UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL CHOCO DIEGO LUIS CORDOBA FACULTDA: HUMANIUDFADES PROGRAMA: CONTADURIA PÚBLICA MODULO: CONTABILIDAD DE COSTOS NIVEL: V PROFESOR: HECTOR AURELIO MOSQUERA PRESENTACION DE LA ASIGNATURA: En los tiempos actuales, caracterizados por alta competitividad, debido a la globalización comercial, producto de la apertura de mercados; la contabilidad de costos, entendida como un subsistema de la contabilidad general o financiera de una empresa industrial, encargada de calcular, contabilizar, y analizar lo que cuesta producir o distribuir un bien; o los costos requeridos para prestar un servicio, se erige como el principal sistema de información para el estudiante de contaduría publica futuro contador publico, jefe de departamento de contabilidad, financiero, de auditoria, control interno, o gerente de empresas industriales comerciales o de servicios; o desarrollando actividades de formulación ejecución o control de proyectos de cualquier índole, por cuanto le proporciona información de tipo administrativo y financiera de trascendental importancia para la toma de decisiones, que involucran una adecuada planeación, presupuestación, contabilización y control de los recursos humanos, físicos, materias primas, y de capital, que requieren las empresas para producir bienes prestar servicios, o financiarse, bajo estrictos criterios de alta calidad y bajos costos, lo que les permitirá sobrevivir en un mercado laboral cada día mas exigente y competido. JUSTIFICACION: La asignatura contabilidad de costos 1 proporcionará al estudiante de contaduría publica conocimientos profundos que le permitirán adquirir las habilidades y destrezas necesarias para planificar, presupuestar, contabilizar, analizar e interpretar de la manera mas exacta posible, sobre los costos que son necesarios para producir o distribuir un bien, o para prestar un servicio, así como también aprender a informar de manera detallada y consistente a través de la correcta preparación de estados
financieros como son: estado de costo de productos manufacturados y vendidos, estados de ganancias y perdidas, y balance general, los cuales revelan de manera sistemática, sobre los hechos económicos sucedidos en un periodo de tiempo determinado de gran importancia para la toma de decisiones de diferente índole, para la toma de decisiones tanto al interior de la empresa como por parte de los interesados externos, especialmente en lo atinente a la planificación, y control, de los costos de producción y a la inversión. OBJETIVOS GENERALES Al terminar el curso de contabilidad de costos 1, el estudiante contara con los conocimientos necesarios para calcular, registrar, y ejecutar adecuadamente las normas y procedimientos que requiere el ciclo contable de una empresa industrial, que utiliza el sistema de acumulación de costos por ordenes especificas de producción, o pedidos de clientes, históricos y globales; preparar en forma detallada los estados financieros de costo de productos manufacturados y vendidos, ganancias y perdidas y balance general; así como también analizar e interpretar de manera correcta la información por ellos revelada, y para tomar las decisiones que sean del caso de la manera mas razonable y acertada posible. OBJETIVOS ESPECIFICOS: 1 Aprender a ejecutar todos las normas y procedimientos que requiere el ciclo contable de una empresa industrial que utiliza el sistema de acumulación por ordenes de producción o pedidos de clientes históricos y globales; diferenciar este sistema de otros existentes, aprender a calcular el costo de los inventarios de productos en proceso, ( materiales directos mano de obra directa y gastos generales de fabricación ) productos terminados, tanto unitarios como totales y el costo de productos vendidos y su presentación en los estados de financieros correspondientes ( estado de costos de productos manufacturadotas y vendidos, ganancias y perdidas y balance general 2. Aprender a planificar, presupuestar y controlar los costos de producción, así como tomar decisiones acertadas que se deriven del análisis de las cifras que revelen los estados financieros descritos. 3. desarrollar el ciclo contable de una empresa industrial que utiliza el sistema de costo por ordenas de fabricación históricos y globales que involucra todos los aspectos inherentes a cada uno de los elementos del
costo de producción; preparar y presentar los estados de costos de productos manufacturados y vendidos, ganancias y perdidas y balance genera, aportando las conclusiones y recomendaciones que se derive del análisis de las cifras por ellos revelada, con base en material previamente preparado por el instructor. COMPETENCIAS GENERALES: Desarrollar habilidades y destrezas para registrar los hechos económicos que suceden en una empresa industrial que utiliza el sistema de costos por órdenes de producción históricos y globales a través de la correcta aplicación de las normas y procedimientos requeridos por el ciclo contable. Desarrollar capacidades y destrezas para preparar estados financieros detallados de costo de productos manufacturados y vendidos, ganancias y perdidas y balance general de una empresa industrial. Desarrollar capacidades y destrezas para analizar, planificar presupuestar y controlar los costos de producción así como para interpretar las cifras reveladas por los estados financieros, y tomar decisiones razonables acordes con la situación presentada. METODOLOGIA Los temas a tratar se abordarán por unidades estructuradas en orden lógico plasmadas en el modelo previamente preparado por el profesor (tutor) el cual se desarrollará a través de la interacción profesor estudiantes, con exposiciones magistrales por parte del profesor, exposición de casos, talleres y ejercicios prácticos en clases preparados por el profesor y desarrollados por los estudiantes con base en los temas expuestos. CRITERIOS DE EVALUACION La evaluación del curso de hará teniendo en cuenta los siguientes criterios: 1. Evaluación escrita individual 60% 2. Taller de aplicación sobre un proyecto agrícola o pecuario desarrollado por los estudiantes en grupo 40%.
