REGLAMENTO PARTICULAR PARA LA CERTIFICACIÓN DE CONFORMIDAD AENOR PROTOCOLO PARA LA CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE AUTOCONTROL ESPECÍFICOS PARA LA EXPORTACIÓN A PAÍSES TERCEROS CON REQUISITOS DIFERENTES A LOS INTRACOMUNITARIOS EN EL ÁMBITO DEL REAL DECRETO 993/2014 POR EL QUE SE ESTABLECE EL PROCEDIMIENTO Y LOS REQUISITOS DE LA CERTIFICACIÓN VETERINARIA OFICIAL PARA LA EXPORTACIÓN RP B84.00 (Rev. 3) Reglamento aprobado el 2016-10-17
ÍNDICE 1. Objeto... 3 2. Campo de aplicación... 3 3. Documentación de referencia... 4 4. Definiciones... 5 5. Órgano de gestión... 7 6. Concesión del certificado... 8 7. Validez, seguimiento y renovación del certificado... 15 8. Incumplimientos y sanciones... 18 9. Tarifas aplicables... 21 10. Recursos y reclamaciones... 21 11. Obligaciones de AENOR como organismo independiente de control... 22 Anexo A Solicitud de Certificación a efectos de Exportación en el ámbito del Real Decreto 993/2014 y Declaración Responsable del Representante de la Empresa Peticionaria o Licenciataria... 24 Anexo B Operadores relacionados con los productos... 27 Anexo C Período bloqueado para Auditorías no anunciadas... 29 Anexo D Sistema de control... 30 2
1. OBJETO Este Reglamento Particular describe, en cumplimiento del apartado 3.2 del Reglamento General de los Certificados de Conformidad, el sistema particular de certificación del Sistema de Autocontroles Especifico (SAE) base al Real Decreto 993/2014, de 28 de noviembre, por el que se establece el procedimiento y los requisitos de la certificación veterinaria oficial para la exportación. El Reglamento General citado prevalece en todo caso sobre este Reglamento Particular. 2. CAMPO DE APLICACIÓN El presente reglamento se aplica a la certificación del SAE de los establecimientos que intervienen en la producción y exportación de productos a países con requisitos diferentes a los de la Unión Europea, en cualquiera de los siguientes casos: Establecimientos productores finales (EPF) que deseen solicitar certificados veterinarios de exportación para productos de origen animal destinados al consumo humano con destino a países que exigen requisitos diferentes a los aplicables para los intercambios dentro de la Unión Europea. Establecimientos que desean ser propuestos por el MAGRAMA a terceros países que exigen ser incluidos en listas de establecimientos autorizados como requisito previo para la exportación. 3
Establecimientos homologados por los establecimientos productores finales como proveedores directos o indirectos de los mismos, proveedores con SAE certificado. Establecimientos homologados por los establecimientos productores finales como proveedores directos o indirectos de los mismos, proveedores sin SAE certificado. Establecimientos productores finales o sus proveedores directos o indirectos que deseen solicitar la emisión de certificados veterinarios de exportación para productos de origen animal NO destinados al consumo humano, siempre y cuando así lo haya establecido el Comité de Certificación Veterinaria para la exportación, de acuerdo con el párrafo último del artículo 8 del Real Decreto 993/2014. 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA A continuación se relacionan las referencias y títulos completos de los documentos o normas que se citan en el resto de este Reglamento Particular y que se encuentran en vigor en el momento de la redacción de este documento. Es responsabilidad del usuario comprobar la existencia de textos legales más actuales y que sean de aplicación. En lo sucesivo podrán citarse únicamente por su referencia (siempre sin año). Reglamento General de los Certificados de Conformidad (3ª revisión, enero 2008). Real Decreto 993/2014, de 28 de noviembre, por el que se establece el procedimiento y los requisitos de la certificación veterinaria oficial para la exportación. Reglamento (CE) Nº 178/2002 del Parlamento Europeo y del Consejo de 28 de enero de 2002 por el que se establecen los 4
principios y los requisitos generales de la legislación alimentaria, se crea la Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria y se fijan procedimientos relativos a la seguridad alimentaria. Documentos oficiales (Protocolo de certificación, Requisitos de importación, etc.) en su edición en vigor establecidos por el MAGRAMA en sus enlaces: http://www.magrama.gob.es/es/ganaderia/temas/comercio- exterior-ganadero/comercio-exterior-ganadero-import-export- /sistema_autocontroles.aspx 4. DEFINICIONES Además de las definiciones contenidas en la documentación de referencia, se consideran las definiciones siguientes: ASE: Acuerdo Sanitario de Exportación CEXGAN: Sistema informático de apoyo a la exportación de los productos citados en el artículo 2, gestionado por el Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente, que incluye información de utilidad para los operadores, autoridades implicadas y una ventanilla electrónica para la gestión integral y de manera ágil del proceso de certificación, desde la solicitud por el operador, hasta la impresión del certificado veterinario de exportación por los Servicios de Inspección Veterinaria en Frontera, incluyendo, en su caso, otras autoridades competentes implicadas en el proceso de certificación, entre otras funcionalidades. PARTIDA: Conjunto de ítems entregados por un establecimiento a otro, o bien destinados a la exportación, obtenidos y/o elaborados de acuerdo con unas especificaciones establecidas en función de los requisitos no equivalentes a los de la Unión Europea establecidos por los países importadores. 5
DAC: Documento de acompañamiento comercial que debe acompañar a la materia prima cuando es suministrada entre los distintos eslabones de la cadena de producción, hasta el eslabón final. DVR: Declaración de veterinario responsable que debe acompañar a la materia prima obtenida en la producción primaria hasta la primera industria alimentaria de la cadena de producción. EMPRESA PETICIONARIA: Empresa que solicita la certificación. EMPRESA LICENCIATARIA: Empresa a la que AENOR ha concedido el Certificado. ESTABLECIMIENTO PRODUCTOR FINAL (EPF): el establecimiento que realiza la última transformación o acondicionamiento del producto a exportar, antes de la expedición de la partida. Los establecimientos productores finales que deseen exportar a países con requisitos adicionales a los de la UE deberán acreditar el cumplimiento de dichos requisitos mediante la certificación de su SAE por un OIC ESTABLECIMIENTO PROVEEDOR: establecimiento que suministra materias primas o productos intermedios a otro establecimiento en función de unas especificaciones establecidas por un establecimiento con SAE certificado para cumplir los requisitos no equivalentes a los de la UE que establece el país al que en principio irán destinados los productos elaborados con dicha materias primas o productos intermedios. El establecimiento proveedor puede suministrar materias primas directamente al establecimiento con SAE certificado (proveedor directo) o a otro proveedor del mismo (proveedor indirecto), previa homologación de acuerdo con los procedimientos establecidos en el anexo 2 del protocolo de certificación. Un establecimiento puede actuar a la vez como establecimiento productor final y como establecimiento 6
proveedor. El establecimiento proveedor puede optar por disponer de su propio SAE certificado para ser homologado por otros establecimientos. FICHA DE ESPECIFICACIONES: el documento elaborado por un establecimiento con SAE certificado que incluye todos aquellos requisitos específicos de salud pública o sanidad animal no equivalentes a los de la normativa UE que deben cumplir las partidas que se pretendan exportar utilizando el ASE al que corresponde la ficha. Podrán agruparse los requisitos de varios ASE en una misma ficha, seleccionando para cada requisito el nivel de mayor exigencia exigido en los certificados asociados a la ficha de especificaciones. Los requisitos contemplados en la ficha de especificaciones se tendrán en cuenta durante todo el proceso productivo, desde la recepción de la materia prima hasta la expedición de partidas a los clientes, para garantizar que éstas cumplen dichos requisitos. SAE: SISTEMA DE AUTOCONTROL ESPECÍFICO: Serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos (recursos, procedimientos, documentos, estructura organizacional y estrategias) para garantizar el cumplimiento de los requisitos específicos contemplados en el certificado veterinario de exportación que acompañará a cada partida exportada 5. ÓRGANO DE GESTIÓN La gestión de este sistema particular de certificación se encomienda, en los términos previstos en los Estatutos de AENOR, en el Reglamento General de los Certificados de Conformidad y, a los servicios técnicos de AENOR cuyos datos figuran en la portada de este documento. 7
6. CONCESIÓN DEL CERTIFICADO 6.1. Proceso de concesión El proceso de concesión se ajustará a lo establecido en el capítulo 4 del Reglamento General de Certificados de Conformidad, y en los apartados siguientes. 6.2. Solicitud La empresa, o en su caso el representante legal, que desee que le sea concedido el certificado de conformidad dirigirá su solicitud (Anexos A, B y C) a los Servicios Técnicos de AENOR en papel, de acuerdo al contenido del impreso de solicitud de oferta específico para esta certificación. La solicitud debe hacerse por centro. En caso de solicitar la certificación para más de un centro, la empresa deberá remitir una solicitud diferente para cada uno de ellos. Asimismo, el centro deberá enviar con una antelación de 3 días hábiles a la auditoría el procedimiento de trazabilidad y las fichas de especificaciones que estén bajo el alcance de los trabajos y el SAE. AENOR comprobará el contenido de la solicitud, solicitando cualquier aclaración o documentación complementaria que se considere necesaria. Por otra parte, se considerará información vinculante la entregada en la solicitud específica para este esquema reflejada en la solicitud de oferta firmado por el representante legal del centro. 8
