PROCESO DE REGISTRO DE AGENTES COMERCIALIZADORES ANTE EL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES ASIC - JULIO 2012 El procedimiento para el Registro de Agentes Comercializadores ante el Administrador del Sistema de Intercambios Comerciales ASIC - es el siguiente: A. REQUISITOS GENERALES PARA EL REGISTRO COMO AGENTE COMERCIALIZADOR 1. Diligenciar los siguientes formatos de información de la sociedad que solicita el registro, los cuales deben estar debidamente firmados por el Representante Legal y/o su suplente, según lo registrado en el certificado de existencia y representación legal del sociedad: Nombre Formato SIC 010 SIC 011 SIC - 020 SIC - 150 Tipo de Información Información Básica Registro de Cuentas Agentes Información de Contactos Registro de Firmantes Descripción Contiene la información básica de la empresa, tal como su domicilio, nombre o razón social, Nit, actividad que desarrolla y tipo de compañía. Permite el registro de cuentas de los agentes, en la cual se deben consignar los dineros que por todo concepto resulte beneficiaria la empresa en el Mercado de Energía Mayorista, anexando certificación original del banco Permite el registro del personal de la empresa solicitante, que se autoriza para realizar trámites ante el ASIC. Permite el registro del personal de la empresa solicitante, para presentar y firmar solicitudes ante el ASIC.
De acuerdo con la información estándar que se maneja en el Mercado de Energía Mayorista, es necesario para el registro como agente del Mercado, que el solicitante envíe mínimo la información de los siguientes contactos: Representante(s) Legal(es) y su (s) suplente (s) Persona autorizada para recibir la Facturación que envía el ASIC Persona autorizada para realizar el Registro de Fronteras Comerciales y Contratos de Usuarios No Regulados UNR -. Se debe anexar poder general otorgado mediante escritura pública, según modelo propuesto por XM. 2. Copia de los Estatutos Sociales vigentes. 3. Certificado de Existencia y Representación Legal de la empresa, expedido por la Cámara de Comercio respectiva, con una fecha de expedición no superior a 90 días calendario en relación con la fecha de presentación. En caso de que el Representante Legal, no tenga facultades para suscribir contratos, o tenga facultades para adquirir obligaciones o suscribir contratos con cuantía limitada, tal como conste en los estatutos sociales o en el certificado de existencia y representación, se deberá remitir copia del documento donde se autorice al representante legal para suscribir pagarés en blanco con sus respectivas cartas de instrucciones por cuantía ilimitada y para suscribir el Contrato de Mandato con XM Compañía de Expertos en Mercados S.A. E.S.P. en su calidad de operador de los recursos del Sistema Interconectado Nacional y administrador del Mercado de Energía Mayorista. 4. Registro Único Tributario (RUT) y/o carta donde informen el tipo de contribuyente (Autorretenedor). 5. Suscribir por parte del Representante Legal una comunicación donde certifique que conoce y se acoge a la Resolución CREG 024-95 y todas aquellas que las modifiquen o sustituyan, en especial la regulación aplicable a la actividad de comercialización. 6. Diligenciar, según modelo definido por XM, los originales de cuatro Pagarés en Blanco, diligenciando los espacios correspondientes a:
- Nombre de la empresa - NIT de la empresa - Nombre del Representante Legal - Documento de identidad del Representante Legal - Documento en el cual se autoriza al Representante Legal para suscribir los pagarés en blanco (Estatutos o el Acta respectiva). - Firma del Representante Legal Los espacios correspondientes a vencimiento, capital, intereses y fecha del pagaré, deberán dejarse en blanco. Los pagarés deberán suscribirse por el Representante Legal y se deberá realizar a cada uno reconocimiento de contenido ante Notario Público. En caso de que la empresa ya se encuentre registrada ante el Mercado de Energía Mayorista en alguna otra de las actividades como generador, transmisor o distribuidor, no es necesario adjuntar nuevamente los pagarés en blanco. 7. Diligenciar, según el modelo definido por XM, los originales de cuatro Cartas de Instrucciones a los pagarés. En las cartas de instrucciones se deberán diligenciar todos los espacios en blanco. Las cartas de instrucciones deberán suscribirse por el Representante Legal y se deberá realizar a cada una reconocimiento de contenido ante Notario Público. En caso de que la empresa ya se encuentre registrada en alguna otra de las actividades ante el Mercado de Energía Mayorista como generador, transmisor o distribuidor; no es necesario adjuntar nuevamente las cartas de instrucciones. 8. Constancia de aviso de inicio de actividades ante la SSPD cumpliendo los requisitos del SUI, a la CREG y al Fondo de Solidaridad para Subsidios y Redistribución de Ingresos del Ministerio de Minas y Energía, cuando pretenda prestar el servicio a Usuarios.
