SITUACIÓN ACTUAL: Actualmente la Entidad cuenta con treinta y una (31) salas de videoconferencias, dos en el nivel central, en doce (12) Regionales y en diecisiete (17) Centros Facilitadores de Servicios Migratorios, representando efectividad al realizar reuniones entre las diferentes regionales y un mejoramiento de la infraestructura de la Entidad en comunicaciones, logrando así un mayor y eficaz desarrollo de la función misional al optimizar los resultados en procesos de capacitación, reuniones y la realización de audiencias. Se opera con un servicio contratado, cuyo proveedor cuenta con los servidores ubicados en su propio Data Center (MCU, TMS y grabación), conectando la Entidad (Nivel Central, PCM y CFSM), con el siguiente esquema: 2.1. Objeto del Proceso de Contratación. Contratar el servicio videoconferencia entre las sedes de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, de acuerdo con los requerimientos técnicos de la Entidad. CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS ES EL SISTEMA DE CODIFICACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS La clasificación de los bienes y servicios objeto del proceso de contratación, son los siguientes: 2.2 Clasificación UNSPSC. Segmento Familia Clase Código Nombre Código Nombre Código Nombre 81 Entrega de Servicios basados en servicios de Servicios de Ingeniería, Investigación 16 17 tecnología de telecomunicaciones y Tecnología información 81 81 Servicios basados en Ingeniería, Investigación y Tecnología Servicios basados en Ingeniería, Investigación y Tecnología 11 11 Servicios informáticos Servicios Informáticos 22 18 Mantenimiento y soporte de software Servicios de Sistemas y Administración de Componentes de Sistemas 1 de 6
CUADRO DE CANTIDADES, ESPECIFICACIONES Y CONDICIONES TÉCNICAS DEL OBJETO CONTRACTUAL: El servicio de videoconferencia que demanda Migración Colombia, consiste en la interconexión de treinta y una (31) salas de videoconferencia con que cuenta la Entidad y diez (10) puntos alternos a través de Portátil, PC o Tablet, vía Web, internos (LAN) y externos (Internet). El servicio comprende la gestión, administración y manejo remoto de los equipos de videoconferencia. Se requiere que el servicio de videoconferencia permita en simultanea mínimo la interconexión de dos (2) puntos, como también en simultanea la interconexión de las treinta y una (31) salas y mínimo tres (3) de los diez (10) puntos alternos. Las videoconferencias se agendarán mínimo con 30 minutos de anticipación. La Entidad cuenta con los equipos completos (Pantallas LCD, switch para video, distribuidor de video, códec, solución DSBI, cámara, micrófono y minicomponente) para veintiséis (26) de las treinta y una (31) las salas de videoconferencia. La Entidad cuenta con los equipos parciales (Pantallas LCD, distribuidor de video y minicomponente) para cinco (5) de las treinta y una (31) las salas de videoconferencia, para estas salas el contratista debe proveer en la modalidad de servicio los equipos restantes para su óptimo funcionamiento (Códec, cámara, micrófono y los demás componentes que sean necesarios). La Entidad cuenta con su red Wan (MPLS) que interconecta todas sus sedes, que cubre las 31 salas de videoconferencia y los 10 puntos alternos, la cual deber ser intercomunicada a través de un canal dedicado que debe hacer parte del servicio contratado. Teniendo en cuenta la capacidad de comunicación actual de la Entidad entre sus sedes, Migración Colombia dedica máximo para el servicio de videoconferencia 1,5 Mbps por cada sala. Conexión MCU: El servicio contratado comprende la videoconferencia en forma simultanea entre las treinta y una (31) salas a nivel nacional y mínimo tres (3) puntos alternos, con equipos centrales en el Data Center del Contratista, el cual tendrá la administración del servicio de videoconferencia. 