PETROLEOS DEL PERU - PETROPERU S.A. OFICINA PRINCIPAL BASES PARA EL PROCESO POR COMPETENCIA MAYOR Nº CMA -001-2006-OFP/PETROPERU 1ERA. CONVOCATORIA SERVICIO: CONTRATACIÓN DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA PARA PETROPERU S.A. LIMA - PERÚ NOVIEMBRE 2006
PETRÓLEOS DEL PERÚ - PETROPERÚ S.A. BASES ADMINISTRATIVAS PARA EL PROCESO POR COMPETENCIA MAYOR PARA LA CONTRATACION DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA PARA PETROPERU S.A. Í N D I C E PETRÓLEOS DEL PERÚ - PETROPERÚ S.A.... 1 1 GENERALIDADES... 2 2 DE LOS POSTORES... 2 3 MARCO LEGAL... 2 4 MONTO ESTIMADO REFERENCIAL... 2 5 RECURSOS FINANCIEROS... 2 6 VALIDEZ DE LA OFERTA... 2 7 PLAZO DE EJECUCIÓN... 2 8 GARANTÍAS... 3 9 CONDICIONES DEL PROCESO... 3 10 EVALUACIÓN DE PROPUESTAS... 6 11 METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN... 7 12 PUNTAJE PARA ACCEDER A LA ETAPA DE EVALUACIÓN ECONÓMICA... 7 13 OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO... 7 14 RECURSOS DE APELACIÓN Y REVISIÓN... 8 15 CONTRATO... 8 16 FORMA DE PAGO:... 10 17 SOLUCION DE CONTROVERSIAS DURANTE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL... 10 ANEXO N 01 BASES TECNICAS...... 11 ANEXO N 02 CRITERIOS Y PARAMETROS DE EVALUACIÓN...... 292 ANEXO N 03 MODELO DE DECLARACIÓN JURADA...... 301 ANEXO N 04 PACTO DE INTEGRIDAD...... 302 ANEXO N 05 CARTA FIANZA POR FIEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO... 303 ANEXO N 06 MODELO DE PROPUESTA ECONÓMICA...... 304 ANEXO N 07 CALENDARIO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN.... 305 ANEXO N 07 DATOS DEL ADQUIRIENTE DE BASES...... 306 ANEXO N 08 VISITA A LAS INSTALACIONES...... 307 ANEXO Nº 09 PROFORMA DE CONTRATO... 308 ANEXO N 09A RELACION DE APENDICES...... 316 ANEXO Nº 10 MATRIZ DE ENTREGABLES DEL POSTOR... 317 FORMATO N 01 RESUMEN DE SERVICIOS... 328 FORMATO N 01A RESUMEN DE SERVICIOS MESA DE AYUDA... 329 FORMATO N 02 MODELO DE CARTA COMPROMISO...... 330 FORMATO N 03 HOJA DE VIDA DEL PERSONAL PROPUESTO... 331 PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 1
BASES ADMINISTRATIVAS PARA EL PROCESO POR COMPETENCIA MAYOR PARA LA CONTRATACION DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA PARA PETROPERU S.A. 1 GENERALIDADES Petróleos del Perú - PETROPERU S.A., en adelante PETROPERU, con RUC 20100128218, domiciliado en Av. Paseo de La República N 3361 San Isidro Lima convoca la contratación de Servicios de Especializados de Tecnología Informática para PETROPERU S.A. que se realizará en proceso por Competencia Mayor, bajo el sistema de contratación a suma alzada, en los términos y condiciones que se detallan en las presentes Bases Administrativas y en las Bases Técnicas (Anexo N 01 ). 2 DE LOS POSTORES Los postores deberán haber adquirido las presentes Bases. Al momento de la entrega de las Bases, los postores dejarán constancia escrita del nombre o razón social con que participarán en el proceso, precisando su domicilio legal, teléfono, fax y correo electrónico a las que se remitirán las comunicaciones pertinentes, sin perjuicio de la notificación en el SEACE. 3 MARCO LEGAL Los postores y las propuestas deberán cumplir con todas las disposiciones de las Bases Administrativas y Bases Técnicas, así como con las disposiciones legales vigentes. 4 MONTO ESTIMADO REFERENCIAL El Monto Estimado Referencial para este proceso es de US$/. 12 000,000.00 (Doce millones y 00/100 Doláres Americanos), incluido I.G.V., determinado al 29.09.2006. 5 RECURSOS FINANCIEROS Recursos propios de PETROPERÚ. 6 VALIDEZ DE LA OFERTA Plazo mínimo: 60 días calendario a partir de la fecha de recepción de propuestas. 7 PLAZO DE EJECUCIÓN El período de contratación del servicio es de 1096 días, a partir de concluido el plan de transferencia según lo especificado en el numeral 3.4.3.1 Proceso de Transferencia de las Bases Técnicas (Anexo N 1). Las penalidades se aplicarán de acuerdo a lo estipulado en el Reglamento de Adquisiciones y Contrataciones de PETROPERU, en adelante el Reglamento y las establecidas en el Apéndice T Penalidades de las Bases Técnicas (Anexo N 1). PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 2
8 GARANTÍAS El postor deberá presentar la siguiente garantía: Garantía de Fiel Cumplimiento El Postor ganador de la Buena Pro deberá presentar una Carta Fianza por una suma equivalente al 10% del monto total del contrato y mantenerla vigente hasta la conformidad de la recepción de la última prestación a cargo del contratista. La misma que será de carácter incondicional, solidaria, irrevocable, de realización automática, y sin beneficio de excusión, al solo requerimiento de PETROPERU, bajo responsabilidad de la entidad que la emita. 9 CONDICIONES DEL PROCESO 9.1 Las consultas a las Bases se efectuarán por carta : A la dirección: Petróleos del Perú PETROPERU S.A. Oficina de Trámite Documentario 1er Piso Av. Paseo de la República N 3361 San Isidro Referencia: Competencia Mayor N CMA-001-2006-OFP/PETROPERU Horario de 08:15 a 16:15 horas. Fecha: Desde 15/11/2006 hasta 21/11/2006 Adicionalmente los participantes podrán presentar las consultas en formato electrónico Ms-Word (CD). Las consultas presentadas en formato electrónico deberán ser exactamente iguales a las presentadas por escrito, en caso de haber discrepancias solo se tendrán en cuenta las consultas presentadas por escrito. Las respuestas a las consultas se notificarán a través del SEACE el 28/11/2006. 9.2 Las respuestas a las consultas formarán parte de las presentes Bases y se integrarán a éstas el 29/11/2006. 9.3 El proceso de contratación podrá ser declarado desierto por las causales a que se contrae el numeral 10 del Anexo Nº 1 del Reglamento. Asimismo, podrá cancelarse el proceso de contratación hasta antes del otorgamiento de la buena pro, según las causales previstas en el numeral 11 del Anexo Nº 1 del Reglamento. El proceso de contratación podrá ser declarado nulo por las causales a que se contrae el numeral 12 del Anexo Nº 1 del Reglamento. 9.4 PETROPERU podrá postergar las etapas del proceso, incluso hasta momentos previos a la realización del acto respectivo; las nuevas fechas serán dadas a conocer por los mismos medios en que se efectuó la convocatoria. PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 3
