Facultad de Ciencias Económicas y de Administración de Ciencias de la Administración ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS ORGANIGRAMAS Año 2010 1
ÍNDICE LOS ORGANIGRAMAS... 3 TIPOS DE ORGANIGRAMAS. 3 REGLAS DE DIAGRAMACIÓN. 4 PROGRAMAS DE DIAGRAMACIÓN. 6 VIGENCIA DE LOS ORGANIGRAMAS... 8 EJEMPLOS 8 2
Los Organigramas El único propósito de este artículo es facilitar los procesos de aprendizaje de los estudiantes de Organización y Métodos Administrativos de la Facultad de Ciencias Económicas y de Administración y los de Organización y Sistemas I y II de la Escuela de Administración. Tipos de Organigramas El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa de una organización. Es un instrumento de análisis que permite visualizar en forma rápida los órganos que componen la estructura, las relaciones formales que existen entre ellos y los niveles jerárquicos. Existen distintos tipos de organigramas, entre ellos: Los organigramas estructurales son los más frecuentemente utilizados en la administración pública y en las organizaciones medianas y grandes. Permiten una rápida visualización de los órganos, las relaciones de autoridad que los vinculan y las distintas jerarquías. Mediante los mismos se aprecia rápidamente el ámbito de control de cada unidad, las relaciones formales y la cantidad de niveles jerárquicos que componen la estructura de la organización. Los organigramas funcionales también llamados por actividad, indican, además de lo anterior, las principales actividades que desarrolla cada órgano. La información que brindan es mucho más rica que la que aportan los organigramas estructurales, ya que permiten apreciar la división del trabajo en la organización. Presentan como inconveniente que es difícil su diseño en un formato reducido. Con frecuencia, se realizan en forma parcial. Son utilizados en el desarrollo de estudios de reorganización. Los organigramas de cargos detallan, como su nombre lo indica, la composición de la organización en términos de los cargos que la integran. Su uso es frecuente en organizaciones cuya estructura de cargos y escalafones es compleja, como por ejemplo, en la administración pública. Asimismo, en las pequeñas y micro empresas son utilizados con frecuencia. Los organigramas personales o personigramas, indican, además del nombre del órgano, las personas que lo integran y los cargos que ocupan. Se utilizan cuando se desea dar a conocer quienes ocupan determinados cargos, como por ejemplo ante un cambio de autoridades. Los organigramas esquemáticos, contienen sólo los órganos principales de una organización. Con frecuencia se elaboran para el público en general y ofrecen una visión simplificada de la organización. Los organigramas analíticos, representan con el mayor detalle una organización para facilitar su estudio. Incluyen la totalidad de órganos o cargos (según se trate de un organigrama estructural o de cargos) y todas sus relaciones formales. Generalmente se reservan para uso interno. Los organigramas generales representan toda la estructura organizativa de la organización. Los organigramas parciales desarrollan una parte de la organización. 3
Generalmente, en organismos grandes, es conveniente presentar un organigrama general esquemático, acompañado por tantos organigramas parciales analíticos como unidades de primer nivel existen. Reglas para la diagramación No existen reglas únicas para diagramar organigramas. En la medida que se trata de un instrumento gráfico, es recomendable utilizar una presentación clara y comprensible por los usuarios e incluir, si corresponde, una clave o referencias que expliquen los criterios utilizados. Para facilitar su comprensión, un organigrama presentado en formato papel debe ir en una única hoja, de tamaño y características adecuadas. El formato electrónico permite la inclusión de conectores que facilitan su presentación. No obstante, a los efectos del curso, se acuerdan los siguientes criterios de diagramación. La relación de subordinación 1 : Se representa con una línea continua (línea de mando) que parte del punto medio de la parte inferior del órgano superior y llega al punto medio de la parte superior del órgano o de los órganos subordinados. También es posible la diagramación vertical, bajo las mismas condiciones. 1 También llamada relación lineal o de mando 4
