EasyMaint 10 Capítulo 21

EM Messenger Este capítulo explica cómo configurar el módulo EM Messenger para el procesamiento de alertas vía Emails y mensajes SMS, sincronización de solicitudes registradas en internet, mensajes de cambios de los estados de las órdenes de trabajo y registro automático de usuarios de solicitudes por internet. Contenido INTRODUCCIÓN... 21-1 REQUIRIMIENTOS DE INSTALACIÓN...21-5 REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE Y HARDWARE...21-5 INSTALACIÓN...21-6 PROCEDIMIENTO DE INSTALACIÓN DE EASYMAINT...21-6 INSTALACIÓN DE EM MESSENGER...21-7 CONFIGURACIÓN DE EM MESSENGER... 21-11 PROGRAMAR UNA TAREA PARA LA EJECUCIÓN DE EM MESSENGER... 21-14 E A S Y M A I N T Autor: Abesoft Technologies, S de RL de CV

EasyMaint 10 Capítulo 21 EM Messenger Introducción EM Messenger permite comunicar por Internet los mensajes generados por los usuarios de EasyMaint y ofrece la facilidad de que usuarios remotos puedan enviar sus requerimientos de servicio al área de mantenimiento y darles seguimiento desde Internet. EM Messenger es un módulo que procesa diversos eventos de mensajería generados por EasyMaint, por EM Solicitud y por el registro de solicitudes de servicio realizadas en Internet. Diagrama conceptual 1

EM Messenger ejecuta los siguientes procesos: Envío de Emails 1. Mensajes creados en los cambios de estado de órdenes de trabajo con opción de adjuntar las OTs en formato PDF generadas en los cambios de estado. Ver Capítulo 6 Órdenes de Trabajo p. 4 y 5. 2. Mensaje al supervisor del equipo cuando una solicitud de trabajo es creada por medio de EM Solicitud 3. Mensajes de preparación de material al almacén. Ver Capítulo 6 Órdenes de Trabajo p. 22 4. Mensajes por programación de órdenes de trabajo por medio del Planificador, se adjuntan las OT s en formato PDF. Ver Capítulo 7 Programación p. 17. 5. Mensajes de Alertas y Alarmas en el registro manual de lecturas de medición. Ver Capítulo 4 Contadores y Medidores p. 4-7 6. Mensajes de Alertas y Alarmas en la carga de lecturas de medición por medio de un archivo de Excel 7. Mensajes cuando se registró una salida de inventario y la existencia alcanzó el mínimo. Ver Capítulo 14 Inventario p. 20 8. Mensajes en los cambios de estado en los requerimientos de compra. Ver Capítulo 15 Compras p. 4 y 5 9. Mensajes cuando ocurre una entrada de almacén por recibo de compra. Ver Capítulo 15 Compras p. 12 Envío de SMS a celulares 1. Mensajes creados en los cambios de estado de órdenes de trabajo. Ver Capítulo 6 Órdenes de Trabajo p. 4 y 5. 2. Mensaje de preparación de material al almacén. Ver Capítulo 6 Órdenes de Trabajo p. 22 3. Mensajes por programación de órdenes de trabajo por medio del Planificador. Ver Capítulo 7 Programación p. 17. 4. Mensajes de Alertas y Alarmas en el registro manual de lecturas de medición. Ver Capítulo 4 Contadores y Medidores p. 4 7. 5. Mensajes de Alertas y Alarmas en la carga de lecturas de medición por medio de un archivo de Excel. 6. Mensajes cuando se registró una salida de inventario y la existencia alcanzó el Mínimo. Ver Capítulo 14 Inventario p. 20. 7. Mensajes en los cambios de estado en los requerimientos de compra. Ver Capítulo 15 Compras p. 4 y 5. 8. Mensajes cuando ocurre una entrada de almacén por recibo de compra. Ver Capítulo 15 Compras p. 12. Nota. Para el envío de mensajes SMS es necesario haber adquirido un paquete de créditos. Favor de informarse con Abesoft Technologies o con su representante local de EasyMaint. 2