En caso de que el día señalado en el cronograma resulte no laborable para PETROPERU, el acto se efectuará al día hábil siguiente, dejándose constancia de esta circunstancia en el acta. 9.5 El acto de presentación de propuestas se realizará: Lugar: Sala C 5to Piso Oficina Principal de PETROPERU S.A. Av. Paseo de la República Nº 3361 San Isidro Fecha: 12/12/2006 Hora: 9:30 horas Las propuestas serán presentadas en dos sobres cerrados: Sobre Nº 1 Propuesta Técnica y Sobre Nº 2 Propuesta Económica, con el siguiente rótulo: PETROLEOS DEL PERU PETROPERU S.A. SOBRE OFICINA PRINCIPAL Nº 1 PROCESO POR COMPETENCIA MAYOR N CMA-001-2006- OFP/PETROPERU Contratación de Servicios Especializados de Tecnología Informática para PETROPERU S.A. Propuesta Técnica <Nombre del Postor> PETROLEOS DEL PERU PETROPERU S.A. SOBRE OFICINA PRINCIPAL Nº 2 PROCESO POR COMPETENCIA MAYOR N CMA- 001-2006- OFP/PETROPERU Contratación de Servicios Especializados de Tecnología Informática para PETROPERU S.A. Propuesta <Nombre del Postor> Económica 9.6 Contenido de las propuestas Las propuestas serán presentadas en original y dos copias, y deben estar foliadas y firmadas por el postor o su representante legal o apoderado. La propuesta técnica deberá contener, cuando menos, los siguientes documentos: - Pacto de Integridad, según Resolución de Contraloría Nº 123-2000/CG. - Declaración Jurada en la cual el postor manifiesta que: a) No tiene impedimento para participar en el proceso de adquisición o contratación ni para contratar con el Estado, de acuerdo al numeral 8 del Reglamento de Gestión de la Base de Datos de Proveedores Calificados de PETROPERU. b) No ha participado en la elaboración de los estudios o información técnica previa que da origen al proceso de contratación y sirve de PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 4
base para el objeto del contrato, salvo en el caso de los contratos de supervisión, c) Conoce, acepta y se somete a las Bases, condiciones y procedimientos del proceso de contratación, d) Es responsable de la veracidad de los documentos e información que presenta para efecto del proceso, e) Se compromete a mantener su oferta durante el plazo de vigencia correspondiente, y f) Conoce las sanciones que estipula el Reglamento de Gestión de Base de Datos de Proveedores de Petroperú, la normativa en materia de contrataciones y adquisiciones del Estado y la Ley Nº 27444. g) Número de inscripción vigente en el Registro Nacional de Proveedores del CONSUCODE en el capitulo de Proveedores de Servicios. - La documentación que acredite el cumplimiento de las características técnicas requeridas por PETROPERU en las Bases Técnicas, de acuerdo a lo solicitado en el Anexo N 10. - Documentación que acredite los factores de evaluación establecidos, cuando corresponda. - Declaración jurada de ser micro o pequeña empresa, cuando corresponda. - Promesa de consorcio, de acuerdo a la normativa en materia de contrataciones y adquisiciones del Estado, cuando corresponda. Los postores podrán presentar su Propuesta Técnica en formato electrónico PDF (CD) con facilidad de búsqueda de texto. Las propuestas presentadas en formato electrónico PDF deberán ser exactamente iguales a las presentadas por escrito, en caso de haber discrepancias solo se tendrán en cuenta las propuestas presentadas por escrito. La propuesta económica deberá contener la oferta económica de acuerdo al Anexo N 06 9.7 Todos los documentos que contengan información esencial sobre las propuestas se presentarán en idioma español o, en su defecto, acompañados de traducción por un traductor público juramentado, salvo el caso de la información complementaria contenida en folletos, instructivos, catálogos o similares, que podrá ser presentada en idioma español o inglés. El postor será responsable de la exactitud y veracidad de dichos documentos. Toda información entregada por el postor en su propuesta tendrá carácter de declaración jurada. 9.8 Sin perjuicio del principio de presunción de veracidad, PETROPERU se reserva el derecho de verificar lo informado en las propuestas. De advertirse información falsa o inexacta se descalificará al postor, sin que ello pueda dar derecho a los postores a demandar pérdidas o intereses por los gastos en que hubieran podido incurrir, como consecuencia de la preparación y PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 5
presentación de las ofertas, de la constitución de garantías o de cualquier otro concepto. 9.9 El acto de presentación de propuestas se inicia cuando el Ejecutor empieza a llamar a los proveedores para que entreguen sus propuestas. El Ejecutor abrirá los sobres que contienen la propuesta técnica de cada postor y verificará que los documentos presentados sean los solicitados por las Bases, de no ser así, el Ejecutor devolverá la propuesta teniéndola por no presentada, salvo que el postor exprese su disconformidad en cuyo caso se anotará tal circunstancia en el acto y el Notario mantendrá la propuesta en su poder hasta que el postor formule apelación. Si se formula apelación se estará a lo que finalmente se resuelva al respecto. 9.10 PETROPERU S.A., podrá solicitar a los postores documentos aclaratorios, siempre que ello no constituya modificación de su propuesta técnico económica. Se entiende por modificación, la variación de precios, condiciones de pago, financiamiento, requerimientos técnicos mínimos, plazo de entrega exigido en las bases u ofertado por los postores y otras condiciones que hubieran sido determinantes durante la evaluación de propuestas. La facultad de solicitar aclaraciones respecto de la propuesta técnica se podrá ejercer durante la etapa de evaluación técnica y hasta antes de la apertura del sobre económico. En el caso de la propuesta económica se podrá solicitar aclaración durante la etapa de evaluación económica y hasta antes del otorgamiento de la Buena Pro. El postor tendrá un plazo no mayor a dos (02) días hábiles para presentar las aclaraciones solicitadas, computado desde la fecha en que se le cursa el requerimiento. 9.11 Los defectos de forma tales como omisiones o errores subsanables en los documentos presentados, que no modifiquen el alcance de la propuesta serán subsanados por el postor en un plazo de un (1) día, desde el día siguiente de la notificación para que el postor lo subsane, en cuyo caso la propuesta continuará vigente para todo efecto, a condición de la efectiva enmienda del defecto encontrado dentro del plazo previsto, salvo que el defecto pueda corregirse en el mismo acto. 10 EVALUACIÓN DE PROPUESTAS El Ejecutor evaluará las propuestas que cumplan con lo especificado en las Bases, considerando los criterios y parámetros de evaluación detallados en los numerales subsiguientes. Las propuestas serán descalificadas cuando: No incluyan la documentación requerida para la acreditación de las condiciones y especificaciones mínimas requeridas por PETROPERU Contengan información discrepante con los folletos, instructivos, catálogos o similares. Contengan información falsa o inexacta No alcancen el puntaje mínimo requerido para acceder a la evaluación económica PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 6
