Antecedentes del proyecto Descripción y beneficios Implementación y soporte Campaña de comunicación Manejo del medio ambiente Descripción de cobros Estadísticas de consumo Conclusiones
ANTECEDENTES DEL PROYECTO Durante los años 2014 y 2015 la Vicerrectoría Administrativa de la Universidad trabajó en un proyecto para implementar un servicio de impresión institucional, con el propósito de mejorar las siguientes situaciones:
ANTECEDENTES DEL PROYECTO La infraestructura para digitalizar e imprimir eran diferentes y no se integraban. No se contaba con una herramienta que llevara registros de consumos de insumos, mantenimientos de equipos, ni volúmenes de impresión por centros de costos. La falta de información no permitía promover acciones y campañas para la protección del medio ambiente. Se tenía una proliferación de marcas y modelos de equipos y una alta concentración de equipos de bajas especificaciones. Carencia de un plan estructurado y periódico de renovación de equipos de impresión. Dificultad para controlar los costos actuales de impresión por parte de las Unidades. Servicio limitado de impresión, copiado y digitalización para estudiantes.
ANTECEDENTES DEL PROYECTO Se realizaron visitas de referenciación a empresas de diversos sectores para conocer diferentes soluciones y modelos de implementación. Invitación a presentar propuestas a siete empresas ENERO DE 2015 Adjudicación a la empresa que presentó la mejor solución
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO IMPLEMENTACIÓN DE UNA SOLUCIÓN PARA LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA QUE INCLUYE: Estaciones de autoservicio para impresión, digitalización y duplicación para estudiantes. Centros de copiado e impresión asistidos. Departamentalización del servicio de impresión en las oficinas.
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Instalación de nuevos equipos de última tecnología entre multifuncionales, impresoras y escáner de tráfico pesado. Plan de retoma de equipos usados. Implementación de herramientas de contabilización por centros de costos. Software de autenticación y liberación de documentos en las impresoras con carné o contraseña. Software para la generación de estadísticas del uso del servicio.
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Software para almacenamiento y archivo de documentos en la nube. Monitoreo en línea y soporte técnico dedicado por parte del contratista en la Universidad. Servicios especializados en los centros de copiado. Equipos de respaldo para atender los incidentes de servicio. Envío programado de suministros (papel, tóner y cartuchos) antes del agotamiento.
BENEFICIOS DE LA NUEVA SOLUCIÓN PARA PERSONAL ACADÉMICO Y ADMINISTRATIVO: Equipos de última tecnología, más funcionales, robustos y autónomos. Acceso a impresión en cualquier equipo de la Universidad sin importar donde esté ubicado el usuario. Fácil acceso a los equipos de impresión desde dispositivos móviles. Herramientas para mejorar la confidencialidad al momento de imprimir. Control del desperdicio aportando al cuidado del medio ambiente. Control de costos de impresión por Unidad.
BENEFICIOS DE LA NUEVA SOLUCIÓN PARA ESTUDIANTES: Servicio disponible 7x24 (Estaciones de autoservicio en el Campus) y desde múltiples puntos de la Universidad con equipos robustos de última tecnología. Acceso al servicio de impresión desde dispositivos móviles. Servicios de digitalización más ágiles y modernos en la Biblioteca. Herramientas para compartir y usar documentos electrónicos de manera ágil con sus compañeros y profesores. Renovación y modernización de infraestructura tecnológica para los centros de copiado con un servicio más ágil. Pago y recarga a través del carné para agilizar y facilitar el acceso a los servicios de impresión.
BENEFICIOS DE LA NUEVA SOLUCIÓN PARA LA UNIVERSIDAD: Reducción de costos mediante una eficiente asignación de recursos. Una mejor atención al usuario que repercute en un mayor grado de satisfacción. Gestión de estadísticas e indicadores institucionales y por unidad. Optimización de procesos que mejoran la gestión del servicio. Soporte proactivo al servicio. Control de impacto ambiental. Bases para una cultura de gestión documental en la Universidad.
