2015 Plan de Seguimiento de Gestión del Tiempo SIBASI Norte (Agendamiento) Dr. Mario Archila SIBASI NORTE 1/1/2015 Dr. Mario Ramón Archila
Table of Contents INTRODUCCIÓN... 3 OBJETIVOS... 4 CAPACIDAD INSTALADA... 5 UCSF APOPA... 6 USCF POPOTLAN... 6 UCSF CHUNTUC... 6 UCSF TONACATEPEQUE... 7 UCSF GUAZAPA... 8 UCSF AGUILARES... 8 UCSF EL PAISNAL... 8 FECHAS DE INICIO DEL AGENDAMIENTO EN EL SIBASI NORTE... 9 RESULTADO DE ACTIVIDADES 2014... 9 SUPERVISIONES REALIZADAS POR EL SIBASI NORTE EN 2014... 11 NIVEL DE AVANCE OBTENIDO... 12 NUDOS CRÍTICOS EN EL PROCESO DE AGENDAMIENTO... 13 ACTIVIDADES... 13 CRONOGRAMA DE SUPERVISIONES... 15 ANEXOS... 16 GUIA DE CHEQUEO PARA MONITOREO Y SUPERVISIÓN DE AGENDAMIENTO ESCALONADO... 17 2
INTRODUCCIÓN La gestión del tiempo en materia de atención en salud hace referencia al proceso de implementación gradual y sistemático de otorgamiento de citas a pacientes (Agendamiento Escalonado de las atenciones) en las unidades de salud comunitaria del Ministerio de Salud encaminado a mejorar la satisfacción de los usuarios de los diferentes establecimientos del SIBASI Norte y de esta manera disminuir el tiempo de espera de las personas que acuden a ellas impactando directamente en su satisfacción y volviendo más ágil y eficiente la gestión por procesos y el trabajo en equipo dirigido mejorar la calidad de vida de las poblaciones de responsabilidad local. Con este proceso de agendamiento escalonado dirigido a usuarios del Sistema Nacional de Salud, se espera continuar brindando una atención oportuna, ágil, con calidad y calidez, tomando en consideración las normativas vigentes del Ministerio de Salud, consolidando un sistema de citas para atención de morbilidades, prevención de enfermedades y servicios de apoyo para los usuarios que buscan atención de salud de calidad en los servicios ofertados por el Estado. En la estrategia de Agendamiento Escalonado de atenciones en Salud no se incluyen a las Unidades Comunitarias de Salud Familiar Básicas (el Llano, La Florida, San Francisco 2 Cerros y Rutilio Grande) ya que dentro de los Lineamientos Operativos para el Desarrollo de Actividades en ECOSF se incluye como una de sus actividades y herramientas más importantes la dispensarización y seguimiento de la población de acuerdo a sus niveles de riesgo. Es así como a partir de Junio de 2012 la Región de Salud Metropolitana Inicia la mencionada estrategia de Agendamiento escalonado de citas al inicio Recopilación de Información, luego Construyendo la metodología y Diseño, pasando por la Implementación gradual en todas sus unidades y actualmente en la fase de seguimiento, monitoreo y evaluación, acciones que forman el eje central de este plan. Para el caso de las Unidades comunitarias del SIBASI Norte este proceso inició en mayo de 2013 con las UCSF de Apopa y Aguilares, acto seguido en agosto se agregan Popotlán, Chintuc, Nejapa y Guazapa y finalmente en el mes de septiembre en Tonacatepeque, Distrito Italia y El Paisnal. En el presente documento denominado Plan De Seguimiento De La Gestión Del Tiempo de se describen las actividades de supervisión, monitoreo y seguimiento del proceso de agendamiento escalonado de atenciones en los nueve establecimientos de salud antes mencionados ubicados a la zona Norte de San Salvador. 3
