Directiva N 008-2014- CG/ PCOR Transferencia de la gestión administrativa de Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales" 2014 1
PROCESO DE TRANSFERENCIA DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Eficiente Oportuno P R O C E S O Continuidad y fluidez del Servicio Público 2
MARCO GENERAL Información y Documentación Plazos Formalidades Responsabilidades Controlar Vigilar Cautelar Objetivo 3
AUTORIDAD SALIENTE Convocar a la Autoridad electa para la conformación e instalación de la Comisión de Transferencia Elaborar el Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia, suscribirlo y entregarlo a la Comisión de Transferencia Brindar las facilidades necesarias a la Autoridad electa Suscribir el Acta de Transferencia Remite vía electrónica los anexos (1 al 14)
AUTORIDAD ELECTA Designar a sus representantes para conformar la Comisión de Transferencia Solicitar a la Autoridad saliente le brinde las facilidades correspondientes Validar la información del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia como parte de la Comisión de Transferencia Suscribir el Acta de Transferencia y colocar las observaciones advertidas en la revisión. Publicar y remitir el Acta de Transferencia y el Informe de Rendición de Cuentas en el Portal Institucional 5
COMISIÓN DE TRANSFERENCIA El presidente regional o el alcalde provincial o distrital en ejercicio, quien la preside El presidente regional o el alcalde provincial o distrital electo o su representante acreditado. Dos representes de la autoridad en ejercicio, uno de los cuales es el gerente general regional o gerente municipal. Dos representantes de la autoridad electa 6
PROCESO DE TRANSFERENCIA Convocatoria para la conformación de la Comisión de Transferencia Conformación e Instalación de la Comisión de Transferencia Elaboración del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia Remisión y Publicidad del Informe de Rendición de Cuentas y Acta de Transferencia Elaboración y Suscripción del Acta de Transferencia Validación del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia 7
Convocatoria a la conformación de la Comisión de Transferencia de la Gestión En un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles siguientes a la proclamación de la Autoridad electa, esta es convocada por la Autoridad saliente para conformar e instalar la Comisión de Transferencia de la gestión 5 DÍAS HÁBILES Lugar Por escrito Fecha Hora La Comisión de Transferencia de la Gestión se conforma e instala en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles computados a partir del día siguiente de notificada la convocatoria a la Autoridad electa. 8
PROCESO DE TRANSFERENCIA Conformación e Instalación de la Comisión de Transferencia Elaborar el Plan de trabajo Acordar la ampliación del número de sus miembros Fijar la fecha de entrega del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia Suscribir el Acta de conformación e instalación de la Comisión de Transferencia 9
PROCESO DE TRANSFERENCIA Elaboración del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia Los componentes del Informe de Rendición de Cuentas son: Acervo documentario de la Entidad Situación de los Sistemas Administrativos del Estado Inventario físico detallado de los bienes muebles e inmuebles Situación de las obras, proyectos, programas y actividades de ejecución Documentos de Gestión (PEI -Plan Estratégico y POI- Plan operativo, entre otros) Asuntos urgentes de prioritaria atención 10
PROCESO DE TRANSFERENCIA Estructura del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia 1. Introducción. 2. Contenido. 3. Anexos. 4. Fecha y firma de la Autoridad saliente La Autoridad saliente debe formular y entregar a la Comisión de Transferencia de la Gestión, el Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia acompañados con los anexos debidamente registrados, los cuales deben estar a su vez sustentados con la documentación correspondiente 11
PROCESO DE TRANSFERENCIA Elaboración del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia Información vinculada a los Sistemas Administrativos Los Sistemas Administrativos organizan la actividad de la administración pública, están a cargo de entes rectores que tiene el rol de autoridad técnico normativa, dictan normas, establecen los procedimientos vinculados a su ámbito y son responsables de su correcto funcionamiento. 12
