GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE REPORTES DE OPERACIONES INUSUALES Y OPERACIONES INTERNAS PREOCUPANTES CENTROS CAMBIARIOS Y TRANSMISORES DE DINERO
ÍNDICE INTRODUCCIÓN... 3 DEFINICIÓN DE OPERACIÓN INUSUAL... 4 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE REPORTES DE OPERACIONES INUSUALES... 5 MÉTODO DE LOS TRES PASOS... 6 PRIMER PASO... 6 SEGUNDO PASO... 7 TERCER PASO... 8 Dictamen... 9 INFORMACIÓN A INCLUIR EN EL REPORTE DE OPERACIÓN INUSUAL...10 INFORMACIÓN CLAVE... 10 1. Actividad económica... 10 2. Descripción de la operación... 11 3. Razón de inusualidad... 12 DEFINICIÓN DE OPERACIÓN INTERNA PREOCUPANTE... 15 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE REPORTES DE OPERACIONES INTERNAS PREOCUPANTES... 16 NARRATIVA COMÚN AL ELABORAR ROI s y ROIP s DETECTADOS DURANTE EL AÑO 2008... 18 CENTROS CAMBIARIOS... 18 TRANSMISORES DE DINERO... 19 2
INTRODUCCIÓN El presente documento tiene por objeto el dar a conocer a los Centros Cambiarios y Transmisores de Dinero, los elementos básicos que deben considerar para comprender y cumplir con lo establecido en las Disposiciones de Carácter General 1 respecto de la elaboración de los reportes inusuales e internos preocupantes, que conforme a la normatividad mencionada, dichas entidades financieras están obligadas a elaborar y enviar a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, a través del Servicio de Administración Tributaria, órgano supervisor de dichos sujetos obligados en materia de prevención de operaciones con recursos de procedencia ilícita y de financiamiento al terrorismo. Es importante considerar que la presente guía tiene por objeto dar a conocer los elementos básicos que debe contener un Reporte de Operación Inusual (ROI) o un Reporte de Operación Interna Preocupante (ROIP), basándose en la normatividad vigente aplicable a Centros Cambiarios y Transmisores de Dinero, por lo que esta guía no sustituye, ni va mas allá del alcance de dicha normatividad. 1 DISPOSICIONES de carácter general a que se refiere el artículo 95 Bis de la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito aplicables a las personas que realicen las operaciones a que se refiere el artículo 81-A del mismo ordenamiento, publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 25 de septiembre de 2009, y DISPOSICIONES de carácter general a que se refiere el artículo 95 Bis de la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito, aplicables a los denominados transmisores de dinero por dicho ordenamiento, publicadas en el Diario Oficial de la federación el 17 de diciembre de 2009. 3
DEFINICIÓN DE OPERACIÓN INUSUAL Una Operación Inusual es la operación, actividad, conducta o comportamiento de un Usuario que no concuerde con los antecedentes o actividad conocida por el Sujeto Obligado o declarada a éste o con el perfil transaccional habitual de dicho Usuario, en función al origen o destino de los recursos, así como al monto, frecuencia, tipo o naturaleza de la operación de que se trate, sin que exista una justificación razonable para dicha operación, actividad, conducta o comportamiento, o bien, aquella operación, actividad, conducta o comportamiento que un Usuario realice o pretenda realizar con el Sujeto Obligado de que se trate en la que, por cualquier causa, éste considere que los recursos correspondientes pudieran ubicarse en alguno de los supuestos previstos en los artículos 139, 148 Bis o 400 Bis del Código Penal Federal. 4
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE REPORTES DE OPERACIONES INUSUALES 2 Para el correcto desarrollo de las facultades de la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF), es importante que los Reportes de Operaciones Inusuales (ROI s) remitidos por los sujetos obligados cuenten con información útil, toda vez que en la recepción en la UIF de los ROI s emitidos por los Centros Cambiarios y Transmisores de Dinero, se ha observado que de manera recurrente éstos no contienen información que confirme inusualidad alguna, principalmente por las siguientes razones 3 : Se elaboran ROI s en los que no se indican los elementos que dieron como resultado la confirmación de alguna inusualidad. Se clasifican como inusuales operaciones relevantes y no se envía información adicional a la de un reporte relevante. Se elaboran ROI s en los que se dejan vacíos campos considerados elementales para la identificación de los clientes reportados. 2 24ª (centros cambiarios) y 26 ª (transmisores de dinero) de las Disposiciones de Carácter General, respectivamente. 3 En la parte final del presente documento se detalla una relación de los principales errores en los reportes inusuales por parte de Centros Cambiarios y Transmisores de Dinero durante 2008. 5
