ANEXO FLUJOGRAMA DE PROCESO DE PAGOS CUENTAS 1 Financiera Estándar proceso: Trámite de facturas de proveedores de salud del Departamento Administrativo de Salud Revisado: Manual de Calidad Flujograma Quién Cuándo Dónde Por qué Cómo El proveedor de los servicios ENTREGA DE LA FACTURA RADICACIÓN DE LA FACTURA Radicación de Facturas Una vez prestado el servicio y recibido a satisfacción. En el momento de la entrega por parte del proveedor. En la oficina Casa Fátima. Calle Larga Financiera la Por ser la única oficina autorizada por el DADIS para la recepción de cuentas en Cartagena Control de facturas recibidas Entrega de la cuenta física y en medio magnético al funcionario del DADIS y se devuelve copia de la cuenta con sello de recibido En aplicación excell, basados en conocimientos precisos de requisitos de presentación facturación CUMPLE CON REQUITOS DE LEY Radicación de facturas La factura cumple con los requisitos la Se requiere que las facturas que ingresan para ser pagadas cumplan con los requisitos legales exigidos por la Ley y la normatividad aplicable. de la factura presentada frente a los parámetros de ley DEVOLUCIÓN DE LA FACTURA PRESENTADA Radicación En el momento de la entrega por parte del proveedor la No cumple con los requisitos legales exigidos por el DADIS o no tiene los soportes requeridos Inmediatamente a la misma persona (proveedor) que viene a traer la cuenta. Antes de su retiro de la ventanilla
ANEXO FLUJOGRAMA DE PROCESO DE PAGOS CUENTAS 2 INGRESO AL STEMA TRASLADO FÍCO DE LAS FACTURAS A LA radicación de facturas. radicación de facturas Inmediatamente después de recibida la cuenta con todos los requisitos legales exigidos Luego de hacer relación de cada una de las facturas presentadas la de la del DADIS en la Casa Fátima Ingreso oficial a la aplicación de la Sitio donde se hace análisis de las cuentas de los SS Registrando Nit o C.C., # de factura,, Cargo contable, Subsistema, Valor, el sistema calcula fechas recibo y vencimiento. por su propios medios RECIBO DE LAS CUENTAS A SATISFACCIÓN VERIFICAR. Asignación mensual. Asignación mensual Al revisar la relación funcionario de la Al revisar la relación funcionario de radicación de facturas () de la de la Proceso establecido para control de recibo de facturas Relación no corresponde Manualmente, verificando la relación funcionario de la oficina Comunicación inmediata telefónica con información de los hallazgos. DISTRIBUCION CUENTAS ENTRE ANALISTAS ANALIS DE FACTURAS INCONSTENCIAS que recibió las cuentas Inmediatamente después de recibidas las mismas Cada funcionario, después de programación de su semana Al evidenciar errores de la de la de la Distribución según competencias a los funcionarios de esa oficina Exigencias legales fiscales y tributarias, cumplimiento de convenios y tarifarios Exigencias legales fiscales y tributarias; entrega al proveedor para su correcta presentación Personalmente Análisis de todos los componentes de la factura, según convenios, normatividad contable y tributaria Se registra devolución en la herramienta. Se envía al proveedor con documento soporte de devolución.
ANEXO FLUJOGRAMA DE PROCESO DE PAGOS CUENTAS 3 ENTREGA DE FACTURAS DEVUELTAS AL PROVEEDOR CARGA DE LA INFORMACIÓN VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN AUTORIZACIÓN GENERACION DE PAGOS EN STEMA Luego de hacer la revisión y análisis de la factura Cada funcionario, después de la revisión y análisis de las facturas y los documentos soportes de las mismas Luego de la carga de la información Luego de la validación de la información Después de la digitación o cargue de la factura En la oficina Centro de Atención a Proveedores de la En el Sistema de Salud salud de la salud de la salud de la Sitio donde se hace la devolución oficial al proveedor Tramitación de pagos y control presupuestal, captura de la información para control del gasto y posteriores análisis estadísticos El sistema obliga a la validación de los datos registrados y su confrontación con los documentos físicos Proceso previo obligatorio para la causación en Sistema de pago a proveedores en salud Insumo para cargue de archivos efectuados Genera reportes en Sistema de Pagos por su propios medios RECHAZOS Al evidenciar errores reportado por Sistema de pagos a proveedores y de la Inconsistencia en datos Contacto con funcionarios soporte del proceso y verificación de información de acreedores Contacto con Soporte
ANEXO FLUJOGRAMA DE PROCESO DE PAGOS CUENTAS 4 º VERIFICACION DE RECHAZOS y de Soporte Luego de la generación a la herramienta de pagos Corregir causales de rechazo por de la aplicación y responsables de maestras de acreedores APROBACION Ordenador Luego de la transferencia de la información, auditoria y aprobación de la misma Administrativa del DADIS Para trámite de pagos por parte de la tesorería de la Alcaldía Distrital A través de la información suministrada por el GENERACIÓN DE REPORTE DE FACTURAS PROCESADAS y Posterior al cargue de la facturación en el Sistema de Prestación de servicios En la aplicación e impresión posterior Preparación para envío al archivo.. ORGANIZAR FACTURAS SEGÚN REPORTE ENTREGA DE FACTURAS PROCESADAS y y Una vez impreso el reporte Luego de organizar las facturas procesadas Oficina de y En la oficina Dar cumplimiento a los requerimientos del área de Archivo Sitio establecido por DADIS para archivo físico de facturas En forma manual y de acuerdo con el orden de número de comprobante contenido en el reporte. por su propios medios, con solicitud de firma de recibido en copia de la relación de facturas entregadas para archivo. Convenciones: PROCESO DECIÓN DOCUMENTACIÓN DATOS ALMACENADOS OPERACIÓ MANUAL
ANEXO FLUJOGRAMA DE PROCESO DE PAGOS CUENTAS 5 PROCESO PREDEFINIDO Insumos Tabla de Proveedores Tabla de Beneficiarios Tabla de Servicios y Suministros