IMPLEMENTACIÓN PRIMERA FASE: Cuatro centros de copiado, seis autoservicios y el 5% del total de impresoras a instalar en las unidades. abril junio de 2015. SEGUNDA FASE: Ocho autoservicios y el 95% de impresoras a instalar en las unidades alcanzando el 100% de la implementación. julio 2015 agosto 2016. TERCERA FASE: Herramientas de monitoreo y control. Campañas de sensibilización para disminuir el uso de la impresión y duplicación. agosto 2016 en adelante.
IMPLEMENTACIÓN Campaña de comunicación para la gestión del cambio. Verificación de diseño con las unidades. Implementación de la solución de impresión, con acompañamiento en sitio de tres a diez días, contando con asesoría permanente. Retoma de equipos y consumibles. 1 2 3 4 5 6 7 Elaboración del diseño detallado de solución de impresión por edificio, teniendo en cuenta: volúmenes de impresión, tipos de impresión especial, espacio físico y cantidad de usuarios, basado en buenas prácticas de este tipo de servicio. Socialización del proyecto y diseño aprobado para cada edificio con todos los usuarios del mismo. (unidad por unidad). Seguimiento de la nueva solución con reuniones periódicas, análisis de cifras estadísticas y ajustes de acuerdo con las mismas.
IMPLEMENTACIÓN FACTORES CLAVES DE ÉXITO: El tiempo de implementación La socialización del proyecto El acompañamiento Gestionar el cambio
SOPORTE NIVEL I: La Universidad cuenta con un solo punto de contacto entre el usuario administrativo/académico y el servicio, a través del cual se canalizan todas las incidencias, requerimientos y cambios relacionados con los servicios de esta solución (Mesa de servicio) NIVEL II: Los usuarios de la Universidad reciben atención del proveedor a todas las incidencias o requerimientos de servicio que han sido registradas en la Mesa de Servicios y que no han podido ser resueltas de manera remota. El proveedor mantiene equipos de respaldo en el Campus para atención de incidentes graves. El proveedor es responsable de cargar los insumos en todos los equipos de impresión (tintas, papel) y asegurar que no se agoten en ningún momento.
CAMPAÑAS DE COMUNICACIÓN EXPECTATIVA SENSIBILIZACIÓN EJECUCIÓN Pantallas de la Universidad Boletín y página web Correo electrónico Pantallas de la Universidad Boletín y página web Correo electrónico Acompañamiento a usuarios Pendones centros de copiado Boletín y página web Correo electrónico Acompañamiento a usuarios
CAMPAÑAS DE COMUNICACIÓN PERSONAL ADMINISTRATIVO:
CAMPAÑAS DE COMUNICACIÓN
APORTE AL CUIDADO DEL MEDIO AMBIENTE REDUCCIÓN DE CONSUMO DE PAPEL REDUCCIÓN DE CONSUMO DE ENERGÍA GESTIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS Programa Planet First - recolección y disposición final de los residuos sólidos del proyecto de impresión Equipos con Energy Star. Se apagan después de 60 minutos sin ser usados.
DESCRIPCIÓN DE COBROS El costo del servicio de impresión y de copias en las máquinas instaladas en las unidades, está conformado por tres componentes: 1 COSTO DEL SERVICIO POR CLIC Corresponde al costo del cargo mensual de los equipos de impresión instalados en toda la Universidad y al costo de soporte y mantenimiento de la plataforma tecnológica (servidores y software) que soporta la solución implementada. Este costo es variable mes a mes y depende de la totalidad de equipos instalados en la Universidad y la cantidad total de clic (impresiones o copias) realizados por toda Universidad. Para éste cálculo se tiene en cuenta si la impresión o copia se realiza a blanco y negro o a color.
