FORMATOS TERMINOS DE REFERENCIA FORMATO A. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA TÉCNICA FORMATO B. ACREDITACIÓN DE LA EXPERIENCIA FORMATO C. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA FORMATO D. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA FORMATO E. PROPUESTA TÉCNICA FORMATO F. COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD Y ANTICORRUPCIÓN FORMATO G. COMPROMISO ANTICORRPUCIÓN
A. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA TÉCNICA (FORMATO A) Ciudad y Fecha Señores FIDUAGRARIA S.A. Edificio Avianca Calle 16 No. 6-66 Bogotá D.C. REF: INVITACIÓN NO. 014 DE 2012 Estimados señores: El suscrito de conformidad con lo requerido en la presente invitación No. 014 de 2012, cuyo objeto es: FIDUAGRARIA S.A., REQUIERE CONTRATAR UNA CONSULTORÍA QUE LE PERMITA IDENTIFICAR, DISEÑAR Y DEFINIR LA ARQUITECTURA DE TECNOLOGÍA Y PLANTEAR Y ESTRUCTURAR EL PORTAFOLIO DE PROYECTOS DE TI DENTRO DEL PROYECTO ESPECIAL DIAGNÓSTICO DE GESTIÓN DE LA RENOVACIÓN TECNOLÓGICA, presento propuesta técnica y solicito ser evaluado para la adjudicación del contrato objeto del presente proceso. Declaro así mismo: 1. Que ninguna otra persona o entidad, diferentes de las nombradas aquí, tiene participación en esta propuesta o en el contrato que será el resultado de este proceso y que, por lo tanto, solamente los firmantes están vinculados a dicha propuesta. 2. Que declaramos, bajo la gravedad del juramento que se entiende prestado al firmar esta carta, que no nos encontramos incursos ni personal ni corporativamente, en las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar previstas en las normas legales. Así mismo, que no nos encontramos en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República. (En caso de tratarse de un consorcio o unión temporal deberá manifestarse que ninguno de sus integrantes se encuentra en dicha situación). 3. Que nos hemos familiarizado y hemos estudiado el en la presente invitación y demás documentos, así como las demás condiciones e informaciones necesarias para la presentación de la propuesta, aceptamos todos los requerimientos establecidos en dichos documentos y elaboramos nuestra propuesta ajustada a los mismos. Así mismo manifestamos que FIDUAGRARIA S.A., facilitó de manera adecuada y de acuerdo con nuestras necesidades, la totalidad de la información técnica requerida para la elaboración de la propuesta, garantizando siempre la confidencialidad de la misma. 4. Que nuestra propuesta cumple con todos y cada uno de los requerimientos y condiciones establecidos en los documentos del proceso. Nos comprometemos a ejecutar la totalidad de objeto del presente proceso en las condiciones requeridas por FIDUAGRARIA S.A.
5. Que entendemos que el valor del contrato, conforme está definido en los documentos de la presente invitación, incluye todos los impuestos, tasas o contribuciones directas o indirectas que sean aplicables, así como, todos los costos directos e indirectos que se causen por labores de administración y las utilidades del contratista. 6. Que no existe ninguna falsedad en nuestra propuesta. Toda la información aportada y contenida en nuestra propuesta es veraz y susceptible de comprobación. 7. Que el (los) abajo firmante(s), obrando en nombre y representación del proponente manifiesto (amos) que me (nos) obligo (amos) incondicionalmente a firmar y ejecutar el contrato, en los términos y condiciones previstos en la presente invitación. 8. Que de acuerdo con lo establecido en la presente invitación, adjunto se anexa la documentación solicitada en los mismos. 9. Que en caso de ser adjudicatarios del contrato derivado del presente proceso, nos comprometemos a notificarnos, perfeccionar, legalizar el contrato e iniciar su ejecución, en los plazos previstos en la presente invitación del presente proceso. Así mismo, a ejecutar el objeto contractual de acuerdo con los documentos que hacen parte del presente proceso; el contrato y las demás estipulaciones del mismo. 10. Que, a solicitud de la Fiduciaria, nos obligamos a suministrar cualquier información adicional necesaria para la correcta evaluación de la propuesta. 11. Que de manera libre y espontánea manifestamos que en el evento de resultar adjudicatarios, renunciamos a efectuar cualquier acción, reclamación o demanda en contra de la Fiduciaria por hechos o circunstancias que conocemos o hemos debido conocer por razón de las condiciones y exigencias que se establecieron en la presente invitación y en el contrato y que manifestamos aceptar en su totalidad. 12. Que garantizamos que las creaciones o innovaciones, que hacen parte de la propuesta o se refieren a una o varias de las prestaciones en el marco del presente proceso, no infringen derechos de propiedad intelectual de terceros. 13. Que conocemos detalladamente y que hemos hecho todas las averiguaciones necesarias para asumir los riegos sociales, de orden público, normativos, climáticos, ambientales, técnicos que la ejecución del contrato nos demande, y en consecuencia manifestamos que asumimos los resultados económicos de los mismos. 14. Que nos comprometemos a ejecutar el contrato en el plazo de cuatro (4) meses, contados a partir de la firma del acta de iniciación del mismo. 15. Que en caso de ser adjudicatarios del contrato derivado del presente proceso, nos comprometemos a constituir las garantías requeridas y a suscribirlo dentro de los términos señalados para ello. 16. Que conocemos y aceptamos en un todo, las leyes generales y especiales aplicables a este proceso contractual.