Se adviertan errores en la propuesta económica. 11 METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN 11.1 La evaluación de las propuestas se realizará en dos etapas. La primera es la evaluación técnica, cuya finalidad es calificar la calidad de la propuesta conforme a los factores, criterios y puntajes establecidos en las Bases, y la segunda es la evaluación económica, cuyo objeto es calificar el monto de la propuesta. 11.2 Evaluación técnica. Se realizará tomando en cuenta los factores presentados en el Anexo N 02 11.3 La evaluación económica consistirá en asignar el puntaje máximo establecido a la propuesta económica de menor monto. Al resto de propuestas se le asignará puntaje de forma inversamente proporcional. 11.4 Tanto la evaluación técnica como la evaluación económica se califican sobre cien (100) puntos. El puntaje total será el promedio ponderado de las evaluaciones técnica y económica, obtenido de la aplicación de la siguiente fórmula: PTPi = c1 PTi + c2 PEi Donde: PTPi = Puntaje total del postor i PTi = Puntaje de la evaluación técnica del postor i PEi = Puntaje de la evaluación económica del postor i c1 = 0.70 Coeficiente de ponderación de la evaluación técnica c2 = 0.30 Coeficiente de ponderación de la evaluación económica La propuesta evaluada como la mejor será la que obtenga mayor puntaje total. 12 PUNTAJE PARA ACCEDER A LA ETAPA DE EVALUACIÓN ECONÓMICA Para acceder a la evaluación económica, el postor deberá obtener 80 puntos en la evaluación técnica. 13 OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO 13.1 PETROPERU otorgará la buena pro a la propuesta que obtenga el mayor puntaje según lo establecido en estas Bases. 13.2 En el supuesto que dos o más propuestas empaten, el otorgamiento de la buena se efectuará observando estrictamente el siguiente orden: a) Con preferencia a favor de las micro o pequeñas empresas ganadoras, en caso se trate de procesos por competencia. PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 7
b) A favor del postor que haya obtenido el mejor puntaje económico, en el caso de bienes u obras; o el mejor puntaje técnico para el caso de servicios. c) A través del sorteo, en el mismo acto. 13.3 El otorgamiento de la Buena Pro se presumirá notificada a todos los postores en la misma fecha del acto público, sin admitirse prueba en contrario. Adicionalmente, se publicará en el SEACE y de ser el caso en los otros medios en que se efectuó la convocatoria. El registro del otorgamiento de la Buena Pro incluirá el acta y el cuadro comparativo detallado con los resultados de la evaluación. 14 RECURSOS DE APELACIÓN Y REVISIÓN Los postores podrán interponer los recursos de apelación y revisión, según lo establecido en el Reglamento, de acuerdo a lo siguiente: 14.1 Los postores podrán presentar recursos de apelación ante PETROPERÚ después de otorgada la Buena Pro. El plazo para su interposición es de tres (03) días hábiles siguientes a la notificación de la Buena Pro a través del SEACE. 14.2 Al momento de la presentación del recurso de apelación los postores adjuntarán una garantía irrevocable, solidaria, incondicional y de realización automática, por el 1% del Monto Estimado Referencial a favor del CONSUCODE. 15 CONTRATO Dentro de los tres (3) días hábiles contados a partir del día siguiente de publicada en el SEACE la resolución que resuelve el recurso de apelación, podrá interponerse recurso de revisión ante el Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Vencido el plazo máximo de ocho (8) días hábiles sin que PETROPERÚ publique en el SEACE su resolución, el postor apelante tendrá por denegado su recurso y podrá interponer recurso de revisión contra la denegatoria ficta ante el Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. PETROPERÚ elevará todo lo actuado al Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, incluyendo la garantía, en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles, luego de haber recibido el requerimiento del Tribunal. Cuando se declare infundado o improcedente el recurso se ejecutará la garantía. 15.1 Para la suscripción del Contrato el postor ganador de la Buena Pro deberá entregar: - Garantía de Fiel Cumplimiento, la misma que será de carácter incondicional, solidaria, irrevocable, de realización automática, y sin beneficio de excusión, al solo requerimiento de PETROPERU, bajo responsabilidad de la entidad que la emita. PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 8
- Vigencia de Poder actualizado (no mayor de 30 días naturales), expedida por el Registro de Mandatos y Poderes de los Registros Públicos, conteniendo específicamente la facultad de firmar en representación con mención de la(s) persona(s) autorizada(s) que va(n) a suscribir el Contrato. - Copia simple de documento de identidad vigente del Representante Legal. - Copia simple de Registro Único de Contribuyente del postor. - Certificado emitido por el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE que acredite que no se encuentra inhabilitado para contratar con el Estado. (En el caso de Consorcio, cada uno de las empresas consorciadas deberá presentar dicho certificado). En caso de consorcio, adicionalmente deberá presentar: - Documento en el que conste la constitución del Consorcio y la responsabilidad solidaria que las empresas que lo conforman asumen ante PETROPERU S.A. Este documento deberá ser legalizado notarialmente y en él debe designarse un representante o apoderado común con poderes suficientes para cumplir las obligaciones que se deriven del Contrato. - Copia Certificada Notarialmente de las autorizaciones otorgadas y aprobadas por los órganos competentes de cada una de las empresas, según lo determinen la naturaleza de éstas y sus estatutos, para la constitución del Consorcio. - Los requisitos para la formalización del Consorcio que eventualmente gane la Buena Pro, se ceñirán a lo dispuesto en la Directiva Nº 003-2003- CONSUCODE/PRE, sobre formalización de Consorcios a los que se haya otorgado la Buena Pro. 15.2 Dentro de los cinco (5) días hábiles de consentida la Buena Pro, PETROPERU S.A. deberá citar al postor ganador de la Buena Pro otorgándole un plazo de dos (2) días hábiles para entregar los documentos indicados en el numeral precedente. Este plazo podrá ser ampliado en un (1) día hábil. Por ningún motivo los plazos podrán ser mayores al de la válidez de la oferta de la propuesta ganadora. 