Sincronización de usuarios de Internet Los usuarios que se encuentren activos y que tengan definido el permiso de Solicitud de Trabajo y que además se encuentren vinculados en el catálogo de Contactos y que tengan definido su dirección de correo electrónico, serán registrados de forma automática en el servicio de Solicitudes por Internet. Una vez que EM Messenger haya efectuado esta sincronización se enviará un correo electrónico a cada usuario con su usuario de Internet y su contraseña informándole que puede hacer uso de este servicio. De igual forma si existe algún cambio en su perfil de contacto se informará al usuario por medio de un correo electrónico. Si el usuario es desactivado se dará de baja de los usuarios de Internet. Sincronización de Solicitudes de trabajo registradas en Internet Las solicitudes de trabajo registradas en Internet serán creadas en la base de datos de EasyMaint y se actualizará la información del servicio de Internet en forma automática para informar el folio asignado. El usuario de Internet podrá agregar comentarios a su solicitud original y se registrarán dichos mensajes de forma automática en la bitácora de la orden de trabajo en la base de datos de EasyMaint. Una vez cerrada la solicitud de trabajo por el usuario de Internet, se actualizará la calificación otorgada por el usuario del servicio prestado y se sincronizará de forma automática en la base de datos de EasyMaint. Ver Capítulo 5 Solicitudes de Trabajo por internet p. 8-13 Sincronización de mensajes en cambios de estado de Órdenes de trabajo con las Solicitudes registradas en Internet Cuando ocurra un cambio de estado en las órdenes de trabajo creadas por solicitudes de internet se sincronizará con las solicitudes de trabajo en Internet, actualizando en la bitácora los mensajes registrados por el área de mantenimiento, para informar al usuario solicitante el estado que guarda su solicitud. Asimismo se sincronizará el recurso de mano de obra, el proveedor asignado, la fecha programada y otra información. Consideraciones importantes: Solicitudes de trabajo por Internet: El registro de solicitudes por Internet es un servicio que otorga Abesoft Technologies de forma gratuita a los clientes que tienen la Suscripción Anual de Actualización y Mantenimiento y Soporte vigente y que hayan adquirido la licencia de cualquiera de las siguientes: 3

Para que los usuarios puedan registrar solicitudes en Internet, previamente el administrador del sistema de EasyMaint deberá: 1) Haber configurado el módulo EM Messenger en el servidor. 2) Dar de alta a cada usuario para el registro de solicitudes en el módulo de seguridad de EasyMaint. 3) Otorgar permiso Solicitud de Trabajo. 4) Registrar los datos de cada usuario en el Catálogo de Contactos y vincularlo con el ID de Usuario. Un requisito indispensable es poner la dirección del correo electrónico del usuario ya que ésta será su código de usuario para poder registrar su solicitud por Internet. También es importante que los usuarios de solicitudes tengan predeterminado un Equipo default y opcionalmente el número de móvil (celular) para el envío de mensajes SMS. 5) Poner en estado Activo el Contacto y el Usuario. Es importante mencionar que si el Usuario o el Contacto se desactivan, también lo inactivará de Internet. Los datos de usuario y contraseña deberán llegar de forma automática a cada usuario una vez que se haya terminado el proceso de registro en EasyMaint. El módulo EM Messenger deberá estar ejecutándose de forma permanente en el Servidor del cliente para que se establezca la comunicación entre EasyMaint y el módulo de Solicitudes de Internet. Mensajes SMS Para el envío de mensajes SMS es necesario haber contratado con Abesoft Technologies un paquete de créditos. Cada mensaje descontará uno o dos créditos de su saldo, dependiendo del país y la compañía de telecomunicaciones del destinatario. Si usted va enviar estos mensajes por SMS también se recomienda que sean lo más cortos posible ya que la compañía de telecomunicaciones cobrará por cada mensaje de hasta 160 caracteres. 4