ACTIVIDADES A DESARROLLAR 3. Presentación del profesor 4. Presentación de los estudiantes 5. Presentación de la guía o modulo 6. Contenido temático del modulo 7. Desarrollo de los temas a través de exposiciones magistrales por parte del profesor. 8. Realización de talleres y análisis de casos en clase 9. Exposición de trabajos por parte de los estudiantes
CONTENIDO TEMATICO UNIDAD 1: INTRODUCCION A LA CONTABILIDAD DE COSTOS Objetivo: Aprender que es la contabilidad de costos, dentro del ámbito de una empresa industrial, sus fines, conocer y diferenciar los sistemas de costeo existentes y su diferencia con la contabilidad de una empresa comercial. 6.1 Concepto de empresa 6.2 Clases de empresas 6.3 Tipos de organización de empresas 6.4 Diferencias entre empresas de servicios comerciales e industriales 6.5 La contabilidad y la empresa 6.6 El ciclo contable 6.7 La contabilidad de costos de manufactura 6.8 Clasificación de los costos 6.9 Sistemas de costos 6.10 Costos del producto 6.11 Diferencia entre costos y gastos 6.12 Cuentas de inventarios en la contabilidad de costos 6.13 Ciclo de los costos 6.14 Diferencia entre contabilidad de una empresa comercial y una empresa industrial 6.15 Formas de presentar estados de costos de productos manufacturaos y vendidos clasificados 6.16 Taller en clase Objetivos: UNIDAD 2: COSTOS POR ÓRDENES DE PRODUCCION Al finalizar la unidad, a través de la lectura del y seguimiento del módulo, y el desarrollo de los ejercicios propuestos, el estudiante estará capacitado para: Conocer la naturaleza del sistema de contabilidad de costos por órdenes de producción históricos y globales, la manera de acumular los elementos del costo, a partir del estudio pormenorizado de los elementos que conforman el costo de producir un bien.
Distinguir con facilidad las empresas del medio que fabrican sus productos bajo pedidos y lotes, de aquellas que fabrican por procesos o series continuas. Aprender a diseñar y ejecutar un sistema de contabilidad de costos de una empresa industrial que utiliza el sistema por órdenes de producción, históricos y globales, así como los comprobantes y formas que utilizan..1 Introducción.2 Acumulación de los costos.3 Diseño de un sistema de costos por órdenes de producción.4 Hojas de costos.5 Taller UNIDAD 3: COSTOS POR ÓRDENES DE PRODUCCION: MATERIALES DIRECTOS Objetivos: Al concluir la unidad el estudiante contara con los conocimientos necesarios para: Identificar los parámetros básicos del control administrativo y contable de los materiales directos a partir de la descripción del ciclo de los materiales. Registrar adecuadamente en los libros principales y auxiliares las adquisiciones, devoluciones, descuentos rebajas de precios, fletes, y transferencias de materiales directos, indirectos, repuestos y suministros de fabrica. Reexpresar las cifras de los inventarios finales de materiales, productos en proceso, productos terminados, repuestos y suministros de fabrica. 3.1 Introducción 3.2 definición de materiales 3.3 Control interno de materiales 3.4 Terminología de los materiales 3.5 El IVA en la compra de materiales, repuestos y suministros. 3.6 Contabilización de las compra de materiales 3.7 Fletes en compra de materiales 3.8 Descuentos devoluciones y rebajas en compra de materiales 3.9 Contabilización del uso de materiales
3.10 Métodos de valoración de inventarios 3.11 Comparación de métodos 3.12 Diferencia entre inventario físico y el de los libros 3.13 El pago de los materiales 3.14 Retención en la fuente en el pago de materiales 3.15 Taller UNIDAD 4: COSTOS POR ÓRDENES DE PRODUCCION, MANO DE OBRA. Objetivo: Al finalizar la unidad, el estudiante estará apto para: Conocer los aspectos más relevantes en materia legal y administrativa, relacionada con el talento humano de que labora en la empresa. Reconocer fácilmente los conceptos que integran el paquete remunerativo de los empleados inclusive calcular y contabilizar las provisiones para prestaciones sociales y aportes patronales sobre la nomina. Elaborar la nomina de pagos con base en los valores establecidos por Las normas legales vigentes, así como registrar el pago y distribución de la mano de obra directa e indirecta a la producción en proceso. Registrar adecuadamente el costo de la mano de obra directa en la hoja de costo. 4.1 Naturaleza de la mano de obra 4.2 Mano de obra directa 4.3 Mano de obra indirecta 4.4 Control de la mano de obra 4.5 Contabilización del consumo de la mano de obra directa e indirecta. 4.6 Contabilización del pago y distribución de la mano de obra directa e indirecta 4.7 Contabilización de los costos sociales de la nomina. 4.8 Contabilización de los aportes patronales sobre la nomina a la seguridad social 4.9 Contabilización de los aportes patronales sobre la nomina parafiscales 4.10 Contabilización de las provisiones sobre la nomina para prestaciones sociales. 4.11 Taller sobre liquidación, pago y distribución de la nomina
UNIDAD 5: COSTOS POR ORDEN DE FABRICACION: COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION. Objetivos: Al finalizar la unidad el estudiante estará en capacidad para: Identificar plenamente los diferentes conceptos de los costos indirectos de fabricación. Registrar los CIF reales y comprender su significado y efectos en las finanzas de la empresa. Registrar los CIF aplicados en los libros contables y en las hojas de costos. Preparar el presupuesto de los CIF para empresa que departamentalizan o no su unidad productiva. Calcular y comprender el significado de la tasa predeterminada y su efecto en el costeo del producto. 5.1 Costos indirectos de fabricación 5.2 Naturaleza de los costos indirectos de fabricación 5.3 Gastos generales fijos variables y semivariables 5.4 Técnicas para presupuestar los costos indirectos de fabricación 5.5 Estimación de los costos indirectos de fabricación que se aplican a la producción 5.6 Métodos para calcular la tasa predeterminada de los costos indirectos de fabricación 5.7 Contabilización de los costos indirectos de fabricación aplicados a la producción 5.8 Contabilización de los costos indirectos de fabricación reales 5.9 contabilización de las variaciones entre costos indirectos aplicados y costos reales
