MANUAL DE INSTRUCCIONES CONTABLES PARA EMPRESAS DE SEGUROS El desarrollo que continuamente alcanzan las compañías de seguros, trae consigo la adopción de nuevas prácticas y procedimientos operativos, que a la vez compelen al ente fiscalizador a revisar permanentemente los instrumentos de control para adaptarlos a esas condiciones cambiantes y propiciar su mejoramiento y actualización. Entre tales instrumentos, se cuenta con el Manual de Instrucciones Contables para Empresas de Seguros, cuyos orígenes en nuestro medio, se remontan a la Nomenclatura Uniforme de Cuentas para Compañías de Seguros y Fianzas, puesta en vigor mediante Acuerdo 160, del 30 de abril de 1956 del Superintendente de Bancos, y complementada mediante Acuerdos 240, 114 y 14, de fechas 16 de diciembre de 1959, 26 de octubre de 1965 y 17 de marzo de 1966. Con motivo de la separación de las empresas dedicadas a las actividades de seguros y de fianzas, mediante Acuerdo 17-68 del 13 de diciembre de 1968, se dio vigencia al Manual de Instrucciones Contables específico para Empresas de Seguros. Posteriormente y en virtud de reuniones de superintendentes de instituciones financieras, celebradas a nivel regional centroamericano, mediante Acuerdo 1-77 del 23 de febrero de 1977, se aprobó el Manual de Instrucciones Contables, que ahora ha sido revisado y mejorado. Derivado de esa labor de revisión y actualización, se han incorporado las mejoras propuestas tanto por el personal de la Superintendencia de Bancos como de las aseguradoras y otras entidades relacionadas. También, como parte de este proceso, se integró una Comisión con personal de la Superintendencia de Bancos y funcionarios de las aseguradoras, la que tuvo a su cargo la revisión y discusión del proyecto final. Como fruto de estos esfuerzos, surge un nuevo Manual de Instrucciones Contables para Empresas de Seguros, el cual -entre otros- tiene los objetivos siguientes: 1. Establecer registros contables que constituyan para las aseguradoras, una fuente de información útil, oportuna y confiable; y que a la vez, sirva de base para la toma de decisiones adecuadas en el campo de sus operaciones; 2. Constituir instrumento de regulación y uniformidad en cuanto al registro y presentación de las operaciones contables; 3. Orientar el registro de tales operaciones, así como la preparación de estados financieros, y otros reportes; 4. Permitir la consolidación de la información financiera y estadística de las aseguradoras; y A). Obligatoriedad: Las presentes instrucciones son obligatorias y deben observarse por todas las empresas de seguros que operan en el país, cualquiera que sea su forma de organización y ramos que tengan en explotación. 1
B). Modificaciones: Las compañías de seguros no podrán introducir modificaciones y/o ampliaciones al presente manual, sin autorización previa de la Superintendencia de Bancos. Cuando una aseguradora considere necesaria alguna modificación podrá solicitar autorización, para lo cual deberá presentar lo siguiente: 1. Clara descripción de la operación. 2. Detalle de bienes, derechos u obligaciones que se afectan en la transacción. 3. Cuentas de primer, de segundo, o de tercer grado a utilizar con las divisionarias que se consideren necesarias. Debe indicarse el código y nombre propuestos con una breve descripción del contenido; cuándo y cómo se abonarán y cargarán; finalmente, qué representará el saldo. 