciona en todas las situaciones. Project proporciona los siguientes tipos adicionales de vínculos de tareas de modo que pueda diseñar su proyecto de forma realista: TIPO DE VÍNCULO Fin a comienzo (FC) EJEMPLO DESCRIPCIÓN La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que se haya completado la tarea de la que depende (A). Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Preparar cimientos" y "Verter cemento", la tarea "Verter cemento" no puede comenzar hasta que se haya completado la tarea "Preparar cimientos". 16
Comienzo a comienzo (CC) Fin a fin (FF) Comienzo a fin (CF) La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que comience la tarea de la que depende (A). La tarea dependiente puede comenzar en cualquier momento una vez que la tarea de la cual depende haya comenzado. El tipo de vínculo CC no requiere que ambas tareas comiencen al mismo tiempo. Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Verter cemento" y "Nivelar cemento", la tarea "Nivelar cemento" no puede comenzar hasta que comience la tarea "Verter cemento". La tarea dependiente (B) no se puede completar hasta que se haya completado la tarea de la que depende (A). La tarea dependiente se puede completar en cualquier momento una vez que se haya completado la tarea de la cual depende. El tipo de vínculo FF no requiere que ambas tareas se completen al mismo tiempo. Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Agregar cableado" e "Inspeccionar instalación eléctrica", la tarea "Inspeccionar instalación eléctrica" no puede completarse hasta que se complete la tarea "Agregar cableado". La tarea dependiente (B) no se puede completar hasta que comience la tarea de la que depende (A). La tarea dependiente se puede completar en cualquier momento una vez que la tarea de la cual depende haya comenzado. El tipo de vínculo CF no requiere que la tarea dependiente se complete de forma simultánea en cuanto comience la tarea de la que depende. Por ejemplo, las cimbras del techo para su proyecto de construcción se construyen en otro lugar. Dos de las tareas de su proyecto son "Entrega de cimbras" y "Montar techo". La tarea "Montar techo" no se puede completar hasta que comience la tarea "Entrega de cimbras". Acerca de vincular las tareas programadas manualmente Cuando vincula una tarea programada manualmente a otra tarea, Project respeta el tipo de vínculo y coloca la tarea programada manualmente relativa a la otra tarea. Por ejemplo, la tarea sucesora con un vínculo Fin a comienzo se muestra al comienzo cuando finaliza la tarea predecesora. Sin embargo, puedes configurar Project 2010 de modo que una tarea programada manualmente no se mueva cuando se vincule a otra tarea: 1. Da clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Opciones. 2. En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, da clic en Programación y desplácese hasta la sección Opciones de programación de este proyecto. 3. Desactiva la casilla de verificación Actualizar tareas programadas manualmente al editar vínculos. 17
ESQUEMA DEL PROYECTO Puedes organizar mejor Tu lista de tareas y hacer que sea más fácil de leer con tan solo aplicar sangrías a las tareas del proyecto para crear así un esquema de las tareas de resumen y las subtareas. A diferencia de las versiones anteriores, Project 2010 permite comenzar con una lista de tareas de resumen y crear subtareas para cada una de ellas, y no al revés. Puedes desglosar la lista de tareas para que se vea más organizada y legible al aplicar sangría en el campo Nombre de tarea. Al aplicar sangría, la tarea se convierte en una subtarea de la tarea predecesora más cercana de un nivel de esquema superior. y anular en el campo Nombre de tarea. Elegir un método para organizar las tareas Al organizar las tareas de un proyecto, puedes agrupar aquellas tareas que compartan características o que se van a completar en el mismo intervalo de tiempo bajo una tarea de resumen. Los jefes de proyecto suelen llamar a las tareas de resumen "tareas hamaca". Puede usar las tareas de resumen para mostrar las fases y subfases principales del proyecto. Las tareas de resumen esquematizan los datos de sus subtareas, que son las tareas agrupadas en un nivel inferior. Puede aplicar la sangría a las tareas en todos los niveles que sea necesario para reflejar la organización del proyecto. Existen dos métodos de organización de la lista de tareas: Con el método arriba-abajo, primero se identifican las fases principales y, a continuación, se detallan las fases en tareas individuales. Este método proporciona una versión del plan tan pronto como haya decidido las fases principales. Con el método abajo-arriba, se enumeran primero todas las posibles tareas y, a continuación, se agrupan en fases. Cuando haya decidido el método para organizar las tareas, puede comenzar a aplicar el esquema a las tareas de resumen y subtareas en Project. Pasos para Crear tareas de resumen y subtareas Para crear un resumen de las tareas, aplica o anula la sangría para crear tareas de resumen y subtareas. De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y sin sangría y las subtareas, debajo de ellas, con sangrías aplicadas. Tenga en cuenta que una tarea de resumen también puede ser una subtarea de otra tarea superior. 18
