Internet, Fácil y Sencillo Guía Web www.online.officedepot.es
Office Depot Online Sumario Office Depot Online.................................................................03 Solución informática integral de compras................................................03 Ahorro de tiempo...................................................................04 Control e independencia sobre su cuenta................................................05 Opciones para crear su pedido.....................................................06-07 Envíar el pedido.................................................................08-09 Seguimiento de pedidos.............................................................10 Filtros de búsqueda.................................................................11 Navegando por el catálogo en Internet...............................................12-13 Tablón de anuncios...............................................................14-15 02 Office Depot Online
Office Depot Online Internet, fácil y sencillo Para Office Depot, el negocio electrónico es algo más que el uso de la tecnología... consiste en adecuar la tecnología a las necesidades empresariales. Le ayudamos a que su empresa sea aún más eficiente, rentable y ecológica: algo que ya hacemos para miles de clientes, todos los días. Tecnología y diseño Web líder. Una forma segura, rápida y fácil de hacer pedidos. Reducción del uso de papel en la cadena de suministro. Ahorro de tiempo y mayor eficacia. Gestione su cuenta de forma rápida y eficaz ahorrando tiempo y hasta un 60% de los gastos de sus compras, todo a un sólo click a través de su conexión a Internet. PA R A M Á S I N F O R M A C I Ó N n o d u d e e n c o n t a c t a r c o n n o s o t r o s Página Web: www.online.officedepot.es E-mail: ESOR-Web@officedepot.com... Solución informática integral de compras Office Depot Online es la herramienta que le permite integrar todos sus departamentos sin necesidad de hacer ninguna inversión informática siempre que se disponga de un simple acceso a Internet. Office Depot Online le ofrece una solución integral que le permite: Jerarquía de Usuario. Le permite gestionar y configurar los distintos perfiles de usuarios: "Mega Usuario", "Super Usuario" y "Usuario Normal". Gestionar la cuenta (creación y modificación de direcciones de entrega, centros de coste y nº propios de pedido). Realizar pedidos. Ver el histórico de pedidos de la cuenta. Aprobación de pedidos. Comunicarse con los usuarios de una misma cuenta a través del Tablón de Anuncios. Insertar el logotipo de su empresa. Crear listas de la compra. www.online.officedepot.es 03
Ahorro de tiempo Conectando a Office Depot Online evita remitir faxes ó realizar llamadas telefónicas innecesarias. Ahorre tiempo en el seguimiento de su pedido. Podrá revisar en tiempo real el estado de su pedido. Sin acceso a Office Depot Online, esta información sólo puede obtenerse a través de una llamada al Servicio de Atención al Cliente, donde también le atenderán adecuadamente. A través de las herramientas de búsqueda encontrará fácilmente los artículos deseados incluso sin la referencia Office Depot. Podrá realizar un pedido rápido a través de la opción Pedir por Nº de Referencia desde donde puede introducir el Nº de referencia de los artículos que componen su pedido. También puede ahorrar tiempo y gestionar su pedido rápido utilizando la Lista de Compra Personalizada donde el Usuario puede encontrar los artículos de su contrato ó sus artículos favoritos. Puede crear todas las listas que necesite. Para realizar un nuevo pedido de forma rápida también puede utilizar la opción "Pedir de Nuevo" que consiste en volver a realizar un pedido ya enviado anteriormente. Solo con pulsar el botón correspondiente todas las referencias se volcarán automáticamente a su cesta de la compra. Desde aquí podrá añadir o eliminar referencias al pedido. Dispondrá de información en tiempo real del stock del artículo solicitado lo que supone una gran ventaja sobre los pedidos realizados por teléfono, fax o e-mail. I N N O V A C I Ó N 04 Office Depot Online
