Guía de usuario de Teléfono IP 115 ShoreTel

Guía de usuario de Teléfono IP 115 ShoreTel

Copyright de la documentación y del software Copyright 1998-2010 by ShoreTel Inc., Sunnyvale, California, EE.UU. Todos los derechos reservados. Impreso en los Estados Unidos de América. El contenido de esta publicación no se puede reproducir o transmitir en ningún formato y a través de ningún medio, ya sea electrónico o mecánico, para ninguna finalidad sin el previo consentimiento escrito de ShoreTel, Inc. ShoreTel, Inc. se reserva el derecho de realizar modificaciones sin previo aviso en las especificaciones y el material aquí contenido y no será responsable de ningún daño (incluidos los derivados) provocado por el material presentado, incluyendo (pero sin limitarse a) errores tipográficos, aritméticos o de enumeración. Marcas comerciales ShoreTel, ShoreCare, ShoreGear, ShoreWare y ControlPoint son marcas comerciales registradas de ShoreTel, Inc. en Estados Unidos y/o en otros países. El logotipo de ShoreTel y ShorePhone son marcas comerciales de ShoreTel, Inc. en Estados Unidos y en otros países. Todas las demás marcas comerciales y registradas mencionadas en este documento pertenecen a sus respectivos propietarios. Patentes Este producto está cubierto por una o varias de las patentes siguientes: patente pendiente de Estados Unidos 6.996.059, patente de Estados Unidos 7.003.091, patente de Estados Unidos 7.167.486, patente de Estados Unidos 7.356.129, patente de Canadá 2.316.558, patente de Estados Unidos 7.379.540, patente de Estados Unidos 7.386.114, patente de Estados Unidos 7.450.574 y patente de Estados Unidos 7.450.703. El producto también está cubierto por otras aplicaciones pendientes de patente. ShoreTel, Inc. Todos los derechos reservados. Información sobre la versión Número de pieza 850-1135-02 Guía de usuario de Teléfono IP 115 ShoreTel Fecha: 10/03/2010 Información corporativa ShoreTel, Inc. 960 Stewart Drive Sunnyvale, California 94085 Teléfono: (408) 331-3300. Fax: (408) 331-3333 www.shoretel.com

Contenido PRIMEROS PASOS............................................. 5 Acceso................................................... 6 FUNCIONAMIENTO DEL TELÉFONO.............................. 7 Realizar llamadas........................................... 7 Mediante el teléfono.................................... 7 Mediante el altavoz..................................... 7 Realizar una conferencia.................................. 7 Usar el interfono........................................ 7 Volver a marcar y comprobar llamadas perdidas............... 8 Dejar mensajes y opciones de los mensajes.................. 8 Localización........................................... 9 Contestar llamadas......................................... 9 Mediante el teléfono.................................... 9 Mediante el altavoz..................................... 9 Ajuste del timbre de llamada y el volumen del auricular......... 10 Contestar llamadas en espera............................. 10 Capturar servicio nocturno................................ 10 Interacción con las llamadas.................................. 10 Silenciar una llamada.................................... 10 Poner una llamada en espera o anular su retención............ 10 Transferir una llamada................................... 11 Aparcar y recuperar llamadas.............................. 11 Supervisión silenciosa/intervención......................... 11 Cambiar el modo de manejo de llamadas y desviar............ 11 Cambiar asignación de extensiones............................ 12 Cambiar estado del grupo de búsqueda........................ 12 CORREO DE VOZ.............................................. 13 Acceso al menú principal..................................... 13 Acceso desde otra extensión................................. 13 Acceso desde un teléfono externo............................. 13 Escucha e interacción con mensajes nuevos.................. 13 Enviar mensajes desde el correo de voz..................... 14 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS..................................... 19 Ver información del teléfono.............................. 19 Reiniciar el teléfono..................................... 20 REFERENCIA RÁPIDA DE LAS TAREAS MÁS COMUNES............... 21 3

