Página: 1/18 Secretaría de Educación Coordinación I N D I C E de Administración y Finanzas Coordinación de Equidad Pág. de Género I. INTRODUCCIÓN 5 II. MARCO LEGAL 6 III OBJETIVO A) Del Manual B) Del Procedimiento 9 10 IV. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS 1. Alcance 2. Políticas de operación 3. Descripción del Procedimiento 4. Diagrama de Flujo Procedimiento de control de documentos 10 10 12 15 V. ANEXOS 1.- Formato de 2.- Formato de 3.- Formato de 4.- Formato de 5.- Formato de 18 19 21 22 23 24 VI ACTA DE AUTORIZACIÓN 25 Abril de 2010.
Página: 2/18 I N D I C E Pág I. INTRODUCCIÓN 3 II. MARCO LEGAL 4 III. OBJETIVO 6 IV. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS 6 1. Alcance 6 2. Políticas de operación 6 3. Descripción del Procedimiento 8 4. Diagrama de Flujo 9 V. ANEXOS 11 1.- Lista De Documentos Controlados 12 2.- Lista Maestra de Procedimientos 14 3.- Registro de distribución de copias controladas 16 VI. ACTA DE AUTORIZACIÓN 18
Página: 3/18 I. INTRODUCCIÓN La Secretaría de Educación a través de la Coordinación de Equidad de Género y con la asesoría técnica de la Unidad de Organización, Innovación y Calidad ha elaborado el Procedimiento de Control de Documentos que contiene los elementos indispensables que deben seguirse para el control interno del Modelo de Equidad de Género. El presente procedimiento tiene como finalidad orientar claramente sobre los criterios referentes al control de los documentos derivados de la implantación del Modelo de Equidad de Género en la Secretaría de Educación. El presente documento cuenta con un marco legal que contiene los principales documentos normativos que sustentan el procedimiento mencionado, las políticas de operación que lo rigen, así como la descripción de actividades, el diagrama de flujo y los anexos respectivos. El propósito fundamental del procedimiento es proporcionar una herramienta que permita llevar un control de los documentos generados con motivo de la implantación del Modelo de Equidad de Género en la Secretaría de Educación. El contenido del presente documento deberá actualizarse por lo menos una vez al año a efecto de incorporar los cambios que sean necesarios.
Página: 4/18 II. MARCO LEGAL 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos D.O.F. 5 de febrero de 1917. Última reforma D.O.F. 29 de julio de 2010 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Guerrero P.O. 17 de Noviembre de 1917. Última reforma P.O. 6 de mayo de 2008. 3. Tratado Internacional sobre la Convención sobre la Eliminación de Todas las Formas de Discriminación contra la Mujer (CEDAW) 1981 4. Tratado Internacional sobre la Convención Interamericana para Prevenir, Sancionar y Erradicar la Violencia contra la Mujer 1996. 5. Declaración y Plataforma de Acción de Beijing 1995. 6. Ley General de Educación. D.O.F. 13 de julio de 1993. Última reforma 19 de agosto de 2010 7. Ley General de Acceso de las Mujeres a una Vida Libre de Violencia D.O.F.1º. de febrero de 2007. Última reforma D.O.F. 20 de enero de 2009 8. Ley General para la Igualdad entre Mujeres y Hombres D.O.F. 2 de agosto de 2008 9. Ley Federal del Trabajo de los Servidores Públicos Reglamentaria del artículo 123, Apartado B. D.O.F. 1 de abril de 1970 10. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Pública gubernamental. DOF 06-06-2006 junio de 2002 11. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Guerrero Número 433. P.O 12 de octubre de 1999. Última reforma 16 de junio de 2009. 12. Ley de Educación del Estado de Guerrero No. 158. P.O. 21 de abril de 1995. Última reforma 27 de octubre de 2009 13. Ley de Reestructuración del Sector Educativo del Estado de Guerrero P.O. 16 de febrero de 1996. Última reforma 16 de junio de 2009 14. Ley 553 de Acceso de las Mujeres a una Vida Libre de Violencia del Estado Libre y Soberano de Guerrero. P.O. 8 de febrero de 2008 15. Código Civil del Estado de Guerrero P.O. 2 de marzo de 1993. Última reforma P.O. 7 de julio de 2009
Página: 5/18 16. Código Procesal Civil del Estado Libre y Soberano de Guerrero Número 364 17. Código Penal del Estado de Guerrero P.O. 14 de Noviembre de 1986. Última reforma P.O. 1 de enero de 2008 18. Código de Procedimientos Penales para el Estado de Guerrero, Número 357 19. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Guerrero No. 674. P.O. 3 de febrero de 1984. Última reforma 6 de junio de 1989. 20. Ley de Trabajo de los Servidores Públicos del Estado de Guerrero, número 248. P.O. 6 de enero de 1989. Última reforma 7 de noviembre de 2000 21. Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo del Personal de la SEP. P.O. 29 de enero de 1946. 22. Reglamento Interior de la Secretaria de Educación Pública. D.O.F 21 de enero de 2005. 23. Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Guerrero P.O. 28 de marzo de 2003. 24. Acuerdo Nacional para la Modernización de la Educación Básica D.O.F. 19 de mayo de 1992. 25. Programa Estatal por la Equidad de Género 2005 2011. 26. Programa Estatal por una Vida Libre de Violencia para las Mujeres Guerrerenses 27. Manual General de Organización de la SEG Febrero de 2004. 28. Manual de Normas para la Administración de Recursos Humanos en la Secretaría de Educación Pública 2006 29. Manuales de procedimientos. Guía técnica para su elaboración Mayo de 2007. 30. Modelo de Equidad de Género Meg:2003 31. Protocolo de intervención para casos de hostigamiento y acoso sexual. Oct. de 2009.
