LINEAMIENTOS DE CORREO ELECTRÓNICO 1 OBJETIVO Describir los lineamientos aplicados en la gestión y administración de Correo Electrónico de la Universidad Autónoma de Tamaulipas. 2 ALCANCE Todo usuario de correo electrónico de Tamaulipas. la Universidad Autónoma de
3 ÁMBITO DE APLICACIÓN La aplicación de lineamientos contenidos en el presente documento, están dirigidas a los docentes, administrativos, estudiantes, consultores, personal técnico y demás miembros de la comunidad universitaria, incluyendo el personal vinculado con firmas que prestan servicios a la Universidad, que utilicen el servicio de correo electrónico o que estén involucrados con su administración. 4 DEFINICIONES DiSA: Dirección de Sistemas Administrativos, dependiente de la Secretaría de Finanzas FIM: Forefront Identity Manager, Servidor que sincroniza Directorio Activo hacia Office 365, para la generación de cuentas en la plataforma de Office 365. Proofpoint: Servidor de seguridad que protege el correo electrónico entrante y saliente de Internet. Active Directory: Servicio establecido en uno o varios servidores en donde se crean objetos tales como usuarios, equipos o grupos, con el objetivo de administrar los inicios de sesión en los equipos conectados a la red, así como también la administración de políticas en toda la red. Office 365: solución de comunicación y colaboración en la nube. Junk Email: correo catalogado como correo basura. Spam: envío de mensajes masivos no solicitados por correo electrónico. 5 LINEAMIENTOS DE CORREO ELECTRONICO 5.1 ASIGNACIÓN Y DESACTIVACIÓN DE CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO 1. Todo empleado y alumno con inscripción vigente tienen derecho a una cuenta de correo electrónico. Este principio también aplica a las dependencias, proyectos y eventos oficiales de la Universidad. 2. Las cuentas de correo electrónico para alumnado serán asignadas en base al listado de alumnos inscritos proporcionado por la DiSA, se requiere sea entregado una vez terminado el proceso de inscripción en base a las especificaciones establecidas. Versión: v1.0 Página 2 de 6
3. Las cuentas de correo electrónico para el personal administrativo, docente y sindicalizado serán asignados en base al listado de empleados vigente proporcionado por la Dirección de Nominas o bajo solicitud del Director del departamento al que pertenezca el empleado. 4. Las cuentas de correo serán desactivadas en los siguientes casos: a. Cuenta de empleado, en base al listado de bajas que se proporcione por parte de la Dirección de Nóminas. b. Cuenta de alumno, en base al listado de bajas que se proporcione por parte de la DiSA. c. Cuando el área de adscripción o el proyecto dejen de existir. 5. Una persona o dependencia vinculada con la Universidad que no utilice correctamente su cuenta puede ser sancionada desactivando temporalmente la cuenta de correo. 6. Se podrá asignar más de una cuenta de correo a un usuario cuando éste tenga carácter institucional, es decir, aquella que se destina para un evento (Seminario, Curso, etc.), que tiene una duración definida, o para aquella Oficina que esté inscrita en el Organigrama de la Universidad. 5.2 LA CUENTA DE CORREO ELECTRÓNICO Y SU USO Los dominios de correo electrónico generales de la Universidad Autónoma de Tamaulipas son uat.edu.mx, alumnos.uat.edu.mx y docentes.uat.edu.mx no es responsabilidad de la Universidad Autónoma de Tamaulipas reservar cuentas de dominios, ni habilitar el uso de cuentas de correo con dominio diferente a los ya descritos. La cuenta de correo electrónico es institucional e intransferible. Por esto se deben tener claves seguras y no se puede compartir la cuenta con otro usuario. El buen uso del servicio está bajo total responsabilidad del propietario de la cuenta. No es responsabilidad de la Universidad Autónoma de Tamaulipas asignar cuentas de correo alterno, ni cuentas de reenvío de correo. Es responsabilidad del usuario si desea tener estas opciones la configuración de las mismas en su Cliente de correo. Los mensajes enviados a listas de correo o grupos de distribución por los miembros de la comunidad universitaria y que utilicen las direcciones de correo de la Universidad deben contener un párrafo donde diga "las opiniones expresadas en este mensaje son estrictamente personales y no es una posición oficial de la Universidad Autónoma de Tamaulipas". Es responsabilidad del usuario mantener depurado su cuenta de correo para evitar problemas en el uso de espacio físico en el servidor. Versión: v1.0 Página 3 de 6