UNIDA 6: COSTOS POR ÓRDENES DE FABRICACION TERMINACION DEL CICLO DE COSTOS Objetivos: Al terminar la unidad el estudiante estará apto para: Realizar de manera correcta el cierre de las cuentas de los CIF reales y CIF aplicados con miras a la determinación de la sub. o sobre aplicación a la producción en proceso. Realizar correctamente el cierre de la cuenta CIF sub. o sobre aplicados, de acuerdo a los criterios técnicos aprendidos. Realizar el cierre de las cuentas de ganancias y perdidas; y las cuentas de producción en proceso que acumulan los tres elementos del costos durante el periodo, transfiriendo sus saldos a la cuenta inventario de productos terminados, con miras a la preparación de estados financieros detallados de costo de productos manufacturados y vendidos, ganancias y perdidas, y balance general de una empresa manufacturera que elabora sus producto baja el sistema de ordenes de fabricación históricos y globales. Contabilizar correctamente las transacciones de ventas de productos terminados, el IVA en ventas, descuentos devoluciones y rebajasen ventas, y el costo de ventas Preparar estados detallados de costos de productos manufacturados y vendidos, ganancias y perdidas y balance general de una empresa industrial que acumula sus costos por el sistema de ordenes de fabricación históricos y globales. 6.1 Terminación del ciclo de costos 6.2 Contabilización de los productos terminados 6.3 Contabilización de la venta de unidades 6.4 Preparación de estados financieros 6.5 Taller
BIBLIOGRAFIA Gómez, Bravo Oscar: Contabilidad de costos Bernard, Harganon: Principios de Contabilidad de Costos. Neuner,John J. W: Contabilidad de Costos
HISTORIA DE LOS COSTOS En el siglo XIV, mucho antes de la aparición de Lucas Paciolo, en países como Italia, Inglaterra y Alemania, se conocieron los primeros rudimentos de costos como resultado de crecimiento y desarrollo de las industrias de vinos, monedas y libros, de mucho auge en ese entonces. En el año de 1431, es decir, 63 años antes de Paciolo, la poderosa familia de los Médicis, en Italia, había adoptado diversos procedimientos muy similares a los de la teneduría de libros. Asimismo en Inglaterra durante el año de 1485, varias industrias de esa época adoptaron sistemas contables rudimentarios pero que en esencia eran muy similares a los costos que hoy se conocen. DESARROLLO DE LOS COSTOS Aunque se ha dicho que después de Paciolo transcurrieron muchos años antes de que la contabilidad adquiriera un sentido más real de sus verdaderas funciones, hasta el punto de que se ha llamado a ese período como los 400 años de la adolescencia de la contabilidad, lo cierto del caso es que en diferentes lugares de la Tierra, aunque en una forma muy aislada, se presentaron diversas manifestaciones en relación con la aplicación de los costos, tanto para controlar los pasos de la producción, como para observar las pérdidas que se podrían presentar por el mal uso de los materiales y de la mano de obra. En Corinto, en e año de 1577 varias empresas de vino utilizaban algo que llamaban Costos de producción. El advenimiento de la revolución industrial a partir de 1776 a raíz del invento de la máquina de vapor, trajo consigo un nuevo desarrollo y crecimiento de las industrias manufactureras, y con ello un nuevo impulso a la contabilidad de costos. Las necesidades ingentes de capital, de materia prima y de mano de obra, crearon el ambiente propicio para hacer desarrollar los rudimentarios métodos contables que existían y adaptarlos al crecimiento progresivo industrial de esa época. En el año de 1800 se habla ya de los costos conjuntos como uno de los problemas más delicados, a raíz del desarrollo que cobraron en ese entonces las industrias químicas. Entre los años de 1820 y 1880, la
contabilidad de costos toma gran fuerza en el medio manufacturero y en el año de 1830, se hace hincapié en algunos escritos en Inglaterra sobre la importancia que tiene para los dueños de las empresas conocer los verdaderos costos de elaboración de cada artículo. Entre 1880 y 1900, se publicó por primera vez en Inglaterra un libro titulado Costos de manufactura de Henrry Mefcalfe, en el cual se daba extraordinaria importancia a este sistema contable. En el año de 1910, las contabilidades general y de costos se fusionan por primera vez y entran a cumplir una función trascendental, no sólo en lo que respecta al registro de datos, mejor conocimiento de los costos de producción. COSTOS MODERNOS A partir del año de 1955, la contabilidad de costos cobra notables progresos, y es así como surge en todo su auge la contraloría como uno de los medios más indicados para mantener bajo un cuidadoso control la producción en las industrias manufactureras, así en muchos otros campos de las actividades financieras. Como resultado de las continuas investigaciones en el aspecto contable podría decirse que es apenas en el año de 1960, cuando surge la contabilidad administrativa, no sólo como una herramienta esencial para el análisis de los costos de producción sino más bien, junto con muchas otras técnicas financieras y estudios socioeconómicos, como el instrumento indispensable que tiene que ver con la toma de decisiones por parte de la gerencia con miras al futuro desarrollo de la empresa. La contabilidad, como un conjunto de conocimientos, se ha comportado en todo momento como una ciencia dinámica que se mantiene en constante evolución, y en época actual la profesión contable tiene que ver tanto con la ciencia como con el arte en cuanto a su aplicación a los negocios, a través del desarrollo de nuevas técnicas, basadas cada vez más en fundamentos matemáticos y en la aplicación cada vez más creciente de tales técnicas a los procesos de computación electrónica. Del registro manual de los datos contables se ha pasado, mediante la codificación primero a las máquinas electrotabuladoras, simplificando en forma extraordinaria todas las operaciones contables y finalmente, se ha