4. Se deberá proponer la jornalización de la transacción. En cuanto a las cuentas de segundo grado y subsiguientes que en la nomenclatura de cuentas no aparezcan expresamente divididas, las compañías de seguros quedan en libertad de dividirlas en la forma que estimen conveniente, pero siempre deberán notificarlo a la Superintendencia de Bancos, con todos los pormenores relativos a su uso. C). Estados Periódicos: Las empresas de seguros quedan obligadas a presentar a la Superintendencia de Bancos, con los requisitos establecidos, lo siguiente: 1. Balance Analítico de Saldos (mensual), dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha a que corresponda. 2. Al final de cada año, dentro de los noventa días siguientes a la terminación de cada ejercicio contable: -Balance General Condensado (para efectos de publicación). -Balance General Analítico, y las integraciones de saldos respectivas. -Estado de Resultados Condensado. -Estado de Resultados Analítico. -Estado de Utilidades Retenidas. -Estado de Flujo de Efectivo. -Estado de Resultados por Ramo y Tipo de Seguro. -Estado de Reaseguro Cedido. -Estado de Reaseguro Tomado. -Estado Actuarial de Resultados del Ramo de Daños. D). Codificación: Para el catálogo de cuentas se tomó en cuenta para que permita: a) la integración o desintegración de las cuentas. b) el crecimiento e intercalación ordenada de las cuentas conforme se vaya requiriendo. 2
Se estableció que el sistema de codificación más conveniente para el catálogo es el decimal, puesto que reúne las cualidades indispensables para facilitar su procesamiento. El código decimal se antepone al nombre en el plan de cuentas. La agrupación se ejemplifica a continuación. Un Dígito Títulos principales del balance general y estado de resultados: 1 ACTIVO 2 CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO 4 CAPITAL CONTABLE 6 CUENTAS DE GASTOS Dos Dígitos Rubros o grupos de cuentas 11 INVERSIONES 33 INSTITUCIONES DE SEGUROS 54 SALVAMENTOS Y RECUPERACIONES 75 CUENTAS DE REGISTRO Cuatro Dígitos Cuentas de Primer Grado 1112 DEPÓSITOS 3201 SINIESTROS POR PAGAR 4101 CAPITAL AUTORIZADO 5201 COMISIONES Seis Dígitos Cuentas de Segundo Grado 1102.01 Bonos 2401.01 Edificios 6101.03 De Daños 7301.01 Hipotecas Ocho Dígitos Cuentas de Tercer Grado 1111.0302 Hipotecarios 3106.0302 Terremoto 5301.0101 Planes Populares 6419.9901 Seguros de Vida Como ayuda visual debe anotarse un punto luego del código de la cuenta de primer grado y otro luego del código de la cuenta de tercer grado, cuando se descienda a nivel de diez dígitos. E). Rectificaciones: Adicionalmente a las instrucciones descritas para el uso de cada cuenta, podrán efectuarse los cargos y abonos necesarios para realizar únicamente rectificaciones y/o reversión ocasional de operaciones. 3
JORNALIZACION DE OPERACIONES MÁS USUALES JORNALIZACION: Con fines estrictamente ilustrativos, en este apartado se presentan algunos ejemplos que pueden servir de guía para la jornalización de las operaciones más usuales de las aseguradoras, conforme el catálogo de cuentas y la descripción de las cuentas. En todo caso, el registro de las operaciones contables y la correcta utilización de este Manual, se determinan por las Instrucciones Generales, el Catálogo de Cuentas y la Descripción de las Cuentas. En los módulos de jornalización que se presentan, se utilizaron códigos propios de cuentas en moneda nacional. Cuando la operación se lleve a cabo en moneda extranjera, se utilizarán los códigos que correspondan, según el catálogo de cuentas. EMISIÓN DE PÓLIZAS 1). REGISTRO PRODUCCION 13 PRIMAS POR COBRAR 1301 DE SEGURO DE VIDA 1301.03 Planes Colectivos Q 12,000.00 1302 DE ACCIDENTES Y ENFERMEDADES Q 5,000.00 1303 DE SEGUROS DE DAÑOS Q 3,000.00 3412 OTROS ACREEDORES 3412.08 Impuesto sobre Primas por cobrar 3412.0802 A favor de Bomberos Q 400.00 3412.0803 IVA Q 2,148.86 51 PRIMAS 5101 SEGURO DIRECTO Q 16,451.14 55 DERECHOS DE EMISIÓN DE PÓLIZAS Q 500.00 58 OTROS PRODUCTOS 5809 PRODUCTOS VARIOS 5809.99 Diversos Q 500.00 Registro de la producción Q 20,000.00 Q 20,000.00 4