1. En la vista de Diagrama de Gantt, da clic en la fila de la tarea a la que desea aplicar la sangría como subtarea o anular la sangría como tarea de resumen. 2. En la cinta de opciones, en el grupo de tareas, da clic en Aplicar sangría para aplicar la sangría a la tarea, de modo que se convierta en una subtarea. Recomendaciones Para deshacer el esquema, anule la sangría de todas las subtareas y tareas de resumen de nivel inferior hasta que todas las tareas tengan el mismo nivel de esquema. Puede reorganizar fácilmente las fases del proyecto en su programación de esquema. Al desplazar o eliminar una tarea de resumen, automáticamente se desplazan o eliminan todas las subtareas asociadas. Al eliminar una tarea de resumen, Project elimina automáticamente todas sus subtareas. Para eliminar una tarea de resumen y conservar sus subtareas, primero tiene que anular la sangría de las subtareas hasta que estén al mismo nivel que la tarea de resumen. Al reorganizar una lista de tareas, cambiarán los números de esquema de los elementos de la lista. Los números de esquema se actualizan automáticamente al mover, agregar o eliminar tareas, porque reflejan la estructura actual de la lista de tareas. Si está usando un sistema de numeración personalizado especificado manualmente, los números no se actualizan de forma automática. Si desplaza una tarea, deberá ajustar manualmente los números para reflejar la nueva ubicación. La colocación de tareas en orden jerárquico no crea automáticamente dependencias entre tareas. Para crear dependencias entre tareas, éstas deben estar vinculadas. Después de organizar las tareas vinculadas en su programación de esquema, las dependencias entre tareas que ha establecido previamente pueden haber dejado de ser pertinentes, y es posible que tenga que actualizarlas. 19
Usar planeación descendente para crear tareas de resumen (o fases) Con el método descendente de programación de trabajo del proyecto, primero se identifican las fases principales (o tareas de resumen) y, a continuación, se desglosan las fases en tareas individuales, en lugar de proceder en orden inverso. En ocasiones, es necesario tener una visión general del proyecto antes de planear los detalles. Lo que es importante tener en cuenta a la hora de crear tareas de resumen descendentes en Project 2010 es que, cuando una tarea de resumen está programada manualmente, las duraciones de las tareas individuales (a veces denominadas subtareas) no se resumirán automáticamente. Paso 1: Crear una tarea de resumen (o fase) El primer paso de la planeación descendente es crear tareas de resumen de alto nivel (o fases) con una estimación de cuánto durarán dichas tareas. La estimación, por ejemplo, podría ser un presupuesto de la cantidad de tiempo que su departamento puede dedicar a una fase determinada de un proyecto más grande, sin conocer los detalles de las tareas correspondientes a cada fase. 1. Da clic en la pestaña Vista. En el grupo Vistas de tareas, da clic en Diagrama de Gantt. 2. Especificar una nueva tarea. Esta tarea será la tarea de resumen de esta fase del proyecto. 3. Sigue uno de estos pasos: En el campo Duración correspondiente a dicha tarea, especifique una duración (por ejemplo, 20d). Especifique una fecha de inicio o de finalización para una fase si no sabe exactamente cuánto durará. Si no especificas una duración, fecha de inicio o fecha de finalización, no podrá crear una fase descendente. No obstante, después de crear una tarea de resumen sin duración, fecha de inicio o fecha de finalización, es posible agregar esta información posteriormente para convertir la tarea de resumen en una fase descendente. 20
Paso 2: Agregar subtareas a la tarea de resumen 1. Especifica las subtareas de la tarea de resumen (o fase) creada en el primer paso. 2. Seleccione todas las subtareas de la tarea de resumen y, a continuación, aplica sangría. Cuando se crea una tarea de resumen descendente, las subtareas no se incluyen en la tarea de resumen. La barra de resumen de la tarea de resumen está dividida: la barra inferior resume las duraciones de las subtareas para compararlas con la duración creada inicialmente para la tarea de resumen. Por ejemplo, en el gráfico siguiente, la parte inferior de la barra de resumen de la fase de desarrollo muestra que las tres subtareas están dentro del presupuesto original de la fase. La mitad superior de la barra muestra la estimación descendente original. Paso 3: Ajustar la programación descendente Una vez creadas las tareas de resumen y