6.3. Auditoría Una vez recibida la solicitud de certificación reflejada en el anexo A, los servicios técnicos de AENOR aplicarán el programa de control en base a la información de la solicitud del peticionario (R- DCC 001), se establecerá la fecha prevista para la visita y se le comunicará, a través de un plan de auditoría, la fecha y el equipo auditor designado para su realización. La frecuencia de las auditorías será la establecida en el Protocolo para la Certificación de sistemas de autocontrol específicos (Real Decreto 993/2014). Las auditorías no anunciadas consistirán exclusivamente en la realización de ejercicios de trazabilidad para verificar el sistema de autocontrol y la aplicación de los requisitos adicionales en función de los ASE, los ejercicios de trazabilidad se realizarán de acuerdo a lo establecido en el Protocolo para la Certificación de sistemas de autocontrol específicos. Se notificará a la empresa (telefónicamente o vía correo electrónico) la fecha de realización de la auditoría no anunciada 48 horas antes de la realización de la misma, el aviso tendrá en todo momento carácter informativo no pudiendo ser modificada dicha fecha salvo causa de fuerza mayor debidamente justificada. 9
Ejercicios de trazabilidad El número de ejercicios de trazabilidad se realizará en función de la siguiente tabla, los ejercicios serán distribuidos entre las diferentes auditorías que en su caso se lleven a cabo durante el año: Número mínimo de ejercicios de trazabilidad (anual) Nº de fichas de especificaciones diferentes con las que trabaja el centro Nº total de partidas exportadas o suministradas a clientes para su exportación en el año anterior 1-3 4-13 >13 1 2 3 4 2-10 3 4 5 >10 4 5 6 El número de certificados veterinarios de exportación expedidos a un establecimiento, se calculará tomando el año natural anterior o, si no se dispone de un histórico de un año completo, el tiempo transcurrido desde la fecha de emisión del primer certificado de exportación hasta la fecha de comunicación de dicho dato al OIC. El cálculo de las partidas suministradas a clientes para su exportación se realizará con los mismos principios. En auditorías iniciales, si el establecimiento no ha comenzado su actividad de exportación (por ejemplo, cuando está obteniendo la certificación de su SAE para solicitar al MAGRAMA ser propuesto a 10
un tercer país para su autorización, o para actuar como proveedor con SAE certificado), se determinará el número de ejercicios de trazabilidad en función del número de las fichas de especificaciones desarrolladas para cumplir los requisitos de destino y eligiendo la columna con el valor (4-13) como nº de partidas exportadas/suministradas. Una vez establecido el número de ejercicios a realizar, la selección específica de las partidas sobre las que se realizarán los ejercicios se hará de modo que sea representativa del conjunto de requisitos de sanidad animal no equivalentes a los de la Unión Europea que contempla el establecimiento en sus fichas de especificaciones. Las pruebas de trazabilidad se realizarán sobre partidas exportadas o enviadas, según sea el caso, conteniendo información de trazabilidad hacia atrás, de proceso y hacia adelante incluyendo los requisitos aplicables de los ASEs. La información permitirá verificar: La correcta identificación y segregación (en su caso) de materias primas, productos intermedios y productos finales elaborados en función de la ficha de especificaciones a las que se ajustan. Una relación lógica (volumen o peso) entre: El conjunto de las cantidades entrantes de materia prima amparadas por cada DVR y/o DAC, cantidades utilizadas y el conjunto de salidas (para cualquier destino o cliente) de producto obtenido a partir de dichas partidas y la cantidad de materia prima almacenada pendiente de utilización. Esta valoración se podrá realizar mediante un muestreo representativo. 11