Para lograr una mayor claridad es posible combinar ambas formas de diagramación. La relación de asesoría: Se representa mediante una línea horizontal que parte del punto medio de la línea de mando del órgano que recibe el asesoramiento, hacia el punto medio de un lado del rectángulo del órgano asesor. La relación funcional o de mando especializado se representa mediante una línea oblicua punteada que une el punto medio de la parte inferior del órgano especializado con el punto medio de la parte superior de los rectángulos que representan a las unidades subordinadas funcionalmente. La relación de coordinación se representa sólo y cuando existe un órgano formalmente constituido con el fin que sus integrantes coordinen actividades y tareas, como por ejemplo una comisión o comité. En ese caso, se representa como una línea horizontal punteada que parte del punto medio de la línea de mando del órgano al cual pertenece el miembro de 5
mayor nivel jerárquico del comité hacia el punto medio de un lado del rectángulo del comité. En todos los casos, los organigramas deberán tener un encabezado en el cual se establezca, como mínimo: Nombre de la organización a la cual se representa Fecha de elaboración Autor del organigrama Carácter con el cual se realiza: si se trata de una propuesta o de una representación del organigrama actual, por ejemplo. Si corresponde, referencias o clave que permita una fácil comprensión del gráfico. Los distintos órganos o si corresponde, cargos, se representan mediante rectángulos del mismo tamaño. La diferente altura (o franja, para el caso de organigramas horizontales) representa el nivel jerárquico del órgano o cargo representado. Pueden aceptarse dos opciones: Escribir en cada órgano su denominación o señalar la denominación del nivel dentro de la franja. Las franjas se marcan con líneas punteadas. La denominación utilizada puede señalar el nivel ( seccional por ejemplo) o el nombre de las unidades comprendidas en el nivel ( Sección ). Puede escribirse tanto a la izquierda como a la derecha, procurando que el organigrama resulte claro. No es correcto utilizar abreviaturas. Programas de diagramación Existen numerosos programas para diseñar organigramas. Un primer grupo de programas que son frecuentemente utilizados son meramente programas de diseño. Por ejemplo, los gráficos de este documento fueron diseñados 6
mediante la aplicación de dibujo de la suite Open Office, el OpenOffice.orgDraw 2. El paquete de oficina más común (Office) permite la diagramación de organigramas o diagramas de flujo a través del auxiliar de dibujo del Word o del Power Point. Este tipo de programas actúa como una plantilla: quien elabora el organigrama simplemente utiliza el programa para dibujar en forma prolija y aprovechar las ventajas del archivo electrónico. En particular, algunos programas de este tipo como el Flowchart permiten el trabajo colaborativo en línea 3. Un segundo grupo de programas permite orientar la diagramación. Por ejemplo, el Auxiliar de Organigramas del Power Point o el SmartDraw tienen esa característica. Partiendo del órgano de mayor nivel, permiten agregar subordinados o asistentes, de acuerdo a pautas preestablecidas. Luego, en cada órgano, se puede escribir y agregar su denominación. Presentan la ventaja de automatizar el proceso de dibujo, evitando el trabajo de centrar, alinear, eventualmente reducir los tamaños de las formas. Los criterios de diagramación están preestablecidos y no siempre coinciden con los expresados en este documento. A continuación se presenta un ejemplo elaborado con un auxiliar de organigramas. Un tercer grupo de programas permite la automatización de la elaboración de organigramas a partir de la información ingresada en otros programas, generalmente programas de recursos humanos. Por ejemplo, a partir del módulo de Recursos Humanos 2 La suite Open Office es similar a otras aplicaciones de uso comercial, pero es de código abierto. Para descargarla, en www.openoffice.org se dispone de instrucciones. Para conocer los beneficios de utilizar software libre, de código abierto, se recomienda www.cse.edu.uy, página de la Comisión Sectorial de Enseñanza de nuestra Universidad. 3 Por trabajo colaborativo en línea se entiende la posibilidad que dos o más usuarios trabajen en forma simultánea en un mismo documento o aplicación, a través de Internet. Un ejemplo conocido de trabajo colaborativo en línea es googledocs. 7