2.3 Especificaciones Técnicas del objeto del Proceso de Contratación. El proveedor deberá ubicar la MCU y la administración centralizada en su Data Center (MCU, TMS y grabación y demás equipos que se requieran para su optima operación), comunicado a través de un enlace dedicado privado que se integre con la red de datos MPLS de la Entidad, haciendo posible conectar las salas de videoconferencia de Migración Colombia a nivel Nacional (Regionales, Centros Facilitadores de Servicios Migratorios - CFSM y Puestos de Control Migratorio - PCM). Cabe aclarar que no debe ser una conexión a través de Internet. Dentro del servicio el proveedor debe contar con su propio enlace dedicado que se integre desde su Data Center a la red MPLS de la Entidad, con el ancho de banda necesario para el óptimo funcionamiento de la videoconferencia. Capacidad de Grabación: Mínimo 1.200 horas de video. Las grabaciones deben quedar disponible desde el Data Center del Contratista en formato MPG4, luego de cada videoconferencia, para que la Entidad la pueda descargar. Soporte y mantenimiento: Como mínimo un (1) mantenimiento preventivo durante el tiempo de servicio para todos los equipos de las salas de videoconferencia que conforman la plataforma. La solución de servicio de videoconferencia, deberá ser totalmente compatible con los equipos actuales que posee la Entidad. 1. CIUDADES DE SERVICIO DE VIDEOCONFERENCIA No. SALA CIUDAD Tiempo máximo de respuesta a fallas en forma presencial (horas) 1 Nivel central Bogotá sala Dirección Bogotá 4 2 Nivel central Bogotá sala piso 2 Bogotá 4 3 Regional Aeropuerto Eldorado Bogotá 4 4 Regional Andina Bogotá 4 5 Tunja Tunja 8 6 Centro facilitador Ibagué Ibagué 8 7 Neiva Neiva 8 8 Regional Antioquia Medellín 4 9 Puesto de control aeropuerto Rio Negro Rio Negro /Antioquia 4 10 Regional Amazonas Leticia 24 11 Regional Caribe Cartagena 4 12 Córdoba Montería 8 13 Centro facilitador Atlántico Barranquilla 4 14 Sincelejo Sucre 8 15 Santa Marta Santa Marta 8 16 Regional Guajira Riohacha /Maicao 12 2 de 6
17 Valledupar Valledupar 8 18 Regional Occidente Cali 4 19 Centro facilitador Popayán Popayán 8 20 Puesto de control Migratorio aeropuerto Alfonso Bonilla Aragón Palmira 4 21 Regional Eje Cafetero Pereira 4 22 Armenia Armenia 8 23 Manizales Manizales 8 24 Regional Orinoquia Villavicencio 4 25 Centro facilitador Arauca Arauca 24 26 Casanare Casanare 12 27 Regional Oriente Cúcuta 4 28 Centro facilitador Bucaramanga Bucaramanga 4 29 Regional Nariño Pasto 4 30 Puesto de control Rumichaca Pasto 8 31 Regional San Andrés San Andrés 12 El tiempo de respuesta para la atención de falla en forma remota debe ser inmediato, una vez reportado el incidente técnico. Cuando se requiera atención presencial para resolver una falla técnica, ésta debe ser atendida de acuerdo con los tiempos de respuesta fijados en horas hábiles en el cuadro anterior. 2. EQUIPOS PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO Cantidad 26 de propiedad de la Entidad 5 de propiedad de la Entidad Mínimo 5 DESCRIPCIÓN EQUIPOS DE LA SALA - 2 Pantallas LCD de 40" de Diagonal Marca Sony, - 1 Switch Video: VGA ATLONA AT PC41A, - 1 Distribuidor de video: TK V4005 Serial, - 1 Códec: Sistema de Videoconferencia SONY PCS G-50-1 Solución DSBI para el manejo de datos H.239: PCSA-DSB1S. - 1 Cámara modelo PCSA CG70-1 Micrófono: PCS-A1 SONY - 1 Minicomponente (SONY): CMT-HX50BTR - 2 Pantallas LCD de 40" de Diagonal marca Sony - 1 Distribuidor de video: TK V4005 Serial Marca trendnet - 1 Minicomponente (SONY): CMT-HX50BTR - 1 Códec - 1 Cámara - 1 Micrófono SALA DE Cantidad CIUDAD VIDEOCONFERENCIA Regional Aeropuerto Eldorado Bogotá 1 Regional Andina Bogotá 1 Tunja Tunja 1 Centro facilitador Ibagué Ibagué 1 