MÉTODO DE LOS TRES PASOS Para la identificación de las operaciones inusuales es recomendable se realicen lo que llamaremos Método de los tres pasos, el cual se describe a continuación: PRIMER PASO.- Identificación del comportamiento transaccional habitual del usuario: PERFIL DEL USUARIO Datos generales verificados Tipo de persona y clasificación Actividad Servicios utilizados Zona de operación Patrón habitual de comportamiento transaccional Los sujetos obligados, para efectos de determinar si una Operación es Inusual deberán analizar el comportamiento transaccional habitual de su cliente, tomando en cuenta las operaciones que ha realizado en el establecimiento en un período de tiempo representativo, considerando para ello variables de monto operado, frecuencia de las operaciones e instrumentos utilizados, conceptos que para mayor referencia pueden consultar en las políticas de identificación y conocimiento del usuario 4, establecidas en las Disposiciones de Carácter General, que en resumen consideran, entre otros puntos: 4 Capítulos II y III (centros cambiarios) II y III (transmisores de dinero) de las Disposiciones de Carácter General respectivas. 6
Datos generales del cliente, tales como nombre, dirección, teléfono; Actividad o profesión del usuario; Monto o instrumento monetario que opera comúnmente; Frecuencia de las operaciones; Usos y prácticas mercantiles de la plaza, (en el caso de transmisores de dinero debe considerarse la plaza desde la que se envía y la plaza en donde se reciben los recursos, así como el operador utilizado); Grado de riesgo asignado al usuario, de acuerdo a los criterios y mecanismos desarrollados internamente, y Origen y destino de los recursos operados. SEGUNDO PASO.- Identificación de alertas sobre una posible operación inusual: Identificación de riesgos y evaluación de alertas PERFIL Perfil del DEL cliente USUARIO Criterios de riesgo Alertas Monto y características de la operación alertada. Monto y Características de la operación alertada. Comparativo contra comportamiento transaccional Comparativo contra comportamiento transaccional. Comparativo contra el perfil del cliente Comparativo contra el perfil del usuario Verificación con el cliente sobre la operación realizada Verificación con el usuario sobre la operación realizada. Cuando los montos, instrumentos monetarios o características de las operaciones rebasan o no concuerdan con los parámetros normales conocidos, luego de haber analizado las condiciones bajo las cuales operan otros usuarios similares, y si éstas no corresponden a lo esperado, estamos frente a operaciones que probablemente sean inusuales, no obstante, no deben clasificarse como tales y 7
mucho menos reportarse así, sin antes llevar a cabo el análisis de los antecedentes y la revisión del propósito de las operaciones. Otro escenario que puede detonar una alerta es, si se presentan indicios de que un usuario pudiera estar manejando recursos propiedad de un tercero, donde el beneficiario final de dichas operaciones es difícil de identificar o, en el caso de transmisores de dinero, si se conoce que envía o recibe recursos de personas o empresas donde no se puede determinar una relación clara con el usuario. Es importante mencionar que cada una de las circunstancias mencionadas en la 25 a (centros cambiarios) y 27 a (transmisores de dinero), de las Disposiciones de Carácter General respectivas, pueden ser utilizadas para determinar ciertas alertas en sus clientes. TERCER PASO.- Dictamen de operaciones inusuales: Dictamen de operaciones inusuales Riesgo confirmado Envío del Reporte Riesgo no confirmado Sistema de control de Alertas Puntos de evaluación Tipo de riesgo Origen del riesgo Consecuencia para el sujeto obligado Criterios suficientes y acertados Al identificar la operación u operaciones que salen del comportamiento transaccional normal o conocido del usuario, es necesario evaluar si se debe solicitar una aclaración al usuario respecto de las operaciones que realiza, o del cambio en el comportamiento transaccional conocido hasta ese momento. Es 8
