Solicitud / Recepción de Nº Nº de Versión / Modificación: 01/00 Fecha de Vigencia: 13/ Normas & s Departamento de Información Hospitalaria
INDICE GENERAL INTRODUCCIÓN Objetivo Alcance Sectores Involucrados Pag.2 Pag.2 Pag.2 DESARROLLO 1. Solicitud de una Donación Pag.2 2. Resolución del Consejo Directivo Pag.4 3. Ingreso de Registración Contable Pag.6 4. Nota de Agradecimiento al Donante Pag.11 Anexo de Formularios Pag.12 1 de 13
INTRODUCCIÓN Objetivo Instrumentar la operatoria para la solicitud y recepción de donaciones de cualquier tipo dentro de la institución, en cumplimiento con las normas impositivas y legales vigentes. Alcance El siguiente procedimiento contempla la operatoria relacionada desde la solicitud de la donación, la aprobación o rechazo del Consejo Directivo, la recepción de la misma dentro de la institución, su registración contable y el agradecimiento al Donante. Sectores Involucrados Todas las áreas del Hospital Italiano, San Justo, Plan de Salud y Anexos. IMPORTANTE En caso de tratarse de donaciones destinadas para la Fundación Instituto Universitario (con personería jurídica propia), ésta deberá seguir los circuitos de acuerdo a lo que establece la Comunicación Interna de Presidencia de fecha 13/. DESARROLLO 1. Solicitud de una Donación ÁREA / SERVICIO Jefe / Responsable 1.a. Confecciona el formulario electrónico de Solicitud de Ingreso de Donación (ver anexo de form.), en triplicado, completando los siguientes campos: Fecha de Emisión Nombre del Área /Servicio /Departamento Solicitante Nombre y Apellido o Razón Social del Donante Domicilio y Postal del Donante CUIT / CUIL del Donante Descripción del Tipo de Donación (Dinero y/o Especie) Monto, Tipo de Moneda, CBU del Donante y Fecha de Donación (cuando se trate de Dinero) 2 de 13
Destino que tendrán los fondos (en caso de dinero especificar que se va a hacer) Bienes Catalogados o Bienes Registrables, Descripción, Valor y Fecha de Donación (cuando se trate en especie) Firma y sello del Jefe o Responsable del área solicitante 1.b. Remite a la Secretaría de Presidencia, los tres juegos del formulario debidamente firmados y sellados, adjuntando la siguiente documentación en caso de corresponder: Fotocopia del Título de Dominio, cuando se trate de un Bien Registrable Fotocopia de la Escritura, cuando se trate de un Bien Inmueble Solicitud de Ingreso (circuito de compras), cuando se trate de un Bien Fungible Asimismo, remite vía correo electrónico una copia del formulario de solicitud con los respectivos datos de la donación. Nota: En caso de tratarse de Espontáneas, la Secretaría de Presidencia será la encargada de iniciar la confección del formulario de solicitud (en estos casos por duplicado), completando aquellos campos que esté en condiciones de integrar, dejando el resto para que lo termine de confeccionar el área / servicio involucrado. SECRETARÍA DE PRESIDENCIA Secretaria 1.c. Recibe el formulario de Solicitud de Ingreso de Donación por triplicado, más correo electrónico con el archivo del formulario de Solicitud. 1.d. Controla la integración de la solicitud junto a la documentación que se adjunta (en caso de corresponder). 1.c.1. No está Correcta: Regulariza o Rechaza la solicitud en caso de faltar datos o documentación. 1.c.2. Está Correcta: Recepciona la solicitud si está correcta, y coloca en los tres juegos del formulario: Nº de Solicitud / Año Firma y fecha de recepción. 3 de 13
Indica si el ingreso fue gestionado o espontáneo colocando una cruz. 1.d. Devuelve un juego del formulario al área / servicio solicitante.(sólo para los casos de Gestionadas donde se completan 3 juegos del Formulario de Solicitud) 1.e. Remite los dos juegos restantes del formulario de solicitud, junto a la documentación complementaria (en caso de corresponder), al Consejo Directivo para su evaluación. 1.f. Registra la Solicitud de Donación, en el libro de Acta correspondiente, registrando entre otros datos el número y año de solicitud. 2. Resolución del Consejo Directivo Aspectos Generales a tener en cuenta En todos los casos la donación deberá ser aprobada o rechazada por el Consejo Directivo, quién contará con un plazo de treinta (30) días corridos a partir de la fecha de recepción de la solicitud. La aprobación del Consejo Directivo tendrá una vigencia de sesenta (60) días corridos, a partir de la fecha de resolución, vencida la misma, el área / servicio solicitante deberá gestionar su renovación. Cabe señalar que entre la resolución y la notificación de la aprobación al área /servicio solicitante no podrá superar las 48 hs. corridas. PRESIDENCIA Consejo Directivo 2.a. Analiza la solicitud UAlternativaU: 2.b.1. Rechaza la solicitud de donación. 2.b.1.a. Registra en el formulario de solicitud el motivo del rechazo (en ambos juegos) 2.b.1.b. Coloca la firma y fecha de resolución (en ambos juegos) 4 de 13
