DIRECCIÓN DE ASISTENCIA A LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA MUNICIPAL

1 DIRECCIÓN DE ASISTENCIA A LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA MUNICIPAL GUIA DE USUARIO (FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA) 1 GUATEMALA, DICIEMBRE DE 2016

2 CONTENIDO 1. FORMULACION DE INGRESOS:... 4 1.1. Apertura de Formulación:... 4 1.2. Clasificador de rubros de ingreso para formulación:... 5 1.3. Escenarios Presupuestarios:... 7 Crear:... 7 Detalle:... 8 Techos Presupuestarios:... 10 Imprimir:... 10 Aprobar:... 11 2. FORMULACION DE EGRESOS... 12 2.1. Mantenimiento de Estructuras de gastos:... 12 Creación de Programas:... 13 Crear:... 13 Modificar:... 14 Borrar:... 15 Creación de Subprogramas:... 15 Creación de Proyectos:... 16 Creación de Actividades:... 17 Creación de Obras:... 18 Creación de Objetos de Gasto:... 18 Modificar:... 20 Borrar:... 21 Clasificadores Temáticos:... 23 2.2. Escenarios Presupuestarios:... 24 Crear:... 25 Detalle:... 25 Imprimir:... 27 Techos Presupuestarios:... 28 Aprobar:... 29 2.3. Reporte de Estructuras Presupuestarias:... 29 3. VINCULACION PLAN PRESUPUESTO:... 31 4. APROBACION ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO:... 32 5. APROBACION DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO:... 33 5.1. Aprobar el escenario presupuestario de Ingresos... 33 5.2. Aprobar el escenario presupuestario de Gastos... 33 2 5.3. Aprobar Proyecto de Planes... 33 5.4. Vinculación Plan-Presupuesto:... 34

3 5.5. Aprobación Proyecto de Presupuesto:... 35 6. REPORTES POR CLASIFICADOR TEMATICO:... 37 6.1. Reporte por Clasificador Temático: (Anteproyecto de Presupuesto)... 37 6.2. Reporte por Clasificador Temático: (Proyecto de Presupuesto)... 38 3

4 FORMULACION PRESUPUESTARIA (SICOINGL) 1. FORMULACION DE INGRESOS: 1.1. Apertura de Formulación: Para dar inicio al proceso de Formulación Presupuestaria, es necesario realizar la apertura de formulación, para el efecto debe ingresar al ejercicio vigente o Activo, luego seguir la ruta que se detalla a continuación: Formulación Anteproyecto de Presupuesto Ingresos Apertura de formulación Al realizar la acción anterior, el sistema mostrara la siguiente pantalla, en la que se muestra el ejercicio sobre el cual se formulará y luego dar clic al icono Grabar para realizar la apertura. El sistema devolverá el siguiente mensaje, quedando habilitado el nuevo ejercicio de formulación. Nota: Para poder elegir el ejercicio EN FORMULACION, debe salir del ejercicio actual o Activo y volver a ingresar al sistema seleccionando el nuevo ejercicio, como se muestra a continuación: 4

5 1.2. Clasificador de rubros de ingreso para formulación: Luego de ingresar al ejercicio en formulación, se debe iniciar con formular los ingresos, para ello se deben elegir cada uno de los rubros a utilizar, para lo cual se debe seguir la ruta que se detalla a continuación: Formulación Anteproyecto de Presupuesto Ingresos Clasificador de rubros de ingreso para formulación El sistema devolverá la siguiente pantalla, en la cual se muestran todos los rubros presupuestarios que se pueden formular, para lo cual se deben desplegar y seleccionar cada uno de los rubros presupuestarios que se van utilizar en la entidad y en los casos en que aplique se debe seleccionar Centro de Costo, de lo contario elegir la opción Sin Centro de Costo, luego dar clic al icono Grabar. 5

