Gestión del alcance del proyecto

Gestión del alcance del proyecto Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Cuarta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes Colaboración: Tatiana Castrillón Valdés

Objetivos de Aprendizaje Comprender los elementos que hacen importante una buena gestión del alcance del proyecto Explicar el proceso de planificación del alcance y describir el contenido de un plan de gestión del alcance de la aplicación Describir el proceso de desarrollo de la declaración del alcance del proyecto utilizando el acta del proyecto y la declaración sobre el alcance preliminar Analizar el proceso de definición del alcance y el trabajo que implica construir una estructura de desglose del trabajo usando la analogía, de arriba abajo, de abajo hacia arriba, y enfoques de mapas mentales

Objetivos de Aprendizaje (continúa) Explicar la importancia de la verificación del alcance y como se relaciona con la definición y control del alcance. Entender la importancia del control del alcance para prevenir los problemas relacionados con el alcance en proyectos de TI Describir como el software puede ayudar en la gestión del alcance del proyecto

Que es la gestión del alcance del proyecto? El alcance se refiere a todo el trabajo involucrado en la creación de productos del proyecto y el proceso utilizado para crearlos Un entregable es un producto resultado del proyecto, como hardware o software, documentos de planeación, o actas de reunión La gestión del alcance del proyecto incluye el proceso involucrado en definir y controlar que esta o no incluido en un proyecto.

Procesos de la gestión del alcance del proyecto Planeación del alcance: Se decide como se definirá, verificará y controlará el alcance. Definición del alcance: Se revisa la autorización legal del proyecto y el alcance preliminar además de la información de los requerimientos desarrollados y las solicitudes de cambio aprobadas Creación de la EDT: Subdivide el proyecto en componentes mas pequeños y manejables Verificación del alcance: Se formaliza la aceptación del alcance del proyecto Control del alcance: Se controlan los cambios sobre el alcance del proyecto

Resumen de la gestión del alcance del proyecto Planeación Proceso: Planeación del alcance Salida: Plan de gestión del alcance del proyecto Proceso: Definición del alcance Salida: Declaración del alcance del proyecto, peticiones de cambios, actualizar el plan de gestión del alcance Proceso: Crear la EDT Salida: EDT, diccionario de la EDT, línea base del alcance, peticiones de cambio al proyecto, Plan de gestión del alcance actualizado, declaración del alcance actualizada Monitoreo y control Proceso: Verificación del alcance Salidas: Entregables aceptados, Peticiones de cambios, acciones correctivas recomendadas Proceso: Control del alcance Salida: Cambios pedidos, acciones correctivas recomendadas, actualizaciones a la declaración del alcance, EDT y diccionario de la EDT, línea base del alcance, Plan de gestión del proyecto, activos de procesos organizacionales Inicio del proyecto Terminación del Proyecto

Planear el alcance y el plan de gestión del alcance El plan de gestión del alcance es un documento que incluye descripciones de como el equipo preparará la declaración del alcance del proyecto, creará la EDT, Verificará que los entregables estén completos, y controlará las peticiones de cambios sobre el alcance del proyecto. Entradas: Acta de constitución del proyecto, Declaración preliminar del alcance, Plan de gestión del alcance

Ejemplo de plan de gestión del alcance Nombre del proyecto Proyecto de actualización de sistemas de información Introducción El propósito de este documento es proveer una guía para preparar documentos importantes sobre la gestión del alcance relacionados con este proyecto Preparando la declaración del alcance La declaración preliminar dará las bases para la preparación de una declaración de alcance mas detallada. La declaración del alcance debe ser revisada con los interesados clave del proyecto, en especial el patrocinador y los usuarios finales. Use plantillas corporativas cuando estas estén disponibles y asegúrese de tener expertos en la declaración del alcance. Cada versión del alcance debe estar etiquetada adecuadamente y fechada para asegurarse de que cada uno utilice la versión mas reciente. Los cambios y adiciones serna debidamente comunicados. El alcance estará disponible por medio de una clave en el sitio Web del proyecto. Creando la EDT El equipo del proyecto trabajará conjuntamente en la creación de la EDT. El patrocinador y el comité revisaran la EDT para verificar que todas las actividades necesarias para culminar el proyecto están incluidas. El equipo de trabajo revisará EDTs de proyectos similares y las guías de la compañía para crear la EDT y enfocarse en determinar los entregables del proyecto. El equipo determinara las tareas necesarias para completar cada entregable. La EDT debe ser revisada tantas veces como sea necesario y el comité y el patrocinador deben aprobar dichas revisiones. Verificar que los entregables están completos El gerente de proyecto trabajará con el patrocinador y el comité para desarrollar un proceso para verificar el éxito y si esta completo cada entregable. En general el patrocinador será el encargado de verificar que estén completos los entregables importantes. Los contratos deberán incluir cláusulas describiendo el proceso de verificación del alcance. Gestionando las peticiones de cambios a la declaración del alcance Todas las peticiones de cambios sobre el alcance que tengan un efecto significativo en los requerimientos deben seguir un proceso formal de control de cambios. Una petición de cambio será completada y revisada por el grupo de diseño.

