OBLIGACIONES CONTABLES La Contabilidad es una tarea informativa de nuestra empresa que nos permite conocer la situación económica financiera de la misma y de los principales hechos que se producen en ella. En función de la forma jurídica es obligatorio que nuestra empresa lleve una contabilidad debido a varios factores: - Una necesidad interna, ya que nosotros, como empresarios, estamos interesados en conocer la situación de nuestro negocio. - Una necesidad externa, que viene dada por la situación de nuestra empresa dentro de un mercado: así, los clientes, acreedores e instituciones financieras que se relacionen con ella o que en un determinado momento puedan hacerlo quieren conocer la capacidad de la misma y sus resultados. Como hemos visto en el punto anterior, tenemos que cumplir unas obligaciones fiscales, pero hemos de tener en cuenta que es de igual importancia cumplir con las obligaciones contables, puesto que la contabilidad que tenemos que llevar a cabo en nuestra empresa tiene su fundamento legal. Se encuentra regulada en el artículo 25 del Código de Comercio e indica que todo empresario deberá llevar de manera ordenada la contabilidad de su negocio, de acuerdo con la actividad de su empresa, para que posteriormente se pueda realizar un seguimiento de las operaciones y simplifique la realización periódica de balances e inventarios. Desde el 1 de enero de 2008 entra en vigor el Nuevo Plan General Contable, aprobado por el Real Decreto 1514/2007 de 16 de Noviembre (Suplemento BOE nº 278, 20.11.2007), el cual se estructura en cinco partes: 1. Marco Conceptual. 2. Normas de Valoración. 3. Cuentas Anuales. 4. Definiciones y relaciones contables. 5. Cuadro de Cuentas. De las cuales solo son de obligado cumplimiento las tres primeras: Marco Conceptual, Normas de Valoración y Cuentas Anuales. Las principales obligaciones contables que se deben llevar a cabo son: 1. Llevar el seguimiento de los libros contables. Estos libros son: - un libro de inventarios y cuentas anuales, el cual debemos abrir con el balance inicial detallado. Cada trimestre realizaremos los balances de comprobación con sumas y saldos y el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales. - y otro libro diario que ha de recoger las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Es muy importante anotar todo lo que sucede diariamente y así, nos facilitará el proceso de liquidación trimestral del IVA. 1
2. Además, estamos obligados a llevar una serie de libros en las sociedades mercantiles: - Un libro de actas - Un libro registro de acciones nominativas, es decir, del número de acciones que le corresponden a cada socio en función de su aportación económica y los derechos y deberes que le competen, en el caso de aquellas sociedades anónimas cuyas acciones revistan dicha forma. - Un libro registro de socios en las sociedades de responsabilidad limitada. - Un libro registro de contratos con el socio único en las sociedades unipersonales. 3. Para la SLNE, su contabilidad puede ser llevada mediante un único registro que permita el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y contables. 4. Los empresarios individuales sometidos al Régimen de Estimación Objetiva no están obligados, desde el punto de vista fiscal, a llevar estos libros, siendo suficiente con conservar las facturas emitidas, numeradas por orden de fecha y los justificantes de los signos, índices y módulos aplicados a la actividad. Si se deducen amortizaciones deberán llevar un libro registro de bienes de inversión. 5. Obligación de conservar los libros Tendremos que conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes de nuestra empresa, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales. 6. Elaboración y aprobación de la Cuentas Anuales Al cierre del ejercicio el empresario deberá formular sus Cuentas Anuales, con arreglo al Nuevo Plan General Contable que ha entrado en vigor en 2008. Las Cuentas Anuales comprenden: - El balance. - La cuenta de pérdidas y ganancias. - El estado de cambios en el patrimonio neto. - El estado de flujos de efectivo y la memoria. Las Cuentas Anuales deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. En cuanto a los estados que muestran los cambios en el patrimonio neto, se recogerán en la cuenta de pérdidas y ganancias. Elementos que forman las cuentas anuales 1. Balance: En el balance figurarán de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto. El activo comprenderá el activo fijo y el activo circulante, el pasivo comprenderá el pasivo corriente y el pasivo no corriente o circulante. a) Activos: Son aquellos bienes, derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa. b) Pasivos: Obligaciones actuales que tiene la empresa. 2. Cuenta de pérdidas y ganancias: Recogerán el resultado del ejercicio, separando debidamente los ingresos y los gastos imputables al mismo y distinguiendo los resultados de explotación de los que no lo sean. Los elementos que forman la cuenta de pérdidas y ganancias son: a) Ingresos: Incrementos del patrimonio neto durante el ejercicio, ya sea por aumento de los activos o disminución de los pasivos. b) Gastos: Decrementos en el patrimonio neto durante el ejercicio ya sea por disminución de los activos o aumento de los pasivos. 2
