Página 1 de 8 PROCEDIMIENTO GENERAL AUDITORÍAS INTERNAS Elaboró Revisó Aprobó Nombre / cargo Vicky Navarro Venegas Jefa Mejora Continua Ramón Schmidt Coke Gerente General Mejora Continua Jorge Araneda Maturana Gerente General Grupo Maestra Firma Fecha Mayo 2010 Mayo 2010 Mayo 2010
Página 2 de 8 INDICE 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE... 3 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 3 4. DEFINICIONES... 3 5. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES... 4 5.1. PLANIFICACIÓN... 4 5.2. EQUIPO AUDITOR... 5 5.3. NOTIFICACIÓN... 6 5.4. REALIZACIÓN... 6 5.5. INFORME... 7 5.6. SEGUIMIENTO... 8 6. RESPONSABILIDADES... 8 7. REGISTROS... 8 8. ANEXOS... 8
Página 3 de 8 1. OBJETIVO. Establecer el procedimiento para la gestión del proceso de Auditorías Internas realizadas al Sistema de Gestión de Calidad (SGC) implementado en Maestra, con la finalidad de determinar si el sistema está conforme con las disposiciones planificadas y se ha implementado y mantenido de manera eficaz. 2. ALCANCE. Las Auditorías Internas son aplicables a todos los procesos que forman parte del SGC de Maestra. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3.1. ISO 9.001:2008 Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos y considera válida la última versión vigente 1 3.2. ISO 9.000:2005 Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario y considera válida la última versión vigente 2 3.3. ISO 19.011 :2002 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental y considera válida la última versión vigente 3. 3.4. Manual de Calidad de Maestra, capítulo 8.2.2. auditorías internas. 4. DEFINICIONES Las aplicables de la Norma ISO 9000:2005 y las que se desarrollan en este documento 4.1. Auditoría interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para revisar el funcionamiento del SGC. 4.2. Programa de la auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. 4.3. Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. 4.4. Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. 4.5. Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. 4.6. Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. 1 Se actualiza versión ISO 9001:2008 y párrafo 2 Se actualiza versión ISO 9000:2005 y párrafo
Página 4 de 8 4.7. Auditor Líder 4 : Persona con competencias necesarias para auditar un sistema de gestión de la calidad de una organización. Como requisito debe tener aprobado un curso de Auditor Líder, impartido por una entidad Certificadora 4.8. Auditor Jefe: Auditor interno que lidera el equipo auditor. 5 4.9. Auditor en Entrenamiento: Persona bajo entrenamiento, con el objetivo de llegar a ser Auditor Interno 6 4.10. Auditor Interno: Persona con las habilidades básicas necesarias para auditar áreas del sistema de gestión de la 7 organización. Como requisito debe tener una antigüedad mayor a 6 meses en la organización, tener aprobado un curso de Auditor Interno y haber realizado un entrenamiento de, al menos, 24 horas de auditorías. 8 4.11. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. 4.12. No conformidad: Incumplimiento de un requisito. 5. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES. 5.1. Planificación. Una vez al año se hace la planificación de las Auditorías Internas que han de llevarse a cabo en dicho período, lo cual queda reflejado en el PG-03 R001Programa de Auditorías Internas. Éste es elaborado por el Jefe de Mejora Continua, y aprobado por la Gerencia Maestra AI y la Gerencia General del Grupo Maestra. 9 Esta planificación considera auditar al menos una vez al año, por partes o en su conjunto, todos los elementos del SGC de Maestra y se establecen aspectos tales como: Los alcances: procesos y unidades a auditar, Objetivos de la auditoría, Las fechas previstas de realización de las auditorías internas, Criterios de auditoría (normas, documentos), El equipo auditor asignado (incluyendo la determinación del Auditor Jefe), 3 Se actualiza versión ISO 19011:2002 y párrafo 4 Se agrega Auditor Líder 5 Se agrega Auditor Jefe 6 Se agrega Auditor en Entrenamiento 7 Se modifica texto 8 Se modifica texto 9 Se actualiza cargos y responsabilidades
Página 5 de 8 Adicionalmente, cuando comienza un nuevo proyecto, el Jefe de Mejora Continua debe actualizar dicho programa, incorporándolo al Plan de Calidad de Construcción respectivo y considerando al menos durante su ejecución: una auditoría interna a la Unidad de Arquitectura y, de Estudio y Proyecto, dos auditorías internas en las salas de ventas correspondientes al proyecto, la primera entre el tercer y cuarto mes de iniciado el lanzamiento y la segunda una vez iniciada la obra gruesa. Tres auditorías internas en la obra para evaluar el desempeño de todos los procesos del SGC que allí se llevan, la primera al mes de iniciada la obra, la segunda al quinto mes y la tercera al noveno mes de iniciada la obra. 10 El Programa de auditorías internas del SGC deberá comunicarse a las Gerencias y Jefaturas de las áreas que corresponda. Se podrán realizar auditorías internas no contempladas en el Programa anterior cuando concurra alguna de las siguientes circunstancias, entre otras: Cuando algún proyecto exige verificaciones especiales. Después de cualquier cambio importante en el SGC, para evaluar el impacto del mismo (reorganizaciones, revisiones de procedimientos, etc.). Cuando exista la sospecha de que la calidad de alguna actividad no alcanza el nivel previsto, debido a deficiencias en el SGC. Cuando sea necesario comprobar la ejecución de las acciones correctivas establecidas. 5.2. Equipo auditor. Los auditores internos deben ser independientes del proceso auditado y deben comportarse de acuerdo a los siguientes principios: Conducta ética: la confianza, integridad, confidencialidad y discreción deberán ser mantenidas en cada proceso de auditoría; Presentación ecuánime: los hallazgos, conclusiones e informes de una auditoría deben ser objetivos y reflejar con veracidad y exactitud las actividades de la auditoría; Enfoque basado en la evidencia: la evidencia de una auditoría debe ser verificable, aún cuando su método de investigación esté basado en análisis por muestreo. El equipo responsable de llevar a cabo la auditoría puede ser conformado por una persona o por un grupo de personas, caso último en el que se designa a un Auditor Jefe. 10 Se modifica la frecuencia de las auditorias de acuerdo a Reunión por la Dirección 2009