2.b.1.c. Devuelve ambos juegos del formulario de solicitud a la secretaria de presidencia, para ser devuelto al área / servicio solicitante. (continúa en punto 2.c) 2.b.2. Aprueba la solicitud de donación. 2.b.2.a. Coloca la firma y fecha de resolución (en ambos juegos). 2.b.2.b. Devuelve ambos juegos del formulario de solicitud a la secretaria de presidencia, para ser devuelto al área / servicio solicitante. (continúa punto 2.f) SECRETARÍA DE PRESIDENCIA Secretaria USolicitudes RechazadasU: 2.c. Recibe del Consejo Directivo ambos juegos de la solicitud de donación rechazada. 2.d. Remite un juego del formulario de Solicitud al área / servicio solicitante. 2.e.Archiva el juego restante del formulario de solicitud en bibliorato debidamente identificado con la leyenda Solicitud de, en forma secuencial. USolicitudes AprobadasU: 2.f. Recibe del Consejo Directivo ambos juegos de la solicitud de donación aprobada 2.g. Remite un juego del formulario de Solicitud al área / servicio solicitante. 2.h. Comunica la resolución del Consejo Directivo vía correo electrónico a las: Gcia. de Finanzas con copia a Tesorería Gcia. de Custodia Patrimonial Gcia. de Planeamiento y Control de Gestión Gcia. de Suministros (cuando se trate de bienes) Ingeniería de Planta (cuando se trate de obras edilicias) 5 de 13
Nota: Los datos a informar a dichos sectores son los mismos que los que figuran en el formulario de solicitud, por tal motivo se recomienda adjuntar al mail el archivo del formulario con los datos correspondientes. 2.i.Archiva el juego restante del formulario de solicitud en bibliorato debidamente identificado con la leyenda Solicitud de, en forma secuencial. 2.j. Efectúa el control de seguimiento del régimen de vigencia de la donación autorizada (60 días corridos). 3. Ingreso de Registración Contable Aspectos Generales a tener en cuenta El ingreso de donaciones a la institución deberá acordarse previamente entre el área / servicio solicitante y el donante, a los efectos de acordar la fecha y el lugar de ingreso de acuerdo a lo que se establece a continuación. En caso de tratarse de donaciones de Bienes de uso, el área / servicio solicitante deberá comunicar al donante el lugar de entrega (depósito) correspondiente, de acuerdo al tipo de especie que corresponda. Al momento de recibirse la donación en la institución. 3.a. UPara donaciones en Dinero ÁREA / SERVICIO Jefe / Responsable 3.a.1. Da aviso vía correo electrónico a los sectores de: Finanzas con copia a Tesorería Custodia Patrimonial Secretaría de Presidencia, Informando la llegada de la donación, haciendo mención del número y año de la solicitud. 6 de 13
Nota: En caso de tratarse de Espontáneas recibidas en la propia Secretaría de Presidencia, será esta misma la que dará aviso de la presencia del donante a: Finanzas con copia a Tesorería Custodia Patrimonial 3.a.2. Deriva al donante al sector de Tesorería, a los efectos que entregue el efectivo o cheque. Nota: En caso de tratarse de Espontáneas recibidas en la propia Secretaría de Presidencia, la misma deriva el caso (previo registro en el libro de actas correspondiente) junto a los dos juegos del Formulario de Solicitud ya iniciados al sector de Tesorería a los efectos de que se entregue el efectivo o cheque. TESORERÍA Tesorero / Administrativo 3.a.3. Recibe el efectivo o cheque del donante 3.a.4. Emite recibo por triplicado en el NSI a nombre del donante, ingresando entre otros datos el número y año de solicitud. Al emitirse el recibo tesorería efectúa la imputación contable informada por contaduría: Cuentas de valores 110.100* (efectivo / cheque) ó Bancos 110.14* (transferencias) a en Dinero 500.600.100 3.a.5. Entrega un juego del recibo al donante. 3.a.6. Remite una copia del recibo a Secretaría de Presidencia. 3.a.7. Un juego queda en el sector de cajas - Tesorería 3.a.8. Da aviso vía correo electrónico al sector de Impuestos, informando los datos de la donación y el Nº de recibo. 7 de 13
