Anexo Sugerencias para el manejo de los comprobantes fiscales por concepto de anticipos de clientes y pagos parciales. Estimados asociados: Uno de los temas más delicados que se está presentando en la distribución de automóviles, es el manejo de los comprobantes fiscales que deben expedirse por concepto de los anticipos y por los pagos parciales de los clientes que reciben las distribuidoras. Con ese motivo, como se les informó en el mes de enero, durante todo el año 2011 y lo que va de 2012, la AMDA ha estado llevando a cabo diversas reuniones con las autoridades fiscales, con objeto de plantear las necesidades de sus agremiados en el tema de los comprobantes fiscales. Al mismo tiempo, se han estudiado alternativas para ver mecanismos que faciliten la operación de las distribuidoras y que eviten la duplicidad de información en los registros del SAT. El objetivo de esta nota es dar a ustedes un panorama general sobre el tema y apuntar posibles soluciones al mismo. Nota: Para efectos de este trabajo nos estaremos refiriendo a los comprobantes fiscales con el nombre corto de COFIS. Planteamiento y negociaciones con el SAT en 2011 Los comprobantes fiscales digitales (COFIS) que emiten los distribuidores de vehículos automotores son, entre otros, los siguientes: (a) Al momento de la venta: Se expiden las facturas correspondientes a las operaciones de venta, las cuales son el documento que permite acreditar los ingresos para efectos del ISR. (b) Si la factura se paga en una sola exhibición, como es el caso de muchas operaciones de venta de refacciones y de servicio, no se requiere expedir un comprobante fiscal (COFI) adicional en el momento de su cobro.
(c) Si la factura se paga en parcialidades, como es el caso de las ventas de unidades, el Código fiscal obliga a expedir un comprobante fiscal (COFI) por cada uno de los pagos parciales que se reciban 1. Para ello, la autoridad nos menciona en su regla I.2.7.1.14:...se entenderá que existe pago en parcialidades cuando la contraprestación se extinga en más de una exhibición, independientemente del monto de cada una de éstas y del plazo pactado. Con esta definición podemos ver como los pagos de las ventas de unidades normalmente se cobran en pagos en parcialidades. (d) En el caso de los anticipos de clientes, también existe la obligación de expedir un comprobante fiscal (COFI) que acredite el cobro realizado. Como se puede observar, existe la obligación de expedir (y reportar a las autoridades fiscales) comprobantes fiscales por cada una de las operaciones de venta (COFIS en su modalidad de facturas) y adicionalmente comprobantes fiscales (COFIS en su modalidad de recibos de caja) por los pagos recibidos por concepto de anticipos y de pagos parciales. En la forma en que están redactadas estas disposiciones, también, existe la obligación de expedir un Comprobante fiscal en los casos de compensaciones de adeudos, como son los pagos de clientes que se reciben de las financieras de plantas. Lo anterior permite llevar un control de los ingresos que generan las empresas y del cobro de los mismos, lo cual debería, en teoría, facilitar la determinación de los ingresos para efectos del ISR, del IVA y del IETU. Los reportes que deben enviarse al SAT cumplen una función de control, vía la cual el SAT puede hacer cruces entre los ingresos y las deducciones de los contribuyentes, pues cuenta con la información a detalle de todos los comprobantes fiscales digitales que se han emitido en el país. 1 Los requisitos de los comprobantes fiscales se comentan en otras circulares de AMDA.
Solución negociada con el SAT a partir de 2012 En las reuniones con el SAT se les comentó que por el procedimiento de control que utilizan las distribuidoras, la información sobre los ingresos de las mismas está duplicando la información en la base de datos del SAT, pues se están reportando las facturas y, por otro lado, los recibos de caja que amparan la cobranza de los mismos. Los reportes al SAT, tanto en el CFDI como en el CFD 2, sólo manejan las siguientes claves: o Ingresos o Egresos o Traslados No existe una clave especial para los recibos de anticipos de clientes ni para los pagos parciales. La solución al tema de los comprobantes fiscales que amparan pagos parciales, nos la dan en las modificaciones fiscales al Código Fiscal de la Federación que entran en vigor a partir del primero de enero de 2012. Para ello se agregan nuevos requisitos a los comprobantes fiscales, concretamente el inciso b) de la fracción VII del artículo 29A, solicita lo siguiente: Artículo 29-A. Los comprobantes fiscales digitales a que se refiere el artículo 29 de este Código, deberán contener los siguientes requisitos:...... VII. El importe total consignado en número o letra, conforme a lo siguiente: a).. b) Cuando la contraprestación se pague en parcialidades, se emitirá un comprobante fiscal por el valor total de la operación de que se trate en el que se indicará expresamente tal situación y se expedirá un comprobante fiscal por cada parcialidad. 2 En el CFDI el reporte al SAT se lleva a cabo a través del envío del propio CFDI, en el caso del CFD el reporte se hace en forma mensual.