Requerimientos de Instalación Pre-requisitos Antes de proceder a instalar EM Messenger por favor asegúrese de contar con lo siguiente: 1. Tener instalado previamente EasyMaint y haber activado la licencia 2. Haber definido dónde se instalará EM Messenger. Es recomendable que EM Messenger sea instalado en un servidor o en una estación de trabajo que se mantenga en operación todo el tiempo para que se puedan procesar los mensajes que llegan de los usuarios de internet a EasyMaint y viceversa. 3. Tener activo el servicio de Internet. 4. Tener el número de serial de EasyMaint. 5. Contar con privilegios de administrador. 6. Conocer la ruta de la carpeta compartida en el servidor donde se instaló EasyMaint. 7. Tener la información del servicio de correo electrónico utilizado en la empresa. - Cuenta del usuario email SMTP para el envío de mensajes. - Contraseña usuario SMTP. - Puerto SMTP. - DSN o dirección IP del servidor SMTP. - Si los emails se envían con SSH. Requerimientos de Software y Hardware Software Sistema Operativo: Windows XP con Services pack 2 ó mayor. Windows Vista Business. Windows 7 Professional. Hardware Espacio disponible en disco duro mínimo de 2 Gb. Unidad de CD-RW o mayor. Un procesador 100% compatible con Microsoft Windows. Windows Server 2003. Windows Server 2008. Tarjeta de red activa. Monitor Color de VGA (1024 x 768 ó mayor, se recomienda de 256 ó más colores). Memoria Ram 2 GB o mayor. 5

Instalación Importante Si desea instalar EM Messenger en una computadora donde ya instaló EasyMaint solo tiene que copiar el archivo EMMessenger.exe que se encuentra en el CD-ROM a C:\EasyMaint (No deberá ejecutar el SetupEMMEssenger.exe).y realizar los pasos descritos en el tema Configuración EM Messenger solo deberá operar en una sola computadora dentro de la red donde está instalado EasyMaint Procedimiento de Instalación de EasyMaint Emplee el procedimiento siguiente para instalar EM Messenger Pasos para instalar EasyMaint: Paso Acción 1 Inserte el CD-ROM de EasyMaint en la unidad de CD-ROM Nota: Estas instrucciones suponen que esta unidad es D. Si usted está usando una unidad distinta a la D: sustituya la letra a lo largo de estas instrucciones Teclee D:\SetupEMMessenger.exe en el campo, Abrir y Ejecutar. 2 Lea las instrucciones y dé clic en Acepto. Nota: Al dar Clic en Cancelar se finalizará la instalación. 3 Capture el número de serie que se le otorgó en la compra de su Licencia de EasyMaint. 4 Cuando el programa de instalación le pida un directorio en el cual instalará los programas de EasyMaint, especifique un directorio en su unidad de disco duro local (El directorio recomendado es C:\EasyMaint) Nota: Si usted especifica un directorio distinto al de EasyMaint, un subdirectorio de EasyMaint se creará bajo el directorio especificado. Dé clic en Siguiente. 5 Cuando el programa de instalación le pida en dónde se instalarán los accesos directos de EasyMaint, especifique EasyMaint 6 Cuando el programa de instalación le pida la carpeta compartida donde se instalará la Base de Datos, si es una instalación mono usuario se recomienda C:\EasyMaint. Si es una instalación para Red Seleccione la carpeta compartida que previamente se creó en el servidor como recurso compartido, ejemplo: \\NombreDelServidor\BdEasyMaint Dé clic en Siguiente. 7 Cuando la instalación se complete, dé clic en Finalizar. 8 El ODBC es configurado para ingresar a la base de datos al iniciar el sistema EasyMaint por primera vez. El ODBC sólo se utiliza para desplegar o imprimir los reportes de EasyMaint. Usuarios de Windows Vista que tengan activada la opción de control de cuentas de usuario, será necesario configurar el DSN de Usuario o DSN del Sistema manualmente. 6

Instalación de EM Messenger Para instalar EasyMaint inserte el CD en la unidad lectora y desde el Menú de Windows seleccione Ejecutar, escriba D:\SetupEMMessenger.exe y dé Enter, se mostrará la siguiente ventana. Lea las instrucciones y si está de acuerdo, haga clic en Siguiente o Aceptar. Digite el número de Serie de Licencia que se le proporcionó en su compra y dé clic en Siguiente. 7

Se mostrará la siguiente ventana. Teclee el nombre del usuario y la compañía correspondiente y dé clic en Siguiente. Se mostrará el contrato de Licencia de EasyMaint, por favor léalo y si está de acuerdo, haga clic en Acepto los términos del acuerdo de licencia y dé clic en Siguiente. 8

