Training & Development Center Seminarios de capacitación para hosted buyers y expositores Cartagena de Indias (Colombia) 10 y 11 de Diciembre de 2013 www.meetings.com.co Organiza:
Seminarios Hosted Buyers Hora 08:30 10:00 Martes, 10 de Diciembre de 2013 Seminario/Agenda Adaptación a una estructura profesional alejándose de una gestión voluntaria : Recursos propios vs outsourcing (Incluye caso de estudio de 45 Minutos) 10:00 10:30 COFFEE 10:30 11:00 Visita a stands 11:00 12:00 12:00 13:00 13:00 14:30 14:30 15:30 Conoce las ventajas de tener una "Solicitud de Propuesta" (Request for Proposal) para garantizar la calidad de los eventos que organiza tu sociedad? (Incluye caso de estudio de 45 Minutos) Visita a stands ALMUERZO Visita a stands 2
Seminarios Hosted Buyers Hora Miércoles, 11 de Diciembre de 2013 Seminario/Agenda 08:30 09:00 Visita a stands 09:00 10:00 Necesidad de una estrecha relación con la industria y una colaboración institucional a medio y largo plazo para garantizar una estabilidad financiera institucional 10:00 10:30 COFFEE 10:30 12:00 12:00 13:30 Qué es más importante para el desarrollo de miembros de su asociación: el reclutamiento de nuevos miembros o la retención de los miembros actuales? ALMUERZO 13:30 15:30 Visita a stands 3
Seminarios Hosted Buyers Adaptación a una estructura profesional alejándose de una gestión voluntaria : Recursos propios vs outsourcing (Incluye caso de estudio de 45 Minutos) El debate está servido! Aceptando como punto de partida que una sociedad científica nunca podrá ser un referente en su campo profesional, o que incluso podrá tener serios problemas existenciales con un gestión a base de una estructura de voluntarios, la pregunta es: Cuál es la mejor solución o el mejor modelo de gestión? Vivimos en un mundo altamente competitivo, un mundo ni mucho menos ajeno para las asociaciones y las sociedades científicas. La membresía busca valores agregados, los colaboradores un mayor ROI o ROO y las asociaciones mayor control y calidad en todas las áreas de sus actividades cotidianas. Preguntas tan frecuentes como Nos podemos permitir no estar en control de los ingresos y gastos de nuestro congreso? o Podemos permitirnos hoy en día hipotecar la existencia de nuestra asociación dependiendo de terceros? avivan este debate. Conoce los pros y los contras de una estructura profesional propia comparado con la gestión basada en un modelo de outsourcing. Qué nos da mayores garantías con el mínimo riesgo posible? Como era de esperar, no hay una respuesta fácil y como en muchos casos se resume a una palabra: depende. Analizaremos a través de un caso de estudio las ventajas y desventajas de cada modelo de gestión y alimentaremos el debate a través de experiencias reales del propio foro de asistentes. Está sesión cambiará la visión y percepción de aquellos que piensan que existe un solo modelo válido. 4
Seminarios Hosted Buyers Necesidad de una estrecha relación con la industria y una colaboración institucional a medio y largo plazo para garantizar una estabilidad financiera institucional En un mundo donde la supervivencia de las asociaciones cada dia es mas compleja el mantener una fluida comunicación con las entidades profesionales que desarrollan sus actividades en el sector de reuniones ofrece ventajas significativas para obtener un ROI y ROO de alto nivel, siendo ambos factores vitales para que las Asociaciones continúen a o largo del tiempo siendo exitosas. 5
Seminarios Hosted Buyers Conoce las ventajas de tener una "Solicitud de Propuesta" (Request for Proposal) para garantizar la calidad de los eventos que organiza tu sociedad? (Incluye caso de estudio de 45 Minutos) Tiene claro una Sociedad el objetivo/s a cumplir con la organización de un evento? Apostamos a que sí. Es conocedora nuestra contraparte local de ese/os objetivo/s? Apostamos a que no; o al menos, no siempre. Por qué no compartir esa información de forma que tengamos certeza de que nuestros colaboradores se alinean desde el primer momento con nuestro/s objetivo/s y aunamos esfuerzos para conseguirlo/s entre todos? Un buen RFP (Request for Proposal) nos permitirá trasladar a nuestros futuros colaboradores nuestras necesidades y objetivos y eso nos conducirá tanto a hacer un análisis de las propuestas recibidas de una forma uniforme como a mostrar una máxima transparencia en el proceso de información y selección. 6
