PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL MÓDULO 3 MÓDULO 3 PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL Qué Podrá Aprender En Este Módulo? A lo largo de este Módulo Ud. podrá: Reconocer globalmente, las características de un programa de Planilla de cálculo. Conocer la página principal (menú - presentación) de la planilla, ingresar datos y aplicar las funciones básicas de la planilla. Construir un ejemplo de un flujo de caja que contemple el uso de herramientas de cálculo y herramientas formales de la planilla. 49
3 MÓDULO PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL POR QUÉ Y PARA QUÉ APRENDER?... Una planilla de cálculo es una herramienta especializada en el procesamiento y ordenamiento de datos alfa-numéricos (letras y números). Su cualidad principal es que permite automatizar la mayoría de las operaciones aritméticas relacionadas con el manejo contable y financiero de una empresa: presupuestos, flujos de caja. 50 A. Abrir excel paso a paso Sitúe el puntero sobre el Botón de Inicio. Sin moverlo de esa posición y con el botón izquierdo del mouse, haga un clíc. Se desplegará el Menú Inicio. Arrastre el puntero del mouse, cuidando no salirse de los márgenes gráficos del menú, hasta situarlo sobre la opción Programas. Se desplegará un submenú. Dentro del sub-menú, desplace el puntero hasta situarlo sobre la opción Excel o Microsoft Excel. Podrá estar seguro que ha situado correctamente el puntero del mouse porque cambiará de color el área asociada a la opción. Con el botón izquierdo del mouse, haga un clíc. Luego de unos segundos se abrirá Excel. Sub-Menú Inicio Menú Inicio Botón Inicio
PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL MÓDULO 3 Elementos de una hoja de trabajo excel Barra de título Barra de Menú Barra de fórmulas Letra Columna Barra de Botones de acción Número de Fila Celda seleccionada Hoja de cálculo activa Filas Columnas 51
3 MÓDULO PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL Cómo ingresar datos en una hoja de trabajo de Excel 1 Posicionarse en la celda en que desea ingresar información y teclear. 2 Para cambiarse de celda puede hacerlo con el mouse o con los navegadores. 52 3 Si necesita corregir información previamente ingresada en una celda deberá hacer doble clic sobre ella o presionar la tecla F2. Tenga presente que mientras realice esta operación no podrá cambiarse de celda usando los navegadores hasta que haya finalizado la operación presionado la tecla enter o haciendo doble clic en otra celda. Mientras se encuentre ingresando información por primera vez en una celda, las teclas de navegación no le servirán para desplazar el cursor, pues al presionarlas le estará indicando a Excel que desea cambiar de celda. Navegadores o Teclas de navegación. Estas teclas sirven para mover el cursor según la dirección que indica cada flecha
PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL MÓDULO 3 Cómo Elaborar Un Flujo De Caja Usando Excel Qué es un Flujo de Caja? Es un herramienta que posibilita anticipar los saldos en dinero de una empresa a partir de los ingresos y egresos proyectados para un período determinado. Antes de empezar, puede resultar conveniente que nos pongamos de acuerdo en el significado de algunos términos que usaremos para construir el Flujo de Caja. 53
3 MÓDULO PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL Costos de Producción: Los costos de producción comprenden todos aquellos costos que están directa e indirectamente relacionados con el volumen de producción. Por ejemplo, los costos de producir mil zapatos no serán los mismo que si Ud. produce quinientos. 54 Costos Fijos: Son todos aquellos costos que no se encuentran relacionados directamente con los volúmenes de producción, como por ejemplo, el arriendo, los sueldos administrativos, teléfono, etc. Estos serán iguales independientemente del volumen de producción, a menos que se decida ampliar el tamaño de planta de su empresa. Costos variables: Son aquellos que varían de acuerdo a los volúmenes de producción. Por ejemplo, los costos involucrados en la compra de insumos o materiales aumentarán si Ud. decide producir más unidades de zapatos. Ingresos: Es todo el dinero que ingresa a la empresa producto de su actividad productiva o de servicios, o producto de la venta de activos. Egresos: Es todo aquel dinero que sale de la empresa y que son necesarios para llevar a cabo su actividad productiva. Siguiendo el ejemplo de Flujo de Caja de la anterior página, abra una hoja de trabajo Excel e ingrese los datos que le sirvan para elaborar un flujo de caja en su empresa. En el fondo le pedimos que invente cifras para realizar el ejercicio y que las ordene de acuerdo al esquema anterior. Para realizar esto, en la página siguiente le hacemos algunas recomendaciones.
PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL MÓDULO 3 Lo primero que debe tener presente antes de elaborar un Flujo de Caja es su diseño, es decir, qué y cómo se organizarán las distintas categorías en donde se ingresarán los datos. Para ello, considere que en un flujo de caja, toda la información ingresada debe estar asociada a un período: semanas, meses, semestres, etc. Por lo tanto, lo primero que se debe definir es el período o rango temporal que interese anticipar o evaluar. Lo segundo que debiera tener presente, son aquellas cosas que influyen en el volumen de ingresos y egresos de su empresa. Estos gastos, por ejemplo, pueden ser compra de materiales, sueldos, pagos de cuentas, ventas de productos, pago de impuestos, etc. Luego agrupe estos datos dentro de las distintas categorías posibles: egresos, ingresos, costos fijos, costos variables, etc. Tenga presente esto para elaborar su Flujo de Caja 55
3 MÓDULO PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL Para sumar las cifras de una columna Vamos a suponer que Ud. ha ingresado algunas cifras en cinco celdas distintas de la columna B y que desea sumarlas. Para hacer esto, debe seguir los siguientes pasos: 1º Haga un clíc en la celda en donde desea que aparezca el resultado de la suma. Para el ejercicio haremos que el total de la suma aparezca en la celda 7A de la columna A 56 2º Presione el Botón Autosuma ubicado en la barra de botones de Acción de Excel. 3º Al hacer clíc sobre el botón Autosuma, en la celda 7A ha aparecido el texto =SUMA(). Esto quiere decir que Excel está listo para realizar la suma, pero aún necesita que le indique cuáles son las celdas que contienen los datos que debe sumar. Para indicarle a Excel qué celdas debe considerar para la operación, sitúe el puntero sobre la celda 2B y manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse arrastre el puntero hasta la celda 6B. Suelte el botón izquierdo y presione la tecla enter. Fíjese, la suma ha sido realizada y su resultado ha aparecido en la celda 7A. Para realizar cualquier suma Ud. podrá realizar la misma operación.
PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL MÓDULO 3 Para formatear y editar el contenido de una celda Estilo y tamaño de Fuente En el ejemplo anterior, sumó las cifras de una columna y el resultado apareció en una celda en particular. Como es el resultado de una operación aritmética, es probable que Ud. desee destacar la celda que contiene el resultado. Para hacer esto, siga los siguientes pasos: 1º Seleccione, haciendo un clíc sobre la celda en donde se encuentran los caracteres que desea formatear. Para el ejercicio vamos a suponer que se trata de la celda 7A del ejemplo de la página anterior. 2º despliegue el menú Formato y seleccione la opción Celdas. Va a aparecer un menú de diálogo de nombre Formato de celdas. Haga clíc sobre la pestaña Fuente. Como verá, en esta pestaña se encuentran todos los comandos que le permitirán elegir el tamaño, el tipo y el estilo (negrillas, cursiva, etc.) de fuente. Para seleccionar cada una de ellas, haga clíc en la que más le acomode y luego presione el botón Aceptar Lo mismo es válido si desea formatear los bordes de una celda, columna o fila. Pero esta vez deberá seleccionar la pestaña Bordes 57
3 MÓDULO PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL Para restar las cifras de dos celdas Para restar la cifra contenida en la celda B7 a la cifra de la celda D7, siga los siguientes pasos: 58 1º Haga un clíc en la celda en donde desea que aparezca el resultado de la resta. Para el ejercicio haremos que el resultado de la resta aparezca en la celda C10. 2º Ingrese en la celda el signo = (igual). 3º Haga un clíc sobre la celda B7 e ingrese el signo (menos). Ahora haga un clíc sobre la celda D7 y presione la tecla Enter. Listo ha terminado, vea como el resultado de la resta ha aparecido en la celda C10. El resto de las funciones y herramientas de Excel las irá conociendo durante el desarrollo de las clases. Para ello nos serviremos de los ejemplos que se encuentran dentro de la carpeta Ejemplos Excel en su disquete.
PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL MÓDULO 3 Para dividir cifras contenidas en una columna Vamos a suponer que Ud. necesita conocer el promedio de gasto mensual en electricidad en su taller durante el primer semestre del año. Para ello deberá dividir la suma total de gastos de enero a junio por la cantidad de meses involucrados, es decir, seis. Veamos cómo se hace esto con Excel. 1º Lo primero será ingresar las cifras de gasto correspondiente a cada mes del primer semestre. Para este ejemplo hemos dispuesto las cifras en una columna (columna B ), reservando dos celdas en la misma columna para el gasto total (B9) y el promedio mensual (B10), tal como se muestra en la imagen 1. 2º Un camino para conocer el promedio mensual sería primero sumar el total de gastos del semestre. Para ello debe seleccionar la celda reservada para ese propósito (B9) e ingresar la siguiente fórmula (imagen 2): =SUMA(B3:B8) Una vez ingresada la fórmula presione la tecla Enter, con lo aparecerá en la celda B9, el resultado de la suma (imagen 3). Para continuar, pase a la siguiente página. Imagen 1 Imagen 2 Imagen 3 59
3 MÓDULO PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL 3º Una vez obtenido el gasto total, seleccione la celda reservada para el promedio mensual (B10) e ingrese la siguiente fórmula: =(B9)/6 (imagen 1). Hemos ingresado estos datos porque al total de los gastos del semestre (contenidos en la celda B9), debemos dividirlo por el total de meses del semestre, es decir, de enero a junio, o sea seis meses. De ahí que la cifra de la celda B9 la dividamos por seis. 60 Observe que en la fórmula, la celda que contiene el total de gastos se encuentra entre paréntesis. Esto se hace para indicarle a Excel que esa es la cifra que se dividirá. La forma que se usa para indicar la división es ingresar a continuación el símbolo slash, o sea, una línea diagonal (inmediatamente arriba de la tecla 8 de su teclado numérico) y luego el número por el que se dividirá, en este caso el número seis (imagen 2). 1 2 Detalle del Teclado en donde aparece la tecla de división o símbolo slash
PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL MÓDULO 3 4º Una forma aún más simple de obtener el promedio, sería ingresar directamente la siguiente fórmula y presionar la tecla Enter : =SUMA(B3:B8)/6 (imagen 1). En este caso, no se suma de manera independiente el total de gastos, sino que se le indica a Excel que sume los datos contenidos en las celdas B3; B4; B5; B6; B7 y B8 y que inmediatamente divida esa cifra por seis. Es importante que observe que la celdas B3 a B8 se encuentran entre paréntesis, pues si no lo estuvieran Excel no entendería que primero debe sumar y luego dividir (imagen 2). 1 2 61
3 MÓDULO PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL Para multiplicar cifras contenidas en celdas distintas Vamos a suponer que Ud. se encuentra elaborando un presupuesto para un banquete, y que uno de los menú ofrecidos tiene un valor de $8.500 por persona. Para darle una visión más completa a su cliente, ha decidido entregarle el valor del servicio por el total de personas consideradas para el evento, las que suman ochenta. Para ello, debe multiplicar el valor del menú por persona por la cantidad de invitados, es decir, 8.500 por 80. Veamos como se hace con Excel. 62 1º Para el ejemplo, hemos ingresado en la columna A los ítems en que se agruparán los datos: Nombre del menú (Menú 1), valor por persona y costo total para ochenta personas. En la columna B, frente a la categoría Valor por persona se ha ingresado en la celda B3 el precio por persona del Menú ofrecido, y en la celda B2 el signo peso, como una forma de indicar que estamos hablando de cifras en dinero (imagen 1). 2º Lo que queda por hacer es seleccionar la celda en donde deberá parecer el valor correspondiente al total del servicio para ochenta personas, es decir, la celda B4. Hecho esto, debemos ingresar la fórmula que nos permitirá multiplicar el valor por persona por la cantidad de asistentes al evento: =(B3)*80 1 2 Observe que la celda B3 se encuentra entre paréntesis pues ella contiene el valor por persona del menú y que la forma de indicarle a Excel que debe multiplicar esa cifra por ochenta, es ingresando el signo *(asterisco). Una vez hecho esto, solo debe presionar la tecla Enter (imagen 2).
PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL MÓDULO 3 AUTOEVALUACIÓN Realice de manera individual las siguientes actividades que le proponemos. Una vez que las concluya, su profesor resolverá junto con todo el curso las mismas actividades que Ud. desarrolló individualmente. Esa será su oportunidad de contrastar sus respuestas y corregir lo que sea necesario. I. Complete con el nombre que corresponda los recuadros que identifican los elementos de una hoja de cálculo Excel Barra de Menú Letra Columna Celda seleccionada Hoja de cálculo activa II. Describa los pasos necesarios para restar dos cifras que se encuentran en columnas distintas. 63 III. Describa los pasos necesarios para sumar dos cifras que se encuentran en columnas distintas.