HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS Para la ges)ón Documental Electrónica
Ges2ón documental electrónica CUMPLIMIENTO NORMATIVO Ley 594 de 2000 Ley 527 de 1999 Ley 1437 de 2011 Dec. 2609 de 2012 VIRTUALIZACIÓN Eficiencia- Compe))vidad Servicio- Canales Diferenciación- Reputación GESTION DOCUMENTAL ELECTONICA RESPONSABILIDAD AMBIENTAL MITIGACIÓN DE RIESGOS TÉCNICOS Y JURÍDICOS Suplantación de iden)dad Alteración de documentos Repudio Perdida de documentos Procesos de Cero papel Planeta verde- Movilidad- Seguridad- Comodidad
PROCESOS DE NEGOCIO Contextualización TIPO EJEMPLO PROCESOS SISTEMAS Procesos externos Procesos Internos de negocio Cadena de valor ESTRATEGICOS Planeación Estratégica Mejora Con)nua BI SEDE ELECTRÓNICA (Radicación) MISIONALES Flujo de procesos Gestor de Contenidos BPM ECM SEDE ELECTRÓNICA (No)ficación) Ciudadanos Clientes Proveedores DE APOYO DE EVALUACIÓN Mercadeo, ventas, Servicio Control Interno Contabilidad, Proveedores, RRHH, Ges)ón de Calidad / Seguridad CRM SGC ERP Ciudadanos Clientes Proveedores
Expediente electrónico Marco jurídico Ley 594 De 2000 LGA Ley General de archivos Protocolo Digitalización EXPEDIENTE ELECTRONICO Ley 962 2005 Acuerdos AGN 2-3- 5 Decreto 2609 RESOLUCIÓN 8934 LEY 1712 DE 2014 LEY 1581 DE 2012
Herramientas de Cer2ficación Brindan la seguridad técnica y jurídica de la sede electrónica MITIGACIÓN DE RIESGOS ATRIBUTOS DE EVIDENCIA DIGITAL ESTRATEGIA SUPLANTACIÓN DE IDENTIDAD ALTERACIÓN DE DOCUMENTOS INTERCEPTACIÓN COMUNICACIÓN NEGACIÓN DE UNA TRANSACCIÓN CONTROVERSIA SOBRE FECHAS PERDIDA DE DOCUMENTOS NO DISPONIBILIDAD AUTENTICIDAD/ ORIGEN INTEGRIDAD CONTENIDO CONFIDENCIALIDAD NO REPUDIO EXTREMOS CONSERVACION CONSERVACIÓN DISPONIBILIDAD Firma electrónica Firmas digital Firma digital Sello de )empo SSL Criptograga Firma digital Acuse de recibo Sello de )empo Tablas retención Index/ metadatos Archivo confiable Plan de con)nuidad ISO 27000
Ley 527 de 1999 Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, óp)cos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax; Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, u)lizando un procedimiento matemá)co conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación En2dad de Cer2ficación. Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente ley, está facultada para emi)r cer)ficados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones rela)vas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales
Comercio Electrónico MENSAJE DE DATOS DOCUMENTOS INFORMACIÓN Reportes Oficiales Trámites Contratos No)ficaciones Ofertas y Subastas SERVICIOS Entregables Desmaterializado o Inmaterializados Correspondencia y acuses de recibo TRANSACCIONES MONETARIAS Ordenes y factura Ofertas y Subastas Pagos Títulos Valores
Principios de Equivalencia Funcional 1. Equivalencia Funcional: Catalogado como el principio vector de los medios electrónicos Es el principio que permite que todo aquello que se pueda realizar por un medio gsico o tradicional pueda ser realizado por medios electrónicos con el mismo valor jurídico y probatorio. Desde esta perspec)va, la equivalencia funcional trae consigo la no discriminación de la información electrónica (mensajes de datos) con respecto al medio escrito tradicional, lo que permite darle el mismo tratamiento desde el punto de vista probatorio y jurídico.
Principios de Equivalencia Funcional El equivalente funcional de original El concepto de original en materia de medios electrónicos, establece que cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará sa)sfecho con un mensaje de datos o información electrónica, al darse las siguientes condiciones: a) La existencia de alguna garanoa confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a par)r del momento en que se generó por primera vez en su forma defini)va como mensaje de datos o en alguna otra forma; b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar.