Nos permitimos informar que las comunicaciones relativas a este proceso de selección las recibirán en la siguiente dirección: Proponente: Dirección: Teléfono y fax: [indicar nombre completo del proponente] [indicar dirección y ciudad] [indicar teléfono y fax] Correo electrónico: [indicar teléfono y fax] Atentamente, Nombre: En calidad de: C.C.: [indicar nombre y cargo del signatario] [indicar el cargo de la persona que firma] [indicar documento de identificación del signatario] Firma autorizada [firma del representante autorizado] El día [día] del mes [mes] de [año] [Indicar fecha de firma] NOTA: Esta carta debe venir firmada por el representante legal debidamente facultado
ACREDITACIÓN DE LA EXPERIENCIA (FORMATO B) Este formulario debe ser utilizado para registrar la información de proyectos similares al objeto de esta propuesta. El proponente deberá diligenciar un formato independiente por cada uno de los contratos de certificación de experiencia. Por cada contrato se deberá incluir una certificación expedida por la entidad o empresa contratante verificando esta información. 1. Información del Proponente El proponente deberá diligenciar en esta sección sus datos básicos Razón Social : Actividad Económica: Ciudad: País: Número Empleados: de Teléfono: Dirección: Fax Información Contacto: Observaciones: de Página Web: 2. Información del Proyecto 2.1 Información Básica del Cliente Complete en esta sección la información básica del cliente, incluida la información de un contacto con quién verificar la información suministrada en este documento. Razón Social : Actividad Económica: Ciudad: País: Número Empleados: de Teléfono: Dirección: Fax Información Contacto: Observaciones: de Página Web:
2.2 Generalidades del Proyecto Complete en esta sección la información general del proyecto, incluyendo el monto y tipo de contrato, el tiempo inicialmente presupuestado y el tiempo real de ejecución y los objetivos generales del proyecto. Nombre del proyecto: Monto inicial del contrato (Pesos Colombianos): Duración inicial del contrato (meses): Fecha de inicio del contrato (dd/mm/aaaa): Plazo de ejecución del contrato (meses): Porcentaje de ejecución del contrato: Objeto del Contrato: Valor ejecutado a la fecha (Pesos Colombianos): Tiempo de ejecución del contrato a la fecha (meses): Fecha de finalización del Contrato (dd/mm/aaaa): Estado del contrato: En caso de unión temporal o consorcio indique el porcentaje de participación: ( ) Terminado ( ) En ejecución ( ) Suspendido Actividades específicas desarrolladas dentro del contrato: NOTA: FIDUAGRARIA S.A. se reserva el derecho de comprobar la autenticidad de los documentos aportados, así como de verificar el cumplimiento a cabalidad de los contratos que el oferente certifique y que se encuentren en ejecución.
C. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA Ciudad y Fecha Señores FIDUAGRARIA S.A. Calle 16 No. 6-66 Edificio Avianca Bogotá D. C. REF: INVITACIÓN No. 014 DE 2012 Estimados señores: El suscrito de conformidad con lo requerido en la presente invitación No. 014 de 2012, cuyo objeto es CONTRATAR UNA CONSULTORÍA QUE LE PERMITA IDENTIFICAR, DISEÑAR Y DEFINIR LA ARQUITECTURA DE TECNOLOGÍA Y PLANTEAR Y ESTRUCTURAR EL PORTAFOLIO DE PROYECTOS DE TI DENTRO DEL PROYECTO ESPECIAL DIAGNÓSTICO DE GESTIÓN DE LA RENOVACIÓN TECNOLÓGICA, presento propuesta económica para la adjudicación del contrato objeto del presente proceso. Declaro así mismo: 1. Que nuestra propuesta económica será obligatoria para nosotros, con sujeción a las modificaciones que resulten de las negociaciones del contrato, hasta la expiración del período de validez de la propuesta, durante un período de 90 días contados desde la fecha fijada para el cierre del proceso de selección. 2. Que el valor total de la propuesta, incluido IVA es de MILLONES DE PESOS (COP $..000). Este precio incluye todos los costos aplicables, entendiéndose por esto los costos directos e indirectos. Proponente: [indicar nombre completo del proponente] Dirección: [indicar dirección y ciudad] Teléfono y fax: [indicar teléfono y fax] Correo electrónico: [indicar teléfono y fax] Atentamente, Nombre: En calidad de: C.C.: [indicar nombre y cargo del signatario] [indicar el cargo de la persona que firma] [indicar documento de identificación del signatario] Firma autorizada [firma del representante autorizado] El día [día] del mes [mes] de [año] [Indicar fecha de firma]
D. FORMATO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTA ECONÓMICA No. ÍTEM SUELDO Y/O JORNADA MENSUAL TIEMPO DEDICACIÓN VALOR PARCIAL COSTOS DIRECTOS DE PERSONAL 1 Director o gerente de proyecto 1 Arquitecto Empresarial 1 Arquitecto de Soluciones 1 Ingeniero sistemas de información 1 Analista SUBTOTAL COSTOS DE PERSONAL CANT CONCEPTO UNIDAD COSTO VALOR PARCIAL costo de alquiler de equipos Otros costos (fotocopias, impresión de documentos, oficina, servicios, comunicaciones, etc- deben discriminarse- ) SUBTOTAL TOTAL OTROS COSTOS DIRECTOS IVA COSTO TOTAL
E. PROPUESTA TÉCNICA 1. REQUERIMIENTOS. El proponente deberá contar con los servicios profesionales que cumplan con el objeto y su alcance solicitado. El proponente debe presentar un Organigrama del Proyecto a desarrollar, el cual deberá contener el equipo mínimo requerido en la presente invitación, así como el personal adicional que éste asignará al proyecto. El proponente deberá indicar los procedimientos para el mantenimiento, cuidado, manipulación y confidencialidad de la documentación, por el tiempo que dure el contrato, que conozca, le sea suministrada por la Fiduciaria, o que sea producto de la consultoría contratada y a medida que avance el proyecto, siendo de su entera responsabilidad. 1.1. Situación Actual. El proponente deberá analizar la situación actual de la arquitectura de TI y arquitectura de negocios de la Entidad. 2. ENFOQUE METODOLÓGICO Se relacionan los temas que como mínimo se deben elaborar y entregar en la propuesta de la consultoría y de acuerdo a la metodología que adopten para dar alcance a la arquitectura de TI en el marco de los procesos de negocio. El proponente deberá relacionar en la columna de entregables los documentos o folios donde se encuentran los desarrollos de cada uno de los siguientes requerimientos: ESPECIFICACIONES DE LA CONSULTORIA. 1. OBJETO La convocatoria de esta Invitación tiene por objeto contratar la consultoría que permita la elaboración de un diagnóstico de: datos e información, aplicaciones e interfaces e infraestructura tecnológica (sistemas operativos, bases de datos, servidores, comunicaciones y servicios de TI) que soportan la operación de la FIDUCIARIA respecto de su alineación con la estrategias del negocio, dentro del proyecto especial Diagnóstico de Gestión de la Renovación Tecnológica. Así mismo, la generación de la arquitectura de datos e información, aplicaciones e interfaces y de la arquitectura tecnológica con que debe operar la Fiduciaria, con el correspondiente plan de implementación.