15.3 El incumplimiento de lo estipulado en el numeral anterior, en el plazo establecido, originará la pérdida de la Buena Pro, procediéndose a consignar este hecho en la Base de Datos de Proveedores Calificados de PETROPERU, aplicándose la sanción que corresponda según Reglamento de Gestión de Base de Datos de Proveedores Calificados de PETROPERU, informándose al Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones de este hecho. 15.4 Una vez cumplido con lo indicado en el numeral 15.2 de las Bases, PETROPERU suscribirá el Contrato respectivo; sí dentro del plazo de un (1) día hábil el postor ganador de la Buena Pro no suscriba el Contrato; de no presentarse perderá la Buena Pro, y PETROPERU S.A. ejecutará y tramitará el honramiento de la garantía respectiva, procediéndose seguidamente, según lo indicado en el numeral anterior. PETROPERU S.A. PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 9
podrá ampliar el plazo, pero por ningún motivo será mayor al de validez de la oferta de la propuesta ganadora. 15.5 En los casos mencionados en los numerales 15.3 y 15.4 de las Bases, PETROPERU podrá optar por adjudicar la buena pro al postor que ocupó el siguiente lugar de acuerdo a lo previsto en el Reglamento y siguiendo el mismo procedimiento. 16 FORMA DE PAGO: PETROPERU S.A. abonará al CONTRATISTA el monto de la factura en cargos mensuales, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes de emitida la conformidad mensual del area encargada de la administración del contrato, previa presentación del Reporte Ejecutivo de acuerdo a lo especificado en el numeral 3.4.2.3 de las Bases Técnicas. 17 SOLUCION DE CONTROVERSIAS DURANTE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL. Toda controversia que surja entre las partes, desde la formalización del contrato, se resolverán mediante conciliación y/o arbitraje, según lo establecido en el Reglamento, debiendo solicitarse el inicio de estos procedimientos en cualquier momento anterior a la culminación de la relación contractual. Este plazo es de caducidad. PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 10
ANEXO N 01 BASES TECNICAS 1. INTRODUCCIÓN... 16 1.1. Antecedentes... 16 1.2. ITIL... 17 2. MEMORIA DESCRIPTIVA... 20 2.1. Objetivo... 20 2.2. Alcance de los Servicios... 20 3. BASES TECNICAS... 21 3.1. Información General... 21 3.2. Descripción de la Empresa Contratante... 21 3.3. Características del POSTOR... 21 3.3.1. Requisitos del POSTOR... 21 3.4. GESTIÓN DEL OUTSOURCING... 21 3.4.1. Organización, Funciones y Perfiles del Personal... 21 3.4.2. Administración de los Servicios... 22 3.4.2.1. Gestión del Contrato... 22 3.4.2.2. Comités y Grupos de Trabajo... 22 3.4.2.2.1. Comité Ejecutivo... 22 3.4.2.2.2. Comité Gerencial... 23 3.4.2.2.3. Grupos de Trabajo... 23 3.4.2.2.4. Responsabilidad del Personal del Outsourcing... 24 3.4.2.3. Reporte Ejecutivo Mensual... 24 3.4.2.3.1. Resumen Ejecutivo... 24 3.4.2.3.2. Detalle de Sustento... 25 3.4.2.4. Reporte Ejecutivo Consolidado... 25 3.4.2.5. Gestión de Cambios del Contrato... 25 3.4.2.5.1. Adicionales o Reducciones por cambios... 25 3.4.3. Plan de Transición... 27 3.4.3.1. Proceso de Transferencia... 28 3.4.3.2. Organización del Proceso de Transferencia... 29 3.4.3.3. Proceso de Toma de Control del Servicio... 29 3.4.4. Aseguramiento de la Calidad y Mejora Continua de Procesos... 30 3.4.5. Gestión de Proyectos... 31 3.4.5.1. Alcance del servicio... 31 3.4.5.2. Dimensionamiento del servicio... 32 3.4.5.3. Procesos y Herramientas... 32 3.4.5.3.1. Procesos... 32 3.4.5.3.2. Herramientas... 32 3.5. GESTIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA... 33 3.5.1. Infraestructura... 33 3.5.1.1. Infraestructura proporcionada por PETROPERÚ S.A.... 34 3.5.1.1.1. Oficina Principal en Lima.... 34 3.5.1.1.2. Locales de Sedes y Plantas de Venta.... 34 3.5.1.1.3. Máquinas de PETROPERÚ S.A.... 35 3.5.1.1.4. Programas del Sistema... 35 3.5.1.1.5. Programas Aplicativos... 35 3.5.1.1.6. Servicio telefónico, suministro eléctrico y otros... 35 3.5.1.2. INFRAESTRUCTURA PROPORCIONADA POR EL CONTRATISTA.... 36 3.5.1.2.1. Máquinas del CONTRATISTA para la Gestión del Servicio de Outsourcing... 36 3.5.1.2.2. Máquinas del CONTRATISTA para la Renovación Tecnológica de equipos... 36 3.5.1.2.4. Instalación de las Máquinas... 40 3.5.1.3. Programas del Sistema... 40 3.5.1.4. Fax y Fotocopiado... 40 3.5.1.5. Herramientas... 41 3.5.1.6. Seguridad Industrial... 41 PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 11
3.5.2. SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN DEL CENTRO DE CÓMPUTO DE LA OFICINA PRINCIPAL - LIMA... 41 3.5.2.1. Alcance del servicio... 42 3.5.2.1.1. Remodelación del Centro de Cómputo... 42 3.5.2.1.2. Servicio de Operación de Centro de Cómputo - Lima... 44 3.5.2.1.3. Control de Producción... 45 3.5.2.1.4. Impresión de reportes... 45 3.5.2.1.5. Administración de Discos... 46 3.5.2.1.6. Administración de los Medios de Almacenamiento Magnético Cintas y Cartuchos... 46 3.5.2.1.7. Limpieza y Evaluación Física de Cintas y Cartuchos Magnéticos... 47 3.5.2.2. Dimensionamiento del servicio... 47 3.5.2.3. Procesos y Herramientas... 47 3.5.3. SERVICIO DE HOSTING ADMINISTRADO... 48 3.5.3.1. Alcance del servicio... 49 3.5.3.1.1. Instalaciones del Centro de Cómputo... 49 3.5.3.1.2. Enlace de Comunicaciones CONTRATISTA - PETROPERÚ S.A... 51 3.5.3.1.3. Servicios de Backup y recuperación de datos.... 52 3.5.3.1.4. Servicio de Operación y Monitoreo... 53 3.5.3.2. Hosting de ERP JD Edwards... 53 3.5.3.2.1. Software... 54 3.5.3.2.2. Dimensionamiento del servicio... 54 3.5.3.3. Hosting del Data Warehouse... 55 3.5.3.3.1. Software... 55 3.5.3.3.2. Dimensionamiento del servicio... 56 3.5.3.4. Herramientas... 56 3.5.3.4.1. Framework para Monitoreo y Administración de equipos... 56 3.5.3.4.2. Herramientas de Monitoreo de Servidores... 56 3.5.3.4.3. Herramienta de Consola Centralizada de Eventos... 57 3.5.4. SERVICIO DE SOPORTE TÉCNICO... 58 3.5.4.1. Alcance del servicio... 58 3.5.4.1.1. Soporte en hardware y Software... 58 3.5.4.1.2. Administración y Mantenimiento de Bases de Datos... 59 3.5.4.1.3. Administración de datos... 60 3.5.4.1.4. Arquitectura de Sistemas... 60 3.5.4.1.5. Control de Configuraciones... 61 3.5.4.1.6. Control de Desempeño... 61 3.5.4.1.7. Transferencia Electrónica de Archivos... 62 3.5.4.1.8. Suministros para los servicios de Operación, Entrada y Salida del Centro de Cómputo y del Hosting.... 62 3.5.4.2. Dimensionamiento del servicio... 62 3.5.4.3. Herramientas... 