LA FACTURA ELECTRÓNICA: POTENCIACIÓN DEL BACK-OFFICE PARA AHORRAR TIEMPO Y CREAR NUEVAS OPORTUNIDADES No sólo para grandes empresas
RESUMEN EJECUTIVO La facturación ha sido históricamente un proceso engorroso y manual para las empresas. Como bien saben sus directivos, una facturación ineficiente conduce a pérdidas de ingresos, flujos de caja insuficientes y, en última instancia, a la insatisfacción de los clientes. Hoy en día, la presión de los sectores público y privado está convirtiendo la facturación tradicional de carácter manual en algo obsoleto. Este documento explica por qué una creciente mayoría de empresas y de gobiernos están reclamando la facturación electrónica a fin de reducir errores de facturación, mejorar la rentabilidad y cumplir fehacientemente con las normas tributarias. Además, se examinan los requisitos básicos para la facturación electrónica y cómo se puede utilizar Openbravo para satisfacer sus necesidades en esta área.
BENEFICIOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA Cuando su negocio crece, el éxito que acompaña exige que los procesos de back-office como facturación sean gestionados y supervisados formalmente. Así, una facturación basada en hojas de cálculo, archivos de texto y paquetes de contabilidad como Quickbooks o Contaplus se ha convertido en un proceso relativamente sencillo y estandarizado, aunque resulte aún una actividad manual y costosa en términos de tiempo. Sin embargo, lo que ayer fue aceptable para la facturación resultará insuficiente mañana puesto que la competencia y la mayor parte de la economía mundial están adoptando rápidamente la facturación electrónica. Además de permitir la agilidad del negocio mediante la eliminación de los gastos operativos de la facturación manual, la facturación electrónica ofrece una serie de ventajas significativas sobre los procesos manuales, incluyendo: Facturación más rápida - El uso de un sistema ERP para su facturación elimina la necesidad de emitir facturas en papel, porque su proceso es enteramente digital. En particular, las facturas almacenadas en un sistema automatizado puede ser enviadas electrónicamente en cuestión de segundos en vez de días o semanas, lo que se traduce en una rápida liquidación de cuentas y una mejor posición de caja para su negocio. Facturación precisa - El proceso de facturación parcial o totalmente automatizado por un sistema ERP disminuye significativamente la probabilidad de error que puede incidir negativamente en la información financiera desde una óptica tributaria o de satisfacción del cliente. Informes tributarios y financieros - El procesamiento coherente y digital de la facturación le ayuda a optimizar la producción de informes financieros y simplifica la auditoría para las declaraciones tributarias. Acceso a las grandes operaciones públicas/privadas Cerrar acuerdos con la mayoría de gobiernos y empresas requiere adoptar un sistema de facturación electrónica. En consecuencia, si su empresa no dispone de la capacidad de enviar facturas electrónicamente, su empresa no podrá competir en algunas de las mayores y más jugosas oportunidades de negocio. ACCESO A OPORTUNIDADES DE NEGOCIO DEL SECTOR PÚBLICO GLOBAL CON LA FACTURA ELECTRÓNICA El último beneficio mencionado, el acceso a grandes operaciones público / privadas, merece una atención especial, dada la magnitud que los ingresos eventualmente asociados representan para las pequeñas y medianas empresas. Tanto en los EE.UU. como en la UE, los gobiernos están ejerciendo una presión directa y clara para que la facturación no-electrónica o tradicional sea abandonada, con objeto de conseguir los incrementos de eficiencia antes mencionados. En los EE.UU., el Departamento del Tesoro ha ordenado a de todas sus oficinas utilizar un sistema de facturación electrónica, como parte de la iniciativa presidencial para la reducción de residuos para finales del 2012. De acuerdo con estudios del gobierno de EE.UU., la agencia espera ahorrar al menos $ 7 mil millones por año y reducir los costes de facturación en un 50 por ciento. En este sentido, el secretario adjunto del Tesoro de EE.UU., Neal Wolin, comentó que La factura electrónica significará menores costos para los contribuyentes y pagos más rápidos para las empresas del sector privado que colaboran con el gobierno federal.
En la UE, la Comisión Europea ha aceptado y hecho suyos los resultados de un reciente estudio de Capgemini que indicaba que A pesar de que las grandes empresas han desarrollado sistemas de pago electrónico y facturación integrados, la implantación ha sido mínima entre los 24 millones de PYMES de la Unión Europea así como en el sector público. El informe predice que, de adoptarse la facturación electrónica de forma generalizada, podrían ahorrarse hasta 238 mil millones en seis años en las transacciones comerciales corporativas solo en la UE. En otras economías como México y en toda América del Sur y Asia, el impulso a la adopción de la facturación electrónica es cada vez mayor por los gobiernos y las grandes empresas. Por lo tanto, independientemente de que se opere en los EE.UU., la Unión Europea, o en otras partes de la economía global, y del mismo modo que un número creciente de grandes empresas y gobiernos nacionales imponen la facturación electrónica progresivamente, es esencial que las pequeñas y medianas empresas comiencen a planificar ahora un futuro donde solo existirá la facturación electrónica. DESCRIPCIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA Para obtener los beneficios anteriores, un sistema de facturación electrónica debería incrementar el nivel de eficiencia de su empresa mediante la automatización completa de los procesos, conduciendo de este modo a una facturación más ágil y rápida y a la reducción simultánea de los errores de facturación. A continuación descubriremos en que consiste exactamente una factura electrónica. De forma general, una factura electrónica es una factura que se pueden generar, visualizar y enviar a sus socios o clientes electrónicamente como un archivo digital. Una factura electrónica se considera equivalente a una factura generada por sus procesos actuales cuando cumple requisitos específicos siguientes: La factura se halla en formato electrónico, tal como XML o HTML La factura se envía y recibe electrónicamente La factura incluye una firma digital que garantiza la integridad de su contenido y autentifica su origen La factura incluye un sellado de tiempo para asegurar la fecha y hora de emisión PROCESO BÁSICO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA El proceso estándar de facturación electrónica se compone de los cuatro pasos funcionales siguientes: Creación de factura por el proveedor - En esta etapa inicial, el proveedor crea la factura en el sistema ERP de forma habitual. Generación de factura XML por el proveedor - Para aquellos clientes que reciben facturas electrónicas, el sistema ERP debe generar automáticamente la factura en el formato electrónico específico requerido y archivarla para cumplir con las leyes tributarias internacionales.