abierto a la contabilidad el inmenso e ilimitado campo de la pro-cesación electrónica de datos, gracias a la utilización de nuevas técnicas matemáticas y estadísticas, tales como la investigación operacional, cuyo uso apenas comienza a vislumbrarse dentro de las inmensas posibilidades que ofrecen los computadores electrónicos, no sólo en el aspecto de registro de datos, sino también en el control, en la planeación y en la toma de decisiones. Se ha llegado a un punto en que el ejecutivo contable debe poseer, además de amplios conocimientos en los diferentes sistemas de contabilidad financiera y de costos, bases matemáticas suficientes y conocimientos concretos en todos los aspectos económicos y sociales de la región en donde opera, porque de los contrario, podría ser desplazado por técnicos estadísticos o ingenieros de computadores electrónicos. CLASIFICACION DE LOS COSTOS Como la contabilidad de costos dentro de sus objetivos, el calcular lo que cuesta producir un artículo, o lo que cuesta venderlo o los costos que son necesarios para prestar un servicio, además de obtener la información necesaria para controlar la producción, planear las actividades de una empresa y tomar decisiones con base en los costos, la siguiente es una clasificación inicial, que posteriormente será objeto de otras subclasificaciones, fruto de los aspectos más actualizados de los costos: para efectos de planeación y toma de decisiones, dentro de lo que se denomina contabilidad gerencial o administrativa. En la actualidad, la tendencia más moderna se encamina a considerar únicamente dos clases de costos: operacionales y de estructura, sin hacer distinciones en relación con manufactura o mercadeo, considerándose como operacionales todos aquellos que varían de acuerdo con la producción y las ventas y como de estructura aquellos que permanecen constantes con cualquier tipo de actividad de una empresa. Desde este punto de vista, el estudio de los costos ha cobrado notable auge en los últimos años, especialmente en lo que respecta a su análisis por parte de la gerencia para la toma de decisiones y es así como hoy en día se concede más importancia a los costos que surgen en llevar el producto al consumidor, que a los de manufactura del artículo. Se ha llegado, inclusive a determinar un solo costo del consumidor integrado por todos aquellos que se van agregando durante un determinado período, tales como lo que
cuesta producirlo, administrarlo, hacerle promoción y propaganda, transportarlo y colocarlo en las agencias de distribución, hasta conformar el costo total que el consumidor paga por el artículo que adquiere. Bajo esta nueva concepción, corresponde a la gerencia de una empresa, no solo controlar lo referente a la producción y el mercado de los artículos, sino también entrar a estudiar en forma más profunda la estructura interna de los mecanismos de distribución, es decir, tratar de que los costos agregados al producto en las agencias distribuidoras sean los que correspondan a una organización efectiva y consciente de la importancia que la disminución de los costos tiene, para hacer que el artículo sea aceptado por el consumidor. Así la intervención de la gerencia, en relación con los costos, está llegando a fronteras nunca antes soñadas, como sería el caso de entrar a estudiar, además de la organización interna, los sistemas de financiación que tienen las agencia de distribución, por cuanto una orientación deficiente en este sentido no hace más que encarecer el costo final del artículo y disminuir sus posibilidades de venta. Este nuevo enfoque de los costos corresponde a la concepción más moderna de la contabilidad gerencial, que emplea además otras técnicas de análisis para lograr los objetivos de una empresa. SISTEMAS DE COSTOS 1. De acuerdo con la clase de organización o actividad del negocio los costos se pueden dividir en: a) Costos de producción: conocido también como costo de manufactura o como costo de fabricación propio de las empresas que elaboran sus productos. b) Costo de Mercadeo: conocidos también como costos de distribución y de ventas, cuya finalidad es calcular lo que cuesta distribuir un producto, ya sea por parte de lamisca empresa que lo elabora o por organizaciones que solo cumplen la función de distribución. Se involucran aquí los denominados costos administrativos y costos financieros. c) Costos de servicios. Cuya finalidad es calcular el precio de generación y entrega de un servicio especializado o genérico, se incluyen los costos administrativos y financieros relacionados.
2. Según el sistema de acumulación, que esta dado por la naturaleza de las operaciones de fabricación, los costos se pueden dividir en: a) costos por órdenes de fabricación: estos corresponden alas empresas que elaboran sus productos con base al orden de producción o pedidos de los clientes. Dentro de estos costos se encuentran los costos por clases que consisten en unir varias órdenes de fabricación de artículos de especificaciones similares en un solo ciclo de producción. Es te sistema se utiliza especialmente en las grandes fundiciones de hierro. También aquí se encuentran los costos de montaje que utilizan piezas terminadas para armar diferentes artículos, y se usan especialmente en toda clase de empresa de ensamblaje. b) Costos por procesos: son utilizados en empresas de producción masiva y continúa de artículos similares, en donde los costos de los productos se averiguan por periodos; en este grupo se encuentran principalmente las empresas que producen alimentos, y medicamentos. 3. De acuerdo con la forma como se expresan los datos, según la fecha y el método de cálculo, los costos se pueden dividir en: a) Costos históricos: cuando la gran mayoría de los datos son reales y se van presentando durante el periodo contable, con miras a la elaboración de estados financieros. b) Costos predeterminados: cuando los costos se asignan por anticipados, es decir, se calculan antes de que se inicie la producción. Si esa predeterminación se hace en una forma no muy científica surgen los costos estimados, en cambio si se utilizan todos los métodos de ingeniería industrial modernos en la predeterminación de los costos, surgen los costos estándar, que son los más indicados para fortalecer el control de la producción. c) Costeo por absorción: es un método de costeo en que todos los costos directos e indirectos de fabricación, tanto fijos y variables se consideran como costos inventariables. Esto significa que el inventario absorbe todos los costos. d) Costeo directo o variable: es un método en el que todos los costos directos en la fabricación y los costos generales variables se incluyen como