Nota: Para el cumplimiento del objeto a contratar, el proponente o contratista deberá contar con recursos físicos suficientes que garanticen la calidad y oportunidad de los servicios a contratar. Se debe entender que la logística requerida para el desarrollo de las actividades propias de la CONSULTORIA, serán asumidas por el proponente, toda vez que este debe estimar los costos en el valor de la propuesta. OBJETIVOS ESPECIFICOS Teniendo en cuenta que la arquitectura de negocio reúne aspectos relacionados con la estrategia de negocio, se identifican cuáles son los procesos de negocio y como éstos interactúan para satisfacer las necesidades de los clientes, es necesario analizar la situación actual de la Fiduciaria, sus perspectivas y realizar recomendaciones sobre la arquitectura de negocios de tal forma que ésta facilite el equilibrio entre tecnología y servicios. Efectuar un diagnóstico de la arquitectura actual de TI, en las diferentes perspectivas (negocio, información, aplicaciones y tecnología) Definir la arquitectura de TI objetivo, como consecuencia del análisis del negocio de la Fiduciaria Presentar el portafolio de proyectos para disminuir la brecha entre las necesidades de la empresa y la tecnología. Presentar el plan de implementación del portafolio de proyectos según priorización Generar un mapa de ruta que facilite la alineación de las adopción de mejores prácticas, estándares y nuevas tecnologías 2. ALCANCE El proponente deberá describir y especificar la metodología y marco de referencia de trabajo (framework) que utilizará para desarrollar la propuesta que lleve a la definición de la Arquitectura de TI de la Fiduciaria y demás productos, en la cual considere los siguientes aspectos: 1. Definir la arquitectura de TI, de manera que integre la arquitectura de procesos de negocios, la arquitectura de información que soporta los procesos anteriores, la arquitectura de aplicaciones o sistemas, y la arquitectura técnica que indique la infraestructura de servicios de cómputo, comunicaciones y almacenamiento. 2. Revisar y evaluar la arquitectura de TI actual como base de las propuestas de evolución, cambio o mantenimiento de los distintos componentes. 3. Generar los escenarios de evolución y las arquitecturas resultantes en éstos, con la documentación que los sustente para las distintas fases de implantación en los sistemas requeridos.
4. Especificar los procesos y flujos de información actuales y los propuestos en el marco de la estructura de TI que se defina. 5. Formular las bases, esquemas y elementos complementarios para el manejo integral y seguro de la información y la unificación de conceptos institucionales relacionados con la definición de la arquitectura de TI. 6. Realizar análisis preventivo de la arquitectura según evolución de la tecnología en el medio y en la organización y formular las acciones correspondientes. 7. Evaluar, ajustar y proponer el modelo o esquema de funciones para los distintos aplicativos que se adopten en la Arquitectura de TI propuesta y de sus componentes. 8. Establecer un horizonte de evolución tecnológica, que considere una plataforma orientada a servicios que apoye el logro de la misión y funciones principales de la Fiduciaria, teniendo en cuenta la promesa de valor que la organización espera de la tecnología. 9. Plantear los requerimientos para la implementación de la arquitectura de TI y de sus componentes, teniendo en cuenta las distintas fases o etapas que se deben tener en cuenta para lograr los alcances previstos. 10. Definir los lineamientos y estándares técnicos que deberá seguir la Dirección de Tecnología, incluyendo estándares arquitectónicos de desarrollo, lineamientos de integración entre sistemas, lineamientos de Hardware y Software, lineamientos de respaldo y almacenamiento, lineamientos y estándares de seguridad; tanto para las soluciones actuales como para las futuras. 11. Definir lineamientos y estándares de manejo de la información que garantice la calidad y consistencia de los datos a través de las diferentes aplicaciones actuales y futuras. 12. Validar el impacto en los modelos existentes en la Entidad en caso de ingreso de nuevos aplicativos, versiones o cambios mayores, o proyectos, según criterios técnicos sustentados por los analistas dentro de la implantación de nuevos productos o sistemas. 13. Detallar la estrategia de migración y el plan de acción a seguir para la evolución de la Arquitectura de TI y de sus componentes, de forma que cumpla con las necesidades actuales y futuras, teniendo en cuenta los principios y lineamientos que apruebe la Fiduciaria con base en las recomendaciones que dé la consultoría. 14. Definir un plan para la disminución de redundancias, que busquen el mejor aprovechamiento del ambiente actual, y permita disminuir sus costos relacionados. Se busca entonces maximizar la interoperabilidad y reusabilidad de los sistemas de información de la Fiduciaria, así como propiciar el mejor uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. 15. Priorizar los proyectos resultantes de la Arquitectura de TI, conforme a las necesidades (cotidianas y normativas) de la organización.