SECRETARÍA DE PRESIDENCIA 3.a.9. Archiva en el legajo de la Donación el Recibo enviado por Tesorería. 3.a.10. Registra en el Acta del Consejo Directivo el ingreso de la Donación, enviando una copia de la misma a las Gerencias de Custodia Patrimonial y Financiera, conjuntamente con los datos requeridos por la AFIP sobre el donante. 3.b. UPara donaciones en Especie Bienes de Uso No Registrables / Bienes de Cambio ÁREA / SERVICIO Jefe / Responsable 3.b.1. Idem punto 3.a.1. Nota: En caso de tratarse de donaciones espontáneas recibidas en la propia Secretaría de Presidencia, será esta misma la que dará aviso de la presencia del donante a: Finanzas con copia a Tesorería Custodia Patrimonial Sector / Servicio de destino 3.b.2. Deriva al donante al sector de Depósito, a los efectos que entregue los bienes. Nota: En caso de tratarse de Espontáneas recibidas en la propia Secretaría de Presidencia, la misma deriva el caso (previo registro en el libro de actas correspondiente) junto a los dos juegos del Formulario de Solicitud ya iniciados al sector de Depósito a los efectos de que se entreguen los bienes. DEPÓSITO Jefe / Responsable 3.b.3. Recibe los bienes del donante. 3.b.4. Ingresa el informe de recepción en el sistema SAF / SAC según corresponda. 8 de 13
3.b.5. Emite el formulario de Informe de Recepción por duplicado a través del sistema SAF.(ver anexo de formularios). Al emitirse el Informe de Recepción se imputa contablemente a las siguientes cuentas: Bienes de cambio110.40* (dependiendo cual sea el bien) ó Bienes de Uso 120.51* (dependiendo cual sea el bien) a en Especie 500.600.200 3.b.6. Realiza la valuación de la mercadería recibida, tomando el criterio de valuación de mercado, valor de reposición o valor residual según corresponda. 3.b.7. Remite una copia del informe de recepción a Secretaría de Presidencia. 3.b.8. Remite ambos juegos del formulario de Informe de Recepción al área de Contaduría. CONTADURÍA Jefe / Responsable 3.b.9. Recibe los dos juegos del formulario de Informe de Recepción, sella / firma y devuelve un juego al depósito. SECRETARÍA DE PRESIDENCIA 3.b.10. Archiva en el legajo de la Donación el Informe de Recepción enviado por el depósito 3.b.11. Registra en el Acta del Consejo Directivo el ingreso de la Donación, enviando una copia de la misma a las Gerencias de Custodia Patrimonial y Financiera, conjuntamente con los datos requeridos por la AFIP sobre el donante. 9 de 13
3.c. UPara donaciones en Especie Bienes de Uso Registrables ÁREA / SERVICIO Jefe / Responsable 3.c.1. Idem punto 3.a.1. 3.c.2. Deriva al donante al sector de Activo Fijo para que entregue la documentación. CUSTODIA PATRIMONIAL - ACTIVO FIJO 3.c.3. Recibe la documentación correspondiente del donante. 3.c.4. Realiza el proceso de verificación de Titularidad. 3.c.5. Notifica a través de un informe a la Secretaría de Presidencia y adjunta el original de la escritura, quedándose con una copia de la misma. 3.c.6. Contabiliza el ingreso de los bienes a través del siguiente asiento contable: Bienes de Uso 120.51* (dependiendo cual sea el bien registrable) a en Especie 500.600.200 SECRETARÍA DE PRESIDENCIA 3.c.7. Archiva en el legajo de la Donación la Notificación enviada por Custodia Patrimonial. 3.c.8. Registra en el Acta del Consejo Directivo el ingreso de la Donación, enviando una copia de la misma a las Gerencias de Custodia Patrimonial y Financiera, conjuntamente con los datos requeridos por la AFIP sobre el donante. 3.c.9. Remite el Original de la Escritura a la escribanía correspondiente para su registración. 10 de 13
4. Nota de Agradecimiento al Donante SECRETARÍA DE PRESIDENCIA Secretaria 4.1. Confecciona carta modelo de agradecimiento al donante por duplicado. 4.2. Remite la carta al Presidente de la Institución para su firma. Presidente 4.3. Firma y sella ambos juegos de la carta de agradecimiento. Secretaria 4.4. Despacha ambos juegos por la permisionaria del correo con acuse de recibo. Al momento de recibir la copia de la carta recibida por el donante 4.5. Recibe del correo la copia de la carta con el acuse de recibo por parte del donante. 4.6. Archiva la copia de la carta dentro del legajo de la donación correspondiente. 11 de 13
ANEXO DE FORMULARIOS UModelo de Formulario de Solicitud de Ingreso de A completar por la Secretaría de Presidencia 12 de 13
UModelo de Formulario de Informe de Recepción 13 de 13