OBJETIVOS GENERAL Contribuir a mejorar la calidad y calidez de los servicios de salud disminuyendo el tiempo de espera de los usuarios mediante el seguimiento al proceso de agendamiento escalonado en la atención en las Unidades Comunitarias de Salud Familiar en el SIBASI Norte, departamento de San Salvador durante el año 2015. ESPECÍFICOS 1. Acortar los tiempos de espera a un máximo de 2 horas en las personas que reciben atenciones en las UCSFI de Apopa, Popotlán, Chintuc, Nejapa, Distrito Italia, Tonacatepeque, Guazapa, Aguilares y El Paisnal, y lograr con esto incrementar porcentaje de satisfacción de usuarios. 2. Supervisar al menos una vez en el año y monitorear mensualmente el proceso de agendamiento escalonado de pacientes en las UCSFI de Apopa, Popotlán, Chintuc, Nejapa, Distrito Italia, Tonacatepeque, Guazapa, Aguilares y El Paisnal. 3. Verificar el funcionamiento de citas para consultas, atenciones preventivas y servicios de apoyo para los usuarios referidos según la disponibilidad Recursos Humanos que participan en el proceso, basado en la normativa vigente. 4. Emitir el reporte mensual a referentes de RSM con el consolidado de las actividades de agendamiento realizadas en las UCSF del SIBASI Norte a fin de mostrar evidencia del grado de avance del proceso. 4
CAPACIDAD INSTALADA El SIBASI NORTE es una dependencia del Estado responsable en materia de salud ante el MINSAL de los seis municipios del Norte del departamento de San Salvador, estos municipios son Apopa, Nejapa, Tonacatepeque, Guazapa, Aguilares y El Paisnal, todos ellos accesibles a lo largo de la carretera troncal del Norte. En el área se cuenta con nueve Unidades comunitarias de Salud familiar intermedias, 4 ECOS Familiares, 1 Centro de atención de emergencias (CAE Apopa), 1 Centro Rural de Nutrición (Nejapa), 3 Unidades Médicas y 1 Clinica ComunaI del SSS, así como 3 clínicas de Bienestar Magisterial y 4 Clínicas Municipales. Se Cuenta con 24 establecimientos de salud: 9 Unidades Comunitarias de Salud Familiar Intermedias. (Apopa, Popotlán, Chintuc, Nejapa, Distrito italia, Tonacatepeque, Guazapa, Aguilares y El Paisnal.) 4 Unidades Comunitarias de Salud Familiar Básicas. (San Francisco 2 Cerros y Com. Rutilio Grande en El Paisnal, ECOSF la Florida en Aguilares y ECOSF El Llano en Nejapa) 13 Casas de salud (1) 1 Centro Rural de Nutrición. en Mapilapa, municipio de Nejapa. 1 Centro de Adaptación de Menores en Tonacatepeque. 1 Centro de Atención de Emergencias en Apopa. (1) San Antonio Segura, Colima y Trapichito en Aguilares, 2 de Mayo y Sn. Jerónimo Los Planes en Nejapa, Tutultepeque en Guazapa, La Cabaña y Garcitas en el Paisnal. Existen al momento 5 casas de salud inhabilitadas por los terremotos de 2001 que actualmente no están prestando servicio, 2 ubicadas en el municipio de Tonacatepeque (Malacoff y El transito) y tres en el municipio del Paisnal (San Antonio Grande, La Joya y San Diego). 5
UCSF APOPA Consulta Médica general y emergencias 24 horas diarias; PEDIATRÍA: de lunes a viernes de 6:30 am a 4:45 pm, GINECOLOGÍA: de lunes a viernes: de 6:00 am a 5:30 pm. Lunes a domingo, abierto 24 horas Cuenta con apoyo de FOSALUD. Tel:2216-7881 DIRECCIÓN: Calle Leonardo Azcúnaga y 1 a Avenida Sur, Colonia Santa María, Apopa, San Salvador. USCF POPOTLAN Consulta Médica general y emergencias, PSICOLOGÍA: Lunes, miércoles y viernes de 7:30 am. a 3:30 pm. Lunes a domingo 7:00 am a 4:00 pm de lunes a viernes y fines de semana y festivos 8:00 a 4:00 pm. Cuenta con horario extendido con apoyo de FOSALUD. Tel: 2216-1099 y 2203-2097. DIRECCIÓN: Final calle padres Ibañez, contiguo a Kinder Nacional Colonia Popotlán 1, Apopa, San Salvador. UCSF CHUNTUC Consulta Médica general y emergencias Lunes a viernes 7:00 am a 4:00 pm. Tel:2216-1088. DIRECCIÓN: Colonia Chintuc N 1, Calle Principal, Frente a Escuela República de China, Apopa, San Salvador. 6