Ejemplo de Acta de constitución Título del proyecto: Proyecto de actualización de tecnologías de información Fecha de inicio del proyecto: Marzo 4, 2008 fecha de finalización proyectada: Diciembre 4, 2008 Gerente de proyecto: Kim Nguyen, 691-2784, knguyen@course.com Objetivos del proyecto: Actualizar el hardware y software de todos los empleados (aproximadamente 2000) en 9 meses basados en nuevos estándares corporativos. Ver el documento adjunto de descripción de los nuevos estándares. Las actualizaciones afectarán los servidores así como las redes corporativas. El presupuesto es de $1.000.000 para hardware y software y $500.000 para costos operacionales. Enfoque Actualizar la base de datos de inventario de TI para establecer las necesidades Crear una estimación de costos detallada del proyecto Emitir una solicitud de cotización para la compra de hardware y software Utilizar lo mas posible el equipo interno de trabajo para la realización del proyecto ROLES Y RESPONSABILIDADES NAME ROL RESPONSABILIDAD Walter Schmidt CEO Patrocinador y supervisor del proyecto Mike Zwack CIO Supervisor del proyecto, elección de personal Kim Nguyen Gerente de proyecto Planear y ejecutar el proyecto Jeff Johnson Director de Operaciones de TI Mentor Kim Nancy Reynolds VP RH Selección de personal, generar Memos Firmas Comentarios (hechos a mano o digitalmente por los interesados del proyecto que firman arriba) El proyecto estará terminado en 10 meses Mike Zwack, CIO Asumimos que el grupo de trabajo estará siempre disponible para el desarrollo del proyecto y que algunas actividades deberán realizarse en horas extralaborales. Kim Nguyen, Jeff Johnson, Departamento de TI

Definición del alcance y la Declaración del Alcance del Proyecto La declaración preliminar del alcance, acta del proyecto, los activos de proceso organizacional, y las solicitudes de cambio aprobadas son una base para la creación de la declaración del alcance del proyecto A medida que pasa el tiempo, el alcance de un proyecto debe ser más claro y específico

Más sobre la Definición del Alcance del Proyecto Acta del proyecto: Las actualizaciones afectarán los servidores Declaración preliminar del alcance: Servidores: si son necesarios servidores adicionales para este proyecto, estos deberán ser compatibles con los servidores existentes. Si es más económico mejorar los servidores actuales esas mejoras deberán ser reportadas al CIO para aprobación. Ver las especificaciones de los servidores actuales en el Anexo 6. El CEO debe aprobar un plan detallado describiendo los servidores y su localización al menos dos semanas antes de la instalación. Declaración del alcance del proyecto Versión 1: Servidores: Este proyecto necesitará de la compra de 10 servidores nuevos para soportar la Web, Intranet, Base de datos, aplicaciones, y funciones de impresión. Dos de cada tipo de servidor será comprado y se utilizará para este proyecto. La descripción detallada de los servidores están en el Brochure del producto en el Apéndice 8 con su respectivo plan de localización.

Del mundo real Muchas personas disfrutan viendo programas de televisión como Trading Spaces, donde los participantes tienen dos días y US1.000 para arreglar una habitación en casa de su vecino. El tiempo y el presupuesto son fijos, es el alcance el que tiene la mayor flexibilidad. Los diseñadores de estos programas a menudo tienen que cambiar los objetivos del alcance inicial, debido a las limitaciones de tiempo o de presupuesto. Aunque la mayoría de los propietarios de viviendas están muy contentos con el trabajo realizado en el programa, algunos obviamente se decepcionan. A diferencia de la mayoría de los proyectos en los que el equipo del proyecto trabaja en estrecha colaboración con el cliente, los propietarios tienen poco que decir en lo que se hace y no pueden inspeccionar durante la realización de las obras... Qué sucede cuando a los propietarios no les gusta el trabajo que se ha hecho? La sección de FAQ de tlc.com dice: A todos en nuestro programa se les dice por adelantado que hay una posibilidad de que no les guste el diseño final de la habitación. Cada solicitante firma en un acuerdo reconociendo que el programa no es responsable de decorar un cuarto y que este no le guste al propietario. " Lástima que no se puede conseguir patrocinadores para los proyectos que firmen un acuerdo similar. Sería mucho más fácil la gestión del alcance del proyecto!

