Manual de usuario Tramitación de inspecciones periódicas de ascensores: La visión de las empresas conservadoras 2 de Noviembre de 2009
Índice 1. INTRODUCCIÓN... 3 2. ACCESO AL PORTAL DE TRAMITACIÓN... 4 3. TRÁMITE DE UNA INSPECCIÓN... 7 3.1. BÚSQUEDA DE ASCENSORES... 7 3.1.1. BÚSQUEDA POR LOCALIZACIÓN DEL ASCENSOR POR Nº RAE... 8 3.1.2. BÚSQUEDA POR LOCALIZACIÓN DEL ASCENSOR... 9 3.2. ACCIONES SOBRE LOS ASCENSORES...10 3.2.1. ASIGNAR Y REASIGNAR OCAS:... 11 3.2.2. ACEPTACIÓN DE PRESUPUESTO... 14 3.2.3. SUBSANAR DEFECTOS... 17 3.2.4. CREAR CERTIFICADOS SUBSANACIÓN... 20 3.2.5. FIRMAR CERTIFICADOS SUBSANACIÓN... 24 3.2.6. SOLICITAR PRÓRROGA... 27 3.3. VISITAS CONCERTADAS...30 3.4. UTILIDADES...31 3.4.1. OBTENER FICHERO DE INTERCAMBIO... 31 3.4.2. CERTIFICADO VÍA XML... 32 3.4.3. ASIGNACIONES OCA VÍA XML... 33 2
1. INTRODUCCIÓN El presente manual de usuario tiene por finalidad mostrar los pasos necesarios para trabajar telemáticamente con las inspecciones periódicas obligatorias de ascensores. Describe los procesos que deben seguirse para el correcto seguimiento de la inspección y se explica el modo en que se transfieren los datos al Organismo de Control y al Departamento de Industria. Antes de realizar una tramitación telemática, debes tener en cuenta que se necesitará una tarjeta de identificación que permita realizar dicha operación. Esta tarjeta puede ser la tarjeta de ciudadano de Izenpe, la tarjeta ONA, o el propio DNI electrónico. Y se debe solicitar el permiso para la tramitación concreta a la que se quiere acceder. Las secuencias que se van a describir son: Búsqueda de un ascensor Asignación de un OCA Aceptación o rechazo de presupuesto Subsanación de defectos Emisión y firma de certificados de subsanación de deficiencias Solicitud de prórroga de plazo de subsanación Visitas concertadas Otras utilidades 3
2. ACCESO AL PORTAL DE TRAMITACIÓN Dicho esto, explicaremos a continuación qué pasos debemos seguir para el seguimiento de una inspección periódica obligatoria (IPO) a través de Internet: Entrada en la página web y acceso al menú de ascensores: http://www.industria.euskadi.net/tramitacion (debes teclear esta dirección en la barra de direcciones de tu navegador, una vez que te has conectado a Internet.) Desde este portal de tramitación, podemos cambiar el idioma en el que queremos trabajar (euskera o castellano). 4
Pinchando en el enlace de Ascensores entraremos a la pantalla particular de esta tramitación. 5
Pulsando en el enlace de tramitar accedemos a la pantalla de autenticación. Se introduce ahora la tarjeta de identificación y después, se pulsa en el enlace Continuar (imagen de arriba). Esta acción provoca la aparición de una pantalla de petición de clave de acceso de la tarjeta identificativa y una vez introducido la contraseña correcta se accede a la pantalla de búsqueda de ascensores para trabajar sobre ellos. 6
3. TRÁMITE DE UNA INSPECCIÓN 3.1. BÚSQUEDA DE ASCENSORES Cada acción que queramos realizar sobre un ascensor va a implicar buscarlo. Existen dos bloques diferenciados por los que se puede realizar la búsqueda: por el número de RAE del ascensor, por la localización del ascensor. Se debe seleccionar qué filtro se desea utilizar, introducir los parámetros de búsqueda y pulsar sobre el botón Buscar. Por defecto viene seleccionada la opción de Localización del ascensor por número RAE. 7
3.1.1. Búsqueda por Localización del ascensor por Nº RAE Se debe seleccionar el bloque correspondiente e introducir el territorio histórico y el nº de RAE, correspondientes al ascensor buscado. 8
3.1.2. Búsqueda por Localización del ascensor Este bloque permite realizar búsquedas más acotadas en base a: la acción que se quiera realizar sobre el ascensor, la ubicación del ascensor, datos de la inspección: OCA que la realizó, diferentes tipos de fechas, Se debe seleccionar el bloque correspondiente e introducir el territorio histórico (obligatorio) y el resto de criterios por los que se quiera localizar un ascensor o un grupo de ascensores que cumplan los requisitos señalados. 9
3.2. ACCIONES SOBRE LOS ASCENSORES Las acciones que podamos ejecutar en relación a un ascensor irán condicionadas por el momento en que se encuentre la inspección del ascensor. A continuación se detallan dichas acciones: Asignar y Reasignar OCAs Aceptación de presupuesto Subsanar defectos Crear certificados subsanación Firmar certificados subsanación Solicitar prórroga 10