Página: 6/18 III: OBJETIVO. Establecer y mantener un mecanismo de control de los documentos para el desarrollo del modelo de Equidad de Género de la Secretaría. IV: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS 1. ALCANCE. Aplica al Comité y Subcomités del Modelo de Equidad de Género de la SEG, para el desarrollo de las acciones que se implementan con este enfoque. 2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN. 2.1 El Comité de Equidad de Género, es el órgano responsable de elaborar, proponer y actualizar los documentos que se emitan con motivo de la implementación del Modelo de Equidad de Género. 2.2 El Subcomité de Control de Documentación, será el responsable de llevar el control de los documentos y de las actualizaciones correspondientes. 2.3 Los integrantes de los Subcomités de Equidad de Género, podrán presentar sus propuestas de modificaciones a los documentos que consideren necesario, de acuerdo a las necesidades que hayan surgido al momento de su aplicación o en su defecto elaborar el documento que se requieran para alcanzar los objetivos propuestos. 2.4 Una vez validado y autorizado el documento, se asignará de acuerdo a la lista de distribución de este Procedimiento de la siguiente manera: a) Una copia controlada impresa para el responsable del Proceso; b) Una copia electrónica en CD para cada uno de los integrantes de la lista de distribución; c) Dos copias electrónicas en CD para consulta del Comité de Equidad de Género, mismas que estarán bajo resguardo del Subcomité de Control de Documentación o bien del responsable de la aplicación del documento para su control, los cuales estarán disponible para su consulta en el portal de la Secretaria de Educación. 2.5 Los documentos pertenecientes al Modelo de Equidad de Género, se identificarán con el sello original de DOCUMENTO CONTROLADO, en tinta negra. 2.6 En caso de que una unidad administrativa le solicite copia de un documento del MEG, para uso externo o para capacitación, le pondrá el sello de DOCUMENTO NO CONTROLADO. 2.7 Los documentos que se encuentren en proceso de modificación o en fase piloto, deberán ostentar la leyenda DOCUMENTO EN VALIDACIÓN colocada en el extremo superior derecho y el elaborador del mismo, definirá y justificará el tiempo que permanecerá en validación sin que este exceda de 6 meses.
Página: 7/18 2.8 Es responsabilidad del Subcomité de Control de Documentación: a) Controlar las carpetas que se manejan a través de copias controladas, como impresas y electrónicas en CD de sólo lectura, sin acceso a impresión o modificaciones. b) Actualizar las listas maestras de procedimientos. c) Resguardar todos los documentos originales vigentes del Modelo de Equidad de Género, así como de las copias de la parte conducente de los documentos de referencia, el original de la última revisión de los documentos identificados con el sello de DOCUMENTO OBSOLETO en tinta roja. 2.9 A partir de la fecha en que el Vocal Coordinador del Subcomité de Control de Documentos recibe el documento elaborado o modificado, dispone de diez días hábiles para llevar a cabo la reproducción, estampado del sello, registro, distribución de copias controladas, archivo del documento original y sellado del obsoleto.
Página: 8/18 3.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Coordinadora de Equidad de Género ACTIVIDAD 1.- Define los documentos que se emplearán en la operación del Modelo de Equidad de Género 2.- Precisa a los usuarios que deben tener copia controlada de los documentos. DOCUMENTO DE TRABAJO Lista maestra de documentos 3.Informa cambios o ajustes de los documentos, (procedimientos, documentos internos) 4. Solicita la asignación de códigos, para la identificación del documento al Subcomité de Control de Documentación. Subcomité de documentación Subcomité de documentación 5.- Verifica que el documento cumpla con lo especificado: Si es procedimiento, que este actualizado el nivel de revisión y que las modificaciones estén incluidas. Que tengan anotado correctamente su código y nivel de revisión. Que los documentos externos cuenten con la leyenda Documento externo. 6.- Asigna código de ser el caso. 7. Registra el Manual o procedimiento de referencia en la Lista Maestra de procedimientos. 8. Verifica la lista de distribución de copias controladas. 9. Reproduce el documento para cada uno de los responsables de los Subcomités, asigna un número a cada copia del documento controlado y lo anota en el Registro de Distribución de Copias Controladas. Formato de Registro de Distribución de copias controladas. 10. Recaba las firmas de acuse de recibido y retira las copias controladas obsoletas tanto en impresión como en CDs y los destruye o formatea según sea el caso. Subcomité de documentación 11. Estampa el sello de DOCUMENTO CONTROLADO En el caso de procedimientos será en el anverso de cada una de las hojas del procedimiento, utilizando tinta de color NEGRO en el ejemplar impreso y en la portada de las copias electrónicas, en tantos juegos como lo indica el Registro de Distribución de Copias Controladas, de manera que no afecte la información relevante.