Realizando la EDT Una EDT es una agrupación orientada a la prestación de los componentes del proyecto, la cual organiza y define el alcance total del proyecto La EDT es un documento que proporciona la base para la planificación y la gestión del programa, costos, recursos y cambios del proyecto descomposición es la subdivisión de los paquetes de trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más manejables Un paquete de trabajo es una tarea en el nivel más bajo de la EDT

Ejemplo de la EDT de una intranet organizada por producto Intranet Diseño del sitio Web Diseño del Inicio Páginas de mercadeo Páginas de ventas Mapa del sitio Textos Textos Textos Diseño gráfico Imágenes Imágenes Imágenes Programas Links Links Links

Ejemplo de la EDT de una intranet organizada por fase Nivel 0 Proyecto de intranet Nivel 1 Concepto Diseño del sitio Desarrollo del sitio Despliegue del sitio Soporte Nivel 2 Evaluar los Sistemas actuales Definir requerimientos Definir funcionalidad específica Definir El riesgo y Enfoque de Gestión de riesgos Desarrollar El plan Del proyecto Equipo de Desarrollo Web Breve Nivel 3 Definir los Requerimientos de Los usuarios Definir los Requerimientos de contenido Definir los Requerimientos de sistema Definir los Requerimientos de Servidor propietario

EDT de una intranet en forma tabular 1.0 Concepto 1.1 Evaluar los sistemas actuales 1.2 Definir Requerimientos 1.2.1 Definir requerimientos de usuario 1.2.2 Definir requerimientos de contenido 1.2.3 Definir requerimientos de sistema 1.2.4 Definir requerimientos de servidor propietario 1.3 Definir funcionalidad específica 1.4 Define riesgos y la gestión orientada al riesgo 1.5 Desarrollar el plan de desarrollo 1.6 Equipo de trabajo 2.0 Diseño del sitio Web 3.0 Desarrollo del sitio Web 4.0 Entrega 5.0 Soporte

Diagrama de Gantt de la EDT en Microsoft Project EDT cronograma

Diagrama de Gantt Organizado por grupos de procesos de la gestion del proyecto EDT cronograma

Ejemplo: Ejecutando tareas para la EDT de JWD Consulting 3.0 Ejecución 3.1 Encuesta 3.2 Entradas de usuario 3.3 Contenido de la intranet 3.3.1 Plantillas y herramientas 3.3.2 Artículos 3.3.3 Links 3.3.4 Pregunte al experto 3.3.5 Función de solicitudes del usuario 3.4 Diseño de la intranet 3.5 Construcción de la intranet 3.6 Pruebas del sitio 3.7 Promoción del sitio 3.8 Entrega del sitio 3.9 Medición de los beneficios del proyecto

Enfoques para el desarrollo de EDTs Usando líneas base : algunas organizaciones, como el Departamento de Defensa, proporcionan líneas base para la preparación de EDTs El enfoque analogía: Revisar EDTs de proyectos similares y adaptarlos a su proyecto El enfoque arriba - abajo: comenzar con los ítems mas grandes del proyecto hacia los mas pequeños El enfoque abajo - arriba: empezar con las tareas mas específicas hacia las más generales enfoque de mapa mental: los mapas mentales son una técnica que utiliza ramas que salen a partir de una idea central para estructurar los pensamientos y las ideas

Ejemplo de mapa mental enfocado en la creación de la EDT Proyecto de actualización de TI

EDT en forma gráfica Proyecto de actualización de TI Gestión del proyecto Actualizar inventario Adquirir hardware y software Instalar hardware y software Realizar el inventario físico Actualizar la BD Servidores Hardware de Usuario Edificio A Edificio B Edificio C Portátiles PCs

Diccionario de la EDT y línea base del Alcance Muchas tareas de la EDT son vagas y deben explicarse más así las personas sabrán qué hacer y podrán estimar cuánto tiempo se tardarán y cuánto les costará realizar la tarea Un diccionario de EDT es un documento que describe detalladamente cada elemento de la EDT La declaración del alcance del proyecto aprobada y su EDT y diccionario de EDT Forman la línea base de alcance, que se utiliza para medir el rendimiento en el logro de los objetivos del alcance del proyecto.

Consejos para crear la EDT y el diccionario de la EDT* Una unidad de trabajo debe aparecer en solo un lugar en la EDT Las tareas contenidas en un elemento de la EDT es la suma de los elementos de la EDT por debajo de el Un elemento de la EDT es la responsabilidad de un solo individuo, aunque muchas personas pueden estar trabajando en el La EDT debe ser coherente en la forma en que cada tarea realmente será realizada, debe servir al equipo del proyecto en primer lugar, y para otros fines sólo si son prácticos *Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994

Consejos para crear la EDT y el diccionario de la EDT(continúa)* Los miembros del equipo del proyecto deben participar en el desarrollo de la EDT para garantizar la coherencia Cada ítem de la EDT debe ser documentado en el diccionario de la EDT para garantizar la correcta comprensión del alcance de las tareas incluidas y no incluidas en ese ítem La EDT debe ser una herramienta flexible para adaptarse a los cambios inevitables, mientras mantiene controlado que el contenido del trabajo del proyecto este de acuerdo con la declaración del alcance *Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994

