Libertad y POLITICA DE EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL Orden
POLITICAS PARA LA RACIONALIZACIÓN DEL USO DEL PAPEL EN EL INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL OBJETIVO GENERAL Reducir el consumo de papel en todos los procesos del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural mediante la implementación de estrategias que promuevan el cambio de hábitos en los funcionarios y contratistas del INCODER, que contribuyan a mejorar la gestión administrativa en forma eficiente, eficaz y efectiva, de tal manera que logremos reducción de recursos (dinero, tiempo, espacio, papel, etc.). Igualmente contribuir en el cumplimiento de la política ambiental del Instituto. OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Establecer los lineamientos necesarios para lograr un manejo apropiado de las tecnologías y herramientas del Instituto así como un uso eficiente del papel. 2. Promover entre los funcionarios y contratistas del INCODER un compromiso con el uso de las tecnologías y herramientas para lograr la reducción del consumo de papel de manera que se contribuya con la conservación de los recursos naturales y con los objetivos de eficiencia administrativa. 3. Implementar, mantener y ejecutar la política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la entidad tanto a nivel central como a nivel territorial ESTRATEGIAS Selección de un líder para la estrategia de cero papel Conformación de un equipo de trabajo: Subgerencia e Información (DT de Información y Tecnología y Grupo de Desarrollo Organizacional), Secretaría General (Gestión Documental y Talento Humano), Gerencia (Atención al Ciudadano) y Comunicaciones. Documentación de indicadores, estadísticas, costos y ahorros: Elaboración de la línea base de consumo y costos de papel, implementación desde Diciembre de 2013 y meta del 30 % para el 2014. Campañas de sensibilización a través de la Oficina de Comunicaciones. 2
REDUCCION DEL VOLUMEN DE IMPRESIONES Y FOTOCOPIAS Promover el uso racional del papel por medio de las siguientes prácticas: Fotocopias e Impresiones a doble cara: Con excepción de los casos en los que entidades externas o documentos formales requieran del uso por una sola cara. Configurar todas las impresoras de la entidad para que automáticamente impriman a doble cara (Responsable: Grupo de soporte técnico DT de Información y Tecnología). Reducción del tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar: Reducir los espacios y el tamaño de fuente en los documentos no oficiales que sea indispensable imprimir. Con el fin de reducir la cantidad de papel. (Responsable: Todos los funcionarios). Evitar copias e impresiones innecesarias: Determinar el número de copias realmente indispensables de un mismo documento (para qué se requieren) antes de imprimir o fotocopiar. Evaluar antes de imprimir o fotocopiar si pueden usarse medios electrónicos para compartir la información (correo electrónico, intranet) (Responsable: Todos los funcionarios). Revisión y ajuste de formatos en pantalla: Revisar, corregir, ajustar y configurar correctamente los documentos antes de imprimir para asegurase de que no hay errores en el documento y que las márgenes están correctamente configuradas con el fin de evitar impresiones innecesarias. (Responsable: Todos los funcionarios). Uso correcto de impresoras y fotocopiadoras: Verificar que los equipos estén funcionando correctamente antes de imprimir. (Responsable: Todos los funcionarios). Reutilización del papel usado por una cara: Usar el papel que ha sido usado por una sola cara y desechado, para imprimir borradores de documentos, tomar notas, imprimir formatos que se diligenciarán en forma manual y otros formatos y documentos informativos que no tiene un valor significativo para el archivo. (Responsable: Todos los funcionarios). RECICLAJE Separación de residuos para el reciclaje: separar el papel reutilizable de los demás residuos generados y depositarlo en las cajas ubicadas al lado de las impresoras. Así mismo, separar el papel ya usado por ambas caras y sin ninguna utilidad para asegurar que pueda ser reciclado por la empresa que compra este material al instituto. SUSTITUCIÓN Uso de herramientas tecnológicas para compartir información: Fomentar el uso de carpetas compartidas por dependencia, biblioteca interna, agenda de Outlook. Usar intranet o correo electrónico para compartir información importante que no requiera de soportes impresos y evitar impresiones injustificadas. (Responsable: Todos los funcionarios) 3
