MANUAL DE PROCEDIMIENTO COMISIÓN DE VALORACIÓN Y SELECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN ÍNDICE Introducción I.- La normativa aplicable II.- La ficha descriptiva para el análisis y la evaluación de series documentales III.- El inicio del procedimiento a) De oficio b) A instancia de las dependencias administrativas IV.- Instrucción del procedimiento V.- Finalización del procedimiento. Publicidad de los dictámenes. Certificados VI.- Normas de conservación. Calendario de conservación. Acta de Eliminación Introducción El Reglamento del Archivo de la Diputacion Provincial de Huesca, aprobado en el Pleno Ordinario de 2 de Agosto de 2001, contempla la creación de la Comisión de Valoración y Selección de la Documentación (en adelante CVSD), encargada de valorar y seleccionar las distintas series documentales1 producidas por la Diputación y de elaborar el calendario de conservación de las mismas, conforme a los criterios y procedimientos que en su momento se determinen. El objetivo de este manual es, por lo tanto, la plasmación de dichos criterios y procedimientos de forma que garanticen una valoración y selección de la documentación rigurosa y no arbitraria. Las funciones de la CVSD, enunciadas de forma general en el Reglamento mencionado y que ahora se desarrollan, son: Determinar las series documentales que pueden ser objeto de conservación permanente o eliminación total, o parcial mediante muestreo, definiendo asimismo el tipo del mismo. Establecer los criterios administrativos, jurídicos e históricos, para definir los plazos de conservación de cada serie, los de transferencia al Archivo y los de acceso en su caso. Definir el procedimiento administrativo para la tramitación de las propuestas de valoración de las series documentales formuladas ante la CVSD. Efectuar el seguimiento de los acuerdos adoptados en la misma para comprobar su 1 Serie se define como el conjunto de unidades documentales producidas por el mismo sujeto productor en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento. Tipo documental es la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por la misma norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos. 1
cumplimiento. Elaborar disposiciones que afecten a la preservación del patrimonio documental de la Diputación. Elaborar un calendario de conservación, para cada una de las distintas unidades administrativas, de las series que producen. Conocer los procesos de eliminación o expurgo de documentación que se vayan efectuando. Con el trabajo de la CVSD se logrará el conocimiento profundo de todas las series documentales originadas por la Diputación, lo que llevará a una normalización de la producción documental, a la eliminación de procesos inútiles y dará una información imprescindible si se quieren adoptar procedimientos de gestión documental informatizada y telemática. La valoración de la documentación administrativa se realiza en dos etapas: A.- Estudio de las series 1) Estudio de cada tipo documental: documentos que incluye; tipo de información que aporta; período de vigencia administrativa; posibilidad de recurso y plazo de resolución; existencia de otros tipos documentales similares que recojan la misma información; existencia de otros tipos documentales que resuman la información. 2) Estudio de la importancia de la serie dentro del conjunto de la unidad administrativa. 3) Estudio de la importancia de la unidad administrativa dentro del conjunto de la Diputación. 4) Funciones que ejerce la unidad administrativa. 5) Si estas funciones se desarrollan en distintas oficinas, es decir, si hay varias oficinas que intervienen en el trámite del tipo documental estudiado. 6) Series que puedan estar relacionadas con la que se estudia; series que hayan sido sus precedentes. 7) Tipo de soporte documental. Si es informático características, aplicación, procedimiento de elaboración, garantías de autenticidad, integridad y conservación (art. 45.5 Ley 30/92) 2
B.- Estudio del valor primario1 y del valor secundario de cada serie documental 1) Estudio de si, además del valor administrativo, tiene otros valores: legales, fiscales. 2) Estudio del valor secundario, es decir del posible valor que puedan tener para la investigación: Valor testimonial: documentos que contienen pruebas de organización, funciones, políticas, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades del organismo correspondiente. Suelen mostrar sus orígenes, el desarrollo administrativo y la estructura organizativa, así como las políticas seguidas y las razones que han motivado su adopción. Es importante para estudiosos de la Administración Pública, historiadores, sociólogos, etc. Valor informativo e histórico: Incluye la información que los documentos contienen sobre personas, objetos, problemas y condiciones con las cuales el organismo trataba y se caracteriza por ser información originada como resultado del desarrollo de las políticas del organismo. Como parámetros generales para efectuar el análisis del valor informativo se pueden mencionar: 1. Singularidad. De acuerdo con este criterio es la información de un grupo de documentos que no puede encontrarse en otro lugar de manera completa y de forma aprovechable. 