Entre las entradas globales de materia prima bajo cada ficha de especificaciones (amparadas por un DVR o DAC) y las salidas totales de productos elaborados de acuerdo con cada ficha (para la exportación o cualquier otro destino). El proceso de auditoría tiene como finalidad determinar la conformidad del sistema autocontrol específico para la exportación a países terceros con requisitos diferentes a los intracomunitarios, y comprende esencialmente: Evaluación de los procedimientos, registros y demás documentación del peticionario para dar respuesta a los requisitos de los Sistemas de trazabilidad establecidos en el Real Decreto 993/2014 y los documentos oficiales (Protocolo de certificación, Requisitos de importación, etc.) en su edición vigente establecidos por el MAGRAMA en sus enlaces: http://www.magrama.gob.es/es/ganaderia/temas/comercio- exterior-ganadero/comercio-exterior-ganadero-import-export- /sistema_autocontroles.aspx Realización de ejercicios de trazabilidad. Visita a las instalaciones del centro. Comprobación de la implantación de las acciones correctivas derivadas de las desviaciones detectadas en auditorías anteriores (si aplica) La visita al centro deberá coincidir con actividad productiva relacionada al menos con parte del alcance de la certificación. Cuando el establecimiento que va a ser auditado para la obtención, mantenimiento o renovación de la certificación haya homologado proveedores sin SAE certificado, los OIC podrán, 12
como parte de la auditoría del SAE, verificar el procedimiento de homologación implantado por el establecimiento, mediante comprobaciones in situ en una muestra de los establecimientos proveedores directos o indirectos. Se verificará la relación de fichas de especificaciones acordadas con los clientes a los que el establecimiento suministra materia prima, así mismo se verificará que el contenido de las fichas de especificaciones de producto final es conforme a los requisitos exigidos (verificación de que el contenido de las fichas elaboradas por el establecimiento que está siendo auditado cumple los requisitos exigidos en el anexo 2 del Protocolo de Certificación). Se verificará el cumplimiento de los requisitos en materia de sanidad animal adicionales o distintos a los exigidos por la normativa UE, recogidos en las fichas de especificaciones con las que opera el establecimiento. En las fichas de especificaciones, se deberá realizar la comprobación de que las partidas elaboradas por el establecimiento se encuentran de acuerdo con las mismas, así mismo se deberán verificar los DVR y/o DAC que acompañaban a la materia prima utilizada, y de que contienen toda la información exigida en el anexo 2 del Protocolo de Certificación, y en particular la referencia inequívoca a la ficha de especificaciones a las que se ajustan y la relación de requisitos de salud pública y de sanidad animal no equivalentes a los de la UE cuyo cumplimiento garantiza el emisor de cada DAC o DVR con su firma. Se verificará que el tratamiento de productos no conformes cumple con los requisitos recogidas en el anexo C de este reglamento. 13
Una vez realizada la visita, ya sea inicial, mantenimiento, de renovación o no anunciada, se elaborará un informe, que será enviado por los servicios de AENOR a la empresa en un plazo máximo de 15 días hábiles desde la finalización de la auditoría. 6.4. Visita extraordinaria Cuando se detecten incumplimientos que puedan impedir la concesión del Certificado, los Servicios Técnicos de AENOR podrán decidir el realizar una visita extraordinaria en la que se verificará si se han corregido las no conformidades detectadas. 6.5. Concesión del certificado Se concederá el Certificado de Conformidad cuando no se detecte ninguna no conformidad muy grave. Si aun detectándose no conformidades graves, éstas han sido solucionadas mediante un adecuado plan de acciones correctivas que evidencia implantación y cierre de las mismas y, si aun detectándose no conformidades leves, la organización ha presentado un plan de acciones correctivas que detalle las causas, acciones correctivas, responsables y plazos de implantación. El envío de las acciones correctivas se deberá realizar en los 22 días hábiles posteriores a la recepción del informe de auditoría. La resolución de las acciones correctivas frente a incumplimientos y la consiguiente concesión del certificado no deberán superar un periodo máximo de 15 días hábiles a partir de la recepción de las acciones correctivas presentadas por el establecimiento. 14
7. VALIDEZ, SEGUIMIENTO Y RENOVACIÓN DEL CERTIFICADO 7.1. Período de validez Los certificados serán emitidos con una validez de 3 años. Transcurrido este periodo se procederá de acuerdo con el capítulo 6 del Reglamento General. 7.2. Auditorías no anunciadas Estas actividades se ajustarán a lo establecido en el capítulo 5 del Reglamento General, en el resto de este capítulo y en la documentación de referencia. Se realizarán anualmente en los dos primeros años a partir de la certificación inicial. Se realizará desde el cuarto al octavo mes a contar desde la anterior auditoría anunciada. El establecimiento podrá comunicar a los Servicios Técnicos de AENOR en el plazo de 60 días desde la última auditoría anunciada, el bloqueo de 20 días laborables en los que no se podrán realizar los trabajos no anunciados. Este tipo de trabajos también se realizará cuando así lo determine la Dirección General de Sanidad de la Producción Agraria. Los trabajos realizados en estas actividades contemplan los aspectos reflejados en el capítulo 6.3 El centro auditado, si procede, presentará un plan de acciones correctivas siguiendo lo establecido en el Capítulo 6.5 del presente Reglamento. 15