Estos últimos comprobantes deberán contener los requisitos previstos en las fracciones I, II, III y IV de este artículo, además de señalar el número y fecha del comprobante fiscal que se hubiese expedido por el valor total de la operación, el importe total de la operación, el monto de la parcialidad que ampara y el monto de los impuestos retenidos, así como de los impuestos trasladados, desglosando cada una de las tasas del impuesto correspondiente, con las excepciones precisadas en el inciso anterior. c)...... La regla anterior confirma la necesidad de expedir un comprobante fiscal por cada parcialidad, en los casos en que la contraprestación de la operación se pague en parcialidades. Con objeto de identificar que el comprobante fiscal se refiere a un pago parcial, se solicita que en el mismo se señalen: El número y fecha del comprobante fiscal que se hubiese expedido por el valor total de la operación, El importe total de la operación El monto de la parcialidad que ampara El monto de los impuestos retenidos, así como de los impuestos trasladados, Con los dos primeros datos, el SAT está en posibilidades de identificar que el comprobante fiscal se refiere a un pago en parcialidades y con ello eliminar la duplicidad de ingresos que se estaban presentando hasta antes de esta reforma. Veamos como las reglas anteriores nos permiten dar solución a la problemática generada en el tema de los anticipos. Modificaciones que se sugieren a los sistemas administrativos de las distribuidoras Las disposiciones fiscales nos están obligando a lo siguiente: Se deben expedir COFIS por las facturas. Se deben expedir COFIS por los anticipos recibidos, los pagos parciales y las compensaciones de adeudos.
Se requiere enviar reportes al SAT de todos los COFIS expedidos (CFD o en CFDI), por lo mismo, el SAT está recibiendo información de Facturas, Pagos de anticipos, Pagos parciales y Compensaciones de adeudos (son pagos parciales), por lo cual se está duplicando la información en los datos recibidos por el SAT. Para evitar lo anterior se requiere trabajar en políticas y reglas de negocio en las empresas. Se sugiere lo siguiente: A. Incluir en los sistemas de cómputo las siguientes claves en el manejo de los comprobantes fiscales y no fiscales que expida la empresa: Claves que se manejan en el SAT para el control de los COFIS: 1. Ingresos 2. Egresos 3. Traslados Claves adicionales que se sugiere agregar para control interno: A. COFI con efectos en ISR, IVA y IETU B. COFI con efectos sólo en ISR C. COFI con efectos sólo en IVA y IETU D. Comprobantes sin efectos fiscales La combinación de ambas claves la podemos ver en los siguientes ejemplos: COFI modalidad Factura: Clave 1B COFI modalidad pago parcialidades: Clave 1C COFI nota de crédito sobre una factura: Clave 2B COFI nota de crédito sobre pago parcial: Clave 2C COFI modalidad recibo caja anticipo clientes: Clave 1A COFI que indique el pago de una factura de clientes por una compensación de adeudos: Clave 1C Comprobante de caja sin efectos fiscales: Clave 1D
B. Definir las siguientes reglas de negocio: (1) Todas las facturas expedidas son Comprobantes fiscales (COFIS) (2) Expedir recibos de caja por todos los pagos recibidos. Los recibos de caja podrán ser con requisitos fiscales (COFIS) o sin requisitos fiscales. (3) En cuanto a los recibos de caja, se requiere definir: o Una factura que se pague en una sola exhibición no requiere un COFI por pagos parciales. Si se recibe su pago en la caja, se deberá expedir un recibo de caja SIN EFECTOS FISCALES. o Una factura que se pague en parcialidades requiere un COFI por pagos parciales. Si se recibe su pago en la caja, se deberá expedir un recibo de caja (COFI) CON EFECTOS FISCALES. (4) Expedir COFIS por todos los anticipos recibidos (5) Expedir COFIS por todas las compensaciones de adeudos C. Con las reglas anteriores, qué hacer con los anticipos? La propuesta para evitar duplicidades y auditorías o aclaraciones posteriores con el SAT consiste en: Expedir COFIS por los traspasos contables que se realizan habitualmente en los anticipos. Sistematizar la expedición de los COFIS y los traspasos contables en los sistemas de cómputo (trabajar una sola vez). A continuación desarrollamos un ejemplo con las modificaciones propuestas. Para hacerlo más sencillo se excluye el manejo contable del IVA 3. Primer paso: Se recibe un anticipo por $20,000 en el mes de enero de 2012 Se expide un COFI (modalidad: Recibo de caja) por el anticipo En los reportes al SAT se considera ingreso en ISR, IVA y IETU. Su clave es 1A (ingreso para ISR, IVA y IETU). 3 Se acompaña un complemento por separado manejando el IVA.