DESCRIPCIÓN DE COBROS 2 COSTO DEL CLIC Incluye el soporte y mantenimiento de los equipos de impresión y los consumibles (excepto el papel). Este costo es contabilizado al realizar la impresión o copia de una página en cualquier tipo de papel. 3 COSTO DEL PAPEL Este cobro es aplicado para la impresión o copia en papel tamaño carta. El papel es suministrado directamente por la Universidad. El costo del papel solo se contabiliza para las impresiones en papel tamaño carta estándar, sin embargo, si se imprime en papel especial tamaño carta (papel con membrete o de otro gramaje o calidad), se debe informar a la Coordinación del proyecto,para realizar los ajustes del caso.
DEPARTAMENTALIZACIÓN
ESTADÍSTICAS DE CONSUMO DEPARTAMENTALIZACIÓN HISTÓRICO DE CONSUMO 700.000 250 600.000 500.000 498.654 461.546 564.553 598.931 523.266 200 400.000 150 300.000 200.000 100.000 55.342 130.800 182.790 248.205 201.873 261.852 100 50 0 AGOSTO 2015 SEPTIEMBRE 2015 OCTUBRE 2015 NOVIEMBRE 2015 DICIEMBRE 2015 ENERO 2016 FEBRERO 2016 MARZO 2016 ABRIL 2016 MAYO 2016 JUNIO 2016 CONSUMO MENSUAL 55.342 130.800 182.790 248.205 201.873 261.852 498.654 461.546 564.553 598.931 523.266 IMPRESORAS INSTALADAS 33 47 63 115 148 164 176 188 189 192 212 0
ESTADÍSTICAS DE CONSUMO DEPARTAMENTALIZACIÓN CANTIDAD DE MÁQUINAS 583 enero de 2015 225 agosto de 2016 Reducción del 30% de la impresión
ESTADÍSTICAS DE CONSUMO DEPARTAMENTALIZACIÓN POR TIPO DE SERVICIO TOMADO DURANTE LOS ÚLTIMOS DOS MESES
ESTADÍSTICAS DE CONSUMO DEPARTAMENTALIZACIÓN TIPO DE CONSUMO
ACCIONES DE MEJORA Y COMENTARIOS DEPARTAMENTALIZACIÓN Se han realizado reuniones con las Unidades para presentar informes de consumo. Se ha evidenciado un alto nivel de satisfacción con el proyecto. En algunas Unidades se identificaron impresoras que están siendo subutilizadas; se han realizado algunos cambios de modelos o reubicación de impresoras. Se está revisando la posibilidad de ubicar impresoras en sitios centralizados (pasillos) y de fácil acceso con el fin de optimizar el servicio y el número de máquinas. Se llevarán a cabo campañas de sensibilización para el uso razonable del servicio, incluyendo la importancia del cuidado del medio ambiente.
CENTROS DE COPIADO
UBICACIONES Y HORARIOS CENTROS DE COPIADO
PORCENTAJE DE USO DE LOS CENTROS DE COPIADOS CENTROS DE COPIADO 2% 98% % DE USO B&N % DE USO COLOR
AUTOSERVICIO
ESTADÍSTICAS AUTOSERVICIO AUTOSERVICIO
ACCIONES DE MEJORA AUTOSERVICIOS Y CENTROS DE COPIADO Se evidencia una disminución en los servicios de impresión del 56%. Con base en las encuestas de satisfacción de los usuarios sed han ajustado los horarios de los centros de copiado. Él contratista realizó un estudio de mercado, con el objeto de estructurar una estrategia para incrementar el uso de los autoservicios para estudiantes y de incrementar el uso por parte de los profesores de los servicios en la nube.
CONCLUSIONES EL ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE ÉSTE PROYECTO RADICÓ EN: Involucrar activamente a las unidades revisando sus necesidades antes de definir los diseños a implementar. Socializar el proyecto y la solución a implementar, a fin de contar con las aprobaciones respectivas por parte de los directivos de las unidades. Acompañar y capacitar a los usuarios al inicio, durante y después de las instalaciones. La implementación fue pausada..y con el debido cuidado para minimizar la resistencia al cambio.