sus subtareas, sin duda será necesario ajustarlas. Afortunadamente, para ajustar una programación o una fase usando el método descendente sólo es necesario arrastrar y colocar las tareas hasta que éstas se ajusten al plan o presupuesto inicial de la fase. Ten en cuenta las siguientes sugerencias al ajustar una programación descendente: PARA ESTA ACCIÓN REALIZAR HAZ LO SIGUIENTE Programar por fecha de finalización Especifique una sola fecha de finalización para la tarea de resumen. Project intentará alinear las tareas con sangría o vinculadas con la fecha de finalización de la tarea de resumen. Programar por fecha de inicio Especifique una sola fecha de inicio para la tarea de resumen. Project intentará alinear las tareas con sangría o vinculadas con la fecha de inicio de la tarea de resumen. 21
Mover una tarea programada fuera de la tarea de resumen Las tareas que se programen fuera de la tarea de resumen harán que aparezca una barra roja debajo de la barra de la tarea de resumen para avisarle de que la fase excede el presupuesto. Para resolver el problema, puede arrastrar la tarea que excede el presupuesto a un punto que se encuentre antes del inicio de la tarea de resumen. Ajustar la tarea de resumen Si las tareas exceden el presupuesto original de la tarea de resumen, arrastre el borde derecho de la barra de resumen. Aumentar el presupuesto Si está usando la tarea de resumen para establecer un presupuesto sencillo para una fase, puede usar el mouse para mover la fecha de inicio o la duración. Otro problema de programación Project subraya con color rojo todas las tareas que tienen problemas de programación. Mueva el puntero sobre cualquier tarea subrayada para obtener más información sobre el problema de programación. Ajustar el color de las barras En la ficha Formato, en el grupo Estilo de diagrama de Gantt, da clic en un estilo 22
CREAR CALENDARIOS Cuando tengas una idea más clara sobre lo que debe hacer y cómo se relacionan entre sí todas las partes del proyecto, podrá comenzar a ajustar la programación. Puede establecer calendarios para todo el proyecto, para tareas específicas y para recursos que trabajen en el proyecto. Puede usar el calendario del proyecto para reflejar los días y horas laborables generales del proyecto, así como los períodos no laborables (período no laborable: horas o días designados en un calendario de recursos o de proyecto en los que Project no debería programar tareas porque no se realiza trabajo alguno. El período no laborable puede incluir horas de comida, fines de semana y días festivos, por ejemplo.) normales (por ejemplo, fines de semana y noches) y días de descanso especiales (como los días festivos). Descripción general de calendarios del proyecto Project usa varios calendarios para determinar la disponibilidad de los recursos y la forma en que se programan las tareas: Calendario del proyecto Éste es el calendario que se usa para designar la programación de trabajo predeterminada de todas las tareas de un proyecto. Calendario de recursos Para cada recurso que especifique, Project crea calendarios de recursos individuales basados en la configuración del calendario Estándar. Para modificar dichos calendarios, da clic en Cambiar tiempo de trabajo, en la ficha General del cuadro de diálogo Información del recurso. También puede crear y asignar calendarios de recursos para recursos individuales o grupos de recursos con el fin de indicar horas de trabajo específicas. Por ejemplo, puede asignar un recurso al turno de tarde o al turno de noche. Puede modificar los calendarios de recursos para indicar períodos no laborables, como vacaciones y permisos. NOTA Si usa Project Professional, primero debe desproteger el recurso. Calendario de tareas Las tareas se programan según los períodos laborables del calendario del proyecto. No obstante, puede personalizar los períodos laborables desde el calendario del proyecto en un calendario de tareas si tiene tareas que necesitan completarse a distintas horas, especialmente tareas que 23
son independientes de los recursos. Un calendario de tareas resulta especialmente útil para equipamiento que ejecuta y completa tareas en noches o fines de semana, que están designados como períodos no laborables en el calendario del proyecto. Calendario base Un calendario base se usa como plantilla en la que se basan el calendario del proyecto, el calendario de recursos y el calendario de tareas. Project ofrece tres calendarios base: Estándar (8:00 a.m. a 5:00 p.m. en días de la semana con una hora para comida) 24 horas Turno de noche Agregar un día de descanso para un recurso 1. Da clic en la pestaña Proyecto y, en el grupo Propiedades, da clic en Cambiar tiempo de trabajo. 2. En el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral, en la lista Para calendario, da clic en el recurso cuyo calendario desea cambiar. En este caso trabaja con el estándar 3. Da clic en la pestaña Excepciones. 