Principios de Equivalencia Funcional El equivalente funcional de archivo y conservación a) La información debe ser accesible para su posterior consulta. b) El mensaje de datos o documento conservado, debe estar en el formato en el que se haya generado, enviado o recibido, o en un formato que permita verificar que se reprodujo con exac)tud la información conservada. c) La conservación de la información que permita determinar el origen, el des2no del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o reproducido el documento.
Ar]culo 18. Preservación de documentos en ambientes electrónicos. En los sistemas de archivo electrónico implementados en las en)dades públicas, se debe garan)zar la auten2cidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental lo ameriten, así como su disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación, independientemente de las tecnologías u)lizadas en la creación y almacenamiento de los documentos. Decreto 2609 de 2012 Capitulo III Caracterís2cas de los sistemas de ges2ón documental Conformidad. Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de ges)ón de documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la ges)ón de la información a par)r de los procesos administra)vos de las en)dades. Disponibilidad y acceso. Un sistema de ges)ón de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la auten2cidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reu2lizados en cualquier momento.
Decreto 2609 de 2012 Capitulo IV Ar]culo 23. Adecuada ges2ón de los documentos electrónicos: cumplir con los elementos esenciales tales como: auten)cidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garan)cen que los documentos electrónicos man)enen su valor de evi- dencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos. d) Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará sa)sfecho con un mensaje de datos, si la información que este con)ene es accesible para su posterior consulta.
FIRMAS DIGITALES Automa)za procesos que involucran firmas, garan)zando la iden)ficación plena de una persona y la no alteración de los documentos en medios electrónicos.
Fácil integración en la virtualización. CERO PAPEL Procedimientos y Tramites Administra2vos a través de medios electrónicos HERRAMIENTA: FIRMAS DIGITALES Un cer)ficado de firma digital es una credencial electrónica de auten)cación emi2da por un Tercero de Confianza denominado En)dad de Cer)ficación Digital por medio del cual se garan)za que el )tular del cer)ficado es quien dice ser Tiene efectos jurídicos los cuales no es necesario probar, (Inversión de la carga probatoria). Es un mecanismo de auten)cación que se puede asociar a un mensaje de datos.
FIRMAS ELECTRÓNICAS Claves seguras Preguntas reto OTP Firmas biométricas
ESTAMPADO CRONOLÓGICO CERTIFICADO Desmaterializa procesos en los cuales la evidencia del )empo es crucial. Agrega evidencia jurídica de )empo a sus procesos
Establecimiento de fecha y hora exacta de emisión o digitalización de un documento electrónico. HERRAMIENTA: ESTAMPADO CRONOLÓGICO CERTIFICADO Mecanismo de seguridad y validez jurídica de la fecha y hora exacta en la generación, envío y recepción de información electrónica. U)liza la hora legal de la República de Colombia del reloj atómico de la Superintendencia de Industria y Comercio. El sistema no permite que ningún tercero pueda cambiar o solicitar la aplicación de valores dis)ntos de )empo del día y fecha. Opera como mecanismo de control de la integridad de las
ESTAMPADO CRONOLÓGICO CERTIFICADO CASOS DE APLICACIÓN Sistemas de radicación electrónica de recepción o emisión de documentos públicos electrónicos. Subastas electrónicas para el aseguramiento técnico y jurídico de cada lance. Work flow de tramites y servicios donde sea importante dejar como evidencia el )empo de respuesta. Respuesta a quejas, reclamos y derechos de pe)ción que se realicen electrónicamente EJEMPLO EXITOSO Las Cámaras de Comercio, emiten sus cer)ficados usando canales electrónicos, facilitando esta diligencia al usuario y minimizando procesos internos. Haciendo uso de estampas cronológicas de )empo, se da garanoa de )empo en que el documento electronico comenzó a exis)r así como para proteger la integridad del comtenido del documento en medios electrónicos.
CORREO ELECTRÓNICO CERTIFICADO Remisión de correspondencia electrónica crí)ca con una plataforma de envío y recepción cer)ficada de correo.