Gestión de Tecnologías de Información y Gestión Documental: Automatizar Procesos y Procedimientos: Implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (Trámites, procesos, procedimientos, políticas, servicios, Archivo). Evaluar los sistemas existentes para ver si se pueden complementar. (Responsable: Subgerencia e Información y Gestión Documental). Implementar el uso de firmas digitales: Implementar la firma digital en el correo institucional y en documentos ofimáticos. (Responsable: Subgerencia e Información). Implementar proyectos de escaneo en procesos de alto valor: Incluir en gestión documental (Responsable: Subgerencia e Información y Gestión Documental). SENSIBILIZACIÓN Formalización del compromiso de la entidad con la estrategia de cero papel, revisión y publicación de la Política por la Alta Dirección. Papel tapiz y adición de mensajes de sensibilización en los correos electrónicos (No imprimir documentos innecesarios). Difusión de las estrategias del programa desde la oficina de Comunicaciones. POLITICAS PARA LA RACIONALIZACIÓN DEL USO EFICIENTE Y AHORRO DE ENERGÍA EN EL INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL OBJETIVO GENERAL Desarrollar e implementar alternativas para el uso racional de la energía eléctrica y otras fuentes de energía en el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Realizar un diagnóstico sobre el consumo de energía eléctrica y otras fuentes de energía en el Instituto. 2. Identificar e implementar tecnologías que permitan el uso racional de energía. 3. Monitorear y controlar el uso de la energía. 4. Capacitar y crear conciencia entre los funcionarios y Contratistas del INCODER acerca del uso racional del recurso energético. Buzón de ideas innovadoras de consumo de papel. 4
ALCANCE Aplica a todas las actividades desarrolladas en el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural en su sede central, a funcionarios, contratistas y visitantes y que hacen uso del recurso hídrico en el desarrollo de sus actividades. DEFINICIONES Desarrollo Sostenible. Posibilidad de mejorar la tecnología y la organización social de forma que el medio ambiente pueda recuperarse al mismo ritmo que es afectado por la actividad humana. Energía. Se define como la fuerza de acción o fuerza de obrar, sin embargo en Física se define como la capacidad para realizar un trabajo, y en Tecnología y Economía se refiere a un recurso natural (incluyendo a su tecnología asociada) para extraerla, transformarla, y luego darle un uso industrial o económico Uso eficiente: Es la obtención de un resultado optimizando los recursos empleados en la consecución del mismo. Así mismo, eficiencia energética hace referencia a todas las acciones que tienden a optimizar el consumo de energía, logrando con esto minimizar aspectos e impactos negativos hacia el medio ambiente. RESPONSABLE Secretaría General Subgerencia TIEMPO DE VIGENCIA DEL PROGRAMA Fecha de Inicio: Enero 2014 Revisión: Vigencia: 4 años 5
CONTENIDO ACTIVIDAD RESPONSABLE RECURSOS FECHA DE EJECUCIÓN Seguimiento al cumplimiento de los criterios ambientales para el sistema de iluminación del Instituto Diseñar e implementar un programa de sensibilización dirigida a funcionarios y contratistas que genere una cultura del uso eficiente y ahorro del agua. Ejecución cronograma de modernización, independización y automatización de circuitos. Talento Humano Prensa Subgerencia Secretaría general Año 2014 Mantenimiento de redes eléctricas Secretaría general Año 2014 Medición y seguimiento al consumo de energía eléctrica. INDICADOR FÓRMULA RESPONSABLE Consumo energía de % de actividades realizadas Consumo de energía= Consumo del período anterior Kwattio - consumo periodo actual Kwattio/ (consumo periodo anterior)*100 Cumplimiento de actividades = N de actividades realizadas/ N de actividades planeadas *100 FRECUENCIA DE MEDICIÓN METAS Reducir el consumo en un 5% del año inmediatamente anterior Cumplir con el 100% de las actividades planeadas en el programa Indicador. 6