importante considerar que transcurrido el tiempo, el usuario puede variar su comportamiento transaccional debido a nuevos negocios o al incremento de su actividad, sin embargo, todo ello debe aclararse con el usuario y, en su caso, ser documentado. En aquellos casos en que no pueda hacerlo, o el usuario se niegue a ello, en el dictamen se podrá concluir que es una inusualidad a reportar. Dictamen 5 El dictamen debe incluir invariablemente todos los elementos utilizados, los derivados del análisis realizado a la alerta inicial, los documentos referentes a la identificación del usuario, aquellos derivados del análisis de su comportamiento transaccional y las aclaraciones realizadas, en su caso, con dicho usuario. Todos los elementos mencionados anteriormente deberán estar documentados o, en su caso, contar con la evidencia de que se realizaron. Es muy importante entender el impacto potencial tanto legal como de reputación, al decidir emitir o no un reporte, para ello debe considerarse lo siguiente: El riesgo es una parte normal de las operaciones, la clave es identificar el grado que se está enfrentando. El dictamen de las operaciones inusuales es importante para evitar reportar a un usuario que no esté relacionado con LD/FT. Emitir un reporte de quien esté relacionado con LD/FT es una oportunidad de defensa legal y de reputación. 5 25 a (centros cambiarios) y 27ª (transmisores de dinero) de las Disposiciones de Carácter General respectivas. 9
INFORMACIÓN A INCLUIR EN EL REPORTE DE OPERACIÓN INUSUAL En caso de que el dictamen cuente con elementos suficientes de inusualidad y se decida emitir un reporte de operación inusual, es importante tomar en cuenta que en el reporte se deberá hacer referencia a los elementos que se consideraron como base, los elementos comparativos, y la conclusión a que se llegó luego de seguir los tres pasos. De esta manera se tendrá una mayor certeza de que la información que se remite a la autoridad será de utilidad para ésta. INFORMACIÓN CLAVE La experiencia en la recepción de reportes de operaciones inusuales, advierte la frecuente omisión de información en el campo de actividad económica del usuario y una deficiente descripción de la operación y razón de inusualidad, datos que de alguna manera se relacionan entre sí, por lo que nos avocaremos a ellos: 1. Actividad económica.- El no incluir la actividad económica en el reporte inusual puede implicar una omisión o aplicación deficiente de la política de conocimiento del usuario, pues en ella se establece la obligación de contar con dicha información previo a realizar operaciones por un monto igual o superior al equivalente en moneda nacional a tres mil dólares de los Estados Unidos de América. Esta información es de gran utilidad para evaluar y dictaminar una operación como inusual, ya que es el parámetro inicial para comparar operaciones con usuarios similares. 10
2. Descripción de la operación.- Los campos del formato para reporte o Lay Out 6, especifican cada uno de los elementos requeridos para insertar la información de una operación a reportar, sin embargo, también contempla el que se inserte la información de las operaciones realizadas por el sujeto en un período determinado. Para ello se debe registrar en los campos específicos la información de la operación que generó la alerta y en el campo Descripción de la operación deberá hacerse referencia por lo menos al período y monto de las operaciones del usuario reportado. Para la autoridad y de conformidad con el método de los tres pasos, es más valioso el que el sujeto obligado analice y reporte la información de un período determinado, ya que de esa manera se tiene mayor información comparativa para evaluar la calidad de la información contenida en el reporte. De esta manera y ejemplificando lo anterior, a continuación se muestran algunos escenarios de la forma en la que debería reportarse: CASO BILLETES DE BAJA DENOMINACIÓN.-La operación reportada por 2,500.00 dólares americanos (USD), se refiere a una sola operación cambiaria en billetes de 20.00 USD. En el período de tres meses anteriores al reporte, el usuario acudía semanalmente a hacer la venta de 3,000.00 USD, sin que se advirtiera una misma denominación en los billetes adquiridos, no rebasando en el mes los 12,000.00 USD. 6 Resolución por la que se expide el formato oficial para el reporte de operaciones relevantes, inusuales y preocupantes contemplado en las Disposiciones de carácter general que se indican, así como el instructivo para su llenado, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 14 de diciembre de 2004 y reformado mediante publicación en el Diario Oficial de la Federación el 18 de mayo de 2005. 11