Registro contable: Concepto Cargo Abono Bancos $20,000 Anticipos de clientes $20,000 Nota: El anticipo genera un ingreso acumulable para efectos de ISR, IVA y el IETU. Segundo paso: Se factura la unidad en $150,000 en el mes de febrero de 2012, indicando que su pago es en parcialidades. Se expide un COFI (modalidad: factura unidades) por la venta. En los reportes al SAT se considera ingreso en ISR. La clave sugerida es 1B (ingreso sólo para ISR) Registro contable: Concepto Cargo Abono Clientes $150,000 Ventas $150,000 Notas: Para efectos de ISR, los registros del SAT le indican en este momento ingresos por $20,000 más $150,000. Se está duplicando el efecto del anticipo. El SAT no debe acumular este ingreso para efectos del IVA y del IETU, ya que se maneja como una factura con pagos parciales, con lo cual el saldo en estos impuestos debería ser sólo $20,000 del anticipo. Tercer paso: Se efectúan los traspasos contables del anticipo a la cuenta de clientes. Operación actual: No se expiden documentos por los traspasos contables. En los reportes al SAT siguen apareciendo $150,000 más $20,000.
El Registro contable es: Concepto Cargo Abono Anticipo Clientes $20,000 Clientes $20,000 Las Sugerencias para evitar duplicidades en los reportes al SAT, consisten en agregar al tercer paso la expedición de COFIS por los dos movimientos del traspaso como sigue: (a) Por el cargo a anticipo de clientes por $20,000. Un COFI (naturaleza egreso) que permite neutralizar el efecto del anticipo recibido. La clave sugerida es 2A (egreso ISR, IVA y IETU). Notas: La información del SAT en ISR sería: $20,000 más $150,000 más (20,000) = $150,000. La información del SAT en IVA y IETU sería: $20,000 más (20,000) = $0 (b) Por el abono a la cuenta de clientes por $20,000 Un COFI por el pago (naturaleza ingreso) identificando la factura a la cual pertenece, 4 lo que permite conocer al SAT que se trata de un pago parcial. La clave sugerida es 1C (Ingreso sólo IVA y IETU). El COFI sería expedido por el pago parcial del cliente y se aplica a la factura correspondiente. Notas: La información del SAT en ISR sería: $20,000 más $150,000 más (20,000) más $0 = $150,000. No se acumula en ISr pues es un pago parcial. La información del SAT en IVA y IETU sería: $20,000 más (20,000) más $20,000 = $20,000, lo cual es correcto. Nota importante: lo ideal es que los COFIS se expidan en forma automática por el sistema de cómputo. 4 Para los casos en que el anticipo se recibe sin tener identificada la operación, el mismo se puede identificar con la factura y a través del recibo, o el mismo RFC del cliente. La empresa también puede obtener los datos a través del vendedor o por cualquier otro método.
Cuarto Paso: Se liquida los $130,000 de la operación (ya sean en efectivo o a través de una compensación de adeudos) Se expide un COFI por el pago o la compensación. El COFI lleva los datos de un pago parcial para evitar que se acumule en ISR y si lo haga en IVA y IETU. Su clave es 1C (ingreso sólo IVA y IETU). Registro contable: Concepto Cargo Abono Bancos $130,000 Clientes $130,000 Notas: La información del SAT en ISR sería: $20,000 más $150,000 más (20,000) más $0 más $0= $150,000. Este movimiento no se acumula pues es un pago parcial. La información del SAT en IVA y IETU sería: $20,000 más (20,000) más $20,000 más $130,000= $150,000, lo cual es correcto. RESUMEN del EJEMPLO Los movimientos del ejemplo estarían mostrando la siguiente información: Paso Concepto Importe Clave Datos ISR Datos IVA y IETU 1 Anticipo $20,000 1A 20,000 20,000 2 Factura (pago en parcialidades) $150,000 1B 150,000 0 3 Nota cargo/ traspaso aplicar anticipo $(20,000) 2A (20,000) (20,000) 4 Nota cargo/ traspaso aplicar pago cliente (lleva dato de pago parcial) $20,000 1C 0 20,000 5 Pago a cuenta (lleva dato de pago parcial) $130,000 1C 0 130,000 Sumas: 150,000 150,000
Conclusiones El esquema propuesto logra su objetivo. Se evita la duplicidad de registros en los reportes al SAT. En el caso de que el SAT tuviera diferencias con los registros de la empresa, la utilización de las claves que se proponen haría sencillo un trabajo de conciliación con las autoridades fiscales en cualquiera de los tres impuestos. Las claves propuestas también simplifican la elaboración interna de las declaraciones fiscales de ISR, IVA y IETU. El trabajo adicional consiste en al elaboración de los COFIS adicionales por los traspasos contables (paso # 3 del ejemplo). La idea es que esto se sistematice y que el sistema de cómputo de la empresa lleve a cabo lo anterior. Como ventajas adicionales, el manejar este tipo de claves permite a la empresa sistematizar otras operaciones como pueden ser: (a) Pagos de placas: Se sugiere expedir un recibo de caja sin efectos fiscales (clave 1D). Su folio debe ser distinto a los recibos de caja (COFIS) con efectos fiscales. (b) Pagos de tenencia: Se sugiere un camino similar al anterior Atentamente Lic. Fernando Lascurain Farell Director Ejecutivo de Servicios al Asociado