Neiva Neiva 1 Regional Antioquia Medellín - Puesto de control Aeropuerto Rio Negro Rio Negro/Antioquia 1 Regional Amazonas Leticia 1 Regional Caribe Cartagena - Córdoba Montería 1 Centro facilitador Atlántico Barranquilla 1 Sincelejo Sucre 1 Santa Marta Santa Marta 1 Regional Guajira Riohacha/Maicao 1 Valledupar Valledupar 1 Centro facilitador Popayán Popayán 1 Puesto de control Cali Migratorio aeropuerto 1 Alfonso Bonilla Aragón Regional Eje Cafetero Pereira 1 Armenia Armenia 1 Manizales Manizales 1 Regional Orinoquia Meta 1 Centro facilitador Arauca Arauca 1 Casanare Casanare 1 Regional Oriente Cúcuta 1 Centro facilitador Bucaramanga Bucaramanga 1 Regional Nariño Pasto 1 Puesto de control Rumichaca Pasto 1 Regional San Andrés San Andrés 1 Nivel central sala Dirección Bogotá 1 Nivel central sala piso 2 Bogotá 1 Regional Occidente Cali 1 Regional Antioquia Medellín 1 Regional Caribe Cartagena 1 Nivel central sala Dirección Bogotá 1 Nivel central sala piso 2 Bogotá 1 3 de 6
Suministrados por el Contratista Regional Occidente Cali 1 Regional Antioquia Medellín 1 Regional Caribe Cartagena 1 3. CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS DE LOS EQUIPOS A PROVEER COMO PARTE DEL SERVICIO CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS EQUIPO CANTIDAD DESCRIPCIÓN REQUISITO MÍNIMO CÁMARA FHD PARA VÍDEOCONFERENCIA Mínimo 5 MICRÓFONO Mínimo 5 UNIDADES DE PROCESAMIENTO DE LA SEÑAL (CÓDEC) Mínimo 5 Marca Modelo Resolución Fotogramas por segundo Zoom óptico Movimiento 1280x720 o superior 30 como mínimo 10x o superior Pan-Tilt-Zoom (PTZ) Protocolos Video Mínimo SIP, H.323 H.264 Marca Modelo Tipo Marca Modelo Tipo Funcionalidad Omnidireccional con cobertura 360 con indicador y control de mute (Cancelación de eco) Con capacidad para una sala de 6 metros X 6 metros. El CÓDEC debe soportar las conexiones de vídeo en HD y audio del sistema de audio y vídeo a instalar en cada sala. Codificación y decodificación de vídeo hasta alta definición 1080P, 30 cuadros por segundo. Permitiendo enviar contenido a la sesión. Protocolo de vídeo H.264. ESPECIFICAR SU OFRECIMIENTO Los equipos (cámara, códec y micrófono y los demás componentes que sean necesarios) que se requieren, mínimo para la Sede Central en la ciudad de Bogotá (2), Cali (1), Medellín (1) y Cartagena (1) deben ser provistos por el Contratista como parte del servicio en arrendamiento, los cuales deben integrarse con la plataforma actual, sin generar incompatibilidades o mal funcionamiento de la videoconferencia. 4. CALIDAD DEL SERVCIO PARA VIDEO Y AUDIO 2.5.2. Específicas DESCRIPCIÓN Para las 26 salas cuya totalidad de equipos es de propiedad de la Entidad. Para las 5 salas en que el proveedor suministrará la sámara, el micrófono y el códec. Calidad Mínima de Video VGA FHD Calidad Mínima Alcance Micrófono Cobertura para una sala de 6 metros X 6 metros Cobertura para una sala de 6 metros X 6 metros 1. Proveer el servicio contratado, el cual comprende la conexión multipunto para las treinta y una (31) salas a nivel nacional y mínimo tres (3) puntos alternos, con equipos centrales en el Data Center de Contratista, el cual tendrá la administración del servicio de videoconferencia (Conexión MCU). 2. Contar con un Data Center con mínimo certificación TIER II del UPTIME Institute. 3. Ubicar la MCU y la administración centralizada en su Data Center (MCU, TMS, grabación y demás equipos que se requieran para su optima operación), comunicado a través de un enlace dedicado privado que se integre con la red de datos MPLS de la Entidad, haciendo posible conectar las salas de videoconferencia de Migración Colombia a nivel Nacional (Regionales, Centros Facilitadores de Servicios Migratorios - CFSM y Puestos de Control Migratorio - PCM). La conexión no debe ser a través de Internet. 