Página 6 de 8 5.3. Notificación. Cada Auditoría Interna será notificada al responsable del proceso donde se realizará, mediante una PG_03 R002 Notificación de Auditoría Interna, en la que se señala como mínimo: La fecha en que se realizará la auditoría; Sus objetivos, alcances y criterios; El equipo auditor; Las etapas de ejecución de la auditoría, considerando, a lo menos: Reunión de inicio, Etapa de Investigación y Reunión de cierre. La Notificación de Auditoría es elaborada e informada por el Auditor Jefe a los responsables de los procesos a auditar, con al menos una semana de antelación. El responsable del proceso auditado deberá difundir la Notificación de Auditoría Interna PG_03 R002 y facilitar el proceso de auditoría para lograr el cumplimiento de sus objetivos. 5.4. Realización. Las auditorías internas son realizadas en consideración con los lineamientos establecidos en la Norma NCh-ISO 19011. Durante la reunión de inicio, 11 entre el equipo auditor y los responsables de la unidad a auditar, se presentaran los propósitos, alcance y revisión del plan de auditoría. Durante ésta se deben: Presentar los Auditores Confirmar el Programa de la auditoria Comentar métodos y procedimientos de la auditoría Confirmar recursos e instalaciones para el equipo auditor Confirmar fecha y hora de la reunión de cierre de la auditoria Preguntar y responder las inquietudes y dudas de la auditoria a realizar Informar que los hallazgos se comunicaran de inmediato durante la auditoría y su denominación (no conformidades, no conformidades potenciales y oportunidades de mejora) en la reunión de cierre Durante la etapa de investigación (auditoría in situ) se verifican aquellos elementos del SGC previstos en la Notificación, pudiendo el propio desarrollo de la auditoría llevar a abordar otros aspectos no inicialmente previstos. En esta se incluye la búsqueda y evaluación de evidencias objetivas proporcionadas por el área auditada o por su representante designado. 11 Se agrega procedimiento de la reunión inicial de auditoría a desarrollar
Página 7 de 8 El Auditor Jefe debe velar porque la auditoría se lleve a cabo de acuerdo a lo planificado. En caso de haberse efectuado auditorías anteriormente, se verifica el cierre de las posibles deficiencias encontradas en aquellas. Al término de la auditoría se mantiene una reunión de cierre entre el equipo auditor y los responsables del área auditada, con el fin de exponer los resultados del proceso y aclarar eventuales puntos divergentes de las no conformidades, no conformidades potenciales y oportunidades de mejora 12 detectadas, asegurando a los participantes el entendimiento de las desviaciones. Si existen no conformidades y/o no conformidades potenciales 13, los responsables del área auditada determinan y programan, previo acuerdo con el equipo auditor, las medidas correctivas apropiadas, estableciendo un plazo para su aplicación y seguimiento. Si existiesen discrepancias, prevalece la opinión del Auditor Jefe. 5.5. Informe. Al finalizar cada auditoría, en un plazo no superior a 5 días de finalizada la misma, el Auditor Jefe elabora el PG_03 R003 Informe de Auditoría Interna y lo transmite al responsable del área auditada y al Jefe de Mejora Continua, quien lo sube a la Intranet. Este informe se realiza en el formato dispuesto para ello, que contiene: Un resumen de las actividades realizadas; las no conformidades, no conformidades potenciales (o observaciones) y oportunidades de mejora (o recomendaciones) detectadas, y las conclusiones de la auditoría. Los resultados de las auditorías internas son presentados, por los responsables de las unidades auditadas, a las Gerencias respectivas Los hallazgos de las auditorías internas deben ser registrados como se detalla a continuación: Las No conformidades se deben registrar en el Sistema de No Conformidades en la intranet Las No conformidades potenciales se deben registrar como Acciones correctivas en el Sistema de No Conformidades en Intranet. Las Oportunidades de mejora se pueden registrar como Acciones correctivas en el Sistema de No Conformidades en Intranet o en papel, según el formato PG_02 R002 Informe Acción Preventiva. El responsable de realizar esta tarea, en el caso de las obras, es el Encargado Calidad de Obra y en los demás casos, los responsables de los procesos auditados. 12 Se agrega párrafo 13 Se agrega texto
Página 8 de 8 5.6. Seguimiento. Los resultados de cualquier auditoría interna deberán ser, como mínimo, considerados como premisas para la auto-evaluación del proceso auditado. El seguimiento de los resultados de las auditorías internas es realizado por el responsable del proceso afectado. A su vez, los resultados obtenidos en las auditorías internas son analizados por la Dirección de la Empresa en las reuniones de Revisión por la Dirección, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Calidad. 6. RESPONSABILIDADES. El Jefe de Mejora Continua será el encargado de planificar, implementar, controlar y mejorar el presente Proceso. 7. REGISTROS 7.1. PG-03 R001 Programa de Auditorías Internas 7.2. PG-03 R002 Notificación de Auditoría Interna 7.3. PG-03 R003 Informe de Auditoría Interna 8. ANEXOS No aplica