7.3. Auditorías de mantenimiento Las actividades de mantenimiento se ajustarán a lo establecido en el capítulo 5 del Reglamento General, en el resto de este capítulo y en la documentación de referencia. Los servicios técnicos de AENOR efectuarán, auditorías anuales de mantenimiento, con objeto de comprobar si se mantienen las condiciones que dieron lugar a la concesión inicial de dicho certificado. Los trabajos realizados en estas actividades contemplan los aspectos reflejados en el capítulo 6.3 El centro auditado, si procede, presentará un plan de acciones correctivas siguiendo lo establecido en el Capítulo 6.5 del presente Reglamento. 7.4. Auditoría de renovación Las actividades de mantenimiento se ajustarán a lo establecido en el capítulo 5 del Reglamento General, en el resto de este capítulo y en la documentación de referencia. Los servicios técnicos de AENOR efectuarán cada tres años una auditoría de renovación, con objeto de comprobar si se mantienen las condiciones que dieron lugar a la concesión inicial de dicho certificado. La auditoría de renovación se realizará como muy tarde dos meses antes de la fecha de expiración del certificado. Los trabajos realizados en estas actividades contemplan los aspectos reflejados en el capítulo 6.3 16
El centro auditado, si procede, presentará un plan de acciones correctivas, siguiendo lo establecido en el Capítulo 6.5 del presente Reglamento. 7.5. Auditoría de modificación Estas actividades se ajustarán a lo establecido en el capítulo 5 del Reglamento General, en el resto de este capítulo y en la documentación de referencia. En el caso de presentarse situaciones en los que el operador necesite ampliar el alcance de la certificación, el establecimiento realizará una solicitud para proceder mediante visita específica para evaluar la conformidad de esta ampliación. En caso de coincidir en fecha con las auditorías reflejadas en los puntos 7.3 ó 7.4 podrán realizarse, siempre y cuando el establecimiento lo haya solicitado previo a la planificación de la visita. Los trabajos realizados en estas actividades contemplan los aspectos reflejados en el capítulo 6.3. El centro auditado, si procede, presentará un plan de acciones correctivas, siguiendo lo establecido en el Capítulo 6.5 del presente Reglamento. 17
8. INCUMPLIMIENTOS Y SANCIONES 8.1. Clasificación de incumplimientos Se consideran incumplimientos MUY GRAVES*: 1. Incumplimiento del Sistema de Autocontrol del establecimiento relacionado con la incapacidad de trazar el cumplimiento de alguno de los requisitos establecidos por el país tercero. Incapacidad para reconstruir las partidas enviadas a los países terceros desde el punto de vista de Trazabilidad. 2. No disponer de los procedimientos mínimos requeridos en el Anexo 2 del Protocolo de certificación en su versión vigente en el sistema de autocontrol del establecimiento auditado y de aquellos establecimientos intermedios que tengan que cumplir con los requisitos definidos por el tercer país sobre trazabilidad y control de entrada de materias y evaluación de proveedores. 3. Incapacidad para reconstruir las partidas enviadas a los países terceros desde el punto de vista de Trazabilidad. 4. Falta de correspondencia lógica en cantidad, volumen o peso entre: El conjunto de las partidas entrantes de materia prima amparadas por cada DVR y/o DAC, y el conjunto de salidas (para cualquier destino o cliente) de producto obtenido a partir de dichas partidas). 5. La no comunicación al Organismo Independiente de Control de las incidencias que le hayan sido notificadas oficialmente relativas a las partidas exportadas dentro del alcance de las exportaciones objeto de la certificación, en el plazo de 72 horas desde que el establecimiento tiene recibe la notificación. 18
