INFORME DE LA JUNTA DIRECTIVA SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DEL CONTROL INTERNO PARA LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS EJERCICIO ECONÓMICO CORRESPONDIENTE AL PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2014 1. Designación del Comité de Auditoría La Junta Directiva ha desarrollado a través del Comité de Auditoría la evaluación del Sistema de Control Interno, siendo este un órgano dependiente de la Junta Directiva que colabora en el adecuado cumplimiento de la función asignada a ésta en la definición de políticas, la ordenación del diseño de procedimientos de control interno y la supervisión de la operación de los sistemas de la Entidad, en atención a las normas que para el efecto dispuso la Superintendencia Financiera de Colombia en el numeral 7º del Capítulo IX, Titulo Primero Sistema de Control Interno de la Circular Externa 007 de 1996. El Comité no sustituye la responsabilidad que le corresponde a la Junta Directiva y a la Administración sobre la supervisión e implementación del control interno de Finamérica, de suerte que su responsabilidad se limita a servir de apoyo a la Junta Directiva en la toma de decisiones relacionadas con el control. 2. Conformación del Comité El Comité de Auditoría está integrado por los siguientes miembros de la Junta Directiva: Dr. Jaime Trucco Del Castillo, quien hace las veces de Presidente, Dr. Néstor Fernández de Soto, Dr. Eduardo Garcés Mendoza, Dr. Mauricio Jaramillo Hoyos y las doctoras Alba Lucia Gómez Vargas y Ana Milena Díaz Giraldo. Las labores de Secretario del Comité las cumple el Auditor de la Compañía. La designación de los miembros del Comité se realizó por parte de la Junta Directiva, tal como consta en las actas número 596 del 24 de abril de 2013 y 611 del 25 de junio de 2014. 3. Políticas Generales Con motivo de la implementación del Sistema de Control Interno se establecieron políticas generales que permiten desarrollar los elementos del Sistema de Control Interno, definidos en la Circular Externa 038 de 2009, de la Superintendencia Financiera de Colombia, dichas políticas, hacen referencia al Ambiente de Control, Gestión de Riesgos, Actividades de Control, Manejo de Información y Monitoreo, así como políticas relacionadas con la Gestión de Riesgos del Sistema de Atención al Consumidor Financiero SAC. Para el período enero junio del 2014, si bien es cierto no se dieron cambios en las políticas citadas, si se efectuaron modificaciones al Manual de Atención al Consumidor Financiero y Manual de Continuidad del Negocio, modificaciones que fueron conocidas por el Comité de Auditoría previamente a su presentación para aprobación de la Junta Directiva. 4. Proceso Utilizado para la revisión del sistema de Control Interno Para la revisión de la efectividad del Sistema de Control Interno, el Comité de Auditoría, efectuó verificaciones del cumplimiento de la regulación externa aplicable y la sujeción a la
autorregulación definida por FINAMERICA, en las reuniones del Comité, analizó los informes de la Auditoría Interna y la Revisoría Fiscal, así como los informes que presentó la, el Oficial de Cumplimiento, la gerente de Cobranza y la Gerencia Financiera. Para soportar adecuadamente la revisión del Sistema de Control Interno, el Comité de Auditoría, conoció y/o evaluó el material documental relacionado con los siguientes temas: a. Estados Financieros de la entidad. b. Notas a los Estados Financieros. c. Informe de Gestión preparado por la Administración. d. Dictamen sobre los Estados Financieros, emitido por la Revisoría Fiscal. e. Informes de control interno emitidos por la Revisoría Fiscal y/o las cartas de recomendaciones u observaciones emitidas por el mismo. f. Plan de auditoría de la Auditoría Interna y de la Revisoría Fiscal. g. Presupuestos de gastos de la Auditoría Interna. h. Oficios de observaciones remitidos por la Superintendencia Financiera a la entidad como consecuencia de deficiencias detectadas en el sistema de control interno. i. Informes del Oficial de cumplimiento j. Evaluación periódica de la cartera de créditos de la entidad. k. Informes de auditoría emitidos por la Auditoría Interna. l. Informes sobre los Sistemas de Administración de Riesgos emitidos por la Auditoría Interna y la Revisoría Fiscal. 5. Actividades desarrolladas por el Comité de Auditoría Durante el primer semestre de 2014, el Comité de Auditoría, atendiendo sus responsabilidades dentro del Sistema de Control Interno y en apoyo a la Junta Directiva de Finamérica S.A., desarrolló las siguientes actividades, todas ellas sujetas a las disposiciones normativas señaladas en el subnumeral 7.7.1.2.1 del numeral 7º del Capítulo IX, Titulo Primero Sistema de Control Interno de la Circular Externa 007 de 1996: La norma emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia señala que el Comité de Auditoría debe celebrar por lo menos cuatro reuniones en el año, para este primer semestre de 2014, el Comité de Auditoría se reunió en cinco (5) oportunidades, dichas reuniones quedaron plasmadas en las siguientes actas: ACTA FECHA 111 Enero 22 de 2014 112 Febrero 18 de 2014 113 Marzo 19 de 2104 114 Mayo 21 de 2014 115 Junio 18 de 2014 En las reuniones, antes citadas, el Comité llevó a cabo las siguientes actividades: Aprobó el Plan anual de Auditoría Interna y su presupuesto de gastos para el año 2014. 2