6 El sistema desplegara el siguiente mensaje: Nota: Cuando una entidad incluya Centros de Costos, para crearlos debe seguir la ruta que se detalla a continuacion: Mantenimiento Formulación Centro de Costo Al seleccionar la ruta anterior, la pantalla siguiente muestra los Centros de Costo Creados y para agregar uno nuevo se debe dar clic a la opción Crear A continuación se debe ingresar el número correlativo del nuevo Centro de costo y una Descripción, luego dar clic en la opción Crear, quedando creado el nuevo centro de costo para poder elegir al momento de la selección el rubro presupuestario a formular. 6

7 1.3. Escenarios Presupuestarios: Luego de habilitados los rubros de ingresos que serán los generadores de fuentes financieras para la Municipalidad, deberá crearse el escenario presupuestario de ingresos para lo cual seguirá la ruta que se detalla a continuación: Formulación Anteproyecto de Presupuesto Ingresos Escenarios Presupuestarios Crear: Al seguir la ruta anterior, el sistema mostrara la siguiente pantalla en la que se deberá agregar el escenario dando clic al icono Crear. En la pantalla siguiente debe ingresar una descripción y observaciones al escenario que se crea y dar clic al icono Crear. El sistema devolverá el siguiente mensaje: 7

8 Nota: Es importante considerar en este apartado que se pueden crear tantos escenarios presupuestarios de ingresos que muestren diferentes opciones de ingresos de acuerdo a las políticas internas de la entidad, sin embargo al final se debe aprobar uno de ellos. Detalle: El siguiente paso es el ingreso de los montos a cada uno de los rubros presupuestarios, para lo cual se debe seleccionar el escenario creado y dar clic a la opción Detalle. Al seleccionar la opción anterior, el sistema desplegara la pantalla siguiente, en la que se debe ingresar el monto de cada uno de los rubros presupuestarios agregados como se muestra a continuación: Se debe realizar una programación de recaudación de cada uno de los rubros presupuestarios que se están formulando, para lo cual debe dar clic al icono Detalle que se muestra a continuación: 8

9 En la pantalla siguiente se deben ingresar los montos de acuerdo al comportamiento que se estima pueden tener la ejecución de ingresos del rubro seleccionado en cada uno de los meses, luego se debe dar clic al icono Modificar prestando especial cuidado que el monto total de los meses sea igual al total estimado para el rubro seleccionado. Después de grabar la información el sistema devuelve la siguiente pantalla: Después de ingresar los montos y realizar las programaciones de recaudación en cada uno de los rubros, queda grabada la información en el escenario presupuestario elegido. 9

10 Techos Presupuestarios: Para verificar la información por fuente de financiamiento, se debe seleccionar el escenario y dar clic en la opción Techos Presupuestarios como se muestra a continuación: El sistema desplegara la siguiente pantalla, en la que se muestra el detalle de los techos presupuestarios por fuente de financiamiento, luego de verificar se debe dar clic en Salir. Imprimir: Antes de Aprobar el escenario presupuestario, éste se debe imprimir seleccionando el expediente y dando clic al icono Imprimir como se muestra a continuación: El sistema devuelve la siguiente pantalla donde se debe dar clic al icono Continuar. 10

11 El sistema devolverá el siguiente reporte en el cual se detalla el Monto Asignado en cada una de las estructuras presupuestarias a nivel de Anteproyecto de Presupuesto. Aprobar: A continuación se debe seleccionar el escenario presupuestario y dar clic al icono Aprobar. El sistema devolverá el siguiente mensaje, quedando aprobado el escenario seleccionado: 11

12 2. FORMULACION DE EGRESOS Para realizar la Formulación de Gastos en la herramienta SICOINGL, para el ejercicio que se presupuesta es necesario ingresar al Menú de Opciones en el apartado de Formulación y realizar las acciones que se detallan a continuación: Formulación Anteproyecto de presupuesto Gastos Mantenimiento de Estructuras de gastos 2.1. Mantenimiento de Estructuras de gastos: Después de ingresar a esta opción el sistema muestra en el lado izquierdo de la pantalla el apartado de Egresos con el detalle de los programas que se generan automáticamente a partir del Plan Operativo Anual Preliminar aprobado desde el módulo de Planes; por lo que en el detalle de los egresos: los Programas, proyectos, actividades u obras se crean a partir del tipo de Intervención que se generó en el Plan. Así pues si la intervención corresponde a un Proyecto que Forma Capital Fijo en el SNIP, en la formulación se creara una obra y si corresponde a un proyecto que NO genera Capital Fijo se creara una actividad como se detalla a continuación: 12