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PRIMEROS PASOS Bienvenido al teléfono IP ShoreTel Toma de teléfono Teléfono Pantalla LCD 1 x 16 caracteres 115 Indicador LED La luz parpadeante alerta al usuario sobre las llamadas entrantes y los mensajes de voz no escuchados. Teclas de función Permiten realizar las funciones básicas de telefonía. Transfe r Confe renc e Inte rcom Redial Voice Mai l Hold Lámina de teclas de función Lámina de vinilo impresa con símbolos internacionales. Teclado de marcación Altavoz Se puede utilizar como altavoz del teléfono. Teclas de control de audio Las teclas de silencio y altavoz se iluminan cuando están activas. Este botón controla el volumen del teléfono, del altavoz y del timbre. Micrófono 5

Acceso Si utiliza el teléfono por primera vez, en la pantalla aparecerá la fecha y la hora. Si no se ha especificado ningún servidor de hora, el teléfono muestra el texto ShoreTel. En cualquier caso, es posible realizar llamadas pero no recibirlas. Debe configurar el acceso y designar este teléfono como extensión permanente. Para conectarse: Voice Mail Paso 1 Pulse. Paso 2 Paso 3 Marque el número de extensión que le ha sido asignado por el administrador. Si el administrador le ha asignado una contraseña, introdúzcala ahora (si no es así, puede introducir 1234 como contraseña predeterminada) y pulse. Paso 4 Introduzca una nueva contraseña seguida de. Repita la contraseña para confirmarla. Paso 5 Grabe su nombre y pulse ; seguidamente, pulse una de las opciones siguientes: Aceptar Revisar Volver a grabar Borrar Cancelar Paso 6 Pulse para acceder a las opciones del buzón de correo. Paso 7 Pulse para reasignar la extensión y, después, pulse. Ahora sí está conectado. El teléfono puede recibir llamadas y puede comprobar si hay nuevos mensajes El número de extensión aparece en la pantalla, alternando con la fecha y la hora. Puede acceder a cualquier teléfono IP ShoreTel de la red para modificar la asignación de la extensión en dicho teléfono. Consulte Cambiar asignación de extensiones en la página 12 para obtener más información. 6

FUNCIONAMIENTO DEL TELÉFONO Realizar llamadas Mediante el teléfono Para realizar una llamada interna mediante el teléfono, descuelgue el teléfono y marque la extensión. Para realizar una llamada externa, marque el código de acceso de enlace y, después, el número de teléfono. Para finalizar una llamada, cuelgue el teléfono. Mediante el altavoz Para realizar una llamada interna mediante el altavoz, pulse el botón del altavoz y marque la extensión. Para realizar una llamada externa, marque el código de acceso de enlace troncal y, después, marque el número de teléfono. Para finalizar la llamada, pulse de nuevo el botón del altavoz. Realizar una conferencia Para incluir a un participante en una llamada conectada: Conference Paso 1 Pulse. La llamada se pone en espera. (Pulse si desea cancelar la conferencia.) Hold Paso 2 Marque la extensión del participante con el que quiere establecer la conferencia y consulte con el destinatario. Paso 3 Vuelva a pulsar. La llamada a tres queda establecida. Conference Para desconectar al participante agregado, vuelva a pulsar. Si el administrador le concede los permisos adecuados, puede utilizar el software Personal Call Manager para realizar conferencias con hasta seis participantes en cada llamada. Usar el interfono Conference La función de interfono permite conectar con otro participante sin tener que utilizar una línea para llamarlo. El usuario y el destinatario deben utilizar teléfonos IP ShoreTel y deben contar también con los permisos necesarios para utilizar esta función. 7

Para utilizar el interfono con otro participante: Paso 1 Descuelgue el teléfono. Intercom Paso 1 Pulse. Paso 2 Paso 3 Marque la extensión del participante. Cuelgue para finalizar la llamada. Volver a marcar y comprobar llamadas perdidas Puede utilizar la función de rellamada para volver a marcar el último número al que ha llamado. El número marcado aparece en el teléfono. Para volver a marcar una llamada: Paso 1 Descuelgue el teléfono. Redial Paso 2 Pulse. Paso 3 Cuelgue para finalizar la llamada. Dejar mensajes y opciones de los mensajes Si el destinatario de la llamada no responde o ha activado la opción de desvío automático de llamadas, puede dejar un mensaje o utilizar una de las opciones siguientes mientras escucha el saludo del buzón: Saltar el saludo y dejar un mensaje; después, colgar para enviarlo. Transferir al asistente. Reenviar al destino Find Me del destinatario (número opcional donde se pueden desviar las llamadas) si está activado; en caso contrario se le pedirá que grabe un mensaje. Transferir a la operadora automática. Tras la grabación del mensaje, seleccione una de las opciones siguientes: Opciones de mensaje, luego: Enviar mensaje Cancelar Revisar Volver a grabar Marcar/desmarcar como urgente 8

