Lineamientos para la recepción de Solicitudes y Alta de Proveedores en Cadenas Productivas del Gobierno Federal Julio de 2010 1
Objetivo Definir una mecánica operativa para la recepción de solicitudes de alta de proveedores en las Cadenas Productivas del Gobierno Federal y mejorar los actuales niveles de servicio. Flujo Operativo Procedimiento 1. El horario de recepción de archivos de alta de proveedores será de 8:00 a 13:00 hrs. solicitudes recibidas después de las 13:00 hrs serán consideradas como recibidas al día hábil siguiente. 2. La solicitud deberá ser enviada mediante correo institucional de la entidad o dependencia. 3. El correo de Nacional Financiera donde se recibirán las solicitudes de alta de bases es: altabases@nafin.gob.mx 4. Los registros solicitados durante el día y dentro horario de recepción estarán dados de alta dentro de las 48 hrs siguientes cuando sean hasta 100 registros. Solicitudes de más de 100 registros quedarán atendidos a las 72 horas o más. 5. Solo se deberá enviar un archivo por dependencia o entidad al día. En el caso de dependencias y/o entidades cuya operatividad se realice desde los diferentes centros o representaciones a nivel nacional, se aceptará un archivo por centro al día. 2
6. No se deberán reenviar archivos y/o registros ya solicitados durante el día o en días anteriores salvo solicitud expresa de NAFIN. Los archivos solo deberán contener los registros nuevos solicitados. En ningún caso registros de días anteriores o duplicados. 7. El archivo excel de solicitud de alta deberá nombrarse como la entidad o dependencia y el Asunto del correo deberá estructurarse de la siguiente forma: Solicitud Alta de proveedores, nombre completo de la Entidad o Dependencia, Ejemplo: Solicitud Alta Proveedores, Secretaría de Hacienda y Crédito Público. En el caso de dependencias y/o entidades cuya operatividad se realice desde los diferentes centros o representaciones a nivel nacional el Asunto del correo deberá estructurarse de la siguiente forma: Solicitud Alta de proveedores, nombre completo de la Entidad o Dependencia y centro de trabajo, Ejemplo: Solicitud Alta Proveedores, Secretaría de Comunicaciones y Transportes, Sonora. 8. Únicamente se recibirán archivos tipo excel en el formato indicado por NAFIN, correctamente requisitados y sin modificaciones en el formato del mismo. (se adjunta archivo modelo). 9. En caso de requerir alguna corrección para alguno de los registros dados de alta, ésta será mediante el archivo correspondiente especificando que se trata de una corrección. Donde el archivo excel de solicitud de alta deberá nombrarse como la entidad o dependencia y el Asunto del correo deberá estructurarse de la siguiente forma: Corrección de registro de proveedores, nombre completo de la Entidad o Dependencia, Ejemplo: Corrección Registro de Proveedores, Secretaría de Hacienda y Crédito Público. En el caso de dependencias y/o entidades cuya operatividad se realice desde los diferentes centros o representaciones a nivel nacional el Asunto del correo deberá estructurarse de la siguiente forma: Corrección de Registro de proveedores, nombre completo de la Entidad o Dependencia y centro de trabajo, Ejemplo: Corrección Registro de Proveedores, Secretaría de Comunicaciones y Transportes, Sonora. 10. No se proporcionarán confirmaciones de alta de registros de proveedores por ningún medio. Para efectos de consulta por parte de la Dependencia o Entidad, está a su disposición en el portal de cadenas en el menú principal el botón de Administración submenú Afiliados opción Proveedores en donde se podrá solicitar la base total de registros oprimiendo el botón Buscar o confirmar individualmente cada registro mediante el Nombre, R.F.C., o Número de Proveedor 48 hrs después de enviada la solicitud. 3