13 Creación de Programas: Crear: Para el caso de aquellos Resultados estratégicos que responden a Planes de Desarrollo Municipal y que fueron creados de esta forma en la Planificación no se verán reflejados en los programas o proyectos que se crean automáticamente, por lo que para estos casos deberán ingresarse de forma manual a través de las opciones que aparecen en la pantalla, iniciando desde la creación de Programa, subprograma, proyecto, actividad u obra; este mismo procedimiento aplica para el Programa de Actividades Centrales; para lo cual deberá seleccionar el icono Crear como se muestra a continuación: Luego de seleccionar el icono Crear se muestra la pantalla en la que se deben completar los campos habilitados, sin embargo para el caso de Actividades Centrales corresponde el valor 1 y automáticamente se completan los campos de Nombre y Descripción y dar clic nuevamente el icono Crear como se detalla a continuación: El sistema devolverá el mensaje siguiente: 13

14 Nota: Los programas que se generan automáticamente están identificados hasta el programa 22. Para todos los programas que se deseen agregar de forma manual se iniciaran a partir del programa 23 en adelante. Modificar: En cada uno de los niveles de creación de estructuras se podrán modificar las mismas seleccionando en este caso el Programa y dando clic en el icono Modificar como se muestra a continuación: El sistema devuelve la pantalla en la que deberá confirmar la información que se está agregando o modificando y que corresponda a lo previamente registrado desde la Planificación, posteriormente dar clic al icono Modificar como se muestra a continuación: El sistema devolverá el siguiente mensaje: Nota: El sistema mostrará en la parte izquierda de la pantalla la estructura creada. 14

15 Borrar: Después de registrado un programa y éste no corresponda al orden de registro en Planificación o el nombre del mismo, deberá utilizar la opción Borrar como se muestra a continuación: El sistema devolverá la siguiente pantalla en la que se debe confirmar la acción: Posteriormente devolverá la siguiente pantalla: Creación de Subprogramas: Para continuar con la creación del subprograma se debe desplegar la estructura y seleccionar el programa y luego dar clic a la opción Crear. 15 El sistema devolverá la siguiente pantalla en la que se deberán completar los campos correspondientes y dar clic al icono Crear.

16 El sistema devolverá el siguiente mensaje: Creación de Proyectos: Para la creación de la categoría Proyecto, se debe desplegar la estructura en la parte izquierda, seleccionar el subprograma y dar clic en la opción Crear. El sistema muestra la siguiente pantalla donde se deberán ingresar la información del proyecto y dar clic a la opción Crear : El sistema devuelve el siguiente mensaje: 16

17 Nota: Para el caso de Actividades Centrales por ser gastos de funcionamiento la pantalla anterior no tiene asociado el campo del SMIP, sin embargo cuando se trata de la creación manual de un proyecto para un resultado o producto derivado de una planificación municipal la pantalla se mostrará de la siguiente manera: Creación de Actividades: Luego del registro de la categoría Proyecto corresponde agregar la o las actividades, se debe desplegar la estructura en la parte izquierda de la pantalla, seleccionar el proyecto al que se le agregaran actividades y dar clic a la opción Crear como se muestra a continuación: El sistema devolverá la siguiente pantalla en la que se deben completar los campos habilitados para el efecto y dar clic al icono Crear : Posteriormente el sistema devuelve el siguiente mensaje: 17