Observaciones: En este caso el sujeto obligado aclara que la operación reportada es una sola, sin embargo, abunda en la información sobre el comportamiento del usuario en un período, lo que hace más claro la ubicación del sujeto en un contexto de evaluación. CASO MONTOS FRACCIONADOS.- La operación reportada se refiere a la última realizada por el usuario, observando que en un plazo de 5 días se le compró la cantidad de 5,000.00 USD en operaciones menores a 1,000.00 USD. Revisando su comportamiento transaccional se observa que el usuario en los últimos seis meses acudió a vender dólares americanos en efectivo en forma periódica, siempre en cantidades inferiores a los 3,000.00 USD, acumulando en los seis meses la cantidad de 500,000.00 USD. Qué se observa en estos ejemplos? Se describe la operación. Se describe el comportamiento transaccional en un período definido. Se proporciona información sobre los montos operados y el tipo de instrumento monetario utilizado. 3. Razón de inusualidad.- En este apartado deben describirse las razones por las que las personas que tienen a cargo la responsabilidad de conocer y evaluar las operaciones de riesgo dictaminaron y determinaron reportar como inusual dicha operación o comportamiento. Este reporte debe ser el resultado de un exhaustivo trabajo de análisis del comportamiento transaccional y perfil del usuario, de acuerdo a criterios previamente establecidos en las Disposiciones de Carácter General, bajo la política de conocimiento del 12
cliente y en virtud de que las operaciones realizadas por el mismo rompen con dichos criterios o no cuentan con una explicación lógica que las justifique. Siguiendo con los ejemplos previos desarrollaremos los de razón de inusualidad: CASO BILLETES DE BAJA DENOMINACIÓN.- El sujeto obligado, de acuerdo con la información proporcionada por el usuario al inicio de la relación de negocios, tiene conocimiento de que éste es propietario de una paletería en el centro de una ciudad fronteriza, por lo que es común que reciba dólares en pago, sin embargo, la operación por 2,500.00 USD en billetes de 20.00 USD se sale del comportamiento transaccional observado normalmente. Al solicitar una explicación de la operación se negó a proporcionar más información, por lo que se acudió al domicilio proporcionado sin poder corroborar su existencia. CASO MONTOS FRACCIONADOS.- Al identificar que en un plazo de 5 días el usuario realizó operaciones por 5,000.00 USD en operaciones menores a 1,000.00 USD cada una, se presume que éste pretende evadir los controles para la identificación de operaciones relevantes. Analizado su comportamiento en un período de seis meses se observó que durante dicho periodo al usuario se le compró la cantidad de 500,000.00 USD en efectivo, situación que no es congruente con la actividad de compra venta de papelería y útiles escolares que manifestó al inicio de la relación comercial, por lo que se acudió a su domicilio para comprobar los datos proporcionados, encontrando que adicionalmente a la actividad manifestada realiza actividades de compra venta de divisas. 13
Qué se observa en estos ejemplos? No se verificaron los datos generales al iniciar la relación comercial. Los criterios aplicados para identificar alertas sobre operaciones fraccionadas no son eficientes, ya que durante los seis meses previos no se detectó dicho comportamiento. 14
DEFINICIÓN DE OPERACIÓN INTERNA PREOCUPANTE Una Operación Interna Preocupante es la operación, actividad, conducta o comportamiento de cualquiera de los accionistas, propietarios, dueños, directivos, funcionarios, empleados, factores y apoderados del Sujeto Obligado de que se trate que, por sus características, pudiera contravenir, vulnerar o evadir la aplicación de lo dispuesto en la Ley o en las presentes Disposiciones, o aquella que, por cualquier otra causa, resulte dubitativa para los Sujetos Obligados por considerar que pudiese favorecer o no alertar sobre la actualización de los supuestos previstos en los artículos 139, 148 Bis o 400 Bis del Código Penal Federal. 15