La Universidad Autónoma de Tamaulipas ofrece a la comunidad universitaria el servicio de Antivirus para los mensajes de correo electrónico, y filtrado de mensajes considerados SPAM. No es responsabilidad de la Universidad Autónoma de Tamaulipas el bloqueo y/o rechazo de los mensajes detectados con virus o de tipo SPAM, ni tampoco se hace responsable por la eliminación de archivos anexos que sean detectados con virus. Los miembros de la comunidad universitaria deben ser cuidadosos cuando decidan abrir los anexos (attachments) colocados en mensajes de remitentes desconocidos o sospechosos. Es responsabilidad de cada usuario tener copias de respaldo de los mensajes de sus carpetas de correo y de su agenda de direcciones electrónicas. Las cuotas máximas de espacio para los usuarios está determinada de la siguiente manera: Estudiantes 50 Gigabytes, Usuarios Docentes 1 Gigabyte, Administrativos 300 Megabytes y Cuentas especiales (bajo autorización de la Dirección de Tecnologías de la Información), con la capacidad que así lo determine. El usuario puede enviar mensajes de correo electrónico a un máximo de 30 destinatarios. El tamaño del mensaje de correo electrónico, incluyendo los archivos anexos, no debe superar la cuota máxima permitida de 25 Megabytes. Versión: v1.0 Página 4 de 6
5.3 ADMINISTRACIÓN DEL SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO. Los administradores del servicio de correo de la Universidad Autónoma de Tamaulipas deben realizar regularmente copias de la información y de los mensajes guardados en los discos duros de los servidores de hasta 30 días. 5.4 CONDICIONES DE USO DEL CORREO ELECTRÓNICO Utilización de la cuenta de correo con fines académicos y/o de investigación. Respetar las cuentas de otros usuarios. No enviar ni contestar cadenas de correo o cualquier otro esquema de "pirámide" de mensajes. No usar su cuenta para fines comerciales. No se debe transmitir virus o programas de uso mal intencionado. Los usuarios no deben leer correo ajeno ni generar o enviar correos electrónicos a nombre de otra persona sin autorización o suplantándola. No revelar la clave o código de acceso de su cuenta, o permitir su uso a terceros para actividades ajenas a la misión de la Universidad. Se prohíbe el uso del sistema con el fin de realizar algún tipo de acoso, difamación, calumnia, con intención de intimidar, insultar o cualquier otra forma de actividad hostil. No hacer ofrecimientos fraudulentos de productos o servicios cuyo origen sean los recursos o servicios propios de la Universidad. No realizar actividades que contravengan la seguridad de los sistemas o que generen interrupciones de la red o de los servicios. No enviar mensajes de correo no solicitados, incluyendo junk mail (material publicitario enviado por correo) o cualquier otro tipo de anuncio comercial a personas que nunca han solicitado ese tipo de material (correo electrónico spam, mensajes electrónicos masivos, no solicitados y no autorizados en el correo electrónico). No colocar mensajes de correo iguales o similares no relacionados con las actividades de la Universidad a un gran número de usuarios. Para enviar correo electrónico de manera masiva a toda la comunidad universitaria con una cuenta diferente a Portal Informativo deberá solicitar autorización a la Dirección de Tecnologías de la Información para la aplicación temporal o permanente del permiso de envío. El usuario debe evitar subscribirse a listas que generan correo electrónico no deseado. Versión: v1.0 Página 5 de 6
6 ARQUITECTURA TECNOLÓGICA OFFICE365 Versión: v1.0 Página 6 de 6