UCSF NEJAPA. Consulta Médica General y Emergencias Lunes a viernes 7:00 am a 4:00 pm Tel:2201-0582 y 2201-0097 DIRECCIÓN: Avenida Norberto Morán, N 1 Barrio El Calvario, Nejapa, San Salvador. UCSF DISTRITO ITALIA Consulta Médica general y emergencias; GINECOLOGÍA: de lunes a viernes de 8:00 a 10:00 am, PSIQUIATRÍA: lunes y viernes de 8:00 am a 12:00 md, PSICOLOGÍA: lunes y viernes de 8:00 am a 12:00 md. FISIOTERAPIA: lunes y viernes de 8:00 am a 12:00 md. Lunes a viernes de 7:00 am a 4:00 pm. Tel:2203-7855 y 2203-7568 DIRECCIÓN: Final Boulevard La paz, Urbanización Distrito Italia N 1, Manzana 62, Pasaje Coatepeque, Tonacatepeque, San Salvador. UCSF TONACATEPEQUE Consulta Médica General y Emergencias Lunes a domingo 24 horas. Cuenta con Apoyo de FOSALUD. Tel: 2322-0045 DIRECCIÓN: Calle a Río Tacuazinapa, Barrio El calvario, Tonacatepeque, San Salvador. 7
UCSF GUAZAPA Consulta Médica general y emergencias, de Lunes a domingo 7:00 am a 4:00 pm de lunes a viernes y fines de semana y festivos 8:00 a 4:00 pm. Apoyo de FOSALUD. Tel: 2324-0002 y 2324-0145 DIRECCIÓN: Barrio El Centro, Avenida El Comercio, 1 a Calle poniente, Guazapa, San Salvador. UCSF AGUILARES Consulta Médica general y emergencias 24 horas diarias; PEDIATRÍA: de lunes a viernes de 8:00 am a 12:00m, GINECOLOGÍA: de lunes a viernes: de 8:00 am a 5:00 pm. NEUMOLOGÍA: de lunes a viernes de 7:00 a 9:00 am Lunes a domingo 24 horas. Cuenta con Apoyo de FOSALUD. Tel:2321-4922 y 2331-0149 DIRECCIÓN: 6 a Calle Oriente, Barrio El Centro, Aguilares, San Salvador. UCSF EL PAISNAL Consulta Médica General y emergencias Lunes a viernes 7:00 am a 4:00 pm. Tel: 2309-0018 y 2309-0021. DIRECCIÓN: El Paisnal, San Salvador. 8
# DE CONSULTAS Plan de Seguimiento de Gestión del Tiempo SIBASI Norte FECHAS DE INICIO DEL AGENDAMIENTO EN EL SIBASI NORTE Una idea más clara del proceso de implementación del agendamiento escalonado de las unidades del SIBASI Norte puede obtenerse al observar el siguiente cuadro, actualmente todos los establecimientos de salud se encuentran en la fase de seguimiento, monitoreo y evaluación. MUNICIPIO UCSF INICIO DEL AGENDAMIENTO Aguilares Aguilares Mayo 2013 Apopa Apopa Mayo 2013 Nejapa Nejapa Agosto 2013 Guazapa Guazapa Agosto 2013 Apopa Chintuc Agosto 2013 Apopa Popotlán Agosto 2013 Tonacatepeque Tonacatepeque Septiembre 2013 Tonacatepeque Distrito Italia Septiembre 2013 El Paisnal El Paisnal Septiembre 2013 RESULTADO DE ACTIVIDADES 2014 PROGRAMACION DE CONSULTAS Y AGENDAMIENTO SIBASI NORTE 2014 350000 300000 250000 200000 150000 100000 50000 0? 