MANUAL DE GESTION WEB DE RECIBOS Versión 07-2006
Introducción: Ges seguros pone a disposición de sus agentes, desde el Portal Web de la Agencia, toda la información correspondiente a los recibos facturados a través de los siguientes canales de cobro: Cobro bancario: Sistema preferente, prioritario y obligatorio para la nueva producción, y que se debe seguir potenciando para ganar en agilidad en el pago de los recibos y evitar la pérdida de tiempo que supone para el agente el actuar como un cobrador de recibos con sus clientes, restándole un tiempo precioso a su labor principal: la comercial. Gestión Directa o cobro de ventanilla: Sistema secundario, en el que se da la posibilidad a los clientes mediante el envío de una carta de pago de liquidar el importe del recibo en las entidades bancarias colaboradoras: La Caixa, BSCH, BBVA, o en los cajeros de autoservicio habilitados por las mismas. Gestión Web de recibos pendientes en agencia: Sistema de cobro sobre el cual versa este breve manual práctico. Desde el Gestor Integral de Clientes, módulo de Recibos se pueden generar en formato PDF los avisos para la gestión de cobro de los recibos emitidos o pendientes en agencia, al igual que imprimir la carta de pago con el recibo de cobro una vez que éste ha sido abonado por el cliente, produciéndose el cargo automático en la cuenta de efectivo de la agencia, o los recibos de extorno. Igualmente, los clientes con recibos en el sistema de cobro de ventanilla o gestión directa pueden abonar, a través del agente, su importe pendiente, además de por las entidades bancarias colaboradoras. Esta opción está operativa al poder generar desde la Web el recibo de cobro en PDF en aquellas situaciones en que los clientes abonen a la agencia su importe en cheque o transferencia bancaria a favor de Ges seguros. Todos los documentos generados en PDF pueden enviarse por e-mail y están confeccionados en formato carta para facilitar su envío por correo postal al cliente. Con el sistema de gestión que a continuación se detalla, se mejora la eficiencia, agilidad y rapidez del proceso de cobro al estar en la Web todos los recibos y extornos al día siguiente de su emisión o devolución de banco, eliminándose las tareas de impresión desde el ordenador central de la Cía., clasificación y envíos de los recibos por valija o correo a las Agencias. Este documento constituye un manual de ayuda que se completará en los próximos meses con la incorporación en la Web de las siguiente funcionalidades: Duplicado de recibos en PDF. Reenvío de recibos a banco o gestión directa. Gestión de anulaciones. Hasta que estas utilidades estén operativas, la petición de duplicados, reenvíos a banco o gestión de anulaciones se hará preferentemente por e-mail o bien utilizando los aviso de cobro generados desde el Portal Web del Agente con las explicaciones oportunas. Este manual consta de los siguiente epígrafes: 1. Acceso a la Web. 2. Gestión de recibos emitidos-pendientes, cobrados o anulados. 3. Avisos de cobro. 4. Cobro de recibos pendientes en agencia o gestión directa. 5. Recibos de Extorno. 6. Generación listados en PDF o ficheros Excel. 7. Resumen. Por último, queremos recordarle que para cualquier asunto relacionado con esta aplicación o con la gestión de recibos están habilitados los siguientes teléfonos y e-mail de contacto: Centros de Servicios de Operaciones 913 308 550 FAX 913 308 609 recibos@ges.es Manual de Gestión WEB de Recibos Página 2
1.- Acceso a la Web: Desde la página Web corporativa, entramos en el Portal del Agente, introduciendo la clave y contraseña personal. Para gestionar los listados de recibos hay que seleccionar la ventana Recibos, en el apartado Gestión Integral de Clientes. Manual de Gestión WEB de Recibos Página 3
2.- Gestión de recibos emitidos-pendientes, cobrados o anulados: Al seleccionar la ventana de recibos, accederemos a la pantalla de recibos pendientes y emitidos. Marcando Mostrar Todos aparecerá el listado de TODOS los recibos que están en estado pendiente o emitido, tanto si su medio de cobro es AGENCIA, GESTION DIRECTA o BANCO. Manual de Gestión WEB de Recibos Página 4