2). COBRO DE PRIMAS 12 DISPONIBILIDADES 1201 CAJA GENERAL Q 5,000.00 13 PRIMAS POR COBRAR 1301 DE SEGURO DE VIDA 1301.03 Planes Colectivos Q 2,500.00 1302 DE ACCIDENTES Y ENFERMEDADES Q 1,500.00 1303 DE SEGUROS DE DAÑOS Q 1,000.00 Cobro de la prima Q 5,000.00 Q 5,000.00 3). IMPUESTO CUOTA DE BOMBEROS Y DEL IVA 3412 OTROS ACREEDORES 3412.08 Impuestos sobre Primas por Cobrar 3412.0802 A favor de Bomberos Q 400.00 3412.0803 IVA Q 2,148.86 3408 RETENCIONES Y RECAUDACIONES POR REMESAR 3408.05 Sobre Primas a Favor de Bomberos Q 400.00 3408.07 IVA (Débito Fiscal) Q 2,148.86 Pago Impuesto Cuota Bomberos y del IVA Q 2,548.86 Q 2,548.86 4). COMISIONES SOBRE PRIMAS POR COBRAR 63 GASTOS DE ADQUISICIÓN Y RENOVACIÓN 6301 COMISIONES SEGURO DE VIDA Q 5,000.00 6302 COMISIONES ACCIDENTES Y ENFERMEDADES Q 1,500.00 6303 COMISIONES DE DAÑOS Q 500.00 3401 AGENTES DE SEGUROS Q 5,000.00 3403 COMISIONES SOBRE PRIMAS POR COBRAR Q 2,000.00 Registro Comisión S/Primas por Cobrar Q 7,000.00 Q 7,000.00 5
5). RESPONSABILIDAD DEL RIESGO ACEPTADO 71 RESPONSABILIDAD POR SEGUROS Y REASEGUROS 7101 SEGURO DIRECTO EN VIGOR Q 1,000,000.00 79 CONTRACUENTAS DE ORDEN 7949 CUENTAS DE ORDEN Q 1,000,000.00 Registro Responsabilidad del Riesgo Q 1,000,000.00 Q 1,000,000.00 6). PARA ANULAR LAS COMISIONES DEL AGENTE 3403 COMISIONES SOBRE PRIMAS POR COBRAR Q 2,000.00 63 GASTOS DE ADQUISICIÓN Y RENOVACIÓN Q 1,000.00 6301 COMISIONES SEGURO DE VIDA Q 6302 COMISIONES ACCIDENTES Y ENFERMEDADES Q 500.00 6303 COMISIONES DE DAÑOS Q 500.00 Registro Anulación Comisiones de Agentes Q 2,000.00 Q 2,000.00 7). CANCELACIÓN DEL RIESGO ACEPTADO 79 CONTRACUENTAS DE ORDEN 7949 CUENTAS DE ORDEN Q 1,000,000.00 71 RESPONSABILIDAD POR SEGUROS Y REASEGUROS 7101 SEGURO DIRECTO EN VIGOR Q 1,000,000.00 Registro Cancelación del Riesgo Q 1,000,000.00 Q 1,000,000.00 6
8). INTERESES PERCIBIDOS POR REASEGURO TOMADO 15 INSTITUCIONES DE SEGUROS 1501 COMPAÑÍAS REASEGURADAS 1501.01 Cuenta Corriente Q 25,000.00 57 PRODUCTOS DE INVERSIONES 5707 INTERESES SOBRE RESERVAS RETENIDAS Q 25,000.00 Registro Intereses por Reaseguro Tomado Q 25,000.00 Q 25,000.00 9). POR LA LIBERACION DE LAS RESERVAS 15 INSTITUCIONES DE SEGUROS 1501 COMPAÑÍAS REASEGURADAS Q 5,000,000.00 15 INSTITUCIONES DE SEGUROS 1502 RESERVAS EN COMPAÑÍAS REASEGURADAS Q 5,000,000.00 Registro Liberación de las Reservas Q 5,000,000.00 Q 5,000,000.00 10). REGISTRO DEL SALVAMENTO 18 OTROS ACTIVOS 1801 INVENTARIO DE SALVAMENTOS Q 50,000.00 2801 SALVAMENTOS POR REALIZAR Q 50,000.00 Registro de Salvamentos Q 50,000.00 Q 50,000.00 VENTA DEL SALVAMENTO 12 DISPONIBILIDADES 1201 CAJA GENERAL Q 50,000.00 18 OTROS ACTIVOS 1801 INVENTARIO DE SALVAMENTOS Q 50,000.00 Registro Venta de los Salvamentos Q 50,000.00 Q 50,000.00 7
CONCLUSION EL TRABAJO QUE ANTERIORMENTE SE DETALLO NOS MOSTRO CON BASE EN EL MANUELA DE INSTRUCCIONES CONTABLES PARA EMPRESAS DE SEGUROS LA IMPORTANCIA DE SUS OPERACIONES TANTO A NIVEL GENERAL COMO EN SUS OPERACIONES DE LOS DISTINTOS REGISTROS CONTABLES QUE DEBEN DE REALIZAR. LUEGO DEL ANALISIS REALIZADO DE LA INVESTIGACION SE CONCLUYE QUE DICHO MANUAL TIENE EL PRIMORDIAL OBJETIVO DE TENER UN MEJOR CONTROL EN LAS OPERACIONES DE LAS COMPAÑIAS DE SEGUROS. 8
BIBLIOGRAFIA http://www.sib.gob.gt/web/sib/inicio http://buscon.rae.es/draei/ http://es.wikipedia.org/wiki/seguros 9