COMISIÓN DE TRANSFERENCIA Validación del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia Valida la información y la documentación que sustenta el Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia EJEMPLO: La Municipalidad distrital de Inesita cuenta con 250 colaboradores entre funcionarios y servidores públicos de diferentes regímenes laborales. El anexo 4 item 3 establece como información materia de entrega, los legajos del personal (que incluya contratos, desplazamiento, sanciones entre otros) conforme a la normativa vigente. En el desarrollo del proceso de transferencia de la gestión, le corresponde a la Autoridad saliente entregar 250 legajos a la Autoridad entrante. La validación que efectúa la Comisión de Transferencia de la gestión se circunscribe sólo a la existencia y cantidad de legajos entregados y no a la legalidad ni veracidad de cada documento que conforma el legajo de cada funcionario o servidor público. 13
PROCESO DE TRANSFERENCIA Elaboración y suscripción del Acta de Transferencia 1. Entidad, lugar y fecha 2. Nombres y apellidos, y documento de identidad de quienes suscriben 3. Observaciones 4. Asuntos pendientes de atención de la gestión saliente 5. Otros asuntos de los cuales se solicite dejar constancia 6. Firma de la Autoridad saliente y electa 7. Firma del Juez de Paz o Notario Público y del Órgano de Control Institucional, de corresponder 14
PROCESO DE TRANSFERENCIA Remisión del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia y Acta de Transferencia La remisión del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia y del Acta de Transferencia debe efectuarse en un plazo que no exceda los quince (15) días hábiles contados a partir de la suscripción de esta última 15
PROCESO DE TRANSFERENCIA Publicidad del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia y Acta de Transferencia La publicidad del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia y del Acta de Transferencia debe efectuarse en un plazo que no exceda los quince (15) días hábiles contados a partir del inicio de la gestión de la Autoridad electa 16
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS, ; INVERSIÓN PÚBLICA ABASTECIMIENTO TESORERIA ENDEUDAMIENTO PÚBLICO CONTABILIDAD Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público Dirección General de Inversión Pública PRESUPUESTO PÚBLICO 17
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Defensa Judicial del Estado Control PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO Modernización de la Gestión Pública Presidencia del Consejo de Ministros Secretaría de Gestión Pública 18
INFORMACIÓN MATERIA DE ENTREGA Gestión de Recursos Humanos Presupuesto Analítico de Personal (PAP) y Cuadro de Asignación de Personal (CAP). Planillas de activos, cesantes Planes de Capacitación, evaluaciones de desempeño periódicas Precisar si están en proceso de incorporación a la Ley del Servicio Civil, entre otros Abastecimiento Procesos de contratación concluidos o en trámite e información de contratos Relación de Bienes Inmuebles y reporte de bienes muebles en software de la SBN Cumplimiento de las Normas Técnicas del Sistema General de Archivos, entre otros Presupuesto Público Documentos de la Programación y Formulación de Presupuesto (Cuadro de necesidades, proyecciones de fuentes de financiamiento diferente a los recursos ordinarios) Modificaciones presupuestarias realizadas y sustento Evaluaciones Presupuestarias efectuadas por la entidad 19
INFORMACIÓN MATERIA DE ENTREGA Tesorería Información de montos comprometidos para honrar alguna obligación con cargo a Recursos de la Cuenta General del Tesoro Información de los recurso disponibles que mantiene en entidades financieras y centralizadas en la cuenta General del Tesoro Público Endeudamiento Estado de situación de la gestión de Operaciones de Endeudamiento externo e interno con garantía del Gobierno Nacional Estado de situación de endeudamiento de corto plazo Información Trimestral remitida a la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público Contabilidad Información contable, financiera, presupuestaria y complementaria anual de los últimos 10 años. (Estados financieros) Información contable, financiera y presupuestaria a la fecha de corte Análisis de saldos de las cuentas por cada concepto de los Estados Financieros (cuentas por cobrar, por pagar, activos fijos), entre otras 20
INFORMACIÓN MATERIA DE ENTREGA Inversión Pública Documentación técnica elaborada por la Oficina de Programación e inversiones, unidades formuladoras y ejecutoras respecto a sus Proyectos de Inversión Pública en el marco del Sistema Nacional de Inversión Pública - SNIP Planeamiento Estratégico Plan Estratégico Institucional (PEI) Plan de Desarrollo Concertado (Regional/Municipal) Articulación del Plan de Desarrollo Concertado de la entidad con el Plan Bicentenario al 2021 (Plan Estratégico Nacional) Defensa Judicial del Estado Estado actualizado de los procesos judiciales (civil. penal, constitucional, laboral), arbitrajes. Estado de su defensa judicial (si tienen procurador o no) 21
