ESTUDIO DE CASO DE LA SOLUCIÓN PARA CLIENTES DE MICROSOFT ONENOTE Y TOSHIBA AGENCIA WEB MEJORA LA PRODUCTIVIDAD Y BENEFICIOS GRACIAS UNA TRABAJO DE COLABORACIÓN MÁS EFICAZ CON PORTÁTILES TOSHIBA Y ONENOTE El acceso compartido a información en tiempo real es fundamental para el éxito de nuestro negocio. Para llevar a cabo el trabajo de investigación y conceptual, la aportación de ideas y toma de decisiones, información para escritores y diseñadores gráficos, reuniones de equipo interno y localización, necesitamos poder reunir rápidamente información procedente de varias fuentes y en diversos formatos en una ubicación que sea fácilmente accesible y donde pueda reutilizarse y compartirse. Wendy Knepper, Directora Adjunta, WendPath Communications GmbH País: Alemania Sector: Comercio tecnológico, agencia Web Compañía WendPath Communications es una pequeña empresa de comercio tecnológico y agencia Web fundada en 2003 por los socios Lee Koenig y Dr. Wendy Knepper. La agencia se dedica principalmente a la creación de conceptos de comunicación comercial, creación de contenido on-line, publicación Web y administración de la localización de textos en más de 15 idiomas. Situación de la empresa Para la investigación y creación de documentos, viajes de negocios, reuniones con clientes, reuniones de equipos internos, sesiones de aportación de ideas y tomas de deciciones y localización es fundamental poder recopilar información rápidamente. Esta información debe utilizarse posteriormente para la creación de otros documentos o para compartirla con el equipo, clientes y socios. WendPath Communications es una agencia Web y empresa de comercio tecnológico en pleno crecimiento. Durante los dos últimos años, la compañía ha evolucionado y ha pasado de ser una firma de socios que trabajaba con escritores autónomos a una pequeña agencia ubicada en Berlín y que trabaja con socios y colaboradores autónomos de todo el mundo. En otoño de 2005, la firma reconoció la necesidad de disponer de una solución personal y de colaboración para poder recopilar y compartir rápidamente todo tipo de información digital con miembros del equipo de la oficina y con el equipo virtual externo de socios y colaboradores autónomos. Los directores adjuntos ya utilizaban OneNote en sus portátiles Tecra de Toshiba. Por tanto, reconocían el valor que OneNote aportaba a la investigación, información y listas de tareas personales. Según su experiencia, OneNote les proporcionaba un trabajo móvil más eficaz y mayor productividad personal. Como viajeros de negocios frecuentes, tanto para visitar clientes o trabajar con socios de oficinas remotas, rápidamente reconocieron el valor añadido que suponía para el negocio la capacidad de acceder en tiempo real a información recopilada en OneNote. OneNote les permitía guardar la información del viaje, como por ejemplo los datos de hoteles o vuelos, para poder consultarla rápidamente. Solución La compañía decidió utilizar OneNote para reuniones de equipo, sesiones informativas y tareas personales. Los portátiles Tecra de Toshiba con OneNote permiten lograr una mayor productividad para el trabajo móvil en la oficina, en las instalaciones del cliente o socio, en casa y en viajes de negocios. OneNote se instaló también en clientes de escritorio para lograr una productividad personal superior. Ventajas Mejora en la investigación y recopilación de información Sesiones informativas más exhaustivas con notas de audio Sesiones de aportación de ideas y toma de decisiones más eficaces Más facilidad para establecer y compartir minutos para reuniones Mejora de la eficacia para localizar contenido en sitios Web Mejor organización y trabajo de equipo para compartir listas de tareas e información esencial SFlb Estudio de caso: Solución para clientes de Microsoft OneNote y Toshiba
MEJORA DEL PROCESO CREATIVO Además, se podía utilizar el tiempo de viaje para realizar un trabajo móvil más productivo. Por ejemplo, Wendy Knepper descubrió que las horas que pasaba en las salas de espera de los aeropuertos podía emplearlas en investigar. Mediante la conexión de su Tecra a una zona interactiva, podía copiar vínculos de sitios Web y otra información en OneNote. Posteriormente, de vuelta en la oficina, reutiliza esta información para crear documentos de información para textos nuevos o para crear un documento. Al decidir ampliar el uso de OneNote a todo el equipo, los directores adjuntos querían reforzar la comunicación del equipo. También querían retar a todos, incluidos