1 RESUMEN EJECUTIVO DE LA AUDITORIA OPERATIVA A LA CONTRALORÍA DEL MUNICIPIO RAFAEL URDANETA, INFORME DEFINITIVO Nº 2-36-15 Características Generales del Ente Auditado La Contraloría del Municipio Rafael Urdaneta del estado Táchira, tiene su fundamento en el artículo 176 de la Constitución de la de Diciembre de 1999, ratificada en el artículo 100 y siguientes de la Ley Orgánica del Poder Público Municipal y su funcionamiento está regulado en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional del Control Fiscal y en la Ordenanza publicada en Gaceta Municipal Edición Ordinaria Nº 048 de fecha 13 de Junio de 2006. Fue creada en Sesión Extraordinaria Nº 02 del Concejo Municipal de fecha 09/09/2005, publicada en Gaceta Municipal, Edición Ordinaria Nº 01 en fecha 30/09/2005, iniciando sus actividades con el nombramiento del Contralor Municipal, según acuerdo Nº 052 del Concejo Municipal, publicado en Gaceta Municipal en fecha del 28/05/2006. Su domicilio se encuentra situado en la Oficina Piso 1, Edificio Ligia Montoya Calle 4ta entre carreras 3era y 4ta, Barrio Coromoto, Delicias, Municipio Rafael Urdaneta del estado Táchira, su ámbito de competencia todo el territorio del Municipio Rafael Urdaneta del estado Táchira Alcance y Objetivos de la Actuación La presente actuación fiscal se orientó a la evaluación de la legalidad, exactitud y sinceridad de las operaciones y procedimientos efectuados por la Contraloría del Municipio Rafael Urdaneta del Estado Táchira, durante los periodos II Semestre del 2011, ejercicios fiscales 2012, 2013, 2014 y I Semestre del 2015, en las áreas de Organización y Funcionamiento, Planificación y Presupuesto, Control Fiscal, Potestad de Investigación, Determinación de Responsabilidades, Gastos de Personal Fijo, contratado y Emolumentos al titular del órgano de control, Contrataciones Públicas, Registro y Control de Bienes, Servicios y Obras, viáticos y pasajes a funcionarios del Órgano de Control Fiscal, así como Declaración Jurada del Patrimonio. Los objetivos específicos fueron Verificar si la organización y funcionamiento de la Contraloría del Municipio Rafael Urdaneta del Estado Táchira, facilita el cumplimiento de
2 las funciones legalmente atribuidas; así como la observancia de los principios organizativos básicos, tales como: segregación de funciones y delimitación precisa de responsabilidades en cada dependencia; Constatar el número de personal, grado de instrucción, profesión, años de servicio del ente, experiencia en el área de control, cargo actual, en las áreas objeto de análisis; Verificar el cumplimiento de los objetivos y metas previstos en el Plan Operativo Anual, así como, la legalidad y justedad de los procedimientos efectuados en las áreas objeto de análisis, así como evaluar la legalidad, sinceridad y exactitud de los pagos por concepto de emolumentos al titular del Órgano de Control Fiscal; viáticos y pasajes a los funcionarios, así como la Declaración Jurada de Patrimonio; igualmente determinar que los procesos de selección de contratistas y contratación para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras, finalmente verificar el proceso de adquisición, formación de los inventarios, registros contables, control, custodia de los bienes. Observaciones Relevantes - La Contraloría del Municipio Rafael Urdaneta, para los ejercicios fiscales 2013, 2014 y I Semestre 2015, efectuó la contratación por honorarios profesionales de un Abogado, para ejercer la potestad investigativa y elaborar Informes de Investigación para la Determinación de Responsabilidades, sin que conste el certificado de inscripción y calificación vigente ante el Registro de Auditores, Consultores y Profesionales Independientes en Materia de Control, que al efecto lleva la Contraloría General de la República. En tal sentido, el Reglamento para el Registro, Calificación, Selección y Contratación de Auditores, Consultores y Profesionales Independientes en Materia de Control, artículo 20. Lo antes expuesto, se debe a la ausencia de mecanismos de control interno, que regulen lo relativo a la suscripción de contratos por honorarios profesionales con personas naturales o jurídicas inscritas en el Registro de Auditores, Consultores y Profesionales Independientes en Materia de Control, conforme lo establecido en el marco legal que regula la materia. Trayendo como consecuencia, el riesgo de contratar profesionales que no cuenten con el perfil requerido para el ejercicio de dichas funciones, lo cual vulnera los principios de legalidad, eficiencia y/o eficacia de los procedimientos de selección de personal llevado a cabo por el Órgano Contralor.