4. Contar con su propio enlace dedicado con un nivel de disponibilidad mínimo del 99,9%, el cual se integre desde su Data Center a la red MPLS de la Entidad, con el ancho de banda necesario para el óptimo funcionamiento de la videoconferencia. 5. Coordinar los requerimientos técnicos de su propio enlace dedicado, con el proveedor actual de canales de comunicación de la Entidad, con el fin de garantizar la calidad de servicio de videoconferencia para cada una de las Regionales, Centros Facilitadores de Servicios Migratorios - CFSM y Puestos de Control Migratorio PCM 4 de 6
de la Entidad, detalladas en los Estudios Previos, garantizando en todo caso que no se presente degradación del servicio de conexión a la MCU para ninguna de las salas. Lo cual, no debe generar costos adicionales para la Entidad. 6. Contar con una plataforma web que permita la administración de las salas (mínimo: agendamiento, control de audio, control de micrófonos, control de cámaras, calidad de video, duración del evento), 7. Informar al Supervisor del Contrato, las características y requerimientos de instalación de su enlace dedicado con el MPLS de Migración Colombia y acceso a su plataforma de administración de videoconferencia, con el fin que éste verifique que no se vulnere la seguridad de la plataforma tecnológica de la Entidad. De encontrarse posibles vulnerabilidades el contratista debe tomar las medidas necesarias para corregir la situación. 8. Gestionar, administrar y manejar remotamente los equipos de videoconferencia desde su propio Data Center. 9. Permitir en simultanea mínimo la interconexión de dos (2) puntos, hasta, en simultánea, la interconexión de las treinta y una (31) salas y mínimo tres (3) de los diez (10) puntos alternos a que se refiere el numeral 2.3 Especificaciones Técnicas del Objeto del Proceso de Contratación, de los Estudios Previos. En cada punto se debe poder compartir contenido, como videos y presentaciones, desde un PC ubicado en la sala. 10. Atender oportunamente las solicitudes de videoconferencias, las cuales la Entidad podrá agendar con mínimo 30 minutos de anticipación al inicio del evento, a través de línea telefónica, correo electrónico o plataforma web del Contratista. 11. Entregar instalados, configurado y en funcionamiento, bajo la modalidad de servicio (arrendamiento), para mínimo cinco (5) salas de video conferencia, los equipos (Códec, cámara, micrófono y los demás componentes que sean necesarios para el correcto funcionamiento de estas salas), los cuales serán instalados en Bogotá (2), Cali (1), Cartagena (1) y Medellín (1). Cualquiera de estos equipos debe ser remplazado en un plazo no mayor a 24 horas en caso de presentar falla. 12. Garantizar una capacidad de grabación para mínimo 1.200 horas de video. Las grabaciones deben quedar disponible desde el Data Center del Contratista en formato MPG4, luego de cada videoconferencia, para que las Entidad la pueda descargar. 13. Garantizar que la solución de servicio de videoconferencia contratada, es totalmente compatible con los equipos actuales que posee la Entidad. 14. Prestar mínimo un (1) mantenimiento preventivo durante el tiempo de servicio para todos los equipos de las salas de videoconferencia que conforman la plataforma. Para lo cual se debe concertar el plan de trabajo con el Supervisor del Contrato. 15. Prestar el servicio de soporte y mantenimiento correctivo presencial, sin repuestos, para cada uno de los equipos de las salas que conforman la solución de videoconferencia. 16. Garantizar la disponibilidad del servicio de videoconferencia 24X7X365 (24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año). 