Seminarios Hosted Buyers Qué es más importante para el desarrollo de miembros de su asociación: el reclutamiento de nuevos miembros o la retención de los miembros actuales? El viejo refrán, "más vale pájaro en mano que ciento volando" es muy cierto para las asociaciones y organizaciones de membresía. Es cierto, no sólo porque requiere menos esfuerzo mantener a un miembro que encontrar uno nuevo, sino porque es también bastante más económico. Ante el aumento de la competitividad entre las sociedades es imprescindible poner en marcha herramientas que nos permitan retener a la membresía actual así como mejorar la captación de nuevos miembros. Tradicionalmente el reclutamiento de nuevos miembros parece que marcaba todas las prioridades de una asociación, sin embargo, para la salud a largo plazo de su asociación, la retención se merece mucha más atención. En esta sesión analizaremos varios ejemplos prácticos de casos de éxito de sociedades que han puesto en marcha herramientas innovadoras con el objetivo de mejorar su tasa de retención de membresía así como para aumentar la captación de nuevos miembros. Estas herramientas han permitido a dichas sociedades convertirse en líderes de su especialidad ofreciendo una clara ventaja competitiva a sus miembros versus las sociedades de la competencia. No hay que olvidar que el valor percibido de una sociedad ante sus potenciales patrocinadores se basa casi siempre en el número de miembros de la misma y ello influye de manera directa en los ingresos que la asociación obtiene. 7
Seminarios Expositores Hora Martes, 10 de Diciembre de 2013 Seminario 08:30 10:00 Sesión + Taller sobre elaboración de presupuestos 10:00 10:30 COFFEE 10:30 11:30 11:30 13:00 La planificación estratégica de un destino para el segmento corporativo Elaboración de presentaciones y herramientas disponibles en el mercado (Incluye caso de estudio de 45 minutos) 13:00 14:30 ALMUERZO 14:30 15:30 Es transparencia sinónimo de win win?. 3 Claves para construir una buena relación entre clientes, proveedores y OPCs en el siglo XXI 8
Seminarios Expositores Hora Miércoles, 11 de Diciembre de 2013 Seminario 09:00 10:00 Habilidades de negociación 10:00 10:30 COFFEE 10:30 12:00 Taller práctico de captación de negocio 12:00 13:30 ALMUERZO 13:30 14:30 Contratos y convenios en el segmento del Turismo de Reuniones 14:30 15:30 Conoces a tus clientes? 9
Seminarios Expositores Sesión + Taller sobre elaboración de presupuestos En un entorno económico tan cambiante como el actual se hace imprescindible el control financiero de nuestras operaciones tanto en cuanto a la evolución económica de nuestro evento como en cuanto al logro del beneficio generado por esta actividad para nuestra empresa. La mejor herramienta que nos ofrece el mercado para conseguir nuestros objetivos es la elaboración de un buen presupuesto. Por ello en esta sesión/taller se tratarán a fondo los siguientes aspectos: Qué es un presupuesto y para qué sirve? La importancia de tener un presupuesto Tipos de presupuesto Cómo y cuándo se elaboran los presupuestos? Herramientas para hacer los presupuestos La importancia del check-list. 10
Seminarios Expositores La planificación estratégica de un destino para el segmento corporativo Conozca cuales son las claves para ingresar a este lucrativo y dinámico mercado, hoy las estadísticas muestran claramente la incidencia que tiene este sector en los ingresos de las economías de los destinos pero lamentablemente la mayoría de las entidades y organizaciones encargadas de la comercialización practican un Blind marketing que lleva a cometer errores en su captacion. 11
Seminarios Expositores Contratos y convenios en el segmento del Turismo de Reuniones En un entorno tan complicado y cambiante como el que existe hoy en día, tener certeza de que nuestros acuerdos con nuestros proveedores y colaboradores están perfectamente regulados se ha convertido en una prioridad. Ser conocedor de las diferencias a tener en cuenta cuando actúo como proveedor y como cliente y estar totalmente cubierto ante cualquier incidencia que se pueda producir (y más en un sector que se mueve en el medio y largo plazo) tanto en un caso como en el otro, debe permitirme trabajar con la seguridad de estar protegido ante cualquier contratiempo. Ser conocedor de los casos considerados como fuerza mayor, detallar claramente las condiciones económicas del acuerdo, establecer indemnizaciones adecuadas en caso de cancelación, indicar las causas que puedan permitir la resolución del acuerdo, etc, se ha convertido hoy en día en una necesidad. Ser conocedores de esa información y asesorar debidamente a nuestros clientes nos permitirá añadir valor a nuestra propuesta 12