POLITICAS PARA LA RACIONALIZACIÓN DEL USO EFICIENTE Y AHORRO DE AGUA EN EL INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL OBJETIVO GENERAL Desarrollar e Implementar alternativas para el Uso Eficiente y el Ahorro del Recurso Hídrico en el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural INCODER OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Identificar y aplicar tecnologías que permitan el ahorro del agua sin afectar el normal desempeño de las actividades. 2. Monitorear y controlar el consumo de agua. 3. Capacitar y crear conciencia entre los funcionarios y Contratistas del INCODER acerca del uso racional del recurso hídrico. ALCANCE Aplica a todas las actividades desarrolladas en el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural en su sede central, a funcionarios, contratistas y visitantes y que hacen uso del recurso hídrico en el desarrollo de sus actividades. DEFINICIONES Uso eficiente y racional del agua: contiene tres aspectos importantes: el uso, la eficiencia y el agua. El uso significa que es susceptible a la intervención humana, a través de alguna actividad que puede ser productiva, recreativa o para su salud y bienestar. La eficiencia tiene implícito el principio de escasez, (el agua dulce es una recurso escaso, finito y limitado) que debe ser bien manejado, de manera equitativa, considerando aspectos socio-económicos y de género. Demanda de agua: se refiere a la necesidad que tiene el proyecto de abastecerse de este recurso durante las actividades propias de servicio y funcionamiento de sus instalaciones Recurso natural: Bienes materiales y servicios que proporciona la naturaleza sin alteración por parte del ser humano. RESPONSABLE DEL PROGRAMA Secretaria General Subgerencia TIEMPO DE VIGENCIA DEL PROGRAMA Fecha de inicio: Enero 2014 Revisión: Vigencia: 4 años 7
CONTENIDO DEL PROGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE RECURSOS FECHA DE EJECUCIÓN Revisión y mantenimiento de las redes hidráulicas del Instituto Secretaría General Año 2014 Diseñar e implementar un programa de sensibilización dirigida a funcionarios y contratistas que genere una cultura del uso eficiente y ahorro del agua. Desarrollar una jornada de capacitación con funcionarios y contratistas que contribuyan al logro de las metas de ahorro de agua en el Instituto Monitorear la ejecución del cronograma de sustitución de sistemas ahorradores en los baños de la sede central del Instituto. Medición y seguimiento a los consumos de agua Talento Humano Prensa Subgerencia Talento Humano Subgerencia Secretaría General NA Año 2013 INDICADOR FÓRMULA RESPONSABLE Consumo de agua Consumo del período anterior en m3 - consumo periodo actual en m3/ (consumo período anterior)*100 Consumo percapita % de actividades realizadas M3 /Funcionario *día Cumplimiento de actividades = N de actividades realizadas/ N de actividades planeadas *100 FRECUENCIA DE MEDICIÓN METAS Reducir el consumo en un 5% del año inmediatamente anterior Reducir el consumo en un 5% del año inmediatamente anterior Cumplir con el 100% de las actividades planeadas en el programa Indicador. 8
