PAPIRO. Un sistema de conservación, digitalización, gestión y socialización de información documental para los archivos en Cuba. Delio G. Orozco González. Víctor Fernández Bertot. Archivo Histórico Municipal. DESOFT Mártires de Viet-Nam No. 208 Villuendas No. 187. entre Masó y Maceo. Entre Masó y Pedro Figueredo. Manzanillo, Granma, Cuba. Manzanillo, Granma, Cuba. Teléfono: 5-7148. Teléfono: 5-2406. arhmzllo@granma.inf.cu vfernandez@mzo.grm.desoft.cu 1
RESUMEN PAPIRO, es un producto informático de uso libre que emplea herramientas igualmente libres y permite conservar documentación de valor histórico al evitar su manipulación; pues, al digitalizarse el documento, este se consulta en formato electrónico. Esta versión incluye también la gestión de publicaciones periódicas, especialmente revistas. La consulta de los documentos, puede ser realizada a través de una eficiente gestión que permite recuperar información por todas las variables de almacenamiento (campos de obligatoria presencia según la norma ISAD-G para intercambio internacional), en la base de datos; mientras, la posibilidad de colocar en la red de redes dichas bases de datos y las imágenes de los documentos, no sólo democratiza la accesibilidad documental; sino, que ahorra recursos materiales y tiempo, haciendo más eficaz y eficiente el proceso de búsqueda e investigación documental. Está concebido para correr bajo la plataforma Windows en las versiones 2000 y XP. Los formatos de imagen de los documentos están en Pdf, estructura de uso común y gran poder de compresión, y para su consulta en la red se diseñó un método de gestión dinámica con páginas Php. El sistema se emplea hace un año en el Archivo histórico de la ciudad, y si bien fue diseñado para su empleo en repositorios históricos, también puede aplicarse en archivos de gestión, resultando al mismo tiempo un intento pionero -por lo menos en Cuba-, al vincular la gestión de bases de datos con las imágenes de documentos originales digitalizados, contribuyendo de este modo a su conservación y socialización. Palabras claves: /software/ /gestión documental/ /archivos/ 2
INTRODUCCION A partir de las bondades de las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones (NTIC), principalmente accesibilidad y bajo costo, con el agregado de su penetración casi absoluta en todas las estructuras del tejido humano contemporáneo, junto al estado de deterioro documental en nuestros repositorios, además de la carestía y escasez de equipos para crear laboratorios de conservación y restauración; la necesidad de dar un paso adelante en la necesaria conservación del patrimonio documental utilizando las novedades tecnológicas se hizo evidente. Al mismo tiempo, el estudio de las posibilidades de las NTIC, viabilizaron la comprensión de amplificar los métodos de consulta documental y así ahorrar tiempo y recursos. Sin embargo, seríamos deshonestos, si dijéramos que este proyecto nació como resultado único de un madurado y sosegado análisis de tales presupuestos teóricos; cuando, el hecho cierto es que el mismo se perfiló en nuestras mentes, como respuesta a un proyecto con la Universidad del Sur de la Florida en Tampa (USF), que, al no poder concretarse, nos dejó la profunda compresión de tal necesidad. Al menos, para orientarnos en este sentido, sirvió la pretensión conjunta de llevar a formato digital la información que, vinculada con Tampa y las guerras de independencia en Cuba, se atesora en el Archivo y la Biblioteca Nacional de Cuba. 3
OBJETIVO GENERAL Desarrollar y establecer, en el ámbito de los Archivos de Cuba, los procedimientos y estándares para el procesamiento digital del patrimonio de base documental, con el objeto de contribuir a la preservación y divulgación de dicho acervo; además, facilitar el proceso investigativo y conocimiento de la historia y cultura cubanas a partir de una amplia socialización documental; finalmente, ofrecer una herramienta que contribuya a una mayor eficacia de la gestión administrativa. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1.-Ofrecer una alternativa a la conservación preventiva en los repositorios cubanos. 2.-Promover la difusión de los documentos en formato digital por parte del Sistema Nacional de Archivos y otros centros atesoradores de documentos. 3.-Crear, facilitar y desarrollar mecanismos para el trabajo en redes (networking), en la Red de Archivos de la República de Cuba. 4
MATERIALES Y MÉTODOS El diseño de PAPIRO se realizó en Delphi 7.0. Es un sistema con dependencias, pero su instalador ofrece los programas que el mismo necesita para su correcto funcionamiento: MySQL 4.1.7, MyODBC -Conector-3.51.10, MyManager y Acrobat Reader 6.0. Si bien es cierto que la aplicación corre sobre una sola plataforma, propietaria además (Windows), se diseñó de modo tal que sus dependencias sean sobre programas de uso totalmente libre. Fue el análisis el principal método del conocimiento empleado para el diseño de esta herramienta, ello permitió concebir un programa que cumpliera los siguientes requisitos: Jurídicos: al no ser software propietario ninguna de las herramientas que emplea, puede usarse y distribuirse libremente sin temor a reclamaciones de ningún tipo. Económicos: no ha sido necesario hacer