18 Creación de Obras: Para la creación de la categoría obra, se debe desplegar la estructura en la parte izquierda, seleccionar la actividad y dar clic a la opción Crear : Por ser una estructura presupuestaria de funcionamiento, esta no tiene obra por lo que el sistema de forma automática la crea sin obra, luego dar clic al icono Crear como se muestra a continuación: El sistema devolverá el mensaje de Operación realizada con Éxito. Creación de Objetos de Gasto: Después de creadas las categorías programáticas hasta el nivel de obra, corresponde la creación de Renglones, para lo cual se debe elegir la categoría obra de cada estructura y luego en la pantalla del lado derecho dar clic en la opción Crear. 18

19 Se desplegara la siguiente pantalla, en la que para cada una de las estructuras presupuestarias a crear se deben seleccionar las siguientes opciones: Objeto del Gasto: Se debe seleccionar el renglón de gasto. Fuente de Financiamiento: Se debe elegir la fuente con la que se financiara el renglón de gasto seleccionado. Detalle de fuente de financiamiento Consejo de Desarrollo: Se debe seleccionar a nivel de detalle la fuente específica del CODEDE. SMIP: Cuando la estructura corresponda a un proyecto, éste se carga automáticamente, como referencia; si el gasto es de funcionamiento la referencia será Sin Proyecto, no se hará ninguna selección. Centro de Costo: Se debe seleccionar el centro de costo cuando corresponda, de lo contrario se debe seleccionar la opción Sin Centro de Costo. Finalidad, Función y División: Se debe seleccionar en base al destino del gasto, de acuerdo al Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala. Luego de seleccionar las opciones anteriores, se debe dar clic en la opción Modificar. Nota: Cuando un el renglón presupuestario corresponda a inversión, en la pantalla se mostrara en el campo de SMIP el número que se haya asociado desde el POA en el registro de la Intervención. Luego de completar cada uno de los campos se deberá dar clic al icono Modificar como se muestra a continuación: 19

20 El sistema devuelve el siguiente mensaje de Operación Realizada con éxito. En la pantalla a nivel de renglón se mostrará la información siguiente: Modificar: Cuando una estructura presupuestaria requiere modificarse en alguno de los campos previamente ingresados, deberá seleccionar el renglón de gasto y dar clic al icono Modificar como se detalla a continuación: 20

21 El sistema devuelve la siguiente pantalla en la que se debe efectuar los cambios en los campos que se requieran y posteriormente dar clic al icono Modificar. El sistema devuelve el mensaje siguiente Borrar: Si por alguna razón los renglones presupuestarios no corresponden, se podrán borrar en opción que se indica a continuación: 21

22 El sistema devuelve la siguiente pantalla donde se deberá confirmar la acción en el icono Modificar : El sistema devuelve el siguiente mensaje: 22

23 Clasificadores Temáticos: Cuando una estructura ha sido creada hasta el nivel de objeto de Gasto, inmediatamente después es necesario agregar uno o varios clasificadores temáticos, si y solo si la actividad o proyecto responde a dicho clasificador o clasificadores. Se selecciona a nivel de renglón presupuestario, se da clic al icono Clasificador Temático. Inmediatamente después se muestra la siguiente pantalla en la que deberá dar clic al icono Crear : El sistema mostrara el listado disponible de los clasificadores temáticos, de los cuales se selecciona el que corresponda a la estructura, completando cada uno de los campos que se detallan a continuación: Clasificador Temático: Identifica la ruta que corresponde al Clasificador Temático a que se refiera la estructura que se ha registrado: 23

24 Código de Clasificador Temático: Luego de agregar el campo de Código de Clasificador Temático, se deberá dar clic al icono Modificar como se observa a continuación: El sistema devolverá el siguiente mensaje: En la pantalla aparecerá un listado con los clasificadores que se hayan asociado al renglón de gasto previamente seleccionado como se muestra a continuación: 2.2. Escenarios Presupuestarios: Después del registro de todos los renglones presupuestarios, el siguiente paso es la creación de los escenarios presupuestarios, para lo cual se debe seguir la ruta que se detalla a continuación: Formulación Anteproyecto de Presupuesto Gastos Escenarios Presupuestarios 24