62 3.5.4.4. Gastos de Traslado, Alojamiento y Alimentación de Personal... 63 3.5.5. SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN DE REDES DE DATOS Y TELECOMUNICACIONES 63 3.5.5.1. Alcance del Servicio... 64 3.5.5.1.1. Administración y Gestión de las Redes WAN de Datos y Telecomunicaciones 64 3.5.5.1.2. Administración y Gestión de las Redes LAN de Datos y Telecomunicaciones. 65 3.5.5.1.3. Definición de Nuevas Necesidades... 66 3.5.5.1.4. Soporte a Nuevas Necesidades... 66 3.5.5.1.5. Coordinación con Proveedores de Telecomunicaciones... 66 3.5.5.1.6. Recomendación de Proveedores... 66 3.5.5.1.7. Seguridad de la Redes... 66 3.5.5.1.8. Estándares de Red... 66 3.5.5.1.9. Servicio de Monitoreo de las redes WAN y LAN... 66 3.5.5.2. Dimensionamiento del Servicio... 67 3.5.5.3. Herramientas de Monitoreo de Red... 67 3.5.6. SERVICIO VPN (Extranet)... 68 3.5.6.1. Situación Actual... 69 3.5.6.2. Acceso de Usuarios Finales a la VPN... 70 PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 12
3.5.6.3. Acceso de Plantas de Venta a Internet... 70 3.5.6.4. Oficina Principal... 71 3.5.6.5. Dimensionamiento del servicio... 72 3.5.7. SERVICIO DE CABLEADO ESTRUCTURADO Y ENERGÍA ELÉCTRICA... 73 3.5.7.1. Alcance del Servicio... 73 3.5.7.2. Dimensionamiento del servicio... 74 3.5.7.3. Herramientas... 75 3.6. GESTIÓN DE SERVICIOS... 75 3.6.1. Soporte de Servicios... 76 3.6.1.1. Mesa de Ayuda... 76 3.6.1.2. Gestión de Incidentes... 77 3.6.1.3. Gestión de Problemas... 77 3.6.1.4. Gestión de Configuraciones... 78 3.6.1.5. Gestión de Cambios... 78 3.6.1.6. Gestión de Versiones... 79 3.6.2. Prestación de Servicios... 79 3.6.2.1. Gestión del Nivel de Servicio... 79 3.6.2.2. Gestión Financiera de TI... 79 3.6.2.3. Gestión de la Capacidad... 79 3.6.2.4. Gestión de la Continuidad del Servicio... 80 3.6.2.5. Gestión de la Disponibilidad... 80 3.6.3. HERRAMIENTAS DEL CONTRATISTA PARA LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS... 80 3.6.3.1. Gestión de Niveles de Servicio... 82 3.6.3.3. Gestión de Procesos... 83 3.6.3.5. Gestión de Requerimientos (Aplicaciones)... 84 3.6.3.6. Gestión de Incidentes y Problemas... 85 3.6.3.7. Gestión de Red... 86 3.6.3.8. Gestión de Configuración y Cambios... 86 3.6.3.9. Gestión de Inventarios de Medios de Almacenamiento... 86 3.6.3.10. Gestión de Inventarios de Equipos... 86 3.6.3.11. Gestión de la Documentación... 87 3.6.3.12. Gestión de Servidores y Bases de Datos... 87 3.6.3.13. Gestión de Cursos de Capacitación... 87 3.6.4. SERVICIO DE MESA DE AYUDA... 87 3.6.4.1. Alcance del Servicio... 89 3.6.4.1.1. Registro y Seguimiento de Llamadas... 89 3.6.4.1.2. Toma Remota de Estaciones de Trabajo... 90 3.6.4.1.3. Soporte en Sitio del Hardware y Software... 91 3.6.4.1.4. Mantenimientos Preventivos... 91 3.6.4.1.5. Soporte de Primer Nivel a Usuarios en los Aplicativos... 92 3.6.4.1.6. Administración de Usuarios... 92 3.6.4.1.7. Inventarios de Hardware y Software... 92 3.6.4.1.7.1. Inventario de Hardware... 93 3.6.4.1.7.2. Inventario de Software... 93 3.6.4.1.8. Movimiento e Instalación de Máquinas de Usuario Final (IMAC de hardware).. 93 3.6.4.1.9. Movimiento de software en Máquinas de Usuario Final (IMAC de Software)... 94 3.6.4.1.10. Seguimiento de Activos... 94 3.6.4.1.11. Distribución de Software... 95 3.6.4.1.12. Reportes de Gestión de la Mesa de Ayuda... 95 3.6.4.2. Dimensionamiento del servicio... 96 3.6.4.2.1. Herramientas... 98 3.6.4.2.2. Aplicativo para el seguimiento de los activos registrados por la Mesa de Ayuda. 99 3.6.4.3. Facilidades dadas por PETROPERÚ S.A.... 100 3.7. GESTIÓN DE LA SEGURIDAD... 100 3.7.1. Alcance de los Servicios... 101 3.7.1.1. Políticas de seguridad... 101 3.7.1.1.1. Registro de Autorización de Acceso a Usuarios... 102 3.7.1.2. HERRAMIENTAS DE SEGURIDAD DE SISTEMAS... 102 3.7.1.2.1. Detección y Prevención de intrusos... 103 PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 13
3.7.1.2.2. Sistema de bloqueo de correos electrónicos del tipo Spam (AntiSpam)... 104 3.7.1.2.3. Software Antivirus... 104 3.7.1.2.4. Sistema de Gestión de Seguridad... 104 3.7.1.3. Evaluación de Riesgos... 104 3.7.1.4. Capacitación... 105 3.7.1.5. Funciones Adicionales... 105 3.7.1.6. SERVICIO DE CONTIGENCIA... 105 3.7.1.7. Recuperación de Desastres o Indisponibilidad del Centro de Cómputo Principal. 105 3.7.1.8. Descripción del Servicio Requerido... 106 3.7.1.8.1. Servicio de Contingencia... 106 3.7.1.8.2. Centro de Cómputo Alterno... 106 3.7.1.8.3. Declaración de Contingencia... 107 3.7.1.8.4. Información de Respaldo... 108 3.7.1.8.5. Horario de Disponibilidad para periodo de Prueba... 108 3.7.1.8.6. Suministros... 108 3.7.1.8.7. Facilidades... 108 3.7.1.8.8. Configuración Mínima del Centro de Cómputo Alterno... 108 3.7.1.8.9. Hardware... 109 3.7.1.9. Servidor de Correo Electrónico, Intranet, Servidor de Archivos y Red LAN en Sedes y Red WAN... 109 3.8. GESTIÓN DE APLICACIONES... 109 3.8.1. Procesos de Planeamiento Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas de Información 111 3.8.1.1. Planificación de los Sistemas de Información... 111 3.8.1.2. Estudio de Viabilidad de los Sistemas de Información Planificados (Proceso EVS) 112 3.8.1.3. Análisis del Sistema de Información (Proceso ASI)... 113 3.8.1.4. Diseño del Sistema de Información (Proceso DSI)... 113 3.8.1.5. Construcción del Sistema de Información (Proceso CSI)... 114 3.8.1.6. Implantación y Aceptación del Sistema (Proceso IAS)... 115 3.8.1.7. Mantenimiento del Sistema de Información (Proceso MSI)... 116 3.8.2. Servicio de Aplicaciones... 117 3.8.2.1. Alcance del servicio... 118 3.8.2.1.1. Gestión de Requerimientos... 118 3.8.2.1.2. Atención de Requerimientos... 119 3.8.2.1.2.1. Sistema integrado ERP JD Edwards y aplicativos complementarios... 120 3.8.2.1.2.2. Soporte al Servicio de la Mesa de Ayuda... 120 3.8.2.2. Gestión de la Documentación... 120 3.8.2.3. Dimensionamiento del servicio... 121 3.8.3. Aplicativos Web, Plataforma Colaborativa... 122 3.8.3.1. Herramientas Colaborativas... 126 3.8.4. Inteligencia de Negocios... 127 3.9. SERVICIOS DE TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA... 128 3.9.1. Orientación a procesos y mejores prácticas... 128 3.9.1.1. CMMI... 129 3.9.1.2. Gobierno de TI con COBIT... 129 3.9.2. Capacitación... 130 3.10. NIVELES DE SERVICIO... 133 3.10.1. Definiciones para los Niveles de Servicio... 134 APENDICE A BASES INTEGRADAS... 136 APENDICE B PROGRAMAS APLICATIVOS... 137 APENDICE C PROGRAMAS DEL SISTEMA... 152 APENDICE D INVENTARIO DE MAQUINAS DE PETROPERU... 157 APENDICE E CIFRAS ESTADISTICAS DEL ACTUAL CONTRATO... 159 APENDICE F MAQUINAS DE EL CONTRATISTA Y TARIFARIO DE ALQUILER DE MAQUINAS... 162 APENDICE G SUMINISTROS PARA LOS SERVICIOS CONTRATADOS... 163 APENDICE H INVENTARIO DE CINTAS Y CARTUCHOS... 165 APENDICE I LOCALIDADES DE USUARIO FINAL... 167 PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 14