inventariables; se excluyen los costos generales fijos en la fabricación los cuales se convierten en gastos del periodos ñeque se incurrieron. 4. de acuerdo con su variabilidad los costos se dividen en: a) Fijos: son aquellos que permanecen constante durante el periodo contable de la empresa. b) Variables: son los que varían proporcionalmente con el volumen de producción c) Semivariables: son aquellos costos que tiene elementos fijos y variables a la vez 5. De acuerdo con la identidad con el producto o procesos los costos se dividen en: a) Costos directos: son aquellos que se pueden identificar plenamente con el producto o con un proceso en particular. b) Costos indirectos: son aquellos que no pueden identificarse con el producto o con un proceso. CONTABILIDAD DE COSTOS DE MANUFACTURA Puede definirse la contabilidad de costos de manufactura, como todo sistema o procedimiento contable que tiene por objeto conocer en la forma más exacta posible, lo que cuesta producir un artículo cualquiera. Una definición más correcta podría ser la siguiente: es un sistema que utiliza la contabilidad financiera para registrar y luego interpretar de la manera más correcta posible, los costos por materiales directos, mano de obra directa y gastos generales de manufactura que son necesarios para elaborar un artículo. Los costos de manufactura, como su nombre lo indica, son propios de las industrias manufactureras o sea aquellas empresas que convierten la materia prima con ayuda de los trabajadores y de las máquinas, en productos terminados. Costos es aquel que se incurre en forma directa o indirecta en la adquisición de un bien o e su producción, y se define como gasto el que se relaciona con las ventas, la administración y la financiación de ese bien o su
producción. Podría decirse también que los costos son egresos necesarios para adquirir o producir bienes y los gastos son egresos necesarios para producir rentas. COSTOS DEL PRODUCTO En un proceso de manufactura de un producto, o una parte específica de este, se pueden apreciar tres elementos: 1. Costo del material directo. La materia prima que interviene directamente en la elaboración de un producto, se denomina material directo, y es el primer elemento de costo. Debe tenerse en cuenta que no toda la materia prima que se usa se clasifica como material directo, por cuanto hay algunos materiales como los aceites y las grasas, por ejemplo, que no intervienen directamente en el proceso y se consideran como indirectos o gastos generales de manufactura. 2. Costo de la mano de obra directa. Se denomina costo de mano de obra directa, o sea el segundo elemento de costo, al pago que se pude asignar en forma directa al producto, tal como los salarios de los obreros que intervienen directamente en la elaboración de los artículos, así como sus prestaciones sociales. No debe clasificarse como mano de obra directa, por ejemplo, el salario, los supervisores, obreros de mantenimiento, celadores y barrenderos, todos ellos considerados como gastos generales de manufacturas. La suma de los dos primeros elementos o sea los materiales directos y la mano de obra directa, es conocida generalmente en los medios industriales como costo primo. 3. Costo de los gastos generales de manufactura. Estos gastos, también conocidos como gastos generales de fábrica o de producción, son todos aquellos que no son ni materiales directos ni mano de obra directa, como tampoco gastos de administración y de ventas. Hacen parte de este tercer elemento de costo, los materiales indirectos, la mano de obra indirecta, los salarios de los empleados de oficinas de fabricas, supervisores, mantenimiento, superintendencia, horas extras, tiempo ocioso, lucro cesante, arrendamiento de fábrica, repuestos de maquinaria, impuestos sobre la propiedad raíz, servicios (agua, luz, teléfono, calefacción, etc.), depreciación de edificios, depreciación de maquinaria, herramientas gastadas, seguros de edificios, depreciación de maquinaria, inventario de
materiales y de mercancía semiterminada, costos de fletes relacionados con el manejo de los materiales y las La suma de los costos por concepto de mano de obra directa y gastos generales de manufacturas, es conocida con el nombre de costos de conversión, o sea las necesidades para convertir los materiales en partes específicas del producto, de un departamento de producción a otro, hasta llegar al producto final. GASTOS DEL PERIODO Los gastos administrativos, o sea los salarios de los gerentes y altos ejecutivos, los impuestos (diferentes al impuesto sobre la renta y complementarios), los salarios de los empleados de oficina de administración, las donaciones, etc., así como los llamados gastos de ventas tales como los salarios y comisiones pagadas a los vendedores, lo fletes, los gastos de publicidad, etc., se denominan generalmente como gastos del período, al igual que los denominados gastos financieros, tales como los gastos de intereses involucrados en la adquisición de prestamos para adquirir bienes o para capitalizar la empresa. Es un principio contable de amplia aceptación, el establecer la diferencia entre los costos del producto y los gastos del período y éste será el punto de vista que se seguirá en este libro. Sin embargo, como ya se había dicho antes, existen otras opiniones que contabilizan como costos de manufactura no solo los materiales directos, la mano de obra directa y los gastos generales de manufactura, sino también los gastos de administración y de ventas y que el costo total del producto sea así o no, depende del criterio de quienes tengan a su cargo la dirección de las empresas. Los gastos del período, cuando así se consideran, irán registrados en el estado de resultados para dar el verdadero valor de las ganancias de una empresa en un determinado período. CUENTAS DE INVENTARIOS EN LA CONTABILIDAD DE UNA EMPRESA INDUSTRIAL. En los procesos de manufactura, en los cuales se utiliza por lo general el sistema de inventario perpetuo, se acostumbra llevar las siguientes cuentas de inventario:
1. Inventario de materiales. En esta cuenta se registran tanto las compras (con un débito), como el uso (con un crédito) de los materiales de manera que el saldo mostrado a final de un período, será el inventario de materiales (inicial) para el período siguiente. La cuenta de inventarios materiales se conoce igualmente con los nombres de inventario materia prima o control de materiales. 2. Inventario trabajo en proceso. En cualquier sistema de costo, inventario de proceso se considera como una cuenta de control, o sea el resumen de tres cuentas auxiliares de inventario de trabajo en proceso por concepto de materiales, mano de obra y gastos generales. En este caso, es trabajo en proceso todo aquello que al terminar un lote o un parte del lote o al finalizar un período, no hubiese sido pasado al almacén y fuese considerado como mercancía terminada. Igualmente, todo lo que al finalizar el período quedase realmente sin terminar. Cuando se hace referencia a esta cuenta se debe recordar que en ella están involucrados los tres elementos de costo, o simplemente alguno de ellos y aquí se abreviará bajo la denominación de inventario TEP, con sus cuentas auxiliares de Inventario TEP (materiales), inventario TEP (mano de obra) e inventario TEP (gastos generales). Todo saldo que aparezca en la cuenta de control de inventario TEP una vez se han contabilizado las unidades terminadas en el período es decir el trabajo en proceso se ha convertido en mercancía terminada, se considera como un verdadero trabajo semiterminado, al cual le falta todavía un proceso de elaboración para convertirse en un producto totalmente elaborado. El costo del trabajo en proceso, es decir, de los artículos o unidades semiterminadas, será estimado en algún porcentaje, como bien se podrá apreciar un poco más adelante en este mismo libro. 3. Inventario mercancía terminada. Esta cuenta da una idea clara del costo de las unidades que han sido terminadas y trasladas al almacén. También aquí cabe recordar que las unidades terminadas al final de un período y no vendidas, cuya evaluación también se verá más adelante en este libro, serán inventario de mercancía terminada inicial para el período siguiente. 4. Inventario de repuestos. En esta cuenta se acostumbra llevar toda clase de repuestos que son comunes en las empresas manufactureras y
que, como se verá más adelante, se contabilizan como gastos generales de manufactura. 1. Inventario de desechos. Varias subcuentas se pueden presentar en este caso, por cuanto en una empresa es común que surjan desechos de materiales, productos defectuosos o dañados, para cada uno de los cuales deberá hacerse el inventario respectivo. CICLO DE LOS COSTOS El llamado ciclo básico de costos, que tendrá ocasión de estudiarse en todos sus detalles comprende lo siguiente: 1. Costo de manufactura del producto 2. Conversión del producto manufacturado en mercancía terminada. 3. venta de los productos terminados DIFERENCIA ENTRE LA CONTABILIDAD DE UNA EMPRESA COMERCIAL Y UNA EMPRESA INDUSTRIAL. Existe una relación estrecha entre la contabilidad de una empresa comercial, y una empresa industrial, hasta e el punto de que en la época actual, las grandes empresas manufactureras han fusionado estos dos aspectos contables en un solo departamento y cada vez se hace más notorio el uso de los computadores electrónicos, no solo para registrar más rápidamente las transacciones comerciales y las diferentes actividades de producción, sino también para analizar e interpretar en una forma más amplia toda la información contable de la empresa. Existen, sin embargo algunas diferencias entre estos dos enfoques contables, por cuanto la contabilidad de una empresa comercial trata con productos elaborados y su principal objetivo es producir estados financieros. La contabilidad de costos de manufactura que igualmente produce estados financieros, tiene como finalidad inicial conocer lo que cuesta producir un artículo, delimitar las áreas de responsabilidad de la producción y constituirse en una herramienta administrativa de mucho provecho para la gerencia.
Si se analizan la contabilidad financiera y la de costos, en relación con sus estados financieros, haciendo hincapié en empresas comerciales y manufactureras, se pueden establecer las siguientes diferencias: Estado de situación. Si se trata de empresas comerciales, habrá una diferencia en las cuentas de inventarios, por cuanto la contabilidad financiera trata en este caso con inventario materiales e inventario mercancía terminada, mientras que en las empresas como la de costos, se consideran además de las anteriores otras cuentas de inventarios tales como inventario trabajo en proceso, inventario repuestos, inventario productos defectuosos, inventario productos dañados, inventario materiales de desechos, etc., cuyo estudio se verá más adelante. Estado de ganancias retenidas. No existen diferencias de ninguna naturaleza en cuanto a este estado, también conocido con el nombre de Estado de utilidades no distribuidas. Estado de resultado. Existe la siguiente diferencia: mientras en lasa empresas comerciales se presenta en este estado una sección que se denomina costo de mercancía vendida, en las empresas manufactureras será un estado de costo de productos manufacturados y vendidos, cuyo conocimiento lógico es esencial para el buen funcionamiento de los costos dentro de una empresa y será por lo tanto objeto de un detenido estudio. Se puede decir finalmente que la contabilidad de costos, que utiliza también la contabilidad financiera para producir estados financieros como un requisito legal y cuyo objetivo primario es conocer lo que cuesta producir un artículo o prestar un servicio, cumple también otras funciones muy importantes, como son el control de la producción con miras a la reducción de los costos y como herramienta de análisis para la toma de decisiones. ESTADO DE COSTO DE PRODUCTOS MANUFACTURADOS Y VENDIDOS El monto de las rentas y los gastos de una empresa manufacturera se puede apreciar claramente en un estado de resultados, tal como se hace en la contabilidad financiera. En costos, sin embargo, es necesario conocer primero el estado de costo de productos manufacturaos y vendidos, que bien puede ser un simple estado de productos fabricados cuando solamente se desea conocer el costo de manufactura de un determinado período, y en