25 Crear: Al seleccionar la opción anterior, se desplegara la siguiente pantalla, en la que se deberá dar clic en la opción Crear En la pantalla siguiente se debe ingresar la descripción y observaciones luego dar clic en Crear. El sistema devuelve el siguiente mensaje: Detalle: Posteriormente se debe seleccionar el expediente creado y dar clic en la opción Detalle como se muestra a continuación: 25

26 El sistema devuelve la siguiente pantalla en la que se deben ingresar los montos a cada una de las estructuras presupuestarias creadas y en el icono de detalle agregar la programación de los gastos de dicha estructura, como se muestra a continuación: En el detalle de los renglones, es importante considerar la frecuencia en la utilización y uso de gastos de la estructura; si este será: mensual, bimestral, semestral, etc.; para que se programe de esa misma forma, posteriormente dar clic en Modificar como se muestra a continuación: El sistema devuelve el siguiente mensaje: 26 Luego de haber ingresado cada una de las estructuras y su detalle, el escenario presupuestario mostrará el monto total de egresos que será igual al total del escenario presupuestario de ingresos; como se muestra a continuación:

27 Imprimir: Previo a la aprobación del escenario presupuestario se debe revisar cada una de las estructuras creadas seleccionando el expediente y dando clic al icono Imprimir : El sistema devuelve la siguiente pantalla en la que se deberá dar clic al icono Continuar : 27

28 El sistema genera el siguiente reporte con el detalle de las estructuras ingresadas: Techos Presupuestarios: Previo a la aprobación del escenario presupuestario de egresos, es importante verificar los techos presupuestarios por fuente de financiamiento, los cuales se pueden verificar, seleccionando el expediente creado del escenario y dando clic en la opción Techos presupuestarios : 28

29 El sistema devuelve la siguiente pantalla en la que se puede consultar el techo formulado por fuente de financiamiento y el tipo de presupuesto con sus respectivos porcentajes utilizados. Posteriormente para retornar se debe dar clic en la opción Nivel anterior : Aprobar: Después de la verificación de los techos presupuestarios, se debe elegir el escenario presupuestario y dar clic en la opción Aprobar : El sistema devuelve la siguiente pantalla, quedando aprobado el escenario seleccionado: 2.3. Reporte de Estructuras Presupuestarias: Para generar el Reporte de Estructuras Presupuestarias, es necesario seguir la ruta que se detalla a continuación: Formulación Anteproyecto de presupuesto Gastos Reporte de Estructura Programática 29

30 El sistema devuelve el siguiente reporte en el que se detallan las estructuras presupuestarias y los SMIP asociados a las mismas: 30

31 3. VINCULACION PLAN PRESUPUESTO: Después de la formulación de ingresos y egresos, se debe proceder a la vinculación del Plan Presupuesto. Para dar inicio a este proceso se debe seguir la ruta que a continuación se detalla: Formulación Anteproyecto de Presupuesto Vinculación Plan Presupuesto Al seleccionar la opción anterior, el sistema desplegara la siguiente pantalla, en la que se muestra del lado izquierdo la información del Plan Operativo Anual POA- y del lado derecho la información del presupuesto Formulado. Para realizar la vinculación, se debe seleccionar la opción Vincular Al seleccionar la opción anterior, el sistema realizara automáticamente la vinculación del planpresupuesto, teniendo en cuenta que se tomara como referencia para la vinculación, el código SMIP (Sistema Municipal de Inversión Pública) que administra la Dirección Municipal de Planificación: 31

32 4. APROBACION ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO: Para la Aprobación del Anteproyecto de Presupuesto se debe seguir la ruta que a continuación se detalla: Formulación Anteproyecto de Presupuesto Aprobación Anteproyecto de Presupuesto Al seleccionar la opción anterior, el sistema desplegara la pantalla en la que se debe verificar el cuadre de los montos de cada una de las fuentes de financiamiento tanto en ingresos como en gastos. Posteriormente seleccionar la opción Aprobar : El sistema devuelve la siguiente pantalla: 32