APENDICE J ESTANDARES DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN... 168 APENDICE K PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD Y RESPONSABILIDADES... 169 APENDICE L APLICATIVOS DEL CONTRATISTA... 171 APENDICE M GESTIÓN DE CAMBIOS AL CONTRATO... 175 APENDICE N TERMINOS Y CONDICIONES PARA EL INTERCAMBIO DE INFORMACION CONFIDENCIAL... 177 APENDICE O SERVICIO DE CONTINUIDAD OPERACIONAL... 178 APENDICE P INVENTARIO DE DOCUMENTACION EXISTENTE... 179 APENDICE Q INVENTARIO DE SERVIDORES INSTALADOS EN EL SERVICIO... 197 APENDICE R ESPECIFICACIONES TECNICAS MINIMAS DE LAS MAQUINAS Y COMPONENTES... 202 APENDICE S ORGANIZACION DEL OUTSOURCING Y TARIFARIO DE PERSONAL... 223 APENDICE T PENALIDADES... 233 APENDICE U NIVELES DE SERVICIO E INDICADORES DE DESEMPEÑO... 236 APENDICE V... 284 DIAGRAMAS DE REDES... 284 APENDICE W... 289 CONFIGURACION ACTUAL DEL CENTRO DE COMPUTO... 289 PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 15
1. INTRODUCCIÓN 1.1. Antecedentes Hoy en día las organizaciones son más dependientes de la Tecnología de Información y Comunicaciones (TIC) para satisfacer sus necesidades de negocio y propósitos como organización. Esta creciente dependencia conduce a una mayor necesidad por calidad en los servicios de TIC, calidad que debe ser congruente con las necesidades del negocio y las necesidades de los clientes conforme surjan. Esto aplica a todas las organizaciones sin importar su tamaño, ya sea gubernamental, multinacional, con oficinas centralizadas o distribuidas, con servicios proporcionados por terceros a través de contratos de Outsourcing, etc. En cada caso la necesidad es proveer servicios confiables, consistentes y de alta calidad. La infraestructura de tecnología de información es el cimiento de los servicios del negocio, por supuesto existen muchos elementos intermedios. La infraestructura son los elementos de hardware y software de apoyo a la administración y control de dichos elementos, el siguiente nivel son las aplicaciones que hacen uso de la infraestructura para ser llevados a los usuarios de negocio. Estas aplicaciones soportan los servicios de TIC que se ofrecen a las organizaciones, estos servicios deben estar apoyados por procesos de administración de servicios TI, para garantizar la entrega y la calidad de dichos servicios, que finalmente apoyan a los servicios del negocio. Otro efecto muy importante que deben observar las organizaciones con relación a la dependencia de TIC, es la continuidad de las funciones críticas o vitales del negocio que son sustentadas por estos servicios y el impacto que sufren al no contar con tales funciones vitales. Las mejores prácticas de Administración de Servicios de TIC, apoyan a las organizaciones a controlar este tipo de efectos adversos que se presentan en las empresas cuyas funciones cada vez son más dependientes de la tecnología de información. A continuación se realiza una breve descripción de las Mejores Prácticas y Arquitecturas que se han tenido en cuenta para el requerimiento de servicios de Outsourcing con el objetivo que PETROPERÚ S.A. pueda contar con servicios confiables, consistentes y de alta calidad. El proveedor de Outsourcing a través de la Administración de Servicios de TIC debe preocuparse por la entrega y soporte de tales servicios cuidando la congruencia con las necesidades de PETROPERÚ S.A. PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 16
1.2. ITIL ITIL (Information Technology Infrastructure Library) proporciona una lista de mejores prácticas basadas en procesos que son consistentes, coherentes y entendibles para la administración de servicios de TIC. Estas mejores prácticas promueven la satisfacción de las necesidades de calidad que las organizaciones solicitan de los sistemas de información. Los proveedores de servicios de TIC se esforzarán por mejorar la calidad de los servicios, pero al mismo tiempo PETROPERÚ S.A. logrará reducir los costos al mínimo o mantener los costos al nivel actual. Dicha administración se basa en procesos comunes, roles y actividades, con una referencia de intercomunicación bien establecida y buscando siempre la mayor calidad en el servicio y su justificación en costo. El marco de mejores prácticas de la administración de servicios de TIC, ofrece una amplia gama de procesos segmentados en áreas estratégicamente enfocadas a la calidad y a la satisfacción de distintas necesidades que se observa, deben ser cubiertas en la administración de los mencionados servicios. A continuación se presenta el marco de mejores prácticas y se mencionarán a grandes rasgos los procesos que están involucrados en cada uno de los segmentos. Los procesos que se presentan en cada segmento son: Planificación para la Implementación de la Gestión de Servicios TI: Permite a la organización identificar sus fortalezas y debilidades. Perspectivas del Negocio: Orientan a los administradores del negocio a entender la prestación de servicios TI. o Transformación de prácticas de negocios mediante cambios radicales: permite analizar los impactos de los cambios radicales sobre la organización TI. o Cambios para la supervivencia de la infraestructura TI: enfocada a como los cambios en la infraestructura TI pueden impactar la forma en la cual el negocio es dirigido o en la continuidad de las operaciones del negocio. o Mejora continua y explotación de información: para asegurar la correcta calidad del soporte TI, la concientización y el entendimiento son parte de los procesos de negocio de la organización. Gestión de la Infraestructura: Relacionada con los procesos y herramientas necesarias para proveer estabilidad en la infraestructura TI y las comunicaciones. Involucra: Gestión de los Servicios de Red, Gestión de Operaciones, Gestión de Procesadores locales, Aprobación e Instalación de computadoras y por último la Gestión de Sistemas. PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 17