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE REPORTES DE OPERACIONES INTERNAS PREOCUPANTES 7 Generalmente una operación interna preocupante se relaciona con una o varias operaciones inusuales, no obstante, la información requerida en el Reporte de Operación Interna Preocupante (ROIP) es distinta, ya que se refiere a la información de los directivos, funcionarios, empleados, factores y apoderados respectivos de los sujetos obligados que hayan intervenido de manera reiterada en la realización de operaciones reportadas como inusuales, o que hayan incurrido en actos, conductas o comportamientos que pudieran favorecer los delitos conocidos comúnmente como lavado de dinero 8 o financiamiento al terrorismo 9, así como cuando no se justifique el nivel de vida que llevan, por ser superior al que se esperaría según su actividad dentro del negocio del sujeto obligado y a sus ingresos. Este tipo de operaciones puede reportarse en el mismo formato que una operación inusual, debiéndose identificar en una operación específica la irregularidad de la misma o, al igual que en el caso de los ROI s puede hacerse referencia a un período de tiempo, caso en el que puede reportarse cualquier operación que integra el período y en la Descripción de la operación hacer referencia con mayor detalle del período y las operaciones reportadas. 7 29 a (centros cambiarios) y 31 a (transmisores de dinero) de las Disposiciones de Carácter General respectivas. 8 Operaciones con recursos de procedencia ilícita, artículo 400 Bis del Código Penal Federal. 9 Terrorismo y Terrorismo internacional, artículos 139 y 148 Bis del Código Penal Federal, respectivamente. 16
Luego entonces tenemos el siguiente ejemplo: CASO BILLETES DE BAJA DENOMINACIÓN Descripción de la operación El sujeto obligado recibió de un usuario la cantidad de 2,500.00 USD en billetes de baja denominación para realizar una operación cambiaria, al llevar a cabo la identificación del usuario se percató que diversos datos y documentos proporcionados por éste eran falsos, y que a pesar de ello el empleado responsable dejó pasar por alto dicha información. Al momento de evaluar la operación inusual, se percataron de la grave omisión del empleado. Razón interna preocupante La persona reportada es el empleado que integró el expediente de identificación del usuario con información falsa, ya que al momento de evaluar el expediente se percataron que los documentos que lo integraban eran apócrifos y que el empleado no realizó una correcta verificación de éstos. Adicionalmente deberán analizarse los expedientes de otros usuarios que hayan sido integrados por el mismo empleado para definir si sus operaciones son irregulares, en cuyo caso también deberán ser reportadas. 17
NARRATIVA COMÚN AL ELABORAR ROI s y ROIP s DETECTADOS DURANTE EL AÑO 2008 CENTROS CAMBIARIOS 1. No se describe la actividad del usuario. 2. Los sujetos obligados con actividades tanto de centro cambiario como de transmisor de dinero, envían reportes en su carácter de centro cambiario en casos en que corresponden a las funciones que realiza como transmisor de dinero, sin que se especifiquen los elementos inusuales detectados como centro cambiario. 3. Se reportan transacciones que un usuario ha realizado por encima de lo habitual, sin embargo, no se da mayor detalle de las operaciones que están fuera de la transaccionalidad normal, ni se detallan elementos de conocimiento del usuario que permitan destacar el contraste entre lo operado contra su perfil normal. 4. Algunos reportes no incluyen información en los campos de descripción de la operación o razón de inusualidad. 5. En los campos de descripción de la operación y razón de inusualidad se duplica la información. 6. Sólo se especifica alguno de las tres siguientes oraciones sin aportar mayores datos de análisis. a. Por exceder el límite de 3,000 USD. b. Por tener actividad de riesgo. c. Cantidad inusual contra el promedio del cliente. 18
TRANSMISORES DE DINERO 1. En la descripción de la operación sólo se menciona el monto o el tipo de movimiento ya sea expedido o pagado. 2. Se mencionan sólo los nombres de las personas que están recibiendo recursos, sin embargo, no se proporcionan mayores elementos de análisis. 3. Reporte de envíos que exceden los 3,000.00 USD en 5 días, sin embargo, no se observa el análisis realizado. 4. Los reportes son calificados como de prioridad baja, sin embargo, no se justifica dicha clasificación. 5. En general hay reportes que de una primera revisión pudieran tener elementos de inusualidad por estar relacionados con los siguientes escenarios: a. Envío de recursos a paraísos fiscales sin que se justifique la relación con dicho país. b. Se identifican operaciones con ordenantes o beneficiarios en común. c. Una inusualidad indica envío de recursos a zonas de riesgo. d. Envío a países o beneficiarios donde no se identifica una relación con el usuario. 19