4. Escribe un nombre descriptivo para la excepción, por ejemplo, Día de descanso, y las horas de comienzo y fin durante las que se producirá la excepción. 5. Si la excepción se repetirá en toda una parte de la programación, da clic en Detalles. 6. Bajo el Patrón de periodicidad, seleccione una frecuencia desde Diaria hasta Anual y, a continuación, seleccione cualquier detalle adicional sobre el patrón de periodicidad. 7. En Intervalo de repetición, seleccione la hora de comienzo de la excepción mediante el cuadro Comienzo y, a continuación, seleccione Terminar después de o Terminar el. 8. Escribe o seleccione la información correspondiente, según la hora de finalización seleccionada. Si seleccionas Terminar después de, escribe o seleccione el número de repeticiones de la tarea. 24
Si seleccionó Terminar el, escribe o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea repetitiva. Cualquier tarea a la que este recurso esté asignado se programará en función del día de descanso. Para ello, por lo general se aumenta el número de días necesarios para completar la tarea. Agregar un día festivo al calendario del proyecto 1. Da clic en la pestaña Proyecto y, en el grupo Propiedades, da clic en Cambiar tiempo de trabajo. 2. En la lista Para calendario, da clic en el calendario que desea cambiar. El calendario del proyecto actual muestra (Calendario del proyecto). El valor predeterminado es Estándar (Calendario del proyecto). También puede seleccionar la opción 24 horas o Turno de noche. 3. En el cuadro de diálogo Cambiar tiempo de trabajo, da clic en la pestaña Excepciones. 4. Escribe un nombre descriptivo para la excepción, por ejemplo, Festividad de la empresa, y las horas de comienzo y fin durante las que se producirá la excepción. 5. Si la excepción se repetirá en toda una parte de la programación, da clic en Detalles. 6. Bajo el Patrón de periodicidad, seleccione una frecuencia desde Diaria hasta Anual y, a continuación, seleccione cualquier detalle adicional sobre el patrón de periodicidad. Los detalles del patrón de periodicidad cambian, dependiendo de si desea crear un patrón diario, semanal, mensual o anual. 7. En Intervalo de repetición, seleccione la hora de comienzo de la excepción mediante el cuadro Comienzo y, a continuación, seleccione Terminar después de o Terminar el. 8. Escribe o seleccione la información correspondiente, según la hora de finalización seleccionada. Si seleccionó Terminar después de, escribe o seleccione el número de repeticiones de la tarea. Si seleccionó Terminar el, escribe o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea repetitiva. Cualquier tarea programada durante la festividad será reprogramada de forma automática para tener en cuenta el tiempo no laboral del día festivo. Establecer los períodos laborables para recursos o tareas en el proyecto El procedimiento siguiente se aplica al cambiar cualquier calendario del proyecto, incluido el proyecto estándar predeterminado, un calendario de recursos específico o un calendario de tareas. 1. Da clic en la pestaña Proyecto y, en el grupo Propiedades, da clic en Cambiar tiempo de trabajo. 25
2. En la lista Para calendario, da clic en el calendario que desea cambiar. El calendario del proyecto actual muestra (Calendario del proyecto). El valor predeterminado es Estándar (Calendario del proyecto). También puede seleccionar la opción 24 horas o Turno de noche. 3. Para cambiar la semana laboral predeterminada para cualquier calendario de proyecto, calendario de recurso o para un calendario nuevo, da clic en la pestaña Semanas laborales. 4. En la ficha Semanas laborales, puede seleccionar o crear una programación adicional de semanas laborales para un rango de días que difieren del día laborable predeterminado, como un calendario de verano para obras en carretera o una semana laborable que incluya fines de semana. En la tabla Períodos laborales escribe un nombre descriptivo para la programación de la nueva semana laborable en la columna Nombre, como Obra y, a continuación, escribe las fechas de inicio y finalización del período en que tendrá lugar la programación adicional. 5. Da clic en Detalles. 6. En el cuadro de diálogo Detalles de, seleccione a su vez los días que desea cambiar de laborables a no laborables, o viceversa, y seleccione una de las siguientes opciones: Utilizar tiempos de trabajo predeterminados para estos días Elija los días que deben usar los períodos laborables predeterminados, que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, y los períodos no laborables en fines de semana. Establecer días como tiempo de descanso Elija los días en los que no se puede programar ningún trabajo. Por ejemplo, si nadie en su organización trabaja los viernes, seleccione Viernes y, a continuación seleccione Establecer días como tiempo de descanso. Establecer días en estos períodos laborables específicos Para establecer los períodos laborables para los días seleccionados a lo largo de la programación, especifique las horas a las que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea que finalice el trabajo en los cuadros A. Por ejemplo, si las personas de su organización trabajan los sábados, seleccione Sábados y, a continuación seleccione Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos. 26