45% 72% # consultas esperadas/2014 N consulta agendadas en el Consulta agendada atendidas año Series1 342485 156647 113185 En la gráfica 1, según la base de datos, presentada mensualmente por las nueve direcciones locales del SIBASI Norte, revela, que con relación al agendamiento escalonado de citas medicas y de servicios de 9
Atenciones 2014 Plan de Seguimiento de Gestión del Tiempo SIBASI Norte apoyo se programó atender a 342,485 personas, de este grupo proyectado a atender fueron agendadas el 45% (156,647), pero de este número asistieron a su cita programada 113,185 es decir 72% de las personas a las cuales se les programó una cita asistieron puntualmente y recibieron algún servicio. Hasta este punto las cifras comparativas no son validas pues se está partiendo de proyecciones de consultas y atenciones esperadas, la gráfica cambia notablemente en la barra de la izquierda si sustituimos los datos por el balance real de atenciones dadas por el SIBASI Norte en 2014. Así mismo es válido aclarar que las cifras anteriores llevan incluidos datos de la producción de FOSALUD, que según el SIMMOW representa un 24% del total de atenciones brindadas por el SIBASI Norte y de igual forma es válido considerar que cierta proporción de recursos humanos pagados por FOSALUD (médicos generales, especialistas) cubren horarios en los que tradicionalmente solo son cubiertos por personal MINSAL debido a las necesidades propias de cada establecimiento como es el caso de las UCSF de Tonacatepeque, Apopa y Aguilares. Según el SIMMOW, de entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2014, en la producción por especialidades, el SIBASI Norte dio entre atenciones preventivas, curativas y servicios de apoyo a 613,528 atenciones, con este dato si es posible deducir el porcentaje de agendamiento, tal como se aprecia a continuación. ATENCIONES SIBASI NORTE 2014 Y AGENDAMIENTO 700000 600000 500000 400000 300000 200000 100000 0 100% 25% 18% # ATENCIONES REALES 2014 N consulta agendadas en el Consulta agendada año atendidas Series1 613528 156647 113185 Según SIMMOW durante 2014 se brindaron 613, 528 atenciones, de estas un cuarto de las atenciones fueron programadas bajo la modalidad de agendamiento escalonado y de este 25%, únicamente se hicieron efectivas un 18% correspondiente a 113, 185 atenciones, en ambas gráficas se omiten las atenciones de laboratorio clínico debido a que esta disciplina contabiliza el número de pruebas tomadas y no atenciones brindadas a personas por lo que se evalúa aparte. 10
Como conclusión a los datos antes presentados puede deducirse que, independientemente del porcentaje de consultas agendadas que en este caso es del 18% para el SIBASI Norte, cada establecimiento de salud programa citas a usuarios basados en la disponibilidad de recursos humanos y en dependencia de situaciones especiales que afecten el funcionamiento habitual de cada UCSF, sean estas epidemias por dengue o Chikunguña que afectan de igual forma a pacientes como prestadores de servicios de salud, misiones oficiales, incapacidades, campañas de vacunación, número de médicos en servicio social o situaciones que se escapan de la voluntad del personal de salud como los desastres naturales y que un análisis mas completo no debe estar basado únicamente en el porcentaje de citas agendadas, sino en la calidad de los servicios que se dan a la población y el tiempo que esta invierte para obtener un servicio. Basados en las cifras de 2014, se puede de igual forma mejorar individualmente el porcentaje de citas programadas, especialmente si los datos presentados por las direcciones locales son fidedignos, La labor del equipo técnico de SIBASI, será en este caso monitorear estas actividades, acompañar en el proceso y documentar mensualmente los hallazgos presentados por las direcciones locales. SUPERVISIONES REALIZADAS POR EL SIBASI NORTE EN 2014 Según el consolidado