Pantalla de consulta de proveedores en Cadenas Productivas 11. Se sugiere conservar las solicitudes de alta enviadas a Nafin concentradas en un archivo manteniéndolo actualizado para futuras consultas por parte de la misma Dependencia o Entidad. 12. Se sugiere a la dependencia o entidad enviar las solicitudes de alta de registros desde el momento en que se reconoce al proveedor y no al momento de realizar el pago, con el objeto de evitar retrasos en el proceso obligatorio de registro de cuentas por pagar. Dudas o comentarios C.P. VICTORINO VILLALOBOS ALVAREZ Subdirector Cadenas Productivas Gobierno Federal Dirección de Cadenas Productivas Tel. 5325-6316 Email: vvillalobos@nafin.gob.mx 4
Layout de archivo a enviar GUIA PARA LLENADO DEL FORMATO DE SOLICITUD DE PROVEEDORES No. CAMPO 1 NUMERO DE PROVEEDOR LONGITUD DE CARÁCTER TIPO CONSIDERACIONES 25 Obligatorio Cada Dependencia y o Entidad, definió en la implementación de la Cadena Productiva el dato que se usaría como Numero de Proveedor, ya sea un número asignado por la EPO o el RFC del proveedor, por lo que es necesario enviar en el archivo solo el dato que les corresponda a cada registro 2 RFC 20 Obligatorio Capturar sin guiones ni espacios 3 PATERNO 25 Obligatorio Se captura el apellido paterno de proveedores que sean Personas Físicas. No se captura los datos de representantes de una persona Moral en cuyo caso el espacio se dejará vacío 4 MATERNO 25 Obligatorio Se captura el apellido materno de proveedores que sean Personas Físicas. No se captura los datos de representantes de una persona Moral en cuyo caso el espacio se dejará vacío 5 NOMBRE 80 Obligatorio Se captura el nombre de proveedores que sean Personas Físicas. No se captura los datos de representantes de una persona Moral en cuyo caso el espacio se dejará vacío 6 RAZON SOCIAL 50 Obligatorio Nombre de la Persona Moral seguido de la abreviación del tipo de entidad p.ej. (S.A., S.A. de C.V., S. de R.L., S.C., A.C., etc.). No se captura el nombre comercial del negocio de una persona física en cuyo caso el espacio se dejará vacío. 7 CALLE NO. EXTERIOR Y NO. NTERIOR 80 Obligatorio En una sola celda y completa 8 COLONIA 60 Obligatorio En una sola celda y completa 9 ESTADO 60 Obligatorio En Una sola Celda y completo 10 PAIS 60 Obligatorio En una sola celda y completo 11 DELEGACION O MUNICIPIO 60 Obligatorio En una sola celda y completo 12 CODIGO POSTAL 5 Obligatorio En una sola celda y completo 13 TELEFONO 20 Obligatorio En una sola celda y con clave lada 14 FAX 20 Opcional En una sola celda y con clave lada 15 CORREO 30 Opcional En una sola celda y completo ELECTRONICO 16 DATOS DEL 25/25/80/20 Obligatorio / Bajo las mismas consideraciones que los datos del proveedor CONTACTO O REPRESENTANTE /20/30 Opcional 17 TIPO 1 n/a Siempre será el número 1 18 SUSCEPTIBLE 1 n/a Siempre será la letra S 5
Archivo ejemplo PERSONA FISICA PERSONA MORAL NUMERO DE PROVEEDOR RFC PATERNO MATERNO NOMBRE RAZON SOCIAL CALLE NO. EXTERIOR Y NO. NTERIOR NFI3406305TO NFI3406305TO PELJ801128I8B PELJ801128I8B PEREZ LOPEZ JOSE D15878 099893479022 TME840315KT 6 HEMM810228I 1J HERNAND EZ MARTINEZ MARIA NACIONAL FINANCIERA S.N.C. INSURGENTES SUR 1971 TORRE IV PISO 10 CALLE LA AVENIDA NO. 1 INT. 1 TELEFONOS DE MEXICO S.A.B. PARQUE VIA NO. 190 AVENIDA LA CALLE NO. 9 INT. 9 COLONIA ESTADO PAIS DELEGACION O MUNICIPIO CODIGO POSTAL TELEFONO FAX GUADALUPE INN INDEPENDENCIA CUAUHTEMOC REVOLICION FEDERAL MEXICO ALVARO OBREON 01020 GUSTAVO A. FEDERAL MEXICO MADERO 07870 FEDERAL MEXICO AZCAPOTZALCO 06599 VENUSTIANO FEDERAL MEXICO CARRANZA 15530 00 01(55)56254900 01 01 01(55)522244 90 01(55)52224490 01(55)556887 22 01(55)55688722 CORREO ELECTRONICO info@nafin.gob.mx PATERNO GARCIA MATERNO HERNAND EZ DATOS DEL CONTACTO O REPRESENTANTE JUAN perez@nafin.gob.mx PEREZ SANCHEZ JOSE JUAN telmex@telmex.com SLIM SEADE HECTOR hernandez@hotmail.c om RODRIGUEZ MARTINEZ GUADALUPE NOMBRE TELEFONO FAX 01(55)562549 00 01 01(55)522244 90 01(55)556887 22 CORREO ELECTRONICO 01(55)562549 00 garcia@nafin.gob.mx 01 perez@nafin.gob.mx 01(55)522244 90 telmex@telmex.com 01(55)556887 hernandez@hotmail.c 22 om TIPO SUSCEPTIBLE 6