Seminarios Expositores Habilidades de negociación Muchas personas saben vender pero, Venden bien? o Venden a cualquier precio? Es muy fácil vender si la respuesta a todos los aspectos durante el proceso de negociación es un SI. Existe una terminología que nos gusta a todos cuando se entabla un colaboración o un negocio entre dos o varias partes implicadas: El win-win. Qué bien suena!, pero que difícil es conseguirlo. Si partimos de la base que todos queremos ganar, alguien tiene todos los puntos para perder. La estrategia de negociación es clave. Mucho dependerá de la personalidad y del estilo de la otra parte negociadora. Por lo tanto la psicología juega un rol determinante. Y como es habitual, cada estrategia tiene sus tácticas. Una negociación requiere una minuciosa planificación para no ceder donde más duele y evitar equivocarse al hora de improvisar durante el proceso de la negociación. Cada parte implicada debe tener unos objetivos muy claros y lo que es importante para uno no lo es necesariamente para el otro. Lo esencial es conocer hasta donde uno está dispuesto a llegar a ceder y priorizar sobre estos objetos de negociación. 13
Elaboración de presentaciones y herramientas disponibles en el mercado (Incluye Case Study de 45 minutos) La habilidad de elaborar buenas presentaciones es hoy, y lo será aún más en el futuro, la número uno en facilitar su trabajo en empresas de cualquier tipo (destinos, hoteles, palacios de congresos, etc ) Los participantes en esta sesión mejorarán sustancialmente sus presentaciones y desarrollarán nuevas habilidades de presentación. Todo ello acompañado de una breve introducción de las mejores herramientas que existen en el mercado para ayudarnos en esta importante tarea. Durante esta sesión aprenderán a elaborar las presentaciones en múltiples formatos siguiendo un proceso efectivo de 5 pasos y recibirán un feedback constructivo proporcionado por la amplia experiencia de nuestros ponentes. 14
Seminarios Expositores Es transparencia sinónimo de win-win?. 3 Claves para construir una buena relación entre clientes, proveedores y OPCs en el siglo XXI Otra vez el win-win! Lo importante es que nadie pierda. Perder nunca puede ser un buen fundamento para crear una colaboración a medio y largo plazo. Parece ser que las personas no se fían de la conducta ética y de las buenas prácticas de otros en el mundo de los negocios. Y más aún en nuestro sector, el turismo de reuniones, donde tenemos la etiqueta de aplicar modelos de honorarios raros y engañosos. Sobre todo cuando se cobran comisiones en vez de honorarios de gestión. Percepción o realidad? Es por ello que la palabra transparencia se usa con una enorme facilidad queriendo decir no escondo nada, no vas a tener sorpresas negativas de última hora. Me parece bien, pero realmente hay que ser transparente en todo? Hay que serlo con lo que le afecta a la otra parte implicada, pero puede incluso crear el efecto contrario si la exigencia es total y absoluta. Como dice Confucio: En un estanque transparente no se ven peces en clara alusión al peligro que se exponen. En un escenario donde todos ganan o nadie pierde hay que asegurar que se crea un ambiente de confianza, que exista un apoyo mutuo a la hora de afrontar dificultades y que se busquen soluciones que beneficien a ambas partes. El sueño imposible? No necesariamente. Veremos como poner las bases para lograrlo. 15