3 - En revisión efectuada a los expedientes de Determinación de Responsabilidades Nos. 001/2015 y 002/2015, se determinaron las siguientes observaciones: o El auto de inicio o apertura no contiene la identificación del órgano o entidad donde ocurrieron los hechos, descripción de los actos, indicación de los elementos probatorios y las razones que comprometen presumiblemente su responsabilidad y la orden que sean notificados los sujetos responsables. o La notificación del auto de inicio o apertura, no contiene número de expediente, señalamiento del lapso dentro del cual podrán los sujetos presuntamente responsables de los hechos investigados o sus representantes legales para indicar las pruebas, lapso para la admisión de las pruebas, señalamiento expreso de la fecha de notificación que quedan a derecho los presuntos responsables para todos los efectos del procedimiento e indicación expresa del día y la hora que tendrá lugar el acto oral y público. o Sobre las formalidades del acto oral y público, no se dejó constancia de los registros de grabación de voz y video, del lugar, fecha y hora en que se produjo el acto. o La decisión no contiene descripción de los actos hechos y omisiones imputados, indicación de las pruebas promovidas y evacuadas, resultado de las pruebas evacuadas, análisis de los alegatos opuestos por los imputados, indicación de los recursos que proceden y lapso para su interposición. o El Contralor Municipal ordenó la destitución de los titulares de los cargos de Director y Administrador de la Fundación de la Casa de la Cultura, asimismo los inhabilitó para el ejercicio de sus funciones. Contrario a los procedimientos establecidos en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, en el Capítulo IV del Procedimiento Administrativo para la Determinación de Responsabilidades, artículos 98 y 105, así como a lo establecido en el Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Sección IV De las Responsabilidades, en su artículo 88, numerales 2, 3, 5, 6 y 7. Así como artículo 90, numerales 2, 4, 5, 6 y 7, igualmente artículo 92, numeral 10 y finalmente artículo 98, numerales 3, 4, 5, 6, 7 y 9. Las circunstancias expuestas con anterioridad, denotan debilidades en el sistema de control interno, por parte del órgano de control municipal, en cuanto a la aplicación del
4 procedimiento administrativo para la determinación de responsabilidades prescrito por la Contraloría General de la República. Lo que trae como consecuencia, que se realicen actos administrativos de nulidad absoluta por prescindencia total y absoluta del procedimiento legalmente establecido. - El Órgano Contralor efectuó pagos de Bs. 136.002,20 sin que conste la verificación previa del cumplimiento del suministro de bienes y servicios. Sobre el particular, la Ley de Contrataciones Públicas, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.503 de fecha 06/09/2010, en el artículo 116. Situación motivada a la ausencia de mecanismos de control interno, relacionados con el control perceptivo de los bienes y servicios adquiridos, previo a efectuarse el pago, conforme a la normativa legal aplicable; trayendo como consecuencia que no exista garantía de la efectiva recepción de los mismos, así como, que dichas adquisiciones no cumplan con las características requeridas, para cubrir las necesidades de la Contraloría. - Durante el II Semestre del 2011 y ejercicios fiscales 2012 y 2013, no fue aplicado el proceso de selección de contratistas bajo la modalidad de Consulta de Precios para las adquisiciones de bienes y prestación de servicios, de hasta 5.000 U.T. que se indican en el Anexo 12. En este sentido, la Ley de Contrataciones Públicas, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.165 del 24-04-2009 y Reforma publicada en Gaceta Oficial de la Nº 39.503 de fecha 06-09-2010, en su artículo 73. Situación motivada a debilidades de control interno, al no aplicar los procesos de selección de contratistas para la adquisición de bienes y servicios, conforme a lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Lo que trae como consecuencia, que no se garantice la escogencia de la oferta más conveniente a los intereses del Órgano Contralor, en detrimento de los principios de legalidad, igualdad, competencia y transparencia que debe regir en la administración pública. Conclusiones Sobre la base de los resultados obtenidos a través de la Auditoría Operativa Contraloría del Municipio Rafael Urdaneta periodo comprendido entre el 2do Semestre 2011, 2012, 2013, 2014 y 1er Semestre 2015, se concluye:
