CONTRATO ADMINISTRATIVO No. 038-2016 INFORME MES DE DICIEMBRE DE 2016 MODIFICACION DE CONTRATO ADMINISTRATIVO No. 05-2016 ASISTENTE DE SECRETARÍA EJECUTIVA
RESUMEN Se realizó el trabajo en base al marco que establece el contrato Administrativo No.038-2016, para la prestación de Servicios Técnicos a Secretaría Ejecutiva del Comité Nacional de Alfabetización -CONALFA-, en el mes de Diciembre del año en curso. El trabajo desarrollado fue garantizar la importancia del proceso de Alfabetización del año 2016 y el de gestiones presentadas ante el despacho de Secretaría Ejecutiva. El informe incluye la descripción de las principales acciones realizadas y ejecutadas.
FUNCIONES PRINCIPALES a. Enviar documentos vía correo electrónico y/o física b. Tomar dictado de la Secretaria Ejecutiva c. convocar a reuniones al Consejo Técnico según instrucción de la Secretaria Ejecutiva d. Atender y dar seguimiento a procesos importantes e. llevar registro de la agenda de la Secretaria Ejecutiva f. Apoyo en la coordinación de actividades a. Atención a llamadas telefónicas h. Recepción y envio de correspondencia i. colaboración de eventos donde se necesite asistencia protocolaria. j. preparar documentos para reuniones del CONALFA, Consejo Directivo, Comisión Mixta, Consejo Técnico y Coordinadores Departamentales. k. Atención a los visitantes I. Recepción, registro y distribución de documentación que ingresa a la oficina m. Elaboración de providencias, oficios, circulares y nombramientos oficiales n. Archivo de documentos o. Agenda de las actividades que asistirá el Secretario Ejecutivo p. Recepción y control de llamadas telefónicas que ingresen a la oficina q. Apoyo logístico en las diferentes actividades r. Trasladar documentación oficial hacia las diferentes instancias a nivel nacional. s. Apoyo logístico y protocolo a las diferentes reunión con ministros y viceministros. t. Elaboración de Convocatorias Oficiales. u. Notificar información a las diferentes instancias de los departamentos. v. Apoyo a la Secretaria Ejecutiva. w. Preparar actas de I euniones en la cual se participa
1. SECRETARÍA EJECUTIVA 1.1 Recepción de Documentos Recepción solicitudes e informaciones tanto físicas como vía electrónica para su respetivo análisis con el fin de cumplir el trabajo emanado. 1.2 Análisis Se da seguimiento para viabilizar documentos internos y externos dirigidos a la Secretaria Ejecutiva, con la finalidad de una respuesta objetiva y procedente, determinando un tiempo de entrega. 1.3 Seguimiento a los documentos que ingresan al despacho de la Secretaria Ejecutiva. 1.4 archivar y llevar el control del área. 2 SEGUIMIENTO A LA AGENDA DIARIADE LA SECRETARIA EJECUTIVA 2.1 objetivos a) Asistir, coordinar y ejecutar las actividades establecidas en la gerencia a fin de asegurar el cumplimiento de las metas establecidas en tiempo y forma. b) realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución lo programado en el mes. c) Revisión con periocidad la planificación de la agenda y funciones.
d) Dar seguimiento,confirmar y asegurarque se cumpla con lo programado, priorizandoa nivel de importancia. 3 RECEPCION Y REALIZACION DE LLAMADAS 3.1 Convocatorias Se realizaron convocatorias para reuniones programadas vía reieit...n1ilu y IS..10 I I fin de de abordar temas de de suma importancia, dirigidas por Secretaría Ejecutiva. 3.2 Recepción de llamadas internas y externas con el fin de emitir respuesta a solicitudes. 4 DOCUMENTOS 4.1 Oficios Se procedió con la logista de reuniones y/o sesicnes programas por tal motivo, se elaboraron oficios mismos que fueron dirigidos al Departamento Je Compras para los efectos correspondientes, con la autorización de la Secretaria Ejecutiva, asimismo oficios que fueron enviados a diferentes unidades de oficinas Centrales, como también a entidades externas. 4.2 Suscripción de Actas: en el cuadro siguiente se detallan las sesiones programadas a las cuales se participó:
Cant. Sesión/Reunión Fecha 1 Sesión ordinaria de Consejo Directivo del Comité Nacional de Alfabetización -CONALFA-. 8-12-2016 2 Sesión ordinaria del Comité Nacional de Alfabetización - CONALFA- 8-12-2016 3 Sesión extraordinaria de Consejo Directivo del Comité Nacional de Alfabetización -CONALFA-. 16-12-2016 5. COORDINACION Y LOGISTICA DE SESIONES PROGRAMADAS DEL COMITÉ NACIONAL DE ALFABETIZACION -CONALFA- 5.1 OBJETIVOS Planificación Organizar (logística). Manejo de la reunión (presidir / facilitar). Seguimiento (resultadosefectivos). 5. 2 DESARROLLO Para la importancia a las sesiones programadas del Comité Nacional de Alfabetización se tornaron los siguientes acciones en orden de importancia: Coordinación del lugar donde se llevo a cabo la sesión. Solicitud de puntos para incluirlos en las agendas a los integrantes del Consejo Técnico y documentos de soportes correspondientes Redacción y envío de Convocatoria física a cada miembro del Comité Nacional de Alfabetización. Redacción y envío de agenda a tratar vía correo electrónico a cada miembro del Comité Nacional de Alfabetización -CONALFA-. Coordinación de transporte de traslado de miembros del Comité Nacional de Alfabetización al lugar programado de la sesión. Coordinación de transporte de traslado del personal de apoyo que participó en sesiones programadas.