ellos mismos, a probar OneNote y ver si podría ayudar a que otro tipo de trabajo de investigación fuera más productivo. Mientras que algunos de los resultados eran fácilmente previsibles, como la mejora de la productividad de las reuniones, no anticiparon otros beneficios para la productividad como el uso de OneNote para localizar contenido Web. Después de dos meses utilizando OneNote en nuestra compañía, nos quedó claro a todos que OneNote y Toshiba ofrecen mejoras de productividad en colaboración y personal para nuestro equipo prácticamente en todos los pasos de los procesos de creación y producción, observó Lee Koenig. Un examen más detenido de los procesos de creación y producción demuestra fácilmente el valor de OneNote. Un buen ejemplo es un boletín mensual on-line que WendPath produce para un líder de la industria del sector informático. El boletín on-line se traduce a más de 15 idiomas y se localiza a través de un sistema de publicación on-line en más de 19 sitios Web de toda Europa. WendPath puede utilizar OneNote en casi todas las fases del proyecto, desde la concepción creativa hasta la producción, incluido lo siguiente: 1. Reunirse con el cliente para crear la tabla de contenido del boletín 2. Compartir el contenido del boletín con el equipo 3. Realizar investigación on-line y crear documentos informativos para el contenido que se va a publicar 4. Gestionar la producción y edición de textos 5. Aplicar formato a los textos y publicación on-line 6. Gestionar el proceso de revisión de traducciones aprobadas 7. Localizar el texto de traducción aprobado en los sitios Web locales Todos estos pasos requieren coordinación, ya que los empleados de WendPath deben trabajar conjuntamente como equipo y con el cliente, escritores autónomos y un socio de localización. El resultado final es un boletín mensual on-line que se envía como campaña por parte del cliente por correo electrónico a sus respectivos clientes. Estudio de caso: Solución para clientes de Microsoft OneNote y Toshiba 2
MEJORA DE LAS REUNIONES CON EL CLIENTE Y LAS COMUNICACIONES INTERNAS OneNote ya se utilizaba para reuniones con clientes para grabar notas y crear actas, las cuales podían compartirse fácilmente por correo electrónico después de la reunión. Lee Koenig ya se dio cuenta de que OneNote ahorraba tiempo, ya que podía recopilar las notas de la reunión y estructurarlas fácilmente durante la sesión. Además, la recopilación de notas de manera electrónica, en lugar de por escrito, resultaba particularmente útil al viajar, ya que es entonces cuando aumentan las posibilidades de traspapelar o perder papeles. También podía compartir las notas digitales rápidamente por correo electrónico con miembros del equipo que estuvieran en la oficina. Los miembros del equipo recibían la información actualizada al instante y podían empezar a prepararse para proyectos futuros, tanto seleccionando gráficos como comenzando la investigación o creación de documentos de información. Este paso no se había tomado en el paso y demostró rápidamente que era mucho ás eficaz, ya que la información se compartía en tiempo real, en lugar de retrasarse. Se mejoró la productividad al reducir el tiempo entre la primera fase (reunión con el cliente) y la segunda fase (compartir las tareas con el equipo de WendPath como resultado de dicha reunión) de la gestión del proyecto. INVESTIGACIÓN Y CREACIÓN DE DOCUMENTOS DE CONTENIDO PARA DISTRIBUIR Antes del proyecto piloto, la investigación y creación de documentos de investigación para el diverso contenido que se va a distribuir se realizaba únicamente con MS Word. El cambio a OneNote para la investigación y el trabajo conceptual de los documentos de información demostró tener una serie de ventajas. Puesto que con OneNote la información puede colocarse en cualquier lugar de la página, permite una disposición de ideas más visual. La función de guardar automáticamente cada 30 segundos de OneNote permite que el flujo de ideas no se vea interrumpido por la necesidad de guardar el archivo. Aemás, OneNote permite guardar vínculos activos del sitio Web y la información que se corta y pega en OneNote incluye la URL de referencia. Estudio de caso: Solución para clientes de Microsoft OneNote y Toshiba 3