A continuación se debe introducir la ruta en la cual desea instalar los programas de EasyMaint. A continuación se debe introducir la carpeta en la cual desea instalar los Accesos directos de EasyMaint en la estación de trabajo. 9

Se debe introducir la carpeta en la cual se encuentra la carpeta compartida donde se instaló EasyMaint previamente. La ruta de la carpeta compartida deberá indicarse respetando la nomenclatura \\Servidor\BdEasyMaint. Dé clic en el botón de Siguiente y a continuación comenzará la instalación. Finalmente aparecerá la siguiente ventana indicando que la instalación ha terminado. 10

Configuración de EM Messenger Ejecute EM Messenger dando doble clic en el programa C:\EasyMaint EMMessenger.exe localizado en la carpeta Ingrese el usuario con el Administrador, la contraseña será admin, si aún no se ha cambiado. EM Messenger aparecerá minimizado en la parte inferior derecha de su escritorio Con el botón derecho del mouse haga clic en y se mostrará el siguiente menú Dé clic en Mostrar y aparecerá la siguiente ventana 11

Dé clic en Configuración y actualice uno a uno los parámetros solicitados. Lista de Parámetros de EM Messenger Parámetros Parámetro Valor Descripción Intervalo de Tiempo 5 Minutos que deben transcurrir entre cada ejecución. Arranque Inicial Servidor SMTP 2 Minutos que deben transcurrir para que EMMessenger se ejecute por primera vez. Aquí vas la dirección del servidor Servidor SMTP SMTP Puerto SMTP 25 Puerto SSL 0 1=Conexión SSL, 0=Conexión convencional Usuario SMTP Contraseña SMTP Ejemplo: cuentaeasymaint@yahoo.com Usuario SMTP Contraseña del usuario SMTP Procesa Emails 0 1 = Procesa envío de Emails, 0 = No Procesa envío de Emails 12

Parámetros Parámetro Valor Descripción Intentos EMAIL 2 Cantidad de intentos que se pueden realizar para enviar un EMAIL Procesa SMS 0 1 = Procesa envío de SMS, 0 = No Procesa envío de SMS Intentos SMS 2 Cantidad de intentos que se pueden realizar para enviar un SMS Actualiza Usuarios de Internet 0 1 = Actualiza Usuarios de Internet, 0 = No actualiza Usuarios de Internet Procesa Solicitudes de Internet 0 1 = Procesa solicitudes de Internet, 0 = No solicitudes de Internet Si usted ejecuta EM Messenger, aparecerá directamente minimizado en la parte inferior derecha de su escritorio Sin embargo este proceso terminará cuando termine su sesión y habrá que ejecutarlo nuevamente cuando vuelva a iniciar sesión de Windows. Para que siempre esté en ejecución EM Messenger, sugerimos programar una tarea cuya configuración se explica más adelante. Adicionalmente deberá configurar en EasyMaint en el módulo de Utilerías en Parámetros generales el correo electrónico y las bases de datos que EM Messenger va a estar procesando. Correo Electrónico Bases de Datos. En esta pestaña se definen las bases de datos que el módulo EM Messenger incluirá para los procesos de alertas vía Emails y mensajes SMS, sincronización de solicitudes registradas en internet, 13

cambios de los estados de las órdenes de trabajo y registro automático de usuarios de solicitudes por internet. Programar una Tarea para la ejecución de EM Messenger Para ejecutar EasyMaint vaya al programador de tareas de Windows. En Panel de control / Herramientas Administrativas / Programador de Tareas Dé Clic en Programador de Tareas y se mostrará la siguiente ventana 14

Dé clic en crear tarea y registre los datos para configurarla. Agregue los siguientes Desencadenadores para que se ejecute la tarea. 15

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En la pestaña de acciones agregue lo siguiente: En la pestaña de condiciones, modifique los siguientes parámetros: 17

En la pestaña de Configuración escoja las siguientes opciones: Al dar clic en Aceptar le preguntará la contraseña del Administrador de Windows. 18

Ahora busque la tarea TareaEMMessenger y haga clic en ejecutar. El Estado deberá mostrar en Ejecuciòn Esto permitirá que siempre EM Messenger esté corriendo mientras esté funcionando la computadora o se arranque al encenderla. 19