No2ficación electrónica, correspondencia electrónica cer2ficada y recepción, y prueba de envío de documentos electrónicos. HERRAMIENTA: CORREO ELECTRÓNICO CERTIFICADO Servicio de no)ficación electrónica por e- mail que cuenta con la misma validez jurídica y probatoria de un envío cer)ficado y mayores fortalezas funcionales En)dades que deben emi)r no)ficaciones oficiales, que actualmente están u)lizando documentos impresos. Mejorar el )empo de respuesta y de radicación de correspondencia.
SEDE ELECTRÓNICA Sede electrónica: Proceso externos de negocio Interacción Cliente RADICACION En)dad Firmas digitales Sello de )empo NOTIFICACION APROBACIÓN Posterior Consulta ARCHIVO ELECTRONICO SEGURO Almacenamiento EXPEDIENTE DISTRIBUCIÓN Clasificación Indexación Series Valoración Retención Digitalización cer)ficada si el documento es gsico Firma REVISION Interacción Funcionarios Procesos internos de negocio
DOCUMENTO FISICO ASEGURAMIENTO TECNICO DIGITALIZACIÓN - - Simple Con carácter probatorio DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CON VALIDEZ JURIDICA DOCUMENTO ELECTRÓNICO Desmaterialización Inmaterialización ASEGURAMIENTO JURIDICO
Herramientas tecnológicas para la ges2ón documental Infograga Radicación virtual Flujo Expediente electrónico Almacenamiento Sede electrónica electrónico WWW. de procesos Radicación Presencial Documento bsico Escaneo Automá2co cer2ficado OCR PDF/A ARCHIVOS FISICOS Digitalización con fines probatorios VENTAJAS Servicios en diferentes canales Cero papel Administración de usuarios Valor probatorio Equivalente funcional con doc. gsico Rápida implementación No perdida de documentos Fácil localización Diseñador BPMN Tipos de tareas Responsables Formularios Administrador de firmas electrónicas Firmas digitales Contraseñas Huella biométrica Firma biométrica Móviles OTP HSM Match on card Token Documentos Firmas Índices Metadatos Sistema de ges2ón Archivís2ca Clasificación Indexación Series documentales Tablas de retención No2ficación electrónica Estampado Cronológico Garanoa de fecha y hora DOCUMENTOS Ofertas, pedidos, contratos, facturas, etc. Resoluciones, memorandos, no)ficaciones, actas, etc. ECM Gestor de Contenido Archivo Electrónico Seguro (autorizado SIC) Fácil Integración con el Gestor Documental que posea la organización Posterior consulta Reportes- POSTERIOR Logs APLICACIONES! Servicios! Trámites! Procedimientos Internos VERTICALES Base de datos " Historias Clínicas " Factura Electrónica " Cer)ficaciones académicas " Operaciones financieras " Atención al ciudadano " PQR " Contratos. proveedores <
Herramientas tecnológicas para la ges2ón documental Infograga Radicación virtual Flujo Expediente electrónico Almacenamiento Sede electrónica SEDE ELECTRÓNICA electrónico WWW. de procesos Radicación Presencial Documento bsico DIGITAL SCAN Escaneo Automá2co cer2ficado OCR PDF/A ARCHIVOS FISICOS DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA Digitalización con fines probatorios VENTAJAS Servicios en diferentes canales Cero papel Administración de usuarios Valor probatorio Equivalente funcional con doc. gsico Rápida implementación No perdida de documentos Fácil localización Diseñador BPMN Tipos de tareas Responsables BPM Formularios Administrador de firmas electrónicas Firmas digitales Contraseñas Huella biométrica Firma biométrica Móviles OTP HSM Match on card Token Documentos Firmas Índices Metadatos EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Sistema de ges2ón Archivís2ca Clasificación Indexación Series documentales Tablas de retención NOTIFICACIÓN No2ficación electrónica Estampado Cronológico Garanoa de fecha y hora DOCUMENTOS Ofertas, pedidos, contratos, facturas, etc. Resoluciones, memorandos, no)ficaciones, actas, etc. ECM Gestor de Contenido Archivo Electrónico Seguro (autorizado SIC) Fácil Integración con el Gestor Documental que posea la organización Posterior consulta Reportes- POSTERIOR Logs APLICACIONES! Servicios! Trámites! Procedimientos Internos VERTICALES ECM Base de datos " Historias Clínicas " Factura Electrónica " Cer)ficaciones académicas " Operaciones financieras " Atención al ciudadano " PQR " Contratos. proveedores <
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