Página: 9/18 Por lo que se refiere a los documentos externos y documentos internos sólo estampa el sello en la primera página. 12. Archiva el documento original, (sin sellar) el Registro de Distribución de Copias Controladas y las Listas Maestras del Modelo de Equidad de Género de los documentos internos, externos y procedimientos respectivamente. 13. Registra los cambios en el CD 14. Archiva sin sellar hasta la edición de una nueva revisión. 15. Coloca el sello de DOCUMENTO OBSOLETO en el original del documento con versión anterior y lo archiva hasta que el documento original sea modificado nuevamente. Subcomité de documentación Personal del comité del modelo de Equidad de género 16. Conserva dos copias de la carpeta electrónica en CDs para que puedan ser consultadas por el personal de la Secretaría que lo requiera 17. Implanta el documento controlado y realiza la difusión entre el personal involucrado. 18. Sustituye y opera los nuevos documentos.
Página: 10/18 4.- DIAGRAMA DE FLUJO Comité de Equidad de Género Subcomité de documentación Inicio 1 Define ajustes o modificaciones a procedimientos y/o anexos del Manual del MEG Precisa a los usuarios que deben tener copia controlada de los documentos 2 Informa cambios o ajustes y solicita la asignación de códigos para la identificación de documentos 3 3 Verifica que el documento cumpla con lo solicitado 4 Cumple No Si 5 8 Sustituye y opera los documentos vigentes 7 Difunde entre el personal los cambios y ajustes Se asigna Código 6 Registra, reproduce, recaba firmas, sella y archiva los documentos Término
Página: 11/18 V. ANEXOS
Página: 12/18 Anexo 1 LISTA DE DOCUMENTOS CONTROLADOS Fecha de actualización de la Lista Maestra de Documentos: Nivel del documento (1) Nombre del documento (2) Código (3) Revisa (4) Fecha de revisión (5) Aprueba (6) Fecha de aprobación (7) Versión vigente(8) Disponibilidad (9) Evaluador principal(10) Responsable del Proceso(11)
Página: 13/18 INSTRUCTIVO DEL LLENADO DEL FORMATO DE LISTA DE DOCUMENTOS CONTROLADOS 1.-Precisar el nivel jerárquico en que se encuentra el documento. 2.-Describir el documento del que se trate ya sea oficio, memorándum u otro. 3.-Escribir el código que le fue asignado a dicho documento. 4.-Precisar el nombre de la persona que revisa el estado del documento. 5.-Anotar la fecha en que se realizó la revisión. 6.-Anotar si es aprobado el documento. 7.-Anotar la fecha de aprobación del documento. 8.-Describir la versión del documento que se encuentra vigente. 9.-Anotar la disponibilidad que hay del documento. 10.-Nombre y firma del evaluador principal. 11.-Nombre y firma del responsable del proceso.
Página: 14/18 Anexo 2 LISTA MAESTRA DE PROCEDIMIENTOS Título del Procedimiento(1) Código(2) Revisión(3) Fecha de emisión(4) Fecha de revisión(5) Evaluador principal(6) Responsable del Proceso(7)
Página: 15/18 INSTRUCTIVO DEL LLENADO DEL FORMATO DE LISTA DE PROCEDIMIENTOS 1.-Escribir el nombre que le fue asignado al procedimiento. 2.-Anotar el código que le fue asignado al procedimiento. 3.-Anotar si le realizó revisión. 4.-Anotar la fecha de emisión del procedimiento. 5.-Anotar la fecha en que se realizó la revisión del procedimiento. 6.-Nombre y firma del evaluador principal. 7.-Nombre y firma del responsable del proceso.
Página: 16/18 Anexo 3 REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROLADAS Nombre del Documento(1) Responsabl e de su custodia(2) Forma de Archivo(3 ) Uso(4) Disposici ón Final(5) Autorización( 6) Evaluador principal(7) Responsable del Proceso(8)
Página: 17/18 INSTRUCTIVO DEL LLENADO DEL FORMATO DE REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROLADAS 1.-Escribir el nombre del documento. 2.-Anotar el nombre del responsable de la custodia del documento. 3.-Escribir la forma en la que se encuentra el archivo. 4.-Describir el tipo de uso que se le va a dar al documento. 5.-Anotar la disposición final del documento. 6.-Anotar el nombre de la persona que autoriza la copia del documento. 7.-Nombre y firma del evaluador principal. 8.-Nombre y firma del responsable del proceso.