Conoció y estuvo de acuerdo con la nueva estructura del área de Auditoría Interna, área que se fortaleció para responder adecuadamente al crecimiento de la Compañía. Conoció los Estados Financieros al corte de enero de 2014, los que fueron explicados por la Dra. María Fernanda Rojas Villarreal, Gerente Financiero. Las preguntas que sobre los estados financieros realizó el Comité fueron resueltas y por unanimidad los miembros del Comité, aprobaron presentar los estados financieros a consideración de la Junta Directiva.. En atención a la Circular Externa 038 del 26 de diciembre de 2013 de la Superintendencia Financiera de Colombia, el Comité de Auditoría, por medio de la doctora Myriam de los Ángeles García Ramírez, Contadora de Finamérica, conoció las principales excepciones, exenciones y las políticas previstas para la elaboración del Estado de Situación Financiera de Apertura y un cálculo preliminar con los principales impactos cualitativos y cuantitativos que ha establecido el equipo de trabajo designado por la Administración para desarrollar el proceso de conversión a normas internacionales de información financiera- NIIF. Veló por el cumplimiento de las políticas generales de la Compañía relacionadas con del Sistema de Control Interno y realizó seguimiento para que la Administración atendiera las recomendaciones de los órganos de control encaminadas al fortalecimiento de este sistema. Para el primer semestre de 2014, en cada una de las reuniones del Comité, se revisaron las comunicaciones recibidas del ente supervisor, las que fueron explicadas por el Secretario General de la Financiera y se validó que no existieran requerimientos sin atender, no se presentaron multas o sanciones de parte del ente supervisor. En relación con la Gestión del Riesgo sobre Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, el Comité de Auditoría, revisó previamente los informes que el Oficial de Cumplimiento presentó posteriormente a la Junta Directiva en lo relacionado con el desempeño del Sistema SARLAFT y el cumplimiento de la normatividad aplicable: conoció la nueva herramienta tecnológica adquirida para fortalecer la gestión de este riesgo y la metodología que, con base en ella, se desarrollará para la segmentación por Factores de Riesgo Clientes, Productos, Canales, Jurisdicciones, la cual se basa en el software, SPSS MODELER ICM en FINAMÉRICA. Esta herramienta contiene el Acelerador SARLAFT, que es un producto diseñado para obtener modelos de prevención y detección de LA/FT, utilizando el software de minería de datos IBM SPSS Modeler y componentes estadísticos, que permite estructurar la segmentación de una mejor manera: efectuó las recomendaciones pertinentes, velando porque FINAMÉRICA disponga de las herramientas tecnológicas, procedimientos y controles suficientes para evitar que sea utilizada como instrumento para el lavado de activos y financiación del terrorismo. 3
Frente al Gestion del Sistema de Administración del Riesgo Operativo SARO, el Comité de Auditoría fue informado por parte del Auditor, del resultado de la revisión de la base de registros de eventos de Saro, no se establecieron observaciones, con lo cual la Compañía da cumplimiento adecuado a cada uno de los elementos de este sistema de riesgo. Como resultado de la evaluación al Sistema de Administración de Riesgo de Liquidez SARL, que presentó la Auditoría Interna, el Comité de auditoría, se evidenció que la Compañía da un adecuado cumplimiento a los requerimientos de la Superintendencia en cuanto a los elementos y las etapas de este sistema. El Comité revisó el informe que presentó la Administración, relacionado con la evolución y seguimiento al Sistema de Atención al Consumidor Financiero, correspondiente al segundo semestre del año 2013, y que contiene las cifras respecto a los PQRS, recibidas y tramitadas, los motivos de las quejas y el número de funcionarios capacitados. Conoció los informes sobre las diferentes auditorías (de Crédito, Financiera, de cumplimiento, Operativas, de Sistemas, de SARLAFT e investigaciones especiales), practicadas por la Auditoría Interna y la Revisoría Fiscal y se enteró de los planes de acción para gestionar los riesgos por parte de la Administración. Así mismo, fue informado por el Auditor como por el Revisor Fiscal de la disposición de la Administración para atender las comisiones de auditoría. Con base en los informes presentados por la Revisoría Fiscal, la