33 5. APROBACION DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO: Al realizar la aprobación del anteproyecto de presupuesto, el sistema trasladara los escenarios presupuestarios de ingresos y egresos a la etapa de Proyecto de Presupuesto en estado Creados. Cuando el Proyecto de presupuesto se encuentra en Estado Creado, se podrán realizar modificaciones a cada uno de los escenarios en caso sea necesario; de lo contrario en la etapa de Proyecto de Presupuesto, se deben realizar las siguientes acciones: 5.1. Aprobar el escenario presupuestario de Ingresos 5.2. Aprobar el escenario presupuestario de Gastos 5.3. Aprobar Proyecto de Planes Para la Aprobación del Proyecto de Plan se debe ingresar al menú de Opciones y seleccionar Planes y la Opción Plan Operativo Anual Aprobado: El sistema devuelve la siguiente pantalla en la que se debe seleccionar el Plan Operativo Anual y dar clic al icono Aprobar como se muestra a continuación: El sistema devuelve la siguiente pantalla: 33

34 El sistema devuelve el siguiente mensaje: El Plan Operativo Anual pasara a Estado Aprobado como se muestra a continuación: 5.4. Vinculación Plan-Presupuesto: Luego de realizadas las Aprobaciones en la etapa de Proyecto, se realiza la vinculación Plan- Presupuesto siguiendo la ruta que se detalla a continuación: Formulación Proyecto de Presupuesto Vinculación Plan-Presupuesto El sistema desplegará la siguiente pantalla en la que se podrá realizar la vinculación del plan con su respectivo presupuesto y que regirá para el siguiente ejercicio fiscal, para lo cual dar clic al icono Vincular 34

35 El sistema devuelve la siguiente pantalla donde se observa en la parte inferior el detalle del plan y la estructura presupuestaria vinculada: 5.5. Aprobación Proyecto de Presupuesto: Para la Aprobación del Proyecto de Presupuesto se debe seguir la ruta que se detalla a continuación: Formulación Proyecto de Presupuesto Aprobación Proyecto de Presupuesto El sistema devuelve la siguiente pantalla en la que corresponde realizar la aprobación del proyecto de Presupuesto y con el cual se habilitara el presupuesto para el siguiente ejercicio: 35

36 El sistema devuelve el siguiente mensaje en el cual se debe dar clic a la opción Modificar : Posteriormente el sistema devolverá el siguiente mensaje que muestra una advertencia para continuar con el proceso; luego, si está de acuerdo, se debe dar clic en Aceptar, quedando aprobado el proyecto de presupuesto y Activo el siguiente ejercicio fiscal: 36

37 6. REPORTES POR CLASIFICADOR TEMATICO: 6.1. Reporte por Clasificador Temático: (Anteproyecto de Presupuesto) Para identificar las estructuras presupuestarias que durante la Formulación se asociaron a un clasificador temático, es necesario generar el Reporte por clasificador temático que se encuentra disponible en la fase de Anteproyecto y debe seguir la ruta que se detalla a continuación: Formulación Anteproyecto de Presupuesto Gastos Reporte por Clasificador Temático Con la ruta anterior el sistema genera la siguiente pantalla en la que se debe dar clic al icono Continuar : El sistema devuelve el detalle de la información relacionada a los clasificadores temáticos como se muestra en el siguiente reporte: 37

38 6.2. Reporte por Clasificador Temático: (Proyecto de Presupuesto) Para identificar las estructuras presupuestarias que durante la Formulación se asociaron a un clasificador temático, es necesario generar el Reporte por clasificador temático que se encuentra disponible en la fase de proyecto y debe seguir la ruta que se detalla a continuación: Formulación Proyecto de Presupuesto Gastos Reporte por Clasificador Temático Con la ruta anterior el sistema genera la siguiente pantalla en la que se debe dar clic al icono Continuar : 38

39 El sistema devuelve el detalle de la información relacionada a los clasificadores temáticos como se muestra en el siguiente reporte: 39