Transferir a la operadora automática Transferir al asistente Volver a grabar Enviar mensaje, transferir al asistente Enviar mensaje, desviar al destino Find Me del destinatario, si está activado Enviar el mensaje, transferirlo a la operadora automática NOTA Al colgar el teléfono, se envía el mensaje. Localización Si su teléfono y otros teléfonos de la empresa están configurados con la opción de busca, puede grabar un mensaje que se escuchará en un altavoz conectado (normalmente un sistema de megafonía). Si tiene acceso a la función de busca (definida por el administrador), marque el número que le ha facilitado el administrador, espere el tono de confirmación y, después, comience a hablar por el teléfono. Cuelgue el teléfono cuando haya terminado. Si oye un tono de error al intentar utilizar esta función, es posible que no esté configurada en su empresa o que no disponga de los permisos necesarios. Póngase en contacto con el administrador. Contestar llamadas Los tonos de llamada y la luz LED roja intermitente situada en la esquina derecha del teléfono indican las llamadas entrantes. Si la información está disponible, el nombre y el número de teléfono de la persona que llama aparece en la pantalla. Para atender la llamada, haga lo siguiente: Mediante el teléfono Para atender una llamada, levante el teléfono cuando suene. Para finalizar una llamada, cuelgue el teléfono. Mediante el altavoz Para atender una llamada, pulse el botón del altavoz. El LED del botón se ilumina en verde. Para finalizar la llamada, pulse de nuevo el botón del altavoz. 9

Ajuste del timbre de llamada y el volumen del auricular Al pulsar y en el botón de volumen: Se ajusta el timbre de llamada del teléfono mientras el teléfono está colgado y el altavoz está desactivado. Si pulsa varias veces, el volumen del timbre se puede desactivar. El volumen de escucha mientras el teléfono está descolgado. El volumen del altavoz si el LED del altavoz del teléfono está iluminado. Contestar llamadas en espera Si dispone de los permisos adecuados (definidos por el administrador), puede recibir hasta 16 llamadas entrantes al mismo tiempo pulsando repetidamente Hold. Posteriormente, puede filtrar el número de llamadas entrantes que quiere recibir mediante el Personal Call Manager. Si recibe una llamada entrante mientras está hablando por otra línea, escuchará un pitido. Para contestar la llamada entrante y poner la actual en Hold espera, pulse. Repita esta acción para volver a la llamada anterior. Capturar servicio nocturno El servicio nocturno, si está activado por el administrador, permite encaminar llamadas hacia una extensión que sonará en un altavoz de megafonía. Esta función resulta útil fuera del horario laboral cuando un usuario necesita hablar con alguien de la oficina. Si tiene acceso a la función de servicio nocturno (definida por el administrador), marque para contestar la llamada en su puesto. Si escucha un tono de error al intentar capturar el servicio nocturno, es posible que no esté configurado para su oficina o que no disponga de los privilegios necesarios. Póngase en contacto con el administrador. Interacción con las llamadas Silenciar una llamada Pulse para silenciar una llamada de tal modo que la persona que llama no pueda oírle. El LED del botón de silencio se ilumina en rojo cuando la función está activa. Poner una llamada en espera o anular su retención Hold Para activar o desactivar una llamada en espera pulse. Tras pulsar el botón Hold, oirá una sucesión de tonos cortos y, después, el tono Hold de marcado. En este momento, puede volver a pulsar para activar la siguiente llamada en la cola. Si tiene varias llamadas en espera, siga pulsando Hold hasta llegar a la llamada que desee. 10