el cual únicamente se tendrá en cuenta los materiales directos, la mano de obra directa y los gastos generales que han sido empleados. Si se conocen los tres elementos del costo, su suma dará el costo de manufactura del producto en el período, al cual bastará sumarle cualquier inventario de trabajo en proceso que hubiese quedado del período anterior y restarle el inventario de trabajo en proceso que quedase como final del actual, para obtener el costo del producto terminado, y a este bastará agregarle el costo del inventario de mercancía terminada que fue final del período anterior e inicial del actual período, y restarle el costo del inventario final del actual periodo, para obtener el costo del producto manufacturado y vendido. Con el conocimiento lógico de este estado, en la forma expuesta anteriormente, no se encontrará ninguna dificultad en la aplicación de las formulas que se derivan de estos enunciados y que se verán un poco más adelante. EJEMPLO DE UN ESTADO DE COSTOS Un estado de costo de productos manufacturados y vendidos, en su forma más simple: COMPAÑÍA HELION S.A Estado de costo de producción manufacturados y vendidos Para el mes de enero Materiales directos usados Mano de obra directa usada Gastos generales de manufactura $ 800.000 1.600.000 400.000 costo productos en proceso durante enero Inventario trabajo en proceso enero 1 Total costo productos en proceso Inventario productos en proceso enero 31 Total costo de productos terminados - Inventario producto terminado enero 1 Total costo de productos terminados Inventario productos terminados enero 31 Total costo productos manufacturados y vendidos 2.800.000 300.000 3.100.000 900.000 2.200.000 500.000 2.700.000 500.000 2.200.000
Para elaborar el estado de costos en la ilustración anterior, se supuso que además de conocer los tres elementos durante el período, existían inventarios de trabajo en proceso y de mercancía anterior, así como final (enero 31). OTRAS FORMAS DE ESTADOS DE COSTOS Con frecuencia, el estado costo de productos manufacturados y vendidos se presenta en una forma de poco diferente, especialmente para efectos didácticos, en el sentido de que hay que averiguar cada uno de los elementos de costo. Para resolver esta situación basta aplicar los conocimientos con respecto al estado de resultados. Un ejemplo de tal situación se puede apreciar en la siguiente ilustración
Inventario materiales enero1 Compra de materiales - descuentos devoluciones y rebajas COMPAÑÍA HELION S.A Estado de costo de producción manufacturados Para el mes de enero Materiales directos usados $ 800.000 50.000 $ 400.000 Compras netas + Fletes entrada $ 750.000 20.000 Total de compras Materiales disponibles - Inventario materiales enero31 Total materiales usados - Materiales indirectos usados 770.000 $1.170.000 290.000 $ 880.000 80.000 = Materiales indirectos usados $ 800.000 Nómina de fabrica Supervisión Mano de obra indirecta Mano de obra directa usada $100.000 100.000 $1.800.000 200.000 Mano de obra directa usada Materiales indirectos usados Salarios de supervisión Mano de obra indirecta Depreciación de maquinaria Arrendamiento de fabrica Gastos generales de manufactura: $ 80.000 100.000 100.000 100.000 20.000 1.600.000 Total gastos generales de manufactura Costo producto manufacturado en enero 400.000 $2.800.000 La forma más moderna de presentación de un estado de resultados de una empresa manufacturera, es la que se muestra en la ilustración
COMPAÑÍA HELION S.A Estado de costo de productos manufacturados y vendidos Para el mes de enero Inventario m/cia. Terminada inicial $7.000.000 Inventario trabajo en proceso inicial $50.000 Inventarios materiales inicial $700.000 Compras $900.000 - Devoluciones (40.000) 860.000 + Fletes entrada 20.000 Compras netas 800.000 Materiales disponibles 1.500.000 Inventario de materiales F (400.000) Materiales utilizados 1.100.000 Materiales indirectos utilizados ( 80.000) Materiales directos utilizados 1.020.000 Mano de obra directa 800.000 Gastos generales de manufactura 500.000 Total costo de productos en proceso 2.370.000 - Inventario final de productos en proceso (650.000) Costos productos fabricados 1.720.000 Total costo de productos de productos terminados 8.720.000 - Inventario mercancías terminadas final (3.800.000) Costo del producto manufacturado Y vendido 4.920.000 COMPAÑÍA HELION S.A Estado de resultados. Para el mes de enero Ventas brutas 10.000.000 - Descuentos devoluciones y rebajas 200.000 Ventas netas 9.800.000 - Costos de mercancías vendidas: Costo inventario mercancías terminadas (inicial) 7.000.000 + Costos mercancías terminadas en el periodo 1.720.000 Mercancías disponibles (en enero) 8.720.000 - Costo mercancías terminadas (final) (3.800.000) Costo mercancía vendida 4.920.000 Ganancia bruta (en ventas) 4.880.000 - Gastos de ventas 1.000.000 Gastos de administración 1.200.000 Total de gastos (en el periodo) 2.200.000 Ganancias netas (antes del impuesto de la renta) 2.680.000
El estado de situación o balance general de una empresa manufacturera, tal como se dijo anteriormente, solo muestra diferencias con el mismo estado de una empresa comercial, en la sección de inventarios, tal como puede apreciarse en la ilustración. Activo COMPAÑÍA HELION S.A Estado de situación Enero 31 Pasivo Activo corriente Caja 352.000 Cuentas por cobrar 256.000 Inventarios de materiales 144.000 De productos en proceso 218.000 Inventario de suministros 90.000 Inventario de repuestos 150.000 De productos terminados 102.000 Total corriente 1.312.000 Activo fijo Edificios 1.668.000 - Depreciación acum. (160.000) 1.508.000 Maq. equipos 800.000 - Depreciación acum. (80.000) 720.000 Total de activo 3.540.000 Pasivo corriente Cuentas por pagar 155.200 Documentos por pagar 120.000 Salarios acum. Por pagar 80.000 Total Pasivo 355.200 Patrimonio Acciones 2.644.000 Ganancias retenidas 540.800 Total patrimonio 3.184.800 Total pasivos + patr. 3.540.000 Y el estado de ganancias retenidas o de utilidades no distribuidas de una empresa manufacturera tiene la misma configuración que el de una empresa comercial, tal como se puede apreciar en la ilustración COMPAÑÍA HELION S.A Estado ganancias retenidas Enero 31 Ganancias retenidas en enero primero 1.000.000 + Ajuste de ganancias retenidas - 0 - + Ganancias del periodo 4.000.000 Ganancias disponibles 5.000.000 - Dividendos (repartidos en el periodo) (1.500.000) Ganancias retenidas enero 31 3.500.000