6. No permitir la entrada a sus instalaciones al organismo independiente de control así como no facilitar el acceso a los registros que contengan información relevante para la realización de las comprobaciones, y proporcionar la información que sea solicitada. 7. No suministrar al Organismo Independiente de Control información veraz sobre el número de certificados de exportación obtenidos o el número de partidas suministradas a otros establecimientos como proveedor con SAE certificado, y las especificaciones establecidas por dichos establecimientos para los productos suministrados. 8. No tener constancia escrita de la recepción y aceptación por los proveedores de las fichas de especificaciones y modelos de DAC y DVR, según se aplique en cada caso. Se consideran incumplimientos GRAVES*: 1. Incumplimiento sistemático de un requisito del sistema de autocontroles específico pero que no comprometa la capacidad del establecimiento para garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos por el país tercero. 2. No comunicar al Organismo Independiente de Control cualquier modificación en su actividad, instalaciones, autorizaciones administrativas o en cualquiera de los datos relevantes que afecten al alcance del certificado, cuando esta modificación se produzca. Se consideran incumplimientos LEVES*: 1. El resto de los incumplimientos detectados distintos a los mencionados anteriormente. 19
*Para la categorización de las desviaciones deberán tenerse en cuenta las observaciones realizadas en el Protocolo para la Certificación de sistemas de autocontrol específicos en su versión vigente. 8.2. Sanciones INCUMPLIMIENTO Muy grave Grave Leve MEDIDA Suspensión temporal o retirada del certificado o no concesión en el caso de auditoría inicial Solicitar acción correctiva con evidencia de implantación, cierre. Verificación que se ha solucionado el problema en control extraordinario(*) Solicitar acción correctiva que incluya causas, acciones correctivas, responsables y plazos de implantación y verificar que se ha solucionado el problema en siguiente control rutinario. Verificación que se ha solucionado el problema en control extraordinario (*) *La visita extraordinaria no será necesaria siempre que sea posible comprobar que se ha solucionado el incumplimiento mediante control documental. En el caso de incumplimientos leves cuando sean aprobadas las medidas planteadas y estas contengan lo establecido. Durante la tramitación de los incumplimientos muy graves, según figura en el Reglamento General, el Director General de AENOR puede acordar la suspensión temporal cautelar del certificado. 20
En el caso de no superar los criterios anteriormente mencionados (6.5, 6.4 en los casos que aplique y en este punto 8.2) se obtendrán los siguientes resultados: En las auditorías iniciales o de renovación, se procederá a una no concesión del certificado. En el caso de auditorías de mantenimiento y no anunciada, se procederá a la retirada del certificado. En las auditorías de modificación del alcance, según el tipo de incumplimiento, se rechazará la emisión del nuevo certificado o se retirará el vigente. En caso de no concesión o retirada del certificado, el establecimiento auditado deberá solicitar el inicio de un nuevo proceso de certificación. 9. TARIFAS APLICABLES AENOR establecerá y comunicará a las empresas que soliciten la certificación las tarifas correspondientes a las actividades relacionadas con la concesión, seguimiento y renovación del Certificado. Las tarifas se comunicarán en la oferta correspondiente. Los pagos efectuados durante el proceso de concesión no se reembolsarán a la empresa peticionaria en ningún caso. 10. RECURSOS Y RECLAMACIONES El tratamiento de las reclamaciones y recursos directamente relacionados con el presente documento está definido en el Reglamento General de los Certificados de Conformidad y en 21
Reglamento general del comité de apelaciones. Además de lo indicado en dicho Reglamento, se deberán cumplir los siguientes plazos: Reclamaciones: se dirigirán a los Servicios Técnicos, la cual enviará un acuse de recibo de dicha reclamación en un plazo máximo de 5 días laborales y dará una respuesta inicial en un plazo de 10 días laborales después de recibida la reclamación. Para este Reglamento Particular, el plazo de resolución no superará los 30 días laborales. Recursos: tal y como se establece en el apartado 10.7 del Reglamento General de los Certificados de Conformidad el licenciatario podrá elevar un escrito razonado contra el acuerdo adoptado por AENOR en aplicación del presente Reglamento y que le afecten directamente en un plazo de 30 días a partir de la recepción del acuerdo. Para este Reglamento Particular, el plazo de resolución no superará los 20 días laborales. 11. OBLIGACIONES DE AENOR COMO ORGANISMO INDEPENDIENTE DE CONTROL AENOR cumplirá con las obligaciones establecidas en el Artículo 5 del Real Decreto 993/2015 para los organismos independientes de control: Realizar los informes y certificaciones previstos en los artículos 11 y 12, de modo que reflejen de manera fiel y veraz la situación del establecimiento y reúnan toda la información requerida con respecto al cumplimiento de los requisitos establecidos. 22