2. Importancia. La importancia para la investigación de las series es una estimación culta del valorador. Muchas de las decisiones de valoración se adoptan gracias al amplio conocimiento de las técnicas de investigación y del mundo académico. Es importante en este campo el conocimiento de la historia del país y los intereses de los científicos sociales y del público en general. Valor científico y tecnológico: Los documentos que tienen valor científico y tecnológico son los que están formados por una gran cantidad de datos técnicos recogidos como resultado de la búsqueda aplicada. Las características de la investigación científica pueden hacer difícil la valoración por lo que se refiere a su conservación. Propuesta de valoración Una vez estudiados todos estos aspectos, se elabora la propuesta de valoración de cada serie, que deberá contener: 1 Valor primario, aquél que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la institución. Puede ser de carácter fiscal, judicial, jurídico-administrativo. Valor secundario, aquél que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor histórico e informativo 3
plazo de transferencia de cada serie al Archivo plazo de reserva de la misma, si es el caso. Es decir, determinar si la serie es de consulta pública o no, y si no lo es, durante cuanto tiempo determinación del plazo de conservación o eliminación, total o parcial, de la serie. En el caso de que se decida la eliminación parcial, tipo de selección o muestreo de la misma. I.- La normativa aplicable La Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español en su artículo 58 dice: El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, así como su integración en los Archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos corresponderá a una Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, cuya composición, funcionamiento y competencias específicas se establecerán por vía reglamentaria. Asimismo podrán constituirse Comisiones Calificadoras en los organismos públicos que así se determine. Por su parte la Ley 6/1986, de 28 de noviembre, de Archivos de Aragón en su artículo 4 dispone: 1. Una vez expirado el período de utilización administrativa en las instituciones, entidades, servicios u organismos comprendidos en el artículo 3.1 que los hayan producido o recibido, los documentos serán objeto de una selección o expurgo a fin de eliminar aquellos que no posean interés administrativo o histórico. 2. Los criterios para la determinación de qué documentos tendrán tal consideración se establecerán reglamentariamente en coordinación con la Comisión Superior Calificadora de documentos administrativos a que alude el artículo 58 de la Ley del Patrimonio Histórico Español. En ningún caso se podrán destruir dichos documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o entes públicos Además en su Disposición transitoria tercera dice: En tanto no se determine reglamentariamente el procedimiento para su eliminación o expurgo, la destrucción de cualquiera de los documentos públicos que formen parte del Sistema de Archivos de Aragón, deberá contar con la autorización previa del Departamento de Cultura y Educación, oída la Comisión Asesora de Archivos. El desarrollo reglamentario no se ha producido todavía. 4
Por otra parte, hay que tener en cuenta toda la normativa relacionada con el acceso a la documentación administrativa que, además de las leyes ya mencionadas, incluye la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, sobre todo en sus artículos 35 y 37; la Ley 7/1985 reguladora de las Bases de Régimen Local y el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de la Entidades Locales aprobado por Real Decreto 2586/1986, de 28 de noviembre, con carácter general, independientemente de que en casos concretos haya de aplicarse la normativa específica (Ley General de Sanidad, Ley Electoral General, etc.) II.- La ficha descriptiva para el análisis y la evaluación de series documentales La elaboración de esta ficha se ha realizado tomando como modelo las que se usan en otras instituciones que ya llevan algunos años trabajando en valoración documental, fundamentalmente el Archivo Municipal de Barcelona y el Archivo Municipal de Zaragoza. Está estructurada en tres epígrafes: 1.- Identificación: En él se contienen todos los datos necesarios para la definición exacta de la serie documental y está formado por los siguientes campos: Tipo documental: Con el nombre normalizado del tipo documental cuyo conjunto forma la serie. Código: Compuesto por caracteres alfanuméricos que identifiquen la serie y que en un futuro puedan servir como código de identificación documental en caso de llegar a una gestión informatizada mas amplia de la documentación, de manera que todos los documentos que compongan el expediente incluyan este código en el momento de su creación. Sección: Corresponde al nombre de la misma referido al Cuadro de Clasificación del Archivo. Subsección: Corresponde al nombre de la misma en el Cuadro de Clasificación del Archivo. Servicio: Nombre de la unidad orgánica superior dentro del organigrama de la Diputación. Departamento (Sección): Subdivisión inmediata del Servicio, es decir lo que se conoce orgánicamente como Sección pero cuya denominación se ha variado para evitar la duplicidad de nombres de campo para uso informático. 5