Control e independencia sobre su cuenta En Office Depot Online puede trabajar con dos tipos de usuarios: Usuarios Administradores y Usuario Normal. Como Usuarios Administradores tenemos el perfil de Mega Usuario y Super Usuario. Mega Usuario: Es el administrador con un total control de todos los CIF que componen la estructura de su empresa. Super Usuario: También es un administrador pero en este caso de un CIF en contreto. El Usuario Normal tiene limitada su gestión sólo al envío de pedidos. Solo los Usuarios Administradores tendrán acceso a las opciones Gestionar Mi Cuenta y Gestionar Usuarios para realizar las acciones que se muestran a continuación. Los cambios realizados serán automáticamente actualizados en el sistema de Office Depot: Gestionar Mi Cuenta Gestionar Contactos Gestionar Direcciones de Entrega Gestionar Centros de Coste Gestionar Nº de Pedido Propio Administrar Grupos de Usuarios Gestión de Perfil de Permisos Gestionar Usuarios Añadir Nuevo Usuario Editar Usuarios Activos Usuarios Activos / Inactivos Niveles de Aprobación Mi Perfil En la opción Mi Perfil se muestra la información referente al perfil de usuario, cuyos campos y nombres han sido definidos con el cliente según sus necesidades al dar de alta la cuenta. Tanto el Super Usuario como el Usuario Normal tienen acceso a esta opción. Datos de mi Perfil Mis Direcciones de Entrega Mis Centros de Coste Mis Nº de Pedido Propio Mis Contactos Delegar Aprobador www.online.officedepot.es 05
Opciones para crear su pedido Puede utilizar cualquiera de las siguientes opciones para crear un pedido: Selección de productos a través de la barra de catálogo. Accediendo a las distintas categorías de artículos en la barra de navegación superior de la página. Buscar Búsqueda de artículos introduciendo palabras claves, frases o nº referencia de artículos. Pedidos por referencia Desde la opción Pedidos por Nº Referencia. A través de Listas de la Compra Desde la opción Pedir por Nº de Referencia introduciendo las referencias que van a formar parte de su lista de artículos mas frecuentes, pulsando Añadir a la Lista de la Compra. Búsqueda rápida de productos por la marca del proveedor A través de la opción Buscar por Marca encuentre todo el surtido de productos de un proveedor. Productos de la A a la Z A través de la opción Productos de la A a la Z encuentre todo el surtido de productos dividido por categorías. Cartuchos y Toner Búsqueda de consumibles por marca y por modelo, o simplemente introduzca la referencia del artículo. Todo el catalogo en formato papel esta incluido en la Web a través de las distintas categorías de producto Introduzca palabras clave, frases o Nº de referencia de artículos 06 Office Depot Online
Pedir por Nº de Referencia I N T E G R I D A D Pedidos a través de Listas de la Compra www.online.officedepot.es 07
Enviar el pedido A través de cualquiera de las opciones para realizar los pedidos anteriormente detalladas, añadimos las referencias a la cesta de la compra pulsando la opción En todo momento podemos ver los artículos añadidos a nuestro pedido desde la opción Una vez completado, pulse desde la pantalla "Carro de la Compra" y una nueva pantalla aparecerá para que compruebe la dirección de entrega, centro de coste, nº de pedido propio y en definitiva información importante a la hora de enviar el pedido. En todo momento puede cambiar la dirección de entrega, centro de coste, nº de pedido propio, datos de contacto y el contenido del pedido. Una vez todos los datos son correctos pulse Enviar Pedido y listo! El sistema le facilitará su nº de pedido y solo faltará recibir la mercancía. I N C L U S I Ó N 08 Office Depot Online
Información para el envío del pedido Contenido del pedido www.online.officedepot.es 09
Seguimiento de pedidos Desde la opción "Histórico de Pedidos", puede comprobar el estado de los pedidos enviados a Office Depot. Dependiendo del perfil de usuario con el que haya sido creada su cuenta, puede obtener información referente a todos los pedidos asociados a su cuenta, su centro de costes, o únicamente los pedidos que ha cursado. Puede visualizar todos sus pedidos en orden cronológico, o determinados pedidos utilizando criterios de búsqueda y filtro. Además, puede modificar sus pedidos si no han sido todavía procesados. Para ver todos los pedidos por fecha de creación, haga clic en Seguimiento de Pedido en la barra de navegación situada a la izquierda de la pantalla. En el caso de que haya más de una página de pedidos, utilice los botones de Siguiente y Anterior para moverse por las diferentes páginas. Para ver información detallada sobre un pedido, haga clic sobre el número de este, en la columna de "Número de Pedido" situada a la izquierda. "Histórico de Pedidos" 10 Office Depot Online
