«Excel Básico 2013» Módulo I
ÍNDICE MÓDULO 1: EXCEL BÁSICO 2013 1. ELEMENTOS DE EXCEL 2013 02 2. INICIANDO EXCEL 2013 08 Excel Básico 2013 1
Excel Básico 2013 1. Elementos de Excel 2013 Esta herramienta ahora trae una novedad: En la cinta de opciones Insertar / Gráficos, aparece la opción Gráficos recomendados pero esta recomendación la hace de acuerdo a la elaboración de un cuadro de datos estadísticos, sin la necesidad de hacerlo manualmente. Guardar los libros de Excel en la nube OneDrive con mucho más facilidad y luego poder usarlo desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Compartirlos enviándolos a todos los usuarios, junto con los permisos de edición y lectura, para que todos vean y compartan la misma edición. Filtrando datos de una tabla dinámica, tablas de Excel o tablas de consultas y otras tablas. Con esta segmentación se puede ver en la tabla que datos se están usando en ese momento. Permite compartir partes de sus hojas de cálculo incrustándolas en sus páginas de redes sociales. Presentación en línea, permite compartir libros con otras personas y colaborar con ellas a través de una conversación o reunión sincrónica. También, puede permitir que otras personas asuman el control de su libro. Tabla dinámica recomendada, muestra una previsualización de diversas tablas dinámicas, para seleccionar la opción que mejor exprese tu idea. Análisis rápido, muestra diversas formas de representar sus datos visualmente. Cuando le guste lo que ve, aplique formatos, líneas, gráficos y tablas con un simple clic. Control de formato de gráficos, permite ajustar gráficos de forma rápida y fácil (cambiar de título, diseño y otros elementos desde una nueva interfaz más interactiva). Para iniciar Excel 2013, debemos tener en cuenta de acuerdo a la versión de la manera siguiente: Usando el buscador de aplicaciones: Excel Básico 2013 2
y/o por el botón inicio que nos dirige al buscador o la página de aplicaciones: Excel Básico 2013 3
Luego, aparecerá la pantalla inicial de Excel 2013 y como las demás aplicaciones tendremos la visualización de un libro en blanco y otras plantillas solo si estamos conectados a Internet, luego las podemos cambiar si es que el modelo elegido no fue el correcto. Podemos elegir un libro en blanco o una plantilla prediseñada que nos da un adelanto de lo que deseamos realizar. En esta oportunidad seleccionamos un libro en blanco para ver los diferentes elementos que tiene esta herramienta. Excel Básico 2013 4
Desde la ficha de Excel del mismo modo que las otras herramientas, posee las funcionalidades que necesita el libro para guardar, abrir, imprimir, compartir, exportar, cerrar y otras más importantes. Del mismo modo podemos regresar al libro haciendo clic en la flecha superior. A continuación los elementos visuales, tenemos las barras: La barra de título, en ella por defecto registra Libro 1 esto cambiará cuando guardemos el libro con el nombre respectivo del libro y al lado derecho tenemos los botones de Ayuda, presentación de opciones, Minimizar y Cerrar. La barra de acceso rápido, se puede configurar para tener los accesos directos a las funciones importantes o más usuales llamados comandos en el uso de esta herramienta. Excel Básico 2013 5
Como las anteriores cintas esta también tiene rápidas funcionalidades que ayudan a la mejor edición de un libro con sus fichas principales Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, datos, Revisar, Vista y otras que se pueden agregar desde Archivo/Opciones/Personalizar cinta de opciones, por ejemplo Complementos, Desarrollador, etc. Adicionalmente, cuando trabajamos con gráficos e imágenes u otros objetos aparecerá una cinta de Opciones (Herramientas de ) encima de la normal con opción es de Diseño y/o Formato. Esta cinta de opciones se puede ocultar haciendo doble clic en cualquiera de las pestañas de esta cinta de opciones y del mismo para regresar a la forma completa, pero también se puede ir al botón Opciones de presentación de cinta de opciones, con esta podemos Ocultar automáticamente, Mostrar pestañas y Mostrar pestañas y comandos. Excel Básico 2013 6
Ahora veremos las otras barras: La barra de fórmulas, en ella encontramos en el primer espacio la celda seleccionada por el cursor, y luego en el otro espacio están los símbolos Cancelar, Introducir e Insertar función. La barra de etiquetas, en ella nos desplazamos por las diferentes hojas del libro en vista. Las barras de desplazamiento, esta barra nos desplaza a lo largo y ancho de la hoja de cálculo usando el cursor sobre ellas o en los triángulos a los extremos La barra de estado, aquí puedes ver el tamaño de la hoja con el zoom y también el estado en que se encuentra la hoja de cálculo seleccionando cada opción. Excel Básico 2013 7