16. Proponer estrategias de sensibilización, cambio cultural y apropiación para el Plan de Mejoramiento Continuo que desarrolle la Organización, frente a los procesos y servicios de tecnologías de información propuestos. 17. Proponer una base de conocimientos o memoria Institucional unificada de la Fiduciaria, disponible a todos los funcionarios. 18. Proveer una estrategia de gestión documental coherente a las necesidades de contenido, y con la utilidad requerida para la entidad. 19. Diseñar una Base de Datos Única de Clientes, que sirva como fuente de información para los procesos de la entidad. 20. Definir las interfaces que deben proveer las aplicaciones existentes y futuras, de manera que se permita la adecuada integración de los diferentes sistemas de información, y se garantice su evolución. 21. Alinear la estrategia y planeación tecnológica de la Fiduciaria con las tendencias y adopción de mejores prácticas, con el fin de garantizar la transferencia de valor de las TIC s, hacia las diferentes áreas. Entre las más importantes tendencias se considera la convergencia de la infraestructura de TI, preservar la calidad y oportunidad de los datos y servicios ofrecidos a los usuarios y clientes de las TIC s, facilitar la autonomía o autoservicio de los usuarios de TI, mantener el control, disponibilidad y continuidad de los sistemas (procesos, personas y aplicaciones). 22. Adoptar mejores prácticas y regulaciones orientadas al aseguramiento de procesos y sistemas que apalancan la gestión de información, para lo cual debe evaluarse el estado actual de las aplicaciones frente a las necesidades de la Fiduciaria y del mercado, planteando la posibilidad de migrar y unificar aplicativos a Sistemas multifuncionales. 23. Proponer a la Fiduciaria un modelo de madurez para gestionar los servicios de TI. 24. Identificar alternativas para maximizar el retorno a la inversión de la infraestructura existente. 25. Validar y proponer nuevas formas de utilizar la plataforma de tecnología para mejorar las operaciones de tecnología en la Fiduciaria, buscando que las mejores prácticas sean establecidas de manera creativa, con el objetivo de posicionar la tecnología para soportar los requerimientos de la organización. 26. Conocer cómo está siendo utilizado el portafolio de tecnologías implementadas en la organización y relacionar esto con las estrategias misionales y de negocios o de servicios, para establecer así una estratégica de largo plazo en el desarrollo y uso de las TIC s, en las funciones y procesos de negocios o servicios de la Fiduciaria. 27. Desarrollar un plan de evolución apropiado para preparar la infraestructura para que soporte las necesidades de la organización, identificando las iniciativas prioritarias y la definición de un rumbo estratégico que permita obtener una arquitectura de tecnología flexible y el mayor beneficio de la misma.
28. Proponer un modelo de gestión y seguridad informática ajustado a las mejores prácticas y regulaciones, para garantizar confianza en el uso de la información. 29. Revisar y Evaluar el cumplimiento a nivel de controles acorde a las normas ISO 17799. 30. Validar los requerimientos conforme a las normas ISO 27001. REQUERIMIENTO El proponente debe describir en forma completa y detallada, la metodología que sustenta la oferta para el desarrollo del trabajo que conduciría a la identificación, diseño, validación y propuesta definitiva de la Arquitectura de TI y sus distintos componentes para la Fiduciaria, de acuerdo con la invitación en sus distintos aspectos del objeto, objetivos específicos y alcance, teniendo en cuenta los puntos que se presentan a continuación, que formarán parte integral de los mismos, y aquellas consideraciones que por la experiencia del oferente, en proyectos de Arquitectura de TI, estime debe referir, para mejorar la comprensión de la oferta y garantizar los alcances y resultados que espera la Fiduciaria. No. de folio de la propuesta en el cual se encuentre la información para su validación 1. Se requiere que la descripción de la metodología que sugiere el proponente presente la sustentación del marco de referencia del trabajo que desarrollaría en cuanto enfoque teóricoconceptual que aplica para desarrollar la Arquitectura de TI y los distintos componentes, teniendo en cuenta el enfoque con el cual se aplica; fases o etapas de desarrollo lógico; actividades principales; herramientas que se utilizan, donde se señale el valor agregado particular de éstas para el desarrollo del trabajo y los contenidos de la Arquitectura de TI; productos que se obtienen; procedimientos con los que se validan, y todos los otros elementos que sean pertinentes para aclarar el enfoque metodológico de la propuesta y su pertinencia y confiabilidad para los objetivos y alcance que busca la Fiduciaria. También se debe señalar el tiempo que lleva en utilización la metodología por parte del proponente, actualizaciones y base de conocimiento que se encuentre asociada.
La metodología debe mostrar cómo trata requisitos de escalabilidad, mantenibilidad, disponibilidad, extensibilidad, manejabilidad y seguridad. Si el proponente no presenta la metodología en las condiciones anteriormente enunciadas, se solicitará aclaración por una sola vez. 2. El oferente se compromete a utilizar durante el proyecto la metodología convenida entre la Fiduciaria y el Proveedor, con base en la propuesta presentada por el oferente. 3. El desarrollo de las actividades requeridas para cumplir a cabalidad con el objetivo del presente proyecto se agruparán en fases y estarán atadas a entregables concretos y definidos, los cuales se deben relacionar dentro de la propuesta, en el plan de proyecto junto con el cronograma que se proponga. La descripción de cada uno de los entregables relacionados con la arquitectura de TI deberá incluir al menos la siguiente información: (a) contenido y alcance, (b) estructura, (c) lenguajes, formalismos, formatos y estándares utilizados para expresar los distintos aspectos del documento, (d) relación con otros entregables, (e) versión, si hace parte de un proceso iterativo y (f) forma de validación del contenido. La estructura y contenido de estos entregables debe garantizar: (a) que se presenta una visión de cada una de las dimensiones de la arquitectura de TI a distintos niveles de abstracción, (b) que se presentan de manera explícita las relaciones que existen entre cada una de las dimensiones de la arquitectura de TI y la arquitectura del negocio, de manera que sea posible establecer claramente las dependencias desde los elementos del negocio hasta los elementos tecnológicos que los soportan y (c) que se utilizan los lenguajes y formalismos más adecuados para expresar cada uno de los elementos de cada una de las dimensiones, dependiendo del nivel de abstracción definido para cada entregable. La descripción de cada una de las etapas y fases de la metodología deberá incluir al menos la
siguiente información: (a) objetivo, (b) duración de la fase o etapa, (c) entradas, (d) entregables relacionados con la arquitectura, (e) entregables relacionados con la gerencia del proyecto, (f) equipo de trabajo dedicado a esa etapa, (g) técnicas utilizadas para lograr el objetivo y (h) técnicas de validación. Para cada una de las dimensiones de la arquitectura de TI objetivo deberá incluir al menos la siguiente información: (a) horizonte de tiempo, (b) nivel de detalle con el que se describirá cada elemento, (c) forma de mostrar la relación entre los motivadores (de negocio, tecnológicos, etc.) y las decisiones arquitecturales. Para cada uno de los proyectos del plan de ruta, definidos como parte del plan de migración, se deberá incluir al menos la siguiente información: (a) manera en que el proyecto hace que la Fiduciaria se acerque a la arquitectura objetivo, (b) criticidad del proyecto, (c) capacidad requerida por la Fiduciaria para llevarlo a cabo, (d) nivel de riesgo y (e) presupuesto aproximado. La metodología descrita y que soporta el desarrollo de la Arquitectura de TI y sus componentes, presentada por el oferente deberá haber sido probada en escenarios similares al descrito en el objeto de la presente invitación. En consecuencia se deberán relacionar las principales empresas donde se han implementado proyectos con la metodología propuesta, localización de la empresa, persona al interior de la empresa que acompañó el proceso, fecha de inicio y terminación del proyecto. 4. El trabajo de consultoría para la identificación y propuesta de la arquitectura de TI debe estar soportado en la aplicación de mejores prácticas y cumpliendo con las normas de calidad. 5. El proponente deberá presentar el respectivo Organigrama del Proyecto, el cual deberá contener el equipo mínimo requerido en la presente invitación, así como los profesionales adicionales que considere necesarios, para el cumplimiento del objeto contractual.