mensual de supervisiones programadas por el SIBASI Norte en 2014 programó 6 visitas dirigidas a verificar el funcionamiento del agendamiento en abril en Nejapa y Chintuc, en mayo en Apopa reprogramó en Chintuc, y en Julio en Tonacatepeque y Distrito Italia. Así mismo la revisión de las supervisiones realizadas por la Región de Salud Metropolitana y SIBASI Norte, muestran el siguiente comportamiento. FECHA LUGAR SUPERVISOR RESULTADO EN SUPERVISION 12 de febrero Apopa* SIBASI 81% 12 de marzo Tonacatepeque* SIBASI 79% 20 de marzo Popotlán RMS sc 100% 23 de Abril Guazapa SIBASI ab 84% 6 de Mayo Chintuc SIBASI fa 78% 4 de Junio Tonacatepeque RMS sc 88% 6 de Julio Nejapa RMS sc 85% 30 de Julio Popotlán SIBASI ch 88% 20 de Agosto Aguilares RMS sc 79% 10 de Septiembre Chintuc RMS av 86% 15 de Octubre Guazapa RMS sc 100% 5 de Noviembre Apopa RMS sc 99% 11
En total, se encuentran documentadas 13 supervisiones a agendamiento en los archivos del SIBASI, 7 de las cuales fueron realizadas por personal de la RSM y la mayoría de ellas durante el curso de la supervisión integral. NIVEL DE AVANCE OBTENIDO ANTES DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL AGENDAMIENTO DE CITAS 1- Tiempos de espera documentados de 2 h 30 min hasta 5 horas en Apopa, Aguilares y Nejapa. 2- Satisfacción de usuarios: Parcialmente satisfechos debido a tiempos de espera arriba de 2 horas en Apopa, Aguilares, Chintuc, más evidente en Tonacatepeque, esto debido principalmente a que solo se cuenta con una plaza de 8 horas médico que es a del director del establecimiento y atiende principalmente la gerencia y su consulta es atendida principalmente por médicos de servicio social y un recurso de FOSALUD.. 3- Producción de RRHH con base a normativas: No documentada. La atención de calidad requiere de procesos que pueden demorar más tiempo. 4-Proceso de atención al usuario: por debajo de normativa DESPUES DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL AGENDAMIENTO DE CITAS 1- Tiempo de espera promedio: entre: 30 minutos y 2h, dependiendo del tipo de servicio solicitado. 2- Satisfacción de usuarios: Alto entre los agendados y mejorada en la demanda espontánea y Satisfacción intermedia en Apopa, Chintuc y deficiente en Popotlán por problemas con recursos de ESDOMED. 3- Producción de RRHH en base a normativas: No ha sido documentada adecuadamente, algunos procesos que involucran educación en salud o exámenes físicos o toma de muestras de laboratorio, inscripciones maternas, de adolescentes o de adultos mayores, pueden tomar mas tiempo del estimado como prudencial según normativa. 4- Proceso de atención al usuario y seguimiento: Según Normativa en cuanto oportunidad y continuidad en la atención ha mejorado, evidenciado en el reporte de seguimiento de casos. 12
NUDOS CRÍTICOS EN EL PROCESO DE AGENDAMIENTO Los Recursos Humanos son Insuficientes en áreas clave en algunos establecimientos: esto es visible en ESDOMED de Apopa, Aguilares, Chintuc y Popotlán y en Laboratorio Clínico, cuando son recursos únicos o la demanda espontanea Se ve incrementada por eventos no previstos (epidemias, desastres, etc.), así mismo Las UCSF de Tonacatepeque y El Paisnal cuentan únicamente con una plaza de médico de 8 Horas, que como se mencionó anteriormente, son las ocupadas por los directores de dichas unidades cuya principal actividad es de carácter administrativo, más que clínica, esto hace que