2. Iniciando Excel 2013 Ahora empezaremos este nivel básico de Excel, como saber moverse dentro de la hoja de cálculo, el movimiento de esa celda puede ser en los cuatro sentidos, para ello podemos usar el cursor, o para otros movimientos la tecla TAB o también INTRO. Para movernos a través de los libros, en primer lugar por defecto siempre se abrirá en un libro nuevo solo una hoja, estas se pueden ir agregando Para introducir textos, números o fórmulas, para ello debemos seleccionar primero la celda situando el cursor dentro de la celda y comenzará un juego de activaciones, en nuestra barra de Fórmulas indicando la celda seleccionada y también que es lo que vamos a hacer. Luego de haber llenado la celda hacemos clic en INTRO, o también en teclas direccionales o por último, en la barra de fórmulas haciendo clic en el símbolo del Check. Para modificar los datos si aún no se ha validado solo con la tecla de retroceso se logra borrar, y si ya está validado se ingresa con la tecla F2 esto hace que te sitúes dentro de esa celda para poder borrar o aumentar y lograr modificar, y al final pulsamos INTRO para poder validar los cambios. Excel Básico 2013 8
Ahora veremos los tipos de datos que podemos introducir: Valores constantes Números Estos son los números y los signos especiales, pero el signo positivo delante de un número al inicio de una operación es ignorado mientras el número negativo debe ir precedido por el signo menos. Si escribes un número entre paréntesis este es considerado como negativo. Cuando un número tiene una sola como se trata como un número decimal Si un número no cabe en su celda automáticamente pasa a ser visto como notación científica. Si deseas escribir una fracción, debes escribir un cero delante de la fracción: 0 ¼, 0 ⅗, 0 5/12, etc. Por defecto los números aparecen alineados a la derecha dentro de su respectiva celda. El carácter E o e es interpretado por Excel como notación científica. Así 2E3 es igual a 2000 (2 por 10 elevado a la 3). Con Fecha y Hora Para escribir la fecha u hora, debes escribirla de la forma que deseas que aparezca. También al igual que los números se alinean dentro de la celda a la derecha. Cuando quieres que aparezca el año sobre todo los comprendidos entre 1929 y 2028, solo será necesario escribir los dos últimos dígitos y en otros casos debemos escribirlos completos. Excel Básico 2013 9
Texto El texto por defecto dentro de la celda se alinea por la izquierda. Una celda puede contener hasta 16 000 caracteres de texto. Si un texto no alcanza en la celda seleccionada usará todas las celdas adyacentes para poder visualizarlo, pero solo se almacena en la primera celda donde inició la escritura. En el texto a introducir puede contener caracteres especiales que pueda reproducir la impresora. Fórmulas Para poder escribir o utilizar una fórmula dentro de una celda debes empezar con el signo =, en ella puedes combinar, nombres, operadores, funciones, referencias a otras celdas, etc. Operadores - Aritméticos, par resultados numéricos. + - * / ^ % - Texto, los que sirven para concatenar celdas que tengan texto. & - Relacionales, sirven para comparar valores y dar como resultado (verdadero o falso). < > = <= >= <> - Referencia, es el resultado de usar una fórmula con las celdas por ejemplo: de rango B2:C12, o de Unión B2, C12. Varias operaciones Estas llamadas prioridad de operadores, para ello se puede agrupar en nivel jerárquico de acuerdo al uso de los paréntesis. Excel Básico 2013 10
Su orden jerárquico esta dado de la siguiente manera, primero operadores aritméticos, a continuación operadores de comparación y al final operadores lógicos. Operadores lógicos y aritméticos En esta oportunidad la prioridad es de acuerdo las operaciones aritméticas, cuando hay multiplicación y división en la misma línea de expresión esta las resolverá en la medida que aparecen, de izquierda a derecha, lo mismo sucede con las operaciones de adición y sustracción. Funciones Estas sirven para usar los valores de las celdas que se seleccionen. Estas deben seguir una estricta escritura de acuerdo a como está elaborada la fórmula o función. 1. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis, se recomienda no dejar espacios antes o después de cada paréntesis. 2. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto) fórmulas o funciones. 3. Los argumentos deben separarse por punto y coma. Los errores en datos. En muchas ocasiones cometemos error en escribir una fórmula, en elegir un rango, o en escribir un signo como el paréntesis, nos avisará si existe el error, saldrá una ventana indicando el error con las sugerencias del error. Excel Básico 2013 11
Cuando cometes un error en la celda error también mostrará algunas otras formas de reconocer el error y modificar o dejarlo como está. Aquí mostraremos algunos errores frecuentes: #### se produce cuando el ancho de la columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa # VALOR! esto aparece cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. # DIV/0! esta expresión sale cuando se ha dividido por cero. # NOMBRE? esto sale cuando no reconoce el texto de la fórmula. #N/A esto cuando el valor no está disponible para una función o fórmula. # REF! se da cuando una referencia de celda no es válida. # NUM! cuando los valores numéricos no son válidos en una fórmula o función. # NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan. Excel Básico 2013 12