Servicios Generales. Objetivo

Transcripción

1 Servicios Generales Objetivo Asegurar la prestación eficaz de los servicios de mantenimiento y reparación de las instalaciones físicas de la Institución y las Farmacias del Pueblo.-

2 Funciones: Encargado Departamento de Servicios Generales Efectuar las comparaciones necesarias entre diferentes ofertantes para: fabricación, montajes y servicios, así como la evaluación de las ofertas financieras en cuanto a precio, términos y garantías. Ofrecer asistencia en el área técnica requerida para el adecuado monitoreo y control en el desarrollo de los proyectos, el manejo de la ruta crítica y las diversas formas de agrupar los proyectos. Dar seguimiento oportuno a los programas de obras, asegurando así, la satisfacción en cuanto a tiempo y calidad. Estar a las órdenes de los demás departamento para los servicios de ingeniería y tecnicismo que estos requieran. Analizar presupuestos para la ejecución de proyectos. Documentos para emisión y convocatoria de concursos, revisión y calificación de las propuestas y recomendaciones.

3 Funciones: Sub-Encargada de Servicios Generales Colaborar al cumplimiento de metodos y procedimientos asegurando calidad en la gestion y procesos.- Apoyar al fortalecimiento y cumplimiento de objetivos en las remodelaciones y el departamento. Supervision y ejecucion Pueblo y Sede Principal programa necesidades Farmacias del Asisitir al Encargado en la proyeccion y planificacion de actividades y presupuesto general de gastos.- semanal Revision prespuestos para su analisis y aprobacion Revision desembolsos y liquidaciones de cheques Solicitar los cheques para las remodelaciones de las FP. Revision prespuestos versus gastos en liquidaciones. Coordinar y planificar la entrega de materiales Monitoreo existencia materiales para las remodelaciones. Gestionar necesidades fondo reponible y/o tramitar su liquidacion a la Gerencia Administrativa Preparar carpetas informativas remodelaciones Farmacias del Pueblo.- Redactar informes Realizar tareas complementatrias asignadas por la Gerente Administrativa y el Enc. De Servicios Generales

4 Funciones del Asistente Administrativa.- Asistir al ingeniero encargado del departamento.- Solicitar las dietas de todo el personal del departamento y sus divisiones.- Darle seguimiento a las dietas que genera el departamento hasta su entrega al destinatario final. Supervision y control de los viaticos. Digitar informacion en la carpeta electrónica de los materiales que se despachan a las Farmacias del Pueblo. Llevar el control del suministro combustible a los vehiculos asignados al departamento.- Asignar formulario de trabajo al personal interno y de brigada Realizar tareas a fines y complementarias asignadas por el Encargado y Sub-Encargada.

5 Funciones de la Secretaria Ejecutiva Digitar documentos variados, tales como; oficios, cartas, circulares, memorandums y otros. Redactar correspondencias sencillas. Tomar notas dictadas de su superior Recibir, registrar y despachar correspondencias del departamento Buscar y archivar documentos mediante el sistema establecido. Recibir y hacer llamadas telefónicas. Concertar citas para su superior Realizar otras tareas afines y complementarias con el puesto.

6 Funciones del Encargado de Mantenimiento Participar en la realización de trabajos de reparación y mantenimiento Verificar el funcionamiento adecuado de las plantas de emergencia Chequeo y encendido de aires acondicionados de áreas comunes y oficinas Supervisar áreas comunes y oficinas para cualquier trabajo que se necesario Visitar diariamente a mi superior inmediato para recibir instrucciones de y seguimiento a los trabajos de planta Impartir instrucciones al personal asignado bajo mi mando Realizar tareas de emergencia en la Sede Apertura y cierre de institución Verificar el buen funcionamiento de la cisterna y sistema elctrico de la sede.- Apertura y cierre de la plaza Jean Luís y Dirección General Velar por el buen funcionamiento de la planta fisica en general

7 Funciones del Sub-Encargado de Mantenimiento Velar por la buenas condiciones fisicas de las instalaciones Asistir al encargado desempeño de sus funciones Supervision del personal Hacer reparaciones varias (instalar llavin, puertas y otros) Apertura y cierre de la institucion Supervisar las entregas de materiales

8 Funciones del Encargado Almacén de Reparaciones Registro entradas salidas del almacen Velar por las buenas condiciones de las herramientas y/o articulos del almacen. Registro de salidas de materiales por farmacia.- Recepcion de articulos y herramientas verificando la calidad junto con auditoria y suministro. Reunirse con el encargado departamental para coordinar los despachos de articulos diarios del almacén y el uso en cada FP.- Solicitar materiales de uso en el almacén de reparaciones y controlar el suministro de articulos y herramientas a los técnicos del departamento. Asistir al encargado de mantenimiento en sus funciones y tareas adicionales.-