Este listado puede filtrarse por número de recibo, número de póliza, Gestor o Canal de Cobro, Causa de devolución. Por ejemplo, si se quiere saber que recibos están pendientes en un canal de cobro (por ejemplo en la agencia), bastará con escribir en la ventana situada en la parte superior del listado: agencia o la primera letra A y pulsar en buscar. Manual de Gestión WEB de Recibos Página 5
Para acceder al listado de recibos cobrados o anulados, marcaremos las pestañas COBRADOS o ANULADOS, situadas a la derecha de CAMBIAR A. Ordenados los recibos pendientes y emitidos, desde la Web se generan los Avisos de Cobro en formato PDF y se da por cobrado un recibo de Agencia o Gestión Directa, imprimiéndose al instante carta-recibo en PDF con pleno poder liberatorio de pago. Manual de Gestión WEB de Recibos Página 6
3.- Avisos de cobro: La utilidad de este documento es meramente informativa. Da la posibilidad de enviar carta al cliente para recordarle que tiene el recibo de la anualidad a su disposición para que efectúe la liquidación del mismo. Con los avisos de cobro se puede trabajar de dos formas diferentes: Por recibos individualizados: a través de la etiqueta AVISO DE COBRO, dentro de la ficha del recibo seleccionado. Al pulsar intro en esta opción se genera el aviso en PDF. De forma masiva: a través de la opción AVISO DE COBRO MASIVO, marcando los recibos que queremos imprimir de forma conjunta en un mismo PDF. Manual de Gestión WEB de Recibos Página 7
Impresión de los avisos de cobro de la cartera del mes siguiente: Una utilidad muy interesante de AVISO DE COBRO MASIVO, es la posibilidad de imprimir los avisos de cobro de la cartera en agencia del mes siguiente, con el fin de notificar a los clientes de que tienen a su disposición los recibos para proceder a su pago. Esta utilidad genera un único PDF con todos los avisos de los recibos que están emitidos sólo en agencia, no se incluye la cartera domiciliada en banco o gestión directa. Marcando AVISO DE COBRO en cualquiera de los casos, ya sea individual como masivamente, se generará una carta nominativa en PDF dirigida al cliente. Al final de la carta figura un recibo exactamente igual al que recibirá el cliente pero sin ningún valor, cruzado con la leyenda AVISO DE COBRO. DOCUMENTO DE NATURALEZA INFORMATIVA SIN NINGÚN VALOR COMO RECIBO JUSTIFICATIVO DE PAGO. Manual de Gestión WEB de Recibos Página 8
4.- Cobro de recibos pendientes en agencia o gestión directa: Es posible dar por cobrado un recibo en entorno WEB, imprimiéndose automáticamente una carta-recibo perfectamente válida a todos los efectos, documento que entregaremos al cliente cuando nos liquide el recibo. IMPORTANTE: en el momento que se active COBRO DE RECIBOS y se genere el documento PDF, EL RECIBO SE DARÁ POR COBRADO CONTRA LA CUENTA DE LA AGENCIA. NO SE DEBE IMPRIMIR LA CARTA-RECIBO PDF SI NO EXISTE LA SEGURIDAD DE QUE EL CLIENTE VA A LIQUIDAR EL IMPORTE DEL RECIBO, PUES PASAR DE LA SITUACIÓN DE COBRADO A ANULADO SOLO PODRÁ REALIZARSE MUY EXCEPCIONAL Y JUSTIFICADAMENTE. Al final de la carta-recibo PDF se reflejará el detalle de los recibos cobrados, indicando el total del importe del/los recibo/s cobrado/s, comisiones, IRPF y líquido, con la leyenda le recordamos que para una adecuada conciliación de su cuenta de efectivo debe proceder a remesar a Ges Seguros el importe de los recibos cobrados a través de la Web. El importe del recibo se debe remesar tan pronto como se dé por cobrado en WEB de cara a una correcta conciliación de la cuenta de efectivo. El importe de las remesas tiene que coincidir exactamente con el importe total de los recibos a fin de evitar descuadres en la cuenta de la agencia, y para que el saldo de ésta coincida exactamente con el importe de las comisiones netas a remesar. Pago de recibos de Gestión directa a través de la Web: Los clientes pueden liquidar al agente un recibo pendiente en Gestión Directa. El plazo de cobro de un recibo de Gestión Directa queda fijado en 30 días, pasados los cuales el cliente no podrá pagar el recibo en ventanilla de nuestras Entidades Colaboradoras (BBVA, BSCH, La Caixa), abriéndose un plazo de 10 días adicionales para que lo liquide en la agencia. Si pasados los 10 días el recibo sigue pendiente, se enviará carta certificada de anulación al domicilio del tomador. Con esta nueva posibilidad desaparece la impresión de la segunda carta de gestión directa que se enviaba a la agencia, al poder intervenir desde el primer momento en el proceso de cobro a través de la Web. Al señalar un recibo de Gestión directa, la ficha del recibo informa sobre los datos de la carta-recibo enviada al cliente, indicando, fecha de inicio de pago, fecha fin de pago, causa de devolución y datos de envío. En caso de que se proceda a su cobro a través de la Web, se debe solicitar al cliente la carta de gestión directa para su destrucción, entregándole como justificante de pago la carta-recibo generada desde Internet. Manual de Gestión WEB de Recibos Página 9
Se puede dar por cobrado un recibo de dos formas: A través de COBRO MASIVO en la pantalla recibos pendientes y emitidos. Al pulsar esta casilla, aparece una pantalla con el listado de los recibos pendientes o emitidos y una casilla de verificación. Se seleccionarán los recibos que se quieren dar por cobrado en un solo movimiento. Se debe evitar trabajar con la herramienta de cobro masivo, ya que puede producir errores en la selección de recibos a cobrar. Manual de Gestión WEB de Recibos Página 10
Seleccionando el recibo concreto a liquidar. Esta en la forma en la que se debe trabajar para dar por cobrado un recibo Localizado el recibo que el cliente ha venido a pagar, haciendo doble clic sobre él, accederemos a la ficha del recibo. En esta ventana aparece toda la información relevante del recibo a cobrar. En la parte superior derecha se encuentra la pestaña COBRAR RECIBO. Señalando esta opción se dará por cobrado el recibo que el cliente va a liquidar, imprimiéndose la carta-recibo en PDF que se entregará al tomador y cargándose automáticamente el importe del recibo en la cuenta de efectivo de la agencia. Manual de Gestión WEB de Recibos Página 11
NOTA: También se puede dar por cobrado un recibo, buscándolo desde la aplicación CLIENTES dentro del Gestor Integral de Clientes. Filtramos por el criterio que deseemos (NIF, Nombre, primer o segundo apellido). Localizado el cliente, se hará doble clic sobre el mismo accediendo a la ficha del cliente. En la ficha de cliente, señalamos la opción recibos. Aparecerá el listado de los recibos pendientes y emitidos que tiene el cliente. Manual de Gestión WEB de Recibos Página 12
Señalaremos el recibo a liquidar, mostrándose la ficha del recibo. Marcaremos la etiqueta de Cobrar Recibo. Relación de recibos cobrados en agencia entre dos fechas: Desde la aplicación Optimiza tu negocio existe una utilidad para exportar a Excel una selección de recibos por estado (cobrado, anulado, emitido o pendiente) o medio de cobro (agencia, banco, gestión directa), entre dos fechas determinadas. Esta utilidad es muy interesante a la hora de hacer la liquidación semanal o mensual de los recibos cobrados en agencia, ya que para ello únicamente tendremos que seleccionar los campos estado = Cobrado y canal de cobro = AGENCIA, e indicar el intervalo de fechas. Una vez hecha esta selección y pulsado intro, se genera de forma automática un fichero Excel con el detalle de los recibos que cumplen esa condición, y que únicamente habrá que totalizar. Manual de Gestión WEB de Recibos Página 13
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5.- Recibos de Extorno: Centros de Servicios de Operaciones Son recibos negativos que corresponden a devoluciones parciales del importe total de un recibo, generados por reemplazo de póliza, reducción de garantías, errores de emisión, etc. Existen dos tipos de recibos de extorno: Unión de recibos: Para reemplazos de pólizas que cumplen ciertas condiciones, se generará un extorno vinculado internamente al nuevo recibo emitido, imprimiéndose un único recibo por la diferencia de ambos importes. Desde el punto de vista de la impresión del recibo principal, el importe del extorno queda reflejado en un campo llamado DTO. EXTORNO. En la web podremos detectar este tipo de extornos, ya que en el listado de recibos pendientes y emitidos aparecerá marcado con un asterisco en azul. Situando el puntero en el recibo, aparecerá una etiqueta informativa indicando: RECIBO CON EXTORNO ASOCIADO. El importe que se refleja es el importe neto descontado el extorno, por lo que tendremos que pedir al cliente la cantidad indicada en la pantalla. Marcando el recibo de extorno objeto de unión de recibos, aparecerá la ventana ficha del recibo en la cual se indica el importe total del recibo emitido, el importe del extorno y el importe neto a pagar por el cliente. Manual de Gestión WEB de Recibos Página 15
Si accedemos a la opción DESGLOSE RECIBO, obtendremos la información económica del recibo. La columna RECIBO PRINCIPAL, muestra los datos económicos del nuevo recibo emitido. La columna RECIBO DE EXTORNO, indica la información económica del recibo de extorno. Si no hubiera Unión de recibos, esta columna aparecerá vacía. La columna IMPORTES NETOS, se calcula como la resta de RECIBO PRINCIPAL RECIBO DE EXTORNO. Manual de Gestión WEB de Recibos Página 16
Recibo de extorno manual: son recibos negativos no asociados a un nuevo recibo emitido. Aparecerán en el listado de pendientes y emitidos como importe negativo. Estos recibos podrán imprimirse tantas veces como se desee, emitiéndose una carta con el extorno adjunto, pero no se darán por cobrados al imprimirse, sino que tendrá que enviarse la carta-recibo de extorno firmada por el cliente al Servicio de Recibos para que el recibo se dé por cobrado. La devolución del importe del recibo de extorno manual se articula por dos procedimientos: a) Pago de recibo de extorno por transferencia bancaria al cliente: se enviará al Servicio de Recibos el documento PDF impreso, cumplimentado con los datos bancarios del cliente y la firma del tomador (en caso de ser empresa será necesario sello de la empresa además de la firma). Sistema preferente. b) Pago del extorno a través de la agencia: se remitirá al Servicio de Recibos el documento PDF impreso, con la firma del cliente en el recibo de extorno al pie de la página. No se rellenarán los datos bancarios. Este sistema es excepcional. Manual de Gestión WEB de Recibos Página 17
6.- Generación listados en PDF o ficheros Excel. Centros de Servicios de Operaciones Desde la aplicación Web de Gestión de Recibos en PDF, se pueden generar listados PDF o fichero Excel de las siguientes relaciones: 6.1 Relaciones de Recibos Pendientes y Emitidos, con los siguientes filtros preestablecidos: Recibos en Gestión Directa y Agencia: se listan todos los recibos pendientes y emitidos en agencia o gestión directa. Manual de Gestión WEB de Recibos Página 18
Recibos en Agencia: se listan sólo los recibos pendientes y emitidos en agencia. Recibos en Gestión Directa: se listan únicamente los recibos pendientes y emitidos en gestión directa. Manual de Gestión WEB de Recibos Página 19
Recibos en Agencia devueltos de banco: se listan los recibos que han sido devueltos de banco y se traspasan a la agencia para su cobro. Recibos en Agencia resto: se listan los recibos emitidos sin cobro bancario, los extornos y los recibos que se traspasan a la agencia. Manual de Gestión WEB de Recibos Página 20
6.2 Relaciones de Recibos Cobrados por la agencia en el mes actual o anterior: Mes anterior: extrae el listado con el detalle de liquidación de los recibos cobrados por la agencia en el mes anterior. Manual de Gestión WEB de Recibos Página 21
Mes actual: extrae el listado con el detalle de liquidación de los recibos cobrados por la agencia en el mes en curso. Manual de Gestión WEB de Recibos Página 22
7.- Resumen: Este módulo constituye una herramienta de trabajo que por su agilidad, eficiencia y rapidez permite a la agencia la gestión integral del cobro de sus recibos desde cualquier equipo conectado a Internet, pudiendo generar no sólo la impresión del documento en papel, sino también el envío del documento en formato PDF al cliente por correo electrónico, con lo que se mejora el servicio y la comunicación Agencia Cliente. Por último, al poner a disposición del agente toda la información histórica del estado (pendientes-emitidos, cobrados, anulados) y canal de cobro (banco, gestión directa, agencia) de sus recibos, se da una visión global de la gestión de cobro de la cartera y de las potencialidades de la misma, de cara a una correcta segmentación y fidelización de los clientes. Manual de Gestión WEB de Recibos Página 23