Del mundo real Un alcance del proyecto muy amplio puede causar problemas graves Síndrome del lavadero* y un énfasis excesivo en la tecnología resultó en la quiebra de una gran empresa farmacéutica, con sede en Texas FoxMeyer Drug En 2001, McDonald's piso en marcha un proyecto para crear una intranet que conectara su sede con todos sus restaurantes para proporcionar información operacional detallada en tiempo real; después de gastar US$ 170 millones en consultores y planificación de la implementación inicial, McDonald's se dio cuenta de que el proyecto era demasiado para manejarlo y puso término a su realización * El Síndrome del lavadero o Arrastramiento del alcance (Scope creep en inglés) en gestión de proyectos se refiere a aquellos cambios no controlados en el alcance de un proyecto. Este fenómeno puede ocurrir cuando el alcance de un proyecto no se define, documenta, o controla correctamente.

Verificación del alcance Es muy difícil crear una buena declaración del alcance y una EDT para un proyecto Es aún más difícil de verificar el alcance del proyecto y reducir al mínimo los cambios del alcance La verificación del alcance implica la aceptación formal del alcance del proyecto por parte de los clientes o interesados del proyecto La aceptación se realiza generalmente mediante una inspección de los Interesados y posteriormente firmar sobre los entregables clave del proyecto

Control del alcance El control del alcance consiste en controlar los cambios sobre el alcance del proyecto Los objetivos de control del alcance son: Influenciar sobre los factores que causan cambios en el alcance Asegurar que los cambios se procesan de acuerdo a los procedimientos desarrollados en el marco del control integrado de cambios Administrar los cambios cuando se producen Varianza es la diferencia entre el rendimiento previsto y real

Buenas prácticas para evitar problemas en el alcance 1. Mantener el alcance realista: no hacer proyectos tan grandes que no se pueden completar, dividir los proyectos grandes en una serie de proyectos pequeños 2. Involucrar a los usuarios en la gestión de alcance del proyecto: Asignar usuarios clave al equipo del proyecto y darles la propiedad de definir requerimientos de verificar el alcance 3. Usar hardware y el software normal (de estanteria) siempre que sea posible: Muchas personas de TI disfrutan utilizando la última y mejor tecnología, pero las necesidades del negocio, y no las tendencias tecnológicas, debe ser prioridad. 4. Seguir los procesos de la buena gestión de proyectos: Como se describe en este capítulo y en otros, están bien definidos los procesos de la gestión de alcance del proyecto y otros aspectos de los proyectos

Sugerencias para mejorar la entrada de usuario Desarrollar un buen proceso de selección de proyectos, e insistir en que los patrocinadores sean de la organización de los usuarios Disponer usuarios en el equipo del proyecto roles importantes Tener reuniones periódicas con agendas definidas, y que los usuarios firmen los entregable presentados en las reuniones Entregar algo a los usuarios y los patrocinadores de forma regular No prometer la entrega cuando se sabe que no se puede cumplir Co-localizar a los usuarios con los desarrolladores

Sugerencias para reducir los requisitos incompletos y Cambiantes Elaborar y seguir un proceso de gestión de requerimientos Utilizar técnicas como la elaboración de prototipos, el modelado de casos de uso, y para obtener una mayor participación de los usuarios Poner los requerimientos por escrito y mantenerlos actualizados Crear una base de datos de gestión de requerimientos para documentar y controlar los requerimientos

Sugerencias para reducir los requisitos incompletos y Cambiantes (continúa) Proporcionar las pruebas adecuadas y realizarlas durante todo el ciclo de vida del proyecto Revisar los cambios desde una perspectiva de sistemas Hacer hincapié en las fechas de finalización para ayudar a centrarse en lo que es más importante Asignar recursos específicamente para manejar las solicitudes de cambios / mejoras

Software útil en la gestión del alcance Los procesadores de palabras ayudan en la creación de documentos relacionados con el alcance del proyecto Hojas de cálculo para realizar cálculos financieros y modelos de calificación, y el desarrollo de cuadros y gráficos El software de comunicación como el correo electrónico y la Web ayuda a comunicar sobre el alcance El software de gestión de proyectos ayuda en la creación de la EDT, la base de tareas en un diagrama de Gantt El software especializado está disponible para ayudar en la gestión del alcance del proyecto

Resumen del capítulo La gestión del alcance del proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar que se realice el trabajo requerido, solo el requerido, para conseguir el éxito del proyecto Procesos principales: Planificación del alcance Definición del alcance Creación de la EDT Verificación del alcance Control del alcance