Gestión de Servicios: Se enfoca en proporcionar datos para la toma de decisiones desde una perspectiva de procesos, y proporcionar una implementación profesional con responsabilidades bien definidas. Una disposición incondicional tanto de dirección como de personal TI para focalizarse en el usuario y en el servicio proporcionado a PETROPERÚ S.A. es un prerrequisito del CONTRATISTA. La Gestión de Servicios TI persigue tres objetivos: Alinear los servicios TI con las necesidades futuras y actuales del negocio y sus clientes. Mejorar la calidad de los servicios TI. Reducir el costo de provisión de servicios a largo plazo. Gestión de Seguridad: Cubre los aspectos de seguridad desde el punto de vista del proveedor del servicio e identifica como la gestión de seguridad se relaciona con el Oficial de Seguridad TI y como el Oficial de Seguridad provee los niveles necesarios de seguridad para la provisión de los servicios totales de la organización. Gestión de Aplicaciones: Contempla el ciclo de vida del software, testeo de los servicios TI y los cambios de negocio con énfasis sobre requerimientos claros, definición e implementación de soluciones de acuerdo a las necesidades del negocio, Apoya a los usuarios de negocio, desarrolladores y administradores de servicio para que las aplicaciones puedan ser manejadas desde una perspectiva de Gestión de Servicio TI. Procesos que implementan los requerimientos de seguridad identificados en los Niveles de Acuerdo de Servicio (SLA). PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 18
Con base en lo anterior se ha diseñado la siguiente Arquitectura para el Outsourcing requerido por PETROPERÚ S.A.: Unidades de Negocio Usuarios Finales Outsourcing PETROPERU Consola Web para Gestión de Servicos y Outsourcing Monitoreo SLAs, Métricas, Semáforos, Integración de Consolas de Aplicativos de Gestión SLAs Gestión de Outsourcing Organización, Adm Servicios, Cambios Contrato, Transición, SLAs, COBIT Gestión de Servicios y Tecnología Soporte de Servicios Prestación de Servicios Gestión de Incidentes Gestión de Problemas Gestión de Configuración Gestión de Cambios Gestión de Versiones Gestión del Nivel de Servicios Gestión Financiera de TI Gestión de la Capacidad Gestión de Continuidad Gestión de la Disponibilidad Gestión de Seguridad Gestión de la Infraestructura de TI Gestión de Aplicaciones Gestión de Proyectos Gestión Operativa TRANSFERENCIA TECNOLOGICA Mejores Prácticas, Mejora Continua de Procesos, Capacitación, Consultoría MESA DE AYUDA (Outside) Registro y Seguimiento de Llamadas (Toll Free, IVR, ACD), Inventario de HW/SW, Control Remoto, Reportes Detallados INFRAESTRUCTURA ADMINISTRACION HOSTING CENTRO COMPUTO ADMINISTRADO OFP SOPORTE TECNICO ADMINISTRACION REDES Y TELECOM CABLEADO ESTRUCTURADO RECUPERACION DE SERVICIOS CRITICOS GESTION DE APLICACIONES APLICATIVOS PARA LA GESTION PETROPERU (Ambiente Fisico Hardware y Software) Rack Comunicaciones CPD (Centro de Procesamiento de Datos), Servidores Aplicaciones, Plataforma Colaborativa, Soporte, Repuestos, Mantenimiento HW/SW/Red Monitoreo y Administración de Redes, Telecom, Servicios Terceros Mantenimiento y Creación de Puntos Backup, Recuperación de Desastres Fabrica de Software (Desarrollo, Mantenimiento e Implantación) ERP, C/S, Web, Legacy Gestión de Servicios, Infraestuctura, Seguridad, Aplicaciones, Proyectos CONTRATISTA (Ambiente Fisico Hardware y Software) Remodelación Aplicaciones del Contratista Administración y Respaldo de la Data Implementación y Administración VPN (Extranet) Monitoreo y Administración de Corriente Estabilizada (UPS, Puntos) Centro de Procesamiento de Datos Alterno Plataforma Colaborativa, Inteligencia de Negocios Gestión de SLAs SEGURIDAD Mejores Prácticas (ISO 17799) PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 19
2. MEMORIA DESCRIPTIVA 2.1. Objetivo PETROPERÚ S.A. contratará la prestación de servicios para la ejecución de actividades de carácter informático, con la finalidad de encargar dichas actividades a un CONTRATISTA especializado, quien será responsable de suministrarlos dando soporte a las actividades de negocios de PETROPERÚ S.A. A través de estos servicios, PETROPERÚ S.A. pretende obtener el mejor soporte de tecnología de información para sus procesos de negocio, de forma de lograr economías de escala, obtener niveles de servicio competitivos y utilizar tecnología de punta. A este tipo de servicios especializados de tecnología informática se le referenciará como Servicios de Outsourcing de Tecnología de información o "Servicios". 2.2. Alcance de los Servicios El alcance de los servicios por contratar es el siguiente: Gestión de Servicios. Gestión de Proyectos. Provisión de Equipos de Cómputo y Comunicaciones Administración del Centro de Cómputo de la Oficina Principal Hosting Administrado Administración de Redes de Datos y Telecomunicaciones Soporte Técnico Implementación de Red Virtual Privada de PETROPERÚ S.A. Provisión de Herramientas para la Gestión de los Servicios. Mesa de Ayuda. Gestión de Seguridad. Desarrollo y Mantenimiento de Aplicaciones. Capacitación. Aseguramiento de la Calidad. Servicio de Continuidad Operacional y Recuperación de Desastres. El detalle del alcance se describe en los numerales siguientes. PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 20
3. BASES TECNICAS Los POSTORES, al presentar sus ofertas, deberán observar y cumplir obligatoriamente las especificaciones técnicas y/o exigencias adicionales que se detallan en las Bases Técnicas y demás documentos que conforman las Bases del Proceso de Contratación por Competencia Mayor. EL CONTRATISTA que obtenga la Buena - Pro tendrá bajo su cargo y con responsabilidad económica y administrativa la oportuna y eficiente prestación de los servicios. 3.1. Información General Las especificaciones están definidas para que EL POSTOR pueda analizar los requerimientos de PETROPERÚ S.A. y realizar su oferta de tal manera que cubra los alcances del servicio. 3.2. Descripción de la Empresa Contratante PETROPERÚ S.A. es una empresa dedicada a satisfacer las necesidades energéticas del país con productos y servicios de calidad, contribuyendo al desarrollo y crecimiento del Perú; para lo cual realiza actividades de refinación, transporte y de comercialización de productos derivados del petróleo en forma económica, rentable y ecológica. Es así que para el soporte de sus actividades, PETROPERÚ S.A. requiere del uso de tecnologías de información, para lo cual cuenta con una organización descentralizada de sistemas, contando con un Departamento Servicios, Telecomunicaciones e Informática y un Departamento de Sistemas y Procesos en la Oficina Principal de Lima y unidades de Telecomunicaciones e Informática en las dependencias u operaciones ubicadas en las ciudades de Talara, Piura, Iquitos y Refinería Conchán (Lima), cuya finalidad es administrar las actividades informáticas y de Telecomunicaciones. 