Auditoría y la Administración, el Comité verificó la existencia de controles que permiten asegurar que las cifras de los Estados Financieros reflejan razonablemente la situación financiera y los resultados de la Compañía, De igual forma, a través de los citados informes, evidenció que no se presentaron deficiencias materiales que afectaran los estados financieros y el informe de gestión. El Comité efectuó seguimiento a la cartera, el cual quedó documentado en las actas de reunión y sus anexos donde constan las evaluaciones de cartera y las explicaciones que dio la Gerencia de Cobranza de la Compañía, al estado de la cartera de FINAMÉRICA durante el primer semestre del año 2014. De otra parte el Dr. Gregorio Mejía, Gerente General, sugirió a los miembros del Comité modificar el nombre del cargo de Contralor General, por el de Auditor Interno, el cambio sugerido se realizó con el fin de homogenizar el nombre con el utilizado por la mayoría de entidades financieras. Los miembros del Comité estuvieron de acuerdo y aprobaron el cambio de nombre, el cual fue aprobado por parte de la Junta Directiva y se refleja en el organigrama de la Entidad. 6. Observaciones formuladas por los órganos de supervisión La Junta Directiva, a través del Comité de Auditoría, efectuó seguimiento de las comunicaciones de la Superintendencia Financiera de Colombia dirigidas a FINAMÉRICA y se enteró de las respuestas dirigidas por parte de la Administración, observando que en todos 4
los casos se hubieran atendido oportuna y satisfactoriamente los requerimientos del ente supervisor. 7. Procedimientos aplicados por el Comité de Auditoría La intervención del Comité de Auditoría sobre los temas presentados incluyeron el conocimiento de aspectos básicos, la verificación del cumplimiento de las normas externas e internas, en especial las emitidas por el ente supervisor, y sugirió procedimientos para mejorar la eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno: también impartió recomendaciones orientadas a fortalecer las medidas tomadas por la Administración en diferentes aspectos institucionales, soportadas en los informes de la Revisoría Fiscal, la Auditoría Interna y la Administración. Los temas que ameritaron un mayor nivel de atención por razón de su carácter estructural, la naturaleza de los riesgos advertidos o las implicaciones financieras u operativas, fueron tratados con mayor énfasis en las sesiones del Comité. En el caso de las deficiencias en controles operativos de los procesos y productos de la red de oficinas, ocasionadas por la rotación de los Subgerentes, solicitó la presentación de un plan de mejora por parte de la Gerencia de Tecnología y Operaciones. Dicho plan de mejora fue presentado en la reunión del Comité del mes de junio de 2014. Para conocer el estado del plan de adopción de las normas internacionales de información financiera NIIF cito a la contadora de la financiera, quien en las reuniones de los meses de enero y junio de 2014, rindió los respectivos informes. 8. Gestión de la Auditoría Interna La Junta Directiva, por medio del Comité de Auditoría, evaluó la gestión de la Auditoría Interna, determinando que su labor se desarrolló con total independencia de la Administración y en las evaluaciones se aplicaron los principios de objetividad y oportunidad, los programas de auditoría aplicados tuvieron el alcance y cubrimiento que permitió conocer el nivel de cumplimiento de los procedimientos y controles necesarios para la eficiencia y seguridad de las operaciones, la custodia de los activos y la mitigación de riesgos en general. De otra parte, la Auditoría, contó con los recursos necesarios y el plan de auditoría se viene cumpliendo satisfactoriamente. 9. Conclusión La Junta Directiva, a través del Comité de Auditoría, ha cumplido su gestión relacionada con el Control Interno, de acuerdo con lo señalado en el subnumeral 7.7.1.1.1., del numeral 7º del Capítulo IX, Titulo Primero Sistema de Control Interno de la Circular Externa 007 de 1996, las actas de las reuniones del Comité de Auditoría, fueron debidamente revisadas, analizadas y aprobadas y se ha realizado la labor de seguimiento sobre puntos pendientes en forma adecuada. 5
Los temas tratados en las diferentes sesiones se documentaron en forma adecuada y los aspectos relevantes derivados de las reuniones fueron comunicados a la alta Dirección, solicitando implementar los planes de mejoramiento pertinentes. En este primer semestre del año 2014 no se identificaron diferencias materiales, ni incumplimientos a la regulación aplicable que afectaran la razonabilidad de los estados financieros y el informe de gestión, como resultado de los exámenes de los entes de control: se han formulado las recomendaciones correspondientes, las que son gestionadas por la Administración en procura de fortalecer el Sistema de Control Interno. Bogotá D.C., 08 de agosto de 2014. 6