GUARDAR Y PUBLICAR PROYECTOS Guardar un proyecto Mostrar todo Puedes guardar un plan de proyecto en varios formatos de archivos, incluidas las versiones anteriores de Microsoft Project, libros de Microsoft Excel y plantillas que puede usar en proyectos futuros. Guardar un proyecto El proceso para guardar un proyecto es diferente para los usuarios de Project Standard 2010 y de Project Professional 2010 que están conectados a Project Server. Ambos procesos han sido documentados en esta sección. Guardar un proyecto con Project Standard 2010 1. Da clic en la pestaña Archivoy, a continuación, Da clic en Guardar. 2. Si es la primera vez que guarda el proyecto, escribe su nombre en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, Da clic en Guardar. NOTA Si va a guardar un archivo con varios proyectos, se le podría solicitar un nombre de proyecto. Puede guardar el proyecto en un formato de archivo diferente. 1. Da clic en la pestaña Archivo. 2. Da clic en Enviar y guardar. 3. Debajo de Tipos de archivo, Da clic en Guardar proyecto como archivo. 4. En la derecha, debajo de Tipos de archivo de proyecto u Otros tipos de archivo, seleccione el tipo de archivo que desea guardar. Hay dos métodos para guardar el archivo de proyecto en otro formato. Da doble clic en el tipo de archivo que desea guardar. Da un solo clic en el tipo de archivo que desea guardar y, a continuación, Da clic en. 27
5. Escribe un nombre para el archivo. 6. Da clic en Guardar. Puede guardar el proyecto en cualquiera de los siguientes formatos: Project 2007 Project 2000-2003 Formato de documento portátil (PDF) Especificación de papel XML (XPS) Libro de Excel Texto delimitado por tabulaciones Delimitado por comas (CSV) XML Guardar un proyecto como plantilla Para volver a utilizar un proyecto existente como base de un nuevo proyecto, puede guardarlo como plantilla. 1. Da clic en la pestaña Archivoy, a continuación, Da clic en Guardar como. 2. Usuarios de Project Professional: Si el proyecto que desea guardar como plantilla está guardado en Project Server, Da lo siguiente: 1. En el cuadro de diálogo Guardar en Project Server, Da clic en Guardar como archivo. 2. En el cuadro de diálogo Guardar como archivo, Da clic en Sólo los elementos globales y campos personalizados de la empresa cargados actualmente para guardar únicamente aquellos elementos de la plantilla de la información global de la empresa que se usan en este proyecto. 3. Seleccione la unidad y la carpeta donde desea guardar la plantilla. 4. En el cuadro Nombre de archivo, escribe un nombre para la plantilla. 5. En el cuadro Guardar como tipo, Da clic en Plantillas (*.mpt) o Plantillas Microsoft Project 2007 (*.mpt). 6. Da clic en Guardar. 7. Active las casillas de verificación de los datos que desea quitar del archivo de proyecto y, a continuación, Da clic en Guardar. 28
Guardar un plan en formato PDF o XPS Los formatos de archivo PDF y XPS son formas comunes de guardar y ver un plan de proyecto para que otras personas puedan verlo sin que sea necesario que tengan Project instalado en sus equipos. 1. Da clic en la pestaña Archivo y luego Da clic en Compartir. 2. Da clic en Crear documento PDF/XPS y luego Da clic en Crear un PDF/XPS a la derecha. 3. En el cuadro de diálogo Examinar, seleccione un nombre y una ubicación para el documento. 4. En la lista Guardar como tipo, seleccione Archivos PDF o Archivos XPS y luego Da clic en Aceptar. Más información acerca de documentos PDF y XPS Project 2010 admite la exportación de los archivos a los siguientes formatos: Formato de documento portátil (PDF) PDF es un formato de archivo electrónico de diseño fijo que conserva el formato del documento y permite compartir el archivo. El formato PDF garantiza que cuando un archivo se vea en línea o se imprima, éste mantendrá exactamente el formato deseado y los datos del archivo no se podrán modificar con facilidad. El formato PDF también es útil en el caso de documentos que van a ser reproducidos mediante métodos de impresión comercial. Especificación de papel XML (XPS) XPS es un formato de archivo electrónico que preserva el formato del documento y permite compartir archivos. El formato XPS garantiza que el archivo mantendrá exactamente el formato de diseño con el que fue concebido cuando se vea en Internet o se imprima y que los datos del archivo no se podrán modificar fácilmente. 29
REFERENCIAS Microsoft C (2010) Ayuda de project. Recuperado el 20 de agosto del 2010. 30