Filtros de búsqueda Al entrar en la opción Seguimiento de Pedido, si no especifica criterio, por defecto se desplegará por orden cronológico (pedidos realizados en los últimos 15 días). Además tiene la opcion de filtrar por los siguientes criterios: Nº de Pedido Office Depot Nº de Cuenta. Persona de Contacto. Nº de Dirección de entrega. Centro de Coste. E N F O Q U E E N E L C L I E N T E Filtros de búsqueda También tiene la opción de introducir el rango de fechas para ver los pedidos realizados en el intervalo de tiempo especificado. www.online.officedepot.es 11
Navegando por el catálogo en Internet Desde la barra de catálogo, situada en la parte superior de la página web, puede acceder a las distintas categorías de los artículos. Seleccione una de las categorías para desplegar el contenido de ésta. A medida que vaya haciendo clic en cualquiera de las subcategorías se irán desplegando las distintas familias que lo componen o la lista de artículos correspondiente a éstas. Si desea información más detallada de los artículos que aparecen en pantalla, haga clic en la descripción o en la foto del producto. Desde esta pantalla también podrá añadir el producto a su pedido o a su lista de la compra personalizada. I N T E R N E T, F Á C I L Y S E N C I L L O 12 Office Depot Online
Categorias del Catálogo Online Subcategorias Lista de productos www.online.officedepot.es 13
Tablón de Anuncios Es una herramienta de comunicación entre Office Depot y sus clientes y también de uso interno para los usuarios de una empresa. Esta herramienta está dividida en dos secciones, cada una de ellas destinada un tipo de comunicación diferente: Sección Office Depot Se trata de un espacio utilizado por Office Depot para aquellas comunicaciones de interés para los clientes, referentes a servicio, promociones, incidencias etc. Sección Cliente Se trata de un tablón para uso interno del cliente, al que sólo el Super Usuario puede acceder, para crear o modificar los mensajes que el resto de usuarios podrán ver al entrar en la página Office Depot on-line. Insertar mensajes Haga clic en la opción Tablón de Anuncios situada en la barra de catálogo en la opción Mi Cuenta. Haga clic en Editar. Aparecerá la pantalla de Gestión del Tablón de Anuncios. Escriba su mensaje en la sección Texto del Tablón de Anuncios y seleccione el formato del texto. Haga clic en Actualizar. PA R A M Á S I N F O R M A C I Ó N n o d u d e e n c o n t a c t a r c o n n o s o t r o s Página Web: www.online.officedepot.es E-mail: ESOR-Web@officedepot.com... 14 Office Depot Online
Mostrar logotipo de la empresa El Super Usuario puede colgar de la página el logotipo de la empresa para que aparezca en el Tablón de Anuncios. Para ello, haga clic en el botón Editar dentro del Tablón de Anuncios. Aparecerá la pantalla de Gestión del Tablón de Anuncios. Haga clic en Browse en la sección de Imagen Logo para el Tablón de Anuncios. Busque dentro de los directorios de su PC hasta encontrar la imagen deseada y selecciónela. Haga clic en Enviar E-mail con la Imagen y la imagen que ha seleccionado se enviará directamente a Office Depot en un fichero adjunto. Recibirá una notificación en pantalla. En breve nuestro dpto. E-Business cargará la imagen en su tablón de anuncios. O F F I C E D E P O T O N L I N E Tags en HTML Para personalizar aún más su Tablón de Anuncios, puede utilizar tags en HTML dentro del texto. www.online.officedepot.es 15
C U I D A M O S S U N E G O C I O Office Depot Rotonda René Descartes Pol. Ind. Alcalá-Garena Parcela 101, Nave 3 28806 Alcalá de Henares (Madrid) Página Web: www.online.officedepot.es E-mail: ESOR-Web@officedepot.com ISO 14001 EMS 516560 ISO 9001 FS 516559