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Seminarios Expositores Conoces a tus clientes? Un producto debe cubrir una necesidad, por eso debemos conocer quién es nuestro cliente, y cuáles son sus necesidades. PCO, OPC, DMC, AMC, Meeting Planner, Incentive House, Core PCO, Inhouse Meeting Planner, Asociación, Federación, Colegio, Empresa, Institución Pública, Agencia de Comunicación o Agencia de Marketing, entre otros, o la importancia de tener claro quién es nuestro cliente en el segmento del turismo de reuniones en función de mi rol como proveedor: destino, sede, hotel, medios audiovisuales, transportación u otros Resulta muy importante saber a que público se dirige nuestro producto, tener un concepto claro de a quién nos dirigimos nos permitirá llegar a sus necesidades de manera exitosa. Un producto o servicio se vende a un cliente. Si no hay clientes, no hay ventas, y por lo tanto la empresa no tendría razón de ser. Por eso es muy importante conocer e identificar quién es nuestro cliente, y esto se logra a través de esta sesión que nos va a permitir conocerlos en profundidad y definir las estrategias comerciales para cada uno de ellos. Además la sesión nos ayudará a establecer una correcta estrategia de marketing y comunicación y a utilizar los canales adecuados para llegar hasta nuestro cliente. Taller práctico de captación de negocio Trabaje en casos reales y aprenda como conseguir negocios de forma profesional aplicando la metodología universal que maneja la competencia Global y que conduce al exito. 17
Disertantes André Vietor Chairman de la Training Academy de la International Association of Professional Congress Organisers - IAPCO Licenciado en hostelería y marketing Experto en Business Development y presentación de candidaturas Consultor en el posicionamiento estratégico de destinos y sedes en el segmento del Turismo de Reuniones Presidente de IAPCO 2006-2008 Profesor del postgraduado de congresos en la Universidad Europea de Madrid (UEM-IEDE), EUSA en Sevilla y ponente invitado en múltiples eventos del sector (ICCA, EIBTM, IMEX, ECM Summer School entre otros) Juan José García Vicepresidente primero de la International Congress and Convention Association -ICCA- desde octubre de 2010 Consultor senior en el posicionamiento estratégico de destinos y sedes en el segmento del Turismo de Reuniones Coordinador y miembro del claustro de profesores del ICCA Research, Sales & Marketing Programme Director de contenidos del Master en Organización de Congresos y Eventos de la Cámara de Comercio de Sevilla Miembro del jurado del ICCA Best Marketing Award MBA Executive IAPCO Training Academy Certificate Experto en dirección de proyectos Experto en presentación de candidaturas, gestión de asociaciones y destinos Más de 24 años de experiencia en el sector OPC Ponente invitado en numerosos seminarios, reuniones y congresos internacionales del sector entre ellos el Congreso Mundial de ICCA, EIBTM, Europe+Asia Event Forum, Expo Meetings México, MICE Leadership Dialogues en Singapur, Cursos de Verano de la Universidad Internacional Menéndez Pelayo y Escuela Superior de Hostelería de Galicia (CSHG) entre otros Premio Asociación Española de Directores de Hotel a la mejor Empresa Organizadora de Eventos 2009 18
Disertantes Arnaldo Nardone Presidente en ejercicio de ICCA Internacional. Miembro Directivo del JMIC (Joint Meeting International Council) consejo mundial que agrupa a todas las asociaciones Internacionales del Sector eventos Director de Marketing & Congresos Hotel Radisson de Montevideo Director de la Consultora Mice Consulting Director Académico de ITHU - instituto Politécnico Superior de Montevideo de Hotelería y Gastronomía en la carrera de Organizador de Eventos Asesor permanente de COCAL (Confederación de Entidades Organizadoras de Congresos y Afines de América Latina y el Caribe) Master Profesional en Estrategia, Marketing y Gestión Empresarial Universidad Juan Carlos III - Madrid Licenciado en Administración Hotelera en la Escuela de Negocios de la Universidad de Bridgeport EEUU Licenciado en Gerenciamiento Estratégico en la Universidad de Cornell EEUU Premio al Ejecutivo de Congresos de las Américas (IMEX AWARD) 2004 premio otorgado por la Academia de premios de IMEX en Frankfurt - Alemania Premio mundial de ICCA Moisés Shuster Premio de la Confederación de Entidades Organizadoras de Congresos y Afines de América Latina COCAL 2007 Premio recibido de la Cámara de Turismo del Uruguay al empresario Turístico del año 2008 Mirtcho Savov Director de Operaciones de Barceló Congresos Licenciado en Ciencias Económicas y Empresariales Más de 20 años de experiencia en el sector OPC Experto financiero y en el tratamiento del IVA en congresos VP Educación de la junta directiva de Meeting Professionals International en España Profesor del postgraduado de congresos en el Instituto Superior de Marketing (ISM) Ponente invitado en numerosos seminarios, reuniones y congresos nacionales e internacionales del sector entre ellos EIBTM 19