17. Contar con personal técnico disponible suficiente e idóneo, para desplazarse a cada una de las sedes en caso que sea necesario y no se pueda dar solución a la falla en forma remota, de acuerdo con los tiempos de solución en sitio registrados en el numeral 2.3 Especificaciones Técnicas del Objeto del Proceso de Contratación, de los Estudios Previos. 18. Informar al Supervisor del Contrato, con mínimo con 5 días hábiles de antelación, sobre las ventanas de mantenimiento y/o configuración que vaya a efectúe sobre su plataforma y que afecte la disponibilidad del servicio de videoconferencia. 2.7 Informes y/o productos. 1. Equipos en calidad de servicio (Códec, cámara, micrófono y los demás componentes que sean necesarios para el correcto funcionamiento de las salas), instalados, configurado y en funcionamiento, en Bogotá (2), Cali (1), Cartagena (1) y Medellín (1). 2. Luego de realizado el mantenimiento preventivo y/o correctivo, el técnico de la firma contratista debe emitir un informe de servicio en el que se describa los trabajos realizados, fallas detectadas y corregidas y si fuese el caso, los repuestos requeridos para poner en funcionamiento el equipo que presente la falla. Dicho informe deberá ser suscrito por el técnico de la firma contratista y el funcionario de la Entidad delegado por el Supervisor del Contrato para la fiscalización técnica del mismo. 3. Como parte del mantenimiento preventivo, el contratista deberá entregar la de hoja de vida de los equipos que conforman cada sala de videoconferencia. 2.8 Documentos técnicos para el desarrollo del proyecto. 1. Presentar la oferta atendiendo la totalidad de las especificaciones técnicas, condiciones generales y demás requerimientos establecidos en los Estudios Previos y Pliegos de Condiciones. 2. Presentar en la oferta certificación que indique que cuenta con un Data Center, con un nivel de certificación mínimo TIER II del UPTIME Institute. 3. El proponente deberá anexar a su oferta un documento en el que explique claramente la metodología que se debe seguir para solicitar y prestar el servicio de soporte técnico y mantenimientos preventivo y correctivo, así como el personal encargado y los números de contacto, teniendo en cuenta las condiciones mínimas exigidas en las especificaciones técnicas 4. El valor ofertado por parte del proponente, debe incluir todos los gastos, costos, derechos, impuestos, tasas y demás contribuciones que se causen con ocasión de la presentación de la oferta, de la suscripción y ejecución del contrato, de acuerdo con las normas legales vigentes, ya que los mismos se entienden por cuenta del contratista. 5. El proponente deberá anexar aval suscrito cuando menos por un ingeniero inscrito y con tarjeta de matrícula profesional en la respectiva rama de la ingeniería (Ley 842 de 2003 artículo 20ª). 5 de 6
Formato de presentación de Oferta: Descripción Servicio de videoconferencia Multipunto (MCU) para treinta y una (31) salas a nivel nacional, mínimo 3 puntos alternos. Incluye el canal dedicado desde el Data Center del proveedor a la MPLS de la Entidad (con el ancho de banda necesario para el óptimo funcionamiento de la videoconferencia). Como parte del servicio arrendamiento de 5 Kits, conformado por: 1Cámara, 1Códec, 1 Micrófono. Los demás componentes que sean necesarios y requiera la solución del oferente para que la 5 sala de videoconferencia en donde se instalen estos Kit funcionen óptimamente. Un mantenimiento preventivo y correctivos (sin repuestos) para los equipos de las 31 salas de videoconferencia, conformadas por: 2 monitores 1 Códec 1 Cámara 1 Micrófono 1 Minicomponente (sonido) 1 Switche 1 Video convertidor de señal de datos Unidades 8 meses Precio Unitarios Ofertado Incluido IVA Precio Total Ofertado Incluido IVA $ 16.726.002 $ 104.537.512 8 meses $ 13.096.769 $ 81.854.453 Uno $ 28.826.400 $ 28.826.400 VALOR TOTAL OFERTA INCLUIDO IVA $215.218.364 6 de 6