Página 1 de 5 COMISIÓN PARA LA J. Cervera As J. Palau As Acta Nº 3 J. de la Rubia As C. Pastorini As Fecha 03/07/08 A. Gascon As ML. Perez-Sirvent As Hora Inicio 15,30 I. Gomez As M. Priego As Retraso 15 minutos I. Jarque As M. Romero As Hora Final 17.30 M. Lopez As S. Saavedra As Tiempo Total 1h45 min I. Luna As M. Sanz As E. Marco As J. Sanz As D. Martinez As G. Sanz As J. Martinez As L. Senent As A Montava As A Sempere As P. Montesinos As A Valencia As F. Moscardo As S. Weiss As RESUMEN DE LOS TEMAS A TRATAR: As.-Asiste Au.-Ausente Ju.-Ausencia Justificada Su.-Suplente Propuesta de WEB para (OIH). Dr. Palau. Acordar la periodicidad, ubicación y horario de la Sesión General de Investigación. Acordar la periodicidad del boletín informativo (NewsLetter) de la OIH. Aportaciones/ideas para las próximas NewsLetter de la OIH. Dar a conocer las nuevas carpetas del servidor concernientes a la OIH. Discutir sobre su funcionamiento y sus niveles accesibilidad. Proponer sistemas de flujo de la información concerniente a los ensayos clínicos, becas, publicaciones, comunicaciones y proyectos. Uso de formularios específicos. Asignación y distribución de tareas para ensayos clínicos (adjuntos, residentes, becarios, data-managers, secretaría, enfermería). Propuesta de extender la convocatoria de la Sesión General de Investigación a enfermería. Planes de comunicaciones a próximos congresos (ASH). Recopilar información sobre comunicaciones y ponencias enviadas a congresos 2008
Página 2 de 5 (SETS, EHA y otros que todavía no se hayan recogido). Pacto por objetivos para la Fundación. RESUMEN DE LOS ACUERDOS TOMADOS Dirige la sesión Javier Palau. Empieza haciendo un resumen de los objetivos generales de las Sesiones Generales de Investigación del Servicio Hematología: - Queda englobada en el contexto del plan estratégico de hacer un seguimiento de los proyectos de incluyendo comunicaciones a congresos, publicaciones, ponencias, capítulos de libros, tesis doctorales, becas, proyectos propios, ensayos clínicos, y en general todo lo concerniente a la en todas sus fases de desarrollo. - Realizar un acta de la sesión en la que queden reflejados los puntos tratados en dicha sesión, así como todas las acciones tomadas con sus correspondientes responsables y sus plazos de inicio y finalización. ACCIÓN 1. EL servicio de está interesado a desarrollar una página web propia: J. Palau ha presentado el proyecto de creación de una página web que utilice el suporte de intranet del Hospital La Fe (el estado de este proyecto está todavía en vía de discusión, Palau ha ya encontrado y expuesto la idea a una agencia de comunicación llamada Hoping de Torrente que lo han dado un presupuesto aproximado del 5000 euros para crearla +400 euros anuales de mantenimiento). Acción: En la reunión se decide poner en marcha el proyecto de Web. Javier Palau se encargara de contactar con la empresa que desarrolle la Web. Isidro Jarque se encargara de encontrar financiación externa (industria farmacéutica). 2. Acordar la periodicidad, ubicación y horario de la Sesión General de Investigación: Acción: se decide que las reuniones de tendrán lugar el primer jueves de cada mes a las 15:30 en la sala de adjuntos ( desde el mes de septiembre 2008) 3. Acordar la periodicidad del boletín informativo (NewsLetter) de la OIH: Acción: se decide que la newsletter se enviará en forma periódica una vez al mes a todo el personal 4. Aportaciones/ideas para las próximas NewsLetter de la OIH: Acción: informar sistemáticamente del calendario de sesiones (bibliográficas, monográficas y otras), así como próximos congresos y conferencias relevantes.