Transferir una llamada Para transferir una llamada desde su extensión a otra extensión o a un número Transfer externo, pulse y, seguidamente, marque el número y cuelgue; para cancelar la transferencia y atender la llamada sin esperar, vuelva a pulsar Transfer. Aparcar y recuperar llamadas Si dispone de los permisos adecuados (definidos por el administrador), puede aparcar una llamada conectada en otra extensión del modo siguiente: Hold Paso 1 Pulse. La llamada se pone en espera. Paso 2 Marque seguido del número de extensión para aparcar la llamada. Para liberar la llamada desde una ubicación distinta: Marque seguido del número de extensión. Supervisión silenciosa/intervención Si dispone de los permisos adecuados (definidos por el administrador), puede escuchar una llamada sin que le oigan o unirse a una llamada como participante de conferencia ( intervención ). Para supervisar una llamada silenciosamente, marque y, después, la extensión en la que esté activa la llamada. Para intervenir en una llamada, marque y, después, la extensión en la que esté activa la llamada. Cambiar el modo de manejo de llamadas y desviar NOTA Utilice Personal Call Manager o Web Access para configurar los modos con distintos destinos de desvío de llamadas y saludos personales. Puede definir uno de los cinco modos modos distintos de manejo de llamadas para su extensión, incluidas cuatro las opciones No molestar que desvían las llamadas entrantes o las envían al correo de voz. Puede grabar saludos personales para asociarlos al modo activo de manejo de llamadas. De forma predeterminada, el teléfono está configurado en modo Estándar, lo que permite contestar todas las llamadas entrantes. Otras opciones de modo son: En una reunión, Fuera de la oficina, Ausencia prolongada y Personalizado. Para seleccionar un modo distinto, acceda al correo de voz y pulse para las opciones adicionales. Después, pulse la opción y siga las indicaciones. 11

Cambiar asignación de extensiones Si dispone de los permisos adecuados (definidos por el administrador), puede asignar su extensión a cualquier teléfono del sistema. Paso 1 Acceda al correo de voz desde el teléfono de destino. Paso 2 Cuando escuche las opciones del menú principal, pulse. Paso 3 Pulse para reasignar la extensión. Pulse para asignar la extensión. Pulse para anular la asignación de la extensión. El teléfono vuelve a la extensión asignada originalmente. También puede utilizar el Personal Call Manager o el acceso Web para anular la asignación de una extensión. NOTA Si asigna la extensión a un teléfono que suele estar ocupado por otro usuario, las llamadas enviadas a la extensión del usuario original llegarán al destino desviado definido en el modo de manejo de llamadas activo. Cambiar estado del grupo de búsqueda Si dispone de los permisos adecuados, puede cambiar el estado del grupo de búsqueda de ocupado a no ocupado (o viceversa) marcando. Esta función es muy útil si los miembros del grupo de trabajo están en una reunión o salen antes del trabajo. Si forma parte de más de un grupo de búsqueda, debe introducir la extensión asociada al grupo de búsqueda correspondiente tras haber marcado el código de acceso anterior. 12

CORREO DE VOZ Si el LED situado en la esquina del teléfono parpadea insistentemente y escucha una sucesión de tonos cortos, significa que tiene mensajes no escuchados. Acceso al menú principal Para acceder al menú principal del correo de voz, descuelgue el teléfono, pulse Voice Mail y, seguidamente, marque la contraseña y pulse. (La contraseña predeterminada es 1234.) Acceso desde otra extensión Para acceder al menú principal del correo de voz desde otra extensión, pulse Voice Mail, marque la contraseña y, seguidamente, pulse. Para acceder al menú principal del correo de voz desde un teléfono analógico, pulse, después teclee su extensión seguida de la contraseña y, por último, pulse. Acceso desde un teléfono externo Para acceder al menú principal del correo de voz desde un teléfono externo, marque el número de acceso del correo de voz facilitado por el administrador del sistema, pulse, después teclee su extensión y la contraseña seguida de. Escucha e interacción con mensajes nuevos Desde el menú principal puede escuchar y volver a reproducir los mensajes nuevos pulsando. Para interactuar con los mensajes nuevos, pulse una de las teclas siguientes: Volver a reproducir el mensaje Guardar el mensaje Borrar el mensaje 13