3. Patrimonio neto: El estado que muestre los cambios en el patrimonio neto tendrá dos partes. La primera reflejará exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio, distinguiendo los reconocidos en la cuenta de pérdidas y ganancias y los registrados directamente en el patrimonio neto. La segunda contendrá todos los movimientos habidos en el patrimonio neto. 4. Estado de flujos de efectivo: Pondrá de manifiesto, debidamente ordenados y agrupados por categorías los cobros y pagos realizados por la empresa, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio. 5. La memoria: Completará, ampliará y comentará la información contenida en los otros documentos que integran las Cuentas Anuales. En los artículos 175 a 192 del texto refundido de la Ley de sociedades anónimas se trata sobre a estructura del balance y de la cuenta de pérdidas y ganancias, estableciéndose que las sociedades que reúnan determinados requisitos podrán formular estos estados de forma abreviada. Así, podrán formular balance abreviado las sociedades en las que durante dos años consecutivos, en la fecha de cierre del ejercicio, concurran, al menos, dos de las circunstancias siguientes: - Que el total de las partidas del activo no supere los 2.850.000 euros. - Que el importe neto de su cifra anual de negocios sea inferior a 5.700.000 euros. - Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50. Del mismo modo, podrán formular cuenta de pérdidas y ganancias abreviada las sociedades en las que durante dos años consecutivos, en la fecha de cierre del ejercicio, concurran dos de las circunstancias siguientes: - Que el total de las partidas del activo del balance no supere los 11.400.000 euros. - Que el importe neto de su cifra anual de negocios sea inferior a 22.800.000 euros. - Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 250. - Las sociedades cuyos valores estén admitidos a negociación en un mercado regulado no podrán formular balance abreviado ni cuenta de pérdidas y ganancias abreviada. NOTA: Las cuentas anuales y el informe de gestión de nuestra empresa deberán ser revisadas por auditores de cuentas es decir se someten a la revisión o verificación nuestros documentos contables para determinar si dichos informes expresan la imagen fiel del patrimonio y de la situación financiera de nuestra sociedad, exceptuándose de esta obligación a las sociedades que puedan presentar balance abreviado. Estas cuentas anuales las deben presentar para su depósito en el Registro Mercantil correspondiente a su domicilio social dentro del mes siguiente a la aprobación de las mismas. Cabe la posibilidad de presentar las cuentas anuales a través de tres vías: - Vía ordinaria - Mediante soporte informático - Vía telemática 3
OBLIGACIONES CONTABLES: PYMES Y MICROEMPRESAS (Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para microempresas. B.O.E. 21.11.07) A partir del 1 de Enero de 2007, las Pymes y Microempresas cuentan con un Plan General Contable específico, que presenta la misma estructura que el Plan General de Contabilidad pero que simplifica los criterios de registro, valoración e información a incluir en la memoria. Podrán aplicar este Plan General de Contabilidad de Pymes todas las empresas, cualquiera que sea su forma jurídica, individual o societaria, que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes: PARA LAS PYMES: a) Que el total de las partidas del activo no supere los dos millones ochocientos cincuenta mil euros. b) Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los cinco millones setecientos mil euros. c) Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta. PARA LAS MICROEMPRESAS: a) Que el total de las partidas del activo no supere el millón de euros. b) Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los dos millones de euros. c) Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a diez. Las empresas perderán la facultad de aplicar el Plan General de Contabilidad de Pymes si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, dos de las circunstancias a que se refiere el párrafo anterior. La empresa que se acoja a este régimen simplificado deberá mantenerse de forma continuada, como mínimo, durante tres ejercicios, a no ser que, con anterioridad al transcurso de dicho plazo, la empresa pierda la facultad de aplicar el Plan General de Pymes y Microempresas. Las principales variaciones con respecto al Plan General de Contabilidad son: 1. La primera parte, que contiene el marco conceptual de la Contabilidad, no ha sufrido ninguna modificación destacable respecto a la primera parte del Plan General de Contabilidad, si bien dado el tamaño de las empresas destinatarias de este plan, el estado de flujos de efectivos se contempla como un documento de elaboración voluntaria. 2. En la segunda parte, normas de registro y valoración para pequeñas y medianas empresas, se han eliminado las normas relativas a ciertas operaciones que se han considerado de escasa realización por estas empresas, en este sentido se han eliminado las siguientes normas o apartados: a) Fondo de Comercio b) Instrumentos Financieros Compuestos c) Derivados que tengan como subyacente inversiones en instrumentos de patrimonio no cotizado cuyo valor razonable no pueda ser determinado con fiabilidad d) Contratos de garantía financiera e) Fianzas entregadas y recibidas 4