TALLER: Con base en la siguiente información tomada del libro mayor de la COMPAÑÍA LA CHOCOANITA S. A, en enero 31 fecha mensual de cierre de sus libros; prepare los estados de costos de productos manufacturados y vendidos y ganancias y pérdidas: Inventario de mercancías terminadas a enero 1 $ 200.000 Inventario de materiales a enero 1 250.000 Inventario de productos en proceso a enero 31 400.000 Inventario de productos terminados a enero 31 350.000 Inventario de materiales a enero 31 300.000 Inventario de trabajo en proceso a enero 1 380.000 Nomina personal de fábrica durante el mes 1 660.000 Materiales indirectos consumidos en el mes 300.000 Repuestos utilizados en el mes 190.000 Suministros consumidos en el mes 90.000 Seguros de fabrica del mes 60.000 Compra de materiales durante el mes 2 000.000 Fletes por compra de materiales 50.000 Devoluciones por compras de materiales 10.000 Aportes patronales nomina fábrica 556.000 Depreciación planta y equipos fabrica 70.000 Depreciación equipos administración 25.000 Ventas durante el mes 6 200.000 Descuentos devoluciones y rebajas por ventas 50.000 Servicios públicos de fabrica 70.000 Servicios públicos de administración 20.000
Gastos por ventas durante el mes 150.000 Nomina personal administrativo 996.000 Aportes patronales nomina administración 334.000 Salarios oficinistas fabrica 90.000 Salarios supervisores fabrica 350.000 Salarios mano de obra indirecta 500.000 COSTOS POR ÓRDENES DE FABRICACION DEFINICION El sistema de costos por órdenes de fabricación también conocido con los nombres de costos por órdenes específicas de producción, por lotes de trabajo, o por pedidos de los clientes, es propio de aquellas empresas cuyos costos se pueden identificar con el producto, en cada orden de trabajo en particular, a orden específica. Es asimismo propio de empresas que producen sus artículos con base en el ensamblaje de varias partes hasta obtener un producto final, en donde los diferentes productos pueden ser identificados fácilmente por unidades o por lotes individuales, tales como las industrias tipográficas, las artes gráficas en general, los talleres de mecánica, las sastrerías, etc., y muchas otras de producción en masa de unidades similares o productos hechos a la orden de los clientes. La producción de una sola unidad, por ejemplo, un vehículo, una casa o de unidades idénticas contenidas en una orden de producción, como sería en este último caso la producción de mil libros, hace posible mediante la aplicación del sistema de costos por órdenes de fabricación, e que se pueda identificar en todo momento los costos que tienen relación con el producto o productos finales. El sistema de costos por órdenes de trabajo puede basarse en datos históricos (reales) o en datos predeterminados. En el primer caso, se considera que los elementos de costos son reales, aunque esto en verdad no es esencialmente cierto por cuanto el tercer elemento, los gastos generales de manufactura, solo se pueden calcular para un período corto mediante la utilización de una rata predeterminada de gastos generales,
cuyo estudio se verá ampliamente en posteriores capítulos. En el segundo caso, se tienen en cuenta datos predeterminados que posteriormente se confrontaran, al final de un período, con los datos reales, con miras a mantener un adecuado control e la producción, durante el proceso mismo de elaboración de los artículos. El sistema de costos por órdenes de fabricación que se estudiará a partir del presente capítulo, estará basado en datos históricos, por ser este el sistema que se aplica en gran número de industrias que trabajan a base de órdenes de producción intermitente, en las cuales es posible suspender el trabajo en cualquier operación, en cualquier momento, sin que por ello se perjudiquen el proceso de producción en el lote específico en que se está trabajando. ACUMULACION DE LOS COSTOS En costos por órdenes de trabajo, las empresas deben tener e cuenta, primera instancia, las órdenes de producción que deben ser elaboradas a pedido del departamento de ventas y de acuerdo con las necesidades de los clientes. Para cada una de ellas se emplea una hoja de costos por trabajo, en la cual se van acumulando semanal o mensualmente los costos que por materiales directos, mano de obra directa y gastos generales de manufactura son necesarios para elaborar productos específicos o parte de las unidades que se están produciendo. Trabajo No. 100 sillas metálicas especificaciones: costo total $ 255.000 Período Compañía MNS Hoja de costos por trabajo Iniciación: marzo 31 Terminación: Abril 30 Costo unitario $ 2.550 Materiales Mano de obra Gastos Costos totales directos directa generales 1 período $ 50.000 $ 40.000 $ 20.000 $ 110.000 2 período 40.000 30.000 15.000 85.000 3 período 20.000 20.000 10.000 50.000 Totales $ 110.000 $90.000 $45.000 $ 245.000 Para conocer el costo de manufactura de cada producto, que esencialmente es uno de los principales objetivos de la contabilidad de costos, basta dividir el costo total de manufactura por el número de unidades producidas.
OBJETIVOS DEL SISTEMA Los costos por órdenes de trabajo tienen, entre otros, los siguientes objetivos: 1. Calcular el costo de manufactura de cada artículo que se elabora, mediante el registro adecuado de los tres elementos en las hojas de costos de trabajo. 2. Mantener en forma adecuada el conocimiento lógico del proceso de manufactura de cada artículo. Así es posible bajo este sistema, seguir en todo momento el proceso de fabricación que se puede interrumpir sin perjuicio del producto. 3. Mantener un control de la producción, aunque sea después de que ésta se ha terminado, con miras a la reducción de los costos en la elaboración de nuevos lotes de trabajo. DISEÑO DE UN SISTEMA DE COSTOS POR ORDENES DE TRABAJO La instalación de un sistema de costos por órdenes de trabajo requiere en primer término la elaboración de una carta de flujo de trabajo, en la cual se pueda apreciar en forma clara el proceso de elaboración de los artículos mediante el empleo de materiales directos, mano de obra directa y gastos generales de manufactura. Una forma sencilla de una carta de flujo de trabajo para una orden de producción, es la que se presenta en la ilustración siguiente: Materiales directo Mano de obra directa G. g aplicados Orden de Trabajo Trabajo en proceso Mercancía terminada G. g reales G. g bajo o sobre aplicados Costo de mercancía vendida