Prestar a la Administración la colaboración y apoyo que ésta le solicite, en el ámbito de este real decreto. Conservar para su posible consulta por la autoridad competente, durante un periodo mínimo de 5 años, los expedientes, documentación y datos de los controles realizados y de los informes emitidos. AENOR se compromete a mantener la confidencialidad de los datos cedidos por la Dirección General de Sanidad de la Producción Agraria. Información a la Dirección General de Sanidad de la Producción Agraria de las auditorías que van a realizar con una antelación mínima de 5 días hábiles 23
ANEXO A SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN A EFECTOS DE EXPORTACIÓN EN EL ÁMBITO DEL REAL DECRETO 993/2014 Y DECLARACIÓN RESPONSABLE DEL REPRESENTANTE DE LA EMPRESA PETICIONARIA O LICENCIATARIA D..., con DNI, en nombre y representación de., con domicilio social en y cuya planta a auditar se encuentra ubicada en.. E X P O N E 1 Que conoce y se compromete a acatar el Reglamento General de los Certificados de Conformidad, Reglamento Particular Para La Certificación De Conformidad AENOR Protocolo Para la Certificación de Sistemas de Autocontrol Específicos para la Exportación a Países Terceros con Requisitos Diferentes a los Intracomunitarios en el Ámbito del Real Decreto 993/2014 por el que se establece el Procedimiento y los Requisitos de la Certificación Veterinaria Oficial para la Exportación 2 Que se compromete a pagar los gastos que le corresponda según viene establecido en el reglamento particular. 3 Que se compromete a acatar, sin reserva, los acuerdos de AENOR relativos a la tramitación de esta solicitud y de las 24
verificaciones y controles posteriores que se hagan en consecuencia. 4 Que se compromete a permitir cualquier verificación que sea requerida realizar por parte del AENOR en el marco de esta certificación. 5 Se compromete facilitar a AENOR la información necesaria para la realización de las auditorías, en relación a las exportaciones realizadas o a las materias primas o productos suministrados a otros establecimientos con destino a la exportación. Asimismo autoriza a AENOR a solicitar información al respecto a la Dirección General de Sanidad de la Producción Agraria. 6 Que conoce que AENOR está obligada a conservar para su posible consulta por la autoridad competente, durante un periodo mínimo de cinco años, los expedientes, documentación y los datos de los controles realizados y de los informes emitidos. 7 Que manifiesta bajo su responsabilidad que: a. Los datos facilitados tanto en esta solicitud como en impreso de solicitud de oferta son ciertos. b. Acepta los resultados de las auditorías. c. Autoriza al OIC a comunicar los resultados de las auditorías y la información relacionada con las mismas a las autoridades competentes a través de la Dirección General de Sanidad de la Producción Agraria, en la forma que ésta establezca. d. Se compromete a comunicar al Organismo Independiente de Control en el menor plazo posible cualquier cambio relevante en los datos solicitados. 25
8 Que cumple la legislación vigente y, en especial, la relativa a condiciones laborales y prevención de riesgos laborales. 9. Que se compromete a reproducir en su totalidad los documentos de certificación si el titular suministra copias a otros. Por todo ello: S O L I C I T A La certificación de conformidad de conformidad AENOR de acuerdo al protocolo para la certificación de Sistemas de Autocontrol Específicos para la exportación a países terceros con requisitos diferentes a los intracomunitarios en el ámbito del real decreto 993/2014 por el que se establece el procedimiento y los requisitos de la certificación veterinaria oficial para la exportación Para los productos y destinos (ASEs):............ Indicado en el cuestionario descriptivo adjunto..., a. de.. de 20. FIRMA Y SELLO 26
ANEXO B OPERADORES RELACIONADOS CON LOS PRODUCTOS Relación de proveedores directos o indirectos homologados según el anexo 2 del Protocolo de Certificación: Nº RAZÓN SOCIAL RGSEAA AUTORIZACIÓN PAÍS IMPORTADOR* SAE CERTIFICADO SÍ/NO * Si lo exige destino. PROVEEDORES CON SAE CERTIFICADO: N º ALCAN CE OI C REFERENC IA CERTIFICA DO FECHA DE EMISI ÓN FECHA DE CADUCID AD FECHAS DE AUDITORÍAS DE MANTENIMIE NTO 27
PROVEEDORES CON SAE NO CERTIFICADO: Nº PRODUCTO FECHA DE HOMOLOGA CIÓN 28
ANEXO C PERÍODO BLOQUEADO PARA AUDITORÍAS NO ANUNCIADAS Las auditorías no anunciadas, se realizarán desde el cuarto mes al octavo mes a contar desde fecha de la realización de la anterior auditoría anunciada, durante los dos primeros años de certificación. El establecimiento podrá reservar 20 días laborables en los cuales no se podrá llevar a cabo la auditoría no anunciada:.. 29