Negociado: Oficina que tramita la documentación. Definición: Incluye una explicación de la función o actividad que genera el tipo documental. 2.- Características: Definen las características físicas, las características procedimentales y las relaciones de la serie estudiada, con otras series. Este epígrafe está formado por los siguientes campos: Clase: Especifica si la serie está formada por unidades documentales de carácter textual, gráfico (planos, por ejemplo), fotográfico, etc. Formato: Consigna si la serie documental la componen libros, expedientes, disquettes, etc. En el caso de estar formada por documentos simples, se introducen las medidas en milímetros. Soporte: Anota el tipo de soporte en el que está contenida la información: papel, disquette, CD, cinta magnética, etc. En el caso de soportes informáticos se incluyen también las especificaciones técnicas Forma: Define la tradición documental: original, original múltiple, copia, traslado, etc. Oficina productora: Nombre de la oficina que ha originado la serie, que a veces puede no coincidir con la que la tramita. Legislación: Toda la legislación aplicable a la serie documental y que haya originado o modificado el procedimiento administrativo de la misma. Trámite: Proceso administrativo que determina la creación o incorporación de los documentos que componen cada unidad documental de la serie. Documentos básicos: Relación ordenada de los documentos básicos que, en función del procedimiento, forman parte de cada unidad documental de la serie. Ordenación de la serie: Tipo de ordenación de las unidades documentales que componen la serie: cronológica, alfabética, etc. Número de ejemplares: Se rellena en el caso de que la serie exista en otras unidades o instituciones. Crecimiento anual de la serie: Valorado en cm., si se posee dicha información. 6
Fechas extremas: Corresponden a la fecha en que se comienza a producir la serie, y la fecha final, en el caso de que sea una serie cerrada que ya ha dejado de producirse. Ubicación ejemplares: En el caso de que haya series duplicadas o triplicadas, se anotan que otras oficinas las producen o las tramitan. Series relacionadas: Se anotan aquellas series que contienen una información similar a la que se está estudiando, complementaria, o bien las series que la hayan podido preceder o suceder. Series recapitulativas: Si existen, se incluyen series que puedan contener la información resumida o más global de la que se está estudiando. 3.- Valoración: En él se incluyen los resultados del estudio de todos los datos anteriores. Comprende los siguientes campos: Valor administrativo: Se consigna el plazo de vigencia administrativa de la serie. Va unido a la finalidad inmediata por la cual la serie documental ha sido generada, ya sea por razones fiscales, contables o cualquier otra de tipo administrativo. Valor legal: Valor atribuible a la serie documental, o a una parte de sus documentos, que contengan pruebas que garanticen los derechos y los deberes de la Administración y de los ciudadanos, o que permitan la protección de derechos civiles, de propiedad y otros. Se consigna igualmente el período de vigencia de dicho valor. Valor informativo: Valor atribuible a la serie documental, o a una parte de sus documentos, que reflejen las competencias y funciones del organismo productor, su estructura organizativa, sus normas de actuación y los procedimientos, decisiones y operaciones significativas. Valor histórico: Valor atribuible a la serie documental, o a una parte de sus documentos, que pueda ser de interés para la investigación social, cultural o científica. Plazo de transferencia: Indica el plazo en que la serie o fragmentos de ella deben ser transferidos al archivo, contando desde la fecha de resolución de sus unidades documentales. Plazo de expurgo: En el caso de que se decida la eliminación de la serie, el plazo en el que deberá efectuarse dicha eliminación. Plazo muestreo: En el caso de que se decida la eliminación parcial de la serie o sus 7
fragmentos, el plazo en el que deberá realizarse la selección y el método a seguir en ella. Conservación: Indica si la serie es de conservación permanente o no Acceso: Anota las condiciones de consulta de la serie estudiada. Si el acceso es restringido, puede exigir un informe previo de la oficina productora. Plazo acceso: Período a partir del cual la serie es accesible, en su caso. Fecha de aprobación: Contiene la fecha de resolución de la propuesta de valoración. Observaciones: Campo que puede contener indicaciones o matizaciones que sean pertinentes para completar lo contenido en otros campos. III.- El inicio del procedimiento El proceso de valoración de las series documentales se podrá inciar de dos formas: a) De oficio, es decir por iniciativa del Archivo b) A instancia de las propias unidades administrativas, mediante escrito dirigido al Archivo en el que se expongan los motivos de la solicitud. IV.