f) Coberturas contables g) Pasivos por retribuciones a largo plazo al personal h) Transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio i) Combinaciones de negocio j) Operaciones de fusión, escisión y aportaciones no dinerarias de un negocio entre empresas del grupo Asimismo, se han simplificado algunos de los criterios de registro y valoración contenidos en el Plan General de Contabilidad, fundamentalmente relacionados con los instrumentos financieros. En particular, se han eliminado determinadas categorías de activos financieros y se ha suprimido el criterio de valoración a valor razonable con imputación directa de los cambios de valor a patrimonio neto, establecida para los activos financieros disponibles para la venta en el Plan General de Contabilidad, así como la posibilidad de designar a inicio activos y pasivos a valor razonable con cambios en la cuenta de pérdidas y ganancias. Debe también resaltarse la eliminación de la norma relativa a activos no corrientes y grupos enajenables de elementos, mantenidos para la venta, cuyo contenido no resulta de aplicación a las empresas usuarias del Plan General de Contabilidad de Pymes. Por último, se ha suprimido el apartado relativo a la conversión de las cuentas anuales a la moneda de presentación, que carece de objeto en el Plan General de Contabilidad de Pymes dado que se establece como requisito para poder aplicar este Plan que la moneda funcional de la empresa sea el euro. 3- La tercera parte, contiene además de las normas de elaboración, los modelos de las cuentas anuales para las pequeñas y medianas empresas, que son iguales a los modelos abreviados contenidos en la tercera parte del Plan General de Contabilidad, aunque prescindiéndose de las subagrupaciones, epígrafes, partidas y apartados de información en memoria relativos a las operaciones cuyo desarrollo no se inserta en el Plan General de Contabilidad de Pymes. Además se simplifica el estado de cambios en el patrimonio neto, que estará formado únicamente por un documento que contempla todos los cambios en el patrimonio neto, realizados por los socios, con terceros o como una mera reclasificación de las partidas. En este documento se ha añadido específicamente la información relativa a los ingresos y gastos directamente imputados al patrimonio neto. 4- La cuarta y quinta parte, incluyen los grupos, subgrupos y cuentas necesarios, para el reflejo contable de las operaciones contenidas en la segunda parte del Plan General de Contabilidad de Pymes, así como las definiciones, relaciones contables y movimientos que darán origen a los motivos de cargo y abono. 5- Las empresas que apliquen los criterios específicos de microempresa, incluirán en la memoria una mención expresa de la aplicación de estos criterios. En cuanto a los criterios específicos aplicables por microempresas: 1- Si las empresas formaran parte de un grupo de empresas, para la cuantificación de los importes se tendrá en cuenta la suma del activo, del importe neto de la cifra de negocios y del número medio de trabajadores del conjunto de las entidades que conformen el grupo. 2- La opción que una microempresa aplique o no los criterios específicos deberá mantenerse de forma continuada como mínimo durante tres ejercicios, excepto que pierda la facultad de aplicar los criterios específicos de microempresa. 5
3- Las empresas que opten por los criterios específicos de microempresa habrán de hacerlo de forma conjunta, debiendo seguir las siguientes normas, respecto a las operaciones descritas a continuación: a) Acuerdos de arrendamiento financiero y otros de naturaleza similar: Los arrendatarios de los acuerdos de arrendamiento financiero u otros de naturaleza similar que no tengan por objeto terrenos, solares u otros activos no amortizables, contabilizarán las cuotas devengadas en el ejercicio como gasto en la cuenta de perdidas y ganancias, en el momento de de ejercer la opción de compra, se registrará el activo por el precio de adquisición de dicha opción. En la memoria de las cuentas anuales, inmovilizado material, intangible e inversiones inmobiliarias, deberá indicarse el valor razonable del activo calculado al inicio del arrendamiento y su vida útil estimada, las cuotas abonadas, la deuda pendiente de pago y el importe por el que se pudiese ejercer la opción de compra. Los arrendatarios de los acuerdos de arrendamiento financiero u otros de naturaleza similar, que tengan por objeto terrenos, solares u otros activos no amortizables, aplicarán los criterios de registro y valoración relativos a los arrendamientos financieros y otras operaciones de naturaleza similar contenidos en la segunda parte del Plan General de Contabilidad de Pymes b) Impuesto sobre beneficios: El gasto por impuesto sobre beneficios se contabilizará en la cuenta de pérdidas y ganancias por el importe que resulte de las liquidaciones fiscales del impuesto sobre sociedades. En la memoria de las cuentas anuales, deberá indicarse la siguiente información: a) Diferencias entre la base imponible del impuesto y el resultado contable antes de impuestos motivadas por la distinta calificación de los ingresos, gastos, activos y pasivos. b) Base imponibles negativas pendientes de compensar fiscalmente, plazos y condiciones. c) Incentivos fiscales aplicados en el ejercicio y los pendientes de deducir, así como los compromisos adquiridos en relación con estos incentivos. d) Cualquier otra circunstancia de carácter sustantivo en relación con la situación fiscal. 4- Las cuentas a utilizar para el registro contable para las operaciones descritas en el apartado anterior son: a) La cuenta 621 Arrendamientos y Canones, se desagregará en las siguientes cuentas: 6210 Arrendamientos y Canones 6211 Arrendamientos financieros y otros b) La cuenta 6300 Impuesto corriente. 6