Reenviar el mensaje Una vez grabado el mensaje de introducción, pulse: Es correcto Revisar Volver a grabar Cancelar la grabación Tras especificar el mensaje, pulse Responder al mensaje Elija una de las opciones siguientes: Responder con un mensaje de voz Responder con una llamada Volver al menú anterior para marcarlo como urgente. Escuchar la información descriptiva (hora y fecha de envío, grabación del nombre del usuario) Retroceder Mientras escucha el mensaje, puede rebobinarlo varios segundos. Poner en pausa Avanzar Mientras escucha el mensaje, puede avanzar rápidamente varios segundos en el mensaje. Continuar con el siguiente mensaje Enviar mensajes desde el correo de voz Puede enviar mensajes desde el menú principal pulsando grabación del mensaje dispone de las opciones siguientes: Cancelar Finalizar grabación Revisar Volver a grabar. Durante la 14

Si está satisfecho con la grabación, se le pedirá que introduzca la extensión del destinatario. En ese momento, puede pulsar: Opciones adicionales de asignación Buscar destinatario por nombre en un directorio Enviar una lista de distribución personal Difundir a todas las extensiones Cancelar las opciones de direcciones Una vez dirigido el mensaje, si lo desea puede pulsar: Marcar/desmarcar como urgente Solicitar confirmación de recepción Escuchar mensajes guardados Desde el menú principal puede escuchar los mensajes guardados pulsando. Para interactuar con los mensajes guardados, pulse una de las opciones de Escucha e interacción con mensajes nuevos en la página 13 (salvo la opción 2). Opciones del buzón Pulse para acceder a las distintas opciones de su buzón de correo personal y, a continuación, pulse una de las teclas siguientes: Grabar saludo personal NOTA Cuando grabe un saludo personal, éste quedará vinculado al modo de manejo de llamadas activo en ese momento. Grabe el saludo personal para el modo activo cuando escuche el tono y pulse. A continuación, seleccione una de estas opciones: Aceptar Revisar Volver a grabar Borrar Cancelar 15

Elegir el modo de manejo de llamadas Para obtener más información sobre el manejo de llamadas, consulte Cambiar el modo de manejo de llamadas y desviar en la página 11. Están disponibles los siguientes modos y opciones: Estándar En una reunión Fuera de la oficina Ausencia prolongada Personalizado Cancelar Reasignar extensión Si dispone de los permisos adecuados, puede asignar su extensión a cualquier teléfono del sistema. Dispone de las siguientes opciones: Asignar la extensión Desasignar la extensión. (El teléfono vuelve a la extensión original que tuviera asignada.) Definir la contraseña Introduzca la nueva contraseña seguida de confirmarla. Pulse para cancelar. y repítala para Desactivar o activar información descriptiva Utilice esta opción para habilitar los destinatarios de los mensajes para que escuchen la fecha y la hora de envío de los mensajes, así como el nombre. Grabar el nombre Pulse cuando haya terminado de grabar su nombre y, después, elija una de estas opciones: Aceptar Revisar Volver a grabar Borrar y utilizar grabación predeterminada del sistema Cancelar 16

Escuchar los mensajes borrados Como medida de seguridad para evitar la eliminación accidental de mensajes, el sistema conserva los mensajes borrados durante unas horas. Para escuchar los mensajes borrados, pulse. El correo de voz reproducirá todos los mensajes borrados aún disponibles en el sistema. Durante la reproducción, puede administrar los mensajes borrados como si se tratase de mensajes recién recibidos. Pulse para restaurar los mensajes borrados en la carpeta Guardados. Eliminar mensajes borrados Dispone de las siguientes opciones: Confirmar Cancelar Opciones adicionales Dispone de las siguientes opciones adicionales: Activar o desactivar manejo de llamadas automatizado de Outlook Cambiar opciones de entrega de correo electrónico Desactivar entrega de correo electrónico Activar entrega de correo electrónico Habilitar entrega de correo electrónico con mensaje de voz adjunto Marcar mensajes de voz como escuchados tras entrega de correo electrónico Cambiar estado del agente Conectarse y asignar extensión Desconectarse Conectarse sin asignar extensión 17

Cambiar estado de desvío Find Me El destino de desvío Find Me es un número temporal al que, si está habilitado, se desvían todas las llamadas. Defina este destino en el Personal Call Manager o el acceso Web. Habilitar Desactivar Menú anterior Cerrar sesión Volver a la operadora automática Escuchar el estado del buzón Seleccione esta opción para oír el número de mensajes no escuchados. 18