3.2.1. Asignar y reasignar OCAS: Se mostrarán en una lista los ascensores susceptibles de ser asignados a un OCA (Organismo de Control autorizado). Es decir, aquellos ascensores cuya próxima inspección no haya sido aún asignada a ningún OCA (Asignar) o bien si ya ha sido asignada a un Oca, ésta aún no ha realizado el acta de inspección (Reasignar). Si se selecciona esta acción, sólo se podrá informar de entre las diferentes fechas, la fecha de la próxima inspección como parámetro de búsqueda ya que las demás carecen de sentido para realizar esta acción. Una vez mostrada la lista de ascensores, se podrán seleccionar uno, varios o todos los ascensores, para asignarles el mismo OCA a la próxima inspección de todos los ascensores seleccionados. 11
O, si se prefiere, se puede también asignar Oca entrando al detalle de cada uno de los ascensores de la lista (Estado del ascensor), pinchando en la dirección del mismo. Una vez pulsado el botón de Asignar OCA, bien desde la lista habiendo seleccionado uno o varios ascensores o bien desde el Estado del ascensor, se mostrará la siguiente pantalla donde se debe elegir el técnico de la empresa conservadora que gestionará la inspección, y el OCA a asignar. Para elegir el OCA, se debe pulsar el botón Buscar y seleccionar el OCA correspondiente en la lista que se muestra. 12
Una vez asignados, se mostrará la lista de ascensores (RAEs) asignados correctamente. 13
3.2.2. Aceptación de presupuesto Se mostrarán en una lista los ascensores cuyo presupuesto puede ser aceptado o rechazado por el titular. Es decir, inspecciones con defectos pendientes de subsanar cuyo presupuesto no haya sido aceptado previamente. Si se selecciona esta acción, sólo se podrá informar de entre las diferentes fechas, la fecha de la última inspección como parámetro de búsqueda ya que las demás carecen de sentido para realizar esta acción. Una vez mostrada la lista de ascensores, se podrán seleccionar uno, varios o todos los ascensores, para aceptar el presupuesto de todos los ascensores seleccionados. Si se acepta el presupuesto de una inspección cuyo plazo de subsanación ha vencido, será necesario solicitar una prórroga para disponer de tres meses suplementarios (a partir de la fecha de la solicitud de la prórroga) para subsanar la totalidad de los defectos de dicha inspección. 14
O si se prefiere, se puede también Aceptar presupuesto entrando al detalle de cada uno de los ascensores de la lista (Estado del ascensor), pinchando en la dirección del mismo. 15
En el Estado del ascensor, se puede indicar la aceptación o el rechazo del presupuesto por parte del titular. Si se rechaza el presupuesto, éste quedará rechazado hasta que se acepte. En caso de no aceptarse, la inspección seguirá su curso por parte del OCA, emitirá requerimientos y/o lo traspasará a Industria siempre y cuando las deficiencias sigan sin subsanar. Si se acepta el presupuesto de una inspección cuyo plazo de subsanación ha vencido, será necesario solicitar una prórroga para disponer de tres meses suplementarios (a partir de la fecha de la solicitud de la prórroga) para subsanar la totalidad de los defectos de dicha inspección. 16
3.2.3. Subsanar defectos Se mostrarán en una lista los ascensores con deficiencias pendientes de subsanación. Si se selecciona esta acción, sólo se podrá informar de entre las diferentes fechas, la fecha de la última inspección y/o la fecha plazo de subsanación como parámetros de búsqueda ya que las demás carecen de sentido para realizar esta acción. Para subsanar los defectos de un ascensor es necesario pinchar en la dirección del mismo, de forma que accedamos al estado del ascensor y desde allí entremos a ver las deficiencias de la inspección. 17
Pulsando en el botón Entrar se muestra todos los defectos del ascensor, pudiendo subsanar uno, varios o todos a la vez, informando la fecha de subsanación correspondiente. 18
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3.2.4. Crear certificados subsanación Se mostrarán en una lista los ascensores con defectos subsanados cuyo certificado de subsanación no ha sido aún redactado. Si se selecciona esta acción, sólo se podrá informar de entre las diferentes fechas, la fecha de la última inspección y/o la fecha de subsanación como parámetros de búsqueda ya que las demás carecen de sentido para realizar esta acción. Para emitir el certificado de subsanación de un ascensor es necesario pinchar en la dirección del mismo, de forma que accedamos al estado del ascensor y desde allí entremos a rellenar el formulario correspondiente a dicho certificado (pulsando el enlace Entrar). 20
En el formulario del certificado de corrección de deficiencias, se informa el técnico de la empresa conservadora, que posteriormente firmará dicho certificado. Una vez informado el técnico, Finalizar. De esta forma se genera el PDF del certificado que posteriormente habrá que firmar. 21
Estas dos acciones (Subsanar defectos y Crear certificado) se pueden hacer a la vez pulsando el botón Cargar Certificado. Para ello, es necesario disponer de un fichero xml con los datos correspondientes a la subsanación de los defectos junto con el técnico firmante del certificado. 22