Envío electrónico de la factura XML por el proveedor - El proveedor utiliza el sistema ERP para enviar la factura al cliente vía e-mail, FTP, o un sistema de terceros para el envío seguro de facturas electrónicas. Recepción de factura XML por el cliente - El cliente asume la responsabilidad de la factura electrónica, autentificando de forma automática su origen y contenido e importándola posteriormente a su sistema para el pago. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MODULAR CON OPENBRAVO Si bien este proceso general está relativamente estandarizado a nivel funcional, proporcionar una cobertura funcional apropiada para el mismo representa un reto considerable para muchos proveedores de software ERP. Ello es debido principalmente a la gran cantidad de formatos electrónicos y plataformas de facturación en uso en todo el mundo. Así, mientras la adaptación a los diferentes estándares resulta una tarea compleja para un sistema ERP tradicional con una arquitectura monolítica, la arquitectura modular de Openbravo está diseñada para asumir esta variabilidad de forma natural y sencilla mediante simples módulos de extensión. Figura 1: Facturación electrónica modular de Openbravo CLIENTE/ PROVEEDOR ERP FACTURA PLATAFORMA TERCEROS OTROS PROVEEDORES Como muestra la Figura 1, para soportar la facturación electrónica en un país o una región, un partner de Openbravo (o un cliente con un área de sistemas suficientemente desarrollada) sólo necesita crear los dos pequeños módulos de extensión en la parte superior, cuyo objeto es convertir la factura electrónica en el formato de archivo requerido, realizando seguidamente y de forma segura la transferencia a la plataforma específica del cliente. Estos módulos están formalmente empaquetados y publicados en el Repositorio Central de Openbravo y luego agrupados en un Paquete Profesional de Localización (Professional Localization Pack) para cada país, para facilitar la instalación en su ERP. A modo de ejemplo, puede examinar el HYPERLINK http://www.openbravo.com/product/exchange/modules/spain-professional-localizacion-pack/ Paquete Profesional de Localización para España disponible en el Openbravo Exchange. Este módulo contiene una gran cantidad de funcionalidades específicas del país (incluyendo los módulos de facturación electrónica) y cuenta con un asistente de instalación para facilitar su implantación.
En el ejemplo español anterior, también está soportada HYPERLINK http://www.camerfactura. com CamerFactura, la principal plataforma de facturación electrónica en España. Otros países requieren diferentes plataformas y formatos de archivo que Openbravo permite soportar de forma sencilla. La facturación electrónica extensible es sólo un ejemplo de cómo la arquitectura modular de Openbravo ofrece a las empresas la agilidad necesaria para extender fácilmente la funcionalidad de su ERP. Para obtener información más detallada sobre los beneficios de la modularidad de Openbravo, recomendamos la consulta del HYPERLINK http://pages.openbravo.com/whitepaperagileerpspanish.html White Paper El ERP Ágil. CONCLUSIÓN Los evidentes beneficios operativos y financieros que presenta otorgan a la facturación electrónica un papel clave en el futuro de las empresas B2B. Por su parte, las pequeñas y medianas empresas deberían comenzar a planificar en ese sentido de modo que estén preparadas para aprovechar las nuevas oportunidades que puedan surgir, evitando así el colapso potencial de sistemas cuando sus clientes adopten y requieran el uso de la facturación electrónica. La facturación electrónica modular y extensible de de Openbravo es una forma rápida y económica de añadir la funcionalidad de facturación electrónica a su organización. Una vez integrada con su plataforma regional de facturación electrónica, Vd. será capaz de generar, visualizar y enviar facturas electrónicas a sus socios y clientes de forma ágil y eficiente. Las pequeñas y medianas empresas que buscan incrementar su conocimiento y colaboración con el cliente descubrirán que la facturación electrónica es un buen primer paso. En este sentido, cuando explore otras oportunidades para profundizar su relación con el cliente, recuerde que un sistema ERP ágil como el de Openbravo hace el proceso mucho más fácil y económico. Si desea obtener más información acerca de cómo la facturación electrónica con un ERP ágil puede incrementar la eficiencia de sus operaciones habituales, Openbravo y su red de socios certificados estarán encantados de ayudarle. Para ello, sólo es necesario que complete nuestro formulario de contacto con nosotros en http://www.openbravo.com/es/form/customer/ ACERCA DE OPENBRAVO Descargado más de 2.000.000 de veces, Openbravo es el líder mundial en soluciones ERP en sotware libre y entorno web. Descargado más de 250.000 veces, Openbravo POS es la solución de punto de venta (POS) en sotware libre más popular del mundo. Openbravo, la empresa del ERP ágil, vende su Edición Profesional exclusivamente a través de una red global de partners de canal cuya experiencia proporciona servicios de implantación rápidos y económicos. Los partners de Openbravo también aportan su experiencia de implantación al creciente conjunto de más de 320 módulos de Openbravo, que extienden el producto principal con localizaciones y funcionalidad adicional. Openbravo dispone de oficinas en los EE.UU., España y la India.