INFORMACION MATERIA DE ENTREGA Control Implementación de las Recomendaciones de los Informes de Control Determinación de cargos obligados a presentar Declaración Jurada de Ingresos, y de Bienes y de Rentas. Registro de INFObras Información sobre el Órgano de Control Institucional Medición del nivel de Madurez del Sistema de Control Interno Modernización de la Gestión Pública Gestión por procesos, simplificación administrativa y organización institucional Organización institucional (procesos de reorganización) Sistema de Información, seguimiento, monitoreo, evaluación y gestión del conocimiento Gobierno abierto (mecanismos de coordinación intergubernamental) Reporte de los procedimientos Cumplimiento del Portal de Transparencia Estándar, entre otros 22
AUTORIDAD REELECTA Formular el Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia Sustentar el Informe ante el Consejo Regional o Concejo Municipal Publicar en el Portal Institucional el Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia o de ser el caso en los medios más idóneos y usuales Enviar a la Contraloría y a la Dirección General de Contabilidad Pública MEF- copia del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia Solicitar a la Contraloría General de la República se efectúe una Auditoría Financiera Gubernamental 23
ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Impulsa el desarrollo del proceso de transferencia a efecto que se realicen los siguientes actos: Convocatoria para conformar e instalar la Comisión de Transferencia de la gestión Suscripción del Acta de Conformación e Instalación de la Comisión de Transferencia de la Gestión Entrega del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia Suscripción del Acta de Transferencia ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Sustentación por la Autoridad reelecta del Informe ante el Consejo Regional y Concejo Municipal Publicación del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia. 24
INCUMPLIMIENTO DE LA LEY El incumplimiento de las disposiciones de la Ley, así como los actos u omisiones de las autoridades, funcionarios y servidores de gobiernos regionales o gobiernos locales, orientados a ocultar información, impedir o entorpecer la labor de la Comisión de Transferencia, serán puestos en conocimiento de la Contraloría y del Ministerio Público, para la identificación y determinación de las responsabilidades y sanciones establecidas en el Título XVIII, Capítulo II del Código Penal. 25
REGLAMENTO DE INFRACCIONES Y SANCIONES Artículo 45.- Los titulares, funcionarios y servidores públicos de las entidades sujetas a control, así como el Jefe del OCI y su personal, incurren en infracción, al: Incumplir con presentar a la Contraloría o registrar en los sistemas informáticos, la documentación que les fuera exigible por la normativa, en las condiciones, y plazos previstos en esta. La comisión de esta infracción será considera grave. En caso de incumplimiento afecte el normal desarrollo de la función de la entidad o de los servicios de control, la infracción será considerada muy grave...(..) Artículo 60.- Los administrados, serán sancionados : ( ) b) La infracción grave será sancionada con multa de 1.5 UIT (S/. 5,700) a 5 UIT (S/.19,500) c) La infracción muy grave será sancionada con multa de 5.5 UIT (S/.20,900) a 10 UIT (S/.38,000) 26
EMPRESAS Y ORGANISMOS DEPENDIENTES ORGANISMOS DEPENDIENTES EMPRESAS ORGANISMOS DESCONCENTRADOS Las empresas y organismos dependientes de los gobiernos regionales o gobiernos locales, deberán poner en conocimiento de la Autoridad saliente de quien dependen, la información y documentación establecida en los anexos del 4 al 14, sin menoscabo de las disposiciones específicas que conforme a su naturaleza y finalidad las regulen. 27
APLICATIVO AL SERVICIO DE LA AUTORIDAD SALIENTE Con la finalidad de facilitar el proceso de transferencia, la Contraloría General de la República ha puesto a disposición, en su Portal Institucional, archivos electrónicos para facilitar la recopilación y registro materia de entrega. A partir del 01 de diciembre de 2014, estará disponible el aplicativo TRANSFERENCIA, a efectos de que la autoridad saliente envíe los anexos. Para ello, se de debe utilizar el usuario y clave del sistema del Programa Vaso de Leche (PVL). En los casos en los que no se cuente con el acceso, la autoridad saliente deberá solicitarlo al correo electrónico: transferenciadegestion@contraloria.gob.pe indicando en el asunto: Nombre de la entidad-solicito acceso al aplicativo TRANSFERENCIA 28
LÍNEA DE TIEMPO Remisión del Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia y del Acta de Transferencia vence el 20.ENE.2015 Publicación en Portal vence el 22.ENE.2015 Inicio de la nueva gestión 01.ENE.2015 Remisión electrónica de los anexos hasta el 31.DIC.2014 Suscripción del Acta de Transferencia 29.DIC.2014 Entrega a la Autoridad electa el Informe de Rendición de Cuentas y Transferencia el 10.DIC.2014 En elección complementaria 17.DIC.2014 Corte de la gestión administrativa 30.NOV.2014 29