de un sistema integral de gestión, como SAP 4, es posible generar el organigrama de cargos y el organigrama estructural. Esto permite la actualización del organigrama ante cualquier cambio en la plantilla de personal. Vigencia de los Organigramas Los organigramas que utilizamos en el curso representan básicamente tres elementos: Órganos que componen la estructura Niveles jerárquicos Relaciones formales. Eduardo Kastika 5 indica que el organigrama es... uno de los modos más usuales para imaginarnos a una empresa (para pensar a la empresa)... Es un modelo símbolo de lo que muchos tenemos presente cuando imaginamos a una empresa: áreas, departamentos, bloques, partes que se relacionan linealmente. El organigrama es un símbolo de cómo pensábamos tradicionalmente a las organizaciones. El organigrama es una de las imágenes que tenemos de lo que era antes las organizaciones. En el momento actual, señala Kastika, hay dos hechos que afectan a la organización. El primero de ellos es el paso desde relaciones de dependencia a relaciones de interdependencia. La empresa ya no puede ser concebida como un conjunto de bloques. Más allá del relacionamiento formal de dependencia las organizaciones crean una red de relaciones de coordinación y de grupos de trabajo no permanentes, enfocados hacia un objetivo concreto. Este relacionamiento no está representado en el organigrama. El segundo elemento es un alto grado de dinamismo. La estructura está en constante movimiento. Estas apreciaciones no invalidan al organigrama como instrumento de representación de la estructura orgánica de una organización, pero sí limitan su alcance. Un estudio en profundidad de una organización requiere de un organigrama, pero no se limita al mismo. Ejemplos Fábrica Nacional de Tejidos S.A. es una empresa que fabrica telas para vestimenta y tapicería. Exporta el 90% de su producción y vende el excedente a tres firmas mayoristas del país. En promedio ocupa 100 personas. Se presentan, como ejemplos, su organigrama esquemático y los tres organigramas analíticos correspondientes a las unidades de primer nivel. 4 La aplicación SAP ERP es un sistema integrado de planificación de recursos empresariales (ERP) desarrollado por la empresa SAP AG que se dirige a los requerimientos de software del negocio para las grandes organizaciones de tamaño mediano en todas las industrias y sectores. Permite la comunicación abierta dentro y entre todas las funciones de la compañía. (http://en.wikipedia.org/wiki/sap_erp) 5 Kastika, Eduardo: Desorganización creativa, organización innovadora. Ediciones Macchi. Buenos Aires, 1994. 8
Fabrica Nacional de Tejidos S.A. Directorio Dirección Producción Ventas Administración Gerencial Fabrica Nacional de Tejidos S.A. Producción Gerencial Producción Hilado Tejido Compras Sección Depósito Servicios Generales 9
Fabrica Nacional de Tejidos S.A. Ventas Gerencial Ventas Exterior Mayoristas Sección Administración De Ventas Fabrica Nacional de Tejidos S.A. Administración Gerencial Administración Contaduría Personal Finanzas Cobranzas Sección Almacenes Mayoristas S.R.L. es una empresa que ocupa en promedio 150 personas. Compra, vende y distribuye en todo el país artículos de tocador y perfumería. En este caso se presentan como ejemplos un organigrama de cargos y un organigrama funcional. 10