Página 3 de 5 Sistema de warnings con las fechas de los deadlines más cercanos para los congresos más relevantes. 5. Dar a conocer las nuevas carpetas del servidor concernientes a la OIH. Discutir sobre su funcionamiento y sus niveles accesibilidad: Acción: Es necesario poner en las carpetas del servidor niveles de accesibilidad. Pau Montesinos se encargara de contactar con el servicio de informática para trazar un plan para establecer los niveles de accesibilidad. 6. Proponer sistemas de flujo de la información concerniente a los ensayos clínicos, becas, publicaciones, comunicaciones y proyectos. Uso de formularios específicos: Acción: A parte de la Sesión General de Investigación mensual, para que la información circule de forma sistemática y fluida, los investigadores del servicio tienen que colaborar con la OIH y hacer un reporting sistemático mediante formularios específicos sobre: - El estado de un ensayo clínico, desde la fase de feasibility hasta que el estudio esté cerrado. - Comunicaciones a congresos - Proyectos de - Publicaciones El OIH os informará sobre las convocatorias y para facilitar la circulación de la información el OIH se encargará de crear herramientas de comunicación como formularios, archivos, data bases y web. 7. Asignación y distribución de tareas para ensayos clínicos (adjuntos, residentes, becarios, data-managers, secretaría, enfermería): Acción: Se acuerda la necesidad de repartir el volumen trabajo de los ensayos clínicos y de que aquellos que estén incluidos en el equipo investigador de un ensayo contribuyan eficazmente al desarrollo del mismo. Se sugiere la necesidad de contratar una research nurse, pero por el momento se desestima la idoneidad de este recurso. Se empezará evaluando la figura de un data manager de ensayos clínicos, que además de rellenar cuadernos y mantenga la base de datos de ensayos clínicos, se ocupe de organizar el proceso de recogida y envío de muestras biológicas a laboratorio central. Miguel Sanz se encargará de designar a los residentes en los ensayos.
Página 4 de 5 Javier de la Rubia se encargará de seleccionar la persona que ocupe el puesto de data manager de ensayos clínicos para Hematología recientemente convocado por la Fundación para la Investigación La Fe. 8. Propuesta de extender la convocatoria de la Sesión General de Investigación a enfermería. Acción: Se desestima esta propuesta. 9. Planes de comunicaciones a próximos congresos: Acción: Comunicar en forma sistemática al OIH las comunicaciones que se entiende a enviar a los congresos. Se recuerda: ASH December 06-09 2008 San Francisco, CA Website: http://www.hematology.org/meetings/2008/index.cfm. Program: Available on the website Abstract submission form: On line Deadline for submission: 21.08.2008 10. Recopilar información sobre comunicaciones y ponencias enviadas a congresos 2008 (SETS, EHA y otros que todavía no se hayan recogido). Acción: Se recuerda a quien todavía no la ha enviado de mandar esta información la OIH. 11. Pacto por objetivos para la Fundación. Acción: El lunes, 7/7/08, se reunirán Shirley Weiss, Jose Cervera y Vanessa Ricos para finalizar el documento.
Página 5 de 5 TAREAS ENCARGADAS RESPONSABLE FECHA INICIO FECHA FIN Contactar con la empresa que desarrolle la Web. Encontrar financiación externa para la Web (industria farmacéutica). Contactar con el servicio de informática para trazar un plan para establecer los niveles de accesibilidad al servidor Javier Palau 03/07/08 04/09/08 Isidro Jarque 03/07/08 04/09/08 Pau Montesinos 03/07/08 04/09/08 Designar a los residentes en los ensayos. Miguel Sanz 03/07/08 04/09/08 Seleccionar la persona que ocupe el puesto de data manager Javier de la Rubia 03/07/08 04/09/08 PRÓXIMA REUNIÓN OBSERVACIONES FECHA: 04/09/08 HORA: 15:30 Sala de Juntas de Banco de Sangre. En caso de nueva fecha se avisará convenientemente. ORDEN DEL DIA SIGUIENTE REUNION Revisión de acciones previstas Aprobación de documentos propuestos Presentación de nuevos proyectos de Seguimiento de los proyectos de en marcha Seguimiento de los ensayos clinicos en marcha Preparado Shirley Weiss Fecha y Firma Revisado Miguel Sanz Fecha y Firma