Preparación de carpetas que se entregarían a cada miembro participante a las sesiones, para sustentar cada punto de la agenda. Realización de llamadas para confirmar la participación, debido a que es importante la verificación de quórum para poder llevarse a cabo la sesión programada. Preparación de listado de asistencia, para dejar constancia de la participación a las sesiones llevadas a cabo. Solicitud de alimentos, al departamento de Compras. o. ACTIVIDADES r'itogkaivtadas En la siguiente tabla se detallan las actividades programadas en la cual se participó, para este fin se socializó con Secretaría Ejecutiva la temática a ser desarrollada. No. Fechas 1 Sesión Ordinaria de Consejo Directivo 8 de diciembre 2016 Sesión de Extraordinaria del Comité Nacional de Alfabetización 8 de diciembre 2016 Sesión Ordinaria de Consejp Directivo 16 de diciembre 2016 Aten lamente: L Auí ly Re ell Fran o Quin Asisté e de Secr taría Ejecutiva Vo.Bo. Li da. Ju a Victoria 41, s *lineros Secretaria Ejecutiva -CONALFA-
INFORME FINAL DE ACTIVIDADES CONTRATO No.038-2016 Contratista: Aurely Rosibell Franco Quin Objeto del Contrato: Prestar los Servicios Técnicos para desarrollar actividades de Asistente de Secretaría Ejecutiva. Periodo del Contrato: Enero - Diciembre de 2016. INTRODUCCION Se realizó el trabajo en base al marco que establece el contrato Administrativo No. 038-2016, para la prestación de Servicios Técnicos a Secretaría Ejecutiva del Comité Nacional de Alfabetización -CONALFA-, del mes de enero al mes de diciembre del presente año. El trabajo desarrollado fue en cumplimento a las asignaciones según contrato, garantizando la importancia del proceso de Alfabetización del 2016. El informe incluye la descripción de las acciones realizadas, ejecutadas y presentadas que garantizaron el desempeño en la ejecución de las funciones en el marco de lo que establece el Contrato Administrativo antes mencionado.
A continuación se detallan las acciones que se realizaron en el periodo comprendido del mes enero al mes de diciembre del año 2016. Elaboración y envío de 150 Convocatorias de Consejo Directivo. Elaboración y envío de 272 Convocatorias del Comité Nacional de Alfabetización. Suscripción de 22 Actas de Consejo Directivo. Elaboración y redacción de 11 Actas del Comité Nacional de Alfabetización. Elaboración y envío de 15 Convocatorias de Comisión Mixta Asistencia y logística de Reuniones de Consejo Técnico. Participación en 10 reuniones de Comisión Mixta. Elaboración y redacción de 30 Certificaciones de Actas solicitadas por diferentes unidades de Oficinas Centrales. Recepción, clasificación y registro de documentos que ingresan y egresan del despacho de la Secretaria Ejecutiva.
Generación de documentos. Archivo de toda documentación ingresada diariamente. Atención a las personas que se presentan a las audiencias ante Secretaría Ejecutiva. Atención a llamadas que ingresan a Secretaria Ejecutiva. Elaboración de 525 oficios dirigidos a diferentes Unidades de oficinas centrales como también a entidades externas. Redacción y envío de Información por correo Electrónico Redacción y envío de Respuestas a información ingresa por Correo Electrónico. Envío interno de documentos a Unidades Especificas. Solicitud de documentos que se encuentran en archivo y digital solicitados. Asistencia a la agenda diaria de la Secretaria Ejecutiva. Recepción, control, registro y notificación de mensajes vía telefónica. Establecer contactos tepefónicos con personal interno y externo a requerimiento del secretario Ejecutivo.
Desarrollo de la logística vinculada con reuniones ordinarias y extraordinarias celebradas por el Consejo Directivo, Comité Nacional de Alfabetización, Comisión Mixta, Consejo Técnico y con coordinadores Departamentales. Atentamente: Aurely Rosibell Franco Quin Asistente de Secretaria Ejecutiva -CONALFA- Vo. Bo. Licen a a Vict aldés Molineros Secreta ria Ejec a -C ALFA-
Desarrollo de la logística vinculada con reuniones ordinarias y extraordinarias celebradas por el Consejo Directivo, Comité Nacional de Alfabetización, Comisión Mixta, Consejo Técnico y con coordinadores Departamentales. Atentamente: sitrestrfra o Quin As ni de Sec taria Ejecutiva -CON FA- Vo. B Licen catea Ji 17"'"a Victtri-Ialdés Molineros Secreta ria Ejec tiva -C ALFA- st--,,,,---------,,,, o.a. DE P- 271 4<,<- \ 1":" ' _:1 A 1 SEE.,... j'a/ L ik, H"'.--/ " ) j