dependan de médicos de servicio social, los cuales no están presentes de forma continua y su respuesta ante la demanda y complejidad de los casos que se atienden en los establecimientos está limitada al inicio de cada año en cuanto a número y a competencia técnica y experiencia, esto reduce la calidad del servicio y alarga los tiempos de espera de los usuarios. Consulta médica, y atenciones en salud de otros recursos irregular ocasionada por ausencia del personal como resultado de incapacidades médicas por enfermedad, aumentadas en epidemias como el dengue o Chikunguña en 2014, capacitaciones, misiones oficiales u otras. Salas de espera de agendamiento inexistentes o inapropiadas como es el caso de las UCSFS Apopa, Chintuc, Nejapa, Guazapa que impiden, dificultan, vuelven inefectiva o vulneran privacidad del paciente en el proceso de triage y reducen la calidad de la atención brindada por el profesional independientemente de su competencia técnica. Incumplimiento de citas por parte de los usuarios, no asistir en la fecha y horario acordado, especialmente en las consultas de especialidad médica (Pediatría y Odontología). ACTIVIDADES 1. Reducir los Tiempos de espera: Acortar los tiempos de espera a un máximo de 2 horas y lograr con esto incrementar porcentaje de satisfacción de usuarios. Si bien esta actividad no es competencia directa del SIBASI Norte, pues corresponde a la planificación de los servicios de salud de cada dirección local, el Equipo Técnico del SIBASI monitoreará mensualmente el resultado de los informes generados por cada establecimiento, así mismo se ha planificado en el cronograma incluir una visita de supervisión dirigida a esta estrategia y visita de seguimiento en caso de encontrarse deficiencias graves que requieran implementación de un plan de mejora. 13
2. Supervisar al menos una vez en el año y monitorear mensualmente el proceso de agendamiento escalonado de pacientes en las UCSFI de Apopa, Popotlán, Chintuc, Nejapa, Distrito Italia, Tonacatepeque, Guazapa, Aguilares y El Paisnal según se comentó en el literal anterior. 3. Verificar el funcionamiento de citas para consultas, atenciones preventivas y servicios de apoyo para los usuarios referidos según la disponibilidad Recursos Humanos que participan en el proceso, basado en la normativa vigente, Basados principalmente en las guías de supervisión contenidas en el instrumento de supervisión integral del primer nivel de atención y aprovechando la coincidencia de fechas de supervisión integral. 4. Emitir un informe y dar seguimiento a los hallazgos encontrados en el reporte mensual de direcciones locales a referentes de RSM con el consolidado de las actividades de agendamiento realizadas en las UCSF del SIBASI Norte a fin de mostrar evidencia del grado de avance del proceso y corregir las deficiencias encontradas en el proceso. 14
CRONOGRAMA DE SUPERVISIONES U. S/ MES E F M A M J J A S O N D APOPA X CHINTUC X POPOTLÁN X NEJEPA X TONACATEPEQUE X DISTRITO ITALIA X GUAZAPA X AGUILARES X PAISNAL X Las Actividades de supervisión están sujetas a la programación mensual de la coordinación del SIBASI y de situaciones eventuales derivadas de disposiciones procedentes de Nivel Central y región de Salud Metropolitana, por lo que las fechas pueden camibar.
ANEXOS
GUIA DE CHEQUEO PARA MONITOREO Y SUPERVISIÓN DE AGENDAMIENTO ESCALONADO 17
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