ninguna erogación monetaria para el pago de licencias, y, como los resultados y documentos se publicarán en el WEB, el dinero que es necesario invertir en viáticos y transporte puede disminuir e incluso eliminarse toda vez que el investigador encuentre en la red la información que necesita. Además, la eficiencia y eficacia de la gestión documental aumenta por las posibilidades de recuperación que aportan las NTIC. Culturales: abre vías de difusión al patrimonio nacional pues las copias digitales se pondrán a disposición de los que tengan acceso a la red, de este modo y desde una visión diferente, podrá difundirse la verdad histórica y cultural del país en contraposición a los intentos de silenciar o tergiversar, tendencia deculturadora de los grandes centros de poder, las identidades nacionales. Conservación: evitará el deterioro físico de los documentos producto de la manipulación documental, en tanto, la consulta será digital. Socialización: aumentará los niveles por cuanto las normas de restricción y acceso impuestas a diferentes tipos de usuario, sobre todo en función de la conservación, quedan eliminadas. Estandarización: Con el objetivo de evitar incompatibilidades y como resultado de ella la incomunicación, se han empleado campos y lenguajes establecidos según 5
normas internacionales, específicamente la Norma ISADG (Norma Internacional de Descripción Archivística) 6
RESULTADOS Un programa de computación que gestiona bases de datos de documentos de archivos y publicaciones periódicas con acceso a las imágenes de los documentos, las cuales, pueden ser consultadas in situ o a través de la red. Tiene dos modos de acceso: Administrador y Usuario. Acceso en modo Usuario. En este modo, podrán realizarse las consultas por todos los campos de las bases de datos y el usuario acceder a las imágenes de los documentos que le interesen; incluso, es posible imprimir reportes de sus consultas, esto es, datos e imágenes. El usuario podrá hacer una consulta sobre todos los documentos, un determinado número de documentos, o una parte de un documento. Estas consultas pueden ser distribuidas electrónicamente, de modo que el usuario puede guardar para si el resultado de las mismas cuando accede a los fondos desde una estación de trabajo o desde la WEB. Acceso en modo Administrador. Es el corazón del sistema; en tanto, aquí se crean los fondos que no son más que la combinación de los datos y las imágenes de los documentos. En este modo se registran dos procesos esenciales: a) Captación de datos. b) Digitalización de documentos. El módulo permite la publicación en Internet de los datos captados y las imágenes digitalizadas; lo cual, ofrece un alto nivel de socialización de la información documental. Con el objeto de estandarizar el sistema, los campos de la base de datos, construida en MySQL, se diseñaron según la Norma Internacional de Descripción Archivística (ISAD-G), que establece 6 campos obligatorios para el intercambio internacional de información: Código de Referencia, Título, Productor, Fecha, Nivel de Descripción, Extensión de la Unidad de Descripción. 7
Para una mayor eficacia del proceso de búsqueda y consulta, se adicionó también el campo Contenido, espacio en el cual se verterá un resumen de la temática abordada por la unidad documental descrita y uno para reseñar instituciones. Cuenta también la base de datos, con tres campos adicionales que permiten recuperar información por los clasificadores de Materia, Geográfico y Onomástico. En el caso de las publicaciones periódicas, la base de datos cuenta con los siguientes campos: Nombre de la Publicación, Código, Título, Autor, Fecha, Tipo (Editorial, Crónica, Ensayo, Anuncio, Reseña Bibliográfica ), Página. Al igual que los fondos documentales, cuenta esta base de datos con los campos de contenido, institución, además de los de materia, geográfico y onomástico. La digitalización de los documentos se hace desde el mismo sistema y en formato Pdf, estructura empleada a su vez para la visualización de los mismos en el modo de usuario y para la publicación y descarga de estos desde Internet; acción practicada en la Página de Fondos de la institución atesoradora mediante una gestión que emplea Php. 8
CONCLUSIONES 1.-Papiro ha de erigirse, por sus bondades, en útil herramienta de gestión, conservación y socialización documental en Archivos y Centros de Información; también, permitirá una ágil gestión sobre fondos de publicaciones periódicas. 2.-Al hacer suya una filosofía de trabajo, a tono con los nuevos tiempos, donde tecnología y necesidades van de la mano, puede servir de referencia para la estructuración de otros sistemas de gestión de datos e imágenes, como elementos probatorios de cualquier quehacer. 9
BIBLIOGRAFÍA 1.-Fernández Pacheco, Juan Ramón y González Díaz, Rafaela. Escuela iberoamericana de Archivos. Experiencias y materiales: conservación y reproducción. Madrid, 1999. 2.-Northeast Document Conservation Center. Manual para proyectos digitales: una herramienta de gestión para preservación y acceso. Andover, Massachussets, 2000. 3.-www.gnu.org/copyleft/fdl.html. Sobre software libre [Compilación de ensayos sobre software libre. Grupo de Sistemas y Comunicaciones]. Universidad Rey Juan Carlos. 10