Wendy Knepper descubrió también que la función de grabación de audio resultaba muy útil, ya que simplemente podía decir a OneNote la idea que le había inspirado. Para ella, esto era más rápido que escribir el concepto; por lo que dejó de perder o diluir información espontánea porque tuviera que pasar tiempo grabando el concepto. Toda la información recopilada en OneNote se organiza y copia fácilmente en una plantilla de MS Word, que el escritor puede descargar de la extranet de la compañía. GESTIÓN DE LA PRODUCCIÓN Y EDICIÓN DE TEXTOS La gestión de la producción y edición de textos se realiza a través de comunicaciones electrónicas y diálogo entre personas del equipo. Para la producción del boletín, el proceso es relativamente sencillo, ya que hay pocos textos que gestionar. Para proyectos de mayor tamaño, que contienen más texto, OneNote resulta bastante útil como herramienta de gestión del proyecto y para reuniones. Durante una reunión, usando portátiles Tecra de Toshiba conectados a un proyector Toshiba P75, Lee Koenig capta rápidamente las tareas pendientes para varios documentos. Después, el equipo puede ver fácilmente esta lista, actualizarla y hacerla circular electrónicamente mediante correo electrónico o guardarla en el servidor de la compañía en una carpeta de OneNote para uso común. También se pueden agregar marcadores a las notas para organizar mejor la información. ASIGNACIÓN DE FORMATO A TEXTOS Y PUBLICACIÓN ON-LINE La mayor parte del trabajo de producción para la creación del boletín on-line está basada en HTML. El equipo de producción descubrió que OneNote les permite guardar bloques de texto recurrentes, noticias breves en HTML en 15 idiomas diferentes e imágenes en un área central para su reutilización y acceso fáciles. Puesto que se pueden añadir fácilmente páginas de OneNote y clasificarlas por categorías, al equipo le resultó fácil también añadir elementos de manera continua al almacén central de OneNote ubicado en el servidor. Además, en periodos de máxima producción, el equipo puede crear tareas de Outlook a partir de tareas pendientes y asignarlas a otras personas o a ayudantes de producción autónomos. Using OneNote to store recurring text blocks, HTML snippets in 15 different languages and images in one central area for easy access and reuse. Estudio de caso: Solución para clientes de Microsoft OneNote y Toshiba 4
GESTIÓN DEL PROCESO DE REVISIÓN PARA APROBACIÓN DE TRADUCCIONES La recepción de versiones de texto en 15 idiomas diferentes y su revisión con los representantes comerciales locales requiere mucha coordinación. El equipo de localización descubrió que la función de lista de tareas de OneNote y el resumen de marcadores de notas les permitía crear listas de seguimiento. Con estas listas de seguimiento, es posible ver fácilmente si la programación de revisión de un país va con retraso. Según Lee Koenig: "La productividad es un aspecto clave de nuestro negocio. Igual que estoy completamente convencido de las ventajas que aportan a la productividad los portátiles de Toshiba, también estoy convencido de los beneficios para la productividad logrados con el uso de OneNote". SOLUCIÓN DESCRIPCIÓN TÉCNICA Esta pequeña red empresarial consta de un servidor que ejecuta Microsoft Small Business Server. Microsoft Exchange Server 2003 proporciona servicios de correo electrónico y WorkZone proporciona una función de extranet segura. Microsoft Office OneNote 2003 se instala en todos los clientes, incluidos portátiles Tecra de Toshiba con conexión inalámbrica y equipos de sobremesa. La información de OneNote permite también la integración sencilla de información en documentos nuevos creados en productos de MS Office usados con frecuencia, como PowerPoint y Word. SOFTWARE Y SERVICIOS Microsoft Office Professional Edition 2003 Microsoft Office Word 2003 Microsoft Office Excel 2003 Microsoft Office PowerPoint 2003 Microsoft Office Outlook 2003 Microsoft Office OneNote 2003 Miscrosoft Small Business Server HARDWARE Toshiba Tecra M3 Toshiba Tecra S2 Proyector Toshiba P75 LCD Capa antirreflejos Muestra imágenes nítidas y detalladas impidiendo los reflejos en situaciones de luminosidad brillante 2005. Toshiba Europe GmbH. Aunque Toshiba ha realizado un gran esfuerzo para garantizar la exactitud de la información que aquí aparece en el momento de la publicación, las especificaciones del producto, confi guraciones, precios y disponibilidad del sistema/componentes/opciones estarán sujetos a cambios sin previo aviso. Si desea obtener la información más reciente sobre el producto o tener actualizadas las distintas opciones del software o hardware, visite el sitio web Toshiba en www.toshiba-europe.com. Estudio de caso: Solución para clientes de Microsoft OneNote y Toshiba 5