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Problema: el sistema de correo de voz notifica a las personas que lo llaman que su buzón de correo ha superado su límite y no puede aceptar nuevos mensajes. 1 Causa: su buzón de correo está lleno. Debe eliminar los mensajes que ya no necesite: Paso 1 En el mensaje del menú principal, pulse para responder al mensaje. Paso 2 Pulse para eliminar el mensaje. Problema: en la pantalla aparece el mensaje No Service. Causa: el teléfono está inoperativo temporalmente. Póngase en contacto con el administrador. Problema: no aparece nada en la pantalla. Causa: el teléfono no tiene corriente. Póngase en contacto con el administrador. Ver información del teléfono Para ver la información del teléfono, por ejemplo, la dirección IP, la máscara de subred, la versión o la dirección MAC, siga estos pasos: Paso 1 Con el teléfono colgado, pulse. El LED no debe iluminarse ni debe escuchar ningún tono; si no es así, descuelgue y vuelva a colgar el teléfono. Paso 2 Marque en el teclado numérico los dígitos correspondientes a la secuencia I-N-F-O y, seguidamente, pulse. 1. La advertencia de límite de buzón de correo se produce cuando sólo queda espacio para 10 mensajes más en el buzón del usuario. Cuando el buzón de correo de un usuario se acerca a su límite, se reproduce un mensaje de advertencia para indicar que sólo queda espacio para n número de mensajes, donde n va descendiendo desde 10 hasta 0. Este mensaje se reproduce cada vez que el usuario se conecta a su buzón de correo mediante la interfaz de usuario del teléfono y no desaparece hasta que se reduce el número total de mensajes por debajo del límite permitido. 19

Reiniciar el teléfono Para reiniciar el teléfono, siga estos pasos: Paso 1 Con el teléfono colgado, pulse. El LED no debe iluminarse ni debe escuchar ningún tono; si no es así, descuelgue y vuelva a colgar el teléfono. Paso 2 Marque en el teclado numérico los dígitos correspondientes a la secuencia R-E-S-E-T y, seguidamente, pulse. El teléfono se reiniciará. 20

REFERENCIA RÁPIDA DE LAS TAREAS MÁS COMUNES Conference Realizar una conferencia + ext. + Usar el interfono + ext. Conference Localización Contestar llamadas número facilitado por el administrador descolgar el teléfono Ajuste del volumen Contestar llamadas en espera Hold Capturar una extensión remota + ext. Capturar servicio nocturno Interacción con las llamadas Mediante el altavoz Silenciar una llamada Poner una llamada en espera o anular su retención Hold Transfer Transferir una llamada + ext. + colgar Hold Aparcar + + ext. Recuperar llamadas + ext. Supervisión silenciosa + ext. Intervenir + ext. Cambiar el modo de manejo de llamadas y desviar Cambiar asignación de extensiones Anular asignación de extensiones Asignar extensión a número externo Cambiar estado del grupo de búsqueda Voice Mail Voice Mail Voice Mail Voice Mail + contraseña + + + contraseña + + + contraseña + + + contraseña + + + ext. 21

Solución de problemas Ver información del teléfono + I-N-F-O + Reiniciar el teléfono + R-E-S-E-T + Voice Mail Acceso al correo de voz + contraseña + Acceso al correo de voz desde otra extensión Acceso al correo de voz desde un teléfono externo + ext. + contraseña + número de acceso + + ext. + contraseña + Escucha e interacción con mensajes nuevos Volver a reproducir el mensaje Guardar el mensaje Eliminar el mensaje Reenviar el mensaje Responder al mensaje Escuchar la información descriptiva Retroceder Poner en pausa Avanzar Continuar con el siguiente mensaje Enviar mensajes desde el correo de voz Escuchar mensajes guardados Opciones del buzón Grabar el saludo personal Seleccionar el modo de manejo de llamadas Volver a asignar la extensión Definir la contraseña 22

Deshabilitar o habilitar la información descriptiva Grabación del nombre Escuchar los mensajes eliminados Eliminar mensajes eliminados Opciones adicionales Cerrar sesión Volver a la operadora automática Escuchar el estado del buzón 23

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