ANEXO D SISTEMA DE CONTROL 1. Control de la documentación Deberá definirse y documentarse un procedimiento de control de la documentación y los registros relacionados con los requisitos contemplados en este Reglamento. La documentación y registros relacionados con los requisitos exigidos en este Reglamento deberá ser conservada durante un periodo mínimo de 3 años. 2. Requisitos del sistema de tratamiento de las reclamaciones de clientes La empresa debe tener documentado e implantado un sistema de tratamiento de las reclamaciones de los clientes en relación con los productos certificados. El procedimiento escrito debe describir, como mínimo, la sistemática de recepción, registro, identificación, análisis, seguimiento y evaluación de las reclamaciones de clientes. 3. Sistema auditado de autocontroles específicos En el caso de exportación a destinos con requisitos adicionales a los establecidos en la Unión Europea, los operadores deberán diseñar un sistema de trazabilidad de sus partidas destinadas a la exportación que incluya así mismo el cumplimiento de los requisitos específicos exigidos por el país importador diferentes a los de la Unión Europea. Este sistema es el llamado Sistema auditado de autocontroles específicos. 30
4. Características del Sistema auditado de autocontroles específicos El Sistema auditado de autocontroles específicos debe permitir al operador garantizar que para cada partida exportada se ha comprobado de manera previa a su expedición y a la emisión del correspondiente certificado de exportación: a) La composición exacta de la partida. b) Que está documentada la trazabilidad completa de la misma. c) El cumplimiento de los requisitos específicos exigidos por el país importador, que sean diferentes a los establecidos en la normativa nacional y de la Unión Europea. Consiste en la comprobación por el operador de que dispone de toda la información necesaria para garantizar el cumplimiento de los requisitos específicos contemplados en el certificado veterinario de exportación que acompañará a cada envío, exigidos por los países importadores que ha incluido en su solicitud, de acuerdo con el artículo 11 del Real Decreto 993/2014. La comprobación que realice el establecimiento deberá realizarse para cada partida y de manera previa a la emisión del certificado veterinario de exportación y a la expedición de la misma. La planta o establecimiento designará un responsable del sistema de supervisión que deberá conocer en detalle los procesos de la planta, el sistema de supervisión, el sistema de autocontrol y todos los programas relacionados, así como los requisitos nacionales, de la Unión Europea y de los terceros países a los que exporta. 31
El responsable deberá disponer de autoridad suficiente para adoptar las decisiones que proceda, tales como el reprocesamiento o el rechazo de la partida para la exportación, en caso de no poder garantizarse en todo momento el cumplimiento de los requisitos exigidos para la exportación. Para cada partida a exportar se recopilará y analizará la siguiente información: a) Composición exacta de la partida: se registrarán todos los datos (volumen o peso, número de envases, lotes, etc.) que sean necesarios para la emisión del certificado veterinario de exportación y todos aquellos que adicionalmente fueran necesarios para verificar la trazabilidad de todas las unidades que componen la partida. b) Trazabilidad completa: se recopilará toda la información relativa a la trazabilidad de la partida, incluyendo en su caso la información que deba ser aportada por operadores anteriores en la cadena de producción (como explotaciones ganaderas, mataderos, otras industrias alimentarias, etc.); se analizará dicha información para comprobar que está completa y que de acuerdo con la misma, la mercancía cumple con todos los requisitos en materia de trazabilidad exigidos por el país importador y se dejará constancia del resultado de dicho análisis. c) Cumplimiento de los requisitos específicos exigidos por el país importador: Los requisitos exigidos por los países importadores que no sean equivalentes a los establecidos por la normativa de la Unión Europea, deberán tenerse en cuenta al diseñar el sistema de autocontrol del establecimiento. 32
5. Tratamiento de productos no conforme Deberá definirse y documentarse un procedimiento escrito con el tratamiento de los productos que no sean conformes con este Reglamento. Se mantendrán registros de la naturaleza de dichas no conformidades, así como de las acciones correctivas a tomar para eliminar la causa de las no conformidades, reales o potenciales, con objeto de que no vuelvan a ocurrir. El tratamiento de los productos no conformes deberá tener en cuenta la segregación de aquellos lotes o partidas que no cumplen con los requisitos de aplicación. 33