5 En lo referente a constatar el número de personal, grado de instrucción, profesión, años de servicio en el ente, experiencia en el área de control, cargo actual, en las áreas objeto de análisis, satisfacen las necesidades de control de la Institución; se determinó efectuó la contratación por honorarios profesionales de un Abogado, para ejercer la potestad investigativa y elaborar Informes de Investigación para la Determinación de Responsabilidades, sin que conste el certificado de inscripción y calificación vigente ante el Registro de Auditores, Consultores y Profesionales Independientes en Materia de Control. Así mismo en la revisión de los expedientes de Determinación de Responsabilidades Nos. 001/2015 y 002/2015 no cumplen los procedimientos con lo establecido con la normativa legal que rige la materia. Sobre los procesos de selección de contratistas y contratación para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras, de ser el caso, se ajusta a la normativa legal que rige la materia, se determinó que no realizó la verificación previa del cumplimiento del suministro de bienes y servicios; igualmente se evidenció se realizo adquisiciones de bienes y contratación de servicios sin efectuar los procesos de selección de contratistas bajo la modalidad de consulta de precios, conforme lo establece la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. RECOMENDACIONES De acuerdo con los resultados señalados en el presente Informe de Auditoría Operativa a la Contraloría Municipal, se formulan las siguientes recomendaciones: 1. Crear e implantar mecanismos de control interno, que regulen lo relativo a la suscripción de contratos por honorarios profesionales con personas naturales o jurídicas inscritas en el Registro de Auditores, Consultores y Profesionales Independientes en Materia de Control, conforme lo establecido en el marco legal que regula la materia; a fin de contratar profesionales que cuenten con el perfil requerido para el ejercicio de dichas funciones, en pro de los principios de legalidad, eficiencia y/o eficacia de los procedimientos de selección de personal llevado a cabo por el Órgano Contralor. 2. Fortalecer los mecanismos de control interno, en cuanto a la sustanciación del expediente administrativo relativos al procedimiento sobre las actuaciones necesarias, para realizar la Potestad Investigativa, conforme a la normativa legal y sublegal que regula la materia; a fin
6 de adecuar dicho procedimiento, a los términos previstos en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y su reglamento, y por ende, la realización de determinación de responsabilidades de conformidad con la normativa legal aplicable, y la remisión al Órgano Rector del Sistema Nacional de Control Fiscal, para asumir la investigación, en caso de juzgarlo conveniente y la procedencia de acciones legales pertinentes. 3. Crear e implementar mecanismos de control interno, relacionados con el control perceptivo de los bienes y servicios adquiridos, previo a efectuarse el pago, conforme a la normativa legal aplicable; a fin de garantizar la efectiva recepción de los mismos, así como, que dichas adquisiciones cumplan con las características requeridas, para cubrir las necesidades de la Contraloría. 4. Establecer mecanismos de control interno, que coadyuven a la aplicación de los procesos de selección de contratistas para la adquisición de bienes y servicios, conforme a lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento; con el objeto de garantizar la escogencia de la oferta más conveniente a los intereses del Órgano Contralor, en pro de los principios de legalidad, igualdad, competencia y transparencia que debe regir en la administración pública.