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3.2.5. Firmar certificados subsanación Se mostrarán en una lista los ascensores que tengan un certificado de corrección pendiente de firma. Si se selecciona esta acción, sólo se podrá informar de entre las diferentes fechas, la fecha de la última inspección como parámetro de búsqueda ya que las demás carecen de sentido para realizar esta acción. Una vez mostrada la lista de ascensores, se podrán seleccionar uno, varios o todos los ascensores, para firmar los certificados de todos aquellos ascensores seleccionados. Al pulsar Firmar Certificados se mostrarán exclusivamente aquellos certificados cuyo técnico firmante coincida con la tarjeta que ha accedido al sistema en el momento de la firma. 24
O si se prefiere, se pueden también firmar los certificados de uno en uno entrando al detalle de cada uno de los ascensores de la lista (Estado del ascensor), pinchando en la dirección del mismo. 25
El técnico del certificado de corrección se puede modificar siempre y cuando no haya sido firmado. 26
3.2.6. Solicitar prórroga Se mostrarán en una lista los ascensores con defectos graves o muy graves pendientes de subsanar cuyo presupuesto ha sido aceptado y no tengan ya una prórroga solicitada. Si se selecciona esta acción, sólo se podrá informar de entre las diferentes fechas, la fecha de la última inspección y/o la fecha plazo de subsanación como parámetros de búsqueda ya que las demás carecen de sentido para realizar esta acción. Para solicitar una prórroga del plazo de corrección de un ascensor es necesario pinchar en la dirección del mismo, de forma que accedamos al estado del ascensor y desde allí, en la línea de presupuesto, pulsemos la opción Solicitar prórroga. Se visualizará automáticamente la pantalla de firma de dicha solicitud que dice: La empresa conservadora solicita una prórroga de tres meses para la finalización de las operaciones de subsanación de las deficiencias, al disponer de presupuesto aceptado por el titular. Una vez firmado, se ampliará el plazo tres meses a partir de la fecha de la solicitud de la prórroga. 27
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3.3. VISITAS CONCERTADAS En el lateral derecho de la pantalla se muestran las visitas concertadas para el día de hoy y los siguientes días. Los ascensores vendrán agrupados por territorio histórico y dentro de cada uno de ellos ordenados por RAE. Si hubiera más de cinco ascensores a mostrar se visualiza un enlace Ver más que pulsándolo mostrará los ascensores restantes. 30
3.4. UTILIDADES En el lateral derecho de la pantalla se pueden ejecutar también algunas utilidades de interés: Obtener fichero de intercambio: obtener la información que dispone Industria sobre los ascensores. Certificado vía XML: envío de datos para la subsanación de los defectos y redacción del certificado. Asignaciones OCA vía XML: envío de datos para la asignación de los OCAs a las inspecciones. 3.4.1. Obtener fichero de Intercambio Con esta utilidad se puede obtener la información que dispone Industria sobre los ascensores de una empresa conservadora. Se debe seleccionar el territorio histórico, un año de inspección y si este año se refiere a la última inspección realizada o a la próxima. 31
El resultado se mostrará en función del tipo de listado que se desee entre los tres que se pueden seleccionar: Listado de ascensores con defectos sin subsanar por municipio y fecha de la próxima inspección. Listado de ascensores ordenados por municipio y fecha de la próxima inspección. Listado de ascensores ordenados por fecha de la próxima inspección. Se podrá guardar el XML desde el menú del navegador Guardar Como. 3.4.2. Certificado vía xml Con esta utilidad se puede enviar un fichero XML con la información correspondiente a la subsanación de los defectos y redacción del certificado de corrección de deficiencias de varios ascensores. Se validará para cada ascensor, que la empresa conservadora corresponda a la que realiza la petición y que tenga una inspección con esos defectos sin subsanar. Es un proceso interno que deja los certificados listos para ser firmados y se podría acceder directamente a la búsqueda por acción: firmar certificados para firmarlos. 32
3.4.3. Asignaciones OCA vía xml Con esta utilidad se puede enviar un fichero XML con la información correspondiente a la asignación de OCA a varios ascensores. Se validará para cada ascensor, que la empresa conservadora corresponda a la que realiza la petición, que el OCA sea válido, y que no tenga una inspección ya asignada. Para reasignar un OCA, habrá que hacerlo, bien desde el Estado del ascensor bien desde la búsqueda con Acción: Asignar y Reasignar OCA. 33