POLITICAS PARA EL MANEJO ADECUADO DE LOS RESIDUOS SÓLIDOS EN EL INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL OBJETIVO GENERAL Minimizar la generación de residuos en la sede central del Instituto, maximizar su aprovechamiento y disponer adecuadamente los residuos especiales OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Promover el aprovechamiento y la separación de los residuos generados en el INCODER. 2. Capacitar y sensibilizar a los funcionarios y contratistas del Instituto acerca de la gestión integral de los residuos generados. 3. Diseñar e implementar un programa para el reciclaje de residuos especiales. ALCANCE Aplica a todas las actividades desarrolladas en el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural en su sede central, a funcionarios, contratistas y visitantes que en el desarrollo de sus actividades generen residuos sólidos DEFINICIONES Segregación en la fuente: Consiste en el depósito selectivo inicial de los residuos en cada una de las secciones generadoras, dando comienzo al manejo, tratamiento y disposición cuyo éxito depende de la correcta separación y clasificación en el origen, pues de no ser así los esfuerzos que se realicen en el resto del proceso alterarían los resultados. Residuos no peligrosos: Son aquellos producidos por el generador en cualquier lugar y en desarrollo de su actividad, que no presentan riesgo para la salud humana y el medio ambiente, se clasifican en: Biodegradables: Son aquellos restos químicos o naturales que se descomponen fácilmente en el ambiente. En estos restos se encuentran los vegetales, residuos alimenticios no infectados, papel higiénico, papeles no aptos para reciclaje, jabones y detergentes biodegradables, madera y otros residuos que puedan ser transformados fácilmente en materia orgánica. Reciclables: Son aquellos que no se descomponen fácilmente y pueden volver a ser utilizados en procesos productivos como materia prima. Entre estos residuos se encuentran: algunos papeles y plásticos, chatarra, vidrio, telas, radiografías, partes y equipos obsoletos o en desuso, entre otros. Inertes: Son aquellos que no permiten su descomposición, ni su transformación en materia prima y su degradación natural requiere grandes períodos de tiempo. Entre estos se encuentran: el icopor, algunos tipos de papel como el papel carbón y algunos plásticos. 9
Ordinarios o comunes: Son aquellos generados en el desempeño normal de las actividades. Estos residuos se generan en oficinas, pasillos, áreas comunes, cafeterías, salas de espera, auditorios y en general en todos los sitios del establecimiento del generador. Residuos Especiales: Son los equipos electromagnéticos RAEE que se dan de baja por desuso o terminación de su vida útil, también se incluyen los residuos de oficinas y laboratorios como las Pilas, Fluorescentes, Toner, Cartuchos de Impresora y Fotocopiadora. RESPONSABLE DEL PROGRAMA Secretaría General Subgerencia TIEMPO DE VIGENCIA DEL PROGRAMA Fecha de inicio: Enero 2014 Revisión: Vigencia: 4 años CONTENIDO DEL PROGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE RECURSOS FECHA DE EJECUCIÓN Ampliar el programa de Reciclaje del INCODER Ejecutar campañas de sensibilización en la gestión de los residuos. Desarrollar una jornada de capacitación con funcionarios y contratistas que contribuyan al logro de las metas del programa de reciclaje del Instituto Identificar gestores para el manejo de los residuos especiales del Instituto Realizar seguimiento al programa de manejo de residuos sólidos especiales y ordinarios del INCODER Talento Humano Prensa - Subgerencia Talento Humano Subgerencia de Planificación Gestión Logística de Bienes y Servicios Subgerencia 10
INDICADOR FÓRMULA RESPONSABLE Cantidad aprovechada de residuos reciclables Cantidad de residuos sólidos especiales dispuestos adecuadamente % de actividades realizadas Kg. de residuos reciclables aprovechados / Kg. totales de residuos reciclables generados Kg. de residuos reciclables aprovechados / Kg. totales de residuos especiales generados Cumplimiento de actividades = N de actividades realizadas/ N de actividades planeadas *100 FRECUENCIA DE MEDICIÓN METAS Aprovechar el 80% de los residuos sólidos reciclables generados en el INCODER. Disponer adecuadamente el 80% de los residuos especiales generados en el INCODER Cumplir con el 100% de las actividades planeadas en el programa Indicador. Elaborado: Dirección Técnica de Información y Tecnología Mayo de 2014 Revisado: Prensa y comunicaciones Julio de 2014 11