3.3. Características del POSTOR Los POSTORES que deseen participar en el presente proceso de contratación, deben ser empresas jurídicas debidamente constituidas, que no estén comprendidas en el Registro de Inhabilitados para contratar con el Estado, que se encuentren inscritas en el Registro Nacional de Proveedores capítulo de proveedores de servicios. De acuerdo a las mejores prácticas de la políticas de seguridad, EL CONTRATISTA deberá asumir el rol de Depositario o Custodio de la información de PETROPERÚ S.A. 3.3.1. Requisitos del POSTOR Puede presentarse como POSTOR cualquier empresa especializada en Tecnología de Información, debidamente organizada con capacidad y experiencia documentada para proporcionar los servicios solicitados. 3.4. GESTIÓN DEL OUTSOURCING 3.4.1. Organización, Funciones y Perfiles del Personal EL POSTOR deberá proponer una Organización que soporte las funciones y responsabilidades que se describen en las Bases Técnicas; tomando en consideración lo requerido en el Apéndice S Organización del Proyecto y Tarifario de Personal. PETROPERÚ S.A. no aceptará como responsable para alguno de los servicios requeridos en el presente contrato a personal que se encuentre realizando prácticas profesionales y/o preprofesionales. PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 21
EL POSTOR deberá considerar en su organización, la asignación de personal en forma permanente en el sitio, para el soporte a usuarios y la administración de la red en las ciudades de Piura, Talara, Iquitos y Lima (Oficina Principal y Refinería Conchán). 3.4.2. Administración de los Servicios 3.4.2.1. Gestión del Contrato La Administración del Contrato estará a cargo del Departamento Servicios, Telecomunicaciones e Informática de PETROPERÚ S.A., con quien el CONTRATISTA coordinará todo lo relacionado con la gestión del contrato. PETROPERÚ S.A. asignará Personal que tenga conocimiento de la problemática del servicio para monitorear el cumplimiento del contrato. La administración del contrato, por parte de PETROPERÚ S.A., estará basada en el aseguramiento de la mejora continua de los servicios brindados por el CONTRATISTA, para lo cual se realizará el seguimiento y control del cumplimiento de los niveles de servicio requeridos en los presentes términos de referencia, los mismos que contemplan plazos, errores, disponibilidad del servicio y satisfacción de los usuarios. Bajo este enfoque PETROPERÚ S.A. utilizará mecanismos correctivos mediante: aplicación de penalidades, amonestaciones, comunicaciones mediante cartas notariales y como medida extrema la resolución de contrato. 3.4.2.2. Comités y Grupos de Trabajo Con el propósito de asegurar la correcta prestación de los Servicios materia del Contrato y el cumplimiento de los compromisos pactados, así como de facilitar la oportuna toma de decisiones al respecto, se requiere de la participación y coordinación permanente de ambas Partes, PETROPERÚ S.A. y El CONTRATISTA, para lo cual se formarán comités y grupos de trabajo, cuyas funciones y composición se describen a continuación. Responsabilidad General: 3.4.2.2.1. Comité Ejecutivo Supervisión del estado de los Servicios, evaluación de riesgos y solución de discrepancias, según sea requerido por el Comité Gerencial. Composición: Este comité está compuesto por: - Un representante ejecutivo de alto nivel jerárquico designado por PETROPERÚ S.A. - Un representante ejecutivo de alto nivel jerárquico designado por el CONTRATISTA. - El Gerente del Dpto. Servicios, Telecomunicaciones e Informática de PETROPERÚ S.A. - El Gerente de Outsourcing. Programa de Reuniones: Este comité se reunirá cada tres meses o cuando cualquiera de las Partes lo estime conveniente, según el estado del contrato. En estas reuniones el Gerente del Outsourcing actuará como secretario y registrará en actas los acuerdos expresados por ambas Partes. Funciones: a. Obtener información sobre el estado de los Servicios y de los problemas que hayan sido identificados. b. Resolver cualquier desacuerdo o controversia entre las Partes, relacionado con la prestación de los Servicios. c. Establecer prioridades en aspectos que impliquen costos adicionales o afecten el cronograma de trabajo. PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 22
Responsabilidad General: d. Controlar el cumplimiento de los acuerdos del Comité. e. Informar periódicamente al Comité Gerencial de PETROPERÚ S.A., sobre los logros obtenidos por el Outsourcing en relación al cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales y de Tecnologías de Información de PETROPERÚ S.A. 3.4.2.2.2. Comité Gerencial Este comité es responsable del seguimiento, supervisión y coordinación de todas las actividades involucradas en el servicio y, por lo tanto, de la prestación satisfactoria de los Servicios. Composición: Este comité está compuesto por: El Gerente del Dpto. Servicios, Telecomunicaciones e Informática, Jefe de la Unidad Telecomunicaciones e Informática de PETROPERÚ S.A. y sus coordinadores. El Gerente del Outsourcing y sus coordinadores. Podrán actuar como coordinadores los responsables de las unidades de Telecomunicaciones e Informática de las dependencias u operaciones ubicadas en las ciudades de Talara, Piura, Iquitos y Refinería Conchán a fin que se revise detalladamente la situación del servicio recibido y de los proyectos relacionados a su localidad. Esta participación será a criterio de PETROPERÚ S.A. Programa de Reuniones: El Comité Gerencial se reunirá quincenalmente y actuará como secretario el Gerente del Outsourcing quien registrará en actas los acuerdos expresados por ambas Partes. Funciones: Son funciones de este Comité: a. Convocar las sesiones de apertura de los grupos de trabajo. b. Aprobar el Plan de Trabajo c. Revisar el avance del Plan de Trabajo y el cumplimiento de los Acuerdos de los Niveles de Servicios en todas las localidades comprendidas en el mismo. d. Aprobar las calificaciones asignadas a los cambios y su incorporación en el Plan de Trabajo. e. Resolver las inquietudes expresadas por cualquiera de las Partes. f. Elevar al nivel de Comité Ejecutivo cualquier desacuerdo o controversia, así como los casos que afecten los costos o los cronogramas asociados a los Servicios. 3.4.2.2.3. Grupos de Trabajo Se formarán Grupos de Trabajo temporales con la finalidad de ejecutar los proyectos relacionados con el cumplimiento de los servicios requeridos en las Bases Técnicas. Los grupos de trabajo estarán constituidos por representantes del CONTRATISTA y de las distintas dependencias de PETROPERÚ S.A. involucradas en cada proyecto. PETROLEOS DEL PERU-PETROPERU S.A. 23