Almacenes Mayoristas S.R.L.. Organigrama de Cargos Actual Gerente General Asesor en Marketing Gerente de Adquisiciones Gerente de Comercialización Gerente de Administración y Finanzas Jefe de Compras Jefe de Depósito Jefe de Ventas Jefe de Distribución Jefe de Contaduría Jefe de Personal Jefe de Cobranzas Auxiliar De Compras Vendedores Chofer Auxiliar Contable Auxiliar de Personal Cobrador Auxiliar Administrativo Peón Almacenes Mayoristas S.R.L.. Organigrama Funcional Actual Gerencia General: Dirección, gestión y planificación de la empresa. Asesoría en Marketing: Asesor en difusión y Comunicación de los Canales de las mercaderías Adquisiciones: Compra de Mercadería. Cálculo de Costos y Fijación de Precios Almacenamiento y Custodia De Mercaderías Comercialización: Venta y distribución de mercaderías a los clientes. Determinación de las Unidades de distribución Administración y Finanzas: Elaboración de Estados Contables. Gestión de Personal. Gestión Financiera y Cobranzas. Supermercados del Norte S.A. es una cadena de supermercados que cuenta con x locales. En promedio ocupa unos 5500 trabajadores y tiene una alta tasa de rotación del personal. Se plantea el organigrama esquemático, en dos presentaciones diferentes y algunos organigramas analíticos, algunos de ellos con presentación vertical y otros horizontal. 11
Supermercados del Norte S.A. Directorio Auditoría General Gerencia General Asesoría Legal Asesoría Tributaria Asesoría en Marketing Operaciones RRHH Logística Compras Administración Supermercados del Norte S.A. Directorio Auditoría General Gerencia General Legal Dirección Tributaria Marketing Operaciones Recursos Humanos Logística Compras Administración Gerencial 12
Supermercados del Norte S.A. Recursos Humanos Gerencia de Recursos Humanos de Capacitación de Contrataciones de Selección de Liquidación de Sueldos de Asistencia ypromoción de Asistencia Técnica Dirección Supermercados del Norte S.A. Gerencia Dirección de General Compras De Operaciones al Elaborado por: Cra. Cr. José González Pérez Gerente Regional Norte Gerencia de Compras Gerente Regional Sur Local Barrio Norteño Gerencial Local Barrio del Noreste Local Barrio Sureño Lo cal Barrio Nuevo Local Barrio Verde Costos Local Ba Vegetales y rrio Ja rdín Y Frutas Estadística Local Barrio Rojo Carnes y Aves Productos de Tocador Electrodomésticos Local Barrio Blanco Otros Local Barrio AltoProductos Pescadería Vestimenta No Perecederos Local Barrio Mayor Local Barrio Árbol Local Barrio Ant iguo Local Barrio al Norte Ropitas es una boutique ubicada en un Centro Comercial. Ocupa, según la temporada, de cuatro a seis personas incluyendo a su dueño. No se diagrama el Estado Contable Álvarez & Asociados, firma que tiene a su cargo la preparación de los estados contables, la liquidación y pago de impuestos, la liquidación de sueldos y otros trámites administrativos. Al tratarse de una microempresa, no se diagrama el organigrama estructural sino el organigrama de cargos. El organigrama funcional, también al tratarse de una microempresa, puede resultar muy útil. 13
Ropitas Organigrama Vigente Elaborado por: Juan Ortiz Aprobado por: Dora López Propietaria Vendedores Cajero Auxiliar de Servicio Ropitas Organigrama Funcional Propuesto Elaborado por Juan Ortiz Propietaria: Dirección de la empresa. Realización De las Compras. Gestión Financiera. Gestión De Personal Vendedores: venta al Público de las Mercaderías. Facturación de las Mercaderías. Cajero: cobranza a Clientes. Pagos. Trámites bancarios. Preparación de Información y Comprobantes Auxiliar de Servicio: limpieza del local A través de internet se pueden consultar numerosos ejemplos, como por ejemplo: http://www.pereirarossell.gub.uy/index.php/acerca-del-pereira-rossell/autoridades, permite consultar el organigrama del Hospital Pereira Rossell 14
http://www.inia.org.uy/online/site/2546i1.php, permite la consulta del organigrama del Organigrama de INIA y estructura matricial Instituto Nacional de Investigación Agropecuaria (INIA) Fuen te: www.inia.org.uy, marzo 2 010 http://www.bps.gub.uy/institucional/estructuraorganizativa.aspx?menu=institucional, plantea el organigrama del Banco de Previsión Social http://www.bbva.com/tlbb/tlbb/jsp/esp/conozca/organi/index.jsp presenta el organigrama del Banco BBVA 15