Así mismo deberá especificar las actividades, roles y responsabilidades del equipo de trabajo dentro del proyecto. La propuesta presentada deberá describir en forma clara el alcance que ofrece el proponente y hacer referencias al cómo lo desarrolla la metodología, teniendo en cuenta el objeto, objetivos y alcance de la consultoría. Enfoque metodológico: La metodología propuesta en el desarrollo de la propuesta de trabajo debe contener como mínimo la forma como se abordan los siguientes pasos, y señalar los elementos y criterios principales que permitan establecer el alcance de la propuesta que hace el oferente, para el desarrollo de cada uno de ellos: Paso 1: Inicio y visión. El objetivo de esta fase es complementar la identificación de las necesidades relevantes para la Fiduciaria desde las diferentes perspectivas organizacionales, a partir del análisis de los procesos, el marco que ofrece el Plan de Ajuste, Requerimientos de la Superintendencia Financiera de Colombia, objetivos y estrategias de la entidad. La identificación de la visión de arquitectura de negocios en consecuencia debe: 1. Identificar, documentar y priorizar los problemas y necesidades de la entidad. 2. Identificar el modelo de arquitectura de negocios de la Fiduciaria, así como la arquitectura actual de TI en los distintos componentes que influencian la arquitectura. 3. Identificar los recursos y restricciones existentes en la arquitectura de TI Paso 2: Línea Base de Arquitectura. El objetivo de esta fase es documentar las características arquitectónicas actuales,
expresándolas en una definición a varios niveles. Es importante la descripción documentada como un punto inicial del desarrollo de la arquitectura objetivo, haciendo énfasis en los puntos en los cuales se van a comparar las dos arquitecturas. Paso 3: Arquitectura Objetivo. El objetivo de esta fase es detallar la arquitectura objetivo que constituirá las bases del trabajo siguiente de implementación. Se tendrá como marco los lineamientos dados por la Misión, Visión y objetivos funciones de la Fiduciaria. La arquitectura objetivo tendrá como algunas de las referencias del marco de trabajo (framework) experiencias de arquitecturas en entidades y organizaciones, que sean reconocidas por los resultados obtenidos, en el país. Este paso se concretará con la propuesta del Plan de Implementación de la Arquitectura de TI, que debe incluir los distintos proyectos que permitan llegar a los resultados finales, con tiempos y costos, y del que formará parte integral el Plan de Migración. Paso 4: Plan de Migración. El objetivo de esta fase es ordenar los diferentes proyectos de implementación y desarrollo en orden de prioridad. Las actividades incluyen evaluar las dependencias, costos y beneficios de los proyectos de migración. Para cada una de las fases o etapas priorizadas el plan de migración se deberán definir lineamientos y estándares arquitectónicos que incluyan: I. Lineamiento de integración entre los
sistemas II. Estándares de servicios entre aplicaciones e interfaces III. Estándares de desarrollo que aseguren alineación entre las modificaciones y nuevos requerimientos implementados con la arquitectura definida para cada una de las aplicaciones y tecnologías IV. Lineamientos de parametrización para cada una de los sistemas de información que aseguren alineación con la arquitectura definida El proponente deberá detallar cuáles son los estándares o técnicas generales o propietarias que utilizará dentro de su metodología. Consideraciones o puntos a tener en cuenta en el Plan de Implementación de la Arquitectura de TI: I. Formular con claridad y precisión los elementos y recomendaciones que se deben tener en cuenta para la convocatoria y desarrollo en etapas o fases posteriores de cada proyecto de implementación de la Arquitectura de TI: Arquitectura de Información, Arquitectura Técnica de Infraestructura y Arquitectura de Aplicaciones o Sistemas, de acuerdo con las definiciones y validaciones hechas. II. Señalar los puntos críticos que se deben tener en cuenta para los mejores resultados y que garanticen la implementación de la Arquitectura de TI en los distintos componentes. III. Estimar las implicaciones, riesgos y costos que se tendrán en los ajustes, cambios, o adopción de nuevas tecnologías, infraestructura o aplicaciones en la propuesta final que se haga.