- Instrucción del procedimiento 1.- Si el procedimiento de valoración se inicia a instancia del propio Archivo, se tomará contacto con el Jefe del Servicio correspondiente para comentarle el proceso a seguir. De acuerdo con él, se comenzarán a estudiar los diferentes tipos documentales que se produzcan en su Servicio, en colaboración con los funcionarios que tramiten cada uno de ellos. Para ello será de interés contar con las memorias anuales del Servicio y conocer la legislación aplicable a cada serie, además de toda la información que puedan proporcionar las oficinas productoras. Con los datos obtenidos en cada una de las unidades administrativas se rellenará por el Archivo la ficha descriptiva para el análisis y la evaluación de series documentales anteriormente descrita. Hecho esto, se volverá a comentar con las oficinas productoras y, si es necesario, con la Asesoría Jurídica del propio departamento o la general de la DPH. Corregidos, si es el caso, los datos, se elaborará la Propuesta de Valoración. 2.- Si se inicia a instancia de un Servicio, éste deberá solicitarlo al Archivo por escrito, 8
exponiendo los motivos que justifiquen su petición. El Archivo lo estudiará y dará respuesta aceptando la solicitud según la disponibilidad de personal y los motivos aducidos. En ningún caso se podrá valorar la documentación si ésta no está perfectamente organizada en series. El proceso a seguir a partir de ese momento será el mismo que el enunciado en el caso anterior. V.- Finalización del procedimiento. Publicidad de los dictámenes. Certificados La propuesta de valoración de cada tipo documental se llevará a la CVSD, a la que serán convocados, además de sus miembros permanentes, representantes de las oficinas productoras de la documentación que se vaya a estudiar, así como los técnicos, internos o externos a la Diputación, que se consideren necesarios. La convocatoria se hará con 15 días de antelación y se enviará a cada miembro de la Comisión, además del orden del día, las propuestas de valoración con un ejemplar del tipo documental correspondiente a cada una. Estudiada cada propuesta, la CVSD emitirá dictamen, aprobándola o incorporando las matizaciones que se consideren necesarias, y éste se trasladará a Presidencia para su resolución por Decreto. Dicha resolución será publicada en el BOP y remitida al Departamento de Cultura de la Diputación General de Aragón. Si pasados tres meses dicho Departamento no respondiera, se considerará autorizada y se pondrá en vigor. De cada Comisión de Valoración se levantará acta en la que constarán los criterios seguidos para la valoración de cada tipo documental y el acuerdo que se tome respecto del mismo. Además, la CVSD podrá emitir certificados del acuerdo correspondiente para garantía de las oficinas. VI.- Normas de conservación. Calendario de conservación. Acta de eliminación La CVSD, a propuesta del Archivo, podrá elaborar normas conducentes a la mejor conservación de la documentación que se considere relevante, relacionadas con el soporte (uso de papel de conservación permanente, migración de datos en caso de soportes informáticos, etc) o con los métodos de producción de los documentos (tintas, etc). Con los resultados de la valoración el Archivo confeccionará un calendario de conservación para cada servicio, en el que figurarán los siguientes datos para cada uno de los tipos 9
documentales: Denominación normalizada del tipo documental, que deberá emplearse en adelante tanto por las oficinas productoras como por el Archivo. Código del tipo documental. Servicio, departamento y negociado que lo hayan producido. Fecha de aprobación de la propuesta de valoración. Plazo de transferencia al Archivo, si procede. Plazo de expurgo, si procede. Conservación, si es permanente o no. Plazo de muestreo, si así se acuerda. Acceso, si es de consulta pública, restringida o no accesible. Plazo del acceso, en el caso de que sea de consulta pública una vez pasado un determinado período de tiempo. Finalmente el proceso de eliminación de las series documentales, que así se hayan determinado por la CVSD, deberá ser riguroso y con todas las garantías de que los datos que contienen, sobre todo en las que figuren datos personales, no puedan ser utilizados. Por ello es imprescindible que la documentación sea triturada, bien en la propia Diputación, bien mediante contrato con alguna empresa privada que ofrezca confianza y que se comprometa a emitir un certificado de la destrucción completa y total de la documentación de una forma rápida y eficaz. En el caso de las series que deben ser destruidas sin transferirlas al Archivo, el expurgo o eliminación deberá ser autorizado con su firma por el Jefe del Servicio correspondiente y notificado al propio Archivo que levantará acta de eliminación, en la que se consignarán todos los datos necesarios para la identificación de la documentación expurgada y el acuerdo de la CVSD por el que se determinó la destrucción de la misma. Las actas de eliminación se llevarán a la CVSD para su conocimiento. Igualmente el Archivo llevará un registro de expurgo. 10