9. Presentar los estados financieros en el momento de constitución o los del último año, según el caso, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia. - BALANCE GENERAL - ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS Y - FLUJO DE CAJA PROYECTADO. 10. Diligenciar y firmar dos (2) originales del CONTRATO DE MANDATO CON XM, según modelo definido por XM, en su calidad de administrador del Sistema de Intercambios Comerciales. Los espacios a ser llenados por el solicitante son los correspondientes a: Nombre del Representante legal, domicilio, número de cédula y lugar de expedición, cargo, nombre de la empresa, descripción del objeto social asociado con la actividad en la cual está solicitando el registro, datos de constitución y registro de la sociedad, ciudad de establecimiento de la misma y fecha de la firma del contrato por parte del solicitante. 11. Diligenciar y firmar dos (2) originales del ACUERDO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA, según modelo definido por XM, Los datos a ser llenados por el solicitante corresponden a: Nombre del Representante legal, número de cédula y lugar de expedición, ciudad y fecha de la firma del acuerdo por parte del solicitante. 12. Presentar la declaración de origen de bienes y de los fondos para el desarrollo de su actividad como agente del MEM, según formato definido por XM. B. PROCEDIMIENTO DEL REGISTRO COMO COMERCIALIZADOR 1. Luego de recibida en XM, la documentación señalada en el literal A, se iniciará el proceso de Registro del Agente ante el Administrador del SIC; y para ello, dentro de los cuatro días hábiles siguientes al día en que se reciba la solicitud de registro, el ASIC, verificará el cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo 7 de la resolución CREG 156 de 2011, o aquellas que la modifiquen, adicionen o sustituyan. Si los anteriores requisitos se cumplieron, procederá con el registro, y remitirá una copia del contrato de mandato
y del acuerdo de facturación electrónica al agente, suscrita por el representante legal de XM, en caso contrario, rechazará el mismo, debiendo proceder el interesado a presentar las aclaraciones solicitadas por el ASIC. Recibidas las aclaraciones, el ASIC verificará nuevamente el cumplimiento de los requisitos dentro de los cuatro días hábiles siguientes al día en que se reciban las mismas. Si los anteriores requisitos se cumplieron, procederá con el registro. 2. Cumplido el procedimiento del paso anterior, se asignan los usuarios y claves para el ingreso por parte de los contactos registrados, (incluidos en los formatos de solicitud de registro), se habilita el acceso a la información exclusiva para los agentes del mercado y a los aplicativos de los procesos del Mercado de Energía que se hayan solicitado. C. OBSERVACIONES PARA EL PROCESO DE REGISTRO Y SU ACTUALIZACIÓN Se debe tener presente que la información de los agentes del mercado debe permanecer actualizada en la Base de Datos del Sistema de Intercambios Comerciales -SIC, por esta razón, se deben diligenciar y enviar los formatos necesarios para realizar dichas actualizaciones siempre que se presente algún cambio en la información registrada e informada al ASIC. Los formatos de dicho proceso se encuentran en nuestra página Web www.xm.com.co Cualquier inquietud o aclaración por favor dirigirse a nuestra línea de atención 317 29 29, opción 1, de Medellín o remitirla por correo electrónico a la dirección info@xm.com.co