Estructura Organizacional. El oferente deberá presentar la estructura organizacional sugerida para el desarrollo del proyecto, especificando el rol, funciones y responsabilidades de cada participante, acordes con la metodología propuesta. La estructura definitiva deberá ser ajustada a solicitud de la Fiduciaria, si a ello hubiere lugar. El oferente realizará una adecuada planeación del trabajo a realizar, mediante la descripción detallada de la estrategia que utilizará para el desarrollo del objeto del contrato. El proponente debe describir las acciones y esquemas que utilizará para garantizar el entrenamiento o capacitación del personal de la Fiduciaria con el que se trabajará, para asegurar la apropiación de los contenidos y desarrollos relacionados con el Proyecto que se contrata, como su continuidad en las siguientes etapas o fases de implementación, independientemente de la vinculación o no de la firma contratada en las actividades de implementación. Otros elementos a tener en cuenta. 1. El proponente deberá entregar en medio físico y magnético los entregables del proyecto. 2. Reportes de avance del proyecto que incluyen todos los aspectos inherentes al mismo. 3. Tanto en la definición inicial como en la evolución se deberá detallar la siguiente información, siempre que sea razonable: a. Objetivos y restricciones de la arquitectura de TI. b. Modelo de negocio, en particular, puntos claves del negocio identificados que afectan la arquitectura de TI y descritos en forma general: objetivos y estrategias del negocio, procesos del negocio que afectan la arquitectura, unidades organizacionales, eventos y ciclos significativos para el negocio, modelo semántico (e.j. que es cliente, cuenta, producto y su jerarquía). c. Modelo de Sistema: Modelo de datos lógico (su detalle depende del sistema), arquitectura de aplicaciones, arquitectura de sistemas distribuidos, arquitectura de interfaces humanas (ej. Manejo de roles y sus restricciones), estructuras de procesamiento, modelo de reglas de negocio. d. Identificación de las diferencias entre la arquitectura actual de TI y el framework presentado como base por parte del proponente e. Representaciones detalladas: definición de datos, programas, arquitectura de redes, arquitectura de seguridad, definición de tiempo, especificación de reglas f. La documentación arquitectónica será soportada por diagramas UML, siempre que sea posible y razonable, y entregados en formato electrónico siguiendo el estándar
XMI. g. Los documentos deberán ser entregados en algún formato legible por Microsoft Word, las hojas y formatos en algún formato legible por Microsoft Excel, y los cronogramas en algún formato legible por Microsoft Project, en las versiones corporativas de la Fiduciaria. h. Los componentes o Las vistas de la Arquitectura de Negocios, Información, Datos, Aplicaciones y Técnica, se representa a través de los modelos transversales: Negocio, Sistema y Tecnología. 3. GRUPO DE TRABAJO El proponente como mínimo deberá conformar un equipo de trabajo con experiencia en la metodología que propone para el desarrollo de la propuesta, deberá tener como base el grupo propuesto por la Fiduciaria, sin embargo el proponente podrá incluir en su oferta personal adicional necesario para cumplir el objetivo de la presente invitación. 3.1. Experiencia General Del Equipo De Trabajo 3.1.1. Presentación Hojas de Vida Para cada uno los consultores relacionados. El oferente deberá presentar de manera clara la experiencia, nivel de formación y la realización de trabajos similares a los solicitados. Se deberán anexar las hojas de vida de cada uno de los consultores. 3.1.2. Hojas de vida Con su propuesta, el oferente debe presentar las hojas de vida del personal profesional y/o técnico propuesto, acompañada de los títulos académicos correspondientes que acrediten su calidad profesional o técnica, y las respectivas certificaciones que acrediten la experiencia requerida (no se aceptan declaraciones juramentadas). Además, una carta de compromiso firmada entre el proponente y el profesional, en la cual las partes aseguran la participación de los profesionales y/o técnicos propuestos, durante el término de ejecución del contrato, y la disponibilidad de tiempo completo. Es importante tener en cuenta que cuando el consultor es trabajador con contrato laboral con la empresa proponente, se supone que la responsabilidad de compromiso entre el trabajador y el empleador no se requiere y que la participación la garantiza la empresa o firma consultora, registrando en la hoja de vida respectiva que el profesional o técnico tiene contrato con la empresa. Las hojas de vida, así como los documentos anexos, del personal profesional y/o técnico propuesto, será objeto de calificación. En caso de presentar parcial o incompletos estos documentos, se requerirá una sola vez, al proponente para que los presente. 3.1.3. Grupo de Trabajo del proponente
Como mínimo para la ejecución del objeto del contrato, se deberá contar con el personal profesional de las calidades, idoneidad y experiencia exigidas, y cuya dedicación al Proyecto será como se indica a continuación: El oferente puede ampliar el número de personal en el grupo de trabajo, con el fin de garantizar resultados finales en el tiempo requerido, dentro del mismo valor estimado en la Contratación. Denominación Cantidad Requisito No. de folio de la propuesta en el cual se encuentre la información para su validación Director Proyecto del 1 El director de proyecto deberá ser un profesional en cualquiera de las áreas de la Ingeniería o administración de empresas, que acredite experiencia profesional mínima de cinco (5) años en la dirección o gerencia de proyectos y dos (2) años en la formulación, levantamiento e implementación de Arquitectura Empresarial, Arquitectura Institucional o Arquitectura de TI, o acumulable de siete (7) años en la Dirección o Gerencia de proyectos relacionados con el objeto del presente proceso (soluciones integrales de TI a nivel de la totalidad de la empresa u organización). Dentro de los factores a tener en cuenta se evaluará su experiencia específica adicional al mínimo requerido. El Director deberá tener disponibilidad de tiempo completo. Arquitecto empresarial Especialista 1 Un (1) Arquitecto Empresarial, deberá ser profesional en cualquiera de las áreas de la Ingeniería o administración de empresas, que acredite experiencia profesional mínima de tres (3) años, dos (2) de los cuales, en el área de formulación, levantamiento y/o implementación de Arquitectura Empresarial y/o Institucional y/o Arquitectura de TI, uno de los cuales puede ser en la Dirección de Planeamiento de TI. Dentro de los factores a tener en cuenta se evaluará su experiencia específica adicional al mínimo requerido.
El Arquitecto Empresarial deberá tener disponibilidad de tiempo completo. Arquitecto de soluciones - Especialista 1 Un (1) Arquitecto de Soluciones deberá ser profesional en cualquiera de las áreas de la Ingeniería o administración de empresas, que acredite experiencia mínima de dos (2) años en el área de formulación, levantamiento y/o implementación de Arquitectura de software. Dentro de la experiencia del profesional se evaluará su experiencia específica adicional Dentro de los factores a tener en cuenta se evaluará su experiencia específica adicional al mínimo requerido. El Arquitecto de soluciones deberá tener disponibilidad de tiempo completo. Ingeniero 1 Un (1) Ingeniero, deberá ser profesional en: ingeniería de sistemas, ingeniería telemática, ingeniería de telecomunicaciones, que acredite experiencia mínima de dos (2) años en el área de formulación, levantamiento y/o implementación de Proyectos Sistemas de Información. Dentro de los factores a tener en cuenta se evaluará su experiencia específica adicional al mínimo requerido. El Arquitecto de soluciones deberá tener disponibilidad de tiempo completo. Analista Experimentado 1 Un (1) Analista, deberá ser profesional tener título universitario a nivel profesional o como tecnólogo en ingeniería de telecomunicaciones, ingeniería de sistemas, ingeniería telemática, ingeniería industrial, administración de sistemas que acredite experiencia mínima de un (1) año en el área de implementación de Proyectos Sistemas de Información. Dentro de los factores a tener en cuenta se evaluará su experiencia específica adicional al mínimo requerido.
Ninguno de los integrantes del grupo de trabajo propuesto, podrán ser remplazados sin previa autorización de la Fiduciaria, en cuyo caso deberán cumplir como mínimo con el mismo perfil académico y de experiencia de las hojas de vida presentadas en esta invitación.
EXPERIENCIA DEL EQUIPO DE TRABAJO Elementos de evaluación Experiencia requerida: a) El oferente deberá incluir consultores con experiencia específica en Arquitectura Empresarial, donde el conjunto de consultores cubran todos los componentes de Arquitectura: Empresarial o de Negocio, Información, Datos, Aplicaciones y Infraestructura Técnica; pueden existir consultores especializados en uno o varios de los componentes. b) La empresa consultora, o los miembros del equipo de consultores presentado deberán tener experiencia y conocimientos demostrables en la totalidad de los siguiente tema: 1. Definición de Arquitectura Empresarial y de los distintos componentes que requiere un desarrollo integral de la Arquitectura, con soporte en marcos de referencia probados y que se encuentren articulados en la metodología propuesta por la firma consultora, como son: Zachman, TOGAF, C4ISR, MDA, entre otros. 2. Definición o evolución de Arquitectura Empresarial. 3. Desarrollos sobre SOA (Services Oriented Architecture) y BPM (Business Process Management). Arquitectura de soluciones CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning). 4. Conocimiento y en lo posible experiencia demostrable en Normas ISO, particularmente las denominadas 17799 de Estándares de Seguridad en la Información, 27001 sobre Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información e ISO 27004 sobres Mediciones para la Gestión de la Seguridad. 5. Conocimiento y en los posible experiencia en la aplicación de la metodología ITIL para la Gestión de Servicios ofrecidos por los Departamentos y Empresas de Tecnología de Información. c) Dentro del conjunto de consultores presentados se deberá haber tomado entrenamiento específico en frameworks de Arquitectura Empresarial o hayan realizado proyectos donde aplicaron el framework o metodología que van a utilizar para el cumplimiento del presente proyecto, de acuerdo al perfil a desempeñar. d) Se deberá indicar el número de años de experiencia demostrables de cada consultor incluido en la oferta de forma que corresponda con el perfil a desempeñar, según la clasificación presentada en el numeral correspondiente al equipo de trabajo. e) Se desea que contar con un equipo de consultores que demuestre la mayor experiencia en arquitectura empresarial y en soluciones CRM, BPM; así como conocimiento en las Normas ISO 17799, 27001 y 27004. f) El gerente de proyecto debe contar con certificación PMI o postgrado de
especialización o maestría en gerencia de proyectos o tener una experiencia como Gerente de Proyectos de Arquitectura Empresarial y de Sistemas en conjunto mayor a 7 años. 3.1.4 Consideraciones Especiales El personal que requiera el contratista para el cumplimiento del contrato, será de su exclusiva responsabilidad, y la Fiduciaria, declara que no asume responsabilidad laboral alguna con ellos. Será obligación del Contratista cumplir estrictamente todas las obligaciones establecidas en la Ley 100 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios. De igual manera, de conformidad con lo estipulado en la Ley 789 de 2002 y Ley 828 de 203, el contratista deberá encontrarse a paz y salvo por concepto del pago de las contribuciones al Sistema Integral en Seguridad Social, así como de los Aportes Parafiscales, a que hubiere lugar, de todo el personal a su cargo, para lo cual el supervisor del contrato podrá requerir la información que éste requiera. La Fiduciaria se reserva el derecho de verificar la información contenida en la hoja de vida del personal requerido, y de solicitar las aclaraciones que considere conveniente. Así mismo, el personal propuesto deberá presentar los títulos académicos correspondientes que acrediten su calidad profesional o técnica. Si se obtuvieron en el exterior, deberán tener la correspondiente homologación en Colombia, conforme a la normatividad vigente y deberá presentar las respectivas certificaciones que acrediten la experiencia requerida. En caso de presentarse cualquier incoherencia entre la información presentada y las correspondientes certificaciones anexadas como soporte, o con las verificaciones efectuadas por Fiduagraria, la propuesta será RECHAZADA TÉCNICAMENTE. Ofrecer un equipo inferior al mínimo exigido y/o que no cumpla con la formación y experiencia exigida, SERÁ CAUSAL DE RECHAZO DE LA OFERTA, pues esto afecta directamente la comparación objetiva de las propuestas y el desarrollo técnico de la consultoría. Dedicación: El oferente asignará al arquitecto en jefe con dedicación exclusiva, presencial 100% en las instalaciones de la Fiduciaria y de tiempo completo, durante la definición de la arquitectura. Estos profesionales no podrán ser cambiados por el Oferente durante el transcurso del contrato, sin que medie fuerza mayor y previo visto bueno de la Fiduciaria. Grupo de Trabajo de la Fiduciaria La Fiduciaria conformará su grupo de arquitectura (el cual contará con un representante de la alta Dirección) de acuerdo a lo planteado por el proponente en número de funcionarios, perfiles y tiempo de asignación en el proyecto.
Gestión De Relaciones y Comunicación Cliente-Proveedor. El oferente propondrá un esquema de comunicación y reportes sobre su avance en la ejecución, que incluyan como mínimo: estado, desviaciones, riesgos, acciones recomendadas, factores clave, y escalamiento. Este esquema se seguirá durante la ejecución del contrato, y podrá ser modificado con el fin de lograr mejoramiento o la implantación de modelos que garanticen relaciones y comunicaciones más eficaces entre la Fiduciaria y el equipo ejecutor del proyecto. 3.1.5. Cronograma de Actividades Anexar el cronograma de trabajo, en donde se pueda evidenciar la ruta crítica. 4. ENTREGABLES. Los documentos o productos finales que como mínimo se deben entregar, de acuerdo con la metodología del proponente son los siguientes, generados en los diferentes pasos a desarrollar: 4.1. Arquitectura Empresarial. 1. Arquitectura actual: a. Descripción de la estructura organizacional, métodos de planeación y control, mecanismos de gobierno y administración, políticas y procedimientos de la Fiduciaria. b. Modelo de dirección, administración y servicios a usuarios y consumidores y su documentación respectiva. c. Levantamiento y análisis de los procesos institucionales. 2. Recomendaciones para alinear la arquitectura actual de negocios con la arquitectura objetivo de TI 4.2 Arquitectura de los Sistemas de Información, Arquitectura Técnica y Arquitectura de las Aplicaciones o Sistemas. 1. Arquitectura actual: a. Descripción desde los distintos puntos de vista de los sistemas de información actuales de la Fiduciaria b. Descripción de la infraestructura tecnológica actual de la Fiduciaria c. Mapa de la forma en que la arquitectura de negocios actual se soporta en los sistemas de información. d. Mapa de la forma en que los sistemas de información actuales se soportan en la arquitectura tecnológica. 2. Arquitectura objetivo: Descripción y justificación de la arquitectura de sistemas de información propuesta. Análisis de las arquitecturas propuestas en el marco de la Arquitectura de
negocios y de las funciones fundamentales y servicios Descripción de la infraestructura tecnológica propuesta para la Fiduciaria (Modelo de maduración de la tecnología) Mapa de la forma en que la arquitectura de negocios se soportaría en la arquitectura de sistemas de información propuesta Mapa de la forma en que los sistemas de información propuestos se soportarían en la arquitectura tecnológica propuesta. 3. Análisis de brecha entre la arquitectura actual y la arquitectura objetivo 4. Plan de ruta para cerrar la brecha: Delineamiento de los proyectos específicos que se deben llevar a cabo para la implementación de las distintas Arquitecturas y evaluación de componentes para facilitar la toma de decisiones Definición de prioridades de ejecución Plan de migración que debe incluir los puntos señalados en el Paso 4, del acápite Enfoque Metodológico Guías para la Implantación del Modelo de Operaciones que se desarrolla entre las distintas arquitecturas 5. RECURSOS LOGÍSTICOS PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO Si el proponente requiere para realizar su trabajo software, base de datos deberá incluirlo en su propuesta. La Fiduciaria pondrá a disposición del contratista los puestos de trabajo necesarios, con sus respectivos puntos de red y acceso a Internet, así como línea telefónica para cada cuatro personas con salida a llamadas internas y locales. Como consecuencia de lo anterior, la Entidad requiere que el contratista provea los recursos logísticos para la adecuada ejecución del contrato; para lo cual deberá satisfacer las siguientes condiciones. Computadores Personales. El contratista deberá proveer los computadores personales de escritorio y portátiles que su equipo de trabajo requiera. Para conectarlos a la red corporativa de la Fiduciaria, se debe realizar la solicitud correspondiente y se deben cumplir los lineamientos y políticas de seguridad de la Organización. Impresoras y Scanners. El contratista deberá contar con sus propias impresoras y scanners, para la generación y captura de los documentos propios de sus responsabilidades de dirección de proyectos. Igualmente deberá contar con los insumos papel, tonner. Elementos de Oficina. El contratista deberá contar con sus propios elementos de oficina, tales como grapadoras,
perforadoras, carpetas, lápices, marcadores, papel, insumos de impresión indispensables para la adecuada realización de los procesos de dirección de proyectos. 5. TIEMPO DE EJECUCIÓN Cuatro (4) meses.
FORMATO F: COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN Y DE CONFIDENCIALIDAD En todas las actuaciones derivadas de la reunión a la cual fui invitado por FIDUAGRARIA S.A., me comprometo a obrar con la transparencia y moralidad que la Constitución Política y las leyes consagran. Si LA FIDUCIARIA advierte hechos constitutivos de corrupción de mi parte, la empresa que represento, sus demás representantes, empleados, estudiantes, profesores o agentes, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar, rechazará la cotización e inmediatamente pondrá en conocimiento de las autoridades competentes tales hechos. Si los hechos constitutivos de corrupción tuvieren lugar con posterioridad a la adjudicación de la invitación o durante la ejecución del contrato, tales circunstancias podrán dar lugar a la terminación del contrato, de conformidad con las disposiciones señaladas en la Ley colombiana y en el respectivo contrato. El (los) funcionarios de la Entidad que represento que participen en la reunión, durante la misma y en las demás actividades que se deriven de la reunión, se obliga (n) para con LA FIDUCIARIA a mantener en absoluta reserva y a abstenerse de comunicar, divulgar, reproducir o utilizar, para sí o para terceros por cualquier medio, los documentos y/o la información respecto de los cuales tenga conocimiento en virtud de la reunión y demás actividades que se deriven de la misma. El incumplimiento, por acción u omisión, de la presente obligación, implicará responsabilidad del cotizante por los perjuicios